NORMA ISO 21500Norma que proporciona una descripción de alto nivel de los conceptos y procesos que son considerados como buenas prácticas en gestión de proyecto1 Recomienda a las organizaciones una manera profesional de elaborar los proyectos basada en las mejores prácticas del mercado global. La ISO tiene puesto el foco en las organizaciones mientras que el PMI, sigue teniendo como sujeto de interés a los profesionales o individuos2  A continuación se muestra un esquema de los capítulos de la norma:

La ISO 21500 como marco para la Gestión Eficiente de ProyectosLa reciente creación de la ISO 21500:2012 "Orientación sobre la gestión de proyectos", ha supuesto un marco estandarizado internacional para la Gestión de Proyectos. Este documento, fundamentado en el PMBOK del Project Management Institute, consolida un modelo común que sirve de referente a las empresas en la dirección de sus proyectos.

La norma proporciona una guía para la gestión de proyectos y puede ser utilizada por cualquier tipo de organización sin importar su ámbito de trabajo, tamaño o propósito, pudiendo emplearse en la ejecución de cualquier tipo de proyecto.

Así mismo, aporta un alto nivel de descripción de los conceptos y procesos necesarios para configurar un buen compendio de prácticas que ayuden a profesionales junior y senior, a lograr el éxito de sus proyectos y los resultados de negocio.

Además de los beneficios que aporta el Project Management a la Dirección de Proyectos, los beneficios adicionales que suponen adoptar la norma ISO 21500 incluyen: Fomentar la transferencia de conocimientos entre proyectos y organizaciones para mejorar la ejecución de los proyectos. Hacer eficientes los procesos de licitación mediante el uso de terminología coherente de gestión de proyectos. Habilitar la flexibilidad de los integrantes de proyectos de proyectos y su capacidad para trabajar en proyectos internacionales. Proporcionar los principios universales de gestión de proyectos y procesos reconocidos internacionalmente.

Motivos para alinearse con la ISO 21500 Project Management (Gestión/Dirección de proyectos)

TRABAJAR POR PROYECTOS / SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Todas las organizaciones y profesionales para realizar sus productos y/o la prestación de sus servicios realizan operaciones y/o proyectos. Los proyectos se corresponden con la realización de entregables únicos o singulares bien sea para clientes externos (contratos) o internos (encargos). Las operaciones se corresponden con la elaboración repetitiva de entregables iguales o similares, pero en su concepción, diseño, puesta en fabricación, actualizaciones y retirada se realizan proyectos, es decir, que durante su ciclo de vida se realizan múltiples proyectos. Luego, el trabajo por proyectos está presente tanto en la realización de los entregables únicos, como de los  repetitivos.

En las organizaciones, según volumen de trabajo por operaciones o por proyectos, se dice que están orientadas a operaciones y/o proyectos. Es importante que cada organización identifique cuál es su orientación a efectos dedesarrollar sistemas y gestionar los riesgos.

Sobre Gestión de Proyectos hay un gran desarrollo y cultura en el mundo anglosajón, de forma que  se han identificado las buenas prácticas que a su vez, se han recogido en estándares de reconocimiento internacional, como PMBoK, PRINCE2, ICB3.0,..., que han intervenido en la elaboración de la Norma Internacional ISO 21500 Guía de Project Management, que es multisectorial para la Gestión de Proyectos, pero no aplica para las operaciones.

En particular, las consultoras, inversoras, financieras, jurídicas, ingenierías, concesionarias y CPPs, constructoras, etc., están fuertemente orientadas a trabajar por proyectos. También, en las organizaciones identificadas como prestadoras de servicios, telecomunicaciones, banca, etc., su innovación y mejora se produce mediante múltiples proyectos.

ACCESO AL MERCADO GLOBAL / COMPETENCIA ESTRATÉGICA.

La consecuencia más inmediata de la aparición de la ISO 21500 de Gestión de Proyectos es la apertura de mercados a un comportamiento global como consecuencia de haber un acuerdo internacional sobre los principios y directrices en la Gestión de Proyectos, es decir, que tanto las organizaciones como los profesionales que gestionan y dirigen proyectos pueden manejar los mismos conceptos y estructura en sus relaciones contractuales y trabajo con clientes, socios, proveedores y demás agentes intervinientes. Esto facilita la expansión de los negocios por proyectos al ámbito internacional.  Luego, la Gestión de Proyectos con la ISO 21500 PM es una competencia

estratégica para las empresas.

EFICIENCIA Y EFICACIA / COMPETENCIA DIRECTIVA.

