Negociaciones Avanzadas basadas en · El uso fundamental de este modelo de negociación es realizar una búsqueda de empresas proveedoras en el mercado mediante una preselección,

Manual Proveedor

Noviembre 2009

Negociaciones Avanzadas basadas en

Manual del Proveedor de Negociaciones Avanzadas

Propiedad Intelectual

La presente obra ha sido divulgada y editada por ADQUIRA ESPAÑA S.A. correspondiéndole por tanto la totalidad de los derechos sobre la misma.

En virtud de lo anterior, corresponden a ADQUIRA ESPAÑA S.A. los derechos de

explotación sobre la presente obra en cualquier forma, y en particular los derechos de reproducción, distribución y transformación que no podrán ser realizadas sin autorización expresa y escrita de ADQUIRA S.A.


Índice 1. INTRODUCCIÓN............................................................................... 1 1.1. ¿QUÉ ES ADQUIRA?.......................................................................... 1 1.2. VENTAJAS DE ADQUIRA PODIUM PARA UNA EMPRESA PROVEEDORA ........................... 2 2. CONCEPTOS TEÓRICOS BÁSICOS.............................................................. 3 2.1. ROL DE PROVEEDOR ......................................................................... 3 2.2. MODELOS DE NEGOCIACIÓN / EVENTOS SOPORTADOS ........................................ 3 2.2.1. RFI – PETICIÓN DE INFORMACIÓN ............................................................ 5 2.2.2. RFP - PETICIÓN DE PRESUPUESTO............................................................ 5 2.2.3. NEGOCIACIONES ............................................................................. 5 2.2.3.1. NEGOCIACIÓN COLECTIVA E INDIVIDUAL ....................................................... 6 2.2.4. RFQ - SOLICITUD DE OFERTA................................................................. 7 2.2.4.1. SOLICITUD DE OFERTA ABIERTA .............................................................. 7 2.2.4.2. SOLICITUD DE OFERTA LACRADA ............................................................. 8 2.2.5. SUBASTA INGLESA INVERSA .................................................................. 8 2.2.6. SUBASTA DE OFERTA LACRADA A LA INVERSA................................................. 9 2.2.7. SUBASTA A LA BAJA INVERSA (HOLANDESA) .................................................. 9 2.3. ESTADOS DE UN PROCESO DE NEGOCIACIÓN / EVENTOS....................................... 9 2.4. MÚLTIPLES ETAPAS ........................................................................ 11 2.5. REGLAS DE CIERRE ........................................................................ 11 2.6. ESTRUCTURA AVANZADA DE PRECIOS....................................................... 12 2.7. REQUISITOS, PREGUNTAS, CONDICIONES Y DATOS ADJUNTOS ............................... 13 2.8. CONCEPTO DE CESTA DE MERCADO......................................................... 14 2.9. CONCEPTO DE GRUPOS O LOTES............................................................ 14 3. ACCESO A LA APLICACIÓN .................................................................. 15 3.1. MENÚS DE NAVEGACIÓN ................................................................... 17 4. CÓMO ACCEDER A UN PROCESO DE NEGOCIACIÓN ........................................... 23 4.1. ACCESO A UN PROCESO DE NEGOCIACIÓN................................................... 23 4.1.1. INFORMACIÓN GENÉRICA ................................................................... 24 4.1.2. PESTAÑAS INFORMATIVAS .................................................................. 25 4.1.3. BOTONES DE ACCIÓN ....................................................................... 29 4.1.3.1. INTENCIÓN DE RESPUESTA .................................................................. 29 4.1.3.2. INTRODUCCIÓN DE OFERTAS ................................................................ 30 4.1.3.3. PAUSA Y REANUDACIÓN DE UN EVENTO...................................................... 34 4.2. INTRODUCCIÓN DE OFERTAS EN UNA NEGOCIACIÓN COLECTIVA ............................... 35 4.2.1. INTRODUCCIÓN DE LA OFERTA DESDE LA INTERFAZ DE USUARIO .............................. 35 4.2.2. INTRODUCCIÓN DE LA OFERTA MEDIANTE HOJA DE CÁLCULO .................................. 41 4.2.3. GLOSARIO DE ICONOS ...................................................................... 44 4.2.4. IMPRIMIR EL BORRADOR DE U RFX ......................................................... 45 4.2.5. PARTICIPACIÓN EN UNA NEGOCIACIÓN DE MÚLTIPLES ETAPAS ................................ 46 4.2.6. HISTÓRICO DE CAMBIOS EN EL EVENTO ...................................................... 48 4.2.7. ACCESO AL HISTÓRICO DE OFERTAS......................................................... 49 4.3. INTRODUCCIÓN DE OFERTAS EN UNA NEGOCIACIÓN INDIVIDUAL .............................. 50


4.4. PARTICIPAR EN UNA SOLICITUD DE OFERTA ................................................. 50 4.4.1. SOLICITUD DE OFERTA ABIERTA ............................................................ 50 4.4.2. SOLICITUD DE OFERTA LACRADA ........................................................... 55 4.4.3. PARTICIPAR EN UNA SUBASTA CON OPTIMIZACIÓN EN TIEMPO REAL .......................... 56 4.5. PARTICIPAR EN UNA SUBASTA .............................................................. 57 4.5.1. SUBASTA INGLESA INVERSA ................................................................ 57 4.5.2. SUBASTA DE OFERTA LACRADA A LA INVERSA............................................... 58 4.5.3. SUBASTA A LA BAJA INVERSA (HOLANDESA) ................................................ 58 4.6. PARTICIPAR EN UNA PETICIÓN DE INFORMACIÓN (RFI) ...................................... 60 4.7. PARTICIPAR EN UNA PETICIÓN DE PRESUPUESTO (RFP) ..................................... 60 5. EVENTOS CON EL GRUPO TELEFÓNICA....................................................... 61 5.1. PASOS A SEGUIR ANTES DE PODER OFERTAR ................................................ 61 5.2. PARTICIPAR EN UNA PETICIÓN DE PRESUPUESTO (RFP). .................................... 65 5.3. PARTICIPAR EN UNA SUBASTA .............................................................. 67 5.3.1. SUBASTA INGLESA.......................................................................... 67 5.3.2. SUBASTA HOLANDESA. ..................................................................... 69 6. REQUISITOS TÉCNICOS PARA EL ACCESO A LA HERRAMIENTA ................................. 72 6.1. REQUERIMIENTOS HARDWARE DE LOS EQUIPOS ............................................. 72 6.2. REQUERIMIENTOS SOFTWARE DE LOS EQUIPOS .............................................. 73 6.3. OTRAS RECOMENDACIONES ................................................................ 73 7. MICROSITE DE FORMACIÓN................................................................. 74


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1. Introducción

1.1. ¿Qué es Adquira?

Adquira es la compañía de comercio electrónico líder en España, que facilita las relaciones comerciales entre empresas ofreciendo su experiencia en nuevas formas de hacer negocio.

Adquira basa su modelo de negocio en la creación de una plataforma On-line que

traduce los sistemas tradicionales de compras en procesos con una mayor eficiencia y que se materializa en importantes Beneficios tanto para compradores como proveedores.

Adquira es una Compañía participada por cuatro de las principales Corporaciones

Españolas que han unido sus esfuerzos a la hora de realizar su transformación interna hacia los nuevos modelos de e-business.


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Adquira se dirige a todos los segmentos del mercado de bienes y servicios comunes, facilitando tanto las compras planificadas como las ocasionales, con propuestas de valor diferenciadas y servicios adicionales de valor añadido. Disponemos de soluciones adecuadas a las necesidades de cada empresa:

Adquira Marketplace, herramienta de aprovisionamiento electrónico, en donde se realizan compras por catálogo Público o Privado, así como negociaciones a través del módulo ACP.

Adquira Podium, es una potente plataforma de negociación online donde grandes

y medianas empresas compradoras y proveedoras pueden negociar sus condiciones de compra-venta.

1.2. Ventajas de Adquira Podium para una Empresa Proveedora

Tecnología punta para las negociaciones on-line.

Mayor visibilidad ante las Empresas Compradoras.

Participación en oportunidades de venta de gran volumen.

Menores costes de venta.

Mayor transparencia de todo el proceso en igualdad de oportunidades frente a la competencia.

Aceleración del proceso de venta.

Nuevas oportunidades de venta.

Facilidad de uso.


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2. Conceptos Teóricos Básicos

2.1. Rol de Proveedor La herramienta de Adquira Podium posee diferentes roles de acceso, según el objetivo de

cada usuario. Mediante el Rol de Proveedor, tendrá la capacidad de introducir sus propias ofertas en

un proceso de negociación.

2.2. Modelos de Negociación / Eventos soportados A continuación podemos ver una tabla comparativa de todos aquellos modelos de

negociación que soporta la solución Adquira Podium, especificando en la última columna los eventos específicos utilizados por Empresas del Grupo Telefónica.

Para estos últimos eventos (específicos del Grupo Telefónica), hay que tener en cuenta que sólo lo visualizaremos en la herramienta cómo “Subastas” ó RFP. Pero dependiendo de las reglas establecidas por el comprador, el evento se comportará de diferentes formas. Ver Tabla1.

Acciones Modelos

Comunicación Forma de negociar

Adjudicación Eventos con compradores

Eventos con Telefónica

RFI Unilateral El comprador

ve las respuestas

En estado de Selección pendiente

SI NO

RFP Unilateral El comprador

ve las respuesta

En estado de Selección pendiente

SI Ver tabla1

Negociación Colectiva

Bilateral

Un comprador a la vez con

varios Proveedores o

uno a uno.

En estado de Selección Pendiente

SI Ver tabla1

Negociación Individual

Bilateral

Un comprador con los

Proveedores uno a uno.

En cualquier momento

SI NO

Solicitud de Oferta abierta (RFQ Abierta)

Unilateral El comprador puede ver las

ofertas.


SI NO


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Solicitud de Oferta lacrada (RFQ Lacrada)

Unilateral

Se puede parametrizar para que el

comprador no pueda ver las

ofertas.


SI NO

Subasta Inglesa Inversa

Unilateral El comprador puede ver las

ofertas.

El sistema adjudica

automáticamente SI ver tabla1

Subasta a la Baja Inversa (Holandesa)

Unilateral El Comprador solo puede ver

las ofertas.

El sistema adjudica

automáticamente SI ver tabla1

Acciones Modelos

funcionamiento según las reglas

Comunicación Forma de negociar

Adjudicación Eventos con

otros compradores

Eventos con

Telefónica

Subasta Inglesa Inversa

Unilateral El comprador

puede ver las ofertas.

El sistema NOadjudica

automáticamente NO SI

subastas

Subasta a la Baja Inversa

Unilateral

El Comprador solo puede

ver las ofertas.



Oferta Lacrada Unilateral

El Comprador no ve las ofertas



RFP

Negociación Colectiva

Bilateral El comprador

puede ver las ofertas.



