P G R PROCURADURIA GENERAL

PRPL-02 Revisión: 1 No. Paginas: 15

PLANES OPERATIVOS ANUALES

I N D I C E

I PROPOSITO

II ALCANCE

III REFERENCIAS

IV DESARROLLO

V RESPONSABILIDADES

VI REGISTROS DE CALIDAD

1 PRPL-02, REVISION: 1

ELABORADO: REVISADO: APROBADO:

Fdo. _______________________ Fdo. ________________________ Fdo. ________________________ Ana Carolina Rodríguez de Jacobo Pedro Fabricio Moreno Funes Sonia Elizabeth Cortez de Madriz Coordinadora Unidad de Coordinador General Administrativo Procuradora General de la República Planificación y DesarrolloOrganizacional

Fdo. _________________________ Celina Quinteros Martinez Coordinadora de Calidad Institucional

PLANES OPERATIVOS ANUALES FOCA: 02

PAG. No. 1

HOJA DE REGISTRO DE MODIFICACIONES

REVISION FECHA NATURALEZA DE LA MODIFICACION

0 26/03/2012 Presupuesto de Planes Operativos

1 20/10/2015 Se elimina el procedimiento llamado Presupuesto de Planes Operativos

(PRPL-02), sustituyéndolo por Planes Operativos Anuales.

Igualmente se elimina INPLA-01 Instructivo de metodología para la

Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto, ya que no tiene razón de ser

con la existencia del presente procedimiento.

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I. PROPOSITO

Brindar la guía metodológica para la Elaboración del Plan Anual Operativo a nivel de

todos los Procesos Operativos de atención al usuario y Unidades Administrativas que

conforman la Procuraduría General de la República.

II. ALCANCE

Es aplicable a los Procesos Operativos y Administrativos de las Unidades Organizativa

que conforman la Procuraduría General de la República.

III- REFERENCIAS

Ley Orgánica de Procuraduría General de la República y su respectivo reglamento.

Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Procuraduría General de la

República.

Norma ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de la Calidad.

IV. DESARROLLO

Elaboración de Plantillas para Presupuesto Institucional

El (La) Coordinador(a) de la Unidad de Planificación y Desarrollo Organizacional

(UPYDO), en la primera quincena del mes de Octubre de cada año, remite nota de

solicitud a todas las Unidades Organizativas de la Institución, para que complementen

las Plantillas o Matriz de Bienes de Uso y Consumo Anexo No. 4.1, Matriz de

Activos Fijos, Anexo No. 5 y Matriz de Activos Fijos, Anexo No. 5.1 de forma

magnética, en dicha nota especificará el plazo para la remisión de las mismas.

Remisión de las Plantillas

Las diferentes Unidades Organizativas, remiten de forma magnética, en el lapso de un

mes calendario respecto a fecha en que se recibe nota de petición, las plantillas

debidamente completadas a la Unidad de Planificación, para que realice el consolidado

de la información.

Nota: los remitentes de las plantillas, conservan copia de la remisión.

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Elaboración de Planes Operativos, por las Unidades Organizativas de PGR:

El Plan Operativo Anual es el instrumento formulado cada año por cada Unidad

Organizativa de la Procuraduría General República y en el que se concreta la política

de la Institución, a través de la definición de objetivos, indicadores, metas y acciones

que se deberán ejecutar durante el período para el cual se define el presupuesto, a

través de la información consolidada de las Plantillas que reflejan las necesidades de

recursos institucionales, (recurso humano, equipo y materiales de oficina y

financieros) para obtener los resultados esperados, en dicho Plan Operativo, se

identifican las unidades ejecutoras responsables de los planes. El Presupuesto es la

cuantificación monetaria del Plan Operativo Anual. (POA)

Formulación del POA

La formulación del documento del Plan Operativo Anual, incluye los elementos que a

continuación se presentan:

Estructura documental del POA

1. Portada

2. Índice

3. Introducción

4. Marco Legal por Proceso de Atención o Unidad Administrativa (de acuerdo a ley

Orgánica vigente)

5. Marco técnico por Proceso de Atención o Unidad Administrativa

6. Pensamiento Estratégico (Misión, Visión, Política de Calidad y Política de Genero,

Valores Institucionales)

7. Diagnóstico FODA: Hacer uso de la técnica de análisis FODA tomando en cuenta la

definición de problemática, resultados y avances logrados.

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8. Objetivos Institucionales del Proceso de Atención o Unidad Administrativa (Objetivos

de Desempeño: Semáforo, Matriz de Seguimiento y Monitoreo del Tablero de control:

Anexo 1B y Fuente de Verificación para Indicadores, utilizando la información del

procedimiento de Indicadores de Calidad, PRPL-03.

