NOMBRE Y CLAVE AUTORIZACIÓN Aprobó Revisóreposipot.imss.gob.mx/normatividad/DNMR/Procedimiento/...Alejandro Arriaga Reynoso Titular de la Coordinación Técnica de Administración

“El personal realizará sus labores con apego al Código de Conducta y de Prevención de Conflictos de Interés de las y los Servidores Públicos del Instituto Mexicano del Seguro Social, utilizando lenguaje incluyente y salvaguardando los principios de igualdad, legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que rigen el servicio público, así como con pleno respeto a los derechos humanos y a la no discriminación”.

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

NOMBRE Y CLAVE

Procedimiento para la compra emergente de bienes de consumo en unidades médicas

1800-003-006

AUTORIZACIÓN

Aprobó

_________________________

Norma Gabriela López Castañeda Titular de la Dirección de Administración

Revisó

_________________________ Gerardo Miguel Ramírez Fraga

Titular de la Unidad de Administración

__________________________ María del Pilar Buerba Gómez

Titular de la Coordinación de Control de Abasto

_________________________ Alejandro Arriaga Reynoso

Titular de la Coordinación Técnica de Administración del Gasto de Bienes y

Servicios

_________________________ Ángel Isaac Avelino Acosta

Titular de la Coordinación Técnica de Análisis y Seguimiento de Procesos

Elaboró

_________________________ Berenice Vianney Valencia Jaimes

Titular de la División de Análisis y Evaluación del Gasto

_________________________ Sergio Gaspar Aguilar Rovira

Titular de la División de Análisis e Información del Abasto

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Clave: 1800-003-006

ÍNDICE

Página

1 Base normativa 3

2 Objetivo 3

3 Ámbito de aplicación 3

4 Definiciones 3

5 Políticas 6

6 Descripción de actividades 10

7 Diagrama de flujo 17

Anexos

Anexo 1 Reporte de orden de compra

Clave 1800-014-001

21

Anexo 2 Reporte de alta de compra emergente

Clave 1800-014-002

25

Anexo 3 Reporte de órdenes de compra por partida

presupuestal

Clave 1800-014-003

29

Anexo 4 Listado de altas de compra emergente

Clave 1800-014-004

32

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1 Base normativa

Artículos 69 fracción I y 148 fracción XVI del Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social, publicado en el DOF el 18 de septiembre de 2006 y sus reformas.

Numeral 4 de las Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Instituto Mexicano del Seguro Social, con clave 1000-001-014 registrado el 14 de diciembre de 2017.

Numerales 8.1.1.2 párrafo 1, 8.1.1.2.2 párrafo 3, 8.1.1.2.2.1 párrafo 1, 8.1.1.2.3 párrafo 5, 8.1.1.2.3.2 párrafo 1 del Manual de Organización de la Dirección de Administración, con clave 1000-002-001, registrado el 03 de Septiembre de 2018.

Numeral 8.1.1 párrafos 7 y 11, 8.1.1.2 párrafos 1, 8.1.1.2.2 párrafo 7 del Manual de Organización de la Jefatura de Servicios Administrativos, con clave 1000-002-006, registrado el 18 de diciembre de 2017.

Numeral 8.9 párrafo 3 y 6 del Manual de Organización de las Unidades Médicas de Primer Nivel de Atención, con clave 2000-002-003, registrado el 4 de octubre de 2017.

Numeral 8.15 párrafo 13 del Manual de Organización de las Unidades Médicas Hospitalarias de Segundo Nivel de Atención, con clave 2000-002-005, registrado el 4 de octubre de 2017.

Numerales 8.1.9 párrafo 24, 8.1.9.4 párrafo 13, 8.1.9.4.1 párrafo 10 del Manual de Organización de las Unidades Médicas de Alta Especialidad Genérico, con clave 0500-002-001, registrado el 01 de julio de 2016.

2 Objetivo Realizar la compra emergente de aquellas claves de bienes de consumo que no cuenten con existencia en las Unidades Médicas y por la naturaleza de su importancia, se requieran de manera inmediata, a fin de proporcionar un servicio de calidad a los derechohabientes. 3 Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal de las áreas de abastecimiento Delegacional, Unidades Médicas de Alta Especialidad, Unidades Médicas de Primer y de Segundo Nivel de Atención, así como diversas áreas que intervengan en dicho procedimiento.

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4 Definiciones Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 4.1 almacén: Área donde se reciben, custodian, guardan, almacenan, controlan y despachan bienes de consumo e inversión, dentro de la circunscripción que le corresponda.

4.2 almacén delegacional: Área facultada en la Delegación para la recepción, custodia, control, despacho y distribución de bienes de consumo e inversión, así como la expedición de alta por la recepción de los mismos.