Adquira Podium es una solución compleja que soporta distintos modelos de

negociación o eventos pudiendo adaptarse a las distintas necesidades de cada empresa.


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2.2.1. RFI – Petición de Información Una petición de información (RFI) es una primera etapa antes de comenzar a negociar

con la empresa compradora, donde esta última obtiene información de una serie de proveedores invitados con el fin de filtrar aquellas empresas que mejor se ajusten a sus necesidades.

En general, consta de una serie de preguntas que el comprador envía a los proveedores invitados con el fin de obtener información sobre estas empresas. A menudo, puede suceder que el comprador introduzca una serie de artículos con el fin de que los proveedores seleccionen aquellos por cuales tienen interés en negociar. Pero en ningún caso se le solicitará que introduzca un precio ya que en este modelo aun no se está negociando, sino que el comprador solo obtendrá información sobre las empresas proveedoras.

2.2.2. RFP - Petición de Presupuesto

Una Petición de Presupuesto (RFP), tiene un gran parecido a las Peticiones de Información, con la diferencia de que los proveedores aportar más valor en sus respuestas, ya que permite introducir precios en las ofertas.

El uso fundamental de este modelo de negociación es realizar una búsqueda de

empresas proveedoras en el mercado mediante una preselección, la cual se basará en las ofertas que envíen estas empresas. De esta forma, el comprador decidirá si los proveedores invitados pasan o no a formar parte de una negociación final, según se ajusten a sus necesidades.

El papel del comprador, será pasivo, es decir no realizará ninguna contraoferta a los

proveedores sino que solo obtendrán información de los mismos. Estos últimos solo enviaran ofertas a los artículos que indique el comprador y responder a las preguntas que les envíen.

2.2.3. Negociaciones

Las Negociaciones permiten tanto a compradores como a proveedores realizar ofertas y contraofertas en únicas o múltiples etapas. Para optimizar las decisiones de compra-venta negociando en base a todos los términos importantes: especificaciones del producto o servicio, calidad, calendario de entregas, condiciones de pago, etc.

Además, permiten al comprador revisar y comparar fácilmente todas las ofertas de

forma simultánea, seleccionar un proveedor, hacer contraofertas y enviársela a los proveedores que elija.


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Una negociación puede ser colectiva o individual en función a las necesidades o

estrategia de la empresa compradora a la hora de negociar. Veamos la diferencia:

2.2.3.1. Negociación Colectiva e Individual

En ambos tipos de negociación tanto compradores como proveedores podrán realizar contraofertas repetidas veces, siempre y cuando el comprador así lo permita.

Además, en este tipo de modelo el sistema permite al comprador enviar contraofertas de

manera individual o hacerlo de forma conjunta. Para esta última el proveedor lo verá como una modificación en las condiciones iniciales de partida (Modificación precio de salida).

La única diferencia existente entre estos dos tipos de negociación radica en la forma de Adjudicación, tal y como muestra la imagen siguiente:

Negociación Colectiva Negociación Individual

Adjudicación

Estado de Selección Pendiente En cualquier Momento

Se realiza una única adjudicación con todos los proveedores participantes

Se adjudica individualmente proveedor a proveedor.

Seleccionados los ganadores, el proceso de negociación pasa

al Estado Cerrado

Podemos seguir con la negociación

Com

pra

dor

F u n c io n a m ie n t o G e n e r a l d e u n a N e g o c ia c ió n

E s tu d io d e o fe r t a s

P r o v e e d o r 1

P r o v e e d o r 2

P ro v e e d o r n

P r o v e e d o r 1

P r o v e e d o r 2

P ro v e e d o r n

Oferta 1

O fe r t a 1

Ofe

rta 1

Caso 1

Caso 2

C o n t r a o f e r t aE s tu d io d e

o fe r ta s

P r o v e e d o r 1

P r o v e e d o r 2

P r o v e e d o r n

P r o v e e d o r 1

P r o v e e d o r 2

P r o v e e d o r n

C.O .1

C .O .1

C.O.1

C o n t r a o fe r t a 3



E s tu d io d e o fe r t a s

P r o v e e d o r 1

P r o v e e d o r 2

P ro v e e d o r n

P r o v e e d o r 1

P r o v e e d o r 2

P ro v e e d o r n

C.O .1

C .O .1

C.O.1


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En una Negociación Colectiva, el comprador solamente podrá seleccionar ganadores cuando ésta se encuentra en el estado de selección pendiente, mientras que en una Negociación Individual el comprador podrá adjudicar en cualquier momento.

Además, en una Negociación Colectiva, una vez que el comprador ha realizado la adjudicación, el proceso finaliza pasando automáticamente al estado ¨Cerrado¨, ya que se realiza la adjudicación a todos los proveedores en el mismo momento. Sin embargo, una Negociación Individual se puede adjudicar en cualquier momento, no cerrándose la negociación hasta que el comprador pulse el botón “Cerrar proceso de negociación”.

2.2.4. RFQ - Solicitud de Oferta

Una Solicitud de Oferta (RFQ) es un modelo de negociación que funciona como una subasta, por lo cual solo interactúan los proveedores invitados.

La empresa compradora envía a los proveedores una descripción detallada de sus necesidades, artículos o servicios, y los proveedores enviarán sucesivas ofertas en base a unas reglas que el comprador ha definido previamente, compitiendo entre si.

El funcionamiento principal de una solicitud de oferta consiste en que los proveedores compiten por mejorar su oferta, por lo cual, al finalizar el evento, el comprador visualizará quiénes han sido las empresas proveedoras que han dado las mejores ofertas y quien/es se encuentran en primera posición.

Esta solicitud puede ser abierta o lacrada, dependiendo del tipo de información que el

comprador permita ver.

2.2.4.1. Solicitud de Oferta Abierta

En esta solicitud el comprador puede ver la evolución de la subasta en todo momento, y los participantes pueden ver cierta información de otros participantes, como puede ser el precio, la posición que ocupan, etc., dependiendo de de cómo el comprador haya configurado la solicitud de oferta abierta.

Funcionamiento General de una Solicitud de Oferta

Comprador

Ofertas

Pro

veed

or 1

Proveedor 1 Proveedor n

Ofertas Proveedor n

RFQ

El comprador envía el RFQ a los participantes del proceso.

Los participantes estudian el RFQ y envian sucesivas ofertas compitiendo en base a las normas del proceso.


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2.2.4.2. Solicitud de Oferta Lacrada

En esta solicitud ningún proveedor podrá ver información de otros participantes, salvo la mejor oferta. Además, la empresa compradora no podrá ver la evolución de la negociación hasta que ésta pase al estado de selección pendiente, recién entonces podrá visualizar todas las ofertas recibidas y seleccionar a los ganadores.

2.2.5. Subasta Inglesa Inversa

El funcionamiento de esta Subasta es muy similar al de una Solicitud de oferta, la diferencia radica en la adjudicación. En una Subasta Inglesa Inversa, el sistema realiza automáticamente la adjudicación en base a la parametrización que el comprador haya realizado.

Funcionamiento General de una Solicitud de Oferta Abierta

Información

• Precio • Posición • Puntuación • Etc.

Comprador

Ofertas

Pro

veed

or 1

Proveedor 1 Proveedor nOfertas Proveedor n

RFQ

Funcionamiento General de una Petición de Oferta Lacrada

Comprador

Ofertas

Pro

veed

or 1

Proveedor 1 Proveedor n

Ofertas Proveedor n

En Este modelo de subasta el comprador podrá parametrizar el proceso para que los proveedores puedan ver el ranking o posición que ocupan durante el proceso.


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2.2.6. Subasta de Oferta Lacrada a la Inversa

Esta otra subasta funciona igual que la Subasta Inglesa Inversa, con la diferencia que el comprador no ve las ofertas durante el periodo de envío de las mismas, es decir, durante el estado abierto para ofertas.

2.2.7. Subasta a la Baja Inversa (Holandesa) La Subasta a la baja inversa es un modelo de negociación muy (dinámico) en el cual los

artículos aumentan de precio continuamente, hasta que un proveedor accede a vender cierta cantidad del artículo al precio fijado en ese momento.

Cuando el comprador configura una subasta a la baja inversa especifica:

El precio inicial con el que empieza el proceso de puja. El precio tope en el que se detiene la puja (opcional). El intervalo de tiempo entre los aumentos de precio del artículo. La cantidad total que se desea. Si los participantes han de pujar por la cantidad total para cada artículo o pueden

pujar por una cantidad parcial para un artículo.

Por lo cual solamente va a poder pujar un proveedor y ganar la subasta, será aquel que acepte el precio que hay en ese momento tiene la subasta.

2.3. Estados de un Proceso de Negociación / Eventos

Un proceso de negociación puede pasar por distintos estado: “Vista Preliminar”, “Abierto para ofertas”, “Selección Pendiente” y “Cerrado”.

Lo que marca la vida de un estado es el tiempo, es decir, los estados de un proceso de

negociación son cuatro espacios temporales, en los cuales, tanto el comprador como el proveedor tendrán distintas formas de actuar.

Abierto para ofertas

El proceso de negociación

ha comenzado. Los proveedores comienzan a enviar sus ofertas y los compradores pueden

contraofertar

Selección Pendiente

El comprador evalúa y compara las ofertas

recibidas para seleccionar uno o varios ganadores.

Estado Cerrado

En el momento que el comprador envía la adjudicación a los

participantes del proceso, éste

finaliza.

Vista Preliminar

Los proveedores

invitados pueden ver las condiciones del

proceso o evento y en general ofertaran

Período de Revisión de Ofertas

Opcional


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Durante el estado de “Vista Preliminar”, los proveedores invitados solamente pueden acceder al proceso o evento para ver los artículos y la información del RFX, con el fin de que puedan informarse de las condiciones que establece el comprador para participar. De esta forma, se considera a este estado como una etapa previa informativa, pero hasta que no comience el período siguiente (abierto para ofertas) el proveedor no podrá negociar con la empresa compradora.

En el caso de que el comprador lo permitiese se podrán enviar ofertas durante la Vista

Preliminar, pero el comprador no podrá contraofertas sobre ellas ni usted podrá visualizar la mejor oferta de mercado, su fin seria solamente que el comprador obtenga una oferta de referencia de los proveedores y, de esta manera, el precio introducido por cada proveedor se considerará para establecer luego el precio de salida de la negociación o la subasta.

Además, en este estado el proveedor puede comunicarse con el comprador mediante el

“Boletín Electrónico de Preguntas y Respuestas”1, siempre que la empresa compradora así lo establezca.

El período “Abierto para ofertas”, será el momento en el que empieza el proceso de

negociación propiamente dicho, ya que, comenzamos a recibir y enviar ofertas y contraofertas. En un primer lugar, el comprador estudiará todas las ofertas recibidas de las empresas proveedoras, para enviar posteriormente su contraoferta, si así lo considera. Se darán tantas rondas como el proceso requiera.

