New PRESIDENCIA DELAREPÚBLICA INFORMEDEAUDITORIA INTERNA · 2017. 10. 27. · @)PRESIDENCIA DELAREPÚBLICA INFORME DEAUDITORIA INTERNA 2) Consejerla PresIdencIal para la PrImera

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1. INFORMACiÓN GENERAL

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

PROCESO: FECHA:

Gestión de Asuntos Políticos Del 24 de julio al 10 deaqosto de 2017.

ACTIVIDAD:1. Oficina del Alto Comisionado para la Paz - Dirección Temática2. Consejeria Presidencial para la Primera Infancia3. Dirección de Gobierno y Áreas Estratégicas4. Dirección para el Sector Privado5. Dirección del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven6. Consejería Presidencial para los Derechos Humanos7. Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal - Descontamina Colombia8. Consejería Presidencial de Seguridad9. Dirección para el Postconflicto10. Alta Consejería Presidencial para las Comunicaciones11. Secretaría de Transparencia12. Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer13. Dirección para Asuntos Políticos14. Alta Consejería Presidencial para las Regiones15. Dirección para Proyectos Especiales16. Fondo de Programas Especiales para la Paz17. Dirección de Política Inteqral para la Lucha contra las droqas ilícitas

RESPONSABLE PROCESO:Dr. Daniel Quiroga, Director de Dirección de Gobierno y Áreas Estratégicas, Líder ProcesoGestión de Asuntos Políticos.OBJETIVO DE LA AUDITaRlA:Evaluar la gestión del proceso Gestión de Asuntos Políticos así como el cumplimiento de losrequisitos técnicos, legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a la mejoracontinua del SIGEPRE.ALCANCE AUDITADO:La evaluación se realizará a la aestión que corresponde al cierre de 2016 y lo corrido de 2017.REQUISITOS: Los relacionados en la caracterización del proceso y en el normograma publicadoen el aplicativo SIGEPRE.AUDITOR L1DERRodrigo Sepúlveda López, Javier Sanabria, Mario Ricardo Méndez Corredor, John WilliamMartínez Dorado, Danny Luz Hurtado Perea, Blanca Cecilia Segura González, Albert FredyCuesta Gómez, José Alexander Hernández Camero, Ingrid Johanna Velasco Martínez, UlianPatricia Morales Rojas, William Alejandro Onofre Diaz, María Dolores Garcia Muñoz.EQUIPO AUDITOR:William Alejandro Onofre, Álvaro Ramírez, Abel Eduardo Quicasaque, Monica SabrinaGuacaneme, Danny Luz Hurtado, José Alexander Hernández Camero, Adriana Paola RodríguezSandoval, Rubiel Alirio Casas, Heiner Wbeimar Aldana, Mauricio Mendieta Daza, María Paulina

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Lozano, Monika Rodriguez, Ingrid Johanna Velasco Martinez, Yenevieve Cuervo, Oiga AlejandraPantoja Romero.

OBSERVADOR:Inés Elvira Montealegre, Hector Alfredo Martinez, Johnny Argumero Ortiz, Esperanza Marcelo,Luis Carlos Mendoza, Dayubiri Robayo Garcia, Arnol Steve Daza, Diana Martínez Gamboa,Giselle Inarid Pava Arias, José lanacio Casallas Acosta.

2. RELACiÓN DE HALLAZGOS

PRINCIPALES ASPECTOS CONFORMES1. Disposición y atención de los auditados, en el desarrollo del ciclo de Auditoria Interna alSIGEPRE 2017, permitieron cumplir con el objetivo propuesto.

2. Compromiso e interés de los directivos por mantener y mejorar el Sistema Integrado deGestión de la Presidencia de la República.

3. Compromiso y profesionalismo de los equipos de trabajo del proceso Gestión de AsuntosPolíticos, en la consecución de los objetivos institucionales.

4. Definición e implementación de estrategias misionales, de referencia tanto nacional comointernacional y orientadas a responder las necesidades de los clientes externos:

1) Oficina del Alto Comisionado para la Paz: Se destacan las labores coordinadas en elequipo de trabajo a través del seguimiento y aplicación de controles que han permitido ellogro de los objetivos institucionales, con eficiencia en la prestación de los sub-servicios,brindando apoyo a las medidas para el alistamiento y seguimiento a la implementaciónde los acuerdos de paz, incluyendo la Secretaria Técnica de la Comisión de Seguimiento,Impulso y Verificación de la Implementación del Acuerdo final para la Terminación delConflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera

2) Alta Consejería Presidencial de Comunicaciones: la creación y aplicabilidad de laherramienta SAMI, facilitando la automatización del trámite Campañas Publicitarias delas entidades públicas del orden nacional, coordinando los lineamientos de publicidad yunificando criterios frente al manejo de la imagen de las instituciones que integran laAdministración Pública, que a su vez permite optimizar la utilización de recursos públicos.

3) Consejería Presidencial para la Primera Infancia: la eficaz articulación y coordinaciónde la Estrategia Nacional de "Cero a Siempre", garantizando el desarrollo infantil desdela gestación hasta los seis años, siendo reconocida a nivel Nacional con la participaciónde diferentes Entidades del Estado, del sector privado y la colaboración y cooperaciónInternacional.

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4) Consejeria Presidencial para Equidad de la Mujer - CPEM: se evidencia elfortalecimiento que la CPEM ha brindado para el adecuado funcionamiento delObservatorio de Asuntos de Género, dado que es un instrumento de consulta para lasorganizaciones, academia, entidades y otras partes interesadas.

5) Alta Consejeria Presidencial para las Regiones:

a) Desarrollo e implementación de la aplicación APP, permitiendo fortalecer lacomunicación e interacción con Gobernadores y Alcaldes.

b) La herramienta de seguimiento que se desarrolla al interior de la Alta Consejeria, ala gestión de los compromisos regionales, lo que ha permitido un seguimiento eficazy eficiente.

6) Dirección del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven: aplicabilidad dePlataformas Tecnológicas: JUACO y sí JOVEN, especializadas en datos relevantes de ypara la población juvenil en Colombia.

7) Descontamina Colombia: Estrategias de articulación efectiva bajo estándaresnacionales e internacionales para Desminado Humanitario, Asistencia a Victimas yEducación en el Riesgo de Minas, logrando resultados de impacto, contribuyendo en ladisminución de victimas por Minas, asi: en 2015, se registraron 222 víctimas; en 2016,84 victímas y en lo corrido de 2017,16 victimas.

8) Consejería Presidencial para los Derechos Humanos: trabajo articulado con lasentidades del Plan Marco y las mesas preparatorias, permitiendo aunar esfuerzos parael avance de la Política en Derechos Humanos.

5. Capacidad de gestión para obtener apoyo con Organismos de Cooperación Internacionalpara contribuir en el cumplimiento de las metas defínidas por la Consejería Presidencial parala Equidad de la Mujer.

