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5/8/2018 NRC Manual de Funciones Del Coordinador Municipal - slidepdf.com
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Manual de Funciones Coordinador Municipal 1
CENSO EDUCATIVO MUNICIPAL
MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR
MUNICIPAL
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Manual de Funciones Coordinador Municipal 2
CENSO EDUCATIVO MUNICIPAL
MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR
MUNICIPAL
Contenido
I. Introducción ......................................................................................................................... 3
II. Objetivo General.................................................................................................................... 3
III. Objetivo Específicos ........................................................................................................... 3
IV. ¿Quién es el coordinador municipal del censo? ................................................................... 4
V. ¿Qué debe hacer el coordinador municipal? ............................................................................ 4
VI. Actividades que debe realizar el coordinador municipal en cada una de las etapas del censo. 5
A. Actividades de planeación...................................................................................................... 5
B. Actividades durante la aplicación del censo ........................................................................... 7
C. Informes de avance del censo................................................................................................. 9
D. Recomendaciones adicionales................................................................................................ 9
E. Posibles situaciones que se pueden presentar y como resolverlas.......................................... 10
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Manual de Funciones Coordinador Municipal 3
I. Introducción
A pesar de que en los últimos años se ha avanzado en la medición de la deserción escolar y que este
indicador ha descendido notablemente, aún es muy precaria la identificación de los factores asociados
que determinan las causas por las cuales los niños, niñas y jóvenes dejan de asistir o no acceden al
sistema educativo.
En este sentido, las Secretarías de Educación, el Ministerio de Educación Nacional, los Municipios y el
Consejo Noruego para Refugiados –NRC- se han visto en la necesidad de realizar un Pilotaje de Censo
que permita identificar la población en edad escolar en zonas de recepción de población desplazada que
esta por fuera de las Instituciones Educativas y caracterizar las causas por las que esta población no
accede o no hace uso de la oferta educativa institucional.
Los resultados de este censo permitirán avanzar en el diseño de políticas efectivas que propendan por el
acceso y permanencia de los niños, niñas y jóvenes en el sistema educativo.
II. Objetivo General
Realizar un Pilotaje de Censo que permitan identificar la población entre 5 y 24 años que esta por fuera
de las Instituciones Educativas e identificar las razones por lo que esta población no accede o no hace
uso de la oferta educativa institucional
III. Objetivo Específicos
Obtener la ubicación de los niños(as) y jóvenes que no están estudiando
Conocer las condiciones de los niños(as), según género, edad, pertenencia ética y su situación
educativa, y las características económicas de su hogar, etc.
Conocer las razones de no asistencia al colegio o escuela y las ayudas necesarias para su regreso
(transporte, alimentación, útiles, uniformes, etc.)
Aprender sobre la aplicación del censo educativo para ayudar a que los niños(as) y jóvenes
culminen sus estudios.
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Manual de Funciones Coordinador Municipal 4
IV. ¿Quién es el coordinador municipal del censo?
El coordinador municipal es la persona que garantizará el éxito de la actividad, dado que es el
responsable de la realización y cumplimiento del Censo de acuerdo a lo programado, en los hogares que
abarcan las manzanas delimitadas para la aplicación.
Para desarrollar las actividades que le competen, centrará sus esfuerzos en las fases de planeación,
ejecución, supervisión y control del Censo.
V. ¿Qué debe hacer el coordinador municipal?
Participar en las reuniones de planeación que se realicen con los representantes de las Entidades
que apoyan el Censo, con el fin de delimitar las zonas censales, definir comunas, barrios ymanzanas de intervención
Participar en la capacitación que se realice sobre los lineamientos generales del censo previo al
operativo de campo.
Asignar las manzanas a cada supervisor
Resolver situaciones de aplicación del censo que están por fuera de lo definido en los manuales
operativos
Coordinar el trabajo de los supervisores asignados a su cargo.
Verificar la realización y cumplimiento del operativo de campo en la zona censal.
