/

PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIDN ' ' .

Nov tn 3 s1 fM una

A

CONTRALORÍA

Oficio No. CSCJN/161/2016

Ciudad de México, a 1 O de noviembre de 2016.

MTRA. CIELITO BOLÍVAR GALINDO DIRECTORA GENERAL DE LA COORDINACIÓN DE COMPILACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE TESIS DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN P R ESE N T E

En cumplimiento al Programa Anual de Control y Auditoría 2016 aprobado por el Comité de Gobierno y Administración, el 16 de agosto de 2016 se emitió, a través del oficio CSCJN/112/2016, la orden para practicar la revisión correspondiente a la evaluación del desempeño de la "Gestión de la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis de la SCJN". correspondiente al periodo del 1 º de enero de 2015 al 30 de junio de 2016.

Con fundamento en el punto 11.3, apartado "Informe de auditoría", numeral 2, último párrafo de la Guía General de Auditoría1, se presenta el informe número DED/2016/22, de cuyas recomendaciones se otorga un plazo de 1 O días hábiles contados a partir del día siguiente de la recepción del presente para remitir la documentación e información que solvente las recomendaciones emitidas.

l. OBJETIVO

Evaluar el grado de eficacia, eficiencia y economía con que se lograron los resultados de la gestión de la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis (CCST).

11. ALCANCE

Se aplicó cuestio�ario de control interno al 96% del personal de la CCST.

Se revisaron los informes trimestrales del "Reporte Avance Físico-Financiero".

Se analizó y verificó el cumplimiento de las metas programadas por la CCST.

1

Se realizaron inventarios físicos sobre muestras de publicaciones en el Almacén de Zaragoza y en la librería del Edificio Sede.

111. OBSERVACIONES

ESTRUCTURA ORGÁNICA BÁSICA Y OCUPACIONAL.

Uno.

a) Del análisis a la estructura orgánica de la CCST, se observó que no existe una proporción equilibrada de los puestos que la integran, ya que el personal de mando representa el 49% del total de la plantilla, como se detalla a continuación:

Puestos Cantidad Cantidad por % nivel

Director General 1

Coordinador Administrativo 1

Subdirector General 2

Dictaminador 1 19

Director de Área 6 70 49%

Dictaminador 11 15

Asesor 11 1

Subdirector de Área 7

Jefe de Departamento 18

Profesional Operativo 37

Técnico Operativo 13

Oficial de Servicios 3 72 51%

Secretario 16

Chofer 3

Total 142 142 100%

Fuente: Organigrama al mes de agosto de 2016, proporcionado por la CCST.

De las respuestas a los cuestionarios de control interno que se aplicaron al personal de la CCST, se observó que 22 servidores públicos de mando, que representan el 31 % del total del personal de ese nivel, manifestaron no contar con personal a su cargo, situación que se constató con el organigrama proporcionado por la CCST, a excepción de dos servidores públicos que en dicho organigrama se señala que cada uno tiene una persona a su cargo con nivel profesional operativo.

Entre el personal señalado en el párrafo anterior se encuentran dictaminadores 1 y 11, subdirectores de área y jefes de departamento.

2

En respuesta al oficio CSCJN/DGA/DED/700/2016, mediante el cual esta Contraloría dio a conocer los resultados preliminares de la presente evaluación, la CCST con el oficio CCST-W-9-11-2016 del 4 de noviembre de 2016, manifestó lo siguiente:

"[. . .] se precisa que el 25 de noviembre de 20 14, se expidió el Dictamen de Procedencia y Razonabilidad de Estructura Orgánica y Ocupacional de la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis, el cual fue presentado por la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa y validado por el[. . . ] Oficial Mayor[. . . ] En dicho dictamen y, derivado del análisis funcional de la estructura de esta oficina, entre otras cuestiones , se concluyó que: a) tal estructura atiende a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, y que éstas corresponden con las funciones definidas para cada puesto o área funcional; b) las unidades de mando y tramos de control se presentan bajo un proceso lógico; c) la dependencia jerárquica existente obedece a la sustitución de puestos que se llevó a cabo a partir de la última reestructuración administrativa en el área; d) es necesario validar la estructura orgánica y funcional definida por procesos y bajo el enfoque funcional que se integró, pero, en la medida de lo posible ir transitando a un esquema piramidal, constituido con puestos de mando y decisión e ir transformando gradualmente las plazas en áreas funciona/es, y e) debe preverse una reordenación orgánico funcional orientada a resultados, pero con una estructura atípica a lo establecido por la normativa. "

"Asimismo, se puntualizó que la validación respectiva debía considerarse como transitoria, hasta en tanto no se dimensionara la afectación a su esquema funcional."

"Entonces, es con base en ese dictamen que se ha mantenido la estructura orgánica, objeto de observación y se ha estado en espera de cualquier indicación o revalidación que sobre el particular realicen la Oficialía Mayor y la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa."

