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Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M

Guayaquil, 18 de diciembre de 2012

PARA: Sr. Econ. Pedro Xavier Cárdenas MoncayoDirector General

ASUNTO: COMUNICACIÓN DE RESULTADO FINAL, EVALUACIÓNINTEGRAL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL 1 DENOVIEMBRE DE 2011 AL 31 DE OCTUBRE DE 2012

De mi consideración:

En uso de la facultad conferida en los artículos 12 literal c) y 14 de la Ley Orgánica de laContraloría General del Estado, la Dirección Nacional de Auditoría Interna del ServicioNacional de Aduana del Ecuador, realizó la Evaluación Integral del Sistema de ControlInterno, actividad que estuvo prevista en el Plan Anual de Control Año 2012, con corte al31 de octubre de este año y que fue aprobada por el señor Contralor General del Estado.

El propósito general de la evaluación fue determinar el grado de confiabilidad de loscontroles establecidos por la entidad para el funcionamiento de sus procesos e identificarlas debilidades o condiciones reportables que requieran acciones correctivas paramejorar su gestión y lograr los objetivos de la Institución.

La evaluación integral de control interno se realizó de acuerdo con las normasecuatorianas de auditoría gubernamental, emitidas con Acuerdo 019-CG de 5 deseptiembre de 2002.

El trabajo desarrollado consistió básicamente en evaluar los controles existentes en lainstitución, pues de conformidad con el artículo 9 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral del Estado y las "Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos delSector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de RecursosPúblicos" emitidas con Acuerdo 039-CG, publicado en Registro Oficial 78 y Suplemento87 de 1 y 14 de diciembre de 2009, respectivamente, el diseño, implantación,mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno esresponsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras yservidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias, con la finalidad de protegerlos recursos públicos y alcanzar los objetivos de la entidad.

En función de los objetivos definidos para la evaluación, a continuación se exponen losresultados obtenidos por cada componente de control interno analizado:

AMBIENTE DE CONTROL

Itegridad y valores éticos

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La entidad no cuenta con . un Código de Ética, aprobado por la máxima autoridad,alineado a su misión y visión, que recoja las normas propias que perduren en el tiempo, yque fijen los principios y valores éticos que deben regir la conducta de los servidores; losque si bien han sido tomados como referente, y divulgados en la página web, no crean elvínculo suficiente de los servidores, hacia un compromiso fuerte con la institución.

Al respecto, con memorando SENAE- DNA-2012-0807-M de 17 de agosto de 2012, laAuditoría Interna solicitó información al Director Nacional de Talento Humano, quienresponde con memorando SENAE-DIB-2012-0275-M de 22 de agosto de 2012,manifestando:

... En cuanto al avance del Código de Ética, el mismo se encuentra en un 95%..."

Si bien es cierto que los servidores, al ingresar al SENAE, reciben inducciones de lasdiferentes direcciones, en donde se les señala los lineamientos a seguir, éstos se veríanmás fortalecidos si se les incentivara el acatamiento del Código de Ética.

Por no contar con un código de ética, no se ha podido difundir ni incorporarlo a lossistemas de evaluación en los procesos de reclutamiento y selección de personal, paracontribuir al buen uso de los recursos públicos y combate a la corrupción.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 200-01 Integridad y valoreséticos, lo que se debe a la falta de priorización del referido documento, lo cual produceactitudes personalistas en los servidores, que no promueven el sentido de identidad con lainstitución.

Acciones tomadas

Es de mencionar que mediante oficio 30093 DAI de 15 de noviembre de 2012, elContralor General del Estado acusa recibo de oficio SNTG-DES-2012-0472 de 7 denoviembre de 2012, dirigido por el Secretario Nacional de Transparencia de Gestión,quien le manifiesta que se encuentra implementando un proyecto para la construcción yaprobación de un código de ética aplicado a las instituciones de la función ejecutiva, porlo que solicita sea considerado en la presente acción de control. El Contralor respondedicha petición indicando que ha impartido las instrucciones necesarias para que seaatendido su requerimiento, lo que fue presentado como justificativo por el Analista deTalento Humano.

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Conclusión

La falta de asignación prioritaria para la elaboración de un código de ética, no hapermitido que la entidad cuente con dicho documento que involucre a todos losservidores hacia un objetivo común, en un marco de mística y vocación de servicio.

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Recomendación

Al Director Nacional de Talento Humano

1. Dispondrá que se culmine, apruebe y difunda el Código de Ética, con normas quecontribuyan al buen uso de los recursos públicos y al fomento de la cultura del controlinterno.

Políticas y prácticas de talento humano

Se evidenció que la entidad cuenta con un número importante de servidores contratados,que sobrepasa el porcentaje determinado en el artículo 58 de la LOSEP, debido a laescasez de personal en la generalidad de los distritos; lo que afecta el ambiente de control

interno, dado que el personal contratado, en el que además, se invierte en capacitación, nopuede permanecer más de dos años en la entidad, en atención a la legislación vigente,pues culminado dicho período, debe volverse a contratar personal nuevo.

orno ejemplo se cita la situación de varios distritos:


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Distrito Total servidoresServidores contratados

Total Porcentaje Por más de 2 años

Tulcán 2911 38 7

Huaquillas25 17

687

Loja18 9 50 5

Puerte Bolívar 28 19 68 2

Esmeraldas25 15 60 2

Garantías Quito4 3

75

Aforo físico Quito10 5 50

Aforo documental Quito 10 7 70

Regímenes Especiales Quito 5 3 60

La escasez de personal obliga además a recargar al personal existente, con funcionesadicionales a las previstas para el cargo, incidiendo en la conducta laboral, y dificultandolas labores de supervisión y de seguimiento.

En informe técnico de planificación del talento humano remitido por la máxima autoridadal Ministerio de Relaciones Laborales el 10 de abril de 2012 se planificó la contrataciónde 60 servidores para cubrir las vacantes generadas en virtud del Decreto Ejecutivo 813,y se plantea la creación de 301 partidas adicionales, para satisfacer las necesidades depersonal. Se menciona además la programación de concursos repartidos en tres procesosen abril, julio y noviembre de 2012, para cubrir 160 partidas.

Adicionalmente en los contratos de servicios ocasionales, se observan los siguientestextos:

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ECUADOR

Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M'


Cláusula tercera.- Descripción de actividades a desarrollar

"...en calidad de ... deberá cumplir las actividades descritas en el Manual dedescripción, Valoración y Clasificación de los Puestos del Servicio Nacional de Aduanadel Ecuador aprobado mediante Resolución N° MRL-2011-000155 de fecha 25de Mayode 2011 y las demás que le sean asignadas..."

Cláusula octava.- Excepciones:

"... No se le otorgará permiso para estudios regulares según lo determinado en el incisoprimero del artículo 33 de la citada norma..."

Al respecto, la Resolución invocada en la cláusula tercera no contiene la descripción delas actividades o funciones de los puestos; mientras que la excepción de la cláusulaoctava, se contrapone con su real objetivo direccionado 'a las o los servidores que laborenen jornada especial', debido a errores en su elaboración, produciendo confusión y riesgode que sobrevengan reclamos posteriores.

Por último, no se ha se ha logrado cumplir con lo dispuesto en el artículo 64 de laLOSEP, de cubrir la nómina con una cantidad de personas discapacitadas, de hasta el 4%de su total, debido a una falta de política institucional en cuanto a la infraestructurarequerida para ciertos de estos casos, y otros aspectos relacionados con la inclusiónlaboral de este sector de la población.

Todas las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 200-03 Políticas yprácticas de talento humano.

Conclusiones

La necesidad de personal en los distritos a causa de la normativa vigente que obliga a lasentidades a emprender en procesos de reestructuración, optimización y racionalizacióndel talento humano, ha producido que se contrate personal que en ocasiones acceden apartidas vacantes.

Los errores en el texto de los contratos producen confusión y riesgo de reclamoslaborales.

La ausencia de una política institucional referida a la inclusión de este sector en la vidalaboral, no ha permitido el cumplimiento de la exigencia legal.

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Recomendaciones

AL DIRECTOR NACIONAL DE TALENTO HUMANO

Continuará con la gestión de las correspondientes partidas presupuestarias a fin deefectuar los concursos de oposición y mérito acorde a las disposiciones legales vigentes,y se cumpla con el porcentaje de personal contratado que dispone la ley.

Dispondrá las modificaciones en el texto de los contratos por servicios ocasionales, afin de que se ajusten a las disposiciones legales vigentes.

4. Diseñará las políticas necesarias a fin de que el reclutamiento de personal concapacidades reducidas sea contratado acorde a las disposiciones de ley.

Estructura organizativa

La entidad no posee un Manual de organización, en el que se asignen responsabilidades,acciones y cargos, y se establezcan niveles jerárquicos y funciones para cada uno de susservidores.

El servidor encargado de Desarrollo Institucional dentro de la Dirección Nacional deTalento Humano, en entrevista realizada el 29 de mayo de 2012, indicó que se manejan através de flujogramas, que indican el procedimiento para realizar las tareas asignadas acada servidor, por medio de acciones de personal emitidas en Guayaquil.

Con memorando SENAE- DNA-2012-0807-M de 17 de agosto de 2012, la AuditoríaInterna solicitó información relacionada, al Analista de Talento Humano, quienresponde mediante memorando SENAE-DIB-2012-0275-M de 22 de agosto de 2012, losiguiente:

... Respecto a este punto, vale indicar que dentro de los perfiles de puesto del SENAEaprobado por el MRL., se detallan las funciones de manera general para cada uno de lospuestos; no obstante, no existe un manual de funciones en el que se detalle el proceso quedebe aplicar para realizar sus funciones, proyecto que sugerimos sea llevado a cabo porla Jefatura de Mejora Continua de la Dirección de Mejora Continua y Tecnología de laInformación..."

Dentro del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la entidad seobservan errores u omisiones, como se describe a continuación:


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Se han omitido los Organigramas de los Distritos de Puerto Bolívar y Tulcán.

En el acápite de Administrativo — Financiero de las Direcciones Distritales, dentrodel artículo 6, se han desarrollado las atribuciones y funciones, sin especificar losproductos, como ejemplo:

"...I) Elaborar la proforma presupuestaria de la Dirección Distrital.- m) Administrar ycontrolar la gestión de permisos ocasionales, licencias, traslados administrativosinternos de los funcionarios del Distrito respectivo, excepto sobre el personalresponsable de atención al usuario y de soporte técnico..."

En las áreas Administrativo — Financiero y Secretaría General de los distritos, y enla Dirección Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información, entreotras, se describen funciones, especificadas como productos, así:

Financiero:

Certificación de deuda pendiente con la institución.

RRHH:

Apoyo logístico para la gestión de talento humano.

Secretaría General:Documentación y Archivo:

Certificación de actos administrativos y normativos de la institución en el ámbito desu jurisdicción.Custodio de archivo y supervisión del adecuado funcionamiento del ArchivoGeneral.Registro y control de préstamos de documentos.Registro y control de información generada para atención de requerimientos deusuarios y organismos de control.

Notificación:

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Registro y razón de notificación los actos administrativos generados por lainstitución.

Registro y control de CDAs generados.Registro y control de publicaciones en el Registro Oficial.

Sistemas de Información General:

Administración y mantenimiento de la página web y el portal de la institución.En el punto 6.4.3.1.2 Estructura de las Direcciones Distritales, no se ha establecidoun área Administrativo Financiero para el Distrito de Cuenca; sin embargo, existe unservidor en el Distrito que cumple con las funciones de Técnico en Garantías yCobranzas.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 200-04 Estructura organizativa.

Lo detallado deviene de una falta de cuidado en la elaboración de los documentosinstitucionales y por falta de continuidad en la elaboración de un manual de funciones yresponsabilidades.

Conclusiones

La falta de un control de calidad apropiado en la elaboración del Estatuto Orgánico deGestión Organizacional por Procesos, produjo que se deslizaran errores u omisiones en sucontenido.

La falta de un Manual de funciones no permite la asignación equitativa de labores, entérminos de su valor y del grado de responsabilidad.

Recomendaciones

Al Director General

Dispondrá a la Subdirección General de Gestión Institucional, la revisión yactualización del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional.

Dispondrá a las Direcciones Nacionales de Talento Humano y Mejora Continua yTecnologías de la Información sean coordinadas las acciones tendientes a la creación deun Manual de Funciones y Responsabilidades, complementario a la Estructura Orgánica,estableciendo los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidores, quecontenga al menos: identificación del cargo; objetivo del cargo; funciones del cargo;pypcedimientos relacionados; responsabilidades; preparación académica y experiencia.


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Coordinación de acciones organizacionales

El SENAE no cuenta con un Reglamento del Sistema Integral de Administración deRecursos Humanos actualizado, que contenga disposiciones administrativas dirigidas anormar la conducta de los servidores, y a comprometerse en la consecución de losobjetivos de la entidad; puesto que el reglamento existente fue elaborado en atención a laLOSSCA, derogada tras la promulgación de la Ley Orgánica del Servicio Público.

El Director Nacional de Talento Humano, en memorando SENAE-DIB-2012-0275-M de22 de agosto de 2012, mencionó lo siguiente:

"... En cuanto a las reformas al Reglamento Interno del Sistema Integral deAdministración de Recursos Humanos del SENAE, es importante señalar que tal proyectotiene un avance del 75%..."

Lo expuesto ratifica lo comentado, pues la falta de un reglamento interno, acorde con lalegislación actual, ocasiona que los servidores no tengan una guía para el normaldesenvolvimiento de sus actividades.

Además, no existen políticas claras de coordinación entre áreas interdependientes, lo quese denota en el área jurídica de la Dirección Distrital de Cuenca, en que se evidenció losiguiente:

No cuenta con un registro automatizado de los procesos jurídicos a su cargo, y suestado actual.Carece de un archivo físico de los expedientes que maneja, los cuales permanecen encajas de cartón.No existe acta de entrega - recepción entre el Abogado que fue desvinculado enmarzo de 2012, y el abogado entrante, ocasionando que no se conozcan losprocesos pendientes de resolver.No envían a la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica, el reporte mensual delestado de los procesos.La asignación del número de expediente es controlada en hojas simples, sin fijar unresponsable para cada expediente que se va iniciando, sean estos por ReceptaciónAduanera, por Reclamo Administrativo, Coactivo, Contencioso, entre otros.