9. Definición de Actividades por Unidad Organizativa.

10. Presupuesto Institucional

La información actualizada requerida para la elaboración del POA es la

siguiente:

MISION

“Promover y atender con enfoque de género la defensa y protección de los derechos de

la Familia, Niñez, Adolescencia, hombres y mujeres, adultos mayores en general y en

particular a las personas en condición de vulnerabilidad, facilitando servicios de

Mediación y Conciliación, asistencia legal y psicosociales; garantizando el acceso a la

justicia".

VISION

“Ser una Organización Pública reconocida por su prestigio, comprometida a brindar

servicios de Defensa Pública de los derechos y garantías constitucionales, Mediación

y Conciliación, atención Psicosocial, con Calidad, Transparencia y Equidad de

Género”.

VALORES

1. ÈTICA:

Desempeño mis labores con apego a los valores institucionales.

2. RESPONSABILIDAD:

Mi compromiso como servidor público de la PGR, es cumplir mis obligaciones a

tiempo y con calidad.

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3. HUMANISMO:

Mi convicción es proporcionar al usuario un servicio digno.

4. PROFESIONALISMO:

La calidad de mi servicio se basa en mi capacidad y especialización, apoyándome en

una capacitación constante.

5. CONFIDENCIALIDAD:

Mantengo la discreción en cuanto a la información y documentación que el usuario

suministra.

6. SOLIDARIDAD EN EL TRABAJO EN EQUIPO:

El servicio de calidad es un compromiso de todos para su consecución, la

coordinación y el trabajo en equipo constituyen nuestra fortaleza.

7. ENFOQUE DE GENERO

La perspectiva de género debe orientarse a la atención con equidad a todas las

personas, tomando en cuenta sus diferencias y garantizando el acceso a la justicia.

8. RESPETO

Debemos mantener relaciones de cordialidad, consideración, diferencia, aceptación,

decoro, tolerancia y trato humano, hacia nuestros usuarios y compañeros de la

Institución.

9. COMUNICACIÓN EFECTIVA.

Medio por el cual el personal emite y recibe información interactuando con otras

personas, por medio de palabras habladas, escitas, gestos, miradas que detonen su

afectividad, creando así una capacidad de intercambio de información.

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OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Objetivo general institucional

Coadyuvar, mediante la prestación de los servicios institucionales, el acceso a la justi-

cia como derecho humano a la población en situación de pobreza y exclusión; en con-

diciones de igualdad y equidad, de género, con trasparencia y bajo normas de gestión

de calidad

Objetivos específicos:

NOMBRE DE UNIDAD DE ATENCION AL USUARIO OBJETIVO ESPECIFICO

Defensa de la Familia, Niñez y Adolescencia

Proveer la representación judicial, Asisten-cia legal administrativa, Notarial, Psicológi-ca y social en el ejercicio de la defensa de los derechos fundamentales de la familia, niñez y adolescencia, adultos mayores en un marco de equidad e inclusión para el goce de sus derechos derivados de las rela-ciones de familia.

Defensa de la Libertad Individual

Ejercer la defensa de la libertad individual de personas adultas y adolescentes a quie-nes se les atribuye la comisión de un hecho punible, así como en la fase de ejecución de la pena o de medidas, en un marco de ac-ceso a la justicia.

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NOMBRE DE UNIDAD DE ATENCION AL USUARIO OBJETIVO ESPECIFICO

Defensa de los Derechos Reales y Personales

Proveer asistencia legal, administrativa, notarial, agrimensura y topografía en las áreas civil y mercantil, tránsito, inquilinato; en defensa de los derechos patrimoniales y personales de usuarios y usuarias de esca-sos recursos económicos.

Defensa de los Derechos del Trabajador

Proporcionar asistencia legal y administra-tiva en materia laboral a los trabajadores y asociaciones conformadas por estos, en la defensa de sus derechos laborales.

Servicios Preventivos Psico-Sociales

Facilitar la atención psicológica y social a las personas y grupos familiares que lo soli-citen, proveer educación en familia y pro-yección social que coadyuven a la solución de problemáticas familiares y sociales.

Servicios de Mediación y Conciliación

Facilitar el acceso al diálogo y el entendi-miento, promoviendo la comunicación y la negociación, como mecanismo de resolu-ción alterna de conflictos, para contribuir a una convivencia pacífica de la población.