"[. . .] Por lo que hace a la observación consistente en que 22 servidores públicos de mando (Dictaminadores I y 11, Subdirectores de Área y Jefes de Departamento), que representan el 31% del total de personal de ese nivel manifestaron no contar con personal a su cargo, se puntualiza que la Jefa de Departamento de Donación de Publicaciones y Discos Ópticos y el Jefe de Departamento de Retoque Digital si cuentan con personal a su cargo, por lo que se instruirá a los titulares de las unidades de área a las que están adscritos que verifiquen las razones por las que omitieron la información respectiva en los cuestionarios, no sin antes hacerles hincapié en que deben continuar ejerciendo sus funciones con estricto apego a la normativa vigente, con inclusión de lo previsto en los Manuales Administrativos."

"Por otro lado, se reitera que, en el Dictamen de Procedencia y Razonabilidad de Estructura Orgánica y Ocupacional de la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis, se concluyó que la dependencia jerárquica existente obedece a la sustitución de puestos que se llevó a cabo a partir de la última reestructuración administrativa en el área y que es válida la estructura atípica a lo establecido por la normativa interna, al encontrarse orientada a resultados."

b) De la comparación a la estructura orgánica ocupacional publicada en la página de Internet de la SCJN, el organigrama al mes de agosto de 2016 proporcionado por la CCST, y lo asentado por los servidores públicos en los cuestionarios de control interno que se aplicaron, se determinaron las siguientes situaciones:

• En cinco casos varían los rangos de los puestos que desempeñan.

• En dos casos no corresponde el nombre de la persona que ocupa el puesto, respecto del que se encuentra publicado en la página de internet.

A'\��/J1C /

3

/

• En la página de internet se señala el puesto de Subdirector de Control de Publicaciones Edificio Sede y en el organigrama proporcionado por la CCST lo refiere como Subdirector de empaque y envío de publicaciones (área foránea).

• En el organigrama una persona figura con el puesto de secretaria y en el cuestionario manifestó ser profesional operativo.

• En 7 casos, el personal reporta diferente jefe inmediato al señalado en la estructura orgánica y/o el organigrama proporcionado por el área auditada. De los que destaca que dos secretarias señalan como jefe inmediato a un profesional operativo, siendo que hay servidores públicos de mando que reportan no tener personal a su cargo.

• Un técnico operativo manifestó tener a su cargo a tres personas con su mismo puesto, lo que contrasta con el personal de mando que no tiene personal adscrito.

• Un servidor público con plaza de secretaria de acuerdo a las funciones que describió y documentación que anexó a su cuestionario es responsable de la librería del Instituto de la Judicatura Federal. Cabe señalar que en la librería se tiene la custodia de recursos materiales y financieros por lo que la responsabilidad no es acorde al puesto y funciones.

En respuesta al oficio CSCJN/DGA/DED/700/2016, mediante el cual esta Contraloría dio a conocer los resultados preliminares de la presente evaluación, la CCST manifestó lo siguiente:

"[. . .} En cuanto a la variación detectada entre lo manifestado por 5 servidores públicos en sus cuestionarios y lo asentado en el organigrama proporcionado por esta Coordinación respecto al rango y al puesto mismo, le informo que la identificación de los rangos señalados por los 4 primeros servidores citados en el anexo a su oficio CSCJN/DGA/DED/709/20 16, es correcta, por lo que fue necesario actualizar los datos respectivos en dicho organigrama [. . .] En cuanto al caso de la licenciada [. . .}, cuyo nombramiento fue interino (concluyó el 15 de octubre de 20 16), se puntualiza que efectivamente ocupó el puesto de secretaria, rango f, y lo indicado en el cuestionario debe tratarse de un error humano de aquélla."

"[. . .] Respecto a la falta de coincidencia en dos casos entre el nombre de la persona que ocupa el puesto y el que se encuentra publicado en la página de Internet, se aclara que no se han efectuado las actualizaciones relativas. en virtud de que en ambos casos aún no se otorga el nombramiento

definitivo.··

"[. . .} En relación con la observación relativa a que en la página de Internet se señala el puesto de Subdirector de Control de Publicaciones Edificio Sede y en el organigrama proporcionado por la CCST lo refiere como Subdirector de Empaque y Envío de Publicaciones (Area Foránea), se informa que se trata de un error involuntario en la impresión de un documento de uso interno desactualizado, pues tanto en aquel medio de difusión, como en el Manual de Organización Especifico de esta área, la nomenclatura del puesto es correcta."