4.3 almacén de unidad médica: Área facultada en la Unidad Médica para la recepción, custodia, control y entrega de bienes de consumo e inversión para el uso y servicio de la Unidad, así como la expedición de altas por la recepción de los mismos, cuando estén incluidos en el programa de compra Delegacional con entrega en Unidad o se refieran a UMAE.

4.4 bienes de consumo: Todos aquellos Artículos que por su utilidad en el desarrollo de las actividades se desgastan o extinguen en su uso primario y, por lo tanto, no son susceptibles de ser utilizados nuevamente, los cuales en el Instituto se clasifican como bienes de uso terapéutico (insumos para la salud) y no terapéutico.

4.5 caso fortuito: Eventos que se pueden llegar a presentar extraordinariamente en donde se requiere de algún insumo para la atención a la salud de un derechohabiente y del cual no se cuenta con existencia o que por circunstancias específicas de las Unidades no sea factible el suministro inmediato de los bienes de consumo. Cabe mencionar que esta definición se aplicará sólo para este procedimiento.

4.6 CCP: Control de Compromisos Presupuestal del Sistema de Abasto Institucional.

4.7 CCA: Coordinación de Control de Abasto.

4.8 CEYE: Central de Equipos y Esterilización.

4.9 CTAGBS: Coordinación Técnica de Administración del Gasto de Bienes y Servicios. 4.10 CTASP: Coordinación Técnica de Análisis y Seguimiento de Procesos.

4.11 compra emergente: Adquisición de aquellas claves de bienes de consumo que no cuentan con existencia en la Unidad Médica y tiene por objeto satisfacer la necesidad inmediata por la naturaleza de su requerimiento para dar atención adecuada a un derechohabiente permitiendo la operación de la Unidad Médica sin detrimento del servicio.

4.12 cuadro básico institucional: Documento que relaciona los bienes de insumos para la salud por grupo de suministro, determinados como fundamentales e indispensables en la operación del Instituto. Útil para el inicio del ciclo del abastecimiento, para la adquisición,

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recepción y distribución. Herramienta necesaria para planear, programar, presupuestar, adquirir, suministrar e inventariar los insumos para la salud. Deberá́ estar autorizado por el Comité́ especifico correspondiente, dependiente de la División Institucional de Cuadros Básicos de Insumos para la Salud. 4.13 DAEG: División de Análisis y Evaluación del Gasto. 4.14 DAIA: División de Análisis e Información del Abasto.

4.15 existencia: Cantidad en físico de artículos que se tienen en disponibilidad inmediata para su abastecimiento o consumo en Unidades Almacenarías.

4.16 farmacia: Área especializada en proporcionar el suministro de medicamentos a los derechohabientes y servicios de hospital de una Unidad Médica.

4.17 fondo fijo: Recursos financieros con los cuales las áreas pueden realizar erogaciones urgentes y de poca cuantía, que sean indispensables para el servicio a los derechohabientes y el buen funcionamiento de las actividades institucionales, atendiendo siempre los principios de eficiencia, austeridad y disciplina en el gasto Público.

4.18 LAASSP: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 4.19 metodología de reparto: Distribución del presupuesto autorizado para las compras en unidades de las áreas responsables y ejecutoras del gasto, la cual es determinada por la Coordinación de Control del Abasto en conjunto con las Direcciones Normativas.

4.20 negativa de receta: Receta negada total o parcialmente.

4.21 negativa de reaprovisionamiento: Solicitud de reaprovisionamiento de bienes de consumo por parte de un servicio al almacén de la unidad médica negados total o parcialmente.

4.22 personal de farmacia: Oficial de Farmacia, Ayudante de Farmacia y/o Auxiliar de Farmacia.

4.23 personal de Almacén de Unidad Médica: Oficial de Almacén, Auxiliar de Almacén.

4.24 reaprovisionamiento: La acción mediante la cual las unidades almacenarías abastecen de bienes de consumo en forma periódica a las unidades de servicio, para que estas no almacenen más de lo que consumen.

4.25 receta: Documento oficial, que puede ser individual expedido por el médico o colectiva autorizada por el Jefe de Servicio, para dispensar los medicamentos prescritos al derechohabiente por parte de la farmacia o al servicio de la Unidad Médica.

