Normograma de la Administradora Colombiana de Pensiones ... · resoluciÓn 1307 de 2010 (agosto 4) diario oficial no. 47.801 de 14 de agosto de 2010 superintendencia nacional de salud

RESOLUCIÓN 1307 DE 2010

(agosto 4)

Diario Oficial No. 47.801 de 14 de agosto de 2010

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014>

Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del artículo 2o de la Resolución número 0280 de 2009 y se

adicionan otros Procedimientos.

Resumen de Notas de Vigencia

NOTAS DE VIGENCIA:

- Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014, 'por medio de la cual se adopta el

Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud, y se dictan otras

disposiciones', publicada en el Diario Oficial No. 49.374 de 23 de diciembre de 2014.

EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 269 de la Constitución

Política, artículo 4o de la Ley 87 de 1993, artículo 2o del Decreto 1537 de 2001, artículo 8o del Decreto 1018 de 2007

y el artículo 3o del Código Contencioso Administrativo.

CONSIDERANDO:

-- Para el logro de la misión y objetivos de la Superintendencia Nacional de Salud, es necesario contar con procesos

y procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo y operativo, dentro de los principios

de economía, imparcialidad, eficacia, moralidad, transparencia y celeridad, orientados al logro de los objetivos

institucionales.

-- La Superintendencia Nacional de Salud con el fin de brindar oportuna respuesta a los requerimientos de sus

vigilados y usuarios, debe determinar y desarrollar procedimientos ágiles y confiables que permitan la optimización

del funcionamiento de la Entidad y la calidad del servicio al cliente.

-- La Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones establecidas en el artículo 10 del

Decreto 1018 de 2007, realizó la asesoría en la documentación de los procesos y procedimientos desarrollados por

cada una las dependencias de la Superintendencia.

-- El Manual de Procesos y Procedimientos, modificado, que se adopta contó con la revisión y aprobación del

Superintendente Delegado para la Atención en Salud y Secretaría General de la Superintendencia Nacional de

Salud.

-- Con el fin de mantener altos niveles de eficiencia en la Superintendencia Nacional de Salud, se hace necesario

implantar y mejorar continuamente el Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de

Salud mediante un sistema que garantice su permanente actualización.

-- De conformidad con el artículo 6o de la Ley 87 de 1993, es responsabilidad de la Superintendencia Nacional de

Salud, el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno para la Superintendencia Nacional de Salud.

-- El adecuado ejercicio del Control Interno en la Superintendencia Nacional de Salud requiere de los Manuales de

Procesos y Procedimientos formalizados y actualizados.

-- Para garantizar la continuidad en el cumplimiento de las funciones de la Superintendencia Nacional de Salud, es

obligación y responsabilidad de todos los funcionarios de la entidad, aplicar en toda su extensión y en forma estricta

el Manual de Procesos y procedimientos adoptado.

-- Mediante el Decreto 1018 de 2007 se modificó la estructura administrativa de la Superintendencia Nacional de

Salud y se le adicionaron nuevas funciones.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> Modificar y adicionar al

Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud. Los procesos y procedimientos

contenidos en la presente resolución, deberán ser cumplidos por los funcionarios de la Entidad, con criterios de

eficiencia y eficacia y efectividad, con el fin de contribuir al logro de la misión y los objetivos que la ley y los

reglamentos le señalen a la Superintendencia Nacional de Salud.

ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> Los procesos y

procedimientos que se adoptan fueron aprobados mediante comité de alta gerencia y se relacionan a continuación:

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN Y

CONTROL DEL ALMACÉN E INVENTARIOS

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

CÓDIGO

PT-GAFI-5206

VERSIÓN

03

ELABORÓ

Liliana Cifuentes Pregonero,

Coordinadora

REVISÓ

Olga Mireya Morales Torres Jefe Oficina Asesora

de Planeación

APROBÓ

María Elisa Morón Baute

Secretaria General

FECHA FECHA FECHA

30-07-2010 30-07-2010 30-07-2010

1. OBJETIVO

Programar, garantizar, dirigir, coordinar y controlar el suministro

1. OBJETIVO

Programar, garantizar, dirigir, coordinar y controlar el suministro oportuno y eficiente de los elementos y bienes

necesarios para el desarrollo de las actividades realizadas por cada una de las áreas de la entidad, así como

también, administrar, manejar y controlar los inventarios de elementos devolutivos y de consumo y mantenerlos

actualizados.

2. ALCANCE

Disponer para los funcionarios de cada una de las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud de los

elementos devolutivos y de consumo, necesarios para el desarrollo de sus funciones, al igual que de la debida

organización y conservación en el Almacén general de la entidad.

La entrada de bienes según su origen puede producirse por adquisiciones, adquisiciones por caja menor,

donaciones, reintegros, recuperación, reposición y sobrantes.

El inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la Entidad, lo cual posibilita

efectuar un control razonable de las existencias reales, para evitar errores, pérdidas, inmovilización, deterioro,

merma y desperdicios de elementos.

3. RESPONSABLES

Coordinador Grupo Administración de Recursos Físicos y funcionarios responsables del manejo del almacén general.

4. DEFINICIONES

Adquisiciones: Son las operaciones mercantiles a través de las cuales la Entidad, adquiere bienes mediante la

erogación de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes.

Adquisiciones por Caja Menor: Son adquisiciones de bienes a través del sistema de Fondos Fijos Reembolsables.

Donación: Hay donación cuando por voluntad de una persona natural o jurídica se transfiere, gratuita e

irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece, a favor de una Entidad Estatal, previa aceptación del

funcionario administrativo competente.

Recuperación: Se entiende por recuperación de bienes, la reaparición física de estos, una vez han sido

descargados de los registros de inventarios, contables, cuya pérdida fue asumida por la Entidad.

Reposición: Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas derivadas del mal

uso o indebida custodia, por otros bienes iguales o de similares características, previa aprobación del Coordinador

del Grupo de Recursos Físicos.

Sobrantes: Se considera que hay sobrantes de inventarios, cuando en el momento de practicarse pruebas

selectivas, se determina que el número de elementos es superior a los que se reflejan en los registros de Kárdex o

listados.

Base de datos de Kárdex: Base donde se asientan todos los movimientos físicos y sus correspondientes

pecuniarios, con sus saldos que se realizan en cada uno de los bienes de la Superintendencia.

Estado diario de bienes: Documento en el cual se registran diariamente los saldos pecuniarios del movimiento de

las entradas y salidas de bienes del Almacén General.

Entrada de Almacén: Es el documento donde se hace un registro detallado de cada uno de los bienes que se

reciben e ingresan en el Almacén General.

Salida de Almacén: Es el documento donde se hace un registro detallado de los bienes que salen del Almacén

General indicando el nombre del funcionario responsable de recibir estos bienes. Es el documento legal que

identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esta manera, la responsabilidad por la

custodia, administración, conservación, etc., por parte del encargado del almacén y quedando en poder del

funcionario destinatario.

Reintegros: Es la devolución al Grupo de Administración de Recursos Físicos de bienes que no se requieren en una

dependencia determinada, para el cumplimiento del objetivo al cual fueron asignados.

Inventarios: Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio de la

Superintendencia Nacional de Salud.

Bienes: son las cosas tangibles e intangibles de propiedad de la Superintendencia Nacional de Salud o que tenga en

custodia, depósito o comodato, representativas de un valor o de un derecho.

Bienes Tangibles: son los bienes que poseen naturaleza material y son susceptibles de inventariarse. Los bienes

tangibles se clasifican en muebles e inmuebles.

Bienes muebles: Son cosas inventariales destinadas al funcionamiento interno de la entidad o para el cumplimiento

de su misión institucional y como tales pueden ser movilizados de un lugar a otro; algunos disponen de un período

de vida útil mientras mantienen su capacidad de operación y por ende pueden catalogarse como duraderos; otros, en

cambio, son eminentemente fungibles y perecibles, y su vida útil está determinada por el tiempo de vencimiento del

producto o por el momento en que son puestos en uso. Los bienes muebles se clasifican en elementos devolutivos y

de consumo.

Elementos devolutivos: Son aquellos bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque

perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza. A criterio y responsabilidad de la administración pueden retirarse

del servicio, sin perjuicio de que físicamente se custodien y se garantice su adecuado almacenamiento, mientras se

produce su baja definitiva de los inventarios.

Elementos de consumo: Son bienes que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al

ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran

a formar parte integrante o constitutiva de aquellos.

Bienes inmuebles: Son las cosas inventariales que por su naturaleza no pueden transportarse de un lugar a otro y

las que se adhieren a ellas.

Bienes intangibles: Son aquellos que carecen de existencia material.

Bienes entregados a terceros: Son los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Superintendencia Nacional

de Salud, entregados en préstamo o en comodato a terceros para su uso, administración, custodia o depósito, los

cuales deberán restituirse en las condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega de los mismos.

Bienes en Depósito/Servibles: Es el conjunto de bienes devolutivos o de consumo utilizables, tanto nuevos como

usados ubicados en la bodega del almacén de la Entidad.

Bienes en Servicio: Es el conjunto de elementos devolutivos en uso en las diferentes oficinas, y dependencias de la

Entidad.

Almacén: Es el lugar físico para el recibo, registro y almacenamiento temporal de los bienes devolutivos o de

consumo adquiridos o transferidos a la Superintendencia Nacional de Salud, a cualquier título, con el fin de atender

el desarrollo de su función administrativa, las necesidades básicas de sus dependencias y del sector salud.

