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Clave: 3130-003-052
ÍNDICE
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1 Base normativa 3
2 Objetivo 3
3 Ámbito de aplicación 3
4 Políticas 3
5 Definiciones 5
6 Descripción de actividades 7
7 Diagrama de flujo 12
8 Relación de documentos que intervienen en el procedimiento 15 Anexos
Anexo 1 “Listado de cuotas de recuperación por uso de instalaciones de Prestaciones Sociales Institucionales”
Anexo 2 “Solicitud de uso de Instalaciones”
Anexo 3 “Bitácora de uso de Instalaciones”
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Procedimiento para el uso de instalaciones de Prestaciones Sociales Institucionales
1 Base normativa Artículo 210 A, de la Ley del Seguro Social, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 21 de diciembre de 1995 y sus reformas. Artículo 81, fracciones I y II, del Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 18 de septiembre de 2006 y sus reformas. Acuerdos números 223/2002, 341/2002 y 673/2002 de fechas 22 de mayo, 10 de julio y 16 de diciembre de 2002 respectivamente, autorizados por el H. Consejo Técnico del IMSS. Disposiciones generales números 7.1.1; 7.1.20; 7.1.24 y 7.1.26 de la Norma que establece las disposiciones para el otorgamiento de los servicios de Prestaciones Sociales Institucionales, autorizada el 27 de Diciembre de 2011. 2 Objetivo Establecer las políticas y actividades a desarrollar para orientar y conducir con eficiencia el quehacer del personal institucional que realiza las actividades para otorgar el uso de instalaciones de las Unidades Operativas de Prestaciones Sociales Institucionales, a derechohabientes y no derechohabientes. 3 Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de aplicación para el Nivel Central, en la Coordinación de Bienestar Social y División de Apoyo Técnico y Mejora de Procesos; en el Delegacional, en la Jefatura de Servicios de Prestaciones Económicas y Sociales, Departamento de Prestaciones Sociales y en el Operativo, en las Unidades Operativas de Prestaciones Sociales Institucionales (UOPSI). 4 Políticas 4.1 Las cuotas de recuperación de costos a que se refiere el presente procedimiento, se
determinarán por el uso de instalaciones de Prestaciones Sociales Institucionales.
4.2 La entrada en vigor del presente documento actualizará y dejará sin efecto el siguiente documento, “Procedimiento para el Uso de Instalaciones de Prestaciones Sociales Institucionales”, con clave 3130-003-052 y fecha de registro 18 de abril de 2008.
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Será responsabilidad de la Coordinación de Bienestar Social:
4.3 Brindar apoyo técnico a las Unidades Operativas de Prestaciones Sociales
Institucionales, para la aplicación del presente Procedimiento, a través de la División de Apoyo Técnico y Mejora de Procesos.
4.4 Resolver lo no descrito en el presente procedimiento.
4.5 Actualizar el presente procedimiento.
Será responsabilidad del Jefe de Servicios:
4.6 Establecer las estrategias para la correcta aplicación del presente procedimiento en las Unidades Operativas de Prestaciones Sociales Institucionales.
4.7 Supervisar que las Unidades Operativas de Prestaciones Sociales Institucionales,
apliquen correctamente el presente procedimiento y en su caso, establecer acciones de mejora para otorgar el uso de instalaciones de Prestaciones Sociales Institucionales.
Será responsabilidad del Jefe de Departamento:
4.8 Verificar la correcta aplicación de las cuotas y conceptos autorizados por el H.
Consejo Técnico del IMSS, en los acuerdos números 223/2002, 341/2002 y 673/2002 de fechas 22 de mayo, 10 de julio y 16 de diciembre de 2002, respectivamente.
4.9 Constatar la promoción y difusión de los servicios, por cualquier medio de
comunicación (carteles, pancartas, trípticos, periódico, etc.).
Será responsabilidad del Director, Encargado o Administrador de la UOPSI:
4.10 Actualizar el listado de las instalaciones asignadas de la Unidad Operativa de Prestaciones Sociales Institucionales bajo su responsabilidad y que pueden ser susceptibles de otorgar para ser utilizadas.
4.11 Designar al encargado de la ventanilla de atención a usuarios; así como al encargado
de la operación del Sistema de Información de Prestaciones Sociales Institucionales (SIPSI) y de resguardar los expedientes con los datos personales y documentos generados por el uso de instalaciones.
4.12 Instruir al personal para la promoción, difusión de los servicios y para colocar en un
lugar visible para los usuarios, los requisitos para otorgar el uso de instalaciones; así como el Reglamento Interno.