Verificar el cumplimiento del diligenciamiento por parte de los supervisores de los formatos de
“relación de hogares censados” y “relación de manzanas censadas por supervisor”
Verificar el cumplimiento de la marcación de los predios visitados en los mapas que contienen
las manzanas asignadas a cada supervisor
Verificar los procesos de calidad en la recolección de información y cumplimiento de la
cobertura estimada por manzana en el área delimitada para el censo
Revisar cada uno de los paquetes de formularios remitidos por el supervisor y hacer control de
calidad de los mismos
Organizar los paquetes de formularios diligenciados y remitirlos a la digitación
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VI. Actividades que debe realizar el coordinador municipal en cada
una de las etapas del censo
Reuniones dePlaneación
CapacitaciónAlistamiento ydistribución de
material
Reconocimientodel terreno
Planeación
Página 1
Actividades generales Coordinador MunicipalCenso Desescolarizados
Organización degrupos de
trabajo
Verifica apliaciónde la encuesta y
rendimientos
Aplicación del Censo
Verifica Diligenciamientoformato “relación de hogares
censados”
Verifica marcación de prediosvisitados en los mapas
Verifica diligenciamiento deformato relación de manzanas
censadas por supervisor
Entrega documentos adigitación
Formato de recuento de
manzanas, predios y
viviendas prediligenciados
Formato de recuento del
resultado del censo a
hogares
Formato de relación de
manzanas por supervisor
Formularios diligenciados
- Recibe delSupervisor los formulariosdiligenciados y supervisa sucalidad de diligeniamiento
A. Actividades de planeación
1. Asistir a las reuniones de planeación con las Entidades encargadas del Censo
Los objetivos principales de estas reuniones son delimitar las zonas censales, definir comunas,
barrios y manzanas de intervención, definir el acompañamiento de líderes comunitarios,
informar a autoridades locales sobre la realización del censo, definir el proceso de sensibilización
con la comunidad para informar los objetivos generales del censo y fechas de la aplicación y
coordinar las actividades logísticas para la capacitación
2. Asistir a la capacitación de lineamientos generales del censo.
Es requisito indispensable asistir puntualmente a la capacitación que se dictará en fecha, hora y
sitio señalado por el coordinador operativo, la cual es muy importante para conocer los aspectos
temáticos de la encuesta, garantizar la uniformidad de criterios, coordinar y distribuir las
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manzanas a censar entre los supervisores a su cargo y participar en la prueba piloto de
realización del censo.
El curso de capacitación para coordinadores municipales tendrá dos jornadas básicas: en el
primer día se trabajaran los aspectos temáticos del formulario de recolección de información y
en la segunda jornada se detallaran todos los aspectos logísticos necesarios para iniciar el
operativo de campo: distribución de cargas de trabajo, rutas, formato de control, supervisión y
entrega de material.
3. Reconocimiento de su área de trabajo
Consiste en el recorrido que se debe realizar con base en la delimitación de áreas hecha por el
coordinador operativo del censo, para inspeccionar el área asignada, los límites y características
y la subdivisión de la zona para los supervisores. Es importante detectar a través de estos
recorridos las áreas con problemas de seguridad, y las que presentan dificultades para la
recolección, como pueden ser las áreas amanzanadas con nomenclatura deficiente, o
complicadas desde el punto de vista de transporte y acceso. Este recorrido se aprovechará
igualmente, para hacer promoción y sensibilización del censo
Para evitar que se dejen viviendas sin visitar o que alguna pueda encuestarse doblemente, el
coordinador municipal debe asegurarse de que los supervisores entiendan bien sus explicaciones
y que sean capaces de transmitirlas el día del censo a los encuestadores de su grupo.
Igualmente, es importante definir, mediante estos recorridos, los posibles puntos de encuentro o
de reunión para cada grupo en la(s) jornada(s) de recolección, tanto antes como después de la
misma.
Para hacer este reconocimiento el coordinador contara con las plantillas cartográficas de las
zonas (barrios, manzanas, etc.) asignadas como zona de trabajo. Los objetivos del
reconocimiento de área son:
Conocer el sitio donde va a trabajar el coordinador municipal.
Identificar los límites de su área de trabajo tanto en el terreno como cartográficamente.
Identificar las vías de acceso y la movilidad en la zona.
Delimitar y asignar las zonas de trabajo para cada supervisor a su cargo.
4. Recepción y distribución de materiales a los supervisores a su cargo
En las fechas establecidas, el coordinador operativo del censo enviará a cada coordinador
municipal, la cantidad de materiales necesarios para la realización del censo. El coordinador
municipal es el responsable de recibirlos, constatar que las cantidades corresponden con la
cantidad de personal a su cargo y distribuirlos a los supervisores.