En memorando SENAE-DNJ-2012-0324 de 8 de noviembre de 2012, la DirectoraNacional Jurídica Aduanera manifestó:

...que las diferentes Direcciones disirilales no dependen administrativamente de la

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suscrita, y sus áreas jurídicas responden directamente ante cada Director Distrito!; lasupervisión se realiza mediante el contacto permanente con los abogados de losdiferentes

Lo antes expuesto evidencia la resistencia de las Direcciones Nacionales acomprometerse con los problemas de los distritos, ocasionando que las actuaciones de losservidores sea discrecional.

Las observaciones citadas en el presente comentario están relacionadas con la NCI200-07 Coordinación de acciones organizacionales.

Conclusiones

La falta de un Reglamento del Sistema Integral de Administración de Recursos Humanos,actualizado, no permite a los servidores conocer los lineamientos para el desempeño ycoordinación de sus actividades, de igual forma la falta de seguimiento y del sentido depertenencia con la entidad, producen un manejo disperso de la gestión, con criteriosindividualistas, en las distintas áreas.

Recomendaciones


Dispondrá la actualización y difusión del Reglamento Interno del Sistema Integral deAdministración de Recursos Humanos, el mismo que debe estar acorde a la legislaciónvigente.

Dispondrá que se soliciten a los responsables de los procesos de mayor relevancia,señalen las dificultades enfrentadas en su área, y sugieran mecanismos de control,mismos que deberán registrarse, compartirse con otros distritos, debatirse eimplementarse, en caso de ser viables.

9. Desplazará sus esfuerzos hacia la consecución de factores motivadores para que lasDirecciones Nacionales se compenetren con los problemas de los distritos y estudienconjuntamente las soluciones, lo cual debe percibirse y reciprocarse.

EVALUACIÓN DEL RIESGO

En la herramienta Gobierno por Resultados (GPR), se observa que en las DireccionesNacionales y Distritales no se han incluido los riesgos ni las opciones de respuestas,como procesos y acciones a implementarse ante la probabilidad de amenaza alcumplimiento de los objetivos institucionales.

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El Director de Planificación y Control de Gestión Institucional, remite en memorandoSENAE-DPC-2012-0450-M de 30 de octubre de 2012, el mapa de riesgo, como reflejo dela herramienta Gobierno por Resultados GPR, cuyo despliegue

"... terminó en Agosto de 2012 con la firma del Plan Anual Comprometido (PAC)...- , lainformación del Plan de Mitigación de Riesgos no se encuentra ingresada..."

Mediante memorando SENAE-DNT-2012-0508-M de 13 de noviembre de 2012, elDirector Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la Información, manifestó:

"...En cuanto a la descripción de los riesgos potenciales detectados en las operacionesrealizadas en la dirección a su cargo, le manifiesto que dentro de la herramientainformática gubernamental GPR (Gestión por Resultados) existe el registro de losprocesos de la Dirección a mi cargo, que permite identificar los que tengan problemas ygenerar un plan de acción, tanto para llevar indicadores de procesos como paraestablecer proyectos de mejora para los mismos; de esta manera los riesgos potencialesson intrínsecamente identificados y mitigados..."

Dentro del plan anual comprometido que adjunta el Director Nacional de MejoraContinua y Tecnología de la Información, no se contemplan los riesgos identificados, nise encuentra expresada la valoración del riesgo en la planeación de la administración delos riesgos, a fin de reducir el efecto negativo y alertar a la entidad respecto de suadaptación a los cambios, más aun cuando la reorganización interna, y; los nuevossistemas y tecnologías constituyen un riesgo potencial.

La Directora Nacional Jurídica Aduanera, mediante memorando SENAE-DNJ-2012-0324de 8 de noviembre de 2012, manifestó:

"... Para mejorar la gestión jurídica en las Direcciones Distritales de Cuenca yHuaquillas se ha procurado brindar el apoyo con abogados de la Dirección NacionalJurídica Aduanera, sin embargo, una solución a largo plazo implica necesariamente laestructuración de departamentos jurídicos; ... Al respecto, la Subdirección General deGestión Institucional ha sido informada respecto a la importancia de este requerimiento,obteniendo la apertura del caso, por lo que la atención dependerá de la disponibilidadpresupuestaria.- La Dirección Nacional de Asesoría Jurídica, como proceso habilitante,con función eminentemente adjetivo dentro de la estructura ..., podemos señalar comoriesgos potenciales, principalmente aquellos relacionados con el talento humano. Puestoque la labor es intelectual, con un alto componente de experiencia..., la alta rotación ydesvinculaciones, resultan en un riesgo cuya mitigación escapa al alcance de la estaDirección; sin embargo, se ha realizado las gestiones pertinentes... para que sed garrolle mecanismos que permitan mitigar estos riesgos..."


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Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 55

De lo expresado por la Directora Nacional Jurídica Aduanera, y del análisis de la plantilla 5

del GPR 'Evaluación de Riesgos 2012', se desprende lo siguiente:

5

Este componente no se ha identificado en el PAC; sin embargo, en algunosproyectos se ha configurado el riesgo "Falta de personal CAUSARÍA...", que no 5contempla una estrategia de gestión para su mitigación.Dos de los riesgos identificados son similares; notando que la denominación delriesgo no es un nombre concreto, como señala la Guía de llenado de la informacióndentro de la herramienta GPR, confundiéndose con la descripción.

La información proporcionada para el análisis de la Evaluación del Riesgo de la entidades limitada, ya que no todas las áreas han identificado los factores a los cuales sonvulnerables, ni se han valorado en todos los casos dichos factores, debido a laimplementación de la herramienta Gobierno por Resultados (GPR), en plazos reducidos,lo cual dificultó recopilar toda la información a nivel nacional, y realizar un análisis 5completo sobre la identificación, valoración y respuesta al riesgo determinado por cada .5unidad administrativa.

Las observaciones citadas están relacionadas con las NCI 300 Evaluación del riesgo,300-01 Identificación de riesgos, 300-02 Plan de mitigación de riesgos, 300-03Valoración de los riesgos, y 300-04 Respuesta al riesgo.

Conclusión 5

5Los tiempos previstos para adecuarse a esta nueva concepción de gobierno por resultados,ha ocasionado que no se hayan identificado con mejor precisión los riesgos, así como laelaboración de un plan de mitigación con respuestas que ayuden a reducir o evitar los 5riesgos.

5

Recomendaciones

Al Director de Planificación y control de Gestión Institucional

Reportará a la Dirección General los controles realizados continuamente en laherramienta Gobierno por Resultados, en el que incluirá la elaboración de un plan demitigación para los riesgos identificados, disponiendo la aplicación de procedimientosque aseguren el cumplimiento del proyecto y sus resultados.

Revisará y perfeccionará la matriz de riesgos institucional en la medida en que sevaya analizando el comportamiento de los riesgos identificados.

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ACTIVIDADES DE CONTROL

Separación de funciones y rotación de labores

De la revisión pertinente en varias Direcciones Distritales, se observó en las acciones depersonal emitidas para asignar funciones adicionales a los servidores, en la casilla deEXPLICACIÓN, un texto que invoca la norma de control interno derogada 140-02, cornose describe a continuación:

"...EN SUJECIÓN A LO QUE ESTABLECE LA NORMA DE CONTROL INTERNOQUE SON APLICADAS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL SECTORPÚBLICO QUE SE ENCUENTRAN BAJO EL ÁMBITO DE COMPETENCIA DE LACONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO NORMA 140- 2, PÁRRAFO 4 DONDEMENCIONA NINGUNA PERSONA DESEMPEÑARÁ SIMULTANEAMENTE MÁS DEUN CARGO DE LA MISMA INSTITUCIÓN, EXCEPTO AL CARECER DE PERSONALSUFICIENTE. AL SERVIDOR ARRIBA INDICADO SE LE ASIGNAN ADEMAS DE SUSFUNCIONES HABITUALES LAS FUNCIONES DE... EN EL ÁREA..."

Latacunga y Esmeraldas

Accióndepersonal

Fecha de laacción

RigePuesto

Situaciónpropuesta

FuncionesAsignadasDesde Hasta

3417 2011-08-09 2011-08-09 2011-09-02TécnicoOperador

Control de ZonaPrimaria/Aforo

Área AforoUniversal

Cuenca

Acción dePersonal

Fecha de laacción

RigePuesto

Situaciónpropuesta

FuncionesAsignadas

Desde Hasta

0079 2012-01-20 2012-01-20 no indica OficinistaAdministrativoFinanciero

Oficinista

1179 2012-06-11 2012-06-11 2012-06-22 OficinistaAdministrativoFinanciero

TécnicoOperador

1253 2012-06-22 2012-06-25 2012-07-20 OficinistaAdministrativoFinanciero

TécnicoOperador


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Manta

AccióndePersonal

Fecha deacción

RigePuesto

Situaciónpropuesta


1554 2010-07-28 2010-07-30 no indicaTénicoOperador

Dirección deDespacho yControl de ZonaPrimaria

Control deZona Primaria


Control de ZonaPrimaria/Aforo

Área Aforodocumental


Control de ZonaPrimaria

GuardalmacénJefe

0402 2012-02-22 2012-02-23 2012-02-23TénicoOperador

Control de ZonaPrimaria/RecepciónDocumental

Oficinista

Puerto Bolívar


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ADUANADE1,ECUADOR



AccióndePersonal

Fecha dela acción

RigeSituación

FuncionesasignadasDesde Hasta

Puesto


ExportacionesAforoUniversal


Zona Primaria

TénicoOperador enRegímenesEspeciales


Zona PrimariaAforoUniversal

1080 2012-05-23 2012-05-23 2012-05-24 TécnicoOperador

Jefe dei.0Documentación

y Archivo

Técnico deGestión frcobranzas ygarantías 2


RegímenesEspeciales yGarantías

Exportaciones


RegímenesEspeciales yGarantías

Exportaciones


ExportacionesAforoDocumental

Loja - Macará

Acción depersonal

Fecha deAcción

RigePuesto

.Situación FuncionesasignadasDesde Hasta

0818 2012-03-28 2012-04-02 2012-04-13Técnico Aforo RegímenesOperador Física Expeciales


AforoFísica

AforoDocumental

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5ADUANADEI.ECUADOR



Acción dePersonal

Fecha deacción

RigePuesto

.,Situación


0188 2012-01-23 2012-01-23 no indicaTécnicoOperador

AforoFísico

RegímenesEspeciales


AforoFísico

AforoDocumental

El referido texto hace referencia a una Norma de Control que no se encuentra vigente;por haber sido derogada mediante las Normas de Control Interno, publicadas en elregistro oficial 87 de 14 de diciembre de 2009.

De forma complementaria a la asignación de funciones adicionales, mediante acciones depersonal, se evidenció en la Dirección Distrital de Puerto Bolívar, que el DirectorDistrital asigna perfiles adicionales a través de un memorando dirigido al servidor,refiriendo el "Manual Específico para la solicitud, asignación, creación y modificaciónde perfiles operativos de usuarios internos", de septiembre de 2010, que consiste enconceder los privilegios en el sistema, para el cumplimiento de las nuevas tareas, como sedetalla a continuación:

Memorando FechaServidor ausentepor uno o másdías

Servidorreemplazante

Perfilesadicionales

DDP-0067 2012-04-04Regímenesespeciales y ZonaPrimaria

Exportaciones Zona Primaria

DDP-0086 2012-04-13

Por ingresoinventariosbodegas al sistemainformático

Exportaciones Zona Primaria

DDP-0141 2012-05-28 Zona Primaria Zona PrimariaRegímenesEspeciales

DDP-0164 2012-06-14 Aforo Universal Exportaciones Aforo

DDP-0167 2012-06-15 Zona Primaria Zona PrimariaRegímenesEspeciales

DDP-0174 2012-06-19 ExportacionesDirectoraDespacho

Exportaciones

DDP-0177 2012-06-21 Aforo Universal Zona Primaria Aforo

5555

55

55

5

55

555555

5

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En el oficio de asignación se invoca lo referente a Políticas y consideraciones generales,literal j), numeral 2 que señala: "Asignación de funciones adicionales dentro de la mismadirección", mismo que se copia al Director Nacional de Talento Humano, y al analistainformático del distrito.

Esta asignación de funciones adicionales con perfiles adicionales, no se enmarca en larotación o intercambio de tareas, señalada en la NCI 401-01, como una práctica sana paramejorar el ambiente de control, es decir trasladar una determinada actividad que realizaun servidor, para que la desempeñe otro servidor, siempre y cuando no sea incompatible,incrementando la carga de trabajo para los servidores, debido a la falta de personalsuficiente, ya que no existe en la entidad un plan o cronograma que defina los puestos endonde sea necesario aplicar la rotación sistemática de labores, entre quienes desarrollanfunciones afines, sin afectar la segregación de responsabilidades de autorización,ejecución, registro y custodia.

Adicionalmente se evidenció la falta de un guardalmacén en las Direcciones Distritales deEsmeraldas (con bodega propia), y de Tulcán (sin bodega propia), siendo manejada lamercancía retenida de terceros por un servidor con cargo de oficinista, para el caso deEsmeraldas; y por 6 miembros de la Unidad de Vigilancia Aduanera, en el distrito deTulcán, que rotan cada uno, semanalmente, en una bodega provisional de 20 metroscuadrados, que funciona en la planta baja del edificio que sirve de comedor y dormitoriosde estos servidores, bajo el mando del Director de la Zona 1 de la UVA, hasta que sellena y es trasladada parte de la mercancía a las bodegas privadas de almacenamientotemporal, como lo expresa el mencionado Director de Zona en memorandoSENAE-UVAT-2012-0900-M de 26 de agosto de 2012; debido a que no existenprocedimientos que esbocen y cuiden la separación de funciones incompatibles,ocasionando en estos casos que un mismo servidor participa al menos en tres de ellas:registro, custodia y control. Lo expuesto también está relacionado con la NCI 401-01,antes mencionada.

Conclusión

La escasez de personal en los distritos, y la falta de procedimientos no permiten unacorrecta asignación de tareas y responsabilidades, y por ende una adecuada rotación delabores.

Recomendaciones


12. Diseñará y difundirá procedimientos para actuar en estos casos, cuidando de que los


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servidores solo puedan realizar funciones compatibles.

13.Circulará a los niveles de dirección y jefatura, solicitando que diseñen, como unaactividad de control, y de creerlo conveniente, la rotación de las tareas de los servidoresbajo su dependencia, entre funciones afines, de acuerdo a un plan, determinando elperíodo de aplicación.

Administración Financiera.- PRESUPUESTO

Control previo al devengado

El área Financiera no efectúa controles aleatorios sobre la existencia del proveedor y delservicio que presta, como visitar el establecimiento comercial y confirmar su actividadcomercial y participación en los diferentes procesos de contratación a través de ínfimacuantía, en base a la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública; observación queguarda relación con la NCI 402-03 Control previo al devengado.