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4.26 RLAASSP: Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

4.27 SAI: Sistema de Abasto Institucional. 4.28 servicios de unidades médicas: Servicios Hospitalarios y/o servicios auxiliares. 4.29 solicitud de reaprovisionamiento: Documento mediante el cual los servicios de la unidad solicitan el abastecimiento de bienes de consumo al Almacén de la Unidad Médica o al CEYE. 4.29 unidades almacenarías: Las áreas consideradas para tal efecto son las siguientes:

Almacén Central Almacén Delegacional Almacén de Unidad Médica Farmacia CEYE

4.30 UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad. 4.31 Unidad Médica: Establecimiento de un sistema de atención a la salud en el cual se integran diversos recursos materiales, humanos, técnicos y económicos, de acuerdo con el nivel de atención médica y el nivel de operación requerido en cada uno de ellos, para lograr un sistema de servicios que permita proporcionar a la población una atención integral en el cuidado de la salud. Dentro del concepto general de Unidad Médica, entiéndase a las de primer nivel o Unidad de Medicina Familiar, segundo nivel y Unidades Médicas de Alta Especialidad. 4.32 UMA: Unidad de Medida y Actualización. 5 Políticas 5.1 Generales 5.1.1 La entrada en vigor del presente documento interno normativo, actualizará y dejará sin efecto al “Procedimiento para la compra emergente de bienes de consumo en las Unidades Médicas” con clave 1493-003-006 y fecha de registro 6 de noviembre de 2007. 5.1.2 El lenguaje empleado en el presente documento, no busca generar ninguna distinción ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones en la redacción hechas hacia un género representan a ambos sexos.

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5.1.3 El incumplimiento u omisión de los servidores públicos involucrados en el presente documento será causal de las responsabilidades que resulten conforme a la Ley General de Responsabilidades Administrativas y demás disposiciones aplicables al respecto.

5.1.4 La interpretación del presente documento estará a cargo de la Dirección de Administración por conducto de la Unidad de Administración, a través de la CCA. 5.1.5 Las compras emergentes no deberán generar stock. 5.1.6 Las cuentas contables a utilizar a través del procedimiento de compra emergente serán las que se enlistan, las cuales pueden sufrir modificaciones en cualquier momento, por lo que en caso de haberlas, se darán a conocer por medio de la CCA mediante correo institucional, en tanto se realice la actualización en el presente procedimiento.

42060301 Medicinas 42060302 Lácteos 42060304 Estupefacientes y substancias psicotrópicas 42060306 Medicamentos de alta especialidad 42060401 Material de curación sustantivo 42060403 Material de laboratorio 42060404 Material radiológico 42060407 Material de curación clave 5000 42060408 Material de especialidades 42060409 Material de laboratorio clave 5000 42060601 Materiales y útiles de oficina 42060604 Material fotográfico y para impresos 42060605 Artículos de aseo

42061001 Mobiliario administrativo y médico 42061003 Equipo, instrumental y accesorios médicos 42061004 Artículos de cocina y comedor

5.2 La Coordinación de Control de Abasto será responsable de: 5.2.1 La actualización del presente documento; por lo que las propuestas de modificación y/o actualización realizadas al mismo deberán encontrarse debidamente fundadas y documentadas, para ser canalizadas a la Coordinación para su análisis y en su caso, modificación, a través de la CTAGBS y la CTASP.

5.2.2 Determinará de manera anual la metodología de reparto en la que se indiquen los porcentajes autorizados para este mecanismo de compra conforme al presupuesto de cada uno de los grupos de suministro.

5.2.3 Difundirá anualmente a las Jefaturas de Servicios Administrativos en Delegaciones y a las Direcciones Administrativas de las Unidades Médicas de Alta Especialidad mediante

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correo institucional la metodología de reparto con vigencia durante el siguiente ejercicio fiscal.

5.2.4 Aclarará las dudas que derivado de la aplicación del presente procedimiento surjan a través de la DAEG dependiente de la CTAGBS y de la DAIA adscrita a la CTASP.

5.3 Las Coordinaciones de Abastecimiento y Equipamiento en Delegaciones y los Departamentos de Abastecimiento de las Unidades Médicas de Alta Especialidad serán responsables de:

5.3.1 Garantizarán el surtimiento en tiempo y forma de los insumos necesarios a las Unidades Médicas, a las farmacias y a los servicios de las unidades médicas, a efecto de mantener los niveles de inventario óptimos que permitan la operación de las áreas usuarias; de presentarse un caso fortuito por falta de abastecimiento de bienes de consumo, se deberá aplicar el presente procedimiento.

5.3.2 Verificarán la existencia de las claves de bienes de consumo y la posibilidad de llevar a cabo el suministro vía traspaso; o en su caso, generar la negativa de receta o la negativa de reaprovisionamiento.

5.3.3 Garantizarán los registros en el sistema SAI sobre las compras emergentes realizadas, a efecto de evaluar las causas que motivaron la compra y los detalles de la misma; lo anterior con el fin de ser un indicador para la toma de decisiones y realizar las acciones preventivas o correctivas que correspondan.