6. El modelo de gestión funcional del AICMA, en sus componentes de DireccionamientoEstratégíco, Pilares Misionales, Coordinación y Soporte, Retroalimentación - Acción, yEvaluación, Seguimiento y mejora, que le han permitido identificar cómo coordinar elfuncionamiento interno para alcanzar resultados.

7. La información contractual completa y veraz de FONDOPAZ, a través del uso de una basede datos que permite conocer desde la solicitud hasta el estado final del contrato; que a suvez es insumo para la presentación de informes a los entes de control.

8. Se evidenció en la Secretaría de Transparencia la implementación y mantención de lacalificación de información en el aplicativo Taurus, detallando la TRD, lo que permitióestablecer controles a la información producida por la Secretaria.

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9. La estrategia adoptada para descentralizar la operación del SIGEPRE como la labor de losEnlaces del Proceso, han permitido el registro de la información con calidad y una gestiónorientada al resultado.

10. Estrategias de seguimiento y medición del Proceso, que han permitido promover la toma dedecisiones y adoptar acciones, para asegurar el mantenimiento y mejora del SIGEPRE.

11. Se observó una aplicación efectiva de los controles establecidos para el seguimiento alcumplimiento de los objetivos y metas misionales así como una correcta prestación delservicio.

12. La estrategia de socialización interna de los valores institucionales, permite fortalecer unacultura organizacional más comprometida y sensible a las necesidades de los clientesexternos.

13. Difusión al interior sobre los cambios y ajustes en los documentos del SIGEPRE, lo que hagenerado un mayor interés en el manejo de la herramienta yen los beneficios que obtiene aldisponer de información actualizada.

14. La estrategia adoptada para dar trámíte y respuesta a las peticiones, sugerencias, quejas yreclamos, permitiendo la respuesta oportuna de las PSQR, en dependencias como: laConsejeria Presidencial para la Equidad de la Mujer, en la Consejería Presidencial para laPrimera Infancia, en la Dirección de Gobierno y Areas Estratégicas, Dirección para el SectorPrivado y Dirección de Colombia Joven.

15. La implementación de instrumentos de autocontrol, que permite evidenciar el cumplimientode la Ley 1712 del 2014 sobre la publicidad de los informes de supervisión de los contratos ydemás documentos producidos por dependencias como: la Consejería Presidencial para laEquidad de la Mujer y Consejería Presidencial para la Primera Infancia.

16. Los controles internos aplicados en los riesgos, en la programación y ejecución de lascomisiones así como en la ejecución del plan anual de adquisiciones, permiten detectardesviaciones y adoptar correctivos.

17. Las acciones definidas en los planes de mejoramiento fueron eficaces porque permitíeroneliminar la causa que generó la No Conformidad así como implementar nuevas acciones demejora:

1) Oficina del Alto Comisionado para la Paz

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1) OM - 0289 fueron eficaces, porque permitieron la actualización de los riesgos de laOficina del Alto Comisionado para la Paz y su Dirección Temática, observándoseme'ora continua en el roceso.

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2) Consejerla PresIdencIal para la PrImera Infancia

1) NCR-0463 Proyectos de infraestructura para la Atención Integral a la Primera Infancia2) NCR-0318 AP-Convenio 330-123) OM-0307 Formato de seguimiento a proyectos de Infraestructura4) OM-0231 Apoyar al ICONTEC en el proceso de formulación de una nueva norma

técnica que regule los espacios de educación inicial.

3) Dirección de Gobierno V Áreas Estratégicas

1) OM-0332 AP-DGAE Control de cambios en indicadores de tableros de control decompromisos del gabinete, permitiendo una gestión más eficiente.

4) Dirección del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven

1) OM-0275 AP- Sistematización información de clientes de Colombia Joven permitieronconstruir la base de datos de la población beneficiara y partes interesadas.

5) Consejerla Presidencial para los Derechos Humanos

1) NCR-0562, se observó que se dio amplia difusión de los documentos nuevos delSIGEPRE, en SPI y designaron responsables para el seguimiento.

2) NCP-0239, en la vigencia 2017, se logró incrementar el porcentaje al 88%compromisos, comparativo al de la vigencia 2016 que fue del 0%.

3) NCP-0223, En la vigencia 2016 se presentaba comprometido el 5% de los recursos,en el 2017 se incrementa al 76%.

4) NCR-0570, a junio 30 de 2016 presenta un avance del 44.56% y en diciembre lograronla meta del indicador en 98.62%.

5) NCR-0520, se realizó la verificación donde coincide la información publicada en lapágina Web y la reportada en el SIGEPRE, designaron un responsable para elseguimiento que verifica y revisa antes de publicar.

6) NCP-0222, redujeron los indicadores atendiendo la observación que pasó de 24 a 12,las mediciones son semestrales.

7) OM-0264, realizaron un plan, capacitaron en control y seguimiento de gestióndocumental.

6) Dirección para el Sector Privado"

1) OM-0323 AP-Seguimiento mensual a los temas de la Dirección para el Sector Privado,lo que permitió un eficiente registro de información en el aplicativo SIGEPRE.

7) Dirección para el Posconflicto



1) OM-0285 AP- Clasificación y seguridad de la información de la Dirección para elPosconflicto permitieron calificar la información de la Dirección y se declara la eficaciade la mejora en mención.

8) Alta Consejería Presidencial de Comunicaciones

1) OM-0316 AP-DACPC-Descentralizar y fortalecer la supervisión de contratos a cargodel despacho ACP de Comunicaciones, evidenciado en el control y seguimiento porparte de los supervisores para el cumplimiento de los contratos.

9) Secretaria de Transparencia

1) OM-0287 "Archivo Digital de expedientes relacionados con las PSQR calificadas comoCasos Estratégicos por el Secretario de Transparencia" Eficaz.

2) OM-0256 "Registro y Control de Denuncias al Interior de la Secretaria" Eficaz.3) OM-0320 "Organización Archivo Digital plan de mejora sr Eficaz.

10) Consejería Presidencial para Eguidad de la Mujer

1) NCR-0281: AP - No se evidencia control y seguimiento al Observatorio de Asuntos deGenero.

2) NCR-0536: AP-Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - Consejeriapara la Equidad de la Mujer.

3) NCR-0527: Incumplimiento metas plan de acción CPEM.4) NCP-0214: AP - Cumplimiento de planeación operativa.5) OM-0279: Mecanismos para el seguimiento de la transversalización del enfoque degénero en los ámbitos nacional y territorial.

11)Dirección para Asuntos Políticos

1) NCR-0483 AP- Secretaria de las mesas políticas, a cargo de la dependencia.

12) Fondo de Programas Especiales para la Paz- FONDOPAZ

1) NCR""()564 logrando la utilización de la Imagen institucional en los informespresentados por el FONDO.

