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Gestión de la Movilidad de EstudiantesPrograma Erasmus+
Noviembre de 2014
MOVILIDAD DE ESTUDIANTES UJA(Salientes – Outogoing)
Datos 2013-2014
MOVILIDAD DE ESTUDIANTES EXTRANJEROS
(Entrantes – Incoming)Datos 2013-2014
408 estudiantes
163 Italia82 Portugal 80 Alemania62 Polonia
136 Universidades
146 Coordinadores UJA
335 estudiantes
80 Italia69 Alemania57 Polonia 36 Francia
104 Universidades diferentes
86 Coordinadores
GESTIÓN DE LA MOVILIDAD SALIENTE
FECHAS APROXIMADAS
MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO
Junio -Octubre PREPARACIÓN DE LA OFERTA. PASO I: PROCESO DE RENOVACIÓN ANUAL DE CONVENIOS (CONVENIOS QUE FINALIZAN EN SEPTIEMBRE DEL CURSO SIGUIENTE)
Es un proceso que se lanza automáticamente desde Relaciones Internacionales. Si el coordinador académico desea proponer alguna modificación de convenio debe ponerse en contacto con Relaciones Internacionales en esta época
* Es importante que como coordinadores paséis por Relaciones Internacionales para ver el estado en que se encuentran vuestros convenios
Octubre -15 Diciembre
PREPARACIÓN DE LA OFERTA. PASO II: DEFINICIÓN DE LAS PLAZAS QUE SE INCLUIRÁN EN EL ANEXO I DE LA CONVOCATORIA ERASMUS+
7 a 14 de Noviembre: Revisión de las plazas a incluir en convocatoria por parte de los coordinadores
18 de Noviembre: Pre-publicación de la convocatoria. La oferta se irá revisando semanalmente
Movilidad Saliente – Intervenciones previas a la Estancia
FECHAS APROXIMADAS
MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO
01 a 22 de Diciembre de 2015
PERIODO DE LANZAMIENTO DE LA CONVOCATORIA Y PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES A TRAVÉS DE UNIVERSIDAD VIRTUAL
La convocatoria se publicará el 01 de Diciembre
Orientar a los estudiantes interesados sobre las características de las plazas y de las universidades de destino de cara a facilitar la elección de plaza del estudiante
15 de Enero a 15 de Febrero
GESTIÓN Y ADJUDICACIÓN DE BECAS (PRIMER PERIODO)
Tiene en cuenta los resultados de exámenes de idiomas del CEALM celebrados en Noviembre
Este es un proceso interno realizado en el Servicio de Atención y Ayudas al Estudiante, sin embargo es posible que algunos estudiantes requieran asesoramiento por parte del Coordinador Académico antes de proceder a la aceptación de la plaza
Movilidad Saliente – Intervenciones previas a la Estancia
FECHAS APROXIMADAS
MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO
A partir del 1 de Marzo de 2015
ASESORAMIENTO AL ESTUDIANTE CON PLAZA ADJUDICADA PARA LA CONFECCIÓN DE SU ACUERDO ACADÉMICO
Asesorar a los estudiantes acerca de la confección de su contrato académico (contrato online + Learning Agreement) y aprobar (o rechazar dicha propuesta)
Asesorar a los estudiantes sobre otros aspectos académicos relacionados con su estancia (idiomas de docencia, posibles dificultades, etc)
Mediados de Marzo 2015
GESTIÓN Y ADJUDICACIÓN DE BECAS (SEGUNDO PERIODO)
Tiene en cuenta los resultados de exámenes de idiomas del CEALM celebrados en Febrero
Este es un proceso interno realizado en el Servicio de Atención y Ayudas al Estudiante, sin embargo es posible que algunos estudiantes requieran asesoramiento por parte del Coordinador Académico antes de proceder a la aceptación de la plaza
Movilidad Saliente – Intervenciones previas a la Estancia
FECHAS APROXIMADAS
MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO
A partir del 1 de Abril de 2015
ASESORAMIENTO AL ESTUDIANTE CON PLAZA ADJUDICADA EN SEGUNDO PERIODO PARA LA CONFECCIÓN DE SU ACUERDO ACADÉMICO
Asesorar a los estudiantes acerca de la confección de su contrato académico (contrato online + Learning Agreement) y aprobar (o rechazar dicha propuesta)
Asesorar a los estudiantes sobre otros aspectos académicos relacionados con su estancia (idiomas de docencia, posibles dificultades, etc)
Movilidad Saliente – Intervenciones previas a la Estancia
FECHAS APROXIMADAS
MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO
De forma previa o al comienzo de la estancia:
Septiembre/Octubre – Enero/Febrero
SOLICITUDES DE REDUCCIÓN DE ESTANCIA
Dar el visto bueno a la solicitud de reducción de estancia del estudiante basada en razones académicas
Pej.: No existencia de suficientes asignaturas adecuadas para el estudiante en la oferta académica de la universidad de destino
Movilidad Saliente – Durante la Estancia
FECHAS APROXIMADAS
MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO
Primer plazo de modificación del Contrato Académico15 Septiembre-31 Octubre: Estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre (se permiten todo tipo de modificaciones) Primer plazo de modificación de la matrícula 24 a 28 de Noviembre:Se permiten todo tipo de modificaciones de matrícula
TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO ON-LINE Y DEL LEARNING AGREEMENT TRAS LA INCORPORACIÓN TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DE MATRÍCULA COMO CONSECUENCIA DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO ACADÉMICO
Asesorar a los estudiantes beneficiarios acerca de las asignaturas que pueden incluir en su contrato académico, tanto españolas como de la universidad de destino Aprobar(o rechazar) la propuesta de contrato on-line y del Learning Agreement
Movilidad Saliente – Durante la Estancia
FECHAS APROXIMADAS
MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO
Segundo plazo de modificación del Contrato Académico 15 Febrero-27 de Marzo: Estudiantes de Curso Completo o estudiantes de Primer Semestre que hayan ampliado a Curso Completo (se permiten solamente ampliación de asignaturas de segundo semestre o modificación extraordinaria justificada de asignaturas de segundo semestre) y estudiantes de Segundo Semestre (se permiten todo tipo de modificaciones) Segundo plazo de modificación de la matrícula 20 a 23 de Abril:Se permiten únicamente ampliaciones y modificaciones de matrícula referidas a asignaturas de segundo semestre
TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO ON-LINE Y DEL LEARNING AGREEMENT TRAS LA INCORPORACIÓN TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DE MATRÍCULA COMO CONSECUENCIA DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO ACADÉMICO
Asesorar a los estudiantes beneficiarios acerca de las asignaturas que pueden incluir en su contrato académico, tanto españolas como de la universidad de destino Aprobar(o rechazar) la propuesta de contrato on-line y del Learning Agreement Para el segundo plazo: Solicitud a la Oficina de Relaciones Internacionales (a través de [email protected]) de modificaciones extraordinarias de asignaturas de segundo semestre para estudiantes de Curso Completo
Movilidad Saliente – Durante la Estancia
Preguntas Frecuentes – Movilidad salienteDUDAS RESPUESTAS
¿Cuál es la carga máxima de créditos ECTS que puede llevar un estudiante saliente?
El cómputo máximo de asignaturas UJA que un estudiante UJA puede incluir en su contrato de movilidad es de 30 ECTS por semestre/ 60 anuales. Se admiten excepciones para el Grado en Derecho y GADE + Derecho (34 y 40 respectivamente, por semestre)
¿Esos 60 créditos anuales tienen que distribuirse de forma pareja a razón de 30 créditos por semestre?
No necesariamente (aunque sea recomendable
¿Existe una carga mínima de créditos a llevarse?
No. Sin embargo para evitar solicitudes de reembolso de la ayuda económica al estudiante se le deben reconocer a la vuelta al menos 18 créditos ECTS si se trata de una estancia anual / 9 créditos si se trata de una estancia semestral
Preguntas Frecuentes – Movilidad saliente
DUDAS RESPUESTAS
¿El computo total de créditos ECTS que se lleva un estudiante UJA debe coincidir exactamente con el computo total de créditos ECTS correspondiente a las asignaturas extranjeras que el estudiante cursa?
No debe ser exactamente el mismo. Aunque debe existir equilibrio entre el peso del “paquete” de asignaturas extranjeras y el “paquete de asignaturas UJA . Un margen del 10% es razonable.