Otro aspecto muy importante es el laboral, pues los Equipos de Gestión del Proyecto, se  constituyen o completan como consecuencia de un contrato cuya singularidad vendrá dada por la definición de un alcance o requisitos, un plazo determinado, un coste previsto, un entorno geográfico, de país,..., y unos agentes intervinientes. Esto implica la participación de profesionales de múltiples especialidades y nacionalidades, requiriendo colaboraciones con agrupamientos rápidos y temporales, cuya flexibilidad, eficiencia y eficaciavendrá marcada por conocer y aplicar los procesos directivos consensuados de manera global en la Norma Internacional ISO 21500 de Gestión de Proyectos. En este sentido, cobra especial relevancia la formación y capacitación de profesionales en la Gestión de Proyectos, pudiendo hacer referencia a certificaciones profesionales como la de PMP® del PMI® basada en el conocimiento de la Guía PMBoK cuyo capítulo 3 coincide en más del 90% con la ISO 21500 PM. Luego, la Gestión de Proyectos con la ISO 21500 PM es unacompetencia directiva para los profesionales que dirigen proyectos.

SOSTENIBILIDAD Y COMPETITIVIDAD / GANAR Y NO PERDER.

El resultado de trabajar los proyectos aplicando los principios y directrices de la Gestión de Proyectos de la ISO 21500 se traduce en una mejora de la calidad en el cumplimiento de los requisitos del producto y/o servicio, que se traduce en una mejora de la satisfacción del cliente. Así mismo, la gestión eficiente de los recursos se traduce en una mejora de la sostenibilidad y por lógica en una optimización de costes que tiene un impacto directo en la mejora de la competitividad en unos mercados cada vez más globales y una mayor eficacia de los resultados respecto a los objetivos de negocio.

En resumen, para las organizaciones y profesionales, alinearse con la ISO 21500 PM, adquiriendo, completando y/o actualizando los conocimientos y prácticas sobre la Gestión de Proyectos de manera unificada con esta Norma Internacional, solo aporta mejoras a ganar y nada que perder. Sobre todo en empresas con una cierta cultura organizativa que tengan desarrollados sistemas y procedimientos de gestión de costes, compras, programación, recursos humanos, calidad, medio ambiente, prevención de riesgos laborales, etc., encontrarán en esta Norma toda la estructura para la integración y coordinación de los proyectos en las áreas y actividades mencionadas. Pero si además, tienen implantadas las normas ISO 9001, 14001 y 18001, les será aún más fácil su tratamiento integral y coordinado en los proyectos. Y por último, comentar que también constituye una oportunidad de incorporar la ISO 31000 Gestión de Riesgos, un estándar imprescindible para la toma de decisiones.

ISO 21500 para la Gerencia de ProyectosDesde ya hace buen tiempo, la gerencia de proyectos está tomando una relevancia inusitada, no solamente en la industria de la construcción, sino en todo  tipo de empresas. Esta popularidad no es gratuita. Se ha generado una cultura y mucho conocimiento en varios ámbitos de la actividad económica, he inclusive en otras latitudes. Esto está permitiendo desarrollar metodologías apropiadas para la gestión de proyectos cumpliendo a cabalidad con los objetivos del mismo. Todavía están muy cerca los días en los que el manejo de proyectos era mas por intuición que por otra cosa, hoy se tienen como mínimo dos cuerpos de conocimiento: el PMBok gestado por el Project Management Institute y PRINCE2 surgido en Inglaterra y de amplia aceptación en Europa como estándar para manejo de proyectos. Para confirmar el auge, la ISO, mediante la formación de un comité denominado: TC 236 - Project Committee: Project Management, está preparando el estándar 21500 como herramienta de gestión de proyectos para que sea aceptada mundialmente.