Baja de Bienes: Es el retiro definitivo del patrimonio de la entidad, físicamente y de los registros de inventarios y

contables, de bienes servibles o inservibles, previo el cumplimiento de los requisitos administrativos y fiscales.

5. DESARROLLO

5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES

-- Elementos de consumo con placa de inventario.

-- Formalización de la gestión procedimental del Almacén a través de documentos aprobados por las directivas

correspondientes.

-- Verificar periódicamente los saldos de Almacén confrontando la sumatoria de la Base de datos de Kárdex con el

saldo del estado diario de bienes.

-- Práctica de arqueos periódicos de las bodegas del Almacén.

-- Depuración anual de los bienes inservibles en bodega.

Entrada de Bienes

-- El ingreso de bienes al almacén se efectúa con la orden de entrada, que es el documento que acredita el ingreso

real del bien o elemento a la Entidad, siendo el único soporte para el movimiento de los registros en almacén y

contabilidad.

-- La recepción de los bienes debe realizarse en el almacén o bodega de la Superintendencia Nacional de Salud.

Solamente en los casos de entrega de materiales y equipos de difícil movilización y demás bienes que según la

necesidad del servicio requieren de este tratamiento, se recibirán en el lugar de su utilización, para lo cual se debe

trasladar a ese sitio el encargado del almacén.

-- En los contratos en que se estipulen las especificaciones técnicas de determinados materiales o equipos y que

deban verificarse por peritos mediante ensayos, la recepción en el almacén se hace a título de depósito y en forma

condicional, mientras se produce el concepto pericial o el resultado de las pruebas requeridas; el registro de estos

bienes se lleva en forma extracontable.

-- Los bienes recibidos en demostración sólo ingresan al almacén cuando se autorice su adquisición:

provisionalmente se registran extracontablemente y quedan a cargo del funcionario que los tenga en su poder o

servicio.

-- Queda terminantemente prohibido guardar bienes de propiedad particular dentro del almacén.

-- Los bienes que hacen parte de una adquisición, sin descripción y valor en la factura, como los recibidos embalados

de una importación y los bienes que se encuentren dentro del almacén pero sin que aparezcan registrados en los

inventarios, es decir, no especificados ni valorizados se identifican conforme a las agrupaciones contenidas en el

Índice Universal de Inventarios y valor comercial, elaborada la respectiva orden de entrada con las observaciones

pertinentes.

Salida de Bienes

-- El comprobante de salida debe elaborarse por el responsable del almacén en forma simultánea a la entrega de

bienes, con base en la solicitud de pedido debidamente tramitada y autorizada por el Coordinador de Administración

de Recursos Físicos.

-- Cuando las existencias disponibles en el Almacén sean insuficientes, en relación con las cantidades solicitadas en

el pedido, el responsable del almacén anota en el comprobante de salida las cantidades reales despachadas

dejando clara constancia en la solicitud de pedido.

-- El encargado del almacén no puede variar el destinatario, ni el lugar de destino en el comprobante de salida, ni

cambiar o reemplazar elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor.

-- El comprobante de salida no debe contener tachones, enmendadoras, adiciones, intercalaciones o correcciones y

cuando a ello hubiere lugar deben ser previamente autorizadas por el Coordinador de Administración de Recursos

Físicos o el Secretario General.

-- El encargado del almacén debe admitir como firma de recibo del comprobante de salida la del funcionario que

recibe y la de los jefes de oficina o dependencias como constancia del traslado de responsabilidad por dichos bienes,

con anotación del número de sus documentos de identidad.

-- Cuando se trate de entrega de bienes a personas naturales o jurídicas, la firma en el comprobante es la de su

representante legal, o de la persona que esté autorizada legalmente para recibirlos, cumpliendo el requisito de anotar

su documento de identidad.

-- El encargado del almacén no puede hacer firmar el comprobante de salida de bienes del almacén al destinatario,

mientras no le entregue todos los elementos que en él figuren, como tampoco expedirle constancias de que queda

debiendo o que posteriormente le entrega determinados elementos.

-- El comprobante de salida es el único documento válido como soporte para registros de movimientos por salidas en

los listados o tarjetas del almacén, control de inventarios de devolutivos en servicio asientos contables.

Inventario de Bienes

-- El Coordinador de la administración de recursos físicos debe llevar el registro por dependencias y a título individual

de los bienes devolutivos en servicio, para facilitar el oportuno y eficaz control de los bienes y para determinar las

responsabilidades a que haya lugar.

5.2 DESCRIPCIÓN

5.2.1 Registro y Control de la Entrada de Bienes al Almacén

ID Área

Responsable

Cargo

Responsable

Descripción Actividad Punto de Control

1 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos

Funcionarios

responsables

Recibe al proveedor para la entrega del bien, en el sitio que se haya

pactado según el contrato.

Nota: Previamente solicita al interventor su presencia en el lugar, en

fecha y hora acordada para la entrega del bien.

2 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos

Funcionarios

responsables

Verifica los elementos contra factura o remisión y contrato, nombre del

proveedor, fecha de la factura, valores, cantidades etc.; si existe alguna

inconsistencia en documento, reciben los elementos provisionalmente y

solicita al proveedor que los envíe correctamente; si hay inconsistencia

en lo físico (cantidad, calidad, especificaciones, etc.) no se realiza la

entrada y se solicita al proveedor los elementos de acuerdo a lo

contratado.

3 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos

Funcionarios

responsables

Recibe los bienes entregados por el proveedor,

firmando los documentos de remisión o factura

del mismo.

Nota: se debe dejar original y copia de los

documentos (remisión y/o factura).

Bienes entregados y

documento de remisión

y/o factura del

proveedor

4 Interventor Interventor Verifica que los bienes cumplan con las

características establecidas y expide la

certificación de recibo de los mismos y entrega

original a Grupo Administración Financiera para

pago, copia al grupo de contratación de bienes

y servicios y copia a Grupo Administración de

Recursos Físicos para soporte del Contrato y

Almacén.

Certificación de recibo

de bienes expedida por

el interventor

5 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos

Técnico y

Secretario

Clasifica los bienes de acuerdo a su naturaleza, y los almacena en la

bodega correspondiente.

6 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos

Técnico y

Secretario

Elabora la Orden de Entrada correspondiente, en cuatro originales para

distribuirlas de la siguiente manera:

– Primer original para el Grupo de Administración Financiera que

acompaña la factura con el fin de dar trámite para el pago.

– Segundo original como soporte de la cuenta mensual del almacén que

se entrega al Grupo de Administración Financiera.

– Tercer original soporte de la base de datos del Kárdex.

– Cuarto original como soporte de la cuenta mensual del archivo del

almacén.

Nota: La Orden de entrada debe contener, la siguiente información

básica:

-- Lugar y fecha

-- Número de comprobante, en forma ascendente y continua.

-- Identificación del Almacén y bodega, si es el caso.

-- Negocio Jurídico que dio origen a la transacción y número del

documento soporte; especificando: nombre del proveedor, documento de

identidad o NIT, nombre y agrupación del elemento, unidad de medida,

cantidad, valor unitario, valor total por elementos en números y en letras,

valor total del comprobante, en número y letras, firma del encargado del

almacén y visto bueno del Coordinador de Recursos Físicos.

Grupo

Administración de

Recursos Físicos

Técnico y

Secretario

En el caso de ser una adquisición por Caja Menor, en toda compra de

elementos devolutivos, el funcionario responsable de la adquisición debe

enviar copia de la factura debidamente tramitada al encargado del

almacén, para que este produzca la respectiva orden de entrada y a su

vez la orden de salida a nombre del funcionario que recibe el bien.

Grupo

Administración de

Recursos Físicos

Técnico y

Secretario

En el caso de que la Entidad reciba bienes a título de donación de

personas naturales o jurídicas o de Entidades Estatales, Departa-

mentales o Municipales, previa autorización de la entidad, el responsable

del almacén elabora la respectiva orden de entrada, efectúa los registros

correspondientes e informa al Grupo de administración de Recursos

Físicos y al Grupo de Administración Financiera.

Si la donación proviene de Entidad Oficial, la orden de entrada se hace

con base en el acta de baja de la Entidad donante debidamente

diligenciada la cual debe contener la relación de los elementos por

grupos.

En caso de que los elementos provengan de Entidad o persona

particular, la orden de entrada se elabora con base en acta de recibo y el

precio se fija mediante avalúo practicado por peritos legalmente

facultados y designados por la Secretaría General.

Grupo

Administración de

Recursos Físicos

Técnico y

Secretario

Al tratarse de bienes recuperados; si posteriormente al descargo de

bienes perdidos estos son recuperados, se les da nuevamente entrada

al almacén y el encargado debe producir la respectiva orden de entrada,

en donde se detallan las características y especificaciones contempladas

en los documentos de entrada y salida iniciales, salvo que hayan sufrido

disminución en su valor o condición física por daño o depreciación.

Si hubiere juicio de responsabilidad fiscal en curso, el responsable del

almacén informará para que cese o varíe su valor.

Si un bien recuperado hubiere sufrido daño o depreciación, el valor para

su reincorporación será calculado por el funcionario compe-tente,

dejando clara constancia en la orden de entrada.