¿Puede un estudiante que ha sido seleccionado para una plaza estando cursando una titulación realizar su estancia con una titulación diferente? (pej.: estudiante de Ingeniería Técnica que se ha pasado a la superior
Se permite siempre y cuando se considere que se trata de un paso natural de “primer ciclo” a “segundo ciclo”. También se permite cuando hay un cambio a Grado. El estudiante debe solicitar, una vez matriculado de la nueva titulación, que se le permitan hacer los cambios oportunos en el contrato académico (siempre que se encuentre en plazo)
Preguntas Frecuentes –Movilidad salienteDUDAS RESPUESTAS
¿De que periodos de modificación del contrato académico dispone un estudiante UJA con estancia semestral?
Un estudiante UJA con estancia de un semestre dispone de un solo periodo de modificaciones del contrato. En este periodo puede plantear cualquier tipo de modificaciones
¿Que tramites debe realizar un estudiante que plantea modificaciones?
Es muy importante que modifique el contrato online ya que el reconocimiento académico se realizará teniendo en cuenta su contenido. También debe modificar en paralelo el Learning Agreement y su matricula si es necesario.
Preguntas Frecuentes – Movilidad salienteDUDAS RESPUESTAS
¿De que periodos de modificación del contrato académico dispone un estudiante UJA con estancia de Curso Completo y que cambios puede realizar?
Un estudiante UJA con estancia de curso completo tiene dos periodos de modificaciones de contrato.
En el primer periodo (septiembre-noviembre), al comenzar su incorporación, puede realizar cualquier tipo de cambios.
En el segundo periodo (febrero-abril) puede realizar sin problemas ampliaciones de contrato siempre y cuando se trate de incluir asignaturas nuevas de segundo semestre (no se puede ampliar contrato con asignaturas de primer semestre o asignaturas anuales).
Preguntas Frecuentes – Movilidad salienteDUDAS RESPUESTAS
¿Entonces, un estudiante de Curso Completo, puede en el segundo periodo de modificaciones plantear alteraciones de asignaturas ya incluidas en el contrato?
La aplicación informática del contrato on-line no lo permite de forma natural. Sin embargo aquellos estudiantes que necesiten realizar cambios exclusivamente de asignaturas de segundo semestre, debido a causas no imputables a la mera voluntad del estudiante (el caso típico es el de anulación de asignaturas por parte de la universidad de destino) pueden solicitar, a través de su Coordinador Académico, que se les autorice realizar determinadas modificaciones.
Preguntas Frecuentes – Movilidad salienteDUDAS RESPUESTAS
¿Puede un estudiante examinarse en Jaén de una asignatura que lleva en su contrato Erasmus?
Para examinarse en Jaén el estudiante debe eliminar la asignatura de su contrato en el plazo de modificaciones del contrato. Los estudiantes de curso completo que en el segundo periodo de modificaciones (febrero-abril) planteen eliminar una asignatura de contrato con el objetivo de examinarse en Jaén deberán tramitar su solicitud a través de su Coordinador Académico como una solicitud de modificación extraordinaria y las condiciones de autorización serán las mismas (solamente asignaturas de segundo semestre y por motivo ajeno a la voluntad del estudiante).
Preguntas Frecuentes – Movilidad salienteDUDAS RESPUESTAS
¿Cómo se realiza el reconocimiento académico de la estancia Erasmus de un estudiante UJA?