"[. . . ] En cuanto al caso de la licenciada [. . .]. cuyo nombramiento fue interino (concluyó el 15 de octubre de 20 16), se reitera que efectivamente ocupó el puesto de secretaria, rango f, y lo indicado en el cuestionario debe tratarse de un error humano de aquélla:"

4

"[. . . ] Con relación a los 7 casos detectados, en los que el personal reporta diferente jefe inmediato al señalado en la estructura orgánica y/o en el organigrama proporcionado por esta Coordinación, se informa que las dos secretarias efectivamente dependen del Jefe de Departamento a que se hace referencia en la Estructura Ocupacional, por lo que se realizaron las actualizaciones conducentes en el organigrama interno.· asimismo, se comunica que se ha instruido a los jefes inmediatos del personal respectivo para que se constate que los servidores a su cargo ejerzan sus funciones con estricto apego a la normativa vigente, atendiendo puntualmente a la estructura ocupacional aprobada [. . . }"

"[. . .] Por lo que hace a lo manifestado en el cuestionario de control interno por un técnico operativo, en el sentido de tener a su cargo tres personas con su mismo puesto, se instruyó al titular de la unidad de área respectiva para que, además de averiguar las razones de su dicho, verifique que sus subordinados, en el ejercicio de sus funciones, atiendan puntualmente a la estructura ocupacional aprobada y cuiden la delimitación de las funciones y facultades encomendadas. "

"{. . . ] En cuanto a la observación relativa a que un servidor con plaza de secretaria es responsable de la librería del Instituto de la Judicatura Federal, y su responsabilidad no es acorde con su puesto, al tener a su cargo la custodia de recursos materiales y financieros, se destaca que tal situación ya había sido advertida por esta Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis respecto al personal que labora en librerías. En efecto, el 1 O de agosto de 2007, mediante oficio CCST-0-46- 08-2007 {. . .}, se solicitó la intervención de la extinta Secretaria Ejecutiva de Asuntos Jurídicos para que se reconsiderara la creación, entre otras, de dos plazas definitivas de técnico operativo adscritas a las librerías de esta oficina, para superar una posible irregularidad propiciada por las necesidades del servicio, sin recibir respuesta favorable a dicha petición. Por ello, en atención a la observación formulada y de existir una recomendación en tal sentido, se realizará una nueva petición ante las instancias competentes."

"En suma, esta Coordinación realizará todas las acciones que estén a su alcance y dentro de sus atribuciones, para cumplir con el objetivo de orientar las estructuras orgánicas y ocupacionales hacia los objetivos estratégicos de la planeación institucional, bajo una mayor delimitación de las facultades y funciones de los órganos y áreas, tendente a su especialización acorde a las atribuciones encomendadas; a una distribución adecuada de responsabilidades; al fortalecimiento de la coordinación institucional; a la delegación de la toma de decisiones y a lograr el equilibrio en la asignación de los recursos humanos de que dispone este Alto Tribunal.

"Asimismo, es de aclararse que la estructura ocupacional publicada en la página de Internet se encuentra actualizada al mes de marzo de 2016; de ahí que en aquélla no se vean reflejados los últimos movimientos de personal, y será, en todo caso, el área competente quien deba actualizar y gestionar la publicación de la estructura conforme a la plantilla autorizada. "

Por las situaciones anteriores, no se contribuye al cumplimiento del objetivo de la "Línea Estratégica 3. Organización Dinámica", del "Plan Cuatrienal Estratégico Administrativo 2015-2018" (Plan Cuatrienal), que dispone:

"[. . .] orientar las estructuras orgánicas y ocupacionales hacia los objetivos estratégicos de la planeación institucional, bajo una mayor delimitación de las facultades y funciones de los órganos y áreas, tendente a su especialización acorde a las atribuciones encomendadas; a una distribución adecuada de responsabilidades; al fortalecimiento de la coordinación institucional; a la delegación de la toma de decisiones y a lograr el equilibrio en la asignación de los recursos humanos que dispone este Alto Tribunal."

El personal de mando medio señalado, al no contar con personal a su cargo y no realizar funciones de mando, no se ajusta a la descripción de puestos establecido en el Anexo 1 del Acuerdo General Plenario 10/2009 que dispone:

�µ/J, /

5

/

"27. SUBDIRECTOR DE ÁREA. Corresponde al servidor público responsable del ejercicio de específicas funciones de mando y toma de decisiones asignadas a una Dirección General, a una Subdirección General o a una Dirección de Área, con base en conocimientos especializados obtenidos con motivo del estudio de una licenciatura, conforme a lo previsto en los ordenamientos aplicables.

"28. JEFE DE DEPARTAMENTO. Corresponde al servidor público responsable del ejercicio de específicas funciones de mando y de toma de decisiones asignadas a una Dirección General, a una Subdirección General, a una Dirección de Área o a una Subdirección de Área, con base en conocimientos especializados obtenidos con motivo del estudio de una licenciatura, conforme a lo previsto en los ordenamientos aplicables".

Acción de mejora.