Para la entrada de bienes por reposición cuando el responsable los entregue en

igualdad de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y

estado de los que falten se debe dar cumplimiento a los siguientes requisitos:

– El responsable de los bienes faltantes entregará un informe de los hechos ocurridos a

la Secretaría General ofreciendo los bienes que va a reponer y el detalle de estos y en

el caso en que la aseguradora responda por los faltantes dicho informe debe ser

enviado al Grupo de Administración de Recursos Físicos con el fin de adelantar los

trámites pertinentes ante dicha aseguradora.

– Aceptación en principio de que se haga la reposición por la Secretaría General.

– Concepto técnico del funcionario competente designado por la Secretaría General

que los bienes ofrecidos reúnen las mismas características de los faltantes.

– Acta de recibo firmada por los actuantes y por el responsable del bien en donde se

especifique claramente la diligencia de reposición.

El responsable del almacén, una vez aceptados los elementos objeto de reposición por

parte del Coordinador del Grupo de Administración de Recursos Físicos dará entrada al

almacén, elaborando la respectiva orden de entrada con base en el acta y concepto de

la reposición.

Técnico y

Secretario

En el caso de presentarse un sobrante, se hará una revisión de la base

de datos del Kárdex, se efectuará la compensación en caso de

encontrarse el error y por último, si no hay explicación alguna, esta

mayor cantidad se relacionará en el acta de la diligencia, y el encargado

del almacén elaborará en forma inmediata la respectiva orden de entrada

por sobrante.

7 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos

Técnico Firma la Orden de Entrada correspondiente. Orden de entrada

firmada

8 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos

Secretario Registra en la base de datos del kárdex los

bienes relacionados en la orden de entrada y

luego archiva la copia en la carpeta respectiva.

Base de datos de

kárdex actualizada

9 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos

Técnico Entrega la Orden de Entrada firmada con los

soportes al Coordinador del Grupo

Administración de Recursos Físicos.

Orden de Entrada y

soportes

10 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Coordinador Verifica la información registrada en la orden de

entrada y la firma.

Orden de entrada

firmada

11 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos

Técnico Recibe las órdenes de entrada revalidadas,

procesa la información en la base de datos de

estado diario de bienes.

Estado de diario de

bienes actualizado

12 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos

Técnico y

Secretario

Envía copia de la orden de entrada, fotocopia

del contrato, original de la factura y de la

remisión al Grupo Administración Financiera

para el trámite de pago.

Orden de entrada y

orden de compra o

contrato remitidos a

Grupo Administración

Financiera

13 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos

Técnico Envía al Grupo Administración Financiera, original de la Orden de

Entrada para el registro contable.

14 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos

Técnico y

secretario

Revisa semanalmente en la base de datos de

kárdex los saldos físicos y valores pecuniarios

consignados en las mismas.

kárdex actualizado

15 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos

Técnico y

Secretario

Inspeccionan diariamente las bodegas para

mantenerlas en perfecto orden y aseo.

Bodegas en perfecto

estado

5.2.2 Registro y Control de la Salida de Bienes del Almacén

ID Área

Responsable

Cargo

Responsable


1 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Secretaria. Recibe de las dependencias el formato

diligenciado de pedido de elementos y lo

entrega al Coordinador del Grupo.

Nota: El pedido, debidamente autorizado por el

Jefe de la dependencia correspondiente, debe

enviarse según el cronograma previamente

Pedido de elementos

autorizado por el Jefe

inmediato.

establecido por el Grupo Administración de

Recursos Físicos, especificando clara y

detalladamente la clase de elementos y el

número de unidades, anulando los renglones no

utilizados y señalando la persona que los

recibe, quien se hace responsable

administrativa y fiscalmente de su tenencia.

2 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Coordinador Autoriza el pedido de elementos por el número

de unidades que considere necesario, teniendo

en cuenta las necesidades del servicio, firma el

pedido en señal de aprobación y lo devuelve a

la Secretaría.

Pedido de elementos

aprobado

3 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Funcionario

responsable

Numera el pedido aprobado, lo radica en el libro

respectivo y lo envía al Almacén General para

que sea despachado.

Pedido numerado y

registrado en el libro

4 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Técnico y

secretario

Recibe los formatos de pedidos, analiza las cantidades solicitadas,

autoriza las cantidades a despachar y los entrega a Secretaría.

Nota: Autoriza las cantidades según existencias de bienes solicitados y

número de funcionarios de la dependencia respectiva.

5 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Secretario. Consulta en la base de datos de kárdex los

costos unitarios de cada elemento autorizado,

consigna en el pedido interno el valor unitario

del elemento.

Pedido valorizado

6 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Técnico y

secretario

Recibe el pedido interno valorizado, elabora la

Orden de Salida a nombre del destinatario.

Nota: La orden de salida debe contener la

siguiente información básica:

– Lugar y fecha de emisión.

– Numeración en forma ascendente y continua.

– Concepto de salida, especificando:

dependencia destinataria, nombre y código de

elementos, unidad de medida, cantidad

despachada, firma del Coordinador de

Administración de Recursos Físicos, firma del

responsable del almacén o quien haga sus

veces, firma del empleado que recibe y su

identificación.

Orden de salida

diligenciada, verificada

y visada

– Número y fecha de la solicitud del pedido.

– Descripción de cada elemento.

– Valor unitario y Valor total.

7 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Técnico y

secretario

Entrega original y tres copias de la Orden de Salida al Secretario para

que descargue en la base de datos de kárdex.

Nota: la tercera copia se utiliza para descargar la base de datos de

kárdex.

8 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Secretario Procede a descargar en la base de datos de

kárdex las cantidades de los elementos

consignados en la orden de salida, firma la

orden y archiva la tercera copia.

Base de datos de

kárdex actualizado

9 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Técnico Registra en la base de datos del estado diario

de bienes, los elementos relacionados en la

orden de salida.

Estado diario de bienes

actualizado

10 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Técnico y

Secretario

Alista y empaca por dependencia los elementos relacionados en la

Orden de Salida.

11 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Técnico y

Secretario

Traslada los elementos con la Orden de Salida

a la dependencia respectiva; entrega los

elementos a la secretaría o a algún funcionario

de la dependencia correspondiente, verifica con

este los elementos entregados y solicita firma

de recibido registrando el número de documento

de identidad como prueba del recibo a

satisfacción y entrega segunda copia.

Orden de salida con

firma de recibido por el

funcionario

12 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Técnico. Recibe original y primera copia de la Orden de Salida ejecutada y la

entrega al Coordinador del Grupo Administración de Recursos Físicos.

13 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Coordinador Verifica la información registrada en la orden de salida y firma.

14 Grupo

Administración

de Recursos

Físicos.

Secretario Recibe la Orden de Salida ejecutada con firma y

envía el original a la carpeta con destino al

Grupo Administración Financiera; archiva el

pedido interno en carpeta por dependencia y la

primera copia en la carpeta de movimiento

diario del Almacén.

Orden de salida

ejecutada remitida a

Grupo Administración

Financiera

5.2.3 Reintegro de Bienes

ID Área Responsable Cargo Responsable Descripción Actividad Punto de

Control

1 Dependencias

Superintendencia

Nacional de salud

Directivos,

coordinadores, jefes,

empleados,

trabajadores,

contratista, etc.,

Realiza una solicitud escrita donde

se especifique claramente las

características del bien a devolver,

referente a las especificaciones

contempladas en el inventario

individual, mediante el cual recibió

o las contempladas en la orden de

salida.

Solicitud escrita

2 Grupo Administración de

Recursos Físicos.

Responsable de

inventarios

Recibe los bienes, debiendo

constatar su estado, clase, cali-

dad, marca, modelo, y demás

características que se encuentren

en la orden de salida con que

fueron entregados los bienes.

– De encontrar conforme el bien,

dará su Visto Bueno con el fin de

continuar con el proceso pertinente.

– En caso de que los elementos no

concuerden o hayan sido

sustituidos, o tengan

especificaciones, marcas, o

Bienes a devolver

a satisfacción

números diferentes se abstendrá

de recibir el elemento e informará

por escrito al Coordinador del

Grupo de Administración de

Recursos Físicos, a fin de que se

investiguen las causas y se

establezcan responsabilidades.

Nota: Por ninguna razón el en-

cargado de Inventarios del Grupo

de Administración de Recursos

Físicos debe aceptar la sustitución

o reemplazo de bienes entregados

ini cialmente con otros diferentes, o

aceptar bienes dañados,

deteriorados, con roturas o avería

sin haber determinado la

responsabilidad, salvo el deterioro

normal por el uso


Recursos Físicos

Responsable de

inventarios

Elabora la Orden de Entrada por

Reintegro correspondiente, en tres

originales para distribuirlas de la

siguiente manera:

– Primer original como soporte de

la cuenta mensual del almacén que

se entrega al Grupo de

Administración Financiera.

– Segundo original soporte de la

base de datos del kárdex.

– Tercer original como soporte de

la cuenta mensual del archivo del

almacén.

Orden de Entrada

por Reintegro

autorizada


Recursos Físicos

Secretario Registra en la base de datos de

kárdex los bienes relacionados en

la orden de reintegro y luego

archiva la copia en la carpeta

respectiva.

Base de datos de

kárdex

actualizada


Recursos Físicos

Técnico Entrega la Orden de Reintegro

firmada con los soportes al

Coordinador del Grupo Admi-

nistración de Recursos Físicos.

Orden de Entrada

y soportes


Recursos Físicos.

Coordinador Verifica la información registrada

en la orden de reintegro y la firma.