Lo expuesto se debe a la falta de rigor al momento de ejercer el control previo,produciendo que no haya una total transparencia en el manejo de documentos, lo queimpide una leal competencia entre proveedores.

Conclusión

La falta de rigor al momento de ejercer el control previo, causa que no haya una totaltransparencia en el manejo de documentos, impidiendo una leal competencia entreproveedores.

Recomendación

A la Directora de Contratación Pública

14. Dispondrá la verificación aleatoria de los documentos presentados por losproveedores registrados en los cuadros de cotizaciones, a fin de comprobar la existenciafísica, ubicación y lugar, constatar números telefónicos, RUC, correos electrónicos, antesy después de la invitación para participar en los procesos de ínfima cuantía.

Administración Financiera.- TESORERÍA

Verificación de los ingresos

Diariamente los servidores encargados proceden a la constatación de los ingresosdepositados en los diferentes bancos corresponsales, por concepto de recaudaciones, en elmódulo de liquidaciones manuales del sistema informático, a fin de verificar que todas las

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liquidaciones pagadas, se encuentren con estatus de confirmadas; no obstante, en losreportes analizados de dicho módulo, se observó que liquidaciones generadas hasta el 20de septiembre de 2012, por un total de 1 374 063,07 USD, se encuentran en estado dehabilitadas, esto es pendientes de pago, como se detalla a continuación:

Liquidaciones manuales en estado de habilitadasDesde el 1 de noviembre del 2011 hasta el 20 de septiembre del 2012

Dirección DistritalTipo deliquidación

Total por añosSuman

2011 2012Quito 1 186 048,41

Importación 391 119,20Exportación 61 822,68Paquetes Postales 27 676,51Multas 565 183,66Rectificación de Tributos 23 219,72Courier 85 029,45Sala de Arribo 31 997,19

Tulcán 15 984,87Multas 15 984,87

Esmeraldas 111 837,38Importaciones 550,83Multas 396,00 110 494,55Rectificación de Tributos 396,00

Huaquillas 60 192,41Importación 60 192 41

TOTAL 1 374 063,07

La Técnico en Cobranzas y Garantías, encargada del área Financiera del DistritoEsmeraldas, mediante memorando SENAE-ADFE-2012-0123-M de 2 de agosto del 2012,manifestó:

"...el Departamento Administrativo Financiero no ha sido informado ni notificado sobrela creación de las liquidaciones manuales que se detallan en el oficio. Todas lasliquidaciones informadas a Financiero, se ha realizado la gestión de cobro, las mismasque están en el sistema como confirmadas...".

Con memorando SENAE-AFFH-2012-0229-M de 2 de julio de 2012, el TécnicoOperador del distrito Huaquillas, responsable de la emisión de las liquidaciones


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manuales, manifestó:

"...Las liquidaciones antes detalladas, fueron ingresadas con el código 59correspondiente a "importación", no necesariamente como tipo DAS; sino a trámitesoriginados por importaciones a consumo de licores, que deben ser declaradas alRégimen 10, pero que el suscrito realizo un cálculo dando cumplimiento a lo dispuesto enlos Boletines SENAE, emitidos por la Dirección General de la SENAE y por ende segeneró una liquidación complementaria para cada uno de los refrendos, por cálculo delICE.- Las liquidaciones manuales complementarias de importación llevan atadas unnúmero de refrendo, mientras que las liquidaciones manuales por concepto de DAS, nollevan atado ningún número de refrendo.- 1. En las declaraciones aduaneras a régimen10 a consumo de las mercancías que declaren bebidas alcohólicas, el Agente de Aduanadeclara en DAU "C", el impuesto a los consumos especiales ICE, que les correspondencancelar para este tipo de mercancías, pero al momento de liquidar el trámite el sistemano lo calcula, citando 2 casos a continuación. 2. DAU's con refrendo 082-11-10-007775,liquidación complementaria de importación (082-2012-59-000367) y082-12-10-002815, liquidación complementaria de importación (082-2012-59-002625),con canal de aforo documental, en las cuales se puede observar en la liquidación que elAgente de Aduana genera la DAU "C", los tributos por concepto de ICE, pero que unavez revisado el trámite por el área de Aforo Universal, el sistema no valida el ICE en laliquidación final. 3. Por lo que los funcionarios responsables de la revisión de lasdeclaraciones que contengan mercancías de Bebidas Alcohólicas, en aplicación de la Leyde Fomento Ambiental y Optimización de los Ingresos del Estado publicada en elRegistro Oficial N° 583 del 24/11/2011; y que en Boletín N° 51 SENAE del 05/03/2012,indica que se realizara el cálculo mediante el uso del cuadro Excel adjunto, paraestablecer el monto a pagar por los tributos ICE al consumo de bebidas alcohólicas porítem, es por esta manera que se debe generar una liquidación complementaria deimportación por este rubro y también relacionados con Boletines SENAE N° 2 del03/01/2012; N° 38 del 15/02/2012; N° 51 del 05/03/2012; y Resolución N°NAC-DGERCGC11-00461 del Servicio de Rentas Internas publicada en el RegistroOficial N° 608 del 30/12/2011, indicando además que está metodología debe ser aplicadade forma estandarizada para todos los Distritos del País...".

En tanto, el Técnico en Gestión de Cobranzas y Garantías responsable del área Financieradel Distrito Huaquillas, en memorando SENAE-ADFH-2012-0080-M de 27 de junio del2012, indicó:

...en base a la información registrada en el módulo de liquidaciones manuales delsistema informático de la entidad, en que diariamente procedo a la constatación de losingresos depositados en los bancos corresponsales, por concepto de recaudacionesgeneradas por Declaraciones Aduaneras Simplificadas DAS, multas, reliquidaciones,tasas, a fin de verificar que todas las liquidaciones manuales pagadas en los Bancos, se

-wntren con estatus de canceladas a fin de que el funcionario que las emitió pueda

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confirmadas (le dé el seguimiento pertinente).- En el módulo de las liquidaciones... quese encuentran pendientes de pago, es decir permanecen en estado de "emitida".- Lasliquidaciones antes detalladas, frieron ingresadas con el código 59 correspondiente a"importación", no necesariamente como tipo DAS; sino a trámites originados porimportaciones a consumo de licores, que deben ser declaradas al régimen 10, pero que elfuncionario de Aforo Universal, ..., realizó un cálculo y liquidación complementariaatada a cada uno de los refrendos, por ajuste de liquidaciones...".

Lo expuesto se debe a que no ha existido una supervisión apropiada para detectar a nivelnacional las declaraciones pendientes de recaudación, retardando su ingreso a las arcasfiscales.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 403-04 Verificación de losingresos.

Conclusión

La falta de seguimiento en el sistema, por parte de un nivel de supervisión, ha ocasionadoque no se recauden con oportunidad, los valores por concepto de tributos y multas.

Recomendación

A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos

15. Dispondrá a los servidores responsables de las áreas Financieras de los distritos,realizar las gestiones necesarias, a fin de proceder al cobro inmediato de los valores quese mantienen pendientes en el módulo de liquidaciones manuales del sistema informático,generando reportes e informando las novedades.

Medidas de protección de las recaudaciones

Los servidores de la Dirección de Despacho y Zona Primaria y los miembros de laUnidad de Vigilancia Aduanera del distrito Tulcán, que durante el período sujeto aanálisis, han prestado servicios en los puntos de control del Puente de Rumichaca,recaudan dinero en efectivo por concepto de tributos, los que mantienen en su poderdurante la jornada laboral, en canguros que portan atados a su cintura, sin adoptarsemecanismos de seguridad, como guardar el dinero en la caja fuerte que existe en esaoficina; posteriormente proceden a transportarlo sin seguridad hasta las oficinas delDistrito, para entregarlo a la servidora del área Financiera, quien luego de la revisióndocumental que respalda el efectivo receptado, efectúa el depósito en la entidad bancaria.De no ser posible efectuar el depósito el mismo día, la responsable de Financiero guardael dinero en el archivador aéreo del departamento.


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Memorando Nro. SENAS-DNA-2012-1173-M


Cabe señalar que el servidor responsable lleva el dinero recaudado los fines de semana, asu domicilio, manteniéndolo en su poder hasta entregarlo a la servidora de Financiero, elsiguiente día hábil.

El Inspector de Vigilancia Aduanera 2, encargado de efectuar la recaudación tributaria enlas oficinas del DAS de Tulcán, indicó:

...Una vez realizado el cálculo de tributos, el usuario firma el informe de aforo y serecibe el dinero de la liquidación, entregándole el Declaración Aduanera Única —DASRumichaca, con el status de PAGO AUTORIZADO.- Al final del turno se realiza elreporte de recaudaciones y se entrega el dinero en el Departamento Financiero delDistrito en la ciudad de Tulcán... para que sea depositado en el banco..." sic.

No se halló evidencia documental sobre disposición administrativa relacionada con lautilización de la caja fuerte para guardar el efectivo recaudado y la necesidad de custodiadurante el traslado del efectivo.

De igual manera, miembros de la Unidad de Vigilancia Aduanera que laboran en elDestacamento de Chacras de la Dirección Distrital Huaquillas, guardan el dinero enefectivo recaudado, en el cajón bajo llave del archivador, sin utilizar una pequeña cajafuerte asignada al área, por estar dañada. Al término de la jornada el servidor traslada eldinero a su habitación, hasta el día siguiente en que es depositado en el Banco Pichinchade la ciudad de Huaquillas, por el mismo personal de la UVA, utilizando el vehículodestinado a patrullaj es.

La ausencia de claras disposiciones sobre el manejo y control del dinero en efectivorecaudado en los distritos de Tulcán y Huaquillas, produce riesgo en la custodia ytransporte de las recaudaciones.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 403-05 Medidas de protecciónde las recaudaciones

Conclusión

La falta de medios de seguridad corno cajas fuertes, e instrucciones apropiadas, ocasionanuna ineficiente custodia del dinero efectivo, expuesto a riesgo de pérdidas, en los distritosde Tulcán y Huaquillas.

Recomendación

A los Directores Distritales

16. Dispondrán que se verifique el estado de las cajas fuertes, para que el dinero



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Memorando Nro. SENA E-DNA-2012-1173-M


permanezca guardado bajo llave hasta su traslado a las oficinas o dependencias bancarias,procurando que éste sea con el acompañamiento de miembros de la empresa deseguridad.

Pagos a beneficiarios

El 18 de enero de 2010, la ex jefe de Documentación y Archivo del distrito Tulcán,solicitó autorización al Director Distrital para sacar copias con un proveedor externo quebrinda servicios de fotocopiado, para atender requerimiento urgente de la Fiscalía dePichincha, Unidad de Lavado de Activos, de copias certificadas de 483 trámites deexportación.

El 28 de enero de 2010, el Gerente Distrital de Tulcán solicita a la unidad ejecutora enQuito, la emisión de la certificación presupuestaria, lo que es insistido en diferentesfechas, mediante correos electrónicos enviados por la ex Administrativa Financiera deTulcán; sin embargo, es recién el 24 de septiembre de 2010 que se emite certificaciónpresupuestaria por 600,00 USD con cargo a la partida 530299 para la reproducción dedocumentos.

El 14 de octubre de 2010 se remite el trámite para el pago, a la Subdirección de ApoyoRegional, Unidad Ejecutora para esa jurisdicción, mismo que es devuelto el 22 de octubrede 2010 a la ex Administrativo Financiero, haciendo referencia a un valor de 372,00USD, observando entre otros aspectos, la diferencia de tiempo entre la solicitud de laFiscalía, 16 de noviembre de 2009, y el pedido de autorización el 18 de de enero de 2010;y el retraso de 8 meses en la emisión de la certificación presupuestaria.

La primera de las observaciones es justificada por el Director Distrital, dentro del procesoinvestigativo de Asuntos Internos, al indicar que el oficio de la Fiscalía ingresa a laSecretaría General de la Dirección General en Guayaquil, el 24 de noviembre de 2009, yes derivado al Distrito Tulcán el 18 de diciembre de 2009, en que el Gerente ordenabuscar la información solicitada, lo que se culmina el 18 de enero de 2010; sin embargolas gestiones posteriores para que se realice dicho pago, no han tenido resultadosfavorables.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 403-09 Pagos a beneficiarios.Los hechos narrados se originaron por la falta de voluntad para resolver losincumplimientos de formalidades previo al pago, lo que no permite cumplir lasobligaciones con terceros, afectando la imagen de la entidad.

Conclusión

La falta de un nivel de supervisión sobre las unidades ejecutoras, no permite detectar yda solución a obligaciones pendientes a proveedores de bienes o servicios, afectando el



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buen nombre de la entidad.

Recomendación


17. Dispondrá que se elabore un instructivo con disposiciones a los administrativosfinancieros de las Unidades Ejecutoras para que se solicite reportes a los distritos de sujurisdicción sobre las obligaciones pendientes, y se estudien las soluciones en conjunto,para su cumplimiento.