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En el momento de recibir el material debe constatar que las cantidades entregadas son las que
corresponden y revisar la cantidad de los formularios y los demás materiales a cargo de la zona.
Si hay material que no corresponde a su zona, debe devolverlo al coordinador operativo para
que sea entregado en el lugar que corresponda.
Cada coordinador municipal recibe los siguientes materiales:
1. Formato No. 1 “Recuento de manzanas, predios y viviendas prediligenciado”
2. Formato No. 2 “Formato relación de hogares censados ”
3. Formato No. 3 “Relación de manzanas censadas por supervisor”
4. Formularios de recolección de información
5. Manual del encuestador : conceptos básicos y manejo del formulario
6. Manual del supervisor
7. Manual del coordinador municipal
8. Mapas censales que detallan manzanas por barrio
Además de esto el coordinador municipal deberá distribuir el kit para cada uno de los supervisores que
consta de camiseta, gorra, tabla de apoyo, lápices, borradores y tajalápices, entre otros.
Al recibirlos, el supervisor debe proceder a revisar el contenido, el cual debe ser consistente con lo
requerido en términos de la cantidad de hogares que aproximadamente encontrará en las manzanas ó
área asignada. Si el contenido está correcto firmará el recibido, y en caso contrario dejará constancia al
respecto y solicitará que se le entregue el material faltante.
Una vez recibido su material, el supervisor debe distribuir los respectivos kits a los encuestadores a su
cargo. El supervisor debe contar con un remante de todos los materiales para dar respuesta a los
imprevistos que pueda tener el encuestador o a un rendimiento superior al establecido.
5. Acordar o informar la distribución de las manzanas con cada supervisor
El segundo día de la capacitación se coordinará con cada uno de los supervisores la asignación de
manzanas de trabajo y la cobertura de hogares que se espera alcanzar.
Será función del coordinador municipal garantizar las coberturas en hogares prevista para cada
manzana
B. Actividades durante la aplicación del censo
Durante las jornadas censales la actividad que el coordinador municipal debe cumplir consiste en
supervisar el desarrollo del censo, colaborar en la solución de imprevistos, apoyar con lineamientos
técnicos y temáticos a los supervisores, recibir y organizar el material y presentar los resultados del
censo.
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El supervisor es responsable de realizar la auditoría y control de calidad a los formularios diligenciados,
sin embargo, el coordinador municipal debe verificar que esta labor se realice de manera adecuada para
garantizar la calidad de la información registrada y la cobertura esperada.
Para verificar que se esté realizando las encuestas efectivas planeadas se debe partir del estándar de
rendimiento diario promedio estimado para la aplicación del censo en zona urbana de 12 hogares al día
por encuestador asumiendo 8 horas efectivas de trabajo.
El coordinador municipal debe verificar que los supervisores asignados a su cargo estén diligenciando el
formato de “resultados censados a hogares” a medida que van aplicando la encuesta y que cuando el
supervisor finalice la aplicación de la encuesta en las manzanas asignadas diligencie el formato “relación
de manzanas censadas por supervisor”.
Así mismo, es función del coordinador municipal verificar que el supervisor y los encuestadores estén
marcando en el mapa que se les entregó de manzanas por barrio, considerando lo siguiente:
A cada supervisor le será entregada la lista de manzanas asignadas y un mapa en formato oficio de las
manzanas para cada barrio donde se debe aplicar el censo (mapa M1).
Los supervisores serán los encargados y responsables del manejo y uso del mapa. En el mapa aparece la
numeración de la manzana (MZ 1, MZ 2, etc.) y debajo de esta enumeración aparecerá el total de
predios que fueron contabilizados en visita previa a la zona y en los que se debe aplicar el censo. En cada
manzana asignada, el supervisor será el encargado de colocar una señal (colocar una X) y el número del
predio según la ubicación de cada predio en el que se aplicará el censo.
Finalizados los días de aplicación del censo es responsabilidad del supervisor la entrega al coordinador
municipal del censo de los formatos de relación de hogares censados y el mapa con la ubicación de
predios de acuerdo a las instrucciones anteriormente descritas.