Orden de entrada

firmada


Recursos Físicos

Técnico Recibe las órdenes de reintegro

revalidadas, procesa la información

en la base de datos de estado

diario de bienes. FIN.

Estado de diario

de bienes

actualizado

5.2.4 Inventario de Elementos de Consumo y Devolutivos en Servicio

ID Área Responsable Cargo Responsable Descripción Actividad Punto de Control

1 Grupo

Administración de

Recursos Físicos.

Coordinador y

técnico

Elabora la programación del

inventario de elementos de

consumo y devolutivos en

servicio para la vigencia, le

Programación de

inventario de elementos

de consumo y devolutivos

para la vigencia

informa y da las pautas para la

ejecución de los inventarios, e

igualmente entrega al encargado

del almacén copia de la misma.

2 Grupo

Administración de

Recursos Físicos.

Técnico y Secretario Entrega impresión a la fecha del inventario de cada

funcionario de la entidad al encargado del levantamiento del

inventario; informa verbalmente al funcionario

correspondiente la fecha de realización del inventario

individual de acuerdo con la programación establecida.

3 Grupo

Administración de

Recursos Físicos.

Técnico y Secretario

y Auxiliar

Administrativo

Realiza el inventario físico

individual, en los formatos

respectivos, de los bienes

devolutivos en servicio, del

funcionario correspondiente. Los

registros individuales deben

contener como mínimo los

siguientes aspectos:

-- Nombre de la dependencia o

código.

-- Nombre del funcionario

responsable y cédula de

ciudadanía.

-- Detalle de los elementos:

grupo, características, valor y

número de placa.

Nota: El inventario se realiza en

el lugar de trabajo del funcionario

correspondiente y en presencia

del mismo.

Inventario físico realizado

4 Grupo

Administración de

Recursos Físicos.

Técnico y Secretario

y Auxiliar

Administrativo

Compara la información incluida en la planilla del registro

de bienes devolutivos en servicio del funcionario

correspondiente, contra la toma física de los elementos

encontrados y mostrados en el lugar de trabajo del

funcionario y hace conocer al funcionario las

inconsistencias encontradas si existen.

5 Grupo

Administración de

Recursos Físicos.

Secretario Entrega el resultado –la planilla–

del inventario físico individual al

Coordinador Grupo

Administración de Recursos

Físicos para actualización de la

base de datos respectiva.

Resultado del inventario

físico individual

6 Grupo

Administración de

Recursos Físicos.

Técnico Registra en la base de datos de

bienes devolutivos en servicio

(inventario individual), el

resultado del inventario físico e

imprime el formato de inventario

individual actualizado.

Base de datos de bienes

en servicio actualizado

7 Grupo

Administración de

Recursos Físicos.

Técnico Confronta la información entre el registro del inventario

actual con el anterior; si encuentra inconsistencias, procede

a iniciar el procedimiento de “Aclaración de inconsistencias

en el inventario de bienes devolutivos en servicio”; en caso

contrario continúa en la actividad siguiente (8).

8 Grupo

Administración de

Recursos Físicos.

Procedimiento Aclaración de inconsistencias en el inventario de bienes

devolutivos en servicio.

9 Grupo

Administración de

Recursos Físicos y

Dependencia

Interesada

Técnico y Secretario Hace firmar y entrega copia del

formato del inventario

actualizado de los bienes

devolutivos, al funcionario

responsable de los bienes, como

aceptación del mismo.

Formato del inventario

actualizado de los bienes

devolutivos firmado

10 Grupo

Administración de

Recursos Físicos.

Técnico Archiva original del registro de los bienes en el listado del

registro actualizado de los bienes devolutivos en servicio en

la carpeta correspondiente.

11 Grupo

Administración de

Recursos Físicos

Técnico y Secretario Realiza el inventario físico de los

bienes devolutivos y de consumo

en bodega a 31 de diciembre de

la vigencia, llevándolo a cabo en

el instrumento destinado para tal

fin, el cual debe contemplar

como mínimo los siguientes

aspectos:

– Nombre y descripción del

elemento o bien.

– Agrupación.

– Unidad de medida.

– Detalle de la operación.

– Fecha: día, mes, año.

– Procedencia o destino

(documento soporte).

– Número de unidades (entrada

o salida).

– Entradas: cantidad.

– Valores: unitario, total.

– Saldo: cantidades.

– Valor: total.

Nota: Los registros de los bienes

en depósito se efectúan

únicamente a través de órdenes

de entrada diligenciados por el

responsable del manejo del

almacén.

Inventario realizado

12 Grupo

Administración de

Recursos Físicos.

Coordinador Seguimiento periódico del proceso de levantamiento y

actualización de inventarios.

5.2.5 Aclaración de Inconsistencias en el Inventario de Bienes Devolutivos en Servicio


1 Grupo Administración


Secretario Elabora memorando dirigido al

funcionario correspondiente

solicitando aclaración de las

inconsistencias encontradas entre

la toma física del inventario

individual y el registro del inventario

individual, lo hace firmar del

Coordinador y lo entrega.

Memorando radicado y

entregado



Técnico y/o

Secretario

Recibe el memorando, enviado por

el funcionario del área

correspondiente justificando las

diferencias resultantes de la toma

del inventario físico.

Memorando de

justificación de

diferencias



Técnico y/o

Secretario

Verifica las justificaciones

expuestas por el funcionario en el

memorando; si estas son

totalmente comprobables realiza

una actualización del inventario,

hace firmar y entrega copia del

formato del inventario actualizado

de los bienes devolutivos, al

funcionario responsable de los

bienes, como aceptación del

mismo; en caso de encontrar que

las justificaciones no son

comprobables y persisten las

inconsistencias, elabora, y entrega

informe al Coordinador del Grupo


Físicos.

Formato del inventario

actualizado de los

bienes devolutivos o

Informe de diferencias

sin justificar



Coordinador de

Grupo

Decide el trámite a seguir frente a

las inconsistencias encontradas.

Decisión informada



Técnico Recibe instrucciones del

Coordinador del Grupo

Administración de Recursos Físicos

para realizar las acciones

pertinentes, respecto a los

elementos en cuestión.

Documentos, acciones

en marcha



Técnico Se toman los correctivos a que

haya lugar y se subsanan las

inconsistencias presentadas.

Informe final

5.2.6 Permuta de Bienes


1 Comité evaluador de

bajas

Comité evaluador de

bajas

Autoriza, realizar el acto

administrativo para la baja

definitiva de los bienes muebles

y su descargo del inventario

general. En el mismo acto

determina si los bienes deben

destruirse, destinarse para la

venta o permuta o para su

traspaso a Entidades Públicas

del sector salud, en cuyo caso

se establecerá el mecanismo

para tal fin o se establecerá

Acto administrativo

autorizado

claramente la entidad o

entidades a las que se le

asignan con la descripción

exacta de los bienes.

Nota: La resolución deberá ser

motivada, numerada, fechada y

foliada en la Secretaría General,

en donde se conservará.


bajas


bajas

Gestionan el Acta del Comité en

la que se autoriza la permuta de

los bienes muebles.

Acta



Coordinador Elabora y presenta a la

Secretaría General la relación

de bienes muebles a permutar,

de acuerdo a los inventarios

realizados por el Grupo de


Físicos, especificando la

cantidad, clase, descripción,

estado del bien y valores que

figuren en los mismos.

Relación

4 Secretaría General Secretaria General Si lo considera pertinente, ordena mediante acto

administrativo la realización de avalúo, para cuyo efecto

podrá designar a un funcionario o a un tercero para

llevarlo a cabo, fijándole un término prudencial para su

realización.


de Recursos Físico o

quien haya sido

delegado.

Coordinador o quien

haya sido delegado.

Gestiona la realización del

avalúo de los bienes muebles a

permutar, según el

procedimiento aprobado,

presentando el resultado a la

Secretaría General.

Nota: Si el Secretario General

no está de acuerdo con el

avalúo practicado, podrá

ordenar nuevos avalúos.

Avalúo de bienes

6 Secretaría General Secretaria General Ordena al grupo de Contratación de bienes y servicios

elaborar el contrato de permuta de acuerdo con la

resolución que la ordenó y con las normas legales que

rige la materia.

7 Despacho

Superintendente o

Secretaría General

Superintendente o

Secretaria General

Autoriza el contrato de permuta. Contrato autorizado

8 Grupo de

administración de

recursos físicos.

Coordinador Ordena el descargo, mediante la

elaboración de la orden de

salida del elemento de la cuenta

de bienes en servicio o en

depósito, según el caso, y

comunica de este hecho al

Grupo de Administración

Financiera para que efectúe el

registro contable

correspondiente, por el valor

que figure en el Sistema de

Inventario.

Nota: Se expedirá el

Orden de salida

comprobante de egreso cuando

los bienes salgan del dominio

de la Superintendencia Nacional

de Salud o se haya agotado el

procedimiento utilizado para la

baja.

9 Grupo de

administración de

recursos físicos

Coordinador Ordena efectuar las acciones tendientes a cumplir lo

establecido en el contrato de permuta, para la salida

física de los bienes.

10 Grupo de

administración de

recursos físicos

Coordinador Tramita el acta de entrega y

recibo de bienes, firmado por

quienes intervienen en el

proceso de permuta.

Acta

11 Ordenador del Gasto Ordenador del Gasto Expedición de la orden de

entrada al almacén de los

elementos entregados y

recibidos recíprocamente de

acuerdo con el acta. FIN.