Flujo de caja en la programación financiera

De la evaluación al área de Tesorería se evidenció la falta de un Flujo de Caja, acorde a lodispuesto en la NCI 403-11 Utilización del flujo de caja en la programación financiera,sobre lo cual el Tesorero expuso en memorando SENAE-JAC-2012-0600-M de 30 dejulio de 2012:

"...elaborar un Estado de Flujo de Caja para nuestra institución no procedía por lassiguientes razones: Pasamos a ser parte del Gobierno Central.- A partir del 01 de enerodel 2011, el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador (antes Corporación AduaneraEcuatoriana), pasó a formar parte de las instituciones que pertenecen al GobiernoCentral, por lo cual, todo lo que tenga relación con los recursos de fuentes de ingresosfiscales (Fuente 001), lo realiza el mismo Ministerio de Finanzas, por lo cual no serealizan programaciones de los flujos de ingresos y gastos de esa fuente, en virtud de quetodas las obligaciones que serán canceladas por la dicha Fuente se encuentradebidamente financiada a través del Presupuesto General del Estado.- Para el año 2012,el SENAE se encuentra financiado en un 90% con ingresos de Fuente 001 y apenas un10% con ingresos de Fuente 002, por lo cual resulta inaplicable el desarrollo de unEstado de Flujo de Caja para evaluar únicamente un ingreso que equivale a dichaproporción, entendiéndose que el financiamiento se encuentra claramente establecido yel único problema de flujo de efectivo provendría de que el Gobierno Central no haenviado los recursos necesarios para atender las obligaciones.- Las reuniones que serealizan semanalmente corresponden al análisis de prioridades del pago que se realizapor parte de la Dirección Nacional de Capitales y Servicios Administrativos, por cuantoes necesario analizar cuáles son las necesidades por criterio de vencimiento,obligatoriedad y disponibilidad existente.-... En virtud de que el Servicio Nacional deAduana del Ecuador, solo maneja el flujo de ingresos provenientes de la Autogestión, yal no mantener un flujo de ingreso por aporte de accionistas ni de financiamiento, el frujode ingreso que se maneja es únicamente el de Fuente 002.- Con fecha 02 de febrero del2012, en reunión realizada en la Dirección Financiera Aduanera, se dispuso que todoslos ingresos recaudados por Fuente 002, sean destinados únicamente para cubrir los

crpromisos generados por los contratos CUPIA y la Remodelación del Edificio de la•

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Dirección Distrital Guayaquil.- No existe herramienta informática para la elaboracióndel Estado de Flujo de Caja.- El modelo conceptual del sistema de administraciónfinanciera adoptado por las entidades que conforman el Gobierno Central, tiene como suprincipal característica la centralización contable, la administración de la cuentacorriente única, es decir, la centralización de los recursos públicos, la descentralizaciónpresupuestaria, dirigida por el Ministerio de Finanzas, en el cual se emiten los políticas ynormas.- Este modelo organizacional agrupa la información utilizando una plataformatecnológica en WEB, que permite la generación de la información financiera automáticaa través del registro de los hechos económicos en la etapa de ejecución presupuestaria,obteniendo una contabilidad centralizada para todo el gobierno central, fundamentadoen los Principios y Normas de Contabilidad Gubernamental vigentes.- Por lo expuesto, eleSigef, no contempla la posibilidad de cada entidad emita estados financieros, sinoúnicamente información sobre los saldos de las cuentas que utiliza.- Cumplimientoperiódico y constante de las disponibilidades efectivas de fondos.- Pese a lasexplicaciones realizadas con anterioridad se mantuvo la recomendación señalada, por loque esta Jefatura y la Dirección Financiera Aduanera continuaron realizando lasreuniones periódicas para realizar los controles debidos de las disponibilidades...-.

Lo expuesto por el servidor ratifica la observación en cuanto a la no utilización de laherramienta flujo de caja para la programación financiera, lo cual no permite tener unaprevisión sobre los fondos que la entidad obtendrá durante el ejercicio fiscal.

Conclusión

La entidad no utiliza para la elaboración de su programación financiera flujos de caja, locual no le permite tener una previsión sobre los flujos de recursos que tendrá durante elejercicio fiscal.

Recomendación


18. Dispondrá la elaboración del flujo de caja para los recursos financieros que prevea laentidad, a fin de que sirva como herramienta de programación financiera.

Control y custodia de garantías

En las Direcciones Distritales de Quito y Tulcán, los documentos originales de lasGarantías específicas, se encuentran anexados a cada uno de los expedientes queampararon su emisión; y custodiados en archivadores bajo llave, en un área común paralos servidores que efectúan tareas concernientes a las áreas de Aforo Documental yFísico, Regímenes Especiales y Garantías, Despacho, Control de Zona Primaria,,

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Exportaciones, Secretaria General y Archivo.

En la Dirección Distrital de Esmeraldas las garantías originales son archivadas por ordende vencimiento en una carpeta que permanece en el escritorio de la servidora responsablede Garantías y Regímenes Especiales.

El servidor responsable del área de Garantías, en Tulcán, en memorandoSENAE-REGT-2012-0065-M de 24 de septiembre del 2012, indicó:

"...Sobre la custodia y seguridad me permito indicar que las garantías aduaneras seencuentran archivadas en el mueble de oficina designado para esta Unidad, que tieneseguridades físicas como son: llave de cada uno de los compartimientos, en las mismasse encuentran organizadas y ordenadas por régimen aduanero, fecha de vencimiento...".

El Instructivo de trabajo sobre el Manejo Operativo de Garantías Específicas del SENAEseñala, entre los procedimientos que debe aplicar el responsable de la custodia deGarantías:

"...Ordena las garantías originales recibidas por entidad emisora y por fecha devencimiento y las almacena en una caja fuerte...".

La falta de procedimientos estandarizados en armonía con el sistema informático dereciente implementación y con el nuevo marco legal que rige a la entidad, ocasiona quelos servidores en las diferentes dependencias, manejen las garantías en atención a sucriterio personal.

En cuanto al control de vencimientos, se pudo evidenciar que en el Distrito de Aduana deEsmeraldas, las Garantías numeradas desde la 1007070 hasta la 1007074, emitidas porColonial Compañía de Seguros y Reaseguros S.A., a favor del importador Acería delEcuador C.A. - ADELCA, por un monto total de 1 042 709,55 USD, fueron notificadassobre su vencimiento al Operador de Comercio Exterior, a través de oficioSENAE-DDE-2012-0238-OF, de 29 de mayo de 2012; y al representante legal de laCompañía de Seguros, mediante oficio SENAE-DDE-2012-0242-OF, de 31 de mayo de2012; esto es, después de cinco y siete días de su caducidad. Aunque al corte de nuestraacción de control, dichas garantías se encuentran renovadas, se hace notar la existencia deun riesgo de control, debido a que no se notificó oportunamente a los usuarios, respecto alvencimiento de las garantías.

La falta de cuidado para detectar con oportunidad los vencimientos de las garantías,ocasiona que, eventualmente, las obligaciones incumplidas de los operadores se quedensin,respaldo.

cr,

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Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 403-12 Control y custodia degarantías

Conclusiones

La falta de procedimientos estandarizados en los diferentes distritos ocasiona que losservidores, manejen las garantías en atención a su criterio personal, de igual forma elcontrol de los vencimientos de las garantías, puede causar que la entidad quededesprotegida ante un incumplimiento de parte de los operadores de comercio exterior.

Recomendaciones


Gestionarán la adquisición de cajas fuertes, que serán utilizadas por los servidores delárea de Garantías, para custodiar en debida forma los documentos originales, presentadospor parte de los OCE, anexando una copia a cada expediente.

Dispondrán a los servidores encargados de la custodia de Garantías, generen ypresenten un reporte mensual de las pólizas que vencerán en dicho mes, informando lasnotificaciones efectuadas a los operadores para su renovación.

Administración Financiera.- CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Formularios y documentos

La mercancía de terceros retenida por diferentes causas, genera un ingreso a bodega,hasta que el operador demuestre la propiedad, legalidad y veracidad de la misma, ycumpla con el pago de tributos; en cuyo caso, se formulará un egreso de bodega, mismoque también funciona en el evento de una donación, subasta o para ser destruidos. Estosmovimientos se formalizan mediantes actas de entrega recepción.

En el distrito Quito (Bodega de Calderón) se verificó actas de entrega recepción pormanejo de las referidas mercancías, sin número; mientras que en los otros distritosexaminados, las actas tienen un número asignado manualmente, es decir, no esprenumerado.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 405-07 Formularios ydocumentos y se produjeron por la falta de atención y de instrucciones para el manejo delas bodegas de de terceros, ocasionando que los formularios utilizados para el ingreso y .egreso de mercancías no cumplan con la formalidad de la prenumeración.

Conclusión1;


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Documenlo generado por Capo',



La ausencia de formularios estandarizados y prenumerados no permite un control yseguimiento apropiado de la mercancía de terceros.

Recomendación


21. Coordinará con las áreas involucradas el diseño de un formato estandarizado deingreso y salida de bodegas, debidamente prenumerado, considerando las firmas deresponsabilidad de la cadena de valor en función de la naturaleza de la operación; einstruirá que los formatos de salida hagan referencia al número del comprobante deingreso correspondiente.

Administración Financiera.- ADMINISTRACIÓN DE BIENES

Unidad de administración de bienes

De la evaluación realizada a la Unidad de administración de bienes se detectaron lassiguientes observaciones:

No se incluyen controles (claves) en los procesos para la administración de losbienes muebles e inmuebles, pues, eventualmente, las operaciones o transaccionesno son registradas oportunamente en el sistema, citando a manera de ejemplo, loseventos de cambios de custodio o traspasos observados en diferentes direccionesDistritales, cuyas actas no se remiten al área de Control de Bienes; o certificacionesde actas por parte de esta área, que no son remitidas a los custodios en su debidomomento. Por tanto, el flujo de información no es el más adecuado, ocasionandoque al momento de realizar constataciones físicas, se detecten casos de bienes concustodios diferentes o ubicados en otras áreas.A pesar de contar con un Manual de Procedimiento para el Inventario, Verificacióny Manejo de Activos Fijos, aprobado en junio de 2007, y otras disposicionesimpartidas por la máxima autoridad, no se han definido políticas de seguimientointerno, que permitan precisar si las actividades a ejecutar se están cumpliendo, estoes a corto, mediano y largo plazo; así como, identificar acciones de mejoramiento, esdecir, no se establecen indicadores para medir la gestión del área, ni se evalúaperiódicamente las necesidades para mantener actualizada su estructura, debido aque no se ha prestado la atención necesaria a la unidad, produciendo que lainformación generada no haya sido de mayor utilidad.No se definen claramente las responsabilidades ni son conocidas por el personal delárea, debido a que no existe un manual de funciones, ocasionando que no se hayanseparado debidamente las tareas.



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Ausencia en medidas de protección y seguridad para los bienes, como por ejemplouso de cordones de seguridad para laptops, puertas cerradas de los accesos, etc., debido ala falta de previsión, ocasionando peligro de pérdida o destrucción.El área de Control de Bienes cuenta con un sistema informático que no permitemantener un registro adecuado sobre los aspectos claves del proceso de administración ycontrol de bienes; entre ellos la depuración de códigos, ubicación de bienes, actualizaciónde la información, y generación de reportes y formatos con numeraciones pre impresas,lo que no ha permitido contar con información histórica confiable.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-01 Unidad deadministración de bienes. En relación a los hechos anotados el Jefe de ServiciosGenerales y Control de Activos Aduaneros, a través del memorandoSENAE-JSG-2012-0132-M, indicó:

... Todas las compras que realice el SENAE a partir del 01 de Enero de 2012, seregistrarán y validarán en el Módulo de Bienes y Existencias, con los comprobantesÚnicos de Registro (CUR'S)...- El sistema informático del Ministerio de Finanzas tienependiente todavía procesos para finalizar su implementación, los mimos que siguen sudesarrollo con las observaciones que realizan los funcionarios de la Capacitación aNivel Nacional...- La Unidad de Control de Bienes deberá registrar los bienes de laInstitución...hasta Marzo de 2013...se necesita crear un registro individual para cadabien...el proceso podría requerir un poco más de tiempo...esta Jefatura se encuentraelaborando un cronograma tentativo para de esta manera llegar hasta la fechaindicada..."

Lo expuesto por el servidor denota la predisposición de la entidad a tomar accionescorrectivas lo cual ratifica lo comentado.

Conclusión

La falta de una adecuada estructura organizacional para la administración de bienes, noha permitido delinear y delimitar las acciones que deben realizar cada uno de susservidores, para lograr sus objetivos de salvaguarda de los recursos, de una maneraeficiente y efectiva.

Recomendaciones


22. Analizará, en conjunto con el Director Nacional de Mejora Continua, los procesosestablecidos en el sistema de bienes y existencias creado por el Ministerio de Finanzas,para estructurar procedimientos específicos internos, idóneos a nivel nacional, que se4

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sujeten a la estructura organizacional de la entidad.

Presentará, a través de la Dirección Administrativa Aduanera, informes periódicossobre las gestiones realizadas, como actas generadas, actas remitidas a las DireccionesDistritales, dentro de un tiempo de atención programado para la recepción y su despacho,bienes constatados, bienes dados de baja, y demás funciones inherentes al área;verificando que las actas cumplan con los requisitos de ley.

Elaborará, a través de la Dirección Administrativa Aduanera, políticas dirigidas alpersonal asignado para la vigilancia, sobre las medidas de protección y seguridad de losbienes de uso común, y los de uso individual que se encuentren en las dependencias,considerando las horas no laborables.

Cuidará, con el concurso de la unidad de Servicios Generales, a nivel nacional, deaplicar procedimientos para dotar, de forma oportuna, de las seguridades físicas,adicionales como: candados, cerraduras, alarmas, claves, reforzamiento de puertas yventanas de acceso, muros, a fin de salvaguardar los bienes de fácil transportación oportátiles, en las horas no laborables.

Al Director Administrativo Aduanero

Dispondrá a los servidores asignados en los Distritos, la entrega de informaciónperiódica, que deberá ser validada con el área de Control de Bienes.

Establecerá metodologías para evaluar la aplicación del manual interno, y elconocimiento de la normativa vigente relacionada al control de los bienes, así comoprocedimientos que permitan controlar y evidenciar las acciones tomadas, posterior a lasreuniones mantenidas, con el objeto de medir su cumplimiento.

Al Director Nacional de Mejora Continua

Mantendrá comunicación con el área de soporte tecnológico del Ministerio deFinanzas, a fin de garantizar la utilidad de la herramienta, de acuerdo a la estructuraorgánica del SENAE, y conocer todas sus bondades.

Planificación

Los procedimientos efectuados para establecer las cantidades a adquirir, de existencias, sebasan en el historial de los requerimientos realizados por las diferentes DireccionesNacional y Distritales, a través del área de proveeduría de la Dirección Administrativa, loque no ha permitido establecer una adecuada planificación previendo mínimos ymáximos de existencias, generando por tanto, adquisiciones en cantidades no apropiadas,



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que producen exceso o desabastecimiento.

Se comprobó en el Sistema de Compras públicas diferencias entre lo asignado y loplanificado en las unidades ejecutoras de la Dirección General y Distrito de Quito,debido a una inadecuada planificación, como se detalla:

Unidades ejecutoras Asignado Total compra planificadaDiferenciaDIRECCIÓN GENERAL23 898 715,868 144 699,57 15 754 016,29DISTRITO QUITO 133 109,86 187 663,48 54 553,62Fuente: Portal de Compras Públicas, fecha de consulta 2012-11-05

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-02 Planificación.

Conclusión

La falta de implementación de procedimientos para establecer máximos y mínimos en laplanificación de las adquisiciones de materiales, no permitió garantizar un suministroadecuado de los mismos durante el ciclo de pedidos a fin de prevenir el exceso y evitar eldesabastecimiento de existencias, conllevando a la generación de diferencias entre losmontos asignados y planificados.

Recomendación


29. Mejorará la metodología, en base a un estudio técnico, para establecer mínimos ymáximos dentro de la planificación, previo a la adquisición de bienes y existencias.