Una vez finalizado este estado comienza el estado de “Selección Pendiente”, momento

en el cual el comprador estudiará todas las ofertas recibidas de las empresas proveedoras y decide a quien adjudicará la misma, seleccionado uno o varios ganadores. Pero también puede suceder que el comprador, una vez que evaluó las respuestas decida, por diferentes motivos, cerrar la negociación sin adjudicársela a ningún proveedor.

Una vez que la empresa compradora ha evaluado las respuestas de los proveedores la

negociación pasa al estado de “Cerrado”, ya sea que el comprador haya o no adjudicado. De esta forma ha decidido finalizar la revisión, por lo tanto el proceso de negociación ha finalizado.

El ¨Período de Revisión¨, es un estado que el comprador puede establecer en dos

momentos diferentes, bien cuando termine el estado de vista preliminar, o bien cuando termine el estado äbierto para ofertas¨.

No siempre vamos a encontrar todos estos estados, ya que dependerá del modelo de

negociación que decida utilizar la empresa compradora. En todos los modelos siempre encontraremos los estados “Abierto para ofertas”, “Selección Pendiente” y “Cerrado”. En tanto que los estados de “Vista Preliminar” y ¨revisión¨ son optativos y es el comprador quien decidirá si quiere o no establecerlos.

También veremos más adelante que todos estos estados no son rígidos, si bien el

comprador establece un tiempo de duración para cada uno, dependiendo del modelo de negociación y las condiciones que se den podrá ampliar o reducir la duración de algunos estados.

1 El Boletín Electrónico de Preguntas y Respuestas es un chat on-line, que nos permite comunicarnos individual o conjuntamente con los proveedores. Podemos ver más información en el punto 7.4.2.


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2.4. Múltiples Etapas Los procesos de negociación multi-etapas, son procesos de negociación personalizados

etapa por etapa, permitiendo concentrar los esfuerzos del comprador en obtener las mejores ofertas de una reducida lista de proveedores que se adaptan mejor a sus necesidades.

Al iniciar un proceso de negociación de dos etapas, el objetivo principal en la primera

etapa es descubrir el interés, capacidad y disponibilidad de los proveedores, para luego poder ejecutar una segunda etapa con una lista de empresas más competitiva. A continuación vemos un ejemplo de un proceso de negociación multi-etapas:

Al finalizar la etapa inicial, la lista de participantes ganadores de esta etapa siempre se

transfiere hacia la etapa siguiente, mientras que los parámetros a nivel de proceso de negociación no se pueden transferir. Existen tres formas de transferir la información:

Añadiéndola a la de la etapa siguiente Sustituyendo a la de la etapa siguiente No transferir información excepto la de los ganadores

2.5. Reglas de Cierre

El fin del periodo de recepción y envío de ofertas en un proceso de negociación1, (estado Abierto para ofertas), se determina por la combinación de dos reglas:

Tiempo de ejecución fijo: El comprador establece un tiempo de duración de la negociación que será fijo, por tanto, se sabe siempre cuando va a finalizar dicho estado. Esta regla de cierre es obligatoria en las Negociaciones Colectivas.

1 Por proceso de negociación entendemos todos los modelos explicados en el punto 2.2

Tiempo de la Negociación

RFI: petición de información

RFQ: petición de oferta abierta

Subasta

Proveedores

convocados

Recepción de ofertas

Recepción de f

Proveedor ganador

Etapa 1 t

Etapa 2 Etapa …

Tiempo de Ejecución

Espacio de tiempo finito (3 horas, 2 días, 1 mes)


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Periodo de Inactividad: Es una extensión de tiempo fija y determinada que establece el comprador para facilitar las mismas oportunidades a todos los proveedores participantes en un proceso de negociación.

Este caso es utilizado en las Subastas, ya que le permite al comprador asegurarse de que todas las pujas que son ingresadas serán las mejores ofertas, y no las más rápidas. Veamos un ejemplo de cómo funcionaría: Imaginemos una subasta que tiene un tiempo de ejecución de 3 horas, y un periodo de inactividad de 5 minutos. Si un proveedor envía una oferta medio minuto antes de finalizar el tiempo de ejecución, (estado abierto para ofertas), la negociación se extenderá automáticamente al minuto 51, permitiendo así, la posibilidad a otros proveedores mejorar la última oferta. El estado abierto para ofertas finalizará en el momento que no se reciba ninguna oferta durante el periodo de inactividad, si seguimos con nuestro ejemplo implicará que la puja cerrará cuando ningún proveedor envíe ofertas durante los últimos 5 minutos.

Dependiendo del modelo de negociación por el cual opte el comprador nos podemos encontrar cuatro combinaciones posibles para que finalice el estado Abierto para ofertas:

1. Tiempo de Ejecución. 2. Periodo de inactividad. 3. Tiempo de Ejecución + Periodo de Inactividad. 4. Tiempo de Ejecución o Periodo de Inactividad.

2.6. Estructura Avanzada de Precios

Existen dos tipos de determinación de precios avanzada: precio por capas y matriz de precios. Estas dos estructuras le proporcionarán una forma lógica y sencilla de explicar a los compradores los diferentes precios basados en descuentos por volumen y atributos. Estas

1 Importante: La extensión se aplica dentro del tiempo establecido (en este caso 5 minutos), lo que implica que

cualquier puja que se introduzca durante los últimos 5 minutos (por ejemplo, al minuto 2) hará que el tiempo se extienda nuevamente al minuto 5 (y no 5 minutos más).


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opciones de determinación de precios avanzada, sólo están disponibles en el caso de las RFP y de las negociaciones colectivas o individuales.

Precio por capas: Mediante esta funcionalidad se pueden trasladar al mundo de las negociaciones electrónicas los descuentos por volúmenes, tan utilizados en las negociaciones tradicionales. El comprador crea unos tramos tabulados por cantidades y el proveedor ha de ir introduciendo el precio correspondiente a cada tramo.

Matriz de precios: Esta estructura sirve para aquellas veces en la cuales el precio

de un artículo depende de factores distintos a la cantidad, produciendo que el mismo artículo tenga precios distintos.

2.7. Requisitos, Preguntas, Condiciones y Datos Adjuntos

Los requisitos y condiciones ayudan a particularizar tanto los artículos como el proceso de negociación en su conjunto, para hacerlo único e inconfundible, adaptándolo de este modo a su oferta.

Requisito: Es una condición cerrada, y su objetivo es el de informar sobre los artículos o el proceso de negociación en su conjunto. No podrán ser nunca modificados.

Pregunta: Es una característica abierta en dónde podrá establecer condiciones

propias, o bien, seleccionar entre distintos valores facilitados por el comprador. Veremos que hay distintos tipos de preguntas: texto, texto largo, numero entero, numero decimal, fecha, moneda, sí/no y datos adjuntos en archivo. Las preguntas únicamente se utilizan a nivel de proceso de negociación.

Condición: Es una característica abierta donde podrá establecer condiciones propias,

o bien seleccionar entre distintos valores facilitados por el comprador. Veremos que hay distintos tipos de condiciones negociables: texto, texto largo, numero entero, numero decimal, fecha, moneda, sí/no y datos adjuntos en archivo. Su funcionamiento es el mismo que la pregunta, con la diferencia que la condición únicamente se utilizan a nivel de artículo.

Condición: Son archivos de carácter informativo que puede enviar el comprador

para ampliar, detallar o especificar más información del proceso. Son documentos con un tamaño máximo de 10 Mb que deberá descargarse a su ordenadora para proceder a su lectura, excepto en las negociaciones con empresas del Grupo Telefónica donde el tamaño máximo por archivo es de 21 Mb.


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2.8. Concepto de Cesta de Mercado

La Cesta de Mercado se utiliza para simplificar la introducción de precios de los artículos cuando se está negociando multitud de ítems similares. La responsabilidad de crear las cestas de mercado y definir su contenido recae sobre el comprador.

La funcionalidad de las cestas de mercado es muy sencilla, se trata de agrupar artículos

similares de forma que el proveedor introduzca un único precio por toda la cesta, es decir, por el conjunto de artículos. La decisión de adjudicación dependerá por lo tanto del por toda la cesta.

2.9. Concepto de Grupos o Lotes

Puede ocurrir que una vez realizadas las ofertas de los artículos y si las reglas del proceso de negociación definidas por el comprador lo permiten, acceda a la pantalla de creación de grupos.

Los grupos son lotes o paquetes que reúnen una serie de artículos o servicios sujetos a

unas mismas condiciones en el proceso de negociación. Los grupos o lotes sirven para poder informar que estamos dispuestos a ofrecer un

precio muy competitivo por un conjunto cerrado de artículos a cambio de que el comprador decida adjudicarnos el grupo completo de artículos.

Los grupos son creados por el comprador, aunque puede darse el caso de que el

comprador haya dado permisos para que usted pueda crear sus propios grupos a medida.

El icono de la cesta de mercado junto al grupo “Ordenadores Portátiles” muestra que todos los artículos integrados en este epígrafe componen la cesta de mercado. La oferta deberá introducirse por todos los artículos de la cesta.


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3. Acceso a la aplicación

Puede acceder a la aplicación, a través de la Web corporativa de Adquira:

www.adquira.es

Dentro del “Área de acceso a clientes”, encontrará dos enlaces disponibles, dependiendo de la empresa compradora con la que tenga que negociar.

El enlace “Negociaciones y contratos del grupo telefónica” nos permitirá acceder a

los procesos de negociación con empresas del Grupo Telefónica.

El enlace “Acceso Podium Proveedores”, nos permitirá acceder al resto de procesos de negociación con otras empresas compradoras.

Tras pulsar cualquiera de estos dos enlaces, deberemos introducir los datos de usuario y contraseña que le facilitaron en el momento del alta en Adquira.

http://www.adquira.es/�


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En el caso de no recordar la contraseña, en esa misma pantalla tendrá la posibilidad de solicitar una contraseña, pulsando sobre el enlace “Olvidé mi contraseña”. El sistema solicitará entonces que introduzca su nombre de usuario (Login), para continuar el proceso.

NOTA: Sólo en el caso de que haya configurado previamente esta funcionalidad

(parametrizando una pregunta secreta) desde el apartado de “Preferencias” del Menú de Navegación de la aplicación, podrá solicitar una nueva contraseña, en caso contrario tendrá que ponerse en contacto con el Centro de Atención al Cliente para solicitar una nueva contraseña. Véase apartado Preferencias.

Acceso para negociar con todos los compradores (excepto Telefónica)

Acceso para negociar con todas las empresas del Grupo Telefónica


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3.1. Menús de Navegación

En la parte superior derecha tiene la primera barra de herramienta con diferentes

botones, los cuales variarán según accedamos a negociar con todos los compradores o solamente con las empresas del grupo Telefónica. Pero veamos cada caso:

Inicio: Esta opción esta habilitada en ambas herramientas. Al pulsar sobre éste botón regresará siempre a la pantalla inicial, donde podrá visualizar la lista de procesos de negociación a los que ha sido invitado. En el caso de Podium, si sólo ha sido invitado a un proceso de negociación que está abierto, la herramienta le llevará directamente a él, sin pasar previamente por la pantalla de inicio.