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4.13 Recomendar al usuario, que al momento de efectuar el depósito verifique: que el
comprobante de pago bancario contenga los datos correctos, contenidos en la ficha de depósito (número de convenio, número de referencia e importe).
4.14 Indicar al usuario, que una vez efectuado el pago por concepto de uso de
instalaciones, en su caso, deberá presentar en la Unidad Operativa de Prestaciones Sociales Institucionales, al menos tres días hábiles antes de la fecha requerida, el comprobante de pago bancario, la ficha de pago emitida por el SIPSI (documento que se sellará de recibido y contendrá nombre y firma del responsable de la inscripción en el SIPSI) y que servirá como comprobante de pago para el usuario.
4.15 Resguardar el depósito que el usuario otorgó como garantía y devolverlo al concluir el evento, una vez que se haya verificado la inexistencia de desperfectos en la instalación, en caso de que se detecten éstos, elaborará Acta circunstanciada de hechos para asentar el monto al que asciende el daño.
4.16 Abstenerse de otorgar el uso de instalaciones para eventos políticos o religiosos o
que contravengan los principios del IMSS.
4.17 Abstenerse de emitir comprobantes con requisitos fiscales por el uso de las instalaciones de Prestaciones Sociales Institucionales.
4.18 Abstenerse de expedir ficha de pago con referencia bancaria, por concepto de uso de
instalaciones de un ejercicio fiscal diferente a aquél en que se otorga el uso de la instalación correspondiente.
5 Definiciones 5.1 acta circunstanciada de hechos: Para efectos del presente procedimiento, se
entiende como, un documento en el cual se deja asentada la sucesión de ciertos hechos, misma que deberá especificar monto del daño, fecha, lugar, hora, nombres completos de los que intervienen, incluyendo dos testigos.
5.2 condición de usuario: Se refiere a la calidad del usuario que puede ser: derechohabiente, no derechohabiente del IMSS, etc.
5.3 cuota de recuperación por uso de instalaciones: Importe autorizado y que debe
depositarse en una Institución Bancaria por el usuario, para poder hacer uso de las instalaciones de Prestaciones Sociales Institucionales.
5.4 depósito de garantía: Importe en efectivo, por una cantidad igual al costo de la cuota
de recuperación por el uso de instalaciones, que será devuelto al usuario al concluir su evento; siempre y cuando no haya desperfectos en la instalación.
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5.5 derechohabiente: El asegurado, el pensionado y los beneficiarios de ambos, en los términos de la Ley del Seguro Social, con derechos vigentes para recibir prestaciones por parte del Instituto.
5.6 director: Director, encargado o administrador responsable de la UOPSI.
5.7 ficha de depósito: Documento que se expide para que el usuario realice el depósito
bancario por concepto de pago por uso de instalaciones, el mismo contiene un número de referencia que consta de 20 dígitos.
5.8 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social.
5.9 instalación: Espacio asignado de la UOPSI que puede ser susceptible de otorgar su
uso, para actividades sociales, culturales, de capacitación o deportivas, previo pago de la cuota de recuperación autorizada.
5.10 jefe de departamento: Titular del Departamento de Prestaciones Sociales.
5.11 jefe de servicios: Titular de la Jefatura de Servicios de Prestaciones Económicas y Sociales.
5.12 SIPSI: Sistema de Información de Prestaciones Sociales Institucionales.
5.13 UOPSI: Unidad Operativa de Prestaciones Sociales Institucionales, (Centros de
Seguridad Social, Unidades Deportivas, Centros de Extensión de Conocimientos de Esquema Modificado, Centros de Seguridad Social Participativos, y Centros de Artesanías, entre otros).
5.14 usuario: Persona que hace uso de las instalaciones.
5.15 ventanilla de atención: Lugar designado por el director de la UOPSI para atender y
dar informes a los usuarios sobre los requisitos y cuotas de recuperación por concepto de uso de instalaciones.
Responsable Actividad Documentos involucrados
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6. Procedimiento para el uso de instalaciones de Prestaciones Sociales Institucionales.
Encargado de la ventanilla de atención
1. Informa al usuario sobre las instalaciones asignadas de la UOPSI, los requisitos para su utilización y las cuotas autorizadas, establecidas en el “Listado de cuotas de recuperación por uso de instalaciones de Prestaciones Sociales Institucionales”, clave 3130-021-066 (anexo 1), considerando además lo siguiente:
3130-021-066 (anexo 1) Inventario de instalaciones asignadas de la UOPSI
- Disponibilidad de horario, el cual no debe interferir con los cursos y actividades programadas por la UOPSI.