1 .1 Que la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis con base a las atribuciones, funciones, objetivos y metas que tiene encomendadas evalúe la conveniencia de aplicar acciones para que su estructura orgánica se apegue a la normatividad aplicable.

ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.

Dos .

La CCST cuenta con Manuales de Organización Específico y de Procedimientos, no obstante se observó lo siguiente:

a) De la revisión al Manual de Procedimientos se constató que se encuentra desactualizado ya que la fecha de su elaboración data del 15 de agosto de 201 O y las áreas y actividades que en él se describen ya no corresponden a la estructura orgánica actual y operación real de la CCST, por lo que no se da cabal cumplimiento al artículo 70 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, que dispone:

"Artículo 70. En la Ley Federal y de las Entidades Federativas se contemplará que los sujetos obligados pongan a disposición del público y mantengan actualizada, en los respectivos medios electrónicos, de acuerdo con sus facultades, atribuciones, funciones u objeto social, según corresponda, la información, por lo menos, de los temas, documentos y políticas que a continuación se señalan:"

"l. El marco normativo aplicable al sujeto obligado, en el que deberá incluirse leyes, códigos, reglamentos, decretos de creación, manuales administrativos, reglas de operación, criterios, políticas, entre otros;"

b) De un total de 135 cuestionarios aplicados al personal de la CCST, el 6% respondió no conocer el Manual de Organización Específico y otro 6% no conocer el Manual de Procedimientos.

6

e) Se observó que 49 servidores públicos, 36% del total de cuestionarios aplicados, no identifican el proceso o subproceso en el que participan, no obstante que describen cada una de las actividades que realizan dentro de las áreas a las que pertenecen.

d) Se verificó que 67 servidores públicos, que representan el 50% del personal encuestado, no reportó contar con una guía que especifique paso a paso la forma de llevar a cabo sus actividades.

e) De la comparación de las funciones establecidas en el Manual de Organización Específico de la CCST, con las respuestas de los cuestionarios de control interno aplicados al personal del área auditada, se observó que en 1 1 casos los servidores públicos señalaron realizar funciones de apoyo, siendo que el citado manual establece que su actividad es sustantiva y son responsables del cumplimiento de las mismas.

Por otra parte, se informó que el manual de procedimientos se encuentra en proceso de actualización.

En respuesta al oficio CSCJN/DGA/DED/700/201 6, mediante el cual esta Contraloría dio a conocer los resultados preliminares de la presente evaluación, la CCST manifestó lo siguiente:

/

"[. . .} Por lo que hace a la observación relativa a que el Manual de Procedimientos elaborado el 15 de agosto de 20 10 se encuentra desactualizado, es de hacer notar que aunque se ha avanzado en la integración de diversos procedimientos, no ha podido ser concluida la totalidad de éstos con su respectiva descripción narrativa, ya que tanto los responsables, las actividades que realizan y los documentos generados, sufrirán adecuaciones sustantivas, en razón de la puesta en marcha de diversas aplicaciones y sistemas informáticos que se están desarrollando por la Dirección General de Tecnologías de la Información, más aún, algunos procedimientos no han podido ser considerados como definitivos, al sufrir ajustes motivados por actividades recientes encomendadas a esta Coordinación. Incluso, mediante oficio CCST-P-286- 10-2016, de 17 de octubre de 20 16 {. . .},se puso a consideración de la {. . .} Directora General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, la propuesta de mantener en las redes del Poder Judicial de la Federación la última versión de dicho manual, en tanto se definen con precisión los nuevos procesos.

"Al respecto se estima, salvo mejor opinión, que la desactualización del Manual, propiciada por la asignación de nuevas atribuciones a esta oficina, no debilita el control interno ni pone en riesgo el cumplimiento de metas y objetivos del área auditada, porque existen otros mecanismos que posibilitan la medición de resultados y el seguimiento puntual de tales metas y objetivos, mediante programas de cómputo, reportes periódicos, supervisión directa y juntas de trabajo; sin embargo, para dar cabal cumplimiento al artículo 70 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, se agilizarán los trabajos de integración de los nuevos procedimientos".

"Resultados 2 a}, 2 b), 2 e), 2 d) y 2 e). En relación con las observaciones contenidas en los resultados referidos, se hace de su conocimiento que, sin desatender el principio general del derecho que reza "la ignorancia de la ley no exime de su cumplimiento" y no obstante que los Manuales y los Programas Anuales de Trabajo están a disposición del personal de la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis para consulta tanto en Intranet como en su Coordinación Administrativa, se entregó a los servidores públicos que cuentan con equipo de cómputo un archivo electrónico con los Manuales Administrativos de esta Coordinación, y al personal restante, una copia simple de éstos y se les exhortó a su estudio y aplicación puntual (Anexo 5). Lo anterior, con el propósito de: fortalecer en el personal el conocimiento del funcionamiento interno; de la descripción de actividades, y de los puestos responsables de su ejecución; controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

7

alteración arbitraria; determinar las responsabilidades por fallas o errores; y aumentar la eficiencia de los servidores.