Ayuda: Le permite acceder a una amplia ayuda on-line que le explicará el

funcionamiento de la aplicación dependiendo de la pantalla en la que se encuentre.

Cerrar sesión: Esta opción deberá utilizarla para salir con seguridad de la aplicación. Si hace clic en el botón ¨Cerrar sesión¨ cuando se encuentra en mitad de algunas tareas (como responder a una negociación) se le da una oportunidad para guardar su trabajo antes de que el sistema cierre la aplicación. Por otra parte, la aplicación cerrará su sesión de forma automática después de un cierto periodo de tiempo sin que usted interactúe con el sistema.

Preferencias: Este apartado le permite configurar distintos parámetros para el uso de

la aplicación. Al pulsar el acceso “Preferencias”, encontramos diferentes opciones según la solución.

- Información personal (Podium) o Actualizar su perfil (Telefónica): Esta opción contiene los datos del usuario. Es importante que accedamos a esta pestaña

Podium

Negociaciones con el Grupo Telefónica

Negociaciones con el Grupo Telefónica Podium


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para comprobar que todos nuestros datos personales y los de nuestra organización son correctos. En el caso de Podium, al final de la página encontrará el botón Ëditar¨, el cual le permitirá realizar los cambios que usted considere necesario en su perfil. Es importante que aquí sea asegúrese que introduce la dirección de correo electrónico correcta para recibir todas las notificaciones sobre los procesos de negociación. Recuerde que solo puede establecer una dirección de correo electrónico.

La información personal de la herramienta podium le permitirá además Maximizar siempre las tablas para imprimir, lo cual le permite desactivar las tablas con desplazamiento en toda la aplicación.

- Cambiar contraseña: Esta opción le permitirá modificar de forma permanente la

contraseña de la aplicación. En el caso de las negociaciones con el grupo Telefónica, la contraseña distingue entre mayúsculas y minúsculas y deben tener entre 8 y 16 caracteres. Pueden incluir cualquier carácter del alfabeto latino y signos de puntuación y deben incluir al menos un numeral entre el primer y el último carácter. También deben incluir al menos una letra. Por ejemplo, go2adquira.


Podium

Podium


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- Configuración de mensajes (Podium) o preferencias de notificación (Telefónica): Aquí podremos configurar la visualización de todos los tipos de mensajes que la herramienta nos puede enviar, ya sea en línea (a través de su Centro de mensajes o Notificaciones) o por correo electrónico. En el caso de Podium esta pantalla muestra información sólo a nivel informativo, ya que el usuario no puede modificar dicha configuración. En el caso de las negociaciones con Telefónica usted podrá seleccionar que correos desea o no recibir de dicha herramienta a su dirección de correo electrónico.

- Contraseña olvidada: Esta opción le permitirá establecer una pregunta y una respuesta secreta para poder acceder a su cuenta en el caso de que olvide su contraseña. Por razones de seguridad, para poder cambiar la información de contraseña olvidada es necesario que introduzca primero su contraseña. Una vez que haya guardado esta información, puede utilizar el enlace ¿Ha olvidado su contraseña? que se encuentra en la página de inicio de sesión, si necesitase la pregunta para acceder a su contraseña. De esta forma se le enviará una nueva contraseña de forma automática a su correo electrónico, la misma será temporal, por lo cual una vez que acceda deberá ir al menú de preferencias y cambiar su contraseña de forma definitiva.


Podium

Nos permite la opción de activar o desactivar sonidos


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En el caso de Podium usted podrá configurar su propia pregunta secreta, en tanto que en las negociaciones con el Grupo Telefónica usted deberá seleccionar una de las preguntas predeterminadas por el sistema y luego establecer su propia respuesta.

Centro de mensajes (Podium) o Notificaciones (Telefónica): Este botón le muestra

los mensajes recibidos a través de la aplicación relativa al inicio o cierre de un proceso de negociación, invitaciones, actividades y confirmaciones sobre sus propias ofertas.

Negociaciones con el Grupo Telefónica Podium

Nos permite acceder a la pantalla Centro de Mensajes

Podemos seleccionar ver todos los mensajes o mensajes actuales


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En el caso de las negociaciones con el Grupo Telefónica, el histórico de todos los mensajes se visualizará dentro de cada evento, en tanto que en el apartado ¨Notificaciones¨.

El sistema podium le avisará de la llegada de nuevos mensajes con la muestra del sobre amarillo parpadeante (1) que aparece junto a “Centro de Mensajes” o en el caso de las negociaciones con telefónica con una pantalla emergente (2), tal y como muestra la imagen.

(1)

(2)

Alternar Instrucciones activamos o desactivamos un cuadro de ayuda que nos facilita información de la página en la que nos encontramos en este momento. Es conveniente tenerla activada hasta que nos habituemos al funcionamiento de la herramienta. Esta opción solo está disponible en la herramienta podium.

Mensajes nuevos

Mensajes del evento


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Histórico: Este apartado muestra todas aquellas negociaciones en las que ha participado y se encuentran finalizadas, es decir, en el estado ¨cerrado¨. Podrá entrar en el detalle de alguna de ellas pulsando sobre el nombre del proceso de negociación y visualizar de este modo toda la información del evento, la cual siempre estará disponible.

En el caso de las negociaciones con el Grupo Telefónica, los eventos finalizados los podrá visualizar directamente en la pantalla inicial, ya que los procesos se agrupan por estado.


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4. Cómo acceder a un Proceso de Negociación

4.1. Acceso a un Proceso de Negociación

¿Cómo me entero que he sido invitado a participar en un Proceso de

Negociación? Cuando un proveedor es invitado a un evento, el sistema envía automáticamente un

correo electrónico a la dirección especificada en el perfil del usuario1, además de generar un mensaje en línea dentro del apartado “Centro de Mensajes”.

El acceso al proceso de Negociación podrá realizarse bien directamente desde el link del

correo electrónico, ó a través del portal de Adquira. Una vez dentro de la aplicación, podremos acceder al evento de dos formas distintas:

mediante la pantalla de inicio “Lista de eventos”, o bien mediante el “Centro de mensajes”, en ambos casos debemos pulsar sobre el nombre del proceso de negociación para acceder a los detalles del mismo.

En lista de eventos podrá ver todas las negociaciones a las cuales ha sido invitado y

aun está participando. Por lo tanto, visualizará todos los proceso que se encuentren en los estados ¨Vista preliminar¨, äbierto para ofertas¨, ¨selección pendiente¨, ¨pausa¨ o ¨período de revisión¨.

1 Recuerde que esta opción puede modificarse dentro del apartado ¨Preferencias¨.

Pinchando en el nombre de la negociación accedemos a los detalles de la misma

Horario de inicio Asunto Pinchando en el nombre de la negociación accedemos a los detalles de la misma


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Aviso por inactividad: Si durante un período de tiempo la herramienta detecta inactividad por parte del usuario cerrará la sesión de forma automática con el fin de proteger la seguridad del mismo. De todas formas, antes de cerrarse se le avisará una primera vez si realmente quiere seguir trabajando en la aplicación, seleccionando la opción de “Cancelar cierre de sesión”, o bien si prefiere que se cierre dicha actividad. Si no responde a ninguna de las dos preguntas en el tiempo determinado entonces la sesión se cerrará.

4.1.1. Información genérica

Una vez que hemos accedido a un proceso de negociación, visualizará en la parte

superior la información genérica a toda la negociación1, como es el “Título” y el “Tiempo restante”. Es importante tener en cuenta que el tiempo que vemos aquí es el tiempo que dura el estado “Abierto para ofertas” o “vista preliminar”. Sin embargo, es frecuente que las empresas compradoras nos indiquen una fecha límite para el envío de nuestras primeras ofertas, que podremos consultar en la pestaña de “Información del proceso de negociación”.

1 Debe tener en cuenta que no siempre le aparecerán todas estas opciones sino que dependerá de cómo el comprador configure la negociación.

Información Genérica

Pestañas Informativas

Botones de Acción


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Es importante que no esperemos al último momento para introducir nuestras ofertas, ya que es posible que podamos tener algún problema de conexión a Internet que pueda impedir el envío de nuestra oferta.

4.1.2. Pestañas Informativas

Un poco más abajo aparecen una serie de pestañas, que le facilitarán información del proceso de negociación.

Información del RFX: Esta pestaña le permitirá visualizar la información referente a todo el proceso de negociación. Accederá a las condiciones y requisitos especificados por el comprador, es decir a todas aquellas características de naturaleza que sean o no negociable y que afecten al proceso de negociación en su conjunto. El contenido de esta pestaña es configurada por la empresa compradora, por lo cual su contenido dependerá de la información que introduzca el comprador. Generalmente nos encontraremos los siguientes apartados:

- Directrices e instrucciones - Programas o escalas de tiempo - Información de contacto para preguntas sobre el evento - Información general sobre el comprador - Términos y condiciones - Información de expedición - Requisitos generales a nivel de RFX - Archivos de datos adjuntos - Preguntas que el comprador desee hacerle sobre la negociación, como la forma de

fecha o fecha de entrega.

La Información del RFX puede aparecer agrupada en secciones o títulos genéricos como se ve en el siguiente ejemplo:


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Podrá descargar cualquier archivo adjunto (por ejemplo las Condiciones Generales de la Compra), pulsando con el ratón sobre el nombre del archivo. A continuación aparece un cuadro de descarga de archivos que le dará la opción de abrirlo o guardarlo en su PC.

Mostrar componente de coste: Dentro de la pestaña de “Información del RFX” encontrará un cuadro despegable denominado ¨Mostrar”. Éste le permitirá visualizar la información del RFX o bien el componente de coste. El componente de coste le permitirá saber que fórmula ha utilizado el comprador para calcular el coste (en el caso de que la haya implementado) sobre los datos que usted ha introducido en la Información del RFX

Artículos: En esta pestaña podrá visualizar información referente a los artículos o

servicios establecidos por el comprador. Además de la descripción del artículo, la empresa compradora puede determinar el precio y la cantidad demandada, así como las condiciones a dichos artículos (las cuales pueden o no ser negociables).

Pinchando en el nombre del artículo podremos acceder a su descripción

Condiciones del artículo

Precio y cantidad del artículo


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Mis repuestas y Mis ofertas: Estas pestañas no aparecen en la negociación hasta que

usted no envíe la primera oferta ya que su fin es mostrarle las ofertas que ha enviado tanto a nivel de Información del RFX (Mis respuestas) como de los artículos (Mis ofertas).

En la pestaña “Mis respuestas” encontrará un resumen con las respuestas enviadas al comprador en relación a la información de todo el proceso de negociación. La pestaña “Mis ofertas”, le mostrará un resumen de todas las condiciones que se han negociado a nivel de cada uno de los artículos o servicios.