Orden de entrada

5.2.7 Avalúo de Bienes

ID Área Responsable Cargo Responsable Descripción Actividad Punto de

Control


Recursos Físico o quien

haya sido delegado.

Coordinador o quien

haya sido delegado.

Realiza solicitud escrita de avalúo

del bien, a la Secretaría General en

donde se exprese la necesidad del

avalúo, la descripción del bien,

estado actual y grupo de inventario

al que pertenece.

Solicitud escrita

2 Secretaría general Secretaria general Si lo considera pertinente, ordena mediante acto

administrativo su realización, para cuyo efecto podrá

designar a un funcionario o a un tercero para llevarlo a

cabo, fijándole un término prudencial para su

realización.


Recursos Físico o quien

haya sido delegado.

Coordinador o quien

haya sido delegado.

Gestiona la realización del avalúo de

los bienes muebles a permutar,

según el procedimiento aprobado,

presentando el resultado a la

Secretaría General. FIN.

Nota: Si el Secretario General no

está de acuerdo con el avalúo

practicado, podrá ordenar nuevos

avalúos.

Avalúo de

bienes

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ver Normograma.

7. REGISTROS

Ver Listado Maestro de Registros.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción

03 30-jul-2010 Se modifica contenido general del procedimiento.

9. FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES


FINANCIERA

CÓDIGO

PT-GAFI-5215

VERSIÓN

01

ELABORÓ


Coordinadora

REVISÓ

Olga Mireya Morales Torres Jefe Oficina Asesora de

Planeación

APROBÓ

María Elisa Morón

Baute

Secretaria General

FECHA FECHA FECHA

30-07-2010 30-07-2010 30-07-2010

1. OBJETIVO

Programar, garantizar, dirigir, coordinar y controlar la baja de bienes servibles o inservibles que ya no son útiles para

el servicio al cual fueron destinados, realizando el retiro definitivo del patrimonio de la entidad y la actualización de

los inventarios de bienes correspondientes.

2. ALCANCE

Disponer de los bienes dados de baja, perfeccionando el retiro físico, el descargo de los registros contables y de

inventarios y el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso, según el hecho que le dio origen.

3. RESPONSABLES

Ordenador del gasto, Coordinador Grupo Administración de Recursos Físicos y funcionarios responsables del

manejo del almacén general.

4. DEFINICIONES

Bienes: Son las cosas tangibles e intangibles de propiedad de la Superintendencia Nacional de Salud o que tenga

en custodia, depósito o comodato, representativas de un valor o de un derecho.

Bienes Tangibles: Son los bienes que poseen naturaleza material y son susceptibles de inventariarse. Los bienes

tangibles se clasifican en muebles e inmuebles.

Bienes muebles: Son cosas inventariales destinadas al funcionamiento interno de la entidad o para el cumplimiento

de su misión institucional y como tales pueden ser movilizados de un lugar a otro; algunos disponen de un período

de vida útil mientras mantienen su capacidad de operación y por ende pueden catalogarse como duraderos; otros, en

cambio, son eminentemente fungibles y perecibles, y su vida útil está determinada por el tiempo de vencimiento del

producto o por el momento en que son puestos en uso. Los bienes muebles se clasifican en elementos devolutivos y

de consumo.

Elementos devolutivos: Son aquellos bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque

perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza. A criterio y responsabilidad de la administración pueden retirarse

del servicio, sin perjuicio de que físicamente se custodien y se garantice su adecuado almacenamiento, mientras se

produce su baja definitiva de los inventarios.

Elementos de consumo: Son bienes que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al

ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran

a formar parte integrante o constitutiva de aquellos.

Bienes inmuebles: Son las cosas inventariales que por su naturaleza no pueden transportarse de un lugar a otro y

las que se adhieren a ellas.

Bienes intangibles: Son aquellos que carecen de existencia material.

Bienes entregados a terceros: Son los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Superintendencia Nacional

de Salud, entregados en préstamo o en comodato a terceros para su uso, administración, custodia o depósito, los

cuales deberán restituirse en las condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega de los mismos.

Bienes en Depósito/Servibles: Es el conjunto de bienes devolutivos o de consumo utilizables, tanto nuevos como

usados ubicados en la bodega del almacén de la Entidad.

Bienes en Servicio: Es el conjunto de elementos devolutivos en uso en las diferentes oficinas, y dependencias de la

Entidad.

Bienes servibles no necesarios para el servicio: Son aquellos bienes que estando en buen estado no son

utilizables en las labores inherentes a la Superintendencia Nacional de Salud porque la finalidad para la cual fueron

adquiridos no se encuentra vigente ni se evidencia que puedan requerirse en un futuro; también se consideran

bienes no necesarios para el servicio los elementos tecnológicamente obsoletos y en general aquellos que por su

alto costo de mantenimiento frente a las opciones de renovación existentes en el mercado, hacen muy onerosa su

permanencia en los activos fijos de la Superintendencia.

Bienes inservibles: Son aquellos bienes que por su desgaste, deterioro natural y obsolescencia física, no son útiles

para el servicio al cual fueron destinados y tampoco ofrecen posibilidad alguna de uso o aprovechamiento de sus

partes.

Baja de Bienes: Es el retiro definitivo del patrimonio de la entidad, físicamente y de los registros de inventarios y

contables, de bienes servibles o inservibles, previo el cumplimiento de los requisitos administrativos y fiscales.

Existen las siguientes clases de bajas:

-- Bajas por pérdida, daño o deterioro de bienes.

-- Bajas por caso fortuito o fuerza mayor.

-- Bajas de bienes servibles no necesarios para el servicio u obsoletos.

-- Bajas de bienes inservibles.

-- Programa Presidencia de la República-computadores para educar: para el caso de los equipos de cómputo,

siempre que se ajusten a los requerimientos exigidos por el programa.

Destrucción de bienes: Son los bienes dados de baja que carecen de valor comercial y no se ha logrado su venta.

5. DESARROLLO


-- La baja se perfecciona con el retiro físico, el descargo de los registros contables y de inventarios y el cumplimiento

de los requisitos establecidos para cada caso.

-- Para la baja de bienes muebles se requiere un estudio técnico y de conveniencia previo, que deberá ser elaborado

y presentado al Comité Evaluador de Bajas.

-- La resolución y el acta en donde consta la destrucción de bienes serán los comprobantes del asiento contable de

la baja.

-- No podrán adquirir bienes dados de baja, la Coordinadora del Grupo de Administración de Recursos Físicos, los

miembros del comité evaluador que participan del procedimiento de comercialización de los bienes dados de baja, ni

las personas que se encuentren vinculadas a estos por parentesco hasta en primer grado de afinidad, segundo

grado de consanguinidad y primero civil.

5.2 DESCRIPCIÓN

5.2.1 Baja por pérdida, daño o deterioro de bienes

ID Área

Responsable

Cargo

Responsable


1 Responsable del

Bien en depósito

o en servicio

Responsable del

Bien en depósito

o en servicio

Presenta un informe detallado de los

hechos al Coordinador del Grupo de

administración de recursos físicos.

Nota: Si se trata de pérdida, el

responsable del bien debe adjuntar

además el original de la denuncia

presentada ante la autoridad

competente, dentro de las veinticuatro

(24) horas siguientes de detectado el

Informe

hecho.

2 Grupo de

administración

de recursos

físicos.

Coordinador Una vez efectuadas las diligencias previas de averiguación sobre

los hechos, remite la documentación surtida hasta el momento, al

grupo de Control Interno Disciplinario o a la dependencia que haga

sus veces, para que realice la indagación preliminar y, si es

procedente, adelante la investigación disciplinaria y determine si

como consecuencia de la misma puede derivarse responsabilidad

fiscal.

– Si como resultado de la investigación administrativa se

determina la existencia de responsabilidad del funcionario por la

pérdida del bien, continúa, paso 7.

– Si no procede la investigación administrativa (fiscal y

disciplinaria) o procediendo estas no se llegare a comprobar la

responsabilidad del funcionario por la pérdida del bien, continúa

paso 8.

3 Grupo de

administración

de recursos

físicos.

Coordinador Elabora y presenta al Comité evaluador

de bajas el estudio técnico y de

conveniencia previo, de los bienes en

depósito o en servicio para dar de baja,

con la documentación pertinente,

solicitando su estudio y la

recomendación de baja de los bienes

respectivos.

Nota: el estudio técnico y de

conveniencia previo, deberá contener,

por lo menos:

a) Un informe detallado de las

condiciones técnicas del bien o bienes

que van a ser dados de baja.

b) Una relación pormenorizada de los

costos de mantenimiento preventivo y

correctivo del bien o bienes, si fuere del

caso, debidamente documentada.

c) Las razones por las cuales el bien o

bienes se consideran inservibles,

obsoletos o por las cuales la Entidad no

los necesita, según sea el caso y la

conveniencia de darlos de baja.

Estudio técnico y de

conveniencia

4 Comité

evaluador de

bajas

Comité evaluador

de bajas

Gestionan la orden de baja, impartida

por el Ordenador del gasto o Secretaria

General mediante resolución motivada,

numerada, fechada y foliada en la

Secretaría General, en donde se

conservarán.

Resolución autorizada

5 Grupo de

administración

de recursos

físicos.

Coordinador Tramita por intermedio de los

corredores de seguros la

correspondiente indemnización ante la

Compañía de Seguros.