Mapa M1: Mapas censales a) Enumeración de manzanas y b) marcación y ubicación de predios acorde al listado entregado
MZ 1
12
MZ 2
10
MZ 3
9
MZ 5
42
MZ 4
21
MunicipioMunicipio Barrio Barrio
MZ 1
12
MZ 2
10
MZ 3
9
MZ 5
42
MZ 4
21
MunicipioMunicipio Barrio Barrio
XX X X
1 23 4
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Por último, el coordinador municipal debe realizar la consolidación de resultados del censo y recopilar la
información para entregarla a la Oficinal del Consejo Noruego para el posterior envío a digitación en
Bogotá reuniendo la siguiente información:
1. Formato de recuento de manzanas, predios y viviendas prediligenciados
2. Formato relación de hogares censados
3. Formato de relación de manzanas censadas por supervisor
4. Formularios de censo educativo diligenciados
5. Mapas con marcación y ubicación de predios
C. Informes de avance del censo
Debido a que el periodo censal estipulado es de varios días, la manera de saber cómo va el proceso de
aplicación del censo en general, es mediante el diligenciamiento del formato “relación de manzanas
censadas por supervisor”, en el cual se detalla el número de hogares visitados y el resultado de la visita.
Los supervisores deberán entregar diariamente dicha información al coordinador municipal y será
responsabilidad del coordinador municipal contar con la información actualizada para comunicar del
avance a las entidades que promueven el censo.
Independientemente del tiempo que dure la aplicación del censo, el coordinador municipal debe
mantener actualizada a diario la información consolidada y garantizar que la cantidad reportada de
encuestas realizadas corresponda exactamente a la entregada de material al finalizar el censo para el
procesamiento, es decir, realizar un adecuado balance de material censal.
Este documento le servirá de apoyo al Coordinador municipal durante las distintas etapas de la ejecución
del censo educativo de población. Todas las dudas que surjan se deben comunicar al coordinador
operativo, para que se resuelvan lo más pronto posible.
D. Recomendaciones adicionales
Cuando el supervisor y el encuestador no se logren ubicar en el mapa o no logren seguir la ruta de
predios establecida en el listado pre-diligenciado, deben dirigirse al coordinador municipal y al consultor
encargado de la zona quien a su vez levantó la información de este listado de predios.
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A sí no lo atienda el hogar se debe contabilizar en el formato de resultados de hogares censados, en lo
posible, averiguando por el nombre del jefe del hogar. Ante situación de rechazo o ausencia de los
hogares a censar el encuestador debe informar al supervisor para que él gestione la ubicación de la
persona idónea para la aplicación efectiva del formulario.
Si el predio no tiene personas que lo habitan, también se debe registrar en el recuento a fin de seguir el
listado de predio pre-diligenciado.
En los días de recolección de información será la labor del consultor de zona tomar las coordenadas de
las manzanas haciendo uso del GPS para obtener una mejor georreferenciación de la zona censal.
E. Posibles situaciones que se pueden presentar y como
resolverlasNovedad Solución del encuestador Solución del Supervisor
No coincide las manzanas detalladas
en el mapa con el recorrido de
campo
No empiece la aplicación de las
encuestas en esa manzana e
infórmelo al supervisor. Si el
supervisor no está cerca o no está
disponible continúe con la
siguiente manzana que coincida
con el mapa
Consulte con el consultor del
censo
No coincide el listado de predios en
el formato prediligenciado de
recuento con el recorrido de campo
No empiece la aplicación de las
encestas en esa manzana y
consulte con el supervisor. Si el
supervisor no está cerca o no está
disponible continúe con la
siguiente manzana.
Consulte con el consultor del
censo
¿Qué hago si un hogar se niega a
contestar la formulario censal?
Insista sobre las ventajas del censo
y su importancia para el municipio,
en caso de no lograr su
colaboración consulte con el
supervisor
Visite el hogar con el fin de
explicarle nuevamente las
ventajas del censo y si no
consigue la colaboración
marque el formulario con el
resultado “hogar rechaza el
censo”
¿Qué hago si en un hogar no se
encuentran el jefe del hogar o
ninguna persona mayor de 18 añospara responder el formulario censal?