5.4 Las Unidades Médicas serán responsables de:

5.4.1 Entregarán un informe mensual de la realización de las compras emergentes, a la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento en las Delegaciones y a la Oficina de Control de Abasto y Suministro en el caso de las UMAE para su consolidación y supervisión. El informe se entregará dentro de los 5 días hábiles del mes, posterior al cierre de cada mes. “Reporte de órdenes de compra por partida presupuestal” clave 1800-014-003 (anexo 3).

5.4.2 Verificarán que las compras emergentes cuenten invariablemente con la negativa de receta emitida por la farmacia o negativa de reaprovisionamiento emitida por el almacén de unidad médica.

5.4.3 Vigilarán que no se fraccione el gasto de acuerdo al Art. 42 de la LAASSP.

5.4.4 Llevarán un registro de todas y cada una de las compras en el módulo de control de compromisos del Sistema de Abasto Institucional (SAI) y el Portal de Compra Emergente, con el fin de tener un control sobre los importes y consumos. 5.4.5 Las compras emergentes que realicen las Unidades Médicas dependientes de las Delegaciones y UMAE deberán apegarse a lo establecido en el artículo 42 de la Ley de

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Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y el artículo 82 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

5.4.6 Los Directores Administrativos en el caso de UMAE y los Administradores o Subdirectores Administrativos de Unidad Médica serán responsables de autorizar las compras emergentes debidamente documentadas y sustentadas, verificar el presupuesto que para este fin ha sido autorizado y supervisar que el origen de las compras sea exclusivamente para atender una necesidad inmediata. 5.4.7 Cuando el importe de la compra emergente sea hasta por $2,000.00 M/N (dos mil pesos cero centavos moneda nacional) incluyendo IVA, deberá ser pagado por fondo fijo en las unidades médicas, conforme a lo estipulado en el numeral 4.33.4 del “Procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos”, clave 6130-003-002.

5.4.8 Las compras emergentes realizadas por un importe mayor a $2,000.00 y menor a 300 UMA, serán pagadas con cargo al presupuesto asignado a la unidad médica.

5.4.9 Los Directores Administrativos en el caso de UMAE y los Administradores o Subdirectores Administrativos de Unidad Médica verificarán que las compras iguales o mayores a 300 UMA cuenten con contrato o pedido de conformidad con el artículo 82 del RLAASSP, cuyo trámite quedará a cargo del área contratante de la Delegación o UMAE correspondiente.

Responsable Descripción de actividades

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6 Descripción de actividades Personal de farmacia / Personal de Almacén de unidad médica

1. Recibe “Receta” / “Solicitud de reaprovisionamiento”.

2. Verifica en el sistema SAI que los bienes de consumo no cuentan con existencias, emitiendo el documento de “Negativa de receta/negativa de reaprovisionamiento”.

3. Proporciona a los Responsables de farmacia o a los Responsables de almacén, la información registrada en el SAI, así como la “Negativa de receta/negativa de reaprovisionamiento”.

Responsable de farmacia / Responsable del Almacén/

Etapa I Existencia de bienes de consumo en unidades

médicas y delegación

4. Realiza, “Oficio traspaso”, “Memorándum” o “Correo electrónico” y solicita con alguna unidad médica cercana el traspaso de bienes de consumo.

Alguna unidad médica cuenta con existencia de los

bienes de consumo Continúa con la actividad 5.

Ninguna unidad médica cuenta con existencia de los bienes de consumo Continúa con la actividad 6.

Alguna unidad médica cuenta con existencia de los bienes de consumo

Responsable de farmacia / Personal de farmacia Responsable de Almacén / Personal de Almacén de unidad médica

5. Realiza las actividades de procedimiento vigente para farmacia y/o Almacén, manuales o automatizados que correspondan para realizar el traspaso por apoyo de otra Unidad Médica. Concluye alguna unidad médica cuenta con existencia de los bienes de consumo.


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Clave: 1800-003-006

Responsable de farmacia / Responsable de Almacén

Ninguna unidad médica cuenta con existencia de los bienes de consumo

6. Recibe respuesta del “Oficio traspaso”, “Memorándum”

o “Correo electrónico”, de la unidad médica a la que se le solicitó el traspaso de bienes de consumo, con la negativa que no tienen existencias para el surtimiento.

7. Avisa al Responsable de Abastecimiento, Subdirector

Administrativo o Administrador, mediante “Correo electrónico” o “Memorándum” que no se tiene existencias de los bienes de consumo, así como la negativa de traspaso por apoyo de otra unidad médica, adjuntando el documento que lo acredita.

8. Ingresa al SAI, levanta requerimiento de compra

emergente en el módulo “Control de Compromisos” dentro del sub-módulo Compra Emergente, capturando el grupo, genérico y el especifico de los bienes de consumo; y valida que pertenezcan a los grupos 010, 030 y 040.