Contratación

Los procesos de contratación no son solicitados, autorizados y ejecutados con la debidaanticipación, a pesar de que en Boletín Interno 2, de 2 de febrero de 2012, se comunicó eltratamiento a seguir al vencimiento de los contratos, observándose que se suscribenAcuerdos de obligaciones, para la contratación de bienes y servicios, mientras se tramitala renovación del contrato original, llegando éstos a operar hasta por 6 meses.

"... En caso de persistir la necesidad de adquirir bienes y/o servicios de contratos queencuentren vigentes, la documentación antes mencionada se deberá remitir con 3 mesesde anticipación al vencimiento del mismo..."


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Corno ejemplo de ello, se citan dos casos detallados a continuación:

Objeto de contrataciónFechaterminacióndel contrato

Fecharequerimientode renovación

Fechapublicaciónnuevacontratación

Prestación de servicio demantenimiento preventivo,correctivo y soporte técnico de launidad de almacenamiento de datosSAN HITACHI modeloTHUNDER 9570V

2012-02-09 2012-01-03 2012-02-09

Servicio de mantenimientopredictivo, preventivo y correctivode generadores eléctricos

2012-05-20 2012-04-04 2012-05-28

La inadecuada aplicación de las disposiciones institucionales causa que no se solicitenoportunamente las renovaciones de contratos, generando un desfase entre la terminacióny la renovación de los contratos.

Adicionalmente no se considera el consumo real, la capacidad de almacenamiento, laconveniencia financiera y el tiempo para su trámite, corno se detectó en la adquisición desuministros (toners) al contratarse por encima de lo que realmente requería la entidadpara abastecer el consumo de las dependencias y distritos, evidenciando que no hubo unanálisis cuidadoso de los rendimientos de tales suministros, en armonía con ladisponibilidad de equipos y con los consumos históricos, produciendo un dispendio.

Un erróneo cálculo de máximos y mínimos de suministros, se pone de manifiesto en labodega de la Dirección General, al existir 61 toners y cartuchos, obsoletos, para baja, losmismos que ascienden a 4 290,19 USD, según detalle:

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Descripción de toner CantidadValor unitarioUSD

Valor totalUSD

HP laser jet Q1338A (4200) 13 148,71 1 933,23

HP laser jet Q1338A (4200) 28 65,52 1 834,56

Cartucho Canon BX-3 20 26,12 522,40

Total para baja 4 290,19

La falta de un análisis técnico previo a la contratación de adquisición de suministros,produce dispendio de recursos.

Las observaciones citadas en el presente comentario están relacionadas con la NCI406-03 Contratación.

Conclusión

La falta de una adecuada planificación y cuidado, ha ocasionado que se contratensuministros en exceso, y que no se renueven oportunamente los contratos conproveedores de bienes o servicios.

Recomendaciones


Dispondrá a las áreas involucradas en el proceso de contratación, que reporten loscontratos que hay que renovar, por lo menos tres meses antes de su vencimiento.

Dispondrá a la Dirección de Contratación que realice el seguimiento a lascontrataciones efectuadas, recordando a los administradores de los mismos con tresmeses de anticipación el trámite respectivo previo a su vencimiento.


32. Previo al proceso de contratación, incluirá en el informe técnico de requerimiento, elanálisis de los consumos reales, en función de los equipos en servicio; y estudiostécnicos, cuando amerite, de los rendimientos del bien o suministro, mismo que sereferirá en el respectivo contrato

Almacenamiento y distribución

Debido al ámbito nacional de la entidad, los bienes adquiridos para uso y custodia de los


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distritos ubicados en otras ciudades diferentes de la oficina central en Guayaquil, noingresan físicamente a la bodega principal en esta ciudad, debiendo para el efecto,trasladarse el servidor delegado de Control Bienes al lugar donde se recibe el bien, comose evidenció en Alta de Bien 2012-013, por entrega de mobiliarios en el Distrito Cuenca,produciendo un retraso en los registros.

Por su naturaleza y facultades, la entidad a nivel nacional, retiene mercancías a losoperadores de comercio exterior que no cumplen con las formalidades aduaneras; por loque requiere contar con instalaciones seguras, ubicadas adecuadamente, y con espaciofísico necesario para su funcionamiento; sin embargo esto no se encuentra solucionado entodos los distritos, observando precariedad en las ubicadas en locales propios oalquilados; y distritos corno Tulcán y Huaquillas, que utilizan los espacios físicos debodegas privadas de almacenamiento temporal, autorizadas por la entidad a guardarmercancías de los operadores, mientras dura el trámite de nacionalización. Por lo que enestos casos, se mezcla la mercancía retenida por la entidad bajo su responsabilidad, con lamercancía legalmente ingresada al país, lo que produce que se pierda el control directosobre ella.

En los distritos de Huaquillas y Puerto Bolívar, se evidenció que no se cuenta consistemas de alarmas o circuito cerrado para la seguridad de las mercancías almacenadas,habiéndose producido un siniestro de robo durante el transcurso del examen, el cual seencuentra en etapa de Indagación Previa.

En las bodegas destinadas a mercancía de terceros, además se almacenan bienes de laentidad, que son retirados del servicio, o que llegan nuevos, y archivo pasivo dedocumentos; mientras que en las dependencias sin bodegas, los bienes puedenpermanecer en pasillos o en lugares improvisados del distrito, ocasionando riesgos depérdida o destrucción.

Las bodegas de Autoridad Portuaria, utilizadas por el distrito de Manta, no sonfuncionales y no reúnen las condiciones que aseguren que la mercancía se va a conservaren buen estado; por lo que se prefiere almacenar en áreas desocupadas del edificio de laDirección Distrital, la mercancía aprehendida.

No existe un procedimiento estandarizado, apropiado para la conservación, seguridad,control, abastecimiento y distribución de los suministros o existencias que administran lasDirecciones Distritales, utilizando diferentes formas de respaldar esta actividad, comocorreos electrónicos con los que el servidor realiza el requerimiento, y en donde suscribela recepción; concluyendo en registros manuales elaborados por el custodio de la bodegade proveeduría, debido a una falta de revisión de los mecanismos de control interno, loque produce confusión y desorden.

Los directivos no han establecido un sistema apropiado para la conservación, seguridad,CX

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ECUADOB



manejo y control de los bienes almacenados en las bodegas, los que no se encuentrandistribuidos técnicamente, ni clasificado de acuerdo a su origen, como: aprehensiones,abandono, decomiso administrativo ni al tipo de bien. Al respecto, con oficioDDQ-ZP-C-2012-017 se informan los avances de la empresa Pamaux contratada para elinventario y organización de los bienes de terceros de las bodegas de abandonos yremates en Guayaquil, Quito y Huaquillas, sobre lo cual aun no hay resultados.

El Guardalmacén o Bodeguero no sustenta con documentos suficientes y estandarizados(acta), su conformidad con los bienes que ingresan y egresan, en lo que se refiere amercancía de terceros, pues se elaboran actas sin numeración, y se describe la mercancíapor lotes o bultos, como se evidencia en acta de entrega recepción de mercaderíadeclarada en abandono definitivo, con fecha 28 de mayo de 2012, según providenciaDDQ-2012-0183-PV, debido a que no existen instrucciones escritas y una buenainducción.

El Guardalmacén no concilia las características de los bienes recibidos con los registradosen la solicitud del área requirente y en el contrato de adquisición, para verificar si seajustan a las especificaciones técnicas solicitadas, existiendo casos de bienes que han sidorecibidos, con defectos; lo que ha llevado a la terminación unilateral de los contratos y ala ejecución de las garantías, debido a una falta de cuidado e instrucciones, lo queproduce desperdicio y reclamos de los usuarios.

En la Dirección Distrital de Cuenca, se determina que el sistema informático no cuentacon una opción que permita consultar las mercancías que caen en abandono, debiendoefectuar el tonteo de los días en exceso, en base a los documentos de transporte, demanera manual a través de una hoja en Excel.

Por ser un proceso manual, existe el riesgo de cometer errores, tal como se describe acontinuación, con manifiestos reflejados en el SICE, de almaceneras no operativas,encontrados en el proceso de inventario, en el Distrito Puerto Bolívar:


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ECUADOR



CODIGOMANIFIESTODOC. DETRANSPORT.

IMPORTADORRÉGIMENESTADO

7011 064-2003-01-000126V34-PBV001 PETER HAUG

ADM.TEMP.CONREEXP.ENMISMOESTADO

NOASOCIADOA DAUALGUNA

7013 064-2002-01-000411PAPB-2 CARTOPELSINRÉGIMEN

NOASOCIADOA DAUALGUNA

Fuente: Memorando No. SENAE-EXPP-2012-0012

No existe armonía al momento de consultar información en el sistema, tanto porservidores, como por usuarios externos, almacenes temporales, citando el caso de DHLEXPRESS (ECUADOR) S.A., contenido en oficio sin número de 8 de marzo de 2012,adjunto a memorando SENAE-DZPA-2012-0258, suscrito por el Director de Control deZona Primaria de Guayaquil, de 2 de noviembre de 2012, en el que expone:

"Que pese a que hemos tratado de obtener información en el sice, para ...cruzar lasguías que están registradas en el sistema aduanero, vs nuestro inventario, el sistema deaduanas no nos ha dado esa información, por la cantidad de guías y carga que se manejaen el deposito" sic.

Los decomisos administrativos efectuados por los servidores de la UVA, en el distritoCuenca, mediante actas de aprehensión muestran dificultades para ser consultados en elsistema para el debido control, por parte de Zona Primaria.

En memorando SENAE-DDZE-2012-0035-M de 11 de julio de 2012 se evidencia que enel distrito Esmeraldas no existe un reporte o una base automatizada de los movimientosde entrada y salida de mercancías.

... el control de entrada y salida se llevaba mediante actas de entrega-recepción alfuncionario designado por la Dirección Distrital par cada caso ..., esto en virtud de queno había un funcionario que realice las funciones de Guardalmacén...".

En memorando SENAE-GUAQ-2012-0027 de 18 de julio de 2012, la Dirección deControl de Zona Primaria del Distrito Quito, indica que existen mercancías retenidas enlos destacamentos Amazonas y Yahuarcocha de la Unidad de Vigilancia Aduanera, queno,han sido trasladadas por falta de peritaje y avalúo.7 •

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No se han implementado controles y restricciones de acceso a las bodegas, para el ingresode terceras personas o ajenas a la entidad, en los casos de revisión de mercancíasrelacionadas con los procesos de subasta, o personal delegado por la fiscalía, incluyendoal personal activo de la institución.

Las deficiencias del sistema informático, falta de infraestructura, de personal, decapacitación y formación, produce improvisación y un inadecuado manejo de las bodegasde mercancías de terceros, observaciones relacionadas con la NCI 406-04Almacenamiento y distribución.

Conclusión

La falta de infraestructura necesaria, de servidores titulares con cargo de guardalmacén, yde tecnología apropiada, y de capacitación adecuada, produce improvisación y uninadecuado manejo de las bodegas de mercancías de terceros, sin cuidar la separaciónadecuada de funciones incompatibles.

Recomendaciones

Al Subdirector de Operaciones

A través del área correspondiente, se gestionará la construcción o alquiler de localesque sirvan de bodega en los distritos que carecen de ellas, y mejorará la funcionalidad delas existentes.

Estandarizará procedimientos para el personal de Despacho y Zona primaria, enrelación a la verificación y control de las mercancías en los almacenes temporales, y enlas bodegas propias.


Desarrollarán procedimientos que permitan llevar un control sobre la entrada y salidade personas y mercancías de las bodegas.

A través del área competente, se estandarizarán y perfeccionarán los sistemas para elingreso y egreso de las mercancías, de acuerdo a su origen de operación: aprehensiones,abandonos, decomiso administrativo, donaciones, subasta, y otros

37. Coordinarán con las áreas involucradas el diseño de un formato estandarizado deingreso y salida de bodegas, debidamente pre numerado, considerando las firmas deresponsabilidad de la cadena de valor en función de la naturaleza de la operación; einstruirá que los formatos de salida hagan referencia al número del comprobante o


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documento de ingreso correspondiente.


Delegará un servidor por dependencia, en casos excepcionales reglamentados, paraque legalice el ingreso de los bienes al momento de su recepción física en otro lugardiferente a la bodega, a quien se le brindará la capacitación necesaria.

Gestionará la asignación de un guardia de seguridad en cada una de las instalaciones,quien llevará un control de bitácora para registrar ingresos y salidas de personas ymercancías.

Gestionará que se estandaricen y perfeccionen los sistemas para un debido control delos bienes de la entidad y de terceros

Instruirá que el bodeguero, en su informe de conformidad, registre cantidad, ycaracterísticas, luego de que el servidor requirente haya dado su aceptación con surúbrica; e informe sobre los casos en que se hayan originado inconvenientes, para la tomade acciones oportunas.

Sistema de registro

Los bienes no son registrados en auxiliares individualizados, o por grupos de bienes deiguales características, y la aplicación informática utilizada para la administración debienes no se encuentra en línea para el control contable tanto de las existencias como delos bienes de larga duración, debido a que el sistema es limitado, y no se ha previsto elregistro manual, asumiendo que los bienes constan en actas de traslado a los servidorespara su uso diario, lo que dificulta la identificación de los registros con valores quepermitan controlar las bajas de los bienes.

Los registros de bienes a cargo de los servidores, en el sistema SIA, no se encuentranactualizados, encontrándose inconsistencias en la constatación física de bienes realizada auna servidora del Distrito Cuenca, debido a que no existen políticas definidas por escrito,lo que no permite que haya una continuidad en los procesos, cada vez que ocurren cambiode servidores.

Los resultados de la verificación física quedan sustentados en actas individuales porpuesto de trabajo, por lo que no sirven de insumo para que el contador concilie con losregistros contables; existiendo si una preocupación en conjunto entre la unidad de Controlde Bienes y Contabilidad, para conciliar saldos año a año, lo que se refleja en memorandoDFI-0497 de 21 de junio de 2012, en el cual la Directora Financiera Aduanera informa ala Directora de Capitales que se ha conciliado los saldos correspondientes al ejercicio2011. Esto se debe a que no existen procedimientos específicos, dejando que los/7'


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servidores procedan de acuerdo a su criterio.

Los bienes obtenidos por comodato, donación y contratos de arrendamiento, no seencuentran codificados por la entidad, debido a que en el sistema de activos fijos no seconsidera una aplicación para el control permanente de los bienes inmuebles, lo cual nopermite obtener información oportuna al respecto.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-05 Sistema de registro

Conclusión

Las deficiencias del área de Control de Bienes inciden en la información que debe recibirel área contable, para realizar un correcto registro y control.