Respuesta del comprador

Respuesta del proveedor

Ultima oferta del comprador

Ultima oferta del proveedor


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Importante: En una negociación la herramienta podium le mostrará comparativamente sola las ultimas ofertas (suya y del comprador) ya que son las consideradas válidas por la herramienta. El resto de ofertas enviadas las podrá visualizar en el apartado ¨Ver histórico¨, pero solo a modo de consulta. Si en algún momento usted se ha equivocado en el envío de una oferta, ésta no podrá ser eliminada, pero puede enviar una nueva que reemplazará a la anterior.

Boletín de preguntas y respuestas: Esta pestaña le permite intercambiar preguntas y respuestas solamente con la empresa comprador que ha creado la negociación, no con el resto de proveedores invitados. En el caso de que el comprador lo permitiese, puede hacer públicas las respuestas para todos los proveedores con el fin de estén en conocimiento de una respuesta que considere importante.

Reglas: Esta pestaña le permite visualizar las normas del proceso de negociación según las ha definido el comprador a la hora de parametrizar el proceso. La información que nos muestra esta pestaña es relativa a las normas de horario, de oferta y liberación de información.

La sección reglas de horario muestra las reglas relativas al horario del evento, como son la hora de inicio y cierre del proceso, así como la regla de cierre del proceso (ver punto 2.4. Reglas de Cierre).

Las reglas de puja nos informan de como han de ser enviadas las ofertas.

Las reglas de liberación de información detallan la información que puede ver cada participante del proceso de negociación.


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Histórico de cambios en el evento: Esta pestaña le permite realizar un seguimiento de los cambios que el comprador vaya realizando sobre el proceso de negociación.

4.1.3. Botones de acción A continuación veremos la funcionalidad de los botones que podremos tener en un RFX.

4.1.3.1. Intención de respuesta

Si el comprador así lo establece, usted podrá indicarle si tiene o no intención de participar en una negociación.

Intención de respuesta: Le permite expresar al comprador su intención de

participar en un RFX antes de enviar pujas o respuestas.

Declinar respuesta: Esta acción le permite notificarle al comprador que no tiene intención de responder al RFX, para lo cual debe introducir obligatoriamente un comentario donde deberá indicar las razones por las cuales no va a participar.


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4.1.3.2. Introducción de ofertas

Cuando crea un evento, el propietario del RFX puede especificar dos formas diferentes por las cuales un proveedor puede responder al mismo:

Una opción es la pestaña “Entrada de puja”, de esta forma usted podrá responder solo a los artículos y visualizará toda la información en una única pantalla.

En el caso de una subasta, y si el comprador así lo especificó, antes de introducir la información en la pestaña Ëntrada puja¨, usted deberá completar la información del RFX mediante el botón “Introducir información del RFX”, con el fin de que solamente responda a esta información y una vez que comience la subasta solo deba pujar por los artículos.

Una vez que usted responda la información del RFX, este botón le cambiará de color y pasará a denominarse “Revisar información del RFX”, lo cual le indicará que su respuesta

ha sido enviada para la información del RFX.


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Otra opción que puede habilitar el comprador es el botón “Contraoferta”. Esta

funcionalidad le permitirá enviar su oferta a la empresa compradora a través de un asistente, el cual le guiará pasa a paso con el fin de que pueda enviar de forma rápida y clara su oferta.

“Abrir RFX en Excel”

El comprador puede darle también la posibilidad de crear su oferta de forma off-line a través de la hoja de cálculo de Microsoft, mediante el botón “Abrir RFX en Excel”. A través de esta funcionalidad podrá trabajar en la oferta sin tener por ello que estar conectado a la herramienta, beneficiándose al mismo tiempo de las funcionalidades de trabajar sobre hoja de cálculo.

Para presentar su oferta, lo primero es descargue la plantilla que posteriormente utilizará.

Tras pulsar el botón correspondiente se abre una nueva ventana del navegador de Internet que le dará la opción de “Guardar” o “Abrir” el documento.


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Una vez abierta la hoja de cálculo, apreciará que la información se encuentra organizada en varias pestañas; “Cubierta”, “Información del proceso de negociación” y “Datos de oferta”.

La primera pestaña “Cubierta”, es un recopilatorio de todas las instrucciones para el correcto uso de la hoja de cálculo, por lo que resulta conveniente leerlas con detenimiento. En esta primera pestaña no aparece información relevante para el proceso de negociación.

La segunda pestaña “Información del proceso de negociación” es la que hace

referencia a la información de todo el proceso de negociación, es decir al cuestionario anteriormente explicado. En esta pestaña insertará los valores relativos a la oferta en base a los requerimientos del comprador, siempre siguiendo las instrucciones indicadas en la “Cubierta”.

La forma que tiene la herramienta de indicar en qué casillas se requiere una respuesta es el color, de tal forma que las casillas que estén en color amarillo implicarán que requiere su respuesta.

Es importante leer detenidamente las

instrucciones especificadas en la

“Cubierta”, en relación al formato que ha de utilizar


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En la tercera y última de las pestañas, “Datos de puja”, aparece información relativa a los artículos o servicios que va a negociar. En esta pantalla podrá introducir precios, cantidades y condiciones negociables.

Cuando haya cumplimentado las diferentes pestañas, tendrá que guardar el documento negociado. Posteriormente lo recuperará para presentar su oferta.

Mediante el botón “Contraoferta” introducirá su oferta. Puede utilizar dos funcionalidades diferentes para introducir sus ofertas; mediante el interfaz de usuario de la propia herramienta o bien importando toda la información desde la hoja de cálculo; siempre y cuando el comprador haya habilitado esta última funcionalidad.

Notas Es aconsejable utilizar esta opción para procesos de negociación de un número elevado de artículos o condiciones. Existen una serie de “Reglas” fundamentales:

- No modificar el formato - Contestar en las casillas amarillas - Todas las respuestas en formato texto

(poniendo un “ ’ ”) En caso de usar esta funcionalidad es recomendable leer detenidamente las instrucciones especificadas en la “Cubierta”.

La decisión de habilitar esta funcionalidad es del comprador.


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4.1.3.3. Pausa y reanudación de un evento

La empresa compradora puede realizar una ¨pausa¨ en el evento con el fin de analizar o modificar la información del mismo. Durante este período se detiene el reloj con el tiempo restante y las empresas proveedoras solamente tendrán acceso de lectura al evento, pero no podrán realizar ninguna acción.

Al pausarse un evento le llegará un mensaje a su dirección de correo electrónico y al

centro de mensajes notificándole que el mismo se ha pausado. Además, accediendo al proceso usted podrá visualizar que su estado ha cambiado a ¨pausado¨.

La duración de la pausa dependerá del tiempo que necesite el comprador para analizar la información, por lo cual el evento reiniciará su actividad cuando el iniciador lo ¨reanude¨, retomándose así con el mismo tiempo restante en el cual se lo dejó al pausarlo.

Responder mediante la interfaz de usuario

Responder importando la información desde excel.


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4.2. Introducción de ofertas en una Negociación Colectiva

Como hemos visto en el punto anterior, usted puede introducir ofertas en una Negociación de dos formas diferentes:

Mediante la interfaz de usuario Mediante la importación de un documento Excel

Veamos en detalle como se responde en cada caso.

4.2.1. Introducción de la oferta desde la interfaz de usuario

Si decide introducir la oferta mediante la propia herramienta, al pulsar “Contraoferta”,

accederá a una pantalla con un menú de navegación en la parte izquierda donde se definen una serie de pasos.

PASO 1: “Información del proceso de negociación”

El primer paso es el relativo a toda la Información del proceso de negociación. En esta pantalla podrá cumplimentar aquellos datos solicitados por la empresa compradora, y descargarse los archivos adjuntos siguiendo el procedimiento definido en el capítulo anterior de este manual.


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PASO 2: “Introducir valores”

En el segundo paso “Introducir valores”, usted deberá especificar los campos que sean negociables a nivel de artículo, como ser el precio, la cantidad y las condiciones especificadas por la empresa compradora.

En el paso “Introducir valores” puede existir la posibilidad de establecer “Precios por Capas” o bien utilizar una “Matriz de Precios”. Veamos como funciona cada caso:

El “Precios por Capas”, le permitirá suministrar diferentes precios o descuentos basados en el volumen de cantidad o el volumen del importe. El comprador creará unos tramos tabulados por cantidades, en base a los cuales usted podrá ir introduciendo el precio correspondiente a cada tramo.

Otra opción es “La Matriz de Precios”. Esta estructura avanzada sirve para aquellas situaciones en las cuales el precio de un artículo dependa de factores diferentes a la cantidad, lo que puede provocar que y que el mismo artículo tenga precios distintos dependiendo de dichos factores (plazos de entrega, formas de embalaje, etc.)

Ejemplo: Supongamos que un comprador está negociando una compra de ordenadores. La empresa compradora tiene tres delegaciones y el comprador quiere centralizar la compra de los ordenadores en un único proceso, pero quiere que la entrega de la mercancía se divida entre las diferentes delegaciones. Como es de imaginar, el precio de los ordenadores servidos en cada delegación puede variar de una a otra.


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Gracias a la matriz de precios, negociar este tipo de procesos complejos se convierte en una tarea fácil. El comprador puede crear una matriz, en la que cada columna corresponda a una delegación, de forma que pueda introducir los precios de forma rápida y sencilla. PASO 3: “Grupos”

Si el comprador ha habilitado la opción de “Grupos”, el siguiente paso será dar respuestas a los lotes que ha creado, o bien ignorar dicha opción. Incluso, si el comprador así lo especifica, usted podrá crear sus propios grupos.

Para dar respuesta a un grupo creado por el comprador, lo primero será seleccionarlo y a continuación pulsar el botón “Editar”. Pulsando “Aceptar” quedará reflejada su oferta.

En determinadas ocasiones podrá crear sus propios lotes. Pulsando el botón “Nuevo grupo” además de darle un nombre especificará precios y unidades. Quedará creado en el momento que pulse “Aceptar”.


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Tenemos dos clases de Grupos: Cestas de Marcado y Lotes

Las cestas de mercado se entienden como un único artículo. Se utilizan para simplificar

aquellos procesos de negociación con multitud de artículos similares. Durante el proceso de negociación usted deberá introducir un único precio por el total de la cesta sin necesidad de detallar el precio de cada artículo que la compone. Tras la adjudicación, el comprador puede pedir a los participantes el detalle del precio de cada artículo si así lo desea.

Al pinchar en el nombre de la cesta podremos visualizar los artículos que la componen, pero solo pujaremos por el total.

Indica que la agrupación es una cesta


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Los Lotes, en cambio, permiten pujar a nivel de artículo. En este caso usted deberá

introducir un precio por cada uno de los artículos que componen el lote, y no por el total de la agrupación como hemos visto en el caso de la cesta.

PASO 4: “Resumen” El cuarto y último paso, es el de “Resumen”. En esta pantalla usted deberá comprobar que toda la información referente al proceso de negociación y a los artículos o servicios que a negociado es la correcta. La información aparece organizada en dos pestañas, “Información del proceso de negociación” y “Artículos”.