2) OM-0290 - Completar el procedimiento de ejecución presupuestal código P-GF-14para el caso especifico del Fondo de Programas Especiales para la Paz: se pudoevidenciar que el procedimiento fue actualizado incluyendo lo siguiente: Nota: En elcaso de Fondo Cuenta el CDP es elaborado por el Servidor Público asignado por elOrdenador del Gasto del Fondo Cuenta. Adicionalmente el Fondo Cuenta llevará unregistro propio en un archivo Excel, en donde se realizará el seguimiento de lae .ecución resu uestal de certificados de dis onibitidad resu uestal com romisos



presupuestales, con el fin de mantener control de los saldos de apropiación. En laprueba de recorrido se evidenció que se cuenta con un cuadro en Excel de control enel cual se registra la información.

RELACION DE NO CONFORMIDADES REALESció n del Problema + Evidencia Ob"etiva + Re uisito Incum lido

1. No se evidencian registros de los servicios de articulación, seguimiento y coordinación quepresta la Dirección para el Posconflicto, como se observó en:

al Los talleres de coordinación con entidades del orden nacional para el seguimiento a lospuntos del acuerdo: No se documentan los resultados del mismo.

b) No se documentan los compromisos y el respectivo seguimiento, acordados en mesaspreparatorias y técnicas.

Incumpliendo la Caracterización del Proceso Gestión de Asuntos Políticos, el numeral 6.Lineamientos Generales para la prestación de los servicios misionales del M-AU-01 Manualde Servicios Misionales, el literal el del numeral 7.5.1 control de la prestación del servicio, elnumeral 7.5.3 Identificación y trazabilidad de la NTC GP 1000.2009.

2. Desconocimiento del uso y beneficios del sistema SIGEPRE, como se evidenció en la pruebade recorrido al indagar el uso del aplicativo con el equipo de trabajo de FONDOPAZ.Incumpliendo el numeral 5.6 Responsabilidad y autoridad - todo el personal, establecido enel Manual del SIGEPRE M-DE-02.

3. Se determinó que la información publicada en el micrositio de FONDO PAZ - Contratación ypagos se encuentra desactualizada, como se evidenció al encontrar la Resolución 3016 del31 de diciembre de 2010, la cual fue derogada mediante Resolución 0345 de 2016.Incumpliendo el artículo 3 de Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Accesoa la Información Pública Nacional y el aspecto transversal de Información y Comunicacióndel MECI 2014.

4. La actividad de "Codificar las obligaciones de acuerdo con la parametrización de SistemaS.I.I.F, el Régimen de Contabilidad Pública, y la naturaleza del gasto, contabilizar y aprobarlas obligaciones y deducciones de acuerdo con lo definido en la Cuenta de Pago." no la estárealizando el Grupo de Contabilidad de FONDO PAZ, como se evidenció al observar queremiten la información sin verificar la correcta codificación, generando reprocesos, dado queel proceso de codificación lo está realizando el grupo de Central de Cuentas. Incumpliendolo dispuesto en la actividad 15 del procedimiento P-GF-14 Ejecución Presupuestal delProceso de Gestión Financiera.

5. No se están elaborando las actas en las que se evidencie la realización de las sesiones, comose observó en la Conse"ería Presidencial ara los Derechos Humanos al solicitar las



actas, mismas que no fueron aportadas durante el proceso auditor. Incumpliendo loestablecido en el artículo 11 del Decreto 4100 de 2011 y el artículo 4 del Decreto 4690 de2007.

6. No se efectuó análisis de los resultados obtenidos en la evaluación de satisfacción del cliente,como se evidenció al indagar por las acciones tomadas con ocasión de [a calificación de 3.48dada por las Entidades Estata[es a los servicios que presta la Consejería Presidencial paralos Derechos Humanos, sobre lo cual se informó que no se ha realizado. lncump[iendo lodispuesto en el numeral 10. Mecanismos de Evaluación de cumplimiento en el Servicio delManual de Servicios Misionales M-AU-01, e[ numeral 8.4 Análisis de datos de [a NTC GP1000 Yel control de evaluación en el componente de planes de mejoramiento del MECI 2014.Transversal a Proceso de Atención al Usuario.

7. Se determinó que la información publicada en el micrositio de [a Secretaría de Transparenciano se encuentra completa, como se observó en el sitio webhttp://www.secretariatransparencia.gov.co/secretaria/P aginas/marco-normativo. aspx, al noencontrar la normatividad, como: el Conpes 3867, Conpes Social 167 de 2013, la DirectivaPresidencial 01 de 2015 y la Ley 1712 de 2014 asociada a la Secretaria de Transparencia.Incumpliendo el Principio de Transparencia establecido en la Ley 1712 de 2014 deTransparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y el aspectotransversal de Información y Comunicación del MECI 2014.

8. Existen debilidades en el seguimiento y control de las actividades del Plan de Acción, no seregistran los avances con oportunidad y no se adjuntan los entregables, como se evidencióen los siguientes casos:

1. Secretaria de Transparencia

a) La actividad "1. Administrar los riesgos a cargo de [a dependencia R-PAAPC-2017"de [a estrategia 3, no evidencia entregable de los riesgos monitoreados.

b) La actividad "Preparar y entregar insumos técnicos para la ejecución del presupuestoprogramado en el Plan Anual de Adquisiciones de la dependencia" de la estrategia 4de la Secretaría de Transparencia no presenta evidencias del entregable"comunicaciones remitiendo estudios al Área de Contratos", a pesar que se habíarealizado dentro de [os tiempos establecidos y están cargados como archivos adjuntosde ías acciones desarrolladas.

e) En las actividades de la Estrategia 8 ("2. Realizar seguimiento al Conpes 167, primersemestre 2017" y "4. Realizar seguimiento al Conpes 3867, primer semestre 2017")pese que las actividades tienen fecha de finalización el 15/07/2017, no se evidenciósolicitud para ampliar la fecha ni reportes de avances.

2. Conse"ería Presidencial

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ara la Primera Infancia

~,."

http://www.secretariatransparencia.gov.co/secretaria/P


a) La actividad 282 "Gestionar espacios de acompañamiento técnico y seguimiento alas metas en el marco de la po/itica pública" de la estrategia No. 7 se encuentravencida y sin entregables.

b) No se cumplió con el entregable de la actividad 3A2 "Elaborar propuestasarquitectónicas para el desarrollo de proyectos de infraestructura para la atenciónintegral a la primera infancia en el marco de la estrategia De Cero a Siempre" de laestrategia 8.

3. Alta Consejería Presidencial para las Regiones

a) No se registran oportunamente los avances y soportes de las actividades de lasEstrategias 4, 5, 6, 7 Y 8 del Plan de Acción publicado en el SIGEPRE.

