Normas de Control Interno de La Contraloria General Del Estado

NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNOAcuerdo de la Contralora General del Estado 39Registro Oficial Suplemento 87 de 14-dic-2009Ultima modificacin: 06-feb-2014Estado: Vigente

NOTA GENERAL:

Sustityase la denominacin del Instituto Nacional de Contratacin Pblica por la de ServicioNacional de Contratacin Pblica que se contengan en la Ley Orgnica del Sistema Nacional deContratacin Pblica, otras leyes, reglamentos, normas o regulaciones; cualquier referencia alServicio Nacional de Contratacin Pblica como "instituto", "INCP" o "INCOP", deber ser sustituidapor la nueva denominacin y las siglas "SERCOP", respectivamente.

Dado por Disposicin transitoria tercera de Ley No. 0, publicada en Registro Oficial Suplemento 100de 14 de Octubre del 2013 .

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DELSECTOR PUBLICO Y PERSONAS JURIDICAS DE DERECHO PRIVADO QUEDISPONGAN DE RECURSOS PUBLICOS

Oficio No. 22784 SGEN

Quito, 2 de diciembre del 2009.

LicenciadoLuis Fernando Badillo GuerreroDIRECTOR DEL REGISTRO OFICIAL (E)Ciudad

Seor Director:

Como alcance a mi oficio 21745 SGEN de 17 de noviembre del 2009, solicit a usted se sirvadisponer la publicacin en el Registro Oficial, del Acuerdo 039-CG de 16 de noviembre del 2009,suscrito por el doctor Carlos Plit Faggioni, Contralor General del Estado, mediante el cual expide las"Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector pblico y personas jurdicas dederecho privado que dispongan de recursos pblicos".

En razn de que en el Registro Oficial 078 de 1 de diciembre del 2009 se public nicamente elAcuerdo antes indicado y no las Normas de Control Interno, en esta oportunidad le pido que se sirvadisponer la publicacin de las "Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sectorpblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos", para cuyo fin,acompao la versin en medio magntico e impreso del documento en referencia.

Le expreso el sentimiento de mi distinguida consideracin.

Atentamente,

Dios, Patria y Libertad

PRESENTACION

NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO - Pgina 1eSilec Profesional - www.lexis.com.ec

La Contralora General del Estado, frente a los cambios en la legislacin ecuatoriana que se hanproducido a partir de la emisin de la nueva Constitucin de la Repblica del Ecuador, reformas a laLey Orgnica de la Contralora General del Estado y otras disposiciones legales y normativas paralos sectores ambiental, elctrico, administrativo, talento humano, informacin pblica, finanzaspblicas, contratacin pblica, entre otras; y, los avances y mejores prcticas en la administracinpblica moderna emitidos por las organizaciones internacionales encargadas de su investigacin ydivulgacin, consider necesario actualizar las Normas de Control Interno, para proveer a lasentidades, organismos del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan derecursos pblicos, de un importante marco normativo a travs del cual puedan desarrollarse paraalcanzar sus objetivos y maximizar los servicios pblicos que deben proporcionar a la comunidad.La Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, dispone a este organismo, la regulacin delfuncionamiento del sistema de control, con la adaptacin, expedicin, aprobacin y actualizacin delas Normas de Control Interno. A partir de este marco regulador, cada institucin del Estado dictarlas normas, polticas y manuales especficos que consideren necesarios para su gestin.

Las Normas de Control Interno desarrolladas incluyen: normas generales y otras especficasrelacionadas con la administracin financiera gubernamental, talento humano, tecnologa de lainformacin y administracin de proyectos y recogen la utilizacin del marco integrado de controlinterno emitido por el Comit de Organizaciones que patrocina la Comisin Treadway (COSO), queplantea cinco componentes interrelacionados e integrados al proceso de administracin, con lafinalidad de ayudar a las entidades a lograr sus objetivos.Las Normas de Control Interno son concordantes con el marco legal vigente y estn diseadas bajoprincipios administrativos, disposiciones legales y normativa tcnica pertinente.

La actualizacin de las normas fue realizada con la participacin, aporte y coordinacin de usuariosinternos y externos quienes proporcionaron informacin importante sobre reas especficas degestin, por tanto, es el resultado de un esfuerzo comn. Es un documento que promueve el diseo,implantacin y evaluacin del sistema de control interno, que debe ser perfeccionado continuamentepara incorporar el impacto de los nuevos avances y tendencias actuales en la administracin, enbeneficio de las instituciones del sector pblico, de las personas jurdicas de derecho privado quedispongan de recursos pblicos y de la sociedad en general, usuaria de los bienes y servicios questas proveen.

INTRODUCCION

Antecedentes

En el ao 1977, se expidi la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, reemplaz a laLey Orgnica de Hacienda y fue concebida bajo un enfoque sistemtico de los diferentescomponentes de la Administracin Financiera. En el Captulo 3 del Ttulo VII, se sealaron losparmetros fundamentales sobre los que la Contralora General del Estado deba formular lasNormas Tcnicas de Control Interno, como parte de las normas secundarias de los sistemas decontabilidad y de control que le corresponda emitir al organismo de control.

En noviembre del mismo ao, con Acuerdo 000971, la Contralora General del Estado expidi lasprimeras Normas Tcnicas de Control Interno conjuntamente con las Polticas de Contabilidad,Normas Tcnicas de Contabilidad y Polticas de Auditora del Sector Pblico. Esta normatividad fueactualizada en abril de 1994, con la expedicin del Acuerdo 017-CG.

En el mbito internacional se celebraron eventos que marcaron una etapa importante en el desarrollodel control interno; en el ao 1990 se public el documento "Control Interno - Marco Integrado"(Internal Control - Integrated Framework, 1990), elaborado por la Comisin Nacional sobreInformacin Financiera Fraudulenta conocida como la Comisin Treadway, quienes adoptaron el


nombre de COSO.

El informe COSO concentr los distintos enfoques existentes en el mbito mundial, en uno solo,definiendo al control interno como un modelo integrado a la gestin de las organizaciones, ejecutadopor el personal de las entidades en sus distintos niveles jerrquicos; que promueve la honestidad y laresponsabilidad y suministra seguridad razonable en el uso de los recursos para conseguir losobjetivos de: impulsar el uso racional de estrategias, promover la eficiencia en las operaciones,cumplir con las normativas aplicables y contar con una herramienta apropiada para prevenir errorese irregularidades.

En el ao 1992, la Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, INTOSAI,aprob la gua para las Normas de Control Interno del Sector Pblico, concebida para visualizar eldiseo, implantacin y evaluacin del control interno en las entidades fiscalizadoras superiores. Estagua fue actualizada en distintos eventos internacionales, siendo la ltima reforma en el ao 2004,luego del XVII Congreso Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores, INCOSAI,realizado en Budapest.

Con el propsito de asegurar la correcta y eficiente administracin de los recursos y bienes de lasentidades y organismos del sector pblico ecuatoriano, en el ao 2002, la Contralora General delEstado emiti las Normas de Control Interno, que constituyen lineamientos orientados alcumplimiento de dichos objetivos.Los cambios en el ordenamiento jurdico del pas, a partir de ese mismo ao, los avances y mejoresprcticas en la gestin pblica, exigen la actualizacin de las normas de control interno, cuyaaplicacin propiciar el mejoramiento de los sistemas de control interno y la administracin pblicaen relacin a la utilizacin de los recursos estatales y la consecucin de los objetivos institucionales.NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTORPUBLICO Y DE LAS PERSONAS JURIDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DERECURSOS PUBLICOS

ESTRUCTURA DEL CODIGO

El cdigo de las Normas de Control Interno tendr cinco caracteres numricos:

Los tres primeros, conforman el primer campo y representan el grupo y subgrupo, as

"200 AMBIENTE DE CONTROL"

Los dos ltimos caracteres, constituyen el segundo campo y sealan el ttulo de la norma:

"200-01 Integridad y valores ticos.