Como resultado de la auditoría la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis ha emprendido diversas acciones que atienden las situaciones observadas, no obstante se sugiere implementar medidas de control que prevengan en lo futuro situaciones como la falta de conocimiento de los manuales administrativos y que el personal a su cargo conozca las funciones y responsabilidades que el Manual de Organización Específico dispone.

Recomendación correctiva.

2.1 Que la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis proporcione evidencia documental del proceso de actualización de su Manual de Procedimientos.

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO 2015.

Tres.

a) El Programa Anual de Trabajo 2015 (PAT 2015) de la CCST está conformado por 24 subprogramas con una meta cada uno, en el que se observa que no hay una distribución equitativa entre las áreas para su seguimiento y cumplimiento, como se muestra a continuación:

Área Responsable

Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis

Subdirección General de Compilación del Semanario Judicial de la Federación Subdirección General de Seguimiento y Producción de Discos Opticos y Obras Especiales Dirección de Edición Dirección de Distribución del Semanario Judicial y otras obras Coordinación Administrativa Total

*Tres subprogramas son atendidos por dos áreas diferentes. Fuente: Programa Anual de Trabajo 2015

Número de metas a cargo

2

12

7

5 1 o 27 *

b) De las respuestas a los cuestionarios de control interno aplicados al personal de la CCST, el 8% (11 de 135) no contestó la pregunta relativa a su participación para el cumplimiento de las metas establecidas en el PAT.

c) El 15% (20 de 135) no mencionó los objetivos de la CCST.

d) El 5% (7 de 135) no mencionó la misión y visión de la CCST.

e) El 6% (8 de 135) no respondieron si conocían el Programa Anual de Trabajo.

�} 8

En respuesta al oficio mediante el cual esta Contraloría dio a conocer los resultados preliminares de la presente evaluación, la CCST manifestó lo siguiente:

"{. . .] En cuanto a la observación de que no hay una distribución equitativa entre las áreas para el seguimiento y cumplimiento del Programa Anual de Trabajo 20 15 (PA T 20 15), de la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis, validado programática y presupuesta/mente por las instancias competentes, en principio es de hacer notar que la definición de los subprogramas y la asignación de metas guarda estrecha relación con las funciones encomendadas a las unidades de área dependientes de la Dirección General y, a su vez, con el resultado de la reestructuración administrativa que inició en el año 2003 y que transformó a la Coordinación General de Compilación y Sistematización de Tesis en una Dirección General y a la Dirección General del Semanario Judicial de la Federación en la ahora Subdirección General de Compilación del Semanario Judicial de la Federación (ACUERDO GENERAL DE ADMINISTRACIÓN X/2003, DEL CUATRO DE AGOSTO DE DOS MIL TRES, DEL COMITÉ DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN, POR EL QUE SE ESTABLECE Y REGULA LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE LA OFICIAL/A MAYOR DE ESTE ALTO TRIBUNAL.)."

"No obstante ello, como consta en el citado Dictamen de Procedencia y Razonabilidad de Estructura Orgánica y Ocupacional 20 14 de esta Coordinación, se ha logrado establecer un equilibrio en las cargas de trabajo del personal pues, por ejemplo, los servidores públicos adscritos a la Coordinación Administrativa, si bien no se mencionan como responsables del cumplimiento de alguna meta, con el desarrollo de sus funciones contribuyen al cumplimiento de prácticamente todas las metas y objetivos previstos en ese Programa. Más aún, la consecución de una sola meta, como la relativa a "Distribución, venta y difusión del 100% de las publicaciones que edita la Suprema Corte de Justicia de la Nación", conlleva la realización de múltiples actividades (en términos generales: Dotación de publicaciones, enajenación de obras con o sin contraprestación alguna, canje de obras editadas por la Suprema Corte, por otras elaboradas por instituciones públicas o privadas, conforme a los convenios celebrados al efecto; venta directa y por suscripción, resguardo y conservación de publicaciones; y participación en ferias del libro, entre otras especificas); de ahí que el número de metas a cumplir no defina necesariamente las cargas de trabajo."

"Sin embargo, de considerarlo procedente, en la elaboración del próximo Programa Anual de Trabajo (20 18), se pondrá a consideración de la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, como responsable de la validación programática, la propuesta de adicionar metas vinculadas con funciones de carácter administrativo, por más que se haya definido a la Coordinación como un área de carácter técnico jurídico con actividades sustantivas de tal naturaleza."

"Aún más, de estimarlo conducente, se empleará la columna de observaciones del Tablero de Control correspondiente al presente ejercicio (20 16), para hacer la aclaración que se ordene, citando la autorización o instrucciones que originen el ajuste."