Una vez que ha verificado que toda la información es correcta deberá pulsar el botón Ënviar¨ para hacerle llegar su oferta al comprador.

Indica que la agrupación es un lote


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Si la herramienta podium detecta algún error en las respuestas que usted ha proporcionado, en color rojo le aparecerá resaltado el motivo de dicho.

Para corregirlo, basta con pinchar en el enlace que marca el error para que nos lleve al campo específico donde nos hemos equivocado y podamos corregirlo.

Luego deberá volver a resumen y comprobará que el error ha desaparecido.


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Si no desea enviar la oferta en este momento, pulsando el botón “Guardar” podrá mantener los cambios que ha realizado sin necesidad de enviar la oferta. Podrá recuperar su oferta la próxima vez que acceda al botón “Responder”.

Pulsando “Enviar” su oferta quedará enviada. Seguidamente aparecerá un mensaje: -

“Está a punto de enviar una oferta para este proceso de negociación. Haga clic en Aceptar para enviar la oferta o en Cancelar para volver al resumen”. Pulsará “Aceptar”.

La aplicación actualiza automáticamente la información en su ventana cada 3

minutos, por lo que le recomendamos que una vez usted haya enviado su oferta, provoque la actualización de la información, pulsando sobre cualquiera de las pestañas del proceso, de esta forma podrá visualizar la información a tiempo real y comprobar a través del centro de mensajes que su oferta ha sido introducida correctamente.

4.2.2. Introducción de la oferta mediante hoja de cálculo

Puede utilizar esta funcionalidad, siempre y cuando el comprador la haya habilitado a la hora de parametrizar la negociación. Para introducir la oferta mediante un documento Excel pulse, al igual que en el caso anterior, el botón “Contraoferta”. Accederá así al primer paso definido en el proceso de presentación de ofertas.


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Para poder completar su oferta importando los datos desde un documento Excel previamente negociado o aún sin negociar, pulse “Importar información de ofertas” y accederá de esa forma a la siguiente pantalla.

Si no se ha descargado previamente la plantilla a través del botón de acción “Abrir RFX

en Excel”, desde esta pantalla puede descargarse el documento Excel y cumplimentarlo correctamente siguiendo las instrucciones especificadas en la “Cubierta”, tal y como se indicó anteriormente. Una vez negociada la plantilla, la guardará en su ordenador en algún sitio de fácil localización.

En el paso 3 anexará el documento negociado, mediante el botón “Examinar”.

Para anexar un documento, habrá que seleccionarlo y

a continuación pulsar “Abrir”.


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Mediante el cuarto y último paso, descargará toda la información negociada en hoja de

cálculo usando el botón “Importar información de pujas”.

Regresará nuevamente a la primera pantalla de presentación de ofertas al terminar la

importación de datos, con la única diferencia de que encontrará toda la información requerida en el proceso de negociación cumplimentada.

Siempre y cuando esté habilitada esta funcionalidad, la importación de los datos desde el

documento Excel se puede realizar en cada uno de los pasos del proceso de presentación de ofertas.


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4.2.3. Glosario de Iconos

En la herramienta nos vamos a encontrar con una serie de iconos y botones para realizar distintas acciones.

Este icono le indica que nos hayamos antes una RFP o petición de presupuesto

Este icono le indica que nos hayamos antes una RFQ o petición de oferta

Este icono le indica que nos hayamos antes una RFI o petición de información

Son botones opuestos, mediante los que podrá ocultar o visualizar las características de los artículos o servicios

que esté negociando

Mediante el icono del aspa, podrá cerrar la vista del Centro de Mensajes. Por el contrario con el segundo icono podrá desplegar el Centro de Mensajes en la parte central

de la pantalla.

Mediante este icono, podrá configurar qué columnas desea ver en cada una de las filas.

Este icono podrá utilizarlo, para exportar toda la información a un documento Excel.

El sobre amarillo parpadeante le indicará que tiene un mensaje nuevo en el “Centro de Mensajes”.

La aplicación le ofrece la posibilidad de realizar búsquedas en determinadas pantallas mediante el botón representado

por una lupa.

Indica la existencia de una “Cesta de mercado”

Indica la existencia de un “lote¨

Indica que posee la mejor oferta para un artículo

Este icono le indica que en ese artículo su oferta se haya empatada con la de otro participante

Indica que la puja ha igualado el precio objetivo establecido por el comprador

Este icono le indica que nos hayamos antes una Negociación Colectiva o Individual


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4.2.4. Imprimir el borrador de u RFX Cuando estamos participando en un proceso de negociación tenemos la posibilidad de Exportar la información del RFX, de modo que podamos examinar las condiciones sin necesidad de estar conectados al sistema. Esta posibilidad está disponible tanto en el estado de vista preliminar como en el de abierto para ofertas.

Le muestra la entrada de una nueva oferta


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4.2.5. Participación en una negociación de múltiples Etapas Cuando un participante recibe una invitación a una negociación de múltiples Etapas, recibe un correo electrónico, con el siguiente mensaje:

Al mismo tiempo que recibe la comunicación en el centro de mensajes:

El mensaje le indicará que la etapa 1 perteneciente al RFX del remitente se ha iniciado.

Al acceder al evento usted deberá ofertar según la modalidad del mismo. Una vez que se haya finalizado el período abierto para ofertas de la etapa uno el proceso pasa al estado de selección pendiente, en la cual el comprador deberá revisar las ofertas y seleccionar a aquellos proveedores que pasarán a la etapa dos. De esta forma la etapa 1 pasa a estado cerrado y el evento queda pendiente de Ejecución de la siguiente etapa (estado en el que permanecerá hasta que el comprador inicie la etapa dos).


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La siguiente etapa se iniciará para los participantes que hayan sido seleccionados en la

etapa anterior; éstos recibirán un mensaje que les indicará que la etapa 2 ha comenzado, identificando el número (ID) de la puja que ha sido transferida a la nueva etapa, si así lo ha configurado el comprador.

Como se observa en la siguiente imagen, el evento sigue manteniendo el mismo nombre aunque pase a una etapa posterior y cambie de modelo de negociación.


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Una vez finalizado el tiempo de abierto para ofertas de la segunda etapa, el evento pasará a selección pendiente, etapa en la cual el comprador deberá decidir si selecciona o no un ganador, en ambos casos el evento pasará al estado de cerrado.

4.2.6. Histórico de cambios en el evento La herramienta Podium le permite además a la empresa compradora poder modificar determinados parámetros de un proceso en el que estemos participando con el fin de realizar un cambio que permite ajustar de forma más adecuada el evento. Una vez que el comprador finaliza la edición, Podium le notificará de dicho cambio por correo electrónico.

Para poder visualizar los detalles de la modificación usted deberá acceder al proceso y pinchar en la pestaña ¨Histórico de cambios en el evento¨, donde la herramienta le indicará con precisión qué cambios ha realizado la empresa compradora.


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4.2.7. Acceso al Histórico de ofertas

Para visualizar el histórico de todas las ofertas que se han enviado en el evento,

tanto por usted como por la empresa compradora, deberá acceder a dos pestañas:

En la pestaña informativa “Mis Respuestas”, accederá a las últimas respuestas que

envió al comprador, referente a toda la información del proceso de negociación. En el caso de que el comprador entre a contraofertar, su última acción también aparecerá reflejada en esta pestaña.

En la pestaña “Mis ofertas” usted podrá visualizar el histórico de todas las ofertas

se han enviado en relación a los artículos o servicios solicitados.

Última oferta del comprador

Última oferta del proveedor

Últimas ofertas enviadas por la empresa compradora y proveedora


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Desde la pestaña “Mis ofertas” pulsando en “Ver histórico”, podrá acceder al histórico de todas las ofertas enviadas así como las contraofertas recibidas por parte de la empresa compradora. Puede acceder a la misma información desde la pestaña informativa “Proveedores”, el caso de que el comprador la haya habilitado.

4.3. Introducción de ofertas en una Negociación Individual

La participación en una Negociación Individual es idéntica a la participación en una colectiva. La diferencia esencial entre negociación colectiva e individual la encontrará en la adjudicación, ya que en las negociaciones individuales el comprador podrá ir adjudicando a proveedores uno a uno sin necesidad de que la negociación esté en el estado de “Selección Pendiente”.

4.4. Participar en una Solicitud de Oferta

4.4.1. Solicitud de Oferta Abierta

Una Petición de Oferta o RFQ, es aquella negociación dónde el comprador crea y

envía una descripción detallada de sus necesidades a una serie de empresas proveedoras invitadas, las cuales competirán mejorando sus ofertas paulatinamente, respetando unas normas de mejora de oferta que podrá consultar en la pestaña de “Reglas”.

Según lo configure previamente el comprador, para enviar una oferta pueden darse

varias situaciones:

No es necesario realizar ninguna mejora en nuestra oferta. Es necesario mejorar nuestra última oferta enviada. Es necesario mejorar la mejor oferta del mercado. Es necesario mejorar tanto nuestra oferta como la mejor oferta del mercado.


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En el caso que tengamos que realizar una mejora en la oferta, bien sea respecto a

nuestra oferta o respecto a la mejor oferta del mercado, el comprador podrá determinar el Decremento Mínimo, es decir, en cuanto tendremos, como mínimo, que mejorar nuestra oferta. En el caso de existir un decremento mínimo lo podremos consultar en la pestaña de “Reglas”.

La manera de acceder a una Petición de Oferta funciona igual que una negociación, por tanto, la navegación interna por las diferentes pestañas informativas se hará de la misma forma que el caso anteriormente visto.

Información genérica

Botón de Acción

Pestañas Informativas


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El acceso a la información de las diferentes pestañas es el mismo que en el resto de

eventos. La única diferencia radica a la hora de ofertar. En el caso de la negociación debemos acceder al botón contraoferta para poder enviarle nuestra propuesta a la empresa compradora. En el caso de la subasta el comprador puede habilitarle dos formas de ofertar: Mediante el botón ¨Preparar puja¨, que funciona de la misma forma que el botón ¨contraoferta¨ en la negociación, o bien mediante la pestaña ëntrada de puja¨.

Si el comprador nos habilita esta última opción podremos responder directamente en

esta pestaña a toda la información de los artículos, y en el caso de que el comprador establezca alguna condición negociable sobre la información del RFX deberemos entonces acceder a esta pestaña para responder a esta información.

Importante: Debe tener en cuenta que si el comprador establece que alguna condición debe ser obligatoria de responder a nivel de la información del RFX, la herramienta podium no le permitirá ofertar por los artículos hasta que usted no responda a esta información.

En la pestaña “Mis Ofertas”, podemos ver todas las ofertas que vamos enviando. El Estado de cada oferta es un dato muy importante.

Nos podemos encontrar con dos tipos diferentes de estados: “Introducido” y

“Sustituido”. El estado “Introducido” le corresponderá a la última de las ofertas que hayamos enviado. Todas las ofertas anteriores quedarán con el estado de “Sustituido”. Mientras no se produzca el refresco de la pantalla la última oferta se encontrará en el estado transitorio de “En Proceso”.