100 NORMAS GENERALES

100-01 Control Interno

El control interno ser responsabilidad de cada institucin del Estado y de las personas jurdicas dederecho privado que dispongan de recursos pblicos y tendr como finalidad crear las condicionespara el ejercicio del control.El control interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la direccin y el personalde cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales yla proteccin de los recursos pblicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente decontrol, la evaluacin de riesgos, las actividades de control, los sistemas de informacin ycomunicacin y el seguimiento.


El control interno est orientado a cumplir con el ordenamiento jurdico, tcnico y administrativo,promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad yoportunidad de la informacin, as como la adopcin de medidas oportunas para corregir lasdeficiencias de control.

100-02 Objetivos del control internoEl control interno de las entidades, organismo del sector pblico y personas jurdicas de derechoprivado que dispongan de recursos pblicos para alcanzar la misin institucional, deber contribuir alcumplimiento de los siguientes objetivos:- Promover la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones bajo principios ticos y detransparencia.- Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin.- Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y serviciospblicos de calidad.- Proteger y conservar el patrimonio pblico contra prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad oacto ilegal.

100-03 Responsables del control interno

El diseo, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluacin delcontrol interno es responsabilidad de la mxima autoridad, de los directivos y dems servidoras yservidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias.

Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrn especial cuidado en reas demayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecucin de los finesinstitucionales.

Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y atender losrequerimientos para el diseo, implantacin, operacin y fortalecimiento de los componentes delcontrol interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y tcnica vigente y con elapoyo de la auditora interna como ente asesor y de consulta.

100-04 Rendicin de cuentas

La mxima autoridad, los directivos y dems servidoras y servidores, segn sus competencias,dispondrn y ejecutarn un proceso peridico, formal y oportuno de rendicin de cuentas sobre elcumplimiento de la misin y de los objetivos institucionales y de los resultados esperados.La rendicin de cuentas es la obligacin que tienen todas las servidoras y servidores de responder,reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la ciudadana, por los recursosrecibidos y administrados y por el cumplimiento de las funciones asignadas. Es un proceso continuoque incluye la planificacin, la asignacin de recursos, el establecimiento de responsabilidades y unsistema de informacin y comunicacin adecuado.

Las servidoras y servidores, presentarn informes peridicos de su gestin ante la alta direccin parala toma de decisiones, en los que se harn constar la relacin entre lo planificado y lo ejecutado, laexplicacin de las variaciones significativas, sus causas y las responsabilidades por errores,irregularidades y omisiones.

La rendicin de cuentas, se realizar en cumplimiento al ordenamiento jurdico vigente.200 AMBIENTE DE CONTROL


El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan elaccionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente laconsecuencia de la actitud asumida por la alta direccin y por el resto de las servidoras y servidores,con relacin a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejerciciode prcticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad ygenerar una cultura de control interno.

Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal con respecto alcontrol de sus actividades. En este contexto, el personal es la esencia de cualquier entidad, al igualque sus atributos individuales como la integridad y valores ticos y el ambiente donde operan,constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.

El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones yactividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de ocurrencia de los riesgos.Igualmente tiene relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con lasactividades de monitoreo.

La mxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, deber mostrarconstantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institucin,mediante la divulgacin de stas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de laslabores habituales.

La mxima autoridad de cada entidad establecer en forma clara y por escrito las lneas de conductay las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institucin de acuerdo con lasdisposiciones y los lineamientos del gobierno y dems organismos, para lo cual mantendr unambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas; dehonestidad y de respaldo hacia el control interno; as como, garantizar el uso eficiente de losrecursos y proteger el medio ambiente.

200-01 Integridad y valores ticos

La integridad y los valores ticos son elementos esenciales del ambiente de control, laadministracin y el monitoreo de los otros componentes del control interno.

La mxima autoridad y los directivos establecern los principios y valores ticos como parte de lacultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de libre remocin;estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia laorganizacin.

La mxima autoridad de cada entidad emitir formalmente las normas propias del cdigo de tica,para contribuir al buen uso de los recursos pblicos y al combate a la corrupcin.

Los responsables del control interno determinarn y fomentarn la integridad y los valores ticos,para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales y establecern mecanismosque promuevan la incorporacin del personal a esos valores; los procesos de reclutamiento yseleccin de personal se conducirn teniendo presente esos rasgos y cualidades.

200-02 Administracin estratgica

Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan derecursos pblicos, implantarn, pondrn en funcionamiento y actualizarn el sistema de planificacin,as como el establecimiento de indicadores de gestin que permitan evaluar el cumplimiento de losfines, objetivos y la eficiencia de la gestin institucional.


Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan derecursos pblicos requieren para su gestin, la implantacin de un sistema de planificacin queincluya la formulacin, ejecucin, control, seguimiento y evaluacin de un plan plurianual institucionaly planes operativos anuales, que considerarn como base la funcin, misin y visin institucionales yque tendrn consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del organismo tcnico deplanificacin.

Los planes operativos constituirn la desagregacin del plan plurianual y contendrn: objetivos,indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarn en el perodo anual,documento que deber estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado enfuncin de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos.

La formulacin del plan operativo anual deber coordinarse con los procesos y polticas establecidospor el Sistema Nacional de Planificacin (SNP), las Normas del Sistema Nacional de InversinPblica (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, as como el anlisis pormenorizado de lasituacin y del entorno. Asimismo, dichas acciones se disearn para coadyuvar el cumplimiento delos componentes de la administracin estratgica antes mencionada. Como toda actividad deplanificacin requiere seguimiento y evaluacin permanente.

El anlisis de la situacin y del entorno se concretar considerando los resultados logrados, loshechos que implicaron desvos a las programaciones precedentes, identificando las necesidadesemergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos ylos recursos disponibles, en un marco de calidad.

Los productos de todas las actividades mencionadas de formulacin, cumplimiento, seguimiento yevaluacin, deben plasmarse en documentos oficiales a difundirse entre todos los niveles de laorganizacin y a la comunidad en general.

200-03 Polticas y prcticas de talento humano

El control interno incluir las polticas y prcticas necesarias para asegurar una apropiadaplanificacin y administracin del talento humano de la institucin, de manera que se garantice eldesarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio.

El talento humano es lo ms valioso que posee cualquier institucin, por lo que debe ser tratado yconducido de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento. Es responsabilidad de ladireccin encaminar su satisfaccin personal en el trabajo que realiza, procurando suenriquecimiento humano y tcnico.

La administracin del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control,cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente tico desarrollando el profesionalismo yfortaleciendo la transparencia en las prcticas diarias. Esto se hace visible en la ejecucin de losprocesos de planificacin, clasificacin, reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin,evaluacin del desempeo y promocin y en la aplicacin de principios de justicia y equidad, ascomo el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales.

200-04 Estructura organizativa

La mxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de sumisin y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realizacin de losprocesos, las labores y la aplicacin de los controles pertinentes.

La estructura organizativa de una entidad depende del tamao y de la naturaleza de las actividadesque desarrolla, por lo tanto no ser tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente lasactividades de la institucin, ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de informacin. Losdirectivos comprendern cules son sus responsabilidades de control y poseern experiencia y


conocimientos requeridos en funcin de sus cargos.

Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organizacin actualizado en elcual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los nivelesjerrquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores.200-05 Delegacin de autoridad

La asignacin de responsabilidad, la delegacin de autoridad y el establecimiento de polticasconexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas yrequisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de informacin yautorizaciones para efectuar cambios.

La delegacin de funciones o tareas debe conllevar, no slo la exigencia de la responsabilidad por elcumplimiento de los procesos y actividades correspondientes, sino tambin la asignacin de laautoridad necesaria, a fin de que los servidores puedan emprender las acciones ms oportunas paraejecutar su cometido de manera expedita y eficaz.Las resoluciones administrativas que se adopten por delegacin sern consideradas como dictadaspor la autoridad delegante. El delegado ser personalmente responsable de las decisiones yomisiones con relacin al cumplimiento de la delegacin.