"En cuanto al señalamiento de que de las respuestas a los cuestionarios de control interno aplicados al personal de esta Coordinación, se advirtió un porcentaje de personas que no contestó la pregunta relativa a su participación para el cumplimiento de las metas establecidas en el Programa Anual de Trabajo (PA T); otro que no mencionó los objetivos del área; otro que no indicó la misión y visión de ésta, y uno más que no respondió si conocía el PA T se entregó a los servidores públicos que cuentan con equipo de cómputo un archivo electrónico con el programa 201 5 (la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, a la fecha, no ha entregado la versión definitiva del programa 20 16, con las firmas de validación, visto bueno y autorización) , y al personal restante, una copia simple de éste y se les exhortó a su análisis (Anexo 5). Ello para incrementar su difusión, no obstante su debida publicación en Internet y encontrarse a disposición para consulta en la Coordinación Administrativa de esta oficina. ··

9

Como resultado de la auditoría la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis ha emprendido diversas acciones que atienden las situaciones observadas, por lo que se sugiere que se implementen medidas que prevengan que el personal desconozca la misión y visión, de las metas en las que participa, los objetivos del área y del Programa Anual de Trabajo.

INVENTARIOS REALIZADOS EN EL ALMACÉN ZARAGOZA Y LIBRERÍA DEL EDIFICIO SEDE.

Cuatro

a) De la inspección física que se realizó en el Almacén Zaragoza y de la revisión al control y registro de existencias (kardex) con corte al 3 de octubre de 201 6, se detectaron tres publicaciones con poco movimiento:

/

Publicación Clave Existencia Fecha última Cantidad Concepto salida (piezas)

Compilación de instrumentos Internacionales 11002767 979 28/09/2013 2 Donación

(7 Tomos)

Libro de Arte de las Casas de la Cultura 11001987 824 28/09/2016 1 Donación

Nueva Edición del Diario de Debates 11001788 1092 28/09/2016 1 Donación

(3 Tomos)

� En el caso de la publicación "Compilación de instrumentos Internacionales", con base en el registro de entradas y salidas (kardex) del Almacén General (clave 1 00), se muestra la poca demanda de la citada publicación y se esquematiza en el siguiente cuadro:

Año Concepto Entradas Concepto Salidas 2014 Devolución 1 Donación 1

2015 Traspaso Material dañado 3 Cancelación 1 Donación 4

2016 Traspaso Almacén Presidencia (clave 30 Donación 30 1101) al Almacén General (clave 100) Transferencia entre almacenes 8 Donación 2 Material dañado 2

Al 12 de octubre de 2016, el listado de existencias (stock) reporta 5 piezas libre de utilización que sumadas con el stock que arroja el Almacén Presidencia (clave 1 1 01 ) por 979 piezas, resulta un total de 984 piezas, considerando que cada pieza consta de siete tomos, es decir 6,853 tomos, el espacio que ocupan en el Almacén es importante.

� Por lo que se refiere al "Libro de Arte de las Casas de la Cultura" con base en información de los movimientos registrados en el kardex del Almacén General, se muestra la poca demanda de la citada publicación y se esquematiza en el siguiente cuadro:

10

Año Concepto Entradas Concepto Salidas 2014 Devolución 48 Transferencia Almacén de Distribución 1,645

Material dañado 2 Casas de la Cultura Jurídica, ferias y 285 librerías Donación 107

2015 Transferencia entre almacenes 64 Donación 3 2016 Transferencia entre almacenes 64 Donación 11

Al 12 de octubre del presente año se reportan existencias por 760 piezas, más las que se encuentran en Casas de la Cultura Jurídica por 189, resulta un total de 949 tantos.

A través del Sistema Integral Administrativo se verificó el movimiento de dicha publicación en 45 Casas de Cultura Jurídica, observándose que en 25 no ha habido movimiento desde que se envió la publicación para su venta, que fue el 1 3 de enero de 2014, en 1 O casas se reporta movimientos por donación por 53 piezas, en promedio 5.3 piezas por casa y en 1 O se reflejan movimientos por venta por 12 piezas, en promedio 1.2 piezas por casa.

� Con relación a la obra "Nueva Edición del Diario de Debates (3 Tomos)", en el kardex del Almacén General, se aprecia que el 16 de octubre de 2013 ingresaron 2,000 piezas por concepto de una reimpresión que se realizó de la obra, de las cuales al 12 de octubre de 2016 las existencias son de 1 ,043 piezas, lo que significa que en tres años se ha desplazado el 48%.

b) De la revisión al listado de publicaciones que se encuentran en reserva histórica obtenido del SIA al 3 de octubre de 2016, la práctica común es la de reservar cinco ejemplares de cada obra, sin embargo, se observó que no en todos los casos se siguió el mismo criterio, ya que varían de 1 a 1 O ejemplares reservados:

Casos Ejemplares reservados

66 1 51 2

263 4 60 3

2 7 2 8 3 10

Por otra parte, se observó que en algunas ocasiones se reservan publicaciones de material que fue devuelto al Almacén y fue catalogado como "dañado" (clave 2000).

e) De la revisión al sistema de seguridad con que cuenta la librería del Edificio Sede, se observó que de 100 (cien) publicaciones que se pasaron por el arco de seguridad, ninguna activo la alarma de aviso de salida, lo que vulnera su efectividad.