- “Inventario de instalaciones asignadas de la UOPSI”, que son susceptibles de otorgar su uso.
Requisitos:
- Identificación oficial original (credencial de elector; pasaporte; cartilla del servicio militar liberada o cédula profesional actualizada), la cual se entregará al usuario hasta la devolución del inmueble.
- Comprobante de domicilio (recibo de teléfono, luz, agua o predial).
- “Solicitud de uso de instalaciones”, clave 3130-009-082 (anexo 2), con los datos y firma requeridos, anexando los documentos respectivos.
- Pago correspondiente por el uso de la instalación (comprobante de pago bancario), en su caso.
- Depósito de garantía en efectivo (por una cantidad igual al costo de la cuota de recuperación por el uso de instalaciones). NOTA: Aclarar al usuario que este depósito en garantía, de ser el caso, no será devuelto hasta que se cubra el total del daño ocasionado a las instalaciones, daño que será evaluado por el Instituto
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Encargado de la ventanilla de atención
2. Solicita al usuario original y copia de: “Identificación oficial”, “Comprobante de domicilio”, y requisite la “Solicitud de uso de instalaciones”, clave 3130-009-082 (anexo 2).
Identificación oficial O-1C Comprobante de domicilio O-1C 3130-009-082 (anexo 2) O
3. Recibe del usuario original de “Solicitud de uso de instalaciones” clave 3130-009-082 (anexo 2) debidamente requisitada; y coteja que cumple con original y copia de “Identificación oficial” y “Comprobante de domicilio”.
3130-009-082 (anexo 2) O Identificación oficial O-C1 Comprobante de domicilio O-C1
No cumple
4. Informa al usuario sobre los requisitos faltantes. Continúa en la actividad número 3.
Sí cumple
5. Indica al usuario que acuda con el Encargado de la operación del SIPSI, con original y copia de “Identificación oficial”, “Comprobante de domicilio” y “Solicitud de uso de instalaciones”, clave 3130-009-082 (anexo 2), para continuar con el trámite.
Identificación oficial O-C1 Comprobante de domicilio O-C1 3130-009-082 (anexo 2) O
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Encargado de la operación del SIPSI
6. Recibe del usuario en original y copia de “Identificación oficial”, “Comprobante de domicilio” y “Solicitud de uso de instalaciones”, clave 3130-009-082 (anexo 2).
Identificación oficial O-C1 Comprobante de domicilio O-C1 3130-009-082 (anexo 2) O
7. Archiva expediente con original y copia de “Identificación oficial”, “Comprobante de domicilio” y “Solicitud de uso de instalaciones”, clave 3130-009-082 (anexo 2).
Identificación oficial O-C1 Comprobante de domicilio O-C1 3130-009-082 (anexo 2) O
8. Registra en forma manual fecha, horario, actividad, tipo de usuario nombre del usuario y equipo adicional utilizado, en la “Bitácora de uso de instalaciones”, clave 3130-009-021 (anexo 3).
3130-009-021 (anexo 3)
9. Genera “Ficha de depósito” (en una hoja se generan dos tantos) a través del SIPSI y orienta al usuario la revise y en que institución bancaria debe realizar el depósito e informa que debe presentar el comprobante de pago con un mínimo de tres días previos a la utilización de la instalación.
Ficha de depósito 2 O
10. Recibe y revisa que la “Ficha de depósito” y el “Comprobante de pago bancario” coincidan.
Ficha de depósito O 2 Comprobante de pago bancario O
Responsable Actividad Documentos involucrados
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No coincide
Encargado de la operación del SIPSI
11. Genera “Ficha de depósito” (en una hoja se generan dos tantos) e indica al usuario acuda a la institución bancaria, para que realice el depósito del importe faltante. Continúa en la actividad número 10.
Ficha de depósito 2 O
Sí coincide
12. Entrega al usuario “Ficha de depósito”, con sello, nombre y firma del responsable de la operación del SIPSI, que servirá como comprobante de pago, confirma condiciones de uso de las instalaciones, fecha y hora y recibe depósito de garantía en efectivo.
Ficha de depósito O1
13. Integra al expediente del usuario “Comprobante de pago” y “Ficha de depósito”; y entrega el depósito de garantía en efectivo al Director para su resguardo. NOTA: El Director devolverá el depósito de garantía en efectivo, una vez concluido el evento, en caso de no existir desperfectos.