4. Dirección para Asuntos Políticos

a) Se encontraron documentos y actas que hacen referencia a listados de asistencia, enel que no coincide el número de personas que figuran. Existen listados de asistenciaen el que algunos asistentes no firmaron.

b) No se realizó el registro y cargue oportuno de los avances y soportes de actividadesdel Plan de Acción.

5. FONDOPAZ

a) En la estrategia 6, el valor del presupuesto cargado no corresponde al presupuestovigente.

b) En la estrategia 5, la fecha en el registro de las actividades no corresponde a la fechaen la cual se desarrollaron las actividades. En las evidencias cargadas del período04/08/2017 al 08/08/2017 no se adjuntan los entregables establecidos en lasactividades formuladas en el Plan de Acción.

e) Se evidenció que las actas que soportan la evidencia documental de las actividadesprogramadas, no están numeradas y firmadas, y otras sin la totalidad de las firmasrequeridas.

Incumpliendo con el numeral 4.2.4 Control de los registros, el 8.2.3 seguimiento y mediciónde los procesos de la NTCGP 1000, con el Control de Evaluación y Seguimiento, en elcomponente de Autoevaluación Institucional del MECI 2014 y las actividades 17,27 Y 28 delProcedimiento de Formulación y Seguimiento a la Planeación Institucional P-DE-01 y loslineamientos internos estableci os or el Proceso de Direccionamiento Estraté ico del


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Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia - SIGEPRE. Transversal al proceso deDireccionamiento Estratégico.

9. No se evidencia análisis de datos que demuestre idoneidad, eficacia del proceso ni tampocoque estos permitan identificar oportunidades de mejora frente a las mediciones realizadas através de la recopilación de información, como se evidenció en la Dirección para elPosconflicto en la revisión del análisis del indicador Gestión de Proyectos de respuestarápida implementado al registrar que, "16 proyectos están en 100% de implementación",situación que es contraria a los soportes adjuntados, no se encuentra el avance porfocalización, no se analizan los datos en términos de la descripción del indicador en cuantoa si se está generando confianza y a la estabilización en el periodo inmediatamente posteriora la firma de los acuerdos de paz. Incumpliendo el procedimiento Formulación, Registro yAnálisis de Indicadores P-DE-02, el numeral 8.4 Análisis de datos, el literal c) de la NTC GP1000 Yel control de evaluación en el componente de planes de mejoramiento del MECI 2014.Transversal al Proceso de Direccionamiento Estratégico.

10. Existen debilidades en el monitoreo y descripción de la aplicabilidad de los controlesasociados a los riesgos, como se evidenció en la Dirección para el Posconflicto al encontrarque no se aplican los controles del riesgo "Demoras en la implementación de los proyectosde la Estrategia de Respuesta Rápida", como se evidenció al evaluar la aplicación del control"Realizar el seguimiento a los avances en la implementación de los proyectos de respuestarápida mediante un Tablero de Contror al encontrar que no existe definido el tablero decontrol. Incumpliendo el numeral 4.1 Requisitos Generales, 8.2.3 Seguimiento y Medición delos procesos de la NTC GP 1000:2009; el módulo de Planeación y Gestión, el 1.3.3 análisisy valoración del riesgo, el control de evaluación y seguimiento en el componente deAutoevaluación Institucional del MECI 2014; el numeral 6.4.1 controles y el numeral 6.6.1monitoreo, de los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01 Versión 12.Transversal al Proceso de Direccionamiento Estratégico.

11. Existen debilidades en el control de los documentos de los procesos, no se actualizan a partirde la normatividad vigente, como se evidenció en los siguientes casos:

1. Dirección para Asuntos Políticos

al El normograma del proceso se encuentra desactualizado, porque no se publicó elDecreto 672 del año 2017.

b) No se están utilizando los documentos adecuados para relacionar las actividadesque realiza el área, modifican los formatos controlados en el SIGEPRE.

2. Oficina del Alto Comisionado para la Paz

a) La utilización de documentos con versiones desactualizadas, como se evidenció en elPA-2015-2018 Oficina del Al o Comisionado ara la Paz, en la estrate ia 6 Facilitar la



información y fomentar la participación de la sociedad civil alrededor de faconstrucción de paz y ejercer fa Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Paz 2017,al encontrar las siguientes actas como soporte de las actividades y elaboradas en laversión 3 del 19/jul/2013: ACTA 14-03-2017.pdf: ACTA 16-02-2017.pdf, ACTA 23-03-2017.pdf, ACTA 28 DEMARZO.pdf, y el ACTA 9-06-2017.pdf en formato F-DE-11, sinaplicar la versión 4 del 12/abr/2016.

b) El normograma de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz se encuentradesactualizado en las siguientes normas:

i. Ley 671 de 2017ii. Decreto 1096 de 2017iii. Decreto 1174 de 2016iv. Decreto 1753 de 2010v. Decreto 885 de 2017vi. Ley 1820 de 2016vii. Ley 900 de 2017viii. Ley 901 de 2017

5. Secretaria de Transparencia

a) En el normograma al encontrar normatividad derogada como, el Decreto 124 del 26de enero de 2016, el Decreto 1494 de 2015 y el Decreto 4637 del 9 de diciembre de2011.

Incumpliendo lo establecido en el Procedimiento de Generación y Control de Documentos ycon el numeral 4.2.3 Control de Documentos y el literal (b), (c) y (f) de la Norma Técnica deCalidad en la Gestión Pública 1000 y el MECI 2014 en el componente de Información yComunicación. Transversal al proceso de Direccionamiento Estratégico.

12. Se evidencia el incumplimiento del cronograma de Transferencias Primarias al archivocentral, como se observó para las dependencias:

a) ACP para las Comunicacionesb) Consejeria para los Derechos Humanose) Secretaria de Transparencia.d) Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal - Descontamina

Colombia.e) Consejería para la Equidad de la Mujer.

Incumpliendo la Tabla de Retención Documental de la dependencia y el numeral 4.5.1Transferencias Primarias al Archivo Central del Manual de Gestíón Documental M-GD-01, elControl de Registros 4.2.4 de la NTC GP 1000 Y el componente de Información yComunicación Interna y Externa del MECI 2014. Transversal al proceso de GestiónDocumental.


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13. No se aplican 105 lineamientos de organización y archivo, como se evidenció en:

a) Dirección para el Posconflicto: Las series documentales Actas de Subcomité deControl Interno y Documentos de Proyectos de rápida Respuesta al encontrarlas sinrótulo, sin índice, con documentos que no corresponden a las series definidas en la TRD.

b) Alta Consejería Presidencial ara las Comunicaciones: en la carpeta de las actas delos Subcomités de Control Interno de las vigencias 2016 y 2017, al no encontrarlaorganizada; y en el contenido del acta del primer subcomité de 2017 al encontrar que 105asistentes a la reunión no concuerdan con 105 firmantes.