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NOMBRE DE UNIDAD DE ATENCION AL USUARIO OBJETIVO ESPECIFICO

Servicios de Asistencia Especializada para las Mujeres

Brindar servicios de atención especializada en áreas legales y psicológicas para las mu-jeres, que garantice la igualdad y no discri-minación así como una vida libre de violen-cia, en el ejercicio real de sus derechos fun-damentales.

Ciudad Mujer Contribuir a través de los servicios de asis-tencia legal administrativa y de mediación, al desarrollo de actividades de Ciudad Mujer para la atención integral de las mujeres.

Servicios de Fondos de Terceros.

Administrar, en forma oportuna, financiera y contablemente los fondos derivados de obli-gaciones alimenticias, logrados por acuerdos entre las partes, resoluciones administrati-vas y sentencias judiciales.

Género

Garantizar en el funcionamiento institucio-nal, el enfoque de derechos humanos en las decisiones gerenciales, en el diseño de los servicios y en la cultura organizacional, orientada a fomentar la equidad y participa-ción de las mujeres al interior de la Procura-duría General de la República.

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NOMBRE DE UNIDAD DE ATENCION AL

USUARIOOBJETIVO ESPECIFICO

Servicios de Adopción.

Tramitar y resolver administrativamente las solicitudes de autorización de adopciones nacionales e internacionales de niños y ado-lescentes, garantizando su interés superior y respetando sus derechos fundamentales, en cumplimiento a los Convenios internaciona-les respectivos.

Servicios de Práctica Jurídica

Planificar, coordinar y supervisar la práctica de los estudiantes de Ciencias Jurídicas y de otras profesiones pertinentes con la natura-leza de nuestros servicios; asimismo facilitar el ejercicio de horas sociales a estudiantes de educación media y superior.

Servicios de Acceso a la información pública.

Garantizar a la población, el acceso a la in-formación pública institucional, promoviendo la participación ciudadana y facilitando me-canismos de transparencia institucional.

POLITICA DE CALIDADPOLITICA DE CALIDAD

“Satisfacer las necesidades de la ciudadanía, mediante el fortalecimiento de las competencias

de nuestro talento humano, en consonancia con los valores institucionales para el

fortalecimiento de los procesos en la búsqueda de la mejora continua de los servicios

promoviendo el acompañamiento y participación de la Sociedad, facilitando el acceso a la

Justicia".

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POLITICA DE GÉNERO

"La Procuraduría General de la República comprometida con la defensa, garantía y

fomento de los derechos atenderá con enfoque de género a la población. Al interior,

formará y especializará su personal, facilitándole el acceso a las oportunidades sin

ningún tipo de discriminación; prácticas que deberán reflejarse en el diseño,

promoción y ejecución de sus servicios, gestión y asignación de recursos".

DISPOSICIONES GENERALES:

1. Para la elaboración del Plan Operativo Anual, se debe considerar los siguientes

requisitos:

a) Utilizar formato word

b) Tipo de letra Time New Roman, numero 12,

c) Debe ser entregado, de forma física (firmado y sellado todo el documento) y

digital, a la Unidad de Planificación y Desarrollo Organizacional del 16 al 30 de

noviembre del año en curso.

2. Todas las Coordinaciones de los Procesos Operativos de atención al usuario y

Unidades Administrativas que conforman la Procuraduría General de la República,

elaboran su Plan Anual Operativo, involucrando en dicha elaboración al personal bajo

su cargo, recibiendo propuestas que abonen a la labor de su planificación en armonía

con el pensamiento y direccionamiento estratégico.

3. Las Coordinaciones Nacionales remitirán a la Unidad de Planificación su propio Plan

Anual Operativo anexando a dicha entrega cada uno de los Planes Operativos de su

proceso, realizados por los Coordinadores Locales en las Procuradurías Auxiliares a

nivel nacional.

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1. Realizar el análisis del FODA

Análisis FODA:

Definición de Fortalezas: Principales puntos a favor con los que cuenta la

organización tales como potencial humano, capacidad de proceso y servicios.

Fortalezas: Implica hacer una consideración cualitativa y cuantitativa de los factores

internos de la Unidad que posibilitan el logro efectivo de sus objetivos y por ende de

los productos y servicios (metas) que se desean alcanzar, con el fin de mejorarlas.

Definición de Debilidades: Limitaciones relacionadas con el potencial humano,

recursos financieros y servicios.

Debilidades: Se deberá considerar en este apartado los factores internos de la Unidad

que pueden limitar la efectividad en la realización de sus procesos de trabajo y

consecuentemente disminuir el logro de los productos y servicios (metas)

programados.