200-06 Competencia profesional

La mxima autoridad y los directivos de cada entidad pblica reconocern como elemento esencial,las competencias profesionales de las servidoras y servidores, acordes con las funciones yresponsabilidades asignadas.

La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar unaactuacin ordenada, tica, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de lasresponsabilidades individuales relacionadas con el control interno.

Las servidoras y servidores de los organismos, entidades, dependencias del sector pblico ypersonas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, mantendrn un nivel decompetencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantacin y mantenimientode un buen control interno y realizar sus funciones para poder alcanzar los objetivos y la misin de laentidad.

Los directivos de la entidad, especificarn en los requerimientos de personal, el nivel decompetencias necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las reascorrespondientes. As mismo, los programas de capacitacin estarn dirigidos a mantener los nivelesde competencia requeridos.

200-07 Coordinacin de acciones organizacionales

La mxima autoridad de cada entidad, en coordinacin con los directivos, establecer las medidaspropicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la responsabilidad que lescompete para el adecuado funcionamiento del control interno.

Las servidoras y servidores participarn activamente en la aplicacin y el mejoramiento de lasmedidas ya implantadas, as como en el diseo de controles efectivos para las reas de laorganizacin donde desempean sus labores, de acuerdo con sus competencias yresponsabilidades.

La mxima autoridad y el personal de la entidad, en el mbito de sus competencias, sonresponsables de la aplicacin y mejoramiento continuo del control interno as como establecer los


mecanismos de relacin entre la administracin principal y las que operen en localizacionesgeogrficamente apartadas.

El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos a efecto que lasservidoras y servidores de las unidades participantes en la ejecucin de los procesos, actividades ytransacciones de la institucin, desarrollen sus acciones de manera coordinada y coherente, conmiras a la implantacin efectiva de la estrategia organizacional para el logro de los objetivos.200-08 Adhesin a las polticas institucionales

Las servidoras y servidores de las entidades, observarn las polticas institucionales y las especficasaplicables a sus respectivas reas de trabajo.En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores observarn las polticasgenerales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo, que hayan sido emitidas ydivulgadas por la mxima autoridad y directivos de la entidad, quienes adems instaurarn medidasy mecanismos propicios para fomentar la adhesin a las polticas por ellos emitidas.

Los niveles de direccin y jefatura se asegurarn de la adhesin a las polticas institucionales,mediante el establecimiento de controles y factores motivadores adecuados.

200-09 Unidad de Auditora Interna

La auditora interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y asesora,concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin; evala el sistema decontrol interno, los procesos administrativos, tcnicos, ambientales, financieros, legales, operativos,estratgicos y gestin de riesgos.

Cada institucin, cuando se justifique, contar con una Unidad de Auditora Interna organizada, conindependencia y con los recursos necesarios para que brinde asesora oportuna y profesional en elmbito de su competencia, agregando valor a la gestin institucional y garanta razonable de que lagestin de la mxima autoridad y dems servidoras y servidores, se realiza con apego a las normasvigentes.

La Unidad de Auditora Interna estar integrada por personal multidisciplinario. Mediante tcnicas yprocedimientos de auditora, evaluar la eficiencia del sistema de control interno, la administracinde riesgos institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulacionesaplicables que permitan el logro de los objetivos institucionales. Proporcionar asesora en materiade control a las autoridades, niveles directivos, servidoras y servidores de la entidad, para fomentarla mejora de sus procesos y operaciones.Los auditores de la Unidad de Auditora Interna actuarn con criterio independiente respecto a lasoperaciones o actividades auditadas y no intervendrn en la autorizacin o aprobacin de losprocesos financieros, administrativos, operativos y ambientales.

300 EVALUACION DEL RIESGO

La mxima autoridad establecer los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar losriesgos a los que est expuesta la organizacin para el logro de sus objetivos.El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podra perjudicar o afectaradversamente a la entidad o su entorno. La mxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal dela entidad sern responsables de efectuar el proceso de administracin de riesgos, que implica lametodologa, estrategias, tcnicas y procedimientos, a travs de los cuales las unidadesadministrativas identificarn, analizarn y tratarn los potenciales eventos que pudieran afectar laejecucin de sus procesos y el logro de sus objetivos.


300-01 Identificacin de riesgos

Los directivos de la entidad identificarn los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivosinstitucionales debido a factores internos o externos, as como emprendern las medidas pertinentespara afrontar exitosamente tales riesgos.

Los factores externos pueden ser econmicos, polticos, tecnolgicos, sociales y ambientales. Losinternos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnologa y los procesos.

Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la bsqueda de susobjetivos.La identificacin de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia yplanificacin. En este proceso se realizar un mapa del riesgo con los factores internos y externos ycon la especificacin de los puntos claves de la institucin, las interacciones con terceros, laidentificacin de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar.Algo fundamental para la evaluacin de riesgos es la existencia de un proceso permanente paraidentificar el cambio de condiciones gubernamentales, econmicas, industriales, regulatorias yoperativas, para tomar las acciones que sean necesarias.

Los perfiles de riesgo y controles relacionados sern continuamente revisados para asegurar que elmapa del riesgo siga siendo vlido, que las respuestas al riesgo son apropiadamente escogidas yproporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida en que losriesgos cambien con el tiempo.

300-02 Plan de mitigacin de riesgos

Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado quedispongan de recursos pblicos, realizarn el plan de mitigacin de riesgos desarrollando ydocumentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos quepuedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos.En el plan de mitigacin de riesgos se desarrollar una estrategia de gestin, que incluya su procesoe implementacin. Se definirn objetivos y metas, asignando responsabilidades para reasespecficas, identificando conocimientos tcnicos, describiendo el proceso de evaluacin de riesgosy las reas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para lasestrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes,documentos y las comunicaciones necesarias.

Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado quedispongan de recursos pblicos, desarrollarn planes, mtodos de respuesta y monitoreo decambios, as como un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones enrespuesta a los riesgos. Una adecuada planeacin de la administracin de los riesgos, reduce laeventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de stos (impacto) y alerta a la entidad respectode su adaptacin frente a los cambios.

300-03 Valoracin de los riesgos

La valoracin del riesgo estar ligada a obtener la suficiente informacin acerca de las situaciones deriesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este anlisis le permitir a las servidoras yservidores reflexionar sobre cmo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando unestudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar.

La administracin debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto,


siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efectofrente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando tcnicas de valoracin y datosde eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparacin conlos estimados.

La metodologa para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difciles de cuantificar,mientras que otros se prestan para un diagnstico numrico.

Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades complejas, el manejo dedinero en efectivo, la alta rotacin y crecimiento del personal, el establecimiento de nuevos servicios,sistemas de informacin rediseados, crecimientos rpidos, nueva tecnologa, entre otros. Lavaloracin del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia.300-04 Respuesta al riesgo

Los directivos de la entidad identificarn las opciones de respuestas al riesgo, considerando laprobabilidad y el impacto en relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costo/beneficio.

La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementacin de una respuesta son parteintegral de la administracin de los riesgos. Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser: evitar,reducir, compartir y aceptar.

Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reduccin incluye los mtodos ytcnicas especficas para tratar con ellos, identificndolos y proveyendo acciones para la reduccinde su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante latransferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptacin no realiza accinalguna para afectar la probabilidad o el impacto.

Como parte de la administracin de riesgos, los directivos considerarn para cada riesgo significativolas respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A partir de la seleccin de unarespuesta, se volver a medir el riesgo sobre su base residual, reconociendo que siempre existiralgn nivel de riesgo residual por causa de la incertidumbre inherente y las limitaciones propias decada actividad.