Comunicación que

tramita indemnización

6 Grupo de

administración

de recursos

físicos.

Coordinador Efectúa el descargo del elemento de la

cuenta de bienes en servicio o en

depósito, según el caso, y comunica de

este hecho al Grupo de Administración

Financiera para que efectúe el registro

Descargo de bienes en

inventarios y

contablemente

contable correspondiente en la cuenta

de responsabilidades en proceso, por el

valor que figure en el Sistema de

Inventario, a cargo del funcionario bajo

cuyo cuidado estaban los bienes al

momento de los hechos.

7 Responsable del

Bien en depósito

o en servicio

Responsable del

Bien en depósito

o en servicio

El responsable del bien tendrá dos opciones:

a) Reponer el bien por uno de iguales, similares o superiores

características, previa solicitud escrita y aprobación por parte de la

Secretaria General.

b) Cancelar el valor del bien al precio del avalúo comercial o en su

defecto, al que comercialmente se encuentre en el mercado. Este

avalúo debe ser practicado por el funcionario que designe la

Secretaría General.

8 Grupo de

Control Interno

Disciplinario /

Grupo de

administración

de recursos

físicos

Jefe Grupo de

Con-trol Interno

Disci-plinario /

Coordi-nador del

Grupo de

administración de

recursos físicos.

Remite al Coordinador del Grupo de Administración Recursos

Físicos copia del fallo producido por la instancia competente para

que comunique de este hecho al Grupo de Administración

Financiera con el fin de efectuar los ajustes contables pertinentes.

9 Grupo de

administración

de recursos

físicos.

Coordinador Si el responsable opta por el pago del elemento, comunica de este

hecho al Grupo de Administración Financiera para que efectúe el

descargo de la cuenta responsabilidades, con cargo a baja de

bienes. FIN.

En el caso de la reposición del bien por otro de iguales, similares o

superiores características, comunica al Grupo de Administración

Financiera para que efectúe el descargo del valor del bien de la

cuenta “Responsabilidades” y tramita la entrada al Almacén del

bien recibido. FIN.

Nota: No obstante el responsable puede reponer o pagar el bien

en cualquier etapa del proceso.

5.2.2 Baja de bienes por caso fortuito o fuerza mayor


1 Responsable del

Bien en depósito o

en servicio

Responsable del

Bien en depósito o

en servicio

Presenta un informe detallado de los

hechos al Coordinador del Grupo de

Administración de Recursos Físicos,

con copia a Secretaría General.

Informe

2 Grupo de

administración de

recursos físicos.

Coordinador Elabora y presenta al Comité

evaluador de bajas el estudio

técnico y de conveniencia previo, de

los bienes en depósito o en servicio

para dar de baja, con la

documentación pertinente,

solicitando su estudio y la

recomendación de baja de los

bienes respectivos.

Nota: El estudio técnico y de

conveniencia previo, deberá

contener, por lo menos:



conveniencia

condiciones técnicas del bien o

bienes que van a ser dados de baja.

b) Una relación pormenorizada de

los costos de mantenimiento

preventivo y correctivo del bien o

bienes, si fuere del caso,

debidamente documentada.

c) Las razones por las cuales el bien

o bienes se consideran inservibles,

obsoletos o por las cuales la Entidad

no los necesita, según sea el caso y

la conveniencia de darlos de baja.


bajas


bajas

Gestionan la orden de baja,

impartida por el Ordenador del gasto

o la Secretaria General, mediante

resolución motivada, numerada,

fechada y foliada en la Secretaría

General, en donde se conservarán.

Resolución autorizada

4 Grupo de

administración de

recursos físicos.

Coordinador Tramita por intermedio de los

corredores de seguros la

correspondiente indem-nización ante

la Compañía de Seguros.

Comunicación que

tramita indemnización

5 Grupo de

administración de

recursos físicos.


elaboración de la orden de salida del

elemento de la cuenta de bienes en

servicio o en depósito, según el

caso, y comunica de este hecho al

Grupo de Administración Financiera

para que efectúe el registro contable

correspondiente en la cuenta de

responsabilidades en proceso, por el

valor que figure en el Sistema de

Inventario, a cargo del funcionario

bajo cuyo cuidado estaban los

bienes al momento de los hechos.

Orden de salida

6 Grupo de

administración de

recursos físicos

Coordinador Cuando la Compañía de Seguros cubra el valor del bien o

lo reponga por uno de iguales, similares o superiores

características, comu-nica de este hecho al Grupo de

Administración Financiera con el fin de que produzcan el

descargue del valor de la cuenta “Responsabilidades en

Proceso”. FIN.

5.2.3 Baja de bienes servibles no necesarios para el servicio

ID Área

Responsable

Cargo Responsable Descripción Actividad Punto de

Control

1 Grupo de

administración de

recursos físicos.

Coordinador Presenta un informe detallado de los

bienes en depósito o en servicio que se

encuentra en alguna de las situaciones

contempladas en la definición de bienes

servibles no necesarios para el servicio,

a la Secretaría General.

Nota:

– Si se trata de bienes correspondientes

al Inventario de Activos en Servicio, se

Informe

especifican uno a unos los bienes, con

su respectiva identificación (placa),

serie, descripción, valor y demás datos

que lo individualizan.

– Si se trata de bienes correspon-

dientes al Inventario de Bienes en

Bodega, se especifican por agru-pación

de inventario, código, descripción, valor

unitario y valor total, de acuerdo con la

información que figura en los

inventarios generales de la entidad.

2 Secretaría General Secretaria General Elabora y presenta al Comité evaluador de bajas el

estudio técnico y de conveniencia previo, de los bienes

servibles no necesarios para el servicio, para dar de baja,

solicitando su estudio y la recomendación de baja de los

bienes respectivos.

Nota: El estudio técnico y de conveniencia previo, deberá

contener, por lo menos:

a) Un informe detallado de las condiciones técnicas del

bien o bienes que van a ser dados de baja.

b) Una relación pormenorizada de los costos de

mantenimiento preventivo y correctivo del bien o bienes,

si fuere del caso, debidamente documentada.

c) Las razones por las cuales el bien o bienes se

consideran inservibles, obsoletos o por las cuales la

Entidad no los necesita, según sea el caso y la


3 Comité evaluador

de bajas


bajas

Designa los funcionarios de la entidad que harán las

veces de peritos en la diligencia de inspección física y

ocular de los bienes y que como tales deben dictaminar,

de acuerdo a su especialidad, sobre el estado real de los

bienes.

4 Funcionarios

designados peritos

Funcionarios designados

peritos

Realizan la inspección física y ocular de

los bienes, dictaminando el estado real

de los bienes mediante acta, la cual

debe ser presentada al Comité

evaluador de bajas.

Acta de

inspección física

y ocular

5 Comité evaluador

de bajas


bajas

Autoriza, si es del caso, realizar el acto

administrativo para la baja definitiva de

los elementos y su descargo del

inventario general. En el mismo acto

determina si los bienes deben

destruirse, destinarse para la venta o

permuta o para su traspaso a Entidades

Públicas del sector salud, en cuyo caso

se establecerá el mecanismo para tal

fin o se establecerá claramente la

entidad o entidades a las que se le

asignan con la descripción exacta de

los bienes.

Nota: La resolución deberá ser

motivada, numerada, fechada y foliada

en la Secretaría General, en donde se

Resolución

autorizada

conservará.

6 Grupo de

administración de

recursos físicos.




servicio o en depósito, según el caso, y

comunica de este hecho al Grupo de

Administración Financiera para que

efectúe el registro contable

correspondiente, por el valor que figure

en el Sistema de Inventario.

Nota: Se expedirá el comprobante de

egreso cuando los bienes salgan del

dominio de la Superintendencia

Nacional de Salud o se haya agotado el

procedimiento utilizado para la baja.

Orden de salida

7 Grupo de

administración de

recursos físicos


establecido en dicho acto administrativo para la salida

física de los bienes. FIN

5.2.4 Baja de bienes inservibles

ID Área

Responsable

Cargo

Responsable


1 Secretaría General

/ Grupo de

administración de

recursos físicos.

Secretaria General /

Coordinador del

Grupo de

administración de

recursos físicos.

Elabora y presenta al Comité evaluador

de bajas el estudio técnico y de

conveniencia previo, de los bienes

inservibles para dar de baja, solicitando

su estudio y la recomendación de baja de

los bienes respectivos.

Nota: El estudio técnico y de

conveniencia previo, deberá contener, por

lo menos:


condiciones técnicas del bien o bienes

que van a ser dados de baja.

b) Una relación pormenorizada de los

costos de mantenimiento preventivo y

correctivo del bien o bienes, si fuere del

caso, debidamente documentada.

c) Las razones por las cuales el bien o

bienes se consideran inservibles,

obsoletos o por las cuales la Entidad no

los necesita, según sea el caso y la


Nota:


al Inventario de Activos en Servicio, se

especifican uno a unos los bienes, con su

respectiva identificación (placa), serie,

descripción, valor y demás datos que lo

individualizan.


conveniencia


al Inventario de Bienes en Bodega, se

especifican por agrupación de inventario,

código, descripción, valor unitario y valor

total, de acuerdo con la información que

figura en los inventarios generales de la

entidad.

2 Comité evaluador

de bajas

Comité evaluador

de bajas

Designa los funcionarios de la entidad que harán las veces de

peritos en la diligencia de inspección física y ocular de los

bienes y que como tales deben dictaminar, de acuerdo a su

especialidad, sobre el estado real de los bienes.