Incumpliendo el numeral 4.4 Organización del Manual de Gestión Documental M-GD-Ol, elnumeral 4.2.4 Control de Registros de la NTC GP 1000 Y el eje transversal de Información yComunicación del MECI 2014. Transversal al Proceso de Gestión Documental.

14. No se encuentran publicados 105 informes de supervisión en la página web de la Entidad,como se evidenció en la revisión de:

a) Consejeria Presidencial para los Derechos Humanos: de 105 contratos 042-17, 067-17,075-17 Y 105 de la vigencia 2016.

b) Secretaría de Transparencia: 105 contratos 021-16,032-17,027-17,034-17 a los cualesles falta la publicación del mes de Abril, y el contrato 036-17 el informe del mes de Mayo;como tampoco el Convenio Interadministrativo 070-17 con FONADE, el cual no ha sidocreado en la página Web y por lo tanto no tiene los informes respectivos.

Incumpliendo lo establecido en el literal g) del artículo 11 de la ley de transparencia 1712 de2014, el Decreto 1081 de 2015, Articulo 2.1.1.2.1.8; el aspecto transversal de Información yComunicación del MECI 2014 y el numeral 2.6.2 del Manual de Contratación de la Entidadcódigo M-SS-Ol (Versión 17). Este aspecto deberá ser reformulado en la Mejora NCR-0495. Transversal al proceso de Adquisición de Bienes v Servicios.

15. No se dio respuesta oportuna a los Derechos de Petición allegados a la Entidad, como seevidenció en:

1) Alta Consejeria Presidencial para el Posconflicto: EXT17-00040660, EXT17-00060327, EXT17-00050275, EXT17-00058700, EXT17-00060492, EXT17-00062026,EXT17-00058147, EXT17-00054785, EXT17-00060557, EXT17-00015883 vencidos.

2) Consejería Presidencial de Seguridad: EXT17 -00060083, EXT17 -00050951, EXT17-00030243 vencidos.



3) Consejería Presidencial para los Derechos Humanos: EXT17-00006001, EXT17-00022072, EXT17-00012246, EXT17-00042500, EXT17-00050244, EXT17-00054705vencidos.

4) Alta Consejeria Presidencial para el Sector Privado y Competitividad: EXT17-00001672, EXT17-00007695 vencidos.

5) Alta Consejeria Presidencial para las Regiones: EXT17-00016697, EXT17-00043107 vencidos.

6) Dirección para el Posconflicto: EXT17 -00006897, EXT17 -00005061, EXT17-00046764, EXT17-00059167 vencidos. En la mesa de trabajo se acordó gue la mejoraOM-0349 en ejecución, deberá reformularse para dar tratamiento a este aspecto noConforme.

7) Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal - DescontaminaColombia: como se evidenció en la revisión de las comunicaciones, EXT17-00050501,EXT17-00010330, EXT17-00013627 y EXT17-00029381.

8) Dirección para la Sustitución de Cultivos lIicitos: EXT17-00001181, EXT17-00012586, EXT17-00011030, EXT17-00022175, EXT17-00011035, EXT17-00012164,EXT17-00017822, EXT17-00030251, EXT17-00036065, EXT17-00033504, EXT17-00023159, EXT17 -00024528, EXT17 -00024539, EXT17 -00024542, EXT17 -00024549,EXT17 -00024568, EXT17 -00033265, EXT17 -00037 451, EXT17 -00037 458, EXT17-00045793, EXT17-00044218, EXT17-00039219, EXT17-000421 08, EXT17-00045598,EXT17-00047151, EXT17-00060485, EXT17-00047281, EXT17-00055398, EXT17-00049416 vencidos.

9) Fondo de Programas Especiales para la Paz: EXT17-00005571, EXT17-00047126vencidos.

10) Oficina del Alto Comisionado para la Paz: EXT17-00008846, EXT17-00016955,EXT17-00014176, EXT17-00015225, EXT17-00017104, EXT17-00013841, EXT17-00019332, EXT17 -00015892, EXT17 -00034 764, EXT17 -00032577, EXT17 -00026793,EXT17 -00026512, EXT17 -00036876, EXT17 -00032946, EXT17 -00024278, EXT17-00031992, EXT17 -00029433, EXT17 -00034606, EXT17 -00033222, EXT17 -00036846,EXT17 -00040975, EXT17 -00042262, EXT17 -00040634, EXT17 -00037131, EXT17-00046843, EXT17 -00037289, EXT17 -00043213, EXT17 -00038448, EXT17 -00038009,EXT17-00044760, EXT17-00044731, EXT17-00044754, EXT17-00044697, EXT17-00057805, EXT17 -00060684, EXT17 -00052318, EXT17 -00059181, EXT17 -00062210,EXT17 -00051398, EXT17 -00049206, EXT17 -00054541, EXT17 -00055016, EXT17-00057760, EXT17 -00048523, EXT17 -00050663, EXT17 -00051892, EXT17 -00054215,EXT17 -00056258 vencidos.

Código: F-EM-03 (Versión: 05) ~3de23


11) Secretaría de Transparencia: EXT17 -00033634, EXT17 -00041762, EXT17-00046249, EXT17-00054672, EXT17-00052287 vencidos.

Incumpliendo la Ley 1755 de 2015, Resolución 0987 de 2016 (Por la cual se reglamenta eltrámite interno del Derecho de Petición), el Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04 yla NTC GP 1000 7.5.4 Propiedad del cliente. Transversal al Proceso de Atención alUsuario.

16. Existen debilidades en el manejo del aplicativo SIGOS de FONDOPAZ, como se evidencióen el comunicado EXT17-00005571 al cual se dio respuesta mediante correo electrónico el26 de mayo de 2017, pero no se terminó el trámite en el aplicativo SIGOS, registrando unvencimiento de 13 días. Incumpliendo el Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04.Transversal al Proceso de Atención al Usuario.

17. Las acciones propuestas e implementadas en las mejoras no fueron eficaces, como seevidenció en:

1) Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal - DescontaminaColombia

al NCR-0537 AP-Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - DirecciónAICMA no fueron eficaces, como se evidenció al observar que la DirecciónDescontamina Colombia obtuvo una baja calificación en la evaluación de EntidadesEstatales de 2.67. En la mesa de trabajo se determinó que la mejora NCR-0537podrá cerrarse como No Eficaz y se deberá asociar la Mejora NCR-0599 AP-Evaluación Servicios Misionales 2016 -Entidades Estatales - Dirección AICMA,que se encuentra en ejecución y seguimiento y sus acciones dan tratamiento ala no eficacia de la mejora NCR-0537

2) FONDO PAZ

al NCP-0226 Saja Ejecución Proyectos Priorizados a pesar de que se cumplieron todaslas. actividades programadas en el Plan de Mejoramiento estas no fueron eficaces, alevidenciar que el contrato interadministrativo de gerencia Integral de Proyectos Nro.191 de 2014 suscrito con FONADE, aún no se ha liquidado a pesar de que éste terminóen octubre de 2016 y presenta un saldo por ejecutar, que deberán reintegrar recursosa la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

bl NCR-0227 - índices en las Carpetas de Contratos, se ha avanzado en esta actividad ylas carpetas que son entregadas al Grupo Interno de correspondencia del Fondocumplen con las normas de archivo establecidas, sin embargo las carpetas que seencuentran en gestión no están foliadas, ni cuentan con sus respectivos índices, portanto las actividades formuladas no han sido eficaces. En la mesa de Trabajo, sedeterminó Que oara cerrar esta meiora NCR-0227, se deberá asociar la Meíora

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NCR-0586 GD - Aplicación de series y subseries, que se encuentra en ejecucióny seguimiento y sus acciones dan tratamiento a la no eficacia de la mejora NCR-0227.