400 ACTIVIDADES DE CONTROL

La mxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno deacuerdo a sus competencias, establecern polticas y procedimientos para manejar los riesgos en laconsecucin de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer loscontroles de acceso a los sistemas de informacin.

Las actividades de control se dan en toda la organizacin, en todos los niveles y en todas lasfunciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de deteccin y prevencin, tales como:separacin de funciones incompatibles, procedimientos de aprobacin y autorizacin, verificaciones,controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisin del desempeo de operaciones,segregacin de responsabilidades de autorizacin, ejecucin, registro y comprobacin detransacciones, revisin de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones eincumplimientos.

Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar consistentemente deacuerdo a un plan a lo largo de un perodo y estar relacionadas directamente con los objetivos de laentidad.

La implantacin de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un anlisisde costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribucin en relacin con el logrode los objetivos, es decir, se deber considerar como premisa bsica que el costo de establecer un


control no supere el beneficio que pueda obtener.

401 Generales

401-01 Separacin de funciones y rotacin de labores

La mxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrn cuidado al definir las funciones de susservidoras y servidores y de procurar la rotacin de las tareas, de manera que exista independencia,separacin de funciones incompatibles y reduccin del riesgo de errores o acciones irregulares.

Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de no detectartales problemas, no se asignar a un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargotodas las etapas claves de un proceso u operacin.

La separacin de funciones se definir en la estructura orgnica, en los flujogramas y en ladescripcin de cargos en todas las entidades del sector pblico.

Los niveles de direccin y jefatura, contemplarn la conveniencia de rotar sistemticamente laslabores entre quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de taleslabores permita efectuar tal medida.

La rotacin en el desempeo de tareas claves para la seguridad y el control, es un mecanismo eficazpara evitar actos reidos con el cdigo de tica de la entidad u organismo.

401-02 Autorizacin y aprobacin de transacciones y operaciones

La mxima autoridad, establecer por escrito o por medio de sistemas electrnicos, procedimientosde autorizacin que aseguren la ejecucin de los procesos y el control de las operacionesadministrativas y financieras, a fin de garantizar que slo se efecten operaciones y actosadministrativos vlidos.

La conformidad con los trminos y condiciones de una autorizacin implica que las tareas quedesarrollarn las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro de sus respectivascompetencias, se adecuarn a las disposiciones emanadas por la direccin, en concordancia con elmarco legal.

Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones, sern conscientes de la responsabilidadque asumen en su tarea y no efectuarn actividades que no les corresponda.

401-03 Supervisin

Los directivos de la entidad, establecern procedimientos de supervisin de los procesos yoperaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia yeficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno.La supervisin de los procesos y operaciones se los realizar constantemente para asegurar que sedesarrollen de acuerdo con lo establecido en las polticas, regulaciones y procedimientos enconcordancia con el ordenamiento jurdico; comprobar la calidad de sus productos y servicios y elcumplimiento de los objetivos de la institucin.Permitir adems, determinar oportunamente si las acciones existentes son apropiadas o no yproponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones ycontribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad.402 Administracin Financiera - PRESUPUESTO


402-01 Responsabilidad del control

La mxima autoridad de una entidad, u organismo del sector pblico, dispondr a los responsablesde las unidades inherentes a la materia, el diseo de los controles que se aplicarn para asegurar elcumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales,reglamentarias y polticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividadesdel presupuesto y alcanzar los resultados previstos.

Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno presupuestario para laprogramacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin, clausura y liquidacin del presupuestoinstitucional; se fijarn los objetivos generales y especficos en la programacin de ingresos y gastospara su consecucin en la ejecucin presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria defondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarn debidamentepresupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitar la reformapresupuestaria correspondiente.

En la formulacin del presupuesto de las entidades del sector pblico se observarn los principiospresupuestarios de: universalidad, unidad, programacin, equilibrio y estabilidad, plurianualidad,eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificacin, para que el presupuesto cuente conatributos que vinculen los objetivos del plan con la administracin de recursos, tanto en el aspectofinanciero, como en las metas fiscales.

La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar lasasignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y actividades que sernejecutados en el perodo inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.Para los componentes del sistema de administracin financiera tales como: Presupuesto,Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Recaudacin, Nmina, Control Fsico de Bienes, DeudaPblica y Convenios, se coordinarn e implantarn procedimientos de control interno necesariospara que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, conla finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los propsitos de transparenciay rendicin de cuentas.

402-02 Control previo al compromiso

Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los nivelesdirectivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administracindel talento humano, financieros y materiales.

En el control previo a la autorizacin para la ejecucin de un gasto, las personas designadasverificarn previamente que:

1. La operacin financiera est directamente relacionada con la misin de la entidad y con losprogramas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos.2. La operacin financiera rena los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo,que no existan restricciones legales sobre la misma.3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a finde evitar desviaciones financieras y presupuestarias.

402-03 Control previo al devengado

Previa a la aceptacin de una obligacin, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de larecepcin de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos,las servidoras y servidores encargados del control verificarn:

1. Que la obligacin o deuda sea veraz y corresponda a una transaccin financiera que haya reunido


los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente ycontenga la autorizacin respectiva, as como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmtica.2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidaddescritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepcine informe tcnico legalizados y que evidencien la obligacin o deuda correspondiente.3. Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con elpresupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado.4. Diagnstico y evaluacin preliminar de la planificacin y programacin de los presupuestos deingresos.5. La existencia de documentacin debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos.6. La correccin y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodolgicos del ingreso.7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso.402-04 Control de la evaluacin en la ejecucin del presupuesto por resultadosLa evaluacin presupuestaria es una herramienta importante para la gestin de las entidades delsector pblico, por cuanto determina sus resultados mediante el anlisis y medicin de los avancesfsicos y financieros obtenidos.

La evaluacin presupuestaria comprende la determinacin del comportamiento de los ingresos ygastos, as como la identificacin del grado de cumplimiento de las metas programadas, a base delpresupuesto aprobado y del plan operativo anual institucional.

Cada entidad deber determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos en laprogramacin financiera y las causas de las variaciones registradas.

La evaluacin, tambin permite determinar la ejecucin y el comportamiento de los agregadosfinancieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la programacin inicial, con el fin decomprobar el grado de cumplimiento de las metas esperadas en trminos de ahorro, resultadofinanciero y estructura del financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la ejecucin acumulada conrelacin al presupuesto codificado vigente.

El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los niveles responsablesdel financiamiento, autorizacin y ejecucin de los programas, proyectos y actividades, sobre surendimiento en comparacin con lo planificado, adems, debe identificar y precisar las variaciones enel presupuesto, para su correccin oportuna.

La mxima autoridad de la entidad dispondr que los responsables de la ejecucin presupuestariaefecten el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los niveles derecaudacin ptima de los ingresos y ejecucin efectiva de los gastos.Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn que el avance de lasobras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y lasactividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos convenidoscontractualmente.

Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del ciclo presupuestario,tales como:

- Controles sobre la programacin vinculada al Plan Operativo Institucional, formulacin yaprobacin.- Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos efectivos.- Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligacin o devengado.- Controles a las fases de ejecucin, evaluacin, clausura, liquidacin y seguimiento.403 Administracin financiera - TESORERIA


403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos

La mxima autoridad y el servidor encargado de la administracin de los recursos establecidos enlas disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de las entidades y organismos delsector pblico, sern los responsables de la determinacin y recaudacin de los ingresos, enconcordancia con el ordenamiento jurdico vigente.Los ingresos pblicos segn su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios, de autogestin,de financiamiento y donaciones. Se clasificarn por la naturaleza econmica en: corrientes, decapital y financiamiento.

Los ingresos de autogestin, son recursos que las entidades y organismos del sector pblicoobtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentasde inversiones, multas y otros, se recaudarn a travs de las cuentas rotativas de ingresosaperturadas en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos pblicos o en lascuentas institucionales disponibles en el depositario oficial.