Análisis del Entorno: Debe considerarse lo relacionado con la demanda efectiva de

productos y/o servicios por parte de los interesados/as, así como los cambios en el

ambiente político, social, económico, legal y tecnológico que puedan incidir en los

resultados previstos.

Definición de Oportunidades: Eventos o circunstancias que se esperan o pueda

inducirse que ocurran en el mundo exterior y que podrían tener un impacto positivo en

el futuro de la Institución.

Oportunidades: Cada unidad deberá tener en cuenta cuales son los diferentes

aspectos externos que se esperan que ocurran o que puedan estimarse que ocurran y

que podrían tener un impacto positivo sobre el futuro de la Institución en relación con

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sus objetivos o bien que puedan utilizarse para optimizar los recursos y procesos de

trabajo.

Definición de Amenazas: Eventos o circunstancias que puedan ocurrir en el mundo

exterior y que pudieran tener un impacto negativo en el futuro de la Institución

Amenazas: Se determinarán todos los aspectos externos que representen riesgos o

limitaciones a los que se enfrentará la organización y que pueden ejercer un impacto

negativo en el futuro que afectaría su labor y por ende limiten el logro de la misión en

general.

2. Elaborar el resultados del Análisis general del FODA: Cada Unidad de Atención al

usuario y Unidad Administrativa deberá hacer uso potencial de sus fortalezas y

oportunidades, y procurar disminuir el impacto de sus debilidades y amenazas, ello

con el propósito de cumplir en forma eficiente, eficaz y económica sus funciones y

atribuciones, así como optimizar los recursos disponibles en concordancia con sus

objetivos y metas.

Elaborar las Conclusiones del Diagnóstico: Se deberá formular un breve resumen de

los factores o situaciones críticas que han prevalecido durante los últimos dos años y

que además permitan, identificar aquellas actividades prioritarias que requieren

mayores esfuerzos en términos de recursos humanos y financieros.

Elaborar Recomendaciones del Diagnóstico: Tomando en cuenta los resultados del

análisis FODA se deberán proponer alternativas viables de solución a los problemas

referidos, para lo cual cada unidad definirá prioridades de acción en cuanto a sus

procesos de trabajo, productos y/o servicios (metas) que deberán estar contenidas en el

Plan Anual Operativo.

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V. RESPONSABILIDADES

Unidad de Planificación y Desarrollo Organizacional, proporciona plantillas de los

Anexos, 4.1, 5, 5.1, y brinda asesoría, para apoyar el seguimiento a la elaboración del

POA.

Realiza el consolidado de la información de los Anexos 4.1, 5, 5.1, de las unidades

administrativas de la institución.

Recibe el POA de las Coordinaciones de las diferentes unidades organizativas que

conforman la PGR, para efectos de monitoreo.

Coordinadores Locales de las diferentes unidades organizativas

Formulan su respectivo Plan Operativo Anual, definiendo objetivos y metas del

respectivo proceso, en acompañamiento de su respectivo Coordinador Nacional,

considerando los criterios establecidos por la Unidad de Planificación y Desarrollo

Organizacional y en el Sistema de Gestión de la Calidad, a efecto de garantizar el

cumplimiento de sus atribuciones constitucionales y legales.

Coordinaciones Nacionales de Atención al usuario, con base a las políticas

institucionales y las propuestas emanadas por los Procuradores Adjuntos de Áreas

Especializadas, coordinan, facilitan y supervisan la planificación de la provisión de los

servicios legales del nivel operativo de la respectiva unidad, formulando el Plan

Operativo Anual de su respectivo proceso involucrando Coordinaciones Locales en la

elaboración de los mismos, definiendo en forma conjunta los objetivos, indicadores y

metas, tomando como base resultados obtenidos en periodos anteriores y/o

redefiniéndolos de acuerdo a las necesidades del servicio que se brinda. Así mismo

serán los responsables de remitir a la Unidad de Planificación en una sola carpeta la

totalidad de Planes Operativos de sus respectivos Coordinadores Locales a nivel

nacional y el suyo propio en formato físico y digital.

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VI. REGISTROS DE CALIDAD

Objetivos de Desempeño (Semáforo) y zonas de control.

Definición de Matriz de Seguimiento y Monitoreo del Tablero de control (Anexo 1B)

Fuente de Verificación para Indicadores

Consolidado de los Anexos 4.1, 5, 5.1, de la plantilla.

Nota de remisión del POA de las diferentes Unidades Organizativas.

VII. ANEXOS

Los registros de calidad mencionados.

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