9. Revisa las existencias de los bienes de consumo en la

Unidad médica. NOTA 1: El Responsable de Farmacia verifica que las existencias sean menores o igual al Máximo o menores o igual la cantidad requerida para pacientes de transcripción. NOTA 2: El Responsable del Almacén verifica que las existencias sean menores o igual al Máximo.

10. Verifica que no exista alguna “Remisión” de la Unidad

médica por entregar. NOTA: El SAI no permitirá la captura de requerimiento de compra emergente. Se debe dar recepción a esa “Remisión” en el SAI.

Existe remisión pendiente Continúa en la actividad 11.

No existe remisión pendiente Continúa en la actividad 12.


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Existe remisión pendiente

11. Registra en el SAI la recepción de la “Remisión” pendiente, continúa en la actividad 10.

No existe remisión pendiente

12. Captura la cantidad requerida de bienes de consumo.

13. Captura la prioridad de acuerdo a la necesidad ya sea media o alta, para la compra de los bienes requeridos por las farmacias o los almacenes de las Unidades Médicas.

14. Detalla la justificación de las necesidades requeridas

por las farmacias de las UMAES o los almacenes de las Unidades Médicas, en las observaciones.

NOTA: En caso que se cuente con existencia en otras unidades y se tenga respuesta de no apoyo para traspaso por parte de éstas, deberá indicarlo en las observaciones y marcar en el sistema el campo de no apoyo para traspaso.

15. Envía la(s) solicitud(es) de reaprovisionamiento al

Departamento de Suministro y Control de Abasto, Oficina de Control de Abasto y Suministro a través del SAI, para su atención.

Departamento de Suministro y Control de Abasto / Oficina de Control de Abasto y Suministro

16. Recibe el requerimiento e ingresa al SAI, en la opción de SAI Control del Abasto en Requerimientos/ Validación para Compra Emergente.

17. Verifica las alternativas de solución para dar solvencia

a la solicitud de reaprovisionamiento de la Unidades Médicas. Existencias en la Delegación/UMAE Continúa en la actividad 18. Existencias en otras Unidades Médicas Continúa en la actividad 19.

Existencias en la Delegación/UMAE


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Clave: 1800-003-006

Departamento de Suministro y Control de Abasto / Oficina de Control de Abasto y Suministro

18. Genera Suministro Extraordinario. Concluye existencia

en la Delegación/UMAE.

Existencias en otras unidades médicas

19. Realiza traspaso de los bienes de consumo. Concluye existencias en otras unidades médicas. Concluye ninguna unidad médica cuenta con existencia de los bienes de consumo. NOTA: Siempre y cuando no esté seleccionada la opción de no apoyo para traspaso.

Etapa II

Compra emergente

20. Revisa que los requerimientos no cuenten con ninguna existencia en la Delegación/UMAE y/o en otra unidad médica.

21. Selecciona los requerimientos que se procesan para

compra en Unidad Médica, posteriormente se oprime el botón Hacer Compra Emergente.

Jefe de Departamento de Abastecimiento de UMAE/ Jefe de Departamento de Suministro y Control del Abasto/ Subdirector Administrativo / Administrador

22. Verifica que la unidad médica cuente con presupuesto asignado en la(s) cuenta(s) que afectará(n) la compra emergente y la cual estará amparada con el Reporte de Disponibilidad Presupuestal emitido por el Departamento de Finanzas.

23. Ingresa al perfil asignado para la Unidad Médica, accediendo vía internet a la página de compra emergente del SAI, http://sai.imss.gob.mx/BOWebSite/ capturando el usuario y contraseña que les corresponde.

24. Captura la orden de compra con Entrega en Unidad

Médica, selecciona la opción Compra Emergente/Capturar Orden de Compra en conjunto con la opción registrar.

Jefe de Departamento de Abastecimiento de UMAE/ Jefe

25. Selecciona la modalidad de la orden de compra con Entrega en Unidad a un proveedor, entre las


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de Departamento de Suministro y Control del Abasto/ Subdirector Administrativo / Administrador

siguientes:

Por Catálogo Institucional.

Por Oferta con entrega en Unidad.

Alta de un proveedor de manera temporal.

NOTA: En caso de ser un proveedor local se deben capturar los siguientes datos:

RFC del proveedor.

Razón Social.

Dirección.

Colonia.

Población.

Entidad.

Código Postal.

Teléfono.

Correo Electrónico del proveedor.

26. Ingresa la cantidad de piezas, precio del artículo, e

IVA. La cantidad de piezas no puede ser mayor a la solicitada, pero si menor.

27. Selecciona el fundamento legal, basado en la LASSP.

Dependiendo del artículo seleccionado el sistema solicita los datos a capturar, es decir número de sesión, número de acuerdo y fecha de acuerdo.

28. Captura los siguientes datos:

Responsable de la compra.

Nombre del Administrador.

Nombre del Director.