La recaudacin de los recursos pblicos podr hacerse de manera directa o por medio de la redbancaria privada. En ambos casos se canalizar a travs de las cuentas rotativas de ingresosabiertas en los bancos corresponsales.

Los ingresos obtenidos a travs de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o chequecruzado a nombre de la entidad sern revisados, depositados en forma completa e intacta yregistrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso del da de recaudacino mximo el da hbil siguiente.

403-02 Constancia documental de la recaudacin

El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector pblico y persona jurdica de derechoprivado que disponga de recursos pblicos que recaude o reciba recursos financieros, en conceptode ingresos, consignaciones, depsitos y otros conceptos por los que el Estado sea responsable,otorgarn un comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado.

Por cada recaudacin que realice una entidad u organismo del sector pblico, por cualquierconcepto, se entregar al usuario el original del comprobante de ingreso preimpreso y prenumeradoo una especie valorada; estos documentos cumplirn con los requisitos establecidos por elorganismo rector en materia tributaria y respaldarn las transacciones realizadas, permitiendo elcontrol sobre los recursos que ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se preparar, a modo deresumen, el reporte de los valores recaudados.

Ninguna institucin por ningn concepto, podr cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta de bienes yservicios, sin que medie la comercializacin de especies valoradas, factura, nota de venta y otrosdocumentos autorizados por el organismo rector en materia tributaria.

Las entidades pblicas mantendrn un control interno estricto y permanente del uso y destino de losformularios para recaudacin de recursos.

En caso de especies valoradas o ttulos de crdito, sus movimientos se justificarndocumentadamente mediante controles administrativos.

403-03 Especies valoradas

Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del TesoroNacional, o aquellas que por excepcin son emitidas y custodiadas por los organismos del rgimenseccional autnomo, entidades de seguridad social y empresas pblicas, se entregarn al


beneficiario por la recepcin de un servicio prestado por parte de un rgano del sector pblico.

Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarn obligatoriamente enlos presupuestos institucionales y se depositarn en la cuenta rotativa de ingresos en los bancoscorresponsales.

La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administracin pblica quemanejen especies valoradas, llevarn registros sobre la emisin, venta y baja de estos documentos ysu existencia ser controlada mediante cuentas de orden.

El Instituto Geogrfico Militar es el nico organismo autorizado para elaborar las especies valoradaspara todo el sector pblico del Ecuador.

403-04 Verificacin de los ingresos

Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una verificacin diaria, con lafinalidad de comprobar que los depsitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a losvalores recibidos, a fin de controlar que stos sean transferidos al depositario oficial.

La verificacin la realizar una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y suregistro contable.

El servidor encargado de la administracin de los recursos, evaluar permanentemente la eficienciay eficacia de las recaudaciones y depsitos y adoptar las medidas que correspondan.

403-05 Medidas de proteccin de las recaudaciones

La mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado de la administracin de losrecursos, adoptarn las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientraspermanezcan en poder de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos corresponsales.

El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estar respaldado por una garantarazonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una caucin suficiente al recaudador, lacontratacin de plizas de seguro, la utilizacin de equipos con mecanismos de control automticode los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad fsica de las instalaciones, laasignacin de personal de seguridad, la contratacin de empresas de transporte de valores odepsitos en bancos que ofrezcan este servicio.

403-06 Cuentas corrientes bancarias

A la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional ingresarn todos los recursos provenientes decualquier fuente que alimenta el Presupuesto General del Estado y de los gobiernos seccionales, atravs de cuentas auxiliares. Se exceptan nicamente aquellas cuentas que deban mantenerse enfuncin de los convenios internacionales que el pas mantiene con otros pases y las quecorrespondan a las empresas del Estado.

La apertura de cuentas para las instituciones del sector pblico en el depositario oficial serautorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna institucinpblica podr aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos pblicos.

Para administracin de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el sistemafinanciero nacional sern autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe tcnicoemitido por el ente rector de las finanzas pblicas; se abrirn bajo la denominacin de la entidad uorganismo pblico y su nmero ser el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un


adecuado control interno.

Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarn las firmas de las servidoras y servidoresautorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentasbancarias, no tendrn funciones de recaudacin de recursos financieros, de recepcin de recursosmateriales, de registro contable, ni de autorizacin de gastos. Las servidoras y servidoresresponsables de su manejo sern obligatoriamente caucionados.Para el caso del pago de la deuda, con el propsito de identificar la fuente de donde provienen losrecursos, la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional se dividir en cuentas auxiliares: entre otrasla denominada cuentas para la provisin del pago de la deuda pblica.

Se mantendrn cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos pblicos para la provisinde pagos de amortizacin e intereses de la deuda pblica interna y externa, recibiendo los recursosque se transfieren de la Cuenta Corriente Unica.

403-07 Conciliaciones bancarias

La conciliacin bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el saldo segn losregistros contables como el saldo segn el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular yperidicamente por lo menos una vez al mes.

Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la entidad,con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar suconformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacinde los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la UnidadAdministrativa de Tesorera han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad.

Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste ser efectuado por uno o variosservidoras o servidores no vinculados con la recepcin, depsito o transferencia de fondos y/oregistro contable de las operaciones relacionadas.

Cuando las conciliaciones se efecten soportadas en sistemas computarizados y en tiempo real, laentidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles de carga y validacin de lainformacin, el registro manual o automtico de operaciones que permitan ajustar las diferencias yestn respaldados por los respectivos manuales de operacin, instructivos y ayudas en lnea.

403-08 Control previo al pago

Las servidoras y servidores de las instituciones del sector pblico designados para ordenar un pago,suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos va electrnica, entre otros,previamente observarn las siguientes disposiciones:

a) Todo pago corresponder a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepcin de losanticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;b) Los pagos que se efecten estarn dentro de los lmites de la programacin de caja autorizada;c) Los pagos estarn debidamente justificados y comprobados con los documentos autnticosrespectivos;d) Verificacin de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento totalo parcial de las obligaciones a pagar; y,e) Que la transaccin no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con elpresupuesto.

Para estos efectos, se entender por documentos justificativos, los que determinan un compromisopresupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren entrega de las obras, bieneso servicios contratados.


403-09 Pagos a beneficiarios

El sistema de Tesorera, prev el pago oportuno de las obligaciones de las entidades y organismosdel sector pblico y utiliza los recursos de acuerdo con los planes institucionales y los respectivospresupuestos aprobados.

El pago de las obligaciones a los beneficiarios, ser ordenado por la unidad responsable del TesoroNacional al Depositario Oficial de los fondos pblicos; dichas obligaciones se registrarnapropiadamente por las instituciones y se solicitarn de acuerdo al programa mensual aprobado.Entre estos pagos se incluye el servicio de la deuda pblica.

Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitar de la cuentacorrespondiente y acreditar en las cuentas de los beneficiarios finales los valores pertinentes,debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el depositario oficial de los fondos pblicos,siendo sta la nica forma de pago prevista para el mencionado sector.

En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentacin en el sistema ser posterior a los pagosefectuados.

Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, sern pagadas mediantetransferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas enel sistema financiero nacional o internacional, registradas en la base de datos del sistema previstopara la administracin de los servicios pblicos.

Por excepcin se manejarn los conceptos de cuenta virtual para los casos en que los beneficiariosno pueden aperturar cuentas en el sistema financiero nacional. La cuenta virtual es un proceso depagos va electrnica que define en un solo dbito la salida de recursos a travs de la entidadbancaria, proceso que norma el organismo rector de las finanzas pblicas.

Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarn exclusivamente enel devengamiento y solicitud de pago realizado por las instituciones del sector pblico, elcumplimiento de los requisitos necesarios para respaldar una obligacin legalmente exigible, es deexclusiva responsabilidad de la entidad solicitante.