Al habilitarse el botón amarillo indica que hay preguntas obligatorias que responder antes de poder ofertar por los artículos.


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La columna “Precio”, nos muestra el precio que hemos enviado en nuestra última

oferta, mientras que la columna “Mejor precio”, nos muestra el precio de la oferta ganadora. La próxima oferta que tengamos que realizar, tendrá que mejorar el mejor precio, y si no lo hubiera el de nuestra oferta anterior, cumpliendo además el requisito del decremento mínimo si lo hubiera.

Como hemos comentado en otro capítulo de esta manual, es el comprador quien diseña

la negociación. En una Petición de Oferta, el comprador puede decidir que la competencia sea por Precio, (como el ejemplo anterior), por Puntuación, o por Costes.

Puntuación: La forma de entender la negociación es igual que en el caso anterior, es decir, revisar las pestañas, “Información del proceso de negociación”, “Artículos” y “Reglas”. Al presentar oferta en un RFQ con Puntuación al llegar a la pantalla de “Resumen”, nos encontramos con las siguientes diferencias. Si queremos variar nuestra puntuación, bien porque queremos mejorarla, o bien porque no hemos superado la mejor puntuación, tenemos que pulsar el botón “Anterior”, que nos lleva de nuevo a la pantalla “Introducir Valores”. Tras realizar las modificaciones necesarias pulsamos “Siguiente”, veremos la nueva puntuación que hemos obtenido. Si estamos de acuerdo, pulsamos el botón “Enviar”. Aquí tenemos que fijarnos en la puntuación que nos ha dado el sistema, sin olvidar la puntuación que tenemos que superar, (vista en la pantalla anterior “Introducir Valores”). Al enviar la oferta regresamos nuevamente a la pestaña “Información del proceso de negociación”. En la pestaña “Artículos”, encuentro información tanto de mi última oferta como de la mejor oferta del mercado.

Indica la última oferta que hemos enviado

Precio de la oferta que está ganando

Indica nuestra posición en la subasta

Decremento en base al cual debemos mejorar el ¨Mejor precio¨


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En la pestaña “Mis Ofertas” aparece un resumen con toda la información sobre las ofertas que hemos enviando al comprador. Cada oferta lleva asociada un estado (Sustituido o Introducido).

Coste: Puede encontrarse con una Petición de Oferta, donde la competencia entre los proveedores invitados sea por Coste. En este tipo de procesos de negociación, las ofertas se ordenarán según el coste total de adjudicación que represente para el comprador. El comprador establecerá unas fórmulas de costes teniendo en cuenta factores como la pestaña de “Información del proceso de negociación”, el precio y las características. Se posicionarán primero, aquellas ofertas que tenga el coste total de adjudicación más bajo para el comprador. La operativa a seguir en este tipo de negociaciones, es idéntica al seguido en las Peticiones de Oferta por Puntuación, con la diferencia que su referente será el coste.

En nuestro ejemplo mi oferta es considerada

como la mejor oferta del proceso de negociación

Aparece información sobre la puntuación lograda al presentar nuestra oferta


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“No espere a los últimos segundos para enviar su oferta. Los

retrasos en Internet son impredecibles y una oferta enviada en los últimos segundos puede no ser recibida en el sistema antes del cierre del periodo para recibir ofertas. Una oferta realizada en los últimos segundos no garantiza que vaya a ser la mejor oferta. Las reglas de cierre, si así se establecen, habilitan un periodo de extensión del tiempo nominal suficiente para que otras ofertas sean introducidas. Tenga en cuenta que la herramienta actualiza la información automáticamente cada 5 minutos, por lo que le

recomendamos, que para poder consultar la información a tiempo real provoque usted mismo la actualización de la ventana, pulsando sobre cualquiera de las pestañas de la negociación.”

4.4.2. Solicitud de Oferta Lacrada

La participación en una Solicitud de Oferta Lacrada es similar a la Solicitud de Oferta Abierta que acabamos de ver, con la diferencia de que en este modelo ningún proveedor podrá ver información de otros participantes, salvo la mejor oferta. Así como tampoco la empresa compradora podrá ver la evolución de la subasta hasta que ésta pase al estado de selección pendiente, recién entonces podrá visualizar todas las ofertas recibidas y seleccionar a los ganadores.

¡!

Indica nuestra última oferta introducida solo en relación al precio

Indica la mejor oferta que esta ganando, que en este caso es la nuestra. Al competir por coste, se suma al precio enviado el coste que hay establecido el comprador según como determine las variables.


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Por lo tanto, la única información que podrá visualizarse en esta Solicitud, si el comprador así lo habilita, es la ordenación de las pujas y el mejor precio, como vemos en la siguiente imagen:

4.4.3. Participar en una subasta con Optimización en tiempo real

El comprador tiene la opción de crear un marcador de las mejores pujas de los participantes dentro de la ejecución de un evento. Cuando se haya establecido este marcador, el único cambio que notaremos al participar en un proceso de negociación de este tipo será que podremos visualizar los resultados de la optimización de las pujas que el comprador ha determinado. Estas pujas optimizadas estarán resaltadas en verde tal como podemos observar en el siguiente gráfico.

En una subasta, los proveedores no sólo visualizan sus propias pujas, sino que también pueden ver todas las pujas en el conjunto de optimización.


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El motor de optimización utiliza los siguientes criterios para determinar el óptimo conjunto cuando se basa el rango en el precio:

Tiempo de introducción de pujas: Si el proveedor Ä¨ introduce una puja y el proveedor ¨B¨ introduce la misma puja, el proveedor Ä¨ pasa al conjunto óptimo.

Cantidad de puja: Una vez que los proveedores han introducido las pujas,

Podium intentará cubrir la cantidad a cualquier precio hasta que consiga la cantidad deseada.

Precio de Puja: Tras haber cubierto la cantidad, Podium empieza a combinar

las pujas (y, en algunos casos, a dividir pujas) para ofrecer un óptimo conjunto para la máxima cantidad al precio combinado posible más bajo.

Podremos seguir revisando las pujas, si es el caso, recordando que tan sólo tendremos una puja con la cual competiremos en el mercado. Al revisar una puja, perderemos nuestro lugar en el conjunto óptimo a causa de cualquiera de las reglas de optimización mostradas más arriba.

4.5. Participar en una Subasta

La participación es una subasta es muy similar a la Solicitud de Oferta Abierta que hemos visto en el apartado anterior, pero veamos cuales son las diferencias con cada modelo de subasta.

4.5.1. Subasta Inglesa Inversa

A diferencia de una Solicitud de Oferta Abierta, en la Subasta Inglesa Inversa la adjudicación se realiza de forma automática por la herramienta Podium al proveedor que haya obtenido la puja más baja en la Subasta. Por lo cual en este modelo de subasta en todo momento se podrá ver el mejor precio. A excepción de los eventos por parte del Grupo Telefónica ya no se realizan adjudicaciones automáticas.


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4.5.2. Subasta de Oferta Lacrada a la Inversa

Esta subasta funciona igual que la Subasta Inglesa Inversa que acabamos de ver, con la diferencia de que en la Subasta Lacrada a la Inversa el comprador no ve las ofertas durante el periodo de envío de las mismas, es decir, durante el estado abierto para ofertas.

4.5.3. Subasta a la Baja Inversa (Holandesa)

A diferencia de los dos modelos anteriores, la Subasta a la Baja Inversa es un modelo en el cual el precio no va a la baja sino a la alza, por lo cual su funcionamiento varia en relación a los modelos anteriores. Pero veamos como participar.

En esta subasta el comprador establece el precio inicial para cada artículo y especifica un valor para que el precio aumente a intervalos regulares de tiempo como vemos en la siguiente imagen:

Solamente podrá ofertar un proveedor en esta subasta, será aquel que acepte el precio

que hay en ese momento como Precio actual pinchando en el botón de “Puja rápida”.

Precio actual de la subasta

Intervalo de tiempo restante para que el precio aumente

Cantidad en que va a incrementarse el precio cuando se cumpla el intervalo de tiempo


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En ese momento le aparecerá un mensaje en línea que le mostrará el precio que aceptará y le pedirá que lo confirme pinchando en Ënviar¨. Si no desea aceptarlo basta con que pulse en ¨Cancelar¨ y seguirá participando de la subasta sin haber aceptado ningún precio. Una vez aceptado el precio la Subasta se cerrará automáticamente pasando al estado de ¨Selección pendiente¨, no permitiendo a ningún otro proveedor ofertar por este artículo. Por lo tanto la subasta puede cerrarse por dos motivos: 1. Un proveedor acepte el Precio actual. En este caso se cierra automáticamente y pasa

al estado de Selección Pendiente. 2. Se termina el tiempo de duración de la subasta y ningún proveedor ha ofertado, por

lo cual a la subasta pasará automáticamente al estado cerrado.

Podrá consultar su oferta enviada.


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4.6. Participar en una Petición de Información (RFI)

En las Peticiones de Información el precio y la cantidad no son tan importantes, ya que el comprador lo que quiere es recoger la información básica y necesaria para posteriormente iniciar un proceso de negociación.

Para acceder a una RFI al que hemos sido invitados, el proceso a seguir es el mismo que

con el resto de modelos de negociación. La diferencia la encontraremos a la hora de dar nuestra respuesta, ya que en la pantalla

de introducir puja no tendremos que especificar ni precios ni cantidades, únicamente las respuestas a las preguntas elaboradas por el comprador.

Es muy importante recordar que si el comprador ha establecido que no es obligatorio

pujar por todos los artículos (en el caso que los haya), éstos aparecerán por defecto desmarcados, por lo cual tendrá que seleccionar cada uno de los artículos por los que responderá.

4.7. Participar en una Petición de Presupuesto (RFP)

Su funcionamiento se asemeja a las Peticiones de Información (RFI), aunque en el caso de las RFP podremos aportar algo más que las contestaciones a las respuestas lanzadas por los compradores. Podremos incorporar precios y cantidades a modo de referencia, pero en ningún momento negociaremos con la empresa compradora El papel del comprador, será pasivo, es decir no nos realizará ninguna contraoferta. Sin embargo en las RFP de telefónica si se permite negociar siempre y cuando el comprador modifique el precio. En este caso la actuación del comprador ya no sería pasiva.


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El uso fundamental de este tipo de modelo de negociación para el comprador, es realizar

una búsqueda en el mercado para hacer una preselección de los proveedores que pasarán a formar parte de la negociación final.

5. Eventos con el Grupo Telefónica

5.1. Pasos a seguir antes de poder ofertar Para todos los eventos del grupo Telefónica sean RFP o Subastas básicamente se sigue

los mismos pasos: 1 Revisar detalles de evento; 2 Revisar y aceptar acuerdo, 3 Seleccionar Lotes y 4 Enviar respuesta.

Es en el punto 4 donde se envían todas las respuestas y todos los ficheros que solicita

Telefónica. Y donde se actuará de diferente forma a la hora de negociar según sea una Subasta o una RFP.