Recomendaciones


Dispondrá al servidor responsable del registro que se lleven auxiliares por unidades ogrupos de bienes de iguales características, con toda la información adicional, tal comoubicación, custodio, estado.

Dispondrá al Contador General que en coordinación con la unidad de Control deBienes aseguren que el sistema a ser implementado por el Ministerio de Finanzas cuentecon una interfase entre los sistemas de bienes y contable, afectando oportunamente lascuentas que correspondan, tanto de los bienes de la entidad como de mercancía deterceros, y por tanto, información en línea.

Designará un servidor de área contable para que al menos 3 veces al año, revise lainformación proveniente de Bienes y de Zona Primaria, y actualice los saldos

Dispondrá que se abran mayores auxiliares de activos fijos, con información deubicación, características, custodio, estado.

Dispondrá al Guardalmacén Aduanero que se revise y depure la informaciónregistrada en el SIA, y sus resultados conciliados con los de las verificaciones físicas,sean remitidos a Contabilidad para la respectiva conciliación con los saldos contables,informando las novedades a la máxima autoridad, para la toma de acciones.

Dispondrá al Contador General que se aperture la cuenta de orden para registrarbienes de larga duración, no considerados activos fijos, con información adicional comoubicación y custodio, tomando como respaldo las actas de control administrativo.



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r



Dispondrá al Guardalmacén Aduanero que los bienes recibidos en comodato, donadoso en calidad de arriendo, sean codificados con simbología acorde con su naturaleza.

Identificación y protección

En las diferentes áreas de la entidad existen bienes con códigos de activo adheridos enlugares no visibles, encontrando algunos fijados al cable de accesorios, doblados, y que sehan ido deteriorando y borrando, debido a la falta de cuidado al momento de lasverificaciones físicas, lo que dificulta su lectura e identificación, de igual forma losbienes que no son de propiedad de la entidad, no son fácilmente identificables almomento de una constatación, debido a que no cuentan con una codificación especial, enrazón de su origen, lo que produce confusión.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-06 Identificación yprotección.

Conclusión

Los códigos de identificación deteriorados y borrosos no permiten identificar todos losbienes. Igual situación se genera en los bienes que no son de la entidad, ya que no estánadecuadamente identificados.

Recomendaciones

Al Guardalmacén Aduanero

Dispondrá que se incorpore en lugar visible del bien, la respectiva codificaciónfechada con mes y año, para que se distinga de codificaciones antiguas.

Mantendrá registros de los bienes en forma individual, numerada y debidamenteorganizados

Diseñará una codificación y numeración especial para identificar los bienes que nopertenecen a la entidad, y su origen.

Custodia

No evidenciaron controles internos que permitan detectar si estos bienes son utilizadospara otros fines para los que no fueron adquiridos, tales como laptop, cámarasfotográficas, radios, dispositivos electrónicos, ya que los servidores no han previsto laimplementación de mecanismos para ese control.

Eje el distrito Quito se evidenció que un equipo de computación es utilizado por 5'


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conductores en los momentos que están en oficina, y por 1 técnico en mantenimiento, sindefinirse su custodia, debido a la falta de estaciones de trabajo, lo que produce bajosrendimientos del personal.

No se ha revisado lo dispuesto en Oficio Circular GGN 0001 de 18 de enero de 2010, queadjunta 'Manual de Buen uso de equipos de oficina', mediante el cual, el Gerente Generaldispone su estricto cumplimiento, debido a la falta de seguimiento y monitoreo, quepropicia la no adhesión de los servidores.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-07 Custodia.

Conclusión

La falta de acciones oportunas y concretas, y de procedimientos, permiten un descontrolde los bienes que no son retirados, creando confusión en las constataciones físicas, yriesgo de pérdidas.

Recomendaciones


Dispondrá a las áreas administrativa financiera de cada dependencia y distritos, queprogramen verificaciones aleatorias y sorpresivas en sus respectivas unidades, en relaciónal uso de los bienes de la entidad, reportando las novedades a la Dirección Nacional deCapitales.

Actualizará y difundirá el 'Manual de Buen uso de equipos de oficina', acorde a lasdisposiciones legales vigentes.


54. Que se revise y programe el financiamiento para la renovación gradual del parqueinformático, para dotar al personal de acuerdo a sus necesidades.

Constatación física de existencias y bienes de larga duración

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De la evaluación institucional relacionada con la NCI 406-10 Constatación física deexistencias y bienes de larga duración, se detectaron observaciones que afectan al controlii mo institucional, las cuales se detallan a continuación:

Servicio Nacional de Aduana del EcuadorDirección General— Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. P13X: (04) 2480640

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El Manual de procedimientos para el inventario, verificación y manejo de activosfijos, vigente desde junio de 2007 no contempla aspectos como la constatación ycontrol de existencias en los distritos, la forma y frecuencia en que debeaprovisionarse y distribuirse, además de los formatos a utilizar, encontrándoseevidencia de requerimientos, con tachones, enmendaduras y anotaciones a lápiz a loscostados, en señal de que el suministro no hay en stock o se entrega menos de lorequerido; debido a que no se ha dispuesto su revisión y actualización, dificultandosu seguimiento.En las verificaciones físicas no se retiran todos los bienes en mal estado o fuera deuso, debido a las dificultades en la transportación en las áreas separadasgeográficamente, ocasionando que no se tenga concentrado en un solo registro, eldetalle de esos bienes con sus características.No se deja evidencia de las verificaciones que se efectúan a los almacenestemporales, salvo el caso que se presenten novedades en las mercancías, por no estarinstituida la forma y frecuencia con la que se deben cumplir estas actividades,causando que no se conserve la historia de estas labores.No se han establecido procedimientos internos para realizar constataciones físicas demercancías de terceros en los almacenes privados, y en las bodegas de la entidad,debido a la falta de interés, lo que produce resultados no confiables.

Conclusión

La falta de validación de las constataciones físicas pasadas, no permiten realizar en losucesivo, verificaciones que puedan demostrar diferencias en mas o en menos.

Recomendaciones


Establecerán procedimientos específicos en que se determine la metodología pararealizar las verificaciones físicas efectuadas a los almacenes temporales y bodegas de laentidad, que contenga al menos: frecuencia con la que deben efectuarse; servidores quedeben participar, ajenos a los encargados del registro y la custodia; documentos delúltimo inventario realizado, proporcionados por el Guardalmacén; documentos o reportesdel movimiento de ingresos y egresos ocurridos posteriormente al último inventario,proporcionados por el Guardalmacén; informe de los resultados (identificando sobrantesy faltantes); servidor a quien deben reportar los resultados; y, comunicación a laDirección Nacional de Capitales para la conciliación y ajustes en los registros contables.


Dispondrá que se revise y actualice el contenido del Manual de procedimiento para el



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inventario, verificación y manejo de activos fijos de junio de 2007, incorporando temascomo el control de existencias, en las diferentes dependencias de la entidad, y de losbienes de larga duración que no pueden ser considerados activos fijos, en razón de sucosto.

57. Dispondrá al Guardalmacén aduanero que se elabore un solo listado de los bienesinservibles con información adicional de distrito, custodio, tiempo de antigüedad y sereporte a la máxima autoridad y al Contador, para iniciar los pasos subsiguientes.

Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto

Los bienes en mal estado o que han dejado de utilizarse, son acumulados y tomados encuenta para la baja al momento que se realizan las constataciones físicas; en el caso deactivos fijos no se cuenta en forma oportuna con informes técnicos de los encargados demantenimiento de bienes, lo que no permite respaldar el trámite de solicitud de baja.

En la base existente de bienes para la baja proporcionada por la Dirección AdministrativaAduanera, se observan inconsistencias, pues algunos de ellos, ubicados en la bodega delbatallón, se registran en buen estado, debido a que no se ha depurado tal registro,causando dilatación en el proceso de baja.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-11 Baja de bienes porobsolescencia, pérdida, robo o hurto.

Conclusión

La falta de trámite oportuno para la baja de bienes en mal estado; y errores en su registro,dan lugar a su acumulación, utilizando espacio físico.

Recomendaciones


Exigirá que luego de concluido cada proceso de verificación física, se reporten losbienes encontrados obsoletos o destruidos, sin posibilidad de ser reparados, para la tomaoportuna de decisiones que conduzca al proceso correspondiente de baja por donación,destrucción o cualquier otra figura permitida por la normativa vigente.

Dispondrá a los Directores Nacionales, Distritales, y de áreas, llevar un registro decontrol de los activos fijos susceptibles para la baja, el que deberá ser informado,semestralmente, a la unidad de Control de Bienes.

Al Director Administrativo


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Implementará un procedimiento de fácil aplicación para deshacerse de los bienes noconsiderados activos fijos, que se encuentren destruidos, haciendo referencia al Acta decontrol administrativo en el que se encuentren registrados, y a la cuenta de orden.

Mantenimiento de bienes de larga duración

La institución cuenta con un área de Servicios Generales, que se encarga de elaborar losplanes de mantenimiento de los bienes de larga duración, contemplados en el PAC; sinembargo, no se evidenció que hayan sido puestos en conocimiento del nivel jerárquicosuperior, controles sobre la eficiencia de los programas de mantenimiento que se efectúana nivel nacional; debido a la falta de exigencias de presentar informes, que permita tomarlas respectivas medidas correctivas.

No existen para cada bien de larga duración, los registros respectivos que permitanconocer los eventos ocurridos a lo largo de su vida útil, como reparaciones,mantenimientos, daños, revalorizaciones, y los valores gastados o invertidos; indicando elGuardalmacén Aduanero, que el sistema de Activos Fijos sólo genera formatos para laimpresión de la etiqueta de los códigos del bien; debido a las debilidades del sistema, y ala falta de iniciativa para controlar estos incidentes.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-13 Mantenimiento de bienesde larga duración.

Conclusión

Las limitaciones del sistema utilizado y la no emisión de informes oportunos han incididoen la ejecución oportuna de los planes de reparaciones y mantenimiento de los bienes

Recomendaciones

Al Guardalmacén Aduanero

Llevará un registro de eventos para cada bien, como pérdidas, reparaciones,revaloraciones, cambios de custodio


62. Adoptará políticas para la solicitud y autorización de reparación y mantenimiento delos bienes que, permita justificar y fundamentar la programación.

ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

Servicio Nacional de Aduana del EcuadorDirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. P13X: (04) 2480640


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Promociones y ascensos

No existe una reglamentación específica interna para promociones y ascensos,complementaria a la LOSEP que regule por ejemplo el tiempo mínimo que debepermanecer un servidor en un determinado cargo, antes de acceder a una plaza queresultare vacante; o los niveles a los que puede aspirar, de acuerdo a sus capacidades odestrezas, lo cual limita las promociones se den al personal de la entidad. La observacióncitada guarda relación con la NCI 407-05 Promociones y ascensos.

Conclusión

La falta de una reglamentación específica interna para promociones y ascensos limita el -acceso del personal a cargos de mayor jerarquía.

Recomendación


63. Diseñará un reglamento específico para promociones y ascensos, que guíe y brindeoportunidades al personal que debe ser promovido en base a sus méritos.

Capacitación y entrenamiento continuo

La entidad cuenta con un Plan de Capacitación hasta el 2014, lo cual es ratificado por elDirector Nacional de Talento Humano, quien indicó en memorando SENAE-2012-0275—M de 22 de agosto de 2012, que:

GL ... Hasta el mes de julio de 2012, se ha cumplido con el 41% del Programa deCapacitación para el presente periodo. Esta información ha sido registrada en el SistemaGobierno por Resultados-GPR..."

Sin embargo, no se suscriben compromisos con los servidores beneficiarios de programasde estudio en el país o en el exterior, financiados parcial o totalmente, que le obliguen alservidor a laborar en la entidad por el tiempo establecido en las normas legalespertinentes.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 407-06 Capacitación yentrenamiento continuo.

Lo expuesto se debe a que no se ha prestado atención a la normativa prevista para esteaspecto, ocasionando que personal altamente capacitado busque mejores perspectivaspara su desarrollo, en otras entidades.


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Conclusión

La falta de aplicación de la normativa y de registro de estos casos, ocasiona, por logeneral, que personal capacitado en el exterior se retire de la entidad, sin devolver oreplicar los conocimientos adquiridos.

Recomendación


64. Diseñará un formato convenio entre la o el servidor que viaje al exterior a realizarestudios superiores, en el cual se estipule el tiempo que duren los estudios, con lasalvedad de que si cesa en sus funciones deberá compensar a la entidad de formaproporcional por el tiempo no devengado.

Rotación de personal

La entidad no cuenta con políticas ni con un plan de rotación, basados en criteriostécnicos y dentro de períodos preestablecidos, en áreas similares, de tal manera que noafecte la operatividad institucional; sin embargo de no contar la entidad con Políticas yReglamentación interna para el manejo del recurso humano en lo referente a rotación y/omovimientos de personal, se realizan movimientos frecuentes de servidores en lasDirecciones de Despacho y Zona Primaria de las Direcciones Distritales, en las cuales semanejan los procesos de inspección, aforo y custodia de mercancías; nomenclaturaarancelaria, valoración, liquidación y recaudación de tributos.

Al respecto el Líder de Desarrollo y Gestión de Talento Humano expresó lo siguiente:

...No contamos por el momento con lo detallado a continuación: Políticas yreglamentación interna establecida para el manejo del recurso humano en lo referente arotación y/o movimientos de personal por diversos motivos.- Definición de los cargos ypuestos que ameritan rotación de personal..."

El Supervisor de Aforo Documental en memorando JADQ-2012-0146-M de 7 de junio de2012 expresó que no existen políticas claras para la rotación del personal.

El Director Distrital de Esmeraldas señala en memorando SENAE-DDE-2012-0382-M de2 de agosto de 2012, lo siguiente:

"...La rotación realizada en el Distrito se generó por diferentes causas como la norenovación de contratos, por destitución y renuncia de algunos funcionarios, quedandoen el distrito algunas vacantes, las cuales fueron motivo para hacer cambios estratégicosen el área operativa..."4.