Comprobante de pago bancario O Ficha de depósito O1
14. Solicita a vigilancia o al personal designado por el Director entregue las instalaciones para su uso.
15. Recibe aviso de desocupación de instalaciones por el usuario y solicita a vigilancia o al personal designado por el Director, verifique si son devueltas en las condiciones como se entregaron.
No se encuentran como se entregaron
16. Informa al usuario la problemática detectada y le comunica que el importe del depósito de garantía, se detendrá hasta cubrir el monto del daño, así como la documentación original (descrita en la actividad 1).
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Encargado de la operación del SIPSI
17. Solicita vía telefónica al área correspondiente a través del Director, valorar el daño.
18. Recibe valoración del daño y emite “Ficha de depósito” (en una hoja se imprime en dos tantos) con el importe total.
Ficha de depósito 2 O
19. Indica al usuario acuda a la institución bancaria a realizar el pago.
20. Recibe del usuario, original de “Comprobante de pago bancario”. Continúa en la actividad 22.
Comprobante de pago bancario O
Sí se encuentran como se entregaron
21. Solicita y recibe el depósito de garantía en efectivo del Director para su devolución.
22. Extrae del expediente del usuario los originales de “Identificación oficial” y “Comprobante de domicilio” y los devuelve así como el depósito de garantía en efectivo.
Identificación oficial O Comprobante de domicilio O
23. Integra y archiva el expediente con copias de: “Identificación oficial”, “Comprobante de domicilio”, “Solicitud de uso de instalaciones”, clave 3130-009-082 (anexo 2) y original de “Comprobante de pago bancario”.
Expediente con: Identificación oficial C1 Comprobante de domicilio C1 3130-009-082 (anexo 2) C1 Comprobante de pago bancario
Fin del Procedimiento
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7. Diagrama de flujo del Procedimiento para el uso de instalaciones de Prestaciones Sociales Institucionales
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8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para el uso de instalaciones de Prestaciones Sociales Institucionales
Clave
Título del documento
Observaciones
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3130-021-066 Listado de cuotas de recuperación por uso de instalaciones de Prestaciones Sociales Institucionales.
Anexo 1
3130-009-082 Solicitud de uso de instalaciones. Anexo 2
3130-009-021 Bitácora de uso de instalaciones. Anexo 3
Inventario de instalaciones asignadas de la UOPSI
Cada UOPSI, lo presentará al usuario dependiendo de su infraestructura
Ficha de depósito Se genera a través del SIPSI
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ANEXO 1
“Listado de cuotas de recuperación por uso de instalaciones de Prestaciones Sociales Institucionales”
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Listado de Cuotas de Recuperación por uso de instalaciones de
Prestaciones Sociales Institucionales
De acuerdo a la siguiente tabla, a la población derechohabiente se le otorgará un descuento del 10% y a los órganos que integran la estructura del Instituto, se les otorgará un descuento del 20% sobre las cuotas de recuperación por uso de instalaciones, autorizada para la población en general y a la Dirección de Prestaciones Económicas y Sociales no le será exigible ninguna de las cuotas de recuperación por uso de instalaciones, por ser la Dirección Normativa que tiene a su cargo los programas de las Prestaciones Sociales Institucionales.
Tipo de instalación
Metros cuadrados
Cuota por instalación sin
equipo, por evento o por día
(6 horas máximo)
Cuota por instalación con equipo, por evento o por día
(6 horas máximo)
Aula 1 a 50 400.00 600.00
Aula 51 a 100 800.00 1,200.00
Estancia infantil 1 a 50 500.00 600.00
Estancia infantil 51 a 100 1,000.00 1,100.00
Sala audiovisual 1 a 50 400.00 600.00
Sala audiovisual 51 a 100 800.00 1,200.00
Salón de usos múltiples 1 a 50 400.00 600.00
Salón de usos múltiples 51 a 100 800.00 1,200.00
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ANEXO 2
“Solicitud de uso de instalaciones”
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DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALES COORDINACIÓN DE BIENESTAR SOCIAL
Delegación: ________________________________ UOPSI: ______________________________________
SOLICITUD DE USO DE INSTALACIONES
Fecha:__________________________
Nombre, dirección. teléfono y correo electrónico de la persona o institución que solicita : _________________________
___________________________________________________________________________________________________
Tipo de espacio o instalación requerida : __________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________
Fecha de utilización: __________________________________________________________________________________
Horario de uso de espacios o instalaciones: ______________________________________________________________
Giro comercial o evento: _______________________________________________________________________________
Apoyos logísticos: ____________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________
Dimensión del espacio requerido: ________________________________________________________________________
Número de personas que utilizan la instalación: _____________________________________________________________
Cuota por Instalación sin equipo: $_______________________________________________________________________
Cuota por Instalación con equipo: ________________________________________________________________________
Depósito de garantía en efectivo: $_______________________________________________________________________
_________________________________________________ Nombre y Firma de conformidad del solicitante
NOTA: No se podrán realizar actividades distintas a las señaladas en la presente solicitud.