Proveedor.

Lugar de Entrega.

Observaciones.

29. Genera la orden de compra dando clic al botón Generar orden.

30. Solicita autorización “Reporte de orden de compra”,

clave 1800-014-001 (anexo 1) al Director Administrativo en caso de UMAE o Jefe de Servicios Administrativos en Delegación y/o al Administrador o Subdirector Administrativo de Unidad médica.

NOTA: En el caso de Unidades de Medicina Familiar, la


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Clave: 1800-003-006

autorización de la compra emergente es responsabilidad del administrador.

Director Administrativo / Administrador / Subdirector Administrativo

31. Firma el “Reporte de orden de compra de insumos”, clave 1800-014-001 (anexo 1), e instruye para que se adquiera el (los) bienes de consumo ante un proveedor que expida facturas.


32. Recibe el (los) articulo(s) con la “Factura” de su adquisición, misma que debe cumplir con los requisitos fiscales de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, que indique la Razón Social del lugar donde se adquiere, así como los datos fiscales, fecha, descripción, cantidad e importe, anotando en un extremo de la misma, su nombre, matrícula y firma.

NOTA: Para efectos de alta y devengo en el SAI, se podrá registrar el alta de los artículos con una nota de “Remisión”.

Jefe de Departamento de Abastecimiento de UMAE/ Subdirector Administrativo / Administrador

33. Verifica en el menú del SAI en la opción asignación de presupuesto, que se tenga el registro de disponibilidad presupuestal por partida y el cual deberá estar amparado conforme al Reporte de Disponibilidad Presupuestal emitido por el Departamento de Finanzas.

34. Accede al SAI desde el módulo de Control de Compromisos Compra Emergente / Bajar Órdenes, se descargará el “Reporte de orden de compra de insumos”, clave 1800-014-001 (anexo 1), generadas a la Unidad Médica.

35. Registra la “Factura” o nota de “Remisión”, una vez

descargado el “Reporte de orden de compra de insumos”, clave 1800-014-001 (anexo 1), para proceder a generar el alta en Farmacia o Almacén de Unidad médica “Reporte de alta de compra emergente” clave 1800-014-002 (anexo 2).


36. Efectúa registro de salida del bien de consumo conforme a las actividades del procedimiento vigente para farmacia y/o almacén, manuales o automatizados que correspondan.


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Clave: 1800-003-006


37. Entrega bien de consumo al derechohabiente o al servicio de la unidad que generó la “Negativa de receta/negativa de reaprovisionamiento”.

38. Realiza en el SAI el enlace de altas a Delegación/UMAE en Control de Compromisos dentro de la opción Enlaces/Abasto Delegación.

NOTA: Es necesario realizar dicho enlace por lo menos al final del día y/o posterior al registro de una nota de “Remisión” o factura.

39. Genera reporte “Listado de altas de compra emergente” clave 1800-014-004 (anexo 4) y archivarlo cronológicamente.

Fin del Procedimiento

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Clave: 1800-003-006

INICIO

PERSONAL DE FARMACIA /

PERSONAL DE ALMACÉN

DE UNIDAD MÉDICA

Solicitud de

reaprovisiona

miento

Receta

Recibe

1

Negativa de

receta/

negativa de

reaprovisiona

miento

Verifica en SAI que los bienes

de consumo no cuenten con

existencias

2

Negativa de

receta/

negativa de

reaprovisiona

miento

Proporciona la información

registrada en el SAI

3

RESPONSABLE DE

FARMACIA /

RESPONSABLE DEL

ALMACÉN

a

a

¿Cuenta con bienes de

consumo?

Ninguna

unidad

médica

cuenta

con

existencia

de los

bienes de

consumo

Alguna

unidad

médica

cuenta

con

existencia

de los

bienes de

consumo

Memorándum

Oficio

traspaso

Realiza y solicita con alguna

unidad médica traspaso de

bienes de consumo

4

Memorándum

Oficio

traspaso

Recibe respuesta de la unidad

médica

6

RESPONSABLE DE

FARMACIA / PERSONAL DE

FARMACIA /

RESPONSABLE DE

ALMACÉN / PERSONAL DE

ALMACÉN DE UNIDAD

MÉDICA

Realiza las actividades de

procedimiento vigente para

farmacia y/o almacén.