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La Directora de Despacho y Control de Zona Primaria de la Dirección Distrital deTulcán, en la entrevista realizada manifestó lo siguiente:

"...En la mayoría de los casos los servidores son rotados por carga de trabajo y pornecesidad de aprendizaje, dependiendo del perfil, agilidad, destrezas y necesidadesoperativas del Distrito; especialmente en las áreas operativas de zona primaria adespacho y viceversa, con el propósito de que el personal se encuentre debidamenteentrenado para enfrentar algún tipo de contingencia o cambio inesperado....- Cadafuncionario termina la operación a la cual fue delegado, sin embargo para concluir conel proceso aduanero como tal, intervienen vanos funcionarios responsables, en base alOrgánico de Gestión por procesos, Descripción y Perfil de Puestos del SENAE.-Considero que la etapa neurálgica en el proceso de recaudación, lo constituye el área deDESPACHO en el proceso de NACIONALIZACIÓN, AFORO Y LIQUIDACION DETRIBUTOS (Valoración de las mercancías). En lo referente a la designación de losaforos fisicos y documentales; cuando se designa este último solo tienen acceso elAforador documental y cuando toca físico, el servidor tiene acceso inclusive aldocumental..."

Para las operaciones realizadas en las oficinas del DAS de la Dirección Distrital deTulcán, se han designado cuatro grupos de trabajo, cada uno conformado por trespersonas, quienes en forma alternada realizan las siguientes funciones:

Liquidaciones y cobro de tributos.Control de vehículos, aforo físico de mercancías, control de mercancías en tránsito,peritajes de mercancías.Cuadre de las recaudaciones.Custodia y traslado del efectivoControl de exportaciones.

Cada miembro del grupo rota diariamente en cada una de las actividades reseñadas,observando además que todos los servidores tienen clave de acceso al módulo deLiquidaciones Manuales, para generar la liquidación de tributos.

El Inspector de Vigilancia Aduanera 2, que realiza labores en las oficinas del DAS deTulcán, en memorando SENAE-CZPT-2012-0280-M de 18 de agosto de 2012, expresó:

"...En Ruin se trabaja cuatro grupos de tres personas cada uno, en turnosrotativos las veinticuatro horas del día, todos los días del año.-...En los espacios que nose ejerce el control de exportaciones o existan liquidaciones que realizar, el servidorcumple con las demás funciones del grupo...".



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Por falta de diseño de un Reglamento aprobado por la máxima autoridad, que establezcalas directrices generales para rotar al personal de manera racional, los grupos deservidores asignados a las oficinas del DAS en el Puente de Rumichaca, participaron conuna rotación diaria (alta) en todas las etapas del proceso de control de las mercancías,esto es revisión de vehículos, aforo de mercancías, liquidación de tributos, cuadre de lasrecaudaciones efectuadas, custodia y traslado del efectivo, que incluye la generación delas liquidaciones manuales; contando para tal efecto, con los privilegios de acceso almódulo del sistema informático, que les permite emitir las liquidaciones de tributos.

La Directora de Despacho responde nuestro memorando SENAE-DNA-2012-0921-M de20 de setiembre de 2012, con memorando SENAE-DDZT-2012-0066 de 29 de octubre de2012, indicando en lo pertinente:

"Del total de las 14 atribuciones y responsabilidades, ..., que los Técnicos en ZonaPrimaria deben cumplir, y por tratarse de distribución de trabajo y tomando enconsideración que ellos laboran específicamente en el Puente Internacional deRumichaca, aproximadamente cumplen con el 50%.- ...Peritaje de mercancías:.-Proceso previo a lo estipulado en las sanciones a las infracciones aduaneras, segúnCapítulo III del COPCI, casi el 90% de la mercancía que aprenden o retiene el UVA, lasubican en la bodega de sus instalaciones es decir en Rumichaca, por lo tanto es máspráctico que el peritaje lo realicen los funcionarios mismos que laboran en el Puente,con la finalidad de ganar tiempo, por cuestión de afluencia vehicular, aproximadamentede una a dos horas se demoraría si el jiincionario que labora en las oficinas centrales setraslada a Rumichaca a realizar el peritaje correspondiente, sin embargo la mercancíasque ya pasa a un Depósito Temporal, el peritaje lo realizan los técnicos de ZonaPrimaria que laboran en las oficina principales, quitándoles esta responsabilidad a lostécnicos que laboran en el Puente, por la misma finalidad por ahorrar tiempo.- Tercerpunto: Control de exportaciones.- Esta actividad ya no la están realizando loscompañeros del DAS, desde el 30 de Agosto 2012, se delegó a un grupo de trabajocompuesto por 5 .funcionarios los mismo que de igual manera trabajan en horariosrotativos. (Adjunto respaldo)"

De igual manera la Directora de Despacho, en relación a la consulta planteada sobre laspersonas que pueden generar las liquidaciones manuales del sistema, manifestó en correoelectrónico de 14 de agosto del 2012, lo siguiente:

"...Todos pueden hacerlo, por cuanto cada uno de ellos tienen el mismo perfil, sinembargo, por cuestión de organización ellos mismos coordinan esta emisión por turnos,es decir si el uno liquida un día, el otro liquida el siguiente día, y es de igual manerapara las demás operaciones, el uno inspecciona un día y el otro al siguiente...".

L1 entidad no cuenta con un Reglamento Interno para Rotación de Personal que contengaá-.


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lineamientos y políticas que propendan a un adecuado manejo del personal en cargos ypuestos de trabajo, vinculados con procesos de inspección, aforo y custodia demercancías; nomenclatura arancelaria, valoración, liquidación y recaudación de tributos.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 407-07 Rotación de personal.

Conclusión

La falta de una adecuada política de rotación de personal, en base al estudio de áreas deriesgo, no permite un manejo correcto del personal dirigido a la consecución de losobjetivos institucionales.

Recomendaciones


Coordinará con los Directores Distritales, la definición de aquellas áreas susceptiblesde riesgos donde se haga necesario la rotación periódica de personal, con el propósito demantener un idóneo y apropiado control concurrente en las áreas operativas.

Dispondrá que la rotación del personal se realice en base a una planificación adecuaday en atención a las necesidades institucionales, cuidando de separar adecuadamente lasfunciones incompatibles.

Al Director Distrital de Tulcán

67. Dispondrá al Director de Despacho, delinear las actividades efectuadas por losservidores asignados a las oficinas del DAS en el Puente de Rumichaca, cuidando que unmismo servidor no tenga a su cargo todas las etapas claves en las operaciones del tráficode mercancías, que ameritan la generación de liquidaciones manuales, definiendo losprivilegios de acceso al módulo del sistema informático, y otorgando las claves,únicamente para los servidores asignados a cumplir dicho proceso.

Asistencia y permanencia del personal

No existe evidencia de programaciones para realizar visitas sorpresivas, a las diferentesáreas para verificar la presencia física de los servidores; aunque la responsabilidad desupervisar e informar, se traslada a cada jefe departamental. Sin embargo, existenunidades desconcentradas y tipos de servidores que en virtud de su cargo, realizanoperaciones fuera de oficinas, como los miembros de la Unidad de Vigilancia Aduanera(UVA).

La falta de programación de operativos frecuentes, en especial en áreas alejadas como

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puertos privados, o residencias para miembros de la UVA, no ha permitido contar con unregistro de ellos con sus resultados.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 407-09 Asistencia ypermanencia del personal.

Conclusión

La falta de una programación de controles sorpresivos de personal, no permite contar conun registro de ausencias o novedades no previstas.

Recomendaciones


Diseñara una programación de visitas, en la que se consideren todos los ámbitos de laentidad, turnos de horarios, los que se dispondrán el mismo día al delegado de TalentoHumano en las dependencias que se encuentren en otras ciudades.

Cotejará con los reportes del responsable de la UVA en cada jurisdicción, e informarásobre las ausencias no justificadas y registradas.

Información actualizada del personal

Los expedientes del personal no contienen la información relacionada con el ámbitolaboral de cada uno de los servidores, en cuanto a delegaciones se refiere, lo que se pudoevidenciar en el área de Despacho de la Dirección Distrital de Quito, donde algunos deellos actúan por delegación, en virtud de la Resolución DDQ-DJJQ-RE-01112 de 7 deseptiembre de 2011, que fue entregada a cada servidor a quien se delega laresponsabilidad; sin embargo la Analista de Talento Humano 2, manifiesta en oficioSENAE-TAHQ-2012-0014-M de 18 de julio de 2012, que

... en el área de Talento Humano del Distrio Quito no se mantiene archivo algunosobre las Delegaciones, en cuanto a los encargos de las Direcciones y Jefaturas las actasde entrega recepción se las manejan internamente en cada departamento (sic.)

Además no existen registros automatizados capaces de ofrecer información ágil yoportuna, al momento que se requiera conocer los diferentes servidores que han ocupadodeterminado cargo.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 407-10 Información actualizadadel personal.

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Esto se debe a la falta de previsión para aprovechar el avance de la tecnología, lo cual noha permitido garantizar que la información referente al personal se obtenga de forma ágily confiable.

Conclusiones

Las Resoluciones emitidas para transferir responsabilidades no se archivan de maneraconcentrada, dentro del área o dependencia administrativa, o quien haga sus veces;dificultando el seguimiento que debe hacerse en los casos de cambio o separación de losservidores delegante y delegado; o en cualquier momento que se desee realizar un cambioo término de la delegación transferida.

La falta de mecanismos automatizados incide en la oportunidad para la entrega deinformación a los usuarios internos y externos.

Recomendaciones


Dispondrá que se actualice la información y se mantenga un registro automatizadoque permita filtrar, ingresando con la opción del cargo, los servidores que handesempeñado dicho puesto, en un período determinado.

Dispondrá a los emisores de delegaciones que remitan copia de sus resoluciones alárea administrativa de su respectiva dependencia.

Dispondrá a las áreas que realizan labores administrativas financieras conservendebidamente organizados y archivados las diferentes delegaciones emitidas en susrespectivas dependencias y/o distritos, y elaboren un registro automatizado con lainformación pertinente, como los nombres de los servidores delegante y delegado,número de Resolución, fecha de inicio y término, y funciones delegadas, lo quereportarán frecuentemente a la Dirección de Talento Humano, en donde se mantendrácentralizada y actualizada la información.

Dispondrá que cada delegación personalizada se adjunte a la hoja de vida laboral delservidor delegado.

GESTIÓN AMBIENTAL

Organización de la unidad ambiental

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entidad no cuenta con una unidad de gestión ambiental que participe o verifique los



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estudios de Impacto Ambiental (EIA) y Plan de Manejo Ambiental (PMA) que seelaboran previo al inicio de una obra, y la Auditoría Ambiental (AA) que se realizadurante la ejecución de un proyecto en cumplimiento del EIA y PMA; sin embargo losproyectos de inversión cumplen los requerimientos de la guía metodológica delSENPLADES.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 409-02 Organización de launidad ambiental.

La entidad por ser una empresa de servicios al comercio exterior no se la considera enmayor medida, atentatoria al medio ambiente, razón por la que no se ha estudiado lanecesidad de crear una unidad para el efecto.

Conclusión

La falta de una unidad de gestión ambiental no ha permitido medir el probable impactoque pueda producir la entidad en su gestión de controlar mercancías que entran y salendel país.

Recomendación

Al Director General

74. Dispondrá que se estudie la necesidad en coordinación con el Ministerio deRelaciones Laborales y con el Ministerio de Ambiente, de crear una unidad de gestiónambiental.

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Organización informática

La unidad de Tecnología de Información no cuenta con una estructura orgánica, quedefina las diferentes áreas encargadas de los proyectos y de la infraestructura tecnológica,y del soporte tanto a los usuarios internos como a los externos; sus niveles jerárquicos, ycantidad de personal; sin embargo de que en el Manual de Descripción y Clasificación dePuestos, constan los de: 'Proyectos Aduaneros', 'Jefe de Infraestructura Tecnológica', y`Jefe de Análisis Funcional'. Y en el Estatuto Orgánico constan como procesosagregadores de valor: 'Proyectos', 'Desarrollo', 'Soporte Técnico de hardware ysoftware', 'Centro de Cómputo', 'Seguridades', 'Comunicación y Redes', 'Base de datosy servidores de aplicación', 'Soporte funcional', y 'Soporte Técnico Distrital'; laobservación antes citadas se relaciona con la NCI 410-01 Organización informática.

Lo expuesto se debe a que no se ha prestado atención a la importancia de contar con una

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estructura orgánica, debidamente aprobada, en la que se definan unidades debidamenteseparadas, de tal manera que no se presenten mezclas o superposición de funciones.

Conclusión

La falta de una estructura orgánica del área informática no permite conocer las unidadesdebidamente separadas, que se encarguen de tareas y competencias específicas.

Recomendación

Al Director General

Dispondrá al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información,que se diseñen las áreas con sus respectivos niveles jerárquicos, jefaturas y cantidad depersonal operativo dependiente, de acuerdo a las responsabilidades de cada una de ellas.

Segregación de funciones

El personal de la unidad no realiza informes periódicos de las actividades ejercidas enbase a su rol o función, que permitan eliminar la dependencia de personal clave,adicionalmente, no están debidamente delineadas las funciones de la Unidad deTecnología de Información, con información acerca de los deberes, responsabilidades,habilidades y experiencia, para cada uno de los puestos de trabajo, por lo que no se puededeterminar la existencia de funciones incompatibles.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 410-02 Segregación' defunciones.

Lo expuesto se debe a que no existe un manual de funciones para el área, en armonía conla estructura orgánica, lo que no permite detectar si están debidamente separadas lasfunciones de autorización, ejecución, aprobación, registro, custodia y control.

Conclusión

La falta de un manual de funciones no permite una ordenada y equitativa distribución delas mismas, y la eliminación de personal imprescindible.

Recomendación

Al Director General

Dispondrá que la Dirección Nacional de Mejora Continua y Tecnología de laInformación, elabore su correspondiente Manual de funciones detallado, para cada uno de

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los puestos de trabajo, el que servirá para que se incorpore al Manual de funciones de laentidad.

Plan informático estratégico de tecnología

No se evalúa con frecuencia la ejecución técnica y presupuestaria de Tecnologías deInformación para determinar su grado de avance, y poder tomar las medidas correctivasnecesarias; debido a que no se ha asignado la tarea a uno de los servidores, lo que nopermite saber si los posibles desfases obedecen a falta de recursos financieros oincumplimiento de los cronogramas de trabajo.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 410-03 Plan informáticoestratégico de tecnología.

Conclusión

La falta de asignación de tareas para el seguimiento al plan informático no permiteconocer si se lograron, efectivamente, los objetivos y las causas de los probablesdesfases.

Recomendación

Al Director General

77. Dispondrá que la Dirección de Tecnologías de la Información realice evaluacionestrimestrales de las aplicaciones informáticas que desarrolla, reportando a la máximaautoridad las novedades, con la finalidad de tornar las medidas correctivas necesarias.