Bajo ninguna consideracin se podrn realizar pagos en efectivo, a excepcin de los gastos que serealizan a travs de la caja chica.403-10 Cumplimiento de obligaciones

Las obligaciones contradas por una entidad sern autorizadas, de conformidad a las polticasestablecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecer unndice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos,intereses y multas.

Las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que sercontrolado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificacin,sean stas a corto o largo plazo.

Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada enel pago de las obligaciones con retraso, ser de responsabilidad personal y pecuniaria de quien oquienes los hayan ocasionado, por accin u omisin.

403-11 Utilizacin del flujo de caja en la programacin financieraLas entidades y organismos del sector pblico, para la correcta utilizacin de los recursos


financieros, elaborarn la programacin de caja, en la que se establecer la previsin calendarizadade las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilizacin, permitiendo compatibilizar laejecucin presupuestaria anual en funcin de las disponibilidades.La programacin comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsin, gestin, controly evaluacin de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento deefectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos delpresupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin.

La programacin se podr modificar en funcin de la evaluacin de los ingresos efectivamenterecaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas aprobadas; esta modificacin seraprobada por el Comit de las Finanzas Pblicas del Ministerio de Finanzas.

Cada entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos. Este flujode caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes estratgicos institucionales.Un instrumento de la programacin financiera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones deingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, ascomo los posibles excedentes de caja.El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado similar al ejercicio presupuestario; superiodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades.

403-12 Control y custodia de garantas

En los contratos que celebren las entidades del sector pblico, para asegurar el cumplimiento de losmismos, se exigir a los oferentes o contratistas la presentacin de las garantas en las condicionesy montos sealados en la ley.

Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector pblico son de: adquisicin oarrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, incluidos los de consultora,cuyas clusulas contractuales contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de una garanta,en las condiciones y montos sealados en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de ContratacinPblica.

Igualmente, algunas transacciones por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entregaposterior, requieren de los proveedores la presentacin de garantas de conformidad a lasestipuladas en los convenios y contratos, no pudiendo la Tesorera efectuar ningn pago sin el previocumplimiento de este requisito.

La Tesorera de cada entidad pblica, ejercer un control adecuado y permanente de las garantascon el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos:

- Las garantas presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantascontempladas en las disposiciones legales vigentes.- La recepcin de los documentos se efectuar previo al pago de los anticipos y se verificar quecumplan con los requisitos sealados en la ley.- Custodia adecuada y organizada de las garantas.- Control de vencimientos de las garantas recibidas.

La Tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las garantas a finde que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segnsea el caso.

403-13 Transferencia de fondos por medios electrnicos


Toda transferencia de fondos por medios electrnicos, estar sustentada en documentos queaseguren su validez y confiabilidad.

La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades agilita lagestin financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrnicos dinamizan la administracinde las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan documentacininmediata que sustente la validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspectos que limitan laaplicacin de controles internos convencionales.

Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando losmecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso ser restringido y permitido solamente alas personas autorizadas. Nadie ms conocer la serie completa de claves utilizadas en una entidad.

Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema detransferencia electrnica de fondos sern verificadas y validadas por el signatario de las clavesrespectivas.

Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automticos diarios,que constituirn uno de los elementos de evidencia inmediata de la transaccin, que muestre losmovimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos.

El uso del correo electrnico u otras formas de comunicacin tecnolgica es otro medio que permitecontar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las operaciones, cuyorespaldo formal estar sujeto a la obtencin de los documentos originales.Por efectos de seguridad las entidades mantendrn archivos electrnicos y/o fsicos.

403-14 Inversiones financieras, adquisicin y venta

Las entidades y organismos del sector pblico, podrn invertir los excedentes temporales de caja enel mercado nacional o internacional, para lo cual se considerar la mejor opcin para el Estado y lasindicadas entidades.

La adquisicin y venta de inversiones financieras estarn condicionadas a las autorizaciones de launidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las disponibilidades de caja quemantengan las instituciones, para lo cual observarn lo establecido en las disposiciones legales ynormativa vigentes, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con elmercado financiero y que garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones yautorizaciones determinadas en la respectiva ley.

De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferir la colocacin en papeles emitidos porel Estado.

Cualquier operacin que genere rendimientos financieros se considerar inversin financiera.

Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en papelesfiduciarios se tramitarn con la debida oportunidad.

Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector pblico aexcepcin de los organismos seccionales, empresas pblicas e institutos de seguridad social sernredimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal.Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector pblicono requieren de partida presupuestaria para la inversin y la amortizacin del capital pero s para losgastos de comisiones y rendimientos.


403-15 Inversiones financieras, control y verificacin fsica

Se mantendrn registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversin corriente yestablecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada una deellas, el sistema de registro contable proporcionar el control que asegure que han sido registradasdebidamente y que los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de manera oportuna.

Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor auxiliar paracada una, con lo cual se mantendr un alto grado de confiabilidad en la informacin, estos registrossern constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos necesarios para latoma de decisiones.

Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la custodiay registro de las operaciones realizarn constataciones fsicas de los valores fiduciarios existentes.

Esta accin ser efectuada por la Unidad de Auditora Interna y/o por una comisin nombrada para elefecto, la misma que actuar bajo la responsabilidad del titular financiero de cada entidad, pudiendorealizar dicho control en forma trimestral o semestral.

404 Administracin Financiera - DEUDA PUBLICA

404-01 Gestin de la deuda

Las mximas autoridades encargadas de la gestin de la deuda pblica debern establecer ymantener un ambiente de control que fomente: los valores ticos, las polticas de talento humanoque apoyen los objetivos de gestin de la deuda pblica, una estructura organizacional con claraslneas de responsabilidad y comunicacin y sistemas de informacin computarizados que incluyancontroles de seguridad adecuados.

Se establecer un ambiente de control tico que involucre a todo el personal que interviene en laadministracin de la deuda pblica, que identifique los principios y valores en los que sefundamentarn sus actuaciones, las actitudes de los administradores respecto de los controlesinternos, polticas de administracin del recurso humano que interviene en este proceso, respecto desu idoneidad e independencia en sus relaciones con subalternos, clientes, acreedores, aseguradoresu otros para evitar conflictos de intereses en las operaciones de la deuda pblica.

404-02 Organizacin de la oficina de deuda pblica

El organismo responsable de administrar la deuda pblica, contar con unidades operacionalesencargadas de coordinar las operaciones de la deuda con la poltica fiscal del gobierno y degestionar las transacciones especficas de deuda.

La estructura organizacional de la Unidad de Administracin de la Deuda, estar conformada por tresdependencias identificadas como: front office, middle office y back office, con funciones yresponsabilidades distintas.

Oficina Ejecutiva o de Negociacin (Front Office), encargada de la coordinacin con el poderEjecutivo de efectuar la negociacin o transaccin de la deuda en los mercados financieros, enrepresentacin del gobierno.

Oficina de Anlisis de Riesgos (Middle Office), encargada del anlisis de la informacin, as como delas proyecciones y estrategias e igualmente de las relaciones con las agencias de riesgo dondedeben estar claros los efectos de la transparencia de manera de no afectar la evaluacin del riesgopas.

Oficina de Apoyo (Back Office), constituida por las dependencias encargadas del registro, control,


gestin y utilizacin de la deuda, as como de la generacin de estadsticas y reportes.

Las funciones y responsabilidades se elaborarn con base a la poltica fiscal del gobierno y a lasdisposiciones legales, normas y reglamentacin vigente.

04-03 Polticas y manuales de procedimientos

El ente rector del sistema de crdito pblico, a travs de un comit de deuda y financiamiento,definir las polticas y directrices de endeudamiento y vigilar que exista consistencia en lasestrategias y en el proceso de endeudamiento pblico de conformidad con lo dispuesto en laConstitucin de la Repblica del Ecuador y las disposiciones legales relacionadas con esta materia.

