NO CONFORMIDADES NO CONFORMIDADES Y Y

SUS ACCIONES SUS ACCIONES

QUE ES UNA NO CONFORMIDADQUE ES UNA NO CONFORMIDAD

• Es un incumplimiento de un requisito NORMATIVO, PROCEDIMIENTOS, LEYES,REGULACIONES O REQUERIMIENTOS DE NUESTROS CLIENTES.

• Requisto:

Necesidad o expectativa establecida,generalmente implícita u obligatoria.

LA RELACIÓN ENTRE LAS AUDITORÍAS Y LA RELACIÓN ENTRE LAS AUDITORÍAS Y LA DETECCIÓN DE NO CONFORMIDADES.LA DETECCIÓN DE NO CONFORMIDADES.

Una auditoria interna es un examen sistemático y planificado para verificar la efectiva implementación y mantención de un sistema de gestión de calidad en una empresa. Durante la misma la información que el auditor obtiene durante una auditoria puede clasificarse en:• Buenas prácticas• Mejoras• Cumplimientos requisitos (Requisitos clientes y legales)• Problemas. Generalmente el motor principal en la generación de No Conformidades son las auditorias internas.

EVIDENCIA OBJETIVAEVIDENCIA OBJETIVA

Toda No Conformidad debe sustentarse en una

EVIDENCIA OBJETIVA :

Información cuya veracidad puede demostrarse basándose en hechos y Registros, obtenidos por observación, medición, monitoreo.

FUENTES DE NO CONFORMIDADES FUENTES DE NO CONFORMIDADES MAS FRECUENTESMAS FRECUENTES

Registros incompletos o mal llenados.

• Fallas en el control de documentos que van desde la distribución incorrecta a la sustitución oportuna de aquellos obsoletos.

• Incompatibilidad entre lo establecido en procedimientos y la actividad desempeñada (no se ejecuta lo que está descrito).

• Falta de calibración y ajuste de equipos de medición.

• Falta de verificación de los productos adquiridos.

OBSERVACIONESOBSERVACIONES

Una auditoria también puede entregarnos observaciones y esta se define como:

OBSERVACIONError u omisión que no afecta al Sistema de Gestión en forma directa, pero que en el futuro podría dar lugar a una no conformidadEjemplos:• Edad avanzada de algunos equipos• Nuevas tecnologías que deben ir conociéndose• Falta de recursos apropiados para desarrollar una actividad• Datos incompletos en planillas que regularmente son utilizados

EJEMPLOS DE EJEMPLOS DE NO CONFORMIDAD Nº 1NO CONFORMIDAD Nº 1

• Facturas con datos erróneos (cobros mal efectuados y direcciones equivocadas)

• Informes emitidos fuera de los plazos definidos (ej.:cumplimiento de objetivos, mediciones de eficiencia y eficacia de los procesos)

• Productos comprados que son recepcionados fuera de especificación.

EJEMPLO DE NO EJEMPLO DE NO CONFORMIDAD Nº 2CONFORMIDAD Nº 2

• Equipos deteriorados o con fallas no identificados correctamente.

• Copias obsoletas de documentos de trabajo (planos, listas de proveedores o clientes, programas de control, mantencion, planes de auditoria, etc.)

• Utilización de insumos vencidos, filtros de mascarillas de gas, productos químicos.

EJEMPLO DE NO EJEMPLO DE NO CONFORMIDAD Nº 3CONFORMIDAD Nº 3

Según requisito establecido en la norma DS 609, se detectó exceso de cloro en agua liberada al proceso desde la planta de distribución. Se evidencian registros 305, 306 y 394 del mes de Julio de 2004.

COMO REDACTAR UNA COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDADNO CONFORMIDAD

Al detectar una No Conformidad el auditor debe redactarla con precisión incluyendo la evidencia. Concretamente deben constar 2 aspectos:

• Referencia al requisito que no se cumple: conviene repetir escuetamente parte de la frase textual donde se hace referencia en la norma o la documentación del SG.

• Describir el hecho que no cumple la exigencia del punto anterior: debe describirse con precisión la evidencia de que no cumple la norma o el documento del sistema.

CASOS PRÁCTICOSCASOS PRÁCTICOS

Ejercicio Nº 1Ejercicio Nº 1

Usted audita un proceso de fabricación de ampolletas en la empresa “Thunderlight S.A.”. Preguntando al supervisor de la sección “ensamble” sobre la Política de la Calidad de la compañía, él responde: “La política de la empresa no me interesa. Lo importante es el cumplimiento de las metas de producción”.

Ejercicio Nº 4Ejercicio Nº 4

Usted pregunta en una empresa de fabricación de productos

plásticos sobre preparación y respuesta ante situaciones de emergencia.

El responsable responde: “tenemos un procedimiento para este caso, pero no hemos hecho un simulacro”.

Ejercicio Nº 5Ejercicio Nº 5

Usted pregunta al Representante de la Dirección sobre acciones preventivas.

El responde que hasta ahora no tienen registros de acciones preventivas, dado que todo está en orden. Además, dice que está planificada una comunicación al Gerente General para generar algunas acciones preventivas en el futuro.