/ 1 1

/

El área cuenta con cuatro cámaras de seguridad, de las cuales una no funciona desde la segunda quincena de noviembre de 2015, según lo manifestó el responsable de la librería.

Las imágenes de las cámaras que se proyectan en el monitor son en blanco y negro y no cuenta con un sistema de grabación que registre cualquier eventualidad que se presente.

En respuesta al oficio mediante el cual esta Contraloría dio a conocer los resultados preliminares de la presente evaluación, la CCST manifestó lo siguiente:

"En principio, es de hacer notar que las dos primeras publicaciones detectadas con poco movimiento fueron realizadas por otras áreas de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y, por consiguiente, su tiraje y destinatarios (con inclusión de la forma de desplazamiento}, fueron determinados por aquéllas, o bien, por la Presidencia de este Alto Tribunal.

·

"[. . . }a) En cuanto a la publicación Compilación de Instrumentos Internacionales sobre Protección de la Persona Aplicables en México, se informa [. . .]

"[. . .} como las áreas responsables de Ja indicada publicación no han instruido Ja distribución de ese material restante, con el objeto de liberar espacio en los Almacenes (General y de Presidencia}, y en atención a que con motivo de la entrada en vigor del Acuerdo General de Administración 0112015, del Presidente de Ja Suprema Corte de Justicia de la Nación, se suprimió la Coordinación de Derechos Humanos y Asesoría de la Presidencia de este Alto Tribunal, dando paso a la Dirección General de Estudios, Promoción y Desarrollo de Jos Derechos Humanos de la Suprema Corte, mediante el oficio CCST-J- 1 1 - 10-20 16, de 2 1 de octubre de esta anualidad[. . .], se pusieron a disposición de esa oficina las 985 piezas existentes, para que formulara una propuesta de distribución, o bien, autorizara su venta.

"Finalmente, a través del oficio DGDH/0753120 16, del propio 21 de octubre de 2016 [. . . ], la Directora General de Estudios, Promoción y Desarrollo de Jos Derechos Humanos expresó no tener inconveniente en que se ofrezcan a la venta las piezas de referencia, por lo que de inmediato, se instruyó ponerlas a disposición para su enajenación en las librerías de este Alto Tribunal.

"[. . .}Respecto a la publicación de la obra especial intitulada Casas de Ja Cultura Jurídica, Presencia en México de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, que fue encomendada a Ja Dirección General de Casas de la Cultura Jurídica [. . .]"

"[. . .} como las áreas responsables de la indicada publicación no habían instruido la distribución de ese material restante, con el objeto de alcanzar su total desplazamiento y liberar espacio en el almacén, se envió a la Dirección General de Casas de la Cultura Jurídica el oficio CCST-Ñ-105-10-2016, de 24 de octubre de 2016 [. . .], por el que se solicitó autorizar a esta Coordinación para que realice una donación extraordinaria de los 952 ejemplares, poniéndose primeramente a disposición de los integrantes del Poder Judicial de la Federación que se encuentren interesados y, posteriormente, de las instituciones educativas y sociales dedicadas a la investigación o enseñanza del derecho, así como de las bibliotecas públicas en toda la República, en términos del Acuerdo General de Administración 1 112008, del tres de abril de dos mil ocho, del Comité de Publicaciones y Promoción Educativa de Ja Suprema Corte de Justicia de la Nación. En respuesta a lo anterior, mediante oficio DGCCJ-247-20 16, de 28 de octubre de 2016, el Director General de Casas de la Cultura Jurídica, además de autorizar la donación de los ejemplares conforme al procedimiento propuesto, solicitó Ja remisión de 100 de éstos para entregarse en "diversas actividades que se tienen proyectadas realizar"".

12

"[. . .] Con relación a la obra Nueva Edición del Diario de Debates del Congreso Constituyente de 1916-1917 (3 Tomos), [. . .], se informa que al haberse alcanzado el desplazamiento del 52. 15% en los últimos 3 años (incluso después de haberse puesto a disposición del personal del Poder Judicial de la Federación a través de la Intranet), y tomando en cuenta las características técnicas de la obra, se procederá en términos del Acuerdo General de Administración 1 112008, del tres de abril de dos mil ocho, del Comité de Publicaciones y Promoción Educativa de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, a su donación extraordinaria."