3 Funcionarios

designados peritos

Funcionarios

designados peritos

Realizan la inspección física y ocular de

los bienes, dictaminando el estado real de

los bienes mediante acta, la cual debe ser

presentada al Comité evaluador de bajas.

Nota: El Acta debe especificar los bienes;

igualmente debe contener una propuesta

del mecanismo a utilizarse para la baja

(venta, permuta, desnaturalización,

destrucción, etc.), esta propuesta deberá

ser consultada o concertada previamente

con las dependencias que tengan

injerencia directa con estos bienes.

Acta de inspección

física y ocular

4 Comité evaluador

de bajas

Comité evaluador

de bajas

Autoriza, si es del caso, realizar el acto

administrativo para la baja definitiva de los

elementos y su descargo del inventario

general. En el mismo acto determina si los

bienes deben destruir-se, destinarse para

la venta o permuta o para su traspaso a

Entidades Públicas del sector salud, en

cuyo caso se establecerá el mecanismo

para tal fin o se establecerá claramente la

entidad o entidades a las que se le

asignan con la descripción exacta de los

bienes.

Resolución

autorizada

Nota: La resolución deberá ser motivada, numerada, fechada y foliada en la Secretaría General, en donde se

conservará.

5 Grupo de

administración de

recursos físicos.




servicio o en depósito, según el caso, y

comunica de este hecho al Grupo de

Administración Financiera para que

efectúe el registro contable

correspondiente, por el valor que figure en

el Sistema de Inventario.

Nota: Se expedirá el comprobante de

egreso cuando los bienes salgan del

dominio de la Superintendencia Nacional

de Salud o se haya agotado el

procedimiento utilizado para la baja.

Orden de salida

6 Grupo de

administración de

recursos físicos


establecido en dicho acto administrativo para efectuar la baja

física de los bienes. FIN

5.2.5 Destrucción de Bienes

ID Área Responsable Cargo

Responsable


1 Grupo de

administración de

recursos físicos.

Coordinador Elabora y presenta a la Secretaria General

la relación de bienes para destrucción

indicando la descripción de los mismos,

cantidad, valor en inventario, justificación

de su destrucción, modalidad recomen-

dada para proceder a la misma (desman-

telamiento, incineración, etc.) y toda la

documentación que servirá de sustento

para emitir la autorización

correspondiente, haciendo parte de esta el

acta de inspección ocular y física de los

elementos a destruir, elaborada por los

peritos, designados por el Comité

evaluador de baja de bienes.

Nota: La destrucción se realizará cuando

los bienes dados de baja carecen de valor

comercial y no se ha logrado su venta.

Relación de

bienes

2 Secretaría General Secretario general Expide el acto administrativo por el cual

autoriza la destrucción de los bienes.

Acto

administrativo

autorizado

3 Grupo de

administración de

recursos físicos.

Coordinador Coordina la destrucción de los bienes, la

cual finaliza con el acta respectiva que se

levanta en el sitio de la misma, en esta

diligencia deben participar como mínimo

un delegado del Grupo de administración

de Recursos Físicos, un delegado del

Secretario General, un delegado de

Control Interno, un delegado del Grupo de

Administración Financiera y el

responsable del almacén quienes actúan

en calidad de observadores.

Acta

4 Grupo de

administración de

recursos físicos.

Coordinador Envía copia del acto administrativo y del acta al Grupo de

Administración Financiera y a la compañía aseguradora, para

que los bienes dados de baja y destruidos sean descargados,

además de los registros de inventario, de los registros

contables y de las pólizas de seguros. FIN.

Nota: La resolución y el acta en donde consta la destrucción

serán los comprobantes del asiento contable de la baja.


Ver Normograma.

7. REGISTROS


8. CONTROL DE CAMBIOS


9. FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR


FINANCIERA

CÓDIGO

PT-GAFI-5210

VERSIÓN

03

ELABORÓ


Coordinadora

REVISÓ

Olga Mireya Morales Torres Jefe Oficina Asesora de

Planeación

APROBÓ

María Elisa Morón

Baute

Secretaria General

FECHA FECHA FECHA

30-07-2010 30-07-2010 30-07-2010

1. OBJETIVO

Administrar y controlar los recursos asignados para las compras de menor cuantía de bienes o servicios urgentes e

inmediatos que se realizan por intermedio de la caja menor de la Entidad, los gastos para viáticos y gastos de viaje

en cumplimiento de comisión de servicios.

2. ALCANCE

Responder a las necesidades urgentes e inmediatas en la compra de bienes o servicios de tipo urgente e inmediato,

así como los gastos para viáticos y gastos de viaje de todas las dependencias de la Superintendencia Nacional de

Salud.

3. RESPONSABLES

Funcionarios designados y Secretario General (Ordenador del Gasto).

4. DEFINICIONES

Vigencia: Periodo que corresponde a un año fiscal generalmente comprendido entre el 1o de enero y el 31 de

diciembre del mismo año.

Arqueo: Verificación, recuento del efectivo o de los documentos existentes, en un momento determinado.

Saldo: Suma algebraica de la situación original de una cuenta y sus variaciones, positivas o negativas durante un

periodo nuevo.

Caja menor: Fondo fijo establecido en efectivo a cargo de un empleado, con el fin de realizar gastos de menor

cuantía, urgentes e inmediatos.

Estado diario de bienes: Documento en el cual se registran diariamente las entradas y salidas de bienes del

Almacén General.

Adquisiciones por Caja Menor: Son adquisiciones de bienes a través del sistema de Fondos Fijos Reembolsables.

5. DESARROLLO


a) Autorización previa de la solicitud de compra urgente e inmediata, por el Secretario General (Ordenador del

Gasto);

b) Arqueos diarios realizados por el responsable de la Caja menor;

c) Arqueos periódicos realizados por Grupo de Pagaduría y la Oficina de Control Interno;

d) En toda compra de elementos devolutivos, el funcionario responsable de la adquisición debe enviar copia de la

factura debidamente tramitada al encargado del almacén, para que este produzca el respectivo comprobante de

entrada y a su vez el comprobante de salida a nombre del funcionario que recibe el bien;

e) Para legalización de la adquisición por Caja menor es condición indispensable que los elementos hayan sido

registrados en el almacén y se expida el respectivo comprobante de entrada.

5.2 DESCRIPCIÓN

5.2.2 Administración de los Fondos de la Caja Menor

ID Área

Responsable

Cargo

Responsable

Descripción Actividad Punto de

Control

1 Secretaria General Secretaria General Recibe el memorando de solicitud de

compra de bienes y servicios, lo aprueba

y remite al Grupo de Recursos Físicos. En

el caso de solicitudes de comisión de

servicios, la cual debe contener el nombre

completo del funcionario, fecha de

duración de la visita, lugares de

desplazamiento, objeto de la visita, rubro

de afectación presupuestal, firma del

funcionario que autoriza, lo aprueba y

remite al Grupo de Remuneraciones.

Memorando de

solicitud

2 Despacho del

Superintendente

Nacional de Salud

Superintendente

Nacional de Salud

Recibe el memorando de solicitud de comisión de contratistas,

aprueba y remite al Grupo de Remuneraciones

3 Recursos Físico o

Remuneraciones

Coordinador Envía la solicitud aprobada al funcionario responsable del

manejo de la caja menor, con el fin de que se le dé el trámite

pertinente.

4 Recursos Físico Funcionario

responsable

De acuerdo a la solicitud determina la naturaleza del gasto y

verifica si en el Almacén hay existencias del mismo o si está

incorporado al plan de compras.

5 Secretaria General Secretaria General Si no hay existencias, ni está en el plan de

compras, Aprueba el trámite de la

solicitud de acuerdo con la compra o

servicio pedido.

Nota: Tener en cuenta los decretos sobre

restricción del gasto.

Memorando de

solicitud aprobado


Remuneraciones

Funcionario

responsable

En el caso de adquisición de bienes

revisa si hay recibos provisionales de caja

menor con más de veinticuatro (24) horas;

si no existe, elabora recibo provisional de

caja menor y entrega el dinero o cheque

para la compra del bien o servicio. En el

caso de viáticos revisa que el funcionario

Visitador no tenga pendiente legalización

alguna por Viáticos y Gastos de Viaje.

Recibo provisional


responsable

Compra el bien o servicio y entrega la

factura dentro de las 24 horas siguientes

a la entrega de los recursos.

Nota: En toda compra de elementos

devolutivos, el funcionario responsable de

la adquisición debe enviar copia de la

factura debidamente tramitada al

encargado del almacén, para que este

produzca el respectivo comprobante de

entrada y a su vez el comprobante de

salida a nombre del funcionario que recibe

el bien.

Factura entregada

en el término

establecido


responsable

Liquida las respectivas retenciones, si es

pertinente, de acuerdo con los montos

ordenados por la norma y las descuenta

de la cuenta a pagar.

Nota: Para compra de bienes y de

servicios, los porcentajes topes para

retenciones son diferentes y cambia cada

año de acuerdo a la normatividad en

materia tributaria para cada vigencia.

Recibo caja

pagaduría


Remuneraciones

Funcionario

responsable

Elabora el comprobante contable de

gastos de acuerdo a la resolución de

constitución de la caja menor de la

entidad o resolución de constitución de la

caja menor de viáticos y gastos de viaje,

según corresponda.