Indistinto de las metodologías, una sola o un híbrido de varias, la concepción del proyecto y donde encaja dentro de las organizaciones sigue siendo la misma: la necesidad de obtener efectividad en la administración de proyectos desde el punto de vista de la calidad. Sin embargo, la temporalidad es lo que precisamente se exige que el proyecto tenga no solo un inicio sino un final. Buena parte de los proyectos los iniciamos en el ímpetu y la emoción, y se nos olvida planear desde ese mismo momento como y cuando se culmina el proyecto, con la performance y alcance adecuados. Aquí debemos resaltar lo siguiente: la definición del alcance, donde se ha hecho mucho énfasis en las recientes versiones de las metodologías arriba mencionadas, se convierte en herramienta fundamental para enmarcar precisamente el alcance del proyecto, qué se debe entregar para considerar finalizado el esfuerzo. Y esto es un asunto que va más allá de lo contractual, es una responsabilidad empresarial. Lo que no es temporal es el producto del proyecto, es decir, el objetivo para el cual se conformó el proyecto, sea construir una casa, un gran proyecto inmobiliario, generar una nueva vacuna, hacer una tesis o crear un sitio Web. Una vez entonces aclarado la temporalidad del proyecto, es importante ponernos en contexto dentro del ámbito empresarial. Ahora es muy popular, aún cuando la empresa sea muy pequeña. elaborar un Plan Estratégico. El insumo más importante es que todo gerente sabe para donde quieren llevar a su empresa, para qué la constituyeron, etc. Es decir, el direccionamiento estratégico, que metodológicamente está compuesto por las declaraciones de la misión, visión y valores compartidos, está formalmente documentado en algunos casos y en otros se maneja de manera informal. Este mencionado Plan Estratégico es el que da inicio entonces a una serie de proyectos para dar cumplimiento justamente al mandato del diseño de las estrategias del referido plan. Lo que pasa es que, es con proyectos que se van logrando los objetivos estratégicos. Cuando se requiere más de un proyecto para una estrategia, que por lo general suele ser así, entramos entonces a manejar el concepto de programas. Los programas reúnen una serie de proyectos que apuntan a una misma estrategia y que, en definitiva, la hacen cumplir. Cuando se inicia un proceso de gestión de proyectos, debe estar claro que el beneficio del mismo ya ha sido justificado. La estructuración de proyectos de factibilidad, planes de negocio y la formulación de proyectos son otras disciplinas anteriores a la Gestión de Proyectos. Es precisamente la estrategia la que da pié al proyecto y de no ser así, es muy probable que durante la ejecución del mismo proyecto haya muchas dudas sobre su validez o pertinencia. El

estar amarrado a las estrategias corporativas le dará suficiente piso para aguantar todos los embates que recibirá. Por otro lado, la gestión de empresas por proyectos está cada vez puesto a prueba en las organizaciones. Claro está que esto no funciona para todo tipo de organizaciones, pero sí a las que tiene un alto grado de aplicación operativas en su quehacer cotidiano. La responsabilidad, eficiencia y eficacia del talento humano es una ventaja competitiva clave para hacer una gerencia por proyectos. Cualquiera que sea su aplicación, no se puede perder de vista entonces donde encajan los proyectos en el entorno empresarial. 

Administración de Proyectos eficaz mediante el uso de las normas ISO

Ahora desde blog de Cobalt revizaremos la propuesta de Ronelle

Smith que nos sugiere como usar los estándares ISO para

conseguir que nuestros procesos de Administración de Proyectos

sean mas eficaces. 

Primero Ronelle nos recuerda que las Normas ISO constituyen un

sistema de normas universales para la mejora a través de una

amplia gama de industrias, incluidas las normas de gestión de

calidad y normas de administración de proyectos. 

Estas normas ofrecen una guía de buenas prácticas propuestas por

la Organización Internacional de Estándares (ISO por sus siglas en

inglés). 

La norma que aplica a los procesos de Administración de Proyectos

es la ISO 21500. Esta norma se basa en una serie de otras normas

existentes, y es aplicable a organizaciones de todos los tamaños y

naturalezas. 

Cuando los Administradores de Proyecto (neófitos o

experimentados) son capaces de aplicar estas normas, el resultado

en un mayor nivel de gestión de la calidad en los diferentes

proyectos que se implementan. 

Los beneficios adicionales de la Administración de Proyectos

apoyándose en el estándar ISO 21500 son: 

Fomentar la transferencia de conocimientos entre los proyectos y organizaciones para una mejor ejecución de los proyectos. Facilitar la eficiencia de los procesos de licitación a través del uso de una terminología de administración de proyectos coherente.  Permitir la flexibilidad de los empleados del proyecto y su capacidad para trabajar en proyectos internacionales.  Proporcionar un marco base para los programas de certificación. Proveer de principios y procesos universales para la administración de proyectos. 

Además, la Norma ISO 9000 también es útil para la gestión de

proyectos. Esta norma se centra en la gestión y el liderazgo,

especialmente en lo que respecta a la gestión de calidad y

procesos. 

Ya que ambos juegan un papel vital en la administración de

proyectos, la ISO 9000 ofrece una serie de beneficios a los

ejecutivos del proyecto. Esta norma introduce los ocho principios de

gestión de calidad definidos por la ISO, así como el enfoque basado

en procesos para lograr la mejora continua. 

Finalmente Ronelle nos recuerda que la Normalización se ha

convertido en una de las mejores maneras de asegurar un mayor

nivel de calidad en todas las áreas de gestión, desde los procesos

mas básicos hasta la administración de proyectos.