Una vez realizado el pago en el banco por uso de instalación, no habrá devolución.
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2
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5
6
7
8
9
10
11
1
12
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ANEXO 2
“Solicitud de uso de instalaciones” INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
1. Delegación El nombre de la Delegación correspondiente.
2. UOPSI El nombre de la Unidad Operativa de Prestaciones Sociales Institucionales.
3. Fecha Día, mes y año de la solicitud.
4. Nombre, dirección, teléfono y correo electrónico, en su caso
El nombre, dirección, teléfono y correo electrónico, en su caso del usuario o institución que solicita la instalación.
5. Tipo de espacio o instalación requerida
El tipo de instalación requerida (aula, sala de usos múltiples, etc.).
6. Fecha de utilización Día, mes y año de utilización de la instalación requerida.
7. Horario de uso de espacios o instalaciones
Hora de inicio y de término del uso de espacio o instalación
8. Giro comercial o evento Tipo de actividad a realizar (conferencia, capacitación, evento familiar, etc.).
9. Apoyos logísticos Los apoyos logísticos que se requieren para el uso de la instalación (micrófono, sonido, proyector, etc.).
10. Dimensión del espacio requerido
Tamaño del espacio requerido (m2).
11. Número de personas que utilizan la instalación
Cantidad de personas que utilizarán la instalación.
12. Cuota por instalación sin equipo
Cantidad en número y letra de acuerdo al tipo de instalación del listado del anexo 1.
13. Cuota por instalación con equipo
Cantidad en número y letra de acuerdo al tipo de instalación del listado del anexo 1.
14. Depósito de garantía en efectivo
Cantidad en número y letra (igual al costo de la cuota de recuperación por el uso de instalación).
15. Nombre y firma de conformidad del solicitante
El nombre completo y firma de conformidad del solicitante de la instalación.
Clave: 3130-009-082
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ANEXO 3
“Bitácora de uso de instalaciones”
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Clave: 3130-003-052
DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALES COORDINACIÓN DE BIENESTAR SOCIAL
Bitácora de uso de instalaciones
Delegación: Instalación:
UOPSI: Mes:
Fecha Horario Actividad Tipo de usuario
Nombre del usuario
Equipo adicional utilizado
Clave: 3130-009-021
1 2
3 4
5 6 8 9 10 7
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Clave: 3130-003-052
ANEXO 3
“Bitácora de uso de instalaciones” INSTRUCTIVO DE LLENADO
N° DATO ANOTAR
1. Delegación Nombre de la Delegación correspondiente.
2. Instalación Nombre del Área que se va a otorgar en uso.
3. UOPSI Nombre de la Unidad Operativa de Prestaciones Sociales Institucionales.
4. Mes Dato del mes correspondiente.
5. Fecha Día, mes y año en que se otorga el uso de la instalación.
6. Horario Lapso en que se otorga el uso de la instalación (Hora de inicio y término del evento).
7. Actividad Tipo de actividad (Conferencia, capacitación, evento familiar, etc.).
8. Tipo de usuario* -Derechohabiente.
-No derechohabiente.
-Nombre del órgano que forma parte de la estructura del IMSS.
-Dirección de Prestaciones Económicas y Sociales (especificar unidad administrativa).
9. Nombre del usuario
Nombre y apellidos de la persona que solicitó el uso de la instalación.
10. Equipo adicional utilizado
Micrófono, sonido, proyector, etc.
NOTA: Para los casos de: Derechohabiente y Dirección de Prestaciones Económicas y Sociales, deberán cubrir
los requisitos de comprobación de calidad jurídica conforme al Procedimiento de Inscripción a cursos de Prestaciones Sociales Institucionales clave: 3130-003-044. Para Órganos de estructura del IMSS, con Petición Oficial por escrito.
Clave: 3130-009-021