Concluye alguna unidad

médica cuenta con existencia

de los bienes de consumo

5

RESPONSABLE DE

FARMACIA /

RESPONSABLE DEL

ALMACÉN

Memorándum

Avisa al Responsable de

abastecimiento, Subdirector

Administrativo o

Administrador, que no hay

existencias de los bienes de

consumo

7

Ingresa al SAI, levanta

requerimiento de compra

emergente y valida que

pertenezcan a los grupos

8

Revisa las existencias de los

bienes de consumo

9

NOTA 1, 2

A

Etapa I

Existencia de bienes de

consumo en unidades

médicas y delegación

7 Diagrama de flujo

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Clave: 1800-003-006

Remisión

A

Verifica que no exista alguna

remisión de la unidad médica

por entregar

10

NOTA

¿Remisión pendiente? Registra en el SAI

11

No existe

remisión

pendiente

Existe

remisión

pendiente

10Captura la cantidad requerida

de bienes de consumo

12

Captura la prioridad de

acuerdo a la necesidad

13

Detalla la justificación

14

NOTA

Envía las solicitudes de

reaprovisionamiento a través

del SAI

15

b

b

DEPARTAMENTO DE

SUMINISTRO Y CONTROL

DE ABASTO / OFICINA DE

CONTROL DE ABASTO Y

SUMINISTRO

Recibe el requerimiento e

ingresa al SAI

16

Verifica las alternativas de

solución

17

¿Existen bienes de

consumo?

Genera Suministro

Extraordinario. Concluye

existencia en la Delegación/

UMAE

18

Existencias

en otras

unidades

médicas

Existencias

en la

Delegación/

UMAE

Realiza traspaso de los bienes

de consumo. Concluye

existencias en otras unidades

médicas

19

NOTA

Etapa II

Compra emergente

Revisa que los requerimientos

no cuenten con existencias

20

B

Página 19 de 34

Clave: 1800-003-006

1800-014-001

(anexo 1)

SAI

B

Selecciona los requerimientos

y oprime el botón Hacer

Compra Emergente

21

JEFE DE DEPARTAMENTO

DE ABASTECIMIENTO DE

UMAE / JEFE DE

DEPARTAMENTO DE

SUMINISTRO Y CONTROL

DE ABASTO /

SUBDIRECTOR

ADMINISTRATIVO /

ADMINISTRADOR

Verifica que la unidad médica

cuente con presupuesto

asignado

22

Ingresa a la siguiente liga

http://sai.imss.gob.mx/

BOWebSite/

23

Captura con entrega en

unidad médica y selecciona la

opción registrar.

24

Selecciona la modalidad de la

orden de compra

25

NOTA

c

c

Ingresa cantidad de piezas,

precio artículo e IVA

26

Selecciona fundamento legal

27

Captura datos

28

Genera la orden de compra

29

Solicita autorización

30

NOTA

DIRECTOR

ADMINISTRATIVO /

ADMINISTRADOR /

SUBDIRECTOR

ADMINISTRATIVO

1800-014-001

(anexo 1)

Firma e instruye la adquisición

de los bienes de consumo

31

NOTA

C

Página 20 de 34

Clave: 1800-003-006

Remisión

Factura

1800-014-004

(anexo 4)

SAI

1800-014-001

(anexo 1)

SAI

SAI

FacturaRecibe los artículos

32

NOTA

C

RESPONSABLE DE

FARMACIA /

RESPONSABLE DE

ALMACÉN

JEFE DE DEPARTAMENTO

DE ABASTECIMIENTO DE

UMAE / SUBDIRECTOR

ADMINISTRATIVO /

ADMINISTRADOR

Verifica la disponibilidad

presupuestal

33

Accede y descarga

34

Registra

35

d

d

RESPONSABLE DE

FARMACIA /

RESPONSABLE DE

ALMACÉN

Efectúa registro de salida del

bien de consumo

36

Entrega bien de consumo al

derechohabiente

37

Realiza el enlace de altas a

Dleegación/UMAE

38

NOTA

Genera reporte

39

FIN

Página 21 de 34

Clave: 1800-003-006

ANEXO 1

Reporte de orden de compra 1800-014-001

Página 22 de 34

Clave: 1800-003-006

1800-014-001

Página 23 de 34

Clave: 1800-003-006

ANEXO 1 Reporte de orden de compra INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Fecha Fecha de ejecución del reporte.

2 Hora Hora de ejecución del reporte.

3 Clasif. Presup. Clasificación. Presupuestal donde se generó la orden de

compra.