3) Oficina del Alto Comisionado para la Paz

a) OM -0294 porque las PSQRS allegadas en el primer semestre a la Oficina del AltoComisionado para la Paz y su Dirección Temática no fueron contestadas de formaoportuna.

Incumpliendo el procedimiento de formulación, seguimiento y evaluación de planes demejoramiento P-EM-06, numeral 8.5 de la NTC GP 1000 Yel MECI en control de evaluación,componente Planes de Mejoramiento. La. Las mejoras se devolverán al paso deformulación y deberán reformularse en un nuevo plan. Transversal al Proceso deEvaluación, Control v Mejoramiento.

OBSERVACIONES (No Conformidades Potenciales)ción de la Observación + Evidencia Ob'etiva + Posible re uisito a Incum lir

1. Se observaron debilidades en los controles que ejercen los supervisores, como se evidencióen la entrevista con el equipo de FONDO PAZ, al observar que los supervisores de loscontratistas que se encuentran en las zonas veredales, no están entregando ladocumentación en forma oportuna, generando demoras en el pago de los honorarios. Lo quepodría afectar el PAC programado, las metas presupuestales y el numeral 2.2.3.1.2.4 Manualde Contratación del DAPRE.

2. Se observaron debilidades en la organización del archivo físico de la ConsejeriaPresidencial para la Primera Infancia sujeto de transferencia documental, como seevidenció en la verificación de los documentos a transferir al encontrar los de la vigencia 2016en una A-Z. Posible incumplimiento a lo establecido en el numeral 4.4 del M-GD-01 Manualde Gestión Documental, el numeral 4.2.4 Control de Registros de la Norma NTC GP 1000 Yel elemento de Información y Comunicación Interna y Externa del MECI 2014. Transversalal proceso de Gestión Documental.

3. Se observaron debilidades en el seguímiento y control de los registros que son soporte deactividades del Plan de Acción, como se evidenció en la Consejeria Presidencial deSeguridad al encontrar en el aplicativo SIGEPRE que el documento "Hechos de Afectacióncontra líderes defensores de DD.HH. y actuación Institucionaf' se anexó como soporte de laactividad "Realizar el seguimiento a los indicadores de seguridad y convivencia ciudadana",teniendo en cuenta que no es un documento elaborado por la Consejeria. Lo que podríaafectar el cumplimiento del numeral 4.2.4 Control de Registros, el 8.2.3 seguimiento ymedición de los procesos de la NTCGP 1000, con el Control de Evaluación y Seguimiento,en el com onente de Autoevaluación Institucional del MECI 2014 las actividades 17, 27

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28 del Procedimiento de Formulación y Seguimiento a la Planeación Institucional P-DE-01.Transversal al Proceso de Direccionamiento Estratégico ..

4. Se observaron debilidades en la definición y aplicación de controles que mitiguen lamaterialización del Riesgo, como se evidenció en la Secretaria de Transparencia en elmonitoreo del riesgo para el segundo trimestre de 2017 donde se informó que" Se monitoreael riesgo Falta de oporlunidad en la publicación de información que produzca el observatoriode transparencia y anticorrupción con corle a 30 de junio y este no se materializa. Se adjuntansoporles" pero no se evidencia la totalidad de soportes relacionados con la aplicación de loscontroles del riesgo. Lo que podria generar la materialización del riesgo, el incumplimiento alnumeral 6.6.1 Monitoreo de Riesgos en el Aplicativo SIGEPRE de los Lineamientos para laAdministración del Riesgo L-DE-01, el control de Evaluación y Seguimiento del MECI 2014 yel numeral 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos de la NTC GP 1000:2009.Transversal al proceso de Direccionamiento Estratégico.

5. Se observaron debilidades en la formulación de los indicadores que miden la materializaciónde los riesgos, como se evidenció en la Consejería Presidencial para los DerechosHumanos al observar que el indicador asociado al riesgo no permite calcular el estado delmismo, como se evidenció en la revisión del indicador "Documento de implementación de laEstrategia Nacional de Derechos Humanos y DIH en el marco de la Po/itica Pública Integralde DDHH 2014-2034" que no tiene relación directa con el riesgo "Incumplimiento de lanormatividad aplicable para la implementación de la Estrategia Nacional de DerechosHumanos 2014-2034", situación que puede generar interpretación errada para el monitoreodel riesgo. Posible incumplimiento del numeral 6.5.3 Formulación de acciones y/oindicadores de riesgo de los Lineamientos para la Administración del Riesgo, con el módulode Planeación y Gestión, componente Administración del Riesgo del MECI 2014 y el numeral4.1 requisitos generales de la NTC GP 1000 Y el Procedimiento Formulación, Registro yAnálisis de Indicadores P-DE-02. Transversal al Proceso de DireccionamientoEstratégico.

OPORTUNIDADES DE MEJORA.

1. Oficina del Alto Comisionado para la Paz

1) Fortalecer los' mecanismos de socialización del Manual de Excelencia Ética y BuenGobierno en la Oficina del Alto Comisionado para la Paz y su Dirección Temática,permitirá fortalecer su conocimiento y aplicación.

2) Revisar la pertinencia que los recursos asociados en las actividades del plan de acción,sean responsables de registrar información en el SIGEPRE, lo que evitará laconcentración de esta actividad en un solo recurso y optimizará el reporte de informaciónen la herramienta.

2. Conseiería Presidencíal nara la P ¡mera Infancia

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1) Revisar la "Guía para la gestión del riesgo de corrupción" con el fin de identificar posiblesriesgos de corrupción; considerando que la Consejería Presidencial para la PrimeraInfancia coordina la gestión de recursos públicos administrados por terceros, lo quepermitirá adoptar nuevas medidas de control.

3. Dirección de Gobierno v Áreas Estratégicas

1) Solicitar soporte al Área de Tecnologia y Sistemas de Información en la canalización delos cables ubicados en la oficina secretarial, con el fin de contribuir al cumplimiento de laPolítica de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, generando accionesdirigidas a identificar, minimizar, eliminar y controlar los diferentes factores de riesgo, asicomo a la promoción y prevención de la ocurrencia de incidentes y/o accidentes de trabajoy enfermedades laborales.