Visite hasta tres veces el hogar en
momentos diferentes con el fin de
encontrarlo y poder aplicar elformulario censal, de no
encontrarlo luego de las visitas
marque el formulario censal como
“hogar ausente”. Recuerde que
desde la primera visita que no
encuentre a las personas debe
reportarlo al supervisor
Realiza seguimiento a las
revisitas hasta encontrar el
informante idóneo del hogar
¿Qué pasa si en el momento de la
aplicación del censo esta el papá o la
Visite hasta tres veces el hogar en
momentos diferentes con el fin de
Realiza seguimiento a las
revisitas hasta encontrar el
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Novedad Solución del encuestador Solución del Supervisor
mamá pero dice que no conoce toda
la información de los miembros del
hogar?
encontrar la persona idónea que
responda el formulario censal
informante idóneo del hogar
¿Qué hago si en un predio no haynadie habitándolo?
No aplica el formulario censal ydiligencio el formato “relación de
hogares censados” colocando en
resultado de la encuesta código 5
Verifica que el encuestadorno haya diligenciado el
formulario censal y haya
diligenciado el formato
“relación de hogares
censados” colocando en
resultado de la encuesta
código 5
¿Qué hago cuando llego a un hogar
que no tiene niños(as) ni jóvenes de
5 a 24 años?
Aplica la formulario censal
normalmente
Verifica que el formulario
censal se diligencie
normalmente
¿Qué hago si el jefe de hogar, es
menor de 18 años?
Aplica el formulario censal. Este el
único caso en el que puede
responder un menor de 18 años
¿Qué hago si los padres no se
encuentran en el hogar y no estarán
durante la aplicación del censo?
Ubique una persona mayor de 18
años que pueda responder por la
información del hogar. Si no esta
consulte con el supervisor para que
este entre a verificar
Verifique la situación del
hogar y las personas que
durante la aplicación del
censo podrían contestar la
encuesta, si no existe
personas mayores de 18 años
busque que el conteste sea
mínimo de 14 de años, de no
existir NO aplique la encuesta
y marque el formulario censal
como “Hogar ausente”
¿Qué pasa si el predio que visite notiene dirección o nomenclatura?
Diligencie el formato “relación dehogares censados” con el mismo
número de predio que aparece en
el formato de recuento
prediligenciado y en la columna
“dirección o señal” coloque una
señal que identifique la fachada o
condiciones físicas que
caracterizan la vivienda (ejemplo:
número de pisos, color de la
fachada, tiene locales comerciales,
etc.)
Verifique que el encuestadorhaya diligenciado el formato
“relación de hogares
censados” con el mismo
número de predio que
aparece en el formato de
recuento prediligenciado y en
la columna “dirección o
señal” haya colocado una
señal que identifique la
fachada o condiciones físicas
que caracterizan la vivienda
(ejemplo: número de pisos,
color de la fachada, tiene
locales comerciales, etc.)
¿Solo puedo aplicar el formulario
censal en el hogar o lo puedo aplicar
donde encontraría al informante
idóneo?
Solo se puede realizar la aplicación
del formulario censal en el hogar
Garantiza el cumplimiento de
aplicación del formulario
censal únicamente en el
hogar
¿Qué hago si al momento de aplicar
el formulario censal me informan
que algún miembro del hogar esta
fuera del hogar?
Si lleva más de seis meses por
fuera del hogar no lo incluyo,
excepto en caso de reclutamiento
forzado, secuestros, enfermos
Si lleva más de seis meses por
fuera del hogar no lo incluyo,
excepto en caso de
reclutamiento forzado,
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Novedad Solución del encuestador Solución del Supervisor
internados en hospitales. Para
mayor detalle revise el manual del
encuestador en el numeral 5.2 de
conceptos básicos
secuestros, enfermos
internados en hospitales. Para
mayor detalle revise el
manual del encuestador en elnumeral 5.2 de conceptos
básicos
Una persona que me informan que
está en receso educativo o enfermo y
que por ese motivo no ha ido al
colegio en qué parte del formulario
censal lo debo clasificar? (asiste o no
asiste a un centro educativo formal)
Se debe clasificar en la parte
inferior del formulario “si asiste a
un centro educativo formal”
Se debe clasificar en la parte
inferior del formulario “si
asiste a un centro educativo
formal”
¿Qué pasa si tengo dudas sobre la
aplicación del formulario censal o el
diligenciamiento de los formatos de
control y no encuentro al supervisor
para preguntarle?
Si pasado un día no se logra
contactar con el supervisor debe
comunicarle sus inquietudes al
coordinador municipal quien le
aclarará la información