"Respecto a la afirmación de que derivado de la r:evisión del listado de publicaciones que se encuentran en reserva histórica obtenido del SIA se observó que no en todos los casos se sigue el mismo criterio de reservar 5 ejemplares de cada obra, ya que varían de 1 a 1 O ejemplares, se hace de su conocimiento que [. . .] Es a partir de lo acordado por el Comité de Publicaciones y Promoción Educativa en su novena sesión ordinaria celebrada el 8 de septiembre de 2008, en su punto 4 [. .. ], que se comenzaron a reservar 5 ejemplares de cada obra.

·

"Finalmente, se precisa que el Almacén de publicaciones identificado con el número 2000, y denominado "Almacén dañados", corresponde a aquellas obras ingresadas por devolución de los órganos jurisdiccionales y que son susceptibles de donación, o bien, de desincorporación, en el caso que efectivamente se encuentren "dañadas", esto es, no se requieran para el servicio para el cual se les destinó, por encontrarse maltratadas o incompletas, caso este último en el que en forma periódica se solicita su desincorporación. "

"[. . .] Por lo que respecta a la observación consistente en que de la revisión al sistema de seguridad con que cuenta la librería del edificio sede, se advirtió que de la muestra revisada el 100% de la misma no activó la alarma de aviso de salida del arco de seguridad, lo que vulnera su efectividad, se hace de su conocimiento que, [. . .] A la fecha, el arco detector ya fue recalibrado y se encuentra en óptimo funcionamiento."

"[. .. ] En cuanto a la manifestación del responsable de Ja librería del edificio sede, en el sentido de que una de las 4 cámaras con que cuenta el área no funciona desde la segunda quincena de noviembre de 2015, se hace notar que en el Programa Anual de Necesidades en Materia de Obras e Infraestructura Física 20 15 [. . .], esta Coordinación, en su carácter de Unidad Responsable Solicitante 11201 13, solicitó la sustitución de equipo de circuito cerrado de televisión para la indicada librería (instalación, programación, capacitación y puesta a punto), la que, al no haber sido satisfecha de conformidad, fue reiterada en el PANE 2017 [. . .]"

"[. . .] Con relación al aserto de que las imágenes de las cámaras de seguridad que se proyectan en el monitor son en blanco y negro y no cuentan con un sistema de grabación que registre cualquier eventualidad que se presente, se informa que, en cuanto la Unidad Responsable Integradora atienda la petición referida en el punto anterior, se preverá, dentro de las características técnicas que las imágenes sean a color y se cuente con un sistema de grabación."

Como resultado de la auditoría la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis emprendió diversas acciones para atender las situaciones observadas, por lo que se solicita se informe el resultado de las donaciones, y proporcione evidencia documental de la recalibración del arco detector.

Respecto de las imágenes de la cámara, esta entidad auditora, reitera que la inconsistencia determinada es relativa a que no hay un sistema de respaldo de las grabaciones.

/ 13

IV. CONCLUSIÓN.

La revisión se practicó con base en la información proporcionada por la unidad auditada, atendiendo a los ordenamientos legales, las disposiciones normativas aplicables a la naturaleza de las operaciones revisadas, a la normativa institucional y a las mejores prácticas, en consecuencia, existe una base razonable para sustentar la opinión.

De la revisión al Manual de Procedimientos se constató que se encuentra desactualizado.

De un total de 135 cuestionarios aplicados al personal de la CCST, el 6% respondió no conocer el Manual de Organización Específico y otro 6% no conocer el Manual de Procedimientos.

De la comparación de las funciones establecidas en el Manual de Organización Específico de la CCST, con las respuestas de los cuestionarios de control interno aplicados al personal del área auditada, se observó que en 11 casos los servidores públicos señalaron realizar funciones de apoyo, siendo que el citado manual establece que sus actividades son sustantivas y son responsables del cumplimiento de las mismas.

Cabe señalar, que la CCST en respuesta los resultados preliminares que se le dieron a conocer mediante oficio, manifestó haber realizado acciones que atienden la mayoría de las observaciones antes señaladas, emitiendo este Órgano Interno de Control sugerencias de acciones complementarias para reforzar la gestión del área auditada.

Con la finalidad de mejorar la operación del área se formuló una acción de mejora y una recomendación correcUv.a

CION PODER JUDICIAL DE LA FEDERA •

SVPWIA COITE DE JUSTICIA DE LA llACIOll

I CtlllllGIU q

Lic. Ma�u�t ) ¡�� '6ant� Lmez Direct����eral de Auditoría

o Ortiz Mena

Lic. José Manuel Mart' ez ortés Director de Evaluación del Desempeño

Estas firmas forman parte al Informe de Auditoria número DED/2016/22, relativo a la evaluación del desempeño de la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis, por el periodo del 1 de enero de 2015 al 30 de junio de 2016.

JCDOM/MDIG/JMMC

/ 14