Las polticas partirn de la planificacin del gobierno, debiendo considerar los aspectos de polticafiscal, econmica y de desarrollo del pas. Para este efecto, las entidades que intervienen en estamateria, deben tener un conocimiento mutuo de sus objetivos, dada la interdependencia de susdiversos instrumentos para el desarrollo de estas polticas.

El manual de procedimientos para la administracin de la deuda incluir el flujo y la composicin dela informacin en el ciclo operacional de la unidad que administra la deuda, esto incluye unadescripcin de la informacin relacionada con el financiamiento externo e interno, la forma deregistrar esa informacin en la base de datos y los pasos a seguir para el registro de losdesembolsos y el servicio de la deuda. Tambin describir los flujos de informacin desde la unidadque administra la deuda a otros organismos del gobierno, entidades relacionadas y organizacionesinternacionales, incluida su periodicidad y una descripcin de su contenido, entre otros aspectos.

Este documento ser aprobado por la mxima autoridad y deber actualizarse permanentemente, afin de que todo el proceso legal, administrativo y financiero que debe seguirse en este tipo deoperaciones sea aplicado en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

404-04 Contratacin de crditos y lmites de endeudamiento

Las entidades y organismos del sector pblico para la contratacin de crditos o la concesin degarantas de crditos externos por parte de la Repblica del Ecuador, observarn las disposiciones,restricciones, requisitos y procedimientos establecidos en el ordenamiento jurdico vigente.Las operaciones de crdito sern incluidas en el presupuesto y no podrn superar el lmite deendeudamiento que seala la ley. No se podr iniciar el trmite para contraer endeudamiento sincumplir con el plan de reduccin de la deuda, cuando corresponda; o si ha excedido los lmites deendeudamiento previstos en la ley. Tampoco podr iniciar el trmite si no ha cumplido con laobligacin de registrar los contratos de crditos vigentes y si tiene obligaciones vencidas deamortizaciones o intereses de la deuda pblica.

Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, en el que consten las partidas dedesembolsos y asignaciones destinadas a las inversiones, as como las del servicio de la deuda, nopodrn contratar prstamos.

Las solicitudes de contratacin de la deuda o de emisin de bonos presentadas sin tener lasautorizaciones correspondientes, sern negadas mientras no cumplan las disposiciones legales yreglamentarias pertinentes.

La contratacin de los prstamos ser aprobada cuando el aporte exigido como contraparte local seencuentre debidamente financiado en el presupuesto.

No se aprobar la contratacin de nuevos prstamos a las entidades que teniendo otros no han sidoutilizados y se encuentran pagando comisiones, ya sea porque ha concluido el proyecto y no haninvertido todo su monto o porque el proyecto se encuentra paralizado sin justificacin alguna.


404-05 Evaluacin del riesgo relacionado con operaciones de la deuda pblica

La mxima autoridad del ente rector de la deuda pblica establecer un plan de riesgos para laidentificacin de las circunstancias y eventos susceptibles de impedir que se alcancen los objetivosde gestin de la deuda pblica y la medicin del grado de probabilidad de que ocurran.

En el desarrollo normal de las transacciones de la deuda pblica, pueden surgir riesgosoperacionales en los procesos de contratacin, utilizacin y pago del servicio de la misma, quepueden impedir que las autoridades a cargo de su administracin cumplan los objetivos de la gestinde la deuda, por lo que ser necesario: evaluar los controles internos y revisar los niveles deautorizacin de las transacciones, la segregacin de funciones del personal que interviene en elproceso, los accesos y seguridades del sistema de informacin, la integridad de la informacin, laaplicacin de los procedimientos establecidos en los manuales, la capacidad para evaluarregularmente los instrumentos crediticios y documentacin completa de las transacciones de ladeuda, el reperfilamiento de los pagos, costos financieros, entre otros aspectos, a fin de mitigar losriesgos en las operaciones de la deuda pblica.

404-06 Contabilidad de la deuda pblica

Se dispondr de un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que proporcione informacingerencial de la deuda pblica y que permita el registro de las operaciones de endeudamiento,asegurando la preparacin de informacin financiera detallada, confiable y oportuna.

Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con informacinvlida y confiable sobre la deuda pblica. El proceso contable de las operaciones de endeudamientopblico tendr un diseo apropiado a las caractersticas y necesidades de estas operaciones, quepermitir el registro actualizado de la deuda, asegurando que la informacin pueda incluirse en labase de datos financieros del sistema de contabilidad gubernamental.

Los estados financieros de la deuda reflejarn la deuda interna y externa, identificando conceptos ycategoras como: emisin de bonos, certificados u otros documentos fiduciarios, contratos deprstamos, deuda privada avalada por el Estado, convenios de consolidacin, renegociacin y otros.As mismo, tales estados reflejarn la deuda asumida que se refiere a operaciones que incrementanel pasivo del Estado y las honras de aval que por ser activos exigibles contarn con los contratos oconvenios internos respectivos antes de su registro. Complementariamente los estados financieroscontendrn las notas aclaratorias y la informacin financiera adicional que aclaren los conceptosrelacionados con los reportes generados.

Sobre la base de las informaciones pertinentes se elaborar el estado de la deuda pblica, e incluirla conciliacin de saldos con los estados financieros que forman parte de la Cuenta Unica delTesorero Nacional.

Esta norma ser aplicada por el Ministerio de Finanzas que administra e informa sobre elendeudamiento pblico a nivel nacional.

404-07 Registro de la deuda pblica en las entidades

Las entidades y organismos del sector pblico para el registro y control de las transaccionesrelacionadas con la deuda pblica, observarn los principios y normas tcnicas para el sistema deadministracin financiera, emitidas por el Ministerio de Finanzas.

El registro del endeudamiento pblico permite conocer y consolidar las obligaciones contradas por elpas en cada perodo fiscal, en los que se debe identificar: monto original, plazo, vencimientos,condiciones financieras y acreedor de cada contrato, entre otros.


Los tipos de obligacin se clasificarn en internos o externos, a corto o largo plazo; el mantenercontroles sobre cada obligacin, facilita su comprobacin posterior y permitir informaroportunamente a las servidoras y servidores responsables, sobre los vencimientos para el pagorespectivo.

Contar con informacin organizada y actualizada en cada entidad permitir conservar en formaadecuada datos histricos de la gestin pblica, en relacin con el endeudamiento del pas.

404-08 Conciliacin de informacin de desembolsos de prstamos y de operaciones por servicio dela deuda

Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin de los prstamos, al igual que lasoperaciones del servicio de la deuda pblica sern conciliados entre los organismos y entidadesinvolucradas en su procesamiento.

El Ministerio Finanzas, establecer procedimientos para la conciliacin de los desembolsosrecibidos, con los acreedores de prstamos, Banco Central del Ecuador, de agentes financieros yunidades ejecutoras, a fin de mantener informacin uniforme y confiable y permitir un mejor controlsobre esta fase del proceso de endeudamiento.

La conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el BancoCentral del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los prstamos.La conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos efectivamenterecibidos y entregados para ejecucin de gastos e inversiones.As mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de contrapartidasutilizadas en la ejecucin de proyectos con financiamiento externo.El Ministerio de Finanzas conciliar peridicamente, con las entidades acreedoras, los montospagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los conceptos de amortizacin delprincipal, intereses, comisiones, moras, entre otros.

404-09 Pasivos contingentes

Las entidades del sector pblico revelarn todos los prstamos y obligaciones contrados conorganismos internacionales de crdito u otras fuentes que constituyan deuda pblica interna oexterna, as como los pasivos contingentes que podran transformarse en pasivos reales comoconsecuencia de eventos futuros.

Para la aplicacin de esta norma las entidades se sujetarn a los principios y normas tcnicas delsistema de administracin financiera, cuya finalidad es mantener un control del monto y las posibleseventualidades que podran originar que obligaciones potenciales se conviertan en pasivos reales,adems de la importancia que podran tener en la situacin financiera de la entidad.

Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las autoridades tomarn en consideracin losefectos posibles de los pasivos contingentes sobre la situacin del gobierno, incluyendo su liquidezglobal.

404-10 Sistemas de informacin computarizados y comunicacin de la deuda pblica

Corresponde al organismo responsable de administrar la deuda pblica, disponer de un sistemacomputarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimizacin de sus recursos disponibles,as como la adopcin de polticas que definan anticipadamente los aspectos de soporte tcnico,mantenimiento y seguridad del sistema.


El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pblica, posibilita el registrode la informacin de los prstamos relacionndolos con los proyectos financiados por ellos,actualizar los desembolsos en forma automtica, identificar los atrasos en el pago del servicio de ladeuda, calcular las tablas de amortizacin y preparar los reportes para la Gerencia y Auditora.

El registro del endeudamiento mediante sistemas computarizados facilita producir reportes sobre elservicio de la deuda pblica en: amortizacin, intereses, comisiones, moras, gastos derivados de lacontratacin y utilizacin de crditos a cargo del sector pblico, para ser conciliados con elpresupuesto, entre otros.

El objetivo principal de un sistema de informacin computarizado es generar informacin til que lasmximas autoridades de las entidades relacionadas con la deuda pblica, requieren para cumplir conla responsabilidad de su gestin, como por ejemplo: previsiones confiables sobre el servicio de ladeuda, el estado de flujo de efectivo con el objeto de contratar financiamientos necesarios paragarantizar la liquidez a costos razonables, anlisis con iniciativas de reducir la deuda,financiamientos ms recientes, reestructuraciones de la deuda, etc.

El sistema de informacin contar con programas, aplicaciones y procedimientos documentados,controles de accesos y seguridades, as como una segregacin de funciones entre las reas degestin de la deuda, para salvaguardar la confidencialidad, confiabilidad, integridad y conservacinde los datos.

El pblico debe tener acceso a la informacin sobre el volumen y la composicin de la deuda pblica,incluyendo la moneda de expresin, plazos de vencimiento y estructura de las tasas de inters. Estainformacin deber ser actualizada peridicamente y publicada por el organismo responsable deadministrar la deuda pblica.

404-11 Control y seguimiento

El organismo responsable de administrar la deuda pblica, establecer controles peridicos de lasoperaciones para evaluar la eficacia de las actividades regulares de supervisin y monitoreorealizadas por personal de la entidad, las auditoras internas o externas o consultores externoscontratados.

El proceso de seguimiento controlar en forma continua la evolucin del entorno externo as como delos controles internos de la deuda pblica, para ayudar a sus administradores a responder a loscambios de forma rpida y eficaz.

Los procedimientos de evaluacin y seguimiento estarn orientados bsicamente al seguimiento delas recomendaciones de los informes de las auditoras de las transacciones de gestin de la deudapblica, de los informes de avances peridicos de los acreedores, de los informes peridicos de laadministracin sobre la contratacin de la deuda, de las variaciones significativas por pago dedesembolsos (capital e intereses), de transacciones por montos muy elevados, de los cambios de lossistemas de contabilidad e informacin, de reclamos de inversionistas, etc.

A partir de los informes peridicos realizados por los acreedores, el organismo responsable deadministrar la deuda pblica, deber monitorear y dar seguimiento fsico a los proyectos que sefinancian con endeudamiento, a fin de precautelar la correcta ejecucin de los proyectos y el buenuso de los recursos.

La Oficina de Apoyo (Back Office), realizar el monitoreo de la deuda pblica y el seguimiento a lavaloracin de los bonos emitidos por el Estado Ecuatoriano en el mercado internacional.

405 Administracin Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

405-01 Aplicacin de los principios y Normas Tcnicas de Contabilidad Gubernamental


La Contabilidad Gubernamental se basar en principios y normas tcnicas emitidas sobre la materia,para el registro de las operaciones y la preparacin y presentacin de informacin financiera, para latoma de decisiones.

La Contabilidad Gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos econmicos querepresenten derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a entregarrecursos monetarios, y producir informacin financiera sistematizada y confiable mediante estadosfinancieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios tcnicos soportados enprincipios y normas que son obligatorias para los profesionales contables.

405-02 Organizacin del Sistema de Contabilidad Gubernamental

El Sistema de Contabilidad de las entidades pblicas se sustentar en la normativa vigente para laContabilidad Gubernamental y comprende, entre otros, la planificacin y organizacin contables,objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y dems informacin gerencial ylos archivos de la documentacin que sustentan las operaciones.

El ente financiero del gobierno central y las dems entidades del sector pblico son responsables deestablecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parmetros sealados por lasdisposiciones legales pertinentes, el cual debe disearse para satisfacer las necesidades deinformacin financiera de los distintos niveles de administracin, as como proporcionar en formaoportuna, los reportes y estados financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas enel conocimiento real de sus operaciones.

La eficiencia de la organizacin contable constituye un elemento de control interno, orientado a que:

- Las operaciones se efecten de acuerdo con la organizacin establecida en la entidad.- Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el perodocorrespondiente.- Se mantenga el control de los bienes de larga duracin y de aquellos sujetos a controladministrativo para su correspondiente registro y salvaguarda.- Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias.- La informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y prcticas contablesdeterminadas por la profesin.- Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por lasnecesidades gerenciales.

405-03 Integracin contable de las operaciones financieras

La contabilidad constituir una base de datos financieros actualizada y confiable para mltiplesusuarios. La funcin de la contabilidad es proporcionar informacin financiera vlida, confiable yoportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y servidores que administran fondos pblicos.

La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y coordina las accionesque deben cumplir las unidades que integran el Sistema de Administracin Financiera, ya quereciben las entradas de las transacciones de los subsistemas de Presupuesto, ContabilidadGubernamental, Tesorera, Nmina, Control Fsico de Bienes, Deuda Pblica y Convenios, losclasifica, sistematiza y ordena, conforme a los principios y normas tcnicas que posibilitan el registroy control de los recursos pblicos, permitiendo la produccin de informacin financiera actualizada yconfiable, para uso interno y externo.

En cada unidad de contabilidad se reflejar la integracin contable y presupuestaria de susoperaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.

405-04 Documentacin de respaldo y su archivo


La mxima autoridad, deber implantar y aplicar polticas y procedimientos de archivo para laconservacin y mantenimiento de archivos fsicos y magnticos, con base en las disposicionestcnicas y jurdicas vigentes.Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de susoperaciones. La documentacin sustentatoria de transacciones financieras, operacionesadministrativas o decisiones institucionales, estar disponible, para acciones de verificacin oauditora, as como para informacin de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos.Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte suficiente ypertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitir la identificacin de latransaccin ejecutada y facilitar su verificacin, comprobacin y anlisis.La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes debe serntegra, confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante o despusde su realizacin.

Corresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer los procedimientos queaseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin y custodia de la documentacinsustentatoria, que ser archivada en orden cronolgico y secuencial y se mantendr durante eltiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de conformidad al sistema dearchivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidadesinstitucionales. Es necesario reglamentar la clasificacin y conservacin de los documentos de usopermanente y eventual, el calificado como histrico y el que ha perdido su valor por haber dejado detener incidencia legal, tcnica, financiera, estadstica o de otra ndole.

La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que no se la utiliza se har deconformidad a las disposiciones legales, con la intervencin de una comisin que se encargue deanalizar, calificar y evaluar toda la informacin existente y determinar los procedimientos a seguir, losperodos de conservacin de la documentacin, los datos relacionados con el contenido, perodo,nmero de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.405-05 Oportunidad en el registro de los hechos econmicos y presentacin de informacinfinanciera

Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la informacincontine siendo relevante y til para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y latoma de decisiones. El registro oportuno de la informacin

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Normas de Control Interno de La Contraloria General Del Estado