La universidad de destino remite a nuestra Oficina de Relaciones Internacionales el Transcript of Records. Desde nuestra oficina se remite a la Secretaría donde este documento se pone en relación con la Matrícula del estudiante y con el Contrato Académico online
GESTIÓN DE LA MOVILIDAD ENTRANTE
FECHAS APROXIMADAS
MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO
Hasta el 30 de Junio para estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre
Hasta el 30 de Noviembre para estudiantes de Segundo Semestre
RECEPCIÓN DE SOLICITUDES (APPLICATIONS FORMS), LEARNING AGREEMENTS Y RESTO DE DOCUMENTACIÓN REQUERIDA POR LA UNIVERSIDAD DE JAÉN
Responder a dudas planteadas por estudiantes extranjeros de cara a la preparación de su contrato académico
Mayo-Septiembre para estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre
Noviembre-Enero para estudiantes de Segundo Semestre
REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL CONTRATO ACADÉMICO INICIAL
Revisar y aprobar en su caso la propuesta de contrato académico inicial remitida por el estudiante. La propuesta se remite a los coordinadores desde la Oficina de Relaciones Internacionales
Movilidad Entrante – Intervenciones previas a la Estancia
FECHAS APROXIMADAS
MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO
Septiembre-Octubre para estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre Enero-Febrero para estudiantes de Segundo Semestre
INCORPORACIÓN A LA UNIVERSIDAD DE JAÉN
Revisar con el estudiante las asignaturas incluidas en su contrato académico inicial para plantear posibles modificaciones si son necesarias Realizar orientación académica general
Movilidad Entrante – Intervenciones durante la Estancia
FECHAS APROXIMADAS
MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO
Primer plazo de modificación del Contrato Académico03 Septiembre- 03 Octubre: Estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre (se permiten todo tipo de modificaciones) Segundo plazo de modificación del Contrato Académico 21 Enero -13 Febrero: Estudiantes de Curso Completo o estudiantes de Primer Semestre que hayan ampliado a Curso Completo (solamente ampliación o modificación de asignaturas de segundo semestre) y Segundo Semestre (se permiten todo tipo de modificaciones)
TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DEL LEARNING AGREEMENT TRAS LA INCORPORACIÓN
Asesorar a los estudiantes beneficiarios acerca de los cambios a realizar. Aprobar (o rechazar) la propuesta de nuevo Learning Agreement
Movilidad Entrante – Intervenciones durante la Estancia
FECHAS APROXIMADAS
MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO
20 Octubre-24 Octubre para estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre
02 Marzo – 06 Marzo para estudiantes de Segundo Semestre
02 Marzo – 06 Marzo ampliación de matrícula para estudiantes de curso completo
MATRICULACIÓN INICIAL
Y AMPLIACIÓN DE MATRÍCULA(sólo para estudiantes de curso completo)
Revisar junto al estudiante las asignaturas a incluir en el formulario de Matrícula con atención especial a la exactitud de los códigos de cada asignatura y los turnos/grupos a seleccionar por el estudiante. Validar con la firma dicho formulario.
Octubre y Marzo, la semana posterior a la de matrícula
CAMBIOS DE GRUPO Muy importante insistir al estudiante que compruebe el grupo asignado tras la matrícula y que solicite cambio de grupo en caso necesario
Movilidad Entrante – Intervenciones durante a la Estancia
Preguntas Frecuentes – Movilidad entranteDUDAS RESPUESTAS
¿Qué limitaciones tiene un estudiante entrante a la hora de seleccionar asignaturas UJA a incluir en su contrato académico?
Los estudiantes entrantes solamente pueden seleccionar asignatura con docencia y derecho a examen
Un estudiante entrante de primer semestre no puede cursar asignaturas anuales ni de segundo semestre
Un estudiante entrante de segundo semestre no puede cursar asignaturas anuales ni de primer semestre
¿Qué asignaturas si puede incluir en su contrato?
Cualquier asignatura ofertada de cualquier titulación de grado y Máster siempre y cuando se oferte, tenga derecho a examen y corresponda con su periodo de estancia
Preguntas Frecuentes – Movilidad salienteDUDAS RESPUESTAS
¿De que periodos de modificación del contrato académico dispone un estudiante extranjero con estancia de Curso Completo y que cambios puede realizar?
Un estudiante extranjero con estancia de curso completo tiene dos periodos de modificaciones de contrato. En el primer periodo (septiembre-octubre), al comenzar su incorporación, puede realizar cualquier tipo de cambios, sin embargo, en el segundo periodo (febrero-marzo) solamente puede realizar cambios relativos a asignaturas de segundo semestre (modificar o añadir asignaturas).
¿De que periodos de modificación del contrato académico dispone un estudiante extranjero con estancia semestral?
Un estudiante extranjero con estancia de un semestre dispone de un solo periodo de modificaciones del contrato. En este periodo puede plantear cualquier tipo de modificaciones
Preguntas Frecuentes –Movilidad salienteDUDAS RESPUESTAS
¿Que tramites debe realizar un estudiante que plantea modificaciones?
Debe modificar el Learning Agreement y su matricula si es necesario.
¿Cómo se realiza el reconocimiento académico de la estancia Erasmus de un extranjero?
La Oficina de Relaciones Internacionales de la Universidad de Jaén emite el Transcript of Records y lo remite a las universidades de destino. Solamente se incluyen en el TOR asignaturas de las que el estudiante se haya matriculado.
Asesoramiento IES destino
Oferta académica en relación con su
titulación
Idioma de docencia y nivel real requerido
Números créditos mínimo
o máximo
Existencia de otros
requisitos
Duración estancia y
periodos de realización
Firma contrato