Nota: Si es compra de elementos

devolutivos entregar copia a Almacén

general de los documentos para el

Comprobante

contable elaborado

y firmado

ingreso del elemento devolutivo y anexar

copia de la entrada al comprobante de

gastos de caja menor.

10 Remuneraciones Funcionario

responsable

Realiza solicitud de tiquetes aéreos para contratistas y

funcionarios y proyecta el acto administrativo que da soporte a

la liquidación y pago de viáticos a funcionarios.

11 Remuneraciones Coordinador Revisa y da visto bueno a la resolución de comisión de

funcionarios y al compro-bante de pago y traslada a SecretarÍa

General.

12 Secretaria General Secretaria General Aprueba los actos administrativos y da visto bueno a

comprobantes.


responsable

Recibe actos administrativos numerados y fechados, entrega

copia al funcionario y guarda una copia en su hoja de vida.


Remuneraciones

Funcionario

responsable

Entrega el respectivo bien o servicio al

solicitante y recoge las firmas respectivas

en el comprobante de caja menor para

legalizar el gasto. En el caso de viáticos

realiza abono en cuenta al funcionario o

contratista.

Nota: Si hay lugar a retención entrega al

proveedor copia de la consignación de la

respectiva retención discriminada y sus

montos.

Nota: Si la comisión se prorroga, de

nuevo se realiza el procedimiento desde

paso 1.

Bien o servicio

entregado a

satisfacción o

legalización viáticos


Remuneraciones

Funcionario

responsable

Registra en los libros presupuestales de

caja menor de acuerdo a:

Rubro presupuestal anotando fecha de

comprobante de caja menor fecha y lugar

de visita, razón social o nombre del

funcionario y número del comprobante de

gastos, gasto efectuado y saldo a la fecha

del rubro presupuestal y sus ordinales.

Registros contables

en el libro de caja

menor


responsable

Recibe por parte del funcionario o

contratista: Pasabordo, certificado de

cumplimiento, informe gerencial de la

visita, comprobantes de pago por

transporte terrestre o fluvial, comprobante

de consignación en caso de devolución.

Viáticos

Legalizados


Remuneraciones

Funcionario

responsable

Anexa los comprobantes de gastos de caja menor en orden,

cuando se legaliza parcial o definitivamente la caja menor con

los informes de los registros presupuestales y la resolución

pertinente, agrupados por rubro presupuestal.


Ver Normograma.

7. REGISTROS


PROCEDIMIENTO LEGALIDAD

CONSTITUCIÓN COOPERATIVAS

ESPECIALIZADAS EN SALUD

PROCESO ATENCIÓN EN SALUD

CÓDIGO

PT-ATSA-2217

VERSIÓN

01

ELABORÓ

Directora de

Aseguramiento

REVISÓ

Jefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ

Superintendente Delegado para la

Atención en Salud

FECHA FECHA FECHA

30-07-2010 30-07-2010 30-07-2010

1. OBJETIVO

Decidir sobre las solicitudes de control de Legalidad de las Reformas Estatutarias, de las Cooperativas,

Precooperativas, Cooperativas de Trabajo Asociado y Entidades de Economía Solidaria.

2. ALCANCE

El presente procedimiento inicia con la solicitud del interesado si cumple requisitos y termina cuando se expide con el

acto administrativo de aceptación de legalidad de constitución y reforma estatutaria.

3. RESPONSABLES

Es responsable del desarrollo de las actividades el Jefe de Oficina Asesora Jurídica, el profesional asignado y el

técnico administrativo.

4. DEFINICIONES

Grupos de práctica profesional: Es decir si es un grupo con infraestructura (Institución Prestadora de Salud) o

simplemente un grupo que ofrece la prestación de los servicios de salud sin clínica.

Naturaleza Jurídica Autogestionaria: Para establecer que los cooperados asociados bajo esta naturaleza son

aportantes y gestores de la misma cooperativa y establecer que corresponden a una Cooperativa de Trabajo

Asociado.

Régimen de compensaciones: Autorización que emite el Ministerio de Protección Social que indica el cumplimiento

de disposiciones como expresión de sujeción a las decisiones colectivas adoptadas por todos los cooperados.

SIT: Sistema Interno de Trámites.

5. DESARROLLO

5.1 POLÍTICAS DE CONTROL Y/O GENERALIDADES

a) Al recibir la documentación, verificar el cumplimiento de los requisitos y solicitar mediante oficio los documentos

faltantes, dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recibo.

5.2 DESCRIPCIÓN

ID Área Responsable Cargo

Responsable

Descripción Actividad Punto

de Control

1 Grupo Archivo y

Correspondencia

Coordinador Grupo PROCEDIMIENTO

CORRESPONDENCIA

Registro en el SIT y

entregado

2 Dirección de

Aseguramiento

Directora Revisa las solicitudes y efectúa el reparto según sea: solicitud

de certificado de existencia y representación legal o reformas

estatutarias, constituciones de legalidad, representantes

legales y órganos sociales.

3 Dirección de

Aseguramiento

Secretaria Registra traslado a funcionario

asignado en el Sistema Lotus Notes.

Registro traslado en

SIT y entregado

4 Dirección de

Aseguramiento

Profesional

Asignado

Revisa los requisitos de la solicitud de reforma estatutaria,

constitución de legalidad, representante legal y órganos

sociales y verifica que estén completos y cumplan con las

exigencias establecidas:

a) Están completos y cumplen requisitos, continúa paso 7.

b) Si no están completos, elabora requerimiento de

complemento de información y requisitos.

5 Dirección de

Aseguramiento

Directora Revisa y firma requerimiento de

complemento de información.

Requerimiento firmado

6 Grupo Archivo y

Correspondencia

Coordinador Grupo PROCEDIMIENTO

CORRESPONDENCIA

Requerimiento

radicados y entregado

7 Dirección de

Aseguramiento

Profesional

Asignado

Evalúa solicitud y elabora acto administrativo de aceptación

de reformas estatutarias, constituciones de legalidad,

designación de representantes legales y órganos sociales.

8 Dirección de

Aseguramiento

Directora Revisa y firma acto administrativo de

constitución y reforma estatutaria.

Acto Administrativo

firmado

9 Secretaria General Profesional

Asignado

PROCEDIMIENTO DE

NOTIFICACIONES

Acto administrativo

notificado

10 Dirección de

Aseguramiento

Profesional

Asignado

Registra en base de datos las

reformas estatutarias, constituciones

de legalidad, representantes legales y

órganos sociales y archiva solicitud,

fin procedimiento.

Base de datos

actualizada

11 Dirección de

Aseguramiento

Profesional

Asignado

Recibe solicitud de copia de certificado de existencia y

representación legal y revisa en base de datos.

12 Dirección de

Aseguramiento

Profesional

Asignado

Elabora certificado de existencia y representación legal,

dentro de los cinco días hábiles.

13 Dirección de

Aseguramiento

Directora Revisa y firma certificado de

existencia y representación legal.

Certificado firmado

14 Dirección de

Aseguramiento

Secretaria Registra en el Sistema Interno de

Trámites.

Registro en el SIT

15 Dirección de

Aseguramiento

Profesional

Asignado

Entrega solicitud al peticionario y

archiva copia firmada.

Copia firmada de

recibido por el usuario


Ver Normograma.

7. REGISTROS


8. CONTROL DE CAMBIO


01 30-jul-2010 Se traslada procedimiento de la Oficina Asesora Jurídica, Resolución 807 del 16 de

junio de 2009 |

9. FLUJOGRAMA

ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> La Oficina Asesora

de Planeación mantendrá un ejemplar del manual en copia dura y entregará al Despacho de la Superintendencia

Nacional de Salud, Secretaría General, las Superintendencias Delegadas, las Direcciones Generales, Oficinas

Asesoras, Oficina de Tecnología de la Información y la Oficina de Control Interno un Manual de Procesos y

Procedimientos, una copia del contenido en medio magnético para su conocimiento y cumplimiento. Igualmente, la

Oficina de Tecnología de la Información instalará en la intranet de la Entidad un icono del Manual de Procesos y

Procedimientos de la Entidad, para que pueda ser consultado y conocido por cada uno de los servidores públicos de

la Superintendencia Nacional de Salud para su cumplimiento.

ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> Corresponde a la

Secretaria General, Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina, Directores y Coordinadores, impartir de forma

oportuna la orientación necesaria para el conocimiento y cumplimiento por parte de los servidores públicos a su

cargo, de los procesos y procedimientos en el Manual que se modifica y adopta con el presente acto administrativo.

ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> El manejo de la

actualización del manual estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación; ante la cual, el Jefe inmediato del Área

debe liderar y solicitar las inclusiones, modificaciones, aclaraciones y actualizaciones de los Procesos y

Procedimientos que sean necesarias, las cuales serán aprobadas por el Superintendente Nacional de Salud.

ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> El incumplimiento

de lo establecido en la presente resolución será sancionable conforme a las normas disciplinarias vigentes.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 4 de agosto de 2010.

El Superintendente Nacional de Salud,

MARIO MEJÍA CARDONA.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.Normograma de la Administradora Colombiana de Pensiones - ColpensionesISSN 2256-1633Última actualización: 17 de Marzo de 2016

Documents

Normograma de la Administradora Colombiana de Pensiones ... · resoluciÓn 1307 de 2010 (agosto 4) diario oficial no. 47.801 de 14 de agosto de 2010 superintendencia nacional de salud