Mensaje de evento. En este apartado podemos visualizar todos los cambios que

ha sufrido este evento como la fecha en que se lanzo el evento. Se identifica como MSGXXXX

Histórico de respuesta.

Nos indicara todas nuestras respuestas ingresadas y que han sido aceptadas por la herramienta, estarán identificadas por un ID… dentro de este identificador podremos ver en detalle la puja realizada. La respuesta que este en estado “Aceptada” será la ultima puja valida; Las respuestas que tengan estado “Sustituido” serán las anteriores pujas ingresadas

a) LISTA DE COMPROBACIÓN

En esta lista encontramos los 4 puntos por los que debemos pasar para cada evento sea una RFP o Subasta. Básicamente en los 3 primeros puntos se actúa de una forma muy similar, y sólo en el punto 4 es donde se realiza la oferta por parte del proveedor en el evento. 1. Revisar detalles de evento. En este punto revisaremos los detalles del evento en el

que vamos a participar, es necesario estar correctamente informado de todos los detalles.


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1.1. Descargar contenido. Donde podemos descargar todo el contenido del evento en un archivo Excel o descargaros los Todos los archivos adjuntos del evento, tanto los informativos (pdf) o los que tenemos que llenar y subir a la plataforma (xls).

1.2. Imprimir Información del evento. Crearemos un archivo en formato Word

donde nos indica algunos detalles del evento.

1.3. Declinara Respuesta. Si declina responder su accesibilidad a este evento será retirada de forma temporal. Si decide responder a este evento más tarde, haga clic en el botón 'Intención de respuesta' para este evento.

1.4. Revisar Acuerdo. Nos lleva al punto 2.

2. Revisar y aceptar acuerdo. Si es la primera vez que ingresamos al evento debemos

aceptar los detalles y condiciones del evento.

Recuerde que para participar en los procesos de Telefónica, es necesario que acepte las condiciones de este acuerdo

Si decide NO aceptar la herramienta le regresa al punto 1.


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3. Seleccionar Lotes. Seleccionaremos los lotes por los cuales estamos dispuestos a participar en el evento.

En la pestaña Seleccionar el Uso de Excel podemos cargar los ficheros con nuestras propuestas e información solicitada por el comprador. Primero debemos descargar el fichero donde podemos realizar nuestras ofertas, el fichero lo descargaremos presionando el botón de “Descargar contenido” en la ultima pestaña (otro contenido) podemos ingresar el valor a enviar en el campo “Precio”. Si el comprador ha solicitado mas información lo haremos de la misma forma, solo que en este caso los ficheros deberán ser descargados desde el botón “Descargar Adjuntos”.


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Guardamos el fichero en nuestro ordenador y lo enviamos con el botón “Cargar”.

NOTA: Los ficheros a cargar no pueden sobrepasar los 21 Mb.


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4. Enviar respuesta. En este punto tendremos que aceptar condiciones, cargar ficheros solicitados por el comprador si éste los requiere y enviar la propuesta

5.2. Participar en una Petición de Presupuesto (RFP).

En una RFP el comprador es una parte pasiva del evento. Sin embargo hay ocasiones en

que el comprador podrá modificar el valor “Tope” o “Target”, para de esta manera negociar un mejor precio.

En el punto 4 (Enviar respuesta) nos permite aceptar condiciones, cargar ficheros

solicitados por el comprador y enviar la propuesta.


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Junto al Articulo encontraremos una “i” que nos indicara las reglas como proceder para

cada articulo o lote para el que participemos.

Al sufrir este evento cambios por parte del comprador, estos cambios se reflejaran en el

buzón de Mensajes de Evento si el cambio se refiere al TARGET, significa que el comprador ha cambiado el valor “tope” del RFP. Y deberemos Revisar nuestra respuesta.

Presionando el botón de “Revisar respuesta” y enviaremos una nueva propuesta

basándonos en el nuevo valor Tope que ha marcado el comprador.


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5.3. Participar en una Subasta

5.3.1. Subasta inglesa. En una subasta Inglesa el comprador será una parte pasiva del evento, la disputa por

ofrecer el mejor precio se realizará por parte de los proveedores, siempre mejorando la puja líder.


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Una vez enviada la respuesta podremos ingresar a nuestras pujas. Debemos ingresar al lote por el que pujaremos para visualizar el comportamiento de la

subasta. Si no hemos descargado el contenido del evento y necesitamos información del monto de

la puja que debemos enviar y las bases de esta subasta podemos informarnos de una manera rápida presionando en “i” junto al artículo

En este caso nos indican que siempre debemos mejorar el precio líder, no se permiten

pujas igualadas, la mejora de puja será mínimo de €10 el Valor Tope (valor de inicio) es de €200.

Debemos ingresar al Artículo por el que vamos a participar, en este caso “Articulo 1” y

podremos seguir la evolución de la subasta para este lote. Siempre en una subasta Inglesa debemos pujar para obtener la puja líder, esto podemos realizarlo de las siguientes maneras:

Ingresando nosotros una oferta basándonos en las reglas de mejora o guiándonos por el

botón de “Liderar”, en este caso la plataforma nos calculará una sugerencia de oferta para liderar la subasta, en el caso que estemos de acuerdo en esta sugerencia de oferta pulsaremos el botón de “Enviar lote actual”.

Podremos saber que somos los actuales lideres si junto al precio en la parte izquierda en

Posición tenemos el numero 1 o en el cuadro de Histórico de pujas en nuestra ultima puja nos aparece un sol dibujado.


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5.3.2. Subasta holandesa. En una Subasta Holandesa el comprador fijará un precio base y en un intervalo de

tiempo fijo establecido por el comprador, el precio irá aumentando progresivamente en la misma cantidad. El primer proveedor que puje, aceptará el precio que en ese momento marca la subasta, Y la misma, pasará al estado de selección pendiente no pudiendo pujar ningún otro participante.

Ejemplo: En este caso podemos observar que el precio se ajusta cada 2 minutos (esta información

la observamos en el paso 1 en vista general de eventos y reglas de horario) con el ajuste de puja en 20,00 €.


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Cuando el proveedor observe que el “Actual precio” se ajusta a su presupuesto y

pueda vender el ARTICULO 1 a ese precio deberá pulsar “Enviar aceptación” y confirmar el envío.

El evento pasará de forma automática al estado Selección Pendiente y no permitirá mas

pujas de ningún otro proveedor.


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6. Requisitos técnicos para el acceso a la herramienta

6.1. Requerimientos Hardware de los equipos

Para poder trabajar con las aplicaciones de Adquira España, la configuración mínima y recomendada es la siguiente:

a) Sistema Operativo: Windows 2000 con Service Pack 4, Windows XP (Service Pack 1 ó 2)

b) Ordenador:

Configuración Mínima: Ordenador equipado con procesador Intel Pentium III con velocidad de 1,5 GHz o superior. Configuración recomendada: Ordenador equipado con procesador Intel Pentium IV con velocidad de 1,5 GHz o superior. En el caso de que en el mismo equipo se estén ejecutando simultáneamente otras aplicaciones, es posible que se requiera una mayor capacidad del procesador para que los tiempos de respuesta e las aplicaciones de Adquira sean los adecuados.

c) Memoria RAM:

Configuración recomendada: 512 Mb. En el caso de que en el mismo equipo se estén ejecutando simultáneamente otras aplicaciones, es posible que se requiera una mayor memoria RAM para que los tiempos de respuesta e las aplicaciones de Adquira sean los adecuados.

d) Conexión a Internet:

Configuración Mínima: ADSL con 128 Kbps. de bajada o conexión LAN con igual velocidad o superior. Configuración recomendada: ADSL con 256 Kbps. de bajada o conexión LAN con igual velocidad o superior.

Nota: Las aplicaciones de Adquira España, no están soportadas en plataformas Macintosh.


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6.2. Requerimientos Software de los equipos

Los requerimientos de software para poder trabajar normalmente con las aplicaciones de Adquira son los siguientes:

a) Navegador de Internet: Internet Explorer 6 Service Pack 1 o superior con cifrado de 128 bits. Los navegadores deben de tener Java habilitado. ATENCIÓN: La versión 7 de Internet Explorer no esta soportada en los aplicativos de Adquira. b) Memoria virtual del equipo: Configurada al doble de la memoria física instalada en nuestro equipo. Por ejemplo si tenemos instalada en nuestro equipo una memoria RAM física de 256 MB, tendremos que configurar nuestra memoria virtual en un valor de 512 MB. c) Máquina virtual Java Es necesario tener instalada una máquina virtual Java en el equipo desde el que se vaya a acceder a las aplicaciones de Adquira. Las aplicaciones de Adquira son compatibles con las máquinas virtuales de Microsoft y de Sun.

6.3. Otras Recomendaciones a) Acceso de usuarios con la misma identificación Aunque las aplicaciones permiten que con un mismo identificador de usuario se pueda acceder varias veces a las aplicaciones al mismo tiempo, esta práctica NO SE DEBE DE REALIZAR, ya que se pueden producir pérdidas de información e incongruencia en los datos suministrados por las distintas aplicaciones abiertas. B) Software de firewall Últimamente se han incorporado al mercado software del tipo firewall, que a veces impiden el normal funcionamiento de las aplicaciones. Siempre que nos encontremos con el problema de páginas en blanco o similar, tendremos que proceder a desactivar este tipo de software. Algunas aplicaciones que usan este tipo de software son las siguientes:

-Norton Internet Security (Symantec) -Panda Titanium antivirus -Panda Plantinum Internet Security -Mcafee Internet Security

En un primer momento debemos deshabilitar el propio firewall desde la pantalla de administración de estos productos. Si esta solución no funcionase, deberíamos desinstalar el producto y volver a probar el funcionamiento de los aplicativos.

Esperamos que este manual le ayude en el manejo de Adquira Podium. No dude en ponerse en contacto con nuestro Centro de Atención al Cliente en todo momento. Estaremos encantados de poder ayudarle en todo lo que necesite.


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Para más información sobre los requerimientos técnicos necesarios para la utilización de las herramientas de Adquira España consultar el manual “Requerimientos técnicos para los aplicativos de Adquira”.

7. Microsite de Formación Esperamos que este manual le ayude en el manejo de Adquira Podium y las

Negociaciones del Grupo Telefónica. Para facilitarle el uso de la herramienta puede visitar nuestro Microsite de formación, que encontrará en la Web de Adquira: http://www.adquira.es

No dude en ponerse en contacto con nuestro Centro de Atención al Cliente en todo momento. Estaremos encantados de poder ayudarle en todo lo que necesite.

http://www.adquira.es/�


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SERVICIO DE ATENCIÓN TELEFÓNICA

Lunes a Viernes de 9 a 19 horas

902 424 024

Documents

Negociaciones Avanzadas basadas en · El uso fundamental de este modelo de negociación es realizar una búsqueda de empresas proveedoras en el mercado mediante una preselección,