2) Revisar el aplicativo TAURUS para ajustar la disponibilidad y almacenamiento de losdocumentos conforme a las nuevas necesidades de la Dirección.

3) Analizar el servicio de asistencia y asesoría para el desarrollo de politicas de gobierno ysus proyectos, en lo referente al Seguimiento a compromisos asumidos por el sefior. Presidente y al cumplimiento de las iniciativas y metas prioritarias de gobierno, con el finde obtener Nivel Alto en la calificación del Sr. Presidente.

4. Dirección para el Sector Privado

1) Analizar el servicio de asistencia y asesoría para el desarrollo de políticas de gobierno ysus proyectos, en lo referente a "Los espacios de diálogo generados para la articulaciónde acciones de gobierno y sector privado desde la Dirección para el Sector Privado", conel ánimo de obtener Nivel Alto en la calificación por parte del Sr. Presidente.Adicionalmente, registrar la socialización de los resultados a la Evaluación de losServicios Misionales (Clientes: Sr. Presidente) para determinar las acciones y mejorar lapercepción del cliente.

2) Revisar la pertinencia de registrar la información producida por la Dirección deconformidad con las funciones contenidas en el Decreto 672 del 2017, para fortalecer losdocumentos a registrar en la Tabla de Retención Documental y realizar la respectivacalificación de la información en el aplicativo TAURUS.

5. Dirección del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven

1) Fortalecer el manejo del SIGOB, en cuanto al cierre de gestión de las comunicacionesexternas.



2) Fortalecer el registro de información de contacto como teléfono, dirección y sitio webpresentada en el módulo "Biblioteca Digital Mundiaf' del aplicativo SI JOVEN, facilitarásu uso e interacción por parte de la población juvenil.

3) Establecer descripciones guia en los módulos CIBERTECA y NORMAS de la plataformatecnológica JUACO, permitirá mejorar su comprensión y funcionalidad para los usuariosy partes interesadas.

4) Establecer acciones que contribuyan a aumentar la satisfacción del cliente señorPresidente.

5) Establecer acciones de revisión y retroalimentación por parte de la DSNJ ColombiaJoven, para garantizar que la evaluación del cliente Población Beneficiaria, se consoliday presenta en la revisión por la Alta Dirección.

6) Fortalecer los mecanismos de seguimiento a los compromisos adquiridos en lasasistencias técnicas prestadas por la DSNJ Colombia Joven, con el fin de mejorar elreporte de avance y cumplimiento para la toma de decisiones.

7) Revisar la conveniencia de establecer un riesgo asociado al funcionamiento del SIJOVEN, permitirá establecer controles que garanticen su actualización y operatividad decara a la población beneficiaria.

6. Consejeria Presidencial para los Derechos Humanos

1) Formular la mejora NCR-0601 "Incumplimiento de los resultados previstos en laplaneación institucional CPDDHH', que si bien se encuentra en términos de formulación,con acciones que apunten a lograr incrementar el promedio de los indicadores, lo queevitaria la materialización del riesgo al obtener un porcentaje menos al 80%.

.

2) Fortalecer el reporte de las acciones realizadas en el Plan de Acción, especificandocuando no se logran las metas y adjuntando los entregables, lo que permitirá identificarcausas antes metas rezagadas.

3) Aplicar controles que permitan realizar seguimiento a la actualización del normogramade la dependencia.

4) Se recomienda finalizar en el SIGOB las comunicaciones externas que fueronrespondidas y realizar un trabajo de socialización para dar respuesta desde el correoinstitucional, [email protected], lo que permitirá a la Consejería Presidencial,tener disponibilidad de la información y la trazabilidad de las respuestas.

7. Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonales

CódigO: F-EM-03 (Versión: 05)

mailto:[email protected],

@ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA INFORME DE AUDlTORIA INTERNA

1) Establecer una estrategia que permita reportar la gestión adelantada a través de la líneade atención.

2) Revisar la conveniencia de establecer estrategias de seguimiento eficaces a laindemnización administrativa para víctimas directas e indirectas de MAP y MUSE.

3) Documentar las acciones derivadas del análisis de los resultados de la evaluación depercepción del cliente, con el fin de evidenciar la mejora continua.

4) Fortalecer el manejo del SIGOS, en cuanto al cierre de gestión de las comunicacionesexternas.

5) Realizar el cargue de información dentro de los tiempos establecidos en los planes demejoramiento, así como adjuntar los soportes correspondientes para garantizar lacorrecta ejecución y eficacia de la mejora, lo que facilitará el cumplimiento delProcedimiento P-EM-06 formulación, seguimiento y evaluación de planes demejoramiento.

6) Definir estrategias de comunicación que permitan conocer al interior de la Entidad losavances y resultados de la Dirección Descontamina Colombia.

7) Fortalecer el control de los documentos presentados como soportes de la ejecución delas actividades del plan de acción, con el fin de garantizar que dispongan de la estructuray dellogo oficial, lo que facilitará la comprensión de la información asi como la oficialidaddel documento revisado y aprobado por quien corresponde.

8. Consejerla Presidencial de Seguridad

1) Realizar el registro del avance de la gestión del plan de acción en los tiempos establecidopor el SIGEPRE, lo que facilitará consultar en tiempo real la información así como elcumplimiento oportuno de las actividades.

2) Mantener actualizado el Normograma de la Consejería en el SIGEPRE, de tal maneraque faciíite su consulta y sirva como herramienta de gestión de la dependencia.

9. Dirección para el Posconflícto

1) Fortalecer los canales de comunicación y articular con las dependencias misionales delDAPRE, los avances del Plan Marco de Implementación, con el fin de obtener losresultados esperados en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.

2) Revisar y replantear los indicadores que no dan cuenta de la gestión real de la Dirección,lo que permitirá cumplir con las funciones establecidas en el Decreto 672 de 2017.

Código: F-EM-03 (Versión: 05) t 09 de 23


3) Establecer controles que permitan reportar en forma oportuna los avances de losConvenios de Cooperación Internacional al proceso de Direccionamiento Estratégico.

4) Revisar las Tablas de Retención Documental - T.R.D. de conformidad con las funcionesdel Decreto 672 de 2017, con el fin de identificar qué documentos genera la Dirección.

10.Alta Consejería Presídencíal de Comunícacíones

1) Realizar la verificación del plan de acción en sus entrega bies con el fin que sus archivossean acordes con lo planteado.

2) Realizar la verificación de la estrategia No. 5 con el objetivo de que se mantenganactualizados los documentos en el SIGEPRE.

3) Verificar previo a la publicación de los informes de seguimiento contractual en la WEB,que la información reportada concuerde al período publicado.