4 Orden de compra Número consecutivo de orden de compra generado por el sistema.

5 Fecha orden Fecha de generación de la orden en el sistema.

6 Proveedor RFC del proveedor a quien se asignó la orden.

7 Razón social Razón Social del proveedor a quien se asignó la orden.

8 Renglón Consecutivo de los bienes de consumo adquiridos en la orden.

9 Cantidad Cantidad en piezas del bien de consumo adquirido.

10 Unidad Presentación del bien de consumo adquirido.

11 Concepto Descripción del bien de consumo adquirido.

12 IVA % Porcentaje de Impuesto al Valor Agregado en caso de aplicar.

13 Precio unitario Precio del bien de consumo adquirido.

14 Importe Precio Unitario por Cantidad del bien de consumo.

15 Subtotal Suma de todos del importe de todos los renglones.

1800-014-001

Página 24 de 34

Clave: 1800-003-006

ANEXO 1

Reporte de orden de compra

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

16 Total Importe total de la orden de compra incluyendo importe de IVA.

17 Observaciones Comentarios adicionales en caso de aplicar.

18 Solicitó Nombre y cargo de quien solicitó el bien de consumo.

19 Autorizó Nombre y cargo de quien autorizó la compra emergente.

1800-014-001

Página 25 de 34

Clave: 1800-003-006

ANEXO 2

Reporte de alta de compra emergente 1800-014-002

Página 26 de 34

Clave: 1800-003-006

1800-014-002

Página 27 de 34

Clave: 1800-003-006

ANEXO 2 Reporte de alta de compra emergente


No. DATO ANOTAR



3 Clasif. Presup. Clasificación. Presupuestal donde se dio el alta.

4 RFC del proveedor RFC del proveedor del alta.

5 Dirección Dirección del lugar de entrega.

6 Razón Social Razón social del Proveedor.

7 Orden de compra Número consecutivo de orden de compra generado por el sistema.

8 Partida Partida presupuestal de la clave que se compró.

9 L. Entrega Clasificación. Presupuestal del lugar de entrega.

10 Dest Final Clasificación. Presupuestal del destino final.

11 Gpo gen esp dif var Detalle del bien de consumo a 14digitos.

12 Pres Presentación del bien de consumo.

13 Descricpción Descripción del bien de consumo.

14 Cantidad Cantidad del bien de consumo del alta.

15 Precio Precio del bien de consumo.

16 IVA % Porcentaje al Valor Agregado del bien de consumo.

17 Importe Precio por Cantidad del bien de consumo.

18 Subtotal Suma del importe de todos los renglones.

19 IVA Importe del IVA.

20 Total Importe de la orden incluyendo el importe de IVA. 1800-014-002

Página 28 de 34

Clave: 1800-003-006

ANEXO 2

Reporte de alta de compra emergente


21 Factura Número de factura que entrega el proveedor.

22 No de Alta Número de alta generada por el sistema.

23 Fecha de alta Fecha de alta.

24 Importe Importe con letra del alta.

25 Recibió Nombre de quien recibió la mercancía.

26 Revisó Nombre de quien reviso la información del alta.

27 Autorizó Nombre de quien autorizó el alta.

1800-014-002

Página 29 de 34

Clave: 1800-003-006

ANEXO 3

Reporte de órdenes de compra por partida presupuestal 1800-014-003

Página 30 de 34

Clave: 1800-003-006

1800-014-003

Página 31 de 34

Clave: 1800-003-006

ANEXO 3 Reporte de Órdenes de Compra por partida presupuestal


No. DATO ANOTAR



3 Clasif Presup Clasificación. Presupuestal de la Unidad.

4 Partida Partida presupuestal del bien de consumo adquirido.

5 Mes Año y mes de la compra.

6 O.C. Número consecutivo de orden de compra generado por el sistema.

7 FolioBUO Folio del portal para la orden.

8 Factura Número de factura del proveedor.

9 Fecha Fecha registro de la orden de compra.

10 Proveedor RFC y razón social del proveedor.

11 Clave Detalle del bien de consumo a 14digitos.

12 Descripción Descripción del bien de consumo.

13 Cantidad Cantidad de piezas del bien de consumo.

14 Precio Precio unitario del bien de consumo.

15 %IVA Porcentaje del Impuesto al Valor Agregado.

16 Importe Precio por cantidad del bien de consumo incluyendo IVA.

17 Total por solicitud Suma de Importe de los bienes de consumo por orden de compra incluyendo importe de IVA.

1800-014-003

Página 32 de 34

Clave: 1800-003-006

ANEXO 4

Listado de altas de compra emergente 1800-014-004

Página 33 de 34

Clave: 1800-003-006

1800-014-004

Página 34 de 34

Clave: 1800-003-006

ANEXO 4 Listado de altas de compra emergente


No. DATO ANOTAR



3 Clasif Presup Clasificación. Presupuestal de la Unidad.

4 No Alta Número de alta.

5 RFC RFC del proveedor.

6 Razón Social Razón social del proveedor.

7 Factura Número de Factura de Proveedor.

8 Fecha Fecha de factura de proveedor.

9

10

Importe Estado

Importe del alta. Estado de enlace a Delegación.

1800-014-004

Documents

NOMBRE Y CLAVE AUTORIZACIÓN Aprobó Revisóreposipot.imss.gob.mx/normatividad/DNMR/Procedimiento/...Alejandro Arriaga Reynoso Titular de la Coordinación Técnica de Administración