Ejercicio Nº 6Ejercicio Nº 6

En la empresa minera “El Chilenito SA” trabajan 1200 personas en total. De éstas, 800 son subcontratistas agrupadas en 4 empresas de: transporte, tronadura, seguridad y maquinarias.

Respecto a la pregunta sobre como son evaluados los contratistas, el Gerente y dueño de la empresa responde: “Aquí los externos sólo deben saber como hacer su “pega” al menor costo posible...”

Ejercicio Nº 7Ejercicio Nº 7

El la auditoria usted detecta que no se ha realizado una revisión por la dirección durante los últimos 10 meses, aunque el procedimiento PRO-SGC-001 indica que se debe realizar una evaluación de la efectividad del sistema de gestión cada 3 meses.

COMUNICACION DE LAS COMUNICACION DE LAS NO CONFORMIDADESNO CONFORMIDADES

En una auditoria se deben comunicar al área u organización las No Conformidades cuando:

• Se identifica el síntoma o evidencia, en terreno, y se define la No Conformidad.

• Durante la reunión de cierre.

• En el Informe de Auditoria.

ACCIONESACCIONES

Tipos de Acciones

Evidencias Objetivas del problema

Síntomas

Causas Aparentes

ALCANCE

Implicancias Ocultas

Causa Raíz

No Conformidad

La ACCION INMEDIATA

ataca al problema

Su propósito es limitar sus efectos y

ponerlo bajo control

La ACCION CORRECTIVA

ataca a la causa

Su propósito es evitar que el

problema vuelva a suceder

Acción de Contención: Es la primera acción tomadas para atacar el problema inicial ,pero que no aseguran su reincidencia. Su propósito es limitar los efectos y ponerlos bajo control.

Causa Raíz de un Problema: Es aquella causa mas relevante que causó el incumplimiento de un requerimiento o problema. No siempre es evidente o fácilmente identificable.

Una Acción Correctiva:Una Acción tomada para eliminar la (s) causa (s) RAIZ de una No Conformidad detectada u otra situación indeseable.Ataca la causa y su propósito es evitar que vuelva a suceder.

DEFINICIONESDEFINICIONES

Los Problemas Crónicos

En el día a día el “agua” oculta problemas

Entrada al

proceso

Productos del

procesoErrores

de Envío

Datos incompletos

AusentismoDesperfect

os de equipos

Falta de capacitación

Producto no

conforme

•¿Qué acciones posibles nos permitirán eliminar la causa raíz y alcanzar el objetivo?

• Cuáles de estas ideas conforman soluciones factibles?

• ¿Cuáles soluciones logran nuestro objetivo con el menor costo y dificultad de implementación?

•¿Qué acciones posibles nos permitirán eliminar la causa raíz y alcanzar el objetivo?

•¿Cual de estas ideas conforman soluciones factibles?

•¿Cuales soluciones logran nuestro objetivo con el menor costo y dificultad de implementación?

PREGUNTAS PARA DEFINIR LA CAUSA PREGUNTAS PARA DEFINIR LA CAUSA RAIZ DE UN PROBLEMA. RAIZ DE UN PROBLEMA.

Investigación de Causa Raíz

Evidencias Objetivas del problema

Síntomas

Causas Aparentes

ALCANCE

Implicancias Ocultas

Causa Raíz

No Conformidad

TECNICA DE LOS CINCO TECNICA DE LOS CINCO ¿POR QUÉ? ¿POR QUÉ? PARA INVESTIGAR CAUSA RAIZPARA INVESTIGAR CAUSA RAIZ

1. ¿Por qué el equipo estaba descalibrado?No contaba con etiqueta de identificación que advirtiera su vigencia

2. ¿Por qué no contaba con etiqueta de identificación?No ha sido verificado su funcionamiento

3. ¿Por qué no se ha verificado?Es un equipo nuevo y no se chequeo antes de su uso¿Por qué no se chequeo antes de su uso?

4. Por que el procedimiento no define que los equipos nuevos deben ser verificados antes de ser puestos en uso.

5. ¿Por qué no se define?Porque no fue contemplado como necesario, cuando se creo el procedimiento.

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

Investigar causas implica recopilar antecedentes y datos de manera objetiva para establecer las relaciones causa y efecto.

• Siempre que sea posible se debe recolectar y analizar información que permita confirmar TENDENCIAS.

•Cuando se tengan suficientes datos, clasificar las causas y emplear herramientas básicas de calidad para la resolución de problemas (Diagrama de Pareto, Diagrama de Causa Efecto, •Hoja de recolección de datos, Diagrama de dispersión etc…)

•Utilizar técnica de los “5 Por qué” para dar una solución a las •No Conformidades.

EL CIERRE DE LAS ACCIONES CORRECTIVASEL CIERRE DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS El cierre de las acciones correctivas requieren “Evidencias objetivas de las acciones tomadas” como por ejemplo:

• La publicación de un nuevo Procedimiento o su modificación.

•Listas de asistencia a capacitaciones efectuadas.

•La atención y solución de reclamo de clientes. •Nuevos procesos o re diseño de los antiguos.

•Compras de equipos nuevos.

•Registros de calibraciones.

• Re-instrucción a proveedores.

Todos los miembros de la organización deben estar comprometidos e involucrados en generar actividades de Mejoramiento Continuo de su Sistema de Gestión de la Calidad.