11. Secretaría de Transparencía

1) Fortalecer la articulación con el proceso Gestión Documental .para dar continuidad altratamiento de los documentos existentes en la carpeta compartida "Archivo Digital".

2) Establecer procedimientos que faciliten el control de las actividades misionales yoperativas de la Secretaria de Transparencia.

3) Fortalecer la socialización de los valores existentes en el Manual de Excelencia Ética yBuen Gobierno, con el fin de orientar una función administrativa eficiente, integra ytransparente.

4) Mejorar el seguimiento a los indicadores establecidos, para que facilite el control yoportunidad en la torna de decisiones de la Secretaria de Transparencia.

5) Contemplar un riesgo de Corrupción en la Secretaria de Transparencia, que permitacontrolar posibles conductas a favor propio o de un tercero, como lo es la supervisión decontratos o el manejo indebido de información.

12. Consejería Presidencíal para la Equidad de la Mujer

1) Revisar la aplicación de los controles en conjunto con el equipo de trabajo de laConsejería a fin de garantizar que el registro del monitoreo del riesgo de la CPEM, es elresultado de la consolidación y preparación de la información del equipo y no solo delenlace.


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2) Analizar el servicio de asistencia y asesoria para el desarrollo de politicas de gobierno ysus proyectos, en lo referente a la Asesoria para el desarrollo e implementación de lapolítica pública Nacional de Equidad de Género para la mujeres dirigidas a cerrar lasbrechas de género, con el fin de obtener Nivel Alto en la calificación del Sr. Presidente.

3) Documentar la socialización de los resultados a la Evaluación de los Servicios Misionales(Clientes: Sr. Presidente, Entidades Estatales y Población Beneficiario) para determinarlas acciones y mejorar la percepción de los clientes externos.

4) Fortalecer los mecanismos para la generación de alertas en el cumplimiento de las metaspresupuestales de la CPEM, con el fin de tomar decisiones con respecto a la ejecuciónde los recursos y evitar metas rezagadas.

13.Dirección para Asuntos Po/iticos

1) Promover al interior de la dependencia el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno,permitirá afianzar una cultura organizacional con mayor sentido de lo público.

14.Alta Consejeria Presidencial para las Regiones

1) Fortalecer el monitoreo del riesgo a cargo de la dependencia, en el cual se identifiqueclaramente la aplicación en cada periodo reportado, de los controles existente, asi comolos soportes correspondientes de dicha aplicación.

2) Fortalecer al interior de la dependencia, el manejo del aplicativo Sigepre para el registrode las actividades del Plan de Acción, por parte de los funcionarios que se incluyen como"recursos" en cada una de ellas.

15. Dirección para Proyectos Especiales

1) Revisar las funciones del Decreto 0672 de 2017 con el fin de establecer si las EntidadesEstatales son clientes de la Dirección y realizar la actualización en la caracterización desub-servicios misionales F-AU-01, permitirá que los clientes a quienes se les presta elsub-servicio realicen su respectiva evaluación.

2) Fortalecer la identificación del servicio no conforme aplicando fuentes diferentes a lasPSQR, permitirá asegurar la oportuna detección y disposición del sub-servicio, evitandosu uso no intencionado.

3) Fortalecer el registro de la información en el SIGEPRE estableciendo conceptosasociados en el Plan de Acción, Riesgos, Indicadores y Mejoras, evitará la duplicidad deinformación enel aplicativo.



4) Revisar la conveniencia de establecer un formato para la presentación de los extractosde memoria, permitirá unificar los criterios para la presentación de los seguimientos a loscompromisos.

5) Mejorar el mecanisrrio de seguimiento a compromisos, facilitará la prestación del sub-servicio de conformidad con las características establecidas en el Manual de ServiciosMisionales.

6) Finalizar el trámite dado a las PSQR en el aplicativo SIGOB en los términos establecidos,permitirá conocer la fecha real de respuesta dada a los peticionarios así como depurareISIGOB.

7) Documentar las mejoras que se detecten en el desarrollo de la gestión y establecercontroles para el registro y cumplimiento de los planes de mejoramiento, permitirá tenerevidencia del proceso de mejoramiento continuo.

16. Fondo de Programas Especiales para la Paz - FONDOPAZ

1) Documentar las acciones implementadas para lograr la ejecución y depuración de laReserva Presupuestal constituida a diciembre 31 de 2016 y que a la fecha continúa sinejecutar.

2) Descentralizar al Enlace del SIGEPRE, asignando a otros miembros del equipo delFONDO, con sus respectivos usuarios, para que se registren los avances y entregablesde cada actividad del Plan de Acción, Indicadores, Mejoras, Riesgos y Documentos.

3) Establecer controles que permitan la oportuna publicación de los informes de supervisiónen la misma periodicidad en que se realicen los pagos del contrato.

4) Establecer controles que permitan un consumo eficiente de los recursos asignados comopapelería y tóner, lo que contribuirá al cumplimiento de la política de austeridad del gastode la Entidad.

5) Fortalecer la estrategia de organización del archivo del FONDO, permitirá elcumplimiento de las políticas de gestíón documental de la Entidad así como la aplicaciónde controles necesarios para garantizar la seguridad de la información.

17. Dirección de Politica Integral para la Lucha contra las Drogas Ilícitas

1) Revisar las funciones del Decreto 0672 de 2017 con el fin de establecer si las EntidadesEstatales son clientes de la Dirección y realizar la actualización en la caracterización desub-servicios misionales F-AU-01, permitirá que los clientes a quienes se les presta elsub-servicio realicen su respectiva evaluación.



2) Adoptar los lineamientos del Proceso de Direccionamiento Estratégico y formular el Plande Acción, Riesgos e Indicadores, permitirá garantizar el cumplimiento de las funcionesasignadas.

3) Adoptar mecanismos que permitan ejercer control y facilite la prestación del sub-serviciode conformidad con las características establecidas en el Manual de ServiciosMisionales.

4) Establecer controles internos para el caso que el volumen de PSQR se incremente, setramiten en el SIGOB y den respuesta en forma oportuna.

5) Documentar las mejoras que se detecten en el desarrollo de la gestión y establecercontroles para el registro y cumplimiento de los planes de mejoramiento, permitirá tenerevidencia del proceso de mejoramiento continuo.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIAEl Proceso de Gestión de Asuntos Políticos desarrolla su gestión conforme a los requisitosestablecidos en el marco del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República -SIGEPRE, conscientes del enfoque al cliente y orientado al logro de los objetivos Institucionales.

Sin embargo, es importante definir e implementar acciones eficaces que contribuyan alfortalecimiento de los aspectos declarados en las no conformidades reales y potenciales paragarantizar el buen desempeño del proceso y del Sistema Integrado de Gestión de la Presidenciade la República.

ELABORADO POR:

Ingrid Johanna Velasco Martínez


Ma la Elisa MoróJefe de la Oficina

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