Políticas y procedimientos

Las políticas y procedimientos que permiten organizar apropiadamente el área deTecnología de información y asignar el talento humano calificado e infraestructuratecnológica necesaria, no fueron aprobados formalmente por la máxima autoridad; y portanto no se definieron, documentaron y difundieron las políticas, estándares yprocedimientos.

Al no estar definidos, éstos no son actualizados peii ianentemente, ni incluyen las tareas,los responsables de su ejecución, los procesos de excepción, el enfoque de cumplimientoy el control de los procesos que están normando, así como, las sanciones administrativasa que hubiere lugar si no se cumplieran; no contienen los temas de calidad, seguridad,confidencialidad, controles internos, propiedad intelectual, firmas electrónicas,mensajería de datos, legalidad del software, entre otros, ni mantienen consistencia conle conexas emitidas por los organismos competentes y estándares de tecnología de la

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información

Los procedimientos de comunicación, difusión y coordinación que permitan relacionaradecuadamente las atribuciones, competencias, procesos técnicos, actividades yproductos desarrollados por tecnología de información y los de la organización, no hansido establecidos.

Lo expuesto se debe al desconocimiento de la normativa, que produce que se desarrollenlas tareas con discrecionalidad.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 410-04 Políticas yprocedimientos.

Conclusión

El desconocimiento de la normativa, no ha permitido que se cuente con un documentonecesario para el desarrollo armónico y ordenado de las tareas en esta área técnica.

Recomendación

Al Director General

78. Dispondrá que la Unidad de Tecnología de la Información prepare un manual dePolíticas, Estándares y Procedimientos, el cual será debidamente aprobado, difundido yactualizado permanentemente.

Modelo de información organizacional

El modelo de información no incluye reglas de validación, con la identificación de lossistemas o módulos que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratégicos a losque apoyan, lo cual se relaciona con la NCI 410-05 Modelo de informaciónorganizacional

Esto se debe a que arquitectura del sistema informático de la entidad está conformada por"n" capas, donde las validaciones del negocio son colocadas exclusivamente en la capadel negocio, lo que dificulta el mantenimiento, pues se debe revisar uno a uno el códigofuente.

Conclusión

El tipo de arquitectura del sistema informático diseñado por capas, hace que lainformación quede dispersa en cada código fuente, dificultando el mantenimiento.



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Hechos subsecuentes

Al término de la presente acción de control se ha implementado la Integridad Referencia)en el modelo de los datos.

Recomendación

Al Director General

79. Dispondrá al Director de Tecnologías de la Información que incluya reglas devalidación en el diccionario de datos de la entidad.

Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica

La unidad de Tecnología de información no elaboró e implementó formalmente el plan demantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica sustentado enrevisiones periódicas, monitoreo, en las necesidades organizacionales, estrategias deactualización de hardware y software, riesgos, evaluación de vulnerabilidades yrequerimientos de seguridad.

No se mantuvo una bitácora de las modificaciones realizadas a los procesos detecnología, y a los manuales técnicos y de usuario, por cada cambio o mantenimientorealizado, ni se informó a los usuarios finales relacionados, ni se estableció supublicación permanente.

No se controlaron los bienes informáticos a través de un inventario actualizado con eldetalle de las características y responsables a cargo, conciliado con los registros contablesy los registros de Control de Bienes.

No se registraron y controlaron las versiones del software que pasan a producción.

Lo expuesto se debe a la falta de ordenamiento que no permite contar con informaciónhistórica válida para tomar decisiones acertadas, observaciones que están relacionadascon la NCI 410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica.

Conclusión

La falta de organización no permite contar con información histórica confiable que ayudea la alta gerencia a tomar decisiones apropiadas.

Hechos subsecuentes

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Al término de la presenta acción de control la entidad ha tomado las siguientes acciones:

Implementó el formato "Términos de Referencia para el mantenimiento de losservidores en el SENAE".Elaboraron contratos e informes de mantenimientos de servidores, sistemas dealmacenamiento, racks autosuficientes, entre otros.Se han difundido los cambios en Boletines del correo electrónico institucional.Se han elaborado y difundido manuales técnicos del nuevo sistema informáticoECUAPASS.

Implementaron registros en hoja Excel, del inventario de los servidores y equiposinformáticos de la entidad.Se utiliza la herramienta CVS para el control de las versiones de los objetos de los

programas modificados por el área de Desarrollo.

Recomendación

Al Director General

80. Dispondrá a la Dirección de Tecnologías de la Información lo siguiente:

Elaborar planes de mantenimientos preventivos para los equipos tecnológicosasignados a los servidores para el desarrollo de sus actividades.Implementar y difundir una Bitácora de las modificaciones realizadas a los procesosde tecnologías, y de las actualizaciones realizadas a los manuales técnicos yoperativos del sistema informático.Implementar un registro centralizado del inventario de todos los bienes informáticosde la entidad, con sus respectivas características, mismo que deberá ser conciliadocon los registros del área de Control de Bienes, y con los registros contables.Implementar una Bitácora del control de las versiones del software que pasan aproducción; identificados por motivo o requerimiento.

Plan de contingencias

En concordancia con la aplicación del nuevo sistema ECUAPASS, la entidad analizó laimplementación de un Plan que permita la continuidad del servicio que brinda a losoperadores de Comercio Exterior, ante una avería o evento de desastre total o parcial(DRP), a través de un Centro de Cómputo Alterno, el mismo que se fijó en el Distrito deManta; sin embargo, a pesar de contar con la estructura física no se encuentra elaborado yaprobado un plan de contingencia en el que se describan las acciones a tornar, en caso deuna emergencia o suspensión en el procesamiento de la información, por problemas en

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los equipos, programas o personal relacionado. Las observaciones citadas estánrelacionadas con la NCI 410-11 Plan de contingencias, debido a la falta de un plan decontingencia no se permite responder efectivamente ante la ocurrencia de un desastre.

Conclusión

La falta de un plan de contingencia no permite conocer el nivel de confianza ante elevento de un desastre.

Recomendaciones

Al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la Información

81. Definirá, implementará y aprobará:

Un Plan de Contingencias, que describa las acciones a tomar en caso de unaemergencia o desastre, mismo que será difundido a los servidores responsables de suejecución.Un Plan de respuesta a los riesgos, que describan la definición y asignación de rolescríticos, escenarios de contingencias, y responsabilidad de la seguridad de lainformación.Un Plan de control de cambios que asegure la actualización del plan de continuidadUn Plan de Continuidad de las Operaciones, que describa la puesta en marcha de unCentro de Cómputo Alterno.Un Plan de Recuperación de Desastres, que describa las actividades previas, durantey después del desastre.

82. Designará un Comité responsable de la ejecución de Plan de Contingencias,categorizando el mismo como confidencial, será informado a los servidores responsablesde la ejecución.

83. Dispondrá la realización de pruebas y evaluaciones periódicas, documentadas, delplan, que aseguren que tiene un nivel aceptable de recuperación de las operaciones.

Sitio web, servicios de internet e intranet

En el documento Normas Generales de Seguridad Informática y Uso de Equipos deComputación de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, aprobado el 17 de diciembre de2009, no se contempla los procedimientos referentes a la instalación, configuración y usode los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio web, de la entidad, debidoa la falta de revisión en detalle, lo que no permite una buena comunicación entre usuariosilernos y externos. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 410-14 Sitio


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web, servicios de internet e intranet.

Conclusión

La falta de un instructivo actualizado y detallado de los procedimientos para instalación,configuración y uso de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio web,no permite una óptima comunicación entre el usuario interno y el externo.

Recomendación

Al Director General

84. A través de la Dirección de la Tecnología de la Información, actualizará losprocedimientos e instructivos de instalación, configuración y uso de los servicios deinternet, intranet, correo electrónico y sitio web del SENAE, el mismo que una vezaprobado efectuará su difusión.

Capacitación informática

La contratación del Desarrollo e implantación de un nuevo sistema aduanero de gestiónpara las operaciones de comercio exterior, con la empresa coreana CUPIA, contempla latransferencia completa de conocimientos sobre la tecnología y arquitectura informáticadel sistema ECUAPASS, para el personal involucrado, para su posterior seguimiento ymantenimiento, tales como bases de datos, herramienta de desarrollo, mantenimiento desoftware y hardware; los que han sido derivados a la parte técnica, sin considerar a losusuarios finales aplicadores del proceso diario.

Esto se debe a la falta de un plan de capacitación direccionado al usuario interno, tanto delos nuevos sistemas como de las mejoras a los ya existentes, que producendesconocimiento, observaciones que se encuentran relacionadas con la NCI 410-15Capacitación informática.

Conclusión

La falta de un plan de capacitación direccionado al usuario interno, referente a los nuevossistemas implementados, así como las mejoras realizadas a los ya existentes, creainsatisfacción y desconocimiento de las bondades de los mismos, así como la aplicaciónen las diferentes áreas.

Recomendaciones

A la Dirección de Tecnologías de la Información

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Elaborará un Plan de Capacitación Informática para los usuarios internos, referente aluso y bondades de los sistemas informáticos, a nivel institucional, en el que especifiquelos aplicativos de interacción entre áreas.

Elaborará actas en las que se haga referencia el nivel de satisfacción de los usuarios,de los cursos que se realicen.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Controles sobre sistemas de información

Mediante el "formato de requerimiento de información" se establecen los controlespertinentes a fin de garantizar la calidad de la información y de la comunicación, en baseal Manual de Políticas de Solicitud - Entrega de Información emitido el 10 de agosto de2004, que se encuentra publicado en la intranet del SENAE; sin embargo ésta esadministrada por el área de Tecnología de la Información, en lugar de la Dirección deComunicación.

Mediante resolución GGN-GAJ-DNC-297 de 12 de abril de 2006, el Gerente GeneralEncargado de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, de ese entonces, clasifica comoreservada, cierta información, disponiéndose el conocimiento de la misma a las GerenciasNacionales, Gerencias Distritales, y Secretaría General; sin embargo, no se evidencióque la entidad haya difundido a los servidores, el contenido de tal resolución, mismo quese encuentra al momento, desactualizado.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 500-01 Controles sobre sistemasde información.

Es de citar que el Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, en el LibroV "De la Competitividad Sistemática y de la Facilitación Aduanera", Título II "De laFacilitación Aduanera para el Comercio de lo Sustantivo Aduanero", Capítulo III "De lasContravenciones", artículo 190 "Contravenciones", literal d; publicado en el Suplementodel Registro Oficial 351 de 29 de diciembre de 2010, refiere:

"d.- Entregar información calificada como confidencial por las autoridades respectivas,por parte de los servidores públicos de la administración aduanera, sin perjuicio de lasdemás sanciones administrativas a que haya lugar"

La falta de revisión de la normativa, no permite conocer la documentación que debetratarse como confidencial.

Cpnclusión


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La cuenta del buzón electrónico ([email protected]) es administrada y procesadapor la Dirección de Atención al Usuario, para la recepción y respuesta de todas las

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Memorando Nro. SENAE-DNA-20I2-1173-M


La falta de actualización de las políticas internas, en que se determine la informacióncalificada como confidencial, conlleva a que los servidores de la entidad puedan afectar elnormal flujo de comunicación hacia los usuarios externos e internos.

Recomendaciones

Al Director de Planificación

Realizará una revisión a la resolución GGN-GAJ-DNC-297, con la finalidad deactualizar la información que el SENAE considere deben ser clasificada comoconfidencial.

Realizar la actualización del Manual de Políticas de Solicitud — Entrega deInformación, así como su difusión.

Al Director General

89. Dispondrá la difusión y publicación, por los medios de comunicación con los quecuenta el SENAE: correo electrónico, intranet y sitio web; de la información clasificadacomo confidencial, con el objetivo de que los servidores apliquen los controlespertinentes al momento de procesar o entregar dicha información.

Canales de comunicación abiertos

El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, utiliza, para la difusión y publicación de lainformación, tanto a los usuarios internos corno externos, diversos medios decomunicación corno correo electrónico, intranet, sitio web, chat corporativo, redessociales, línea telefónica para atención al cliente; sin embargo su administración esasumida por diversos entes.

Es así que el instructivo de trabajo "Publicación de boletines internos y externos enpágina web de la Aduana", elaborado y aprobado en septiembre de 2009, por laCoordinación General de Proyectos y Sistemas, indica entre otros aspectos que el controlde su cumplimiento, y el mantenimiento de los procesos, subprocesos y estados de losboletines, así como su contenido, será responsabilidad de la Coordinación General deProyectos y Sistemas.

La actualización de la información que se publica en la página web del SENAE, esrealizada por la Dirección de Tecnologías, a solicitud de los usuarios, mediante oficiocanalizado por el aplicativo Quipux.

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consultas, quejas, reclamos y recomendaciones.

Como parte de un estrategia comunicacional, el SENAE ha implementado una cuenta enla red social Twitter @SENAE Aduana, y una nueva línea telefónica 1-800-ADUANApara el Centro de Información y Atención al Usuario.

Al respecto, el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del SENAE, ensu artículo 6 "Estructura Organizacional", numeral 6.5.2.2.1 "DIRECCION NACIONALDE MEJORA CONTINUA Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION"; consta cornoun "Producto" del área Sistemas de Información General, el siguiente:

"Administración y mantenimiento de la página web y el portal de la institución."

En el mismo artículo 6 "Estructura Organizacional", numeral 6.3.3.1.2 "Comunicación",consta como un "Proceso Interno" de la Dirección de Comunicación, el siguiente:

"Comunicación institucional y redacción."

En el numeral 6.5.3.1.2 "Comunicación"; consta como "misión" de la Dirección deComunicación, la siguiente:

"Apoyar e informar permanentemente a la Dirección General, usuarios internos yexternos, sobre eventos, hechos y disposiciones, así como el manejo de la comunicacióninterna y externa en forma abierta e interactiva y de calidad, posicionando los planes,programas, proyectos y acciones conforme a sus objetivos estratégicos, velando por laidentidad institucional en cada uno de los instrumentos publicitarios y decomunicación."

Lo que revela incoherencia entre la misión y proceso de la Dirección de Comunicación, yel producto del área Sistemas de Información General de la Dirección Nacional deMejora Continua, que ocasiona confusión respecto de las atribuciones de cada área odependencia.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 500-02 Canales decomunicación abiertos.

La Directora de Comunicación expresa su conformidad con que debe ser el área a sucargo quien administre el contenido de la página web, e indica que la INTRANET no seestá usando, porque, posiblemente sea reemplazada por una nueva herramienta, llamadaSAC (sistema de administración de conocimiento), del nuevo sistema Ecuapass, lo que seencuentra en análisis.

relusión

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ADUANA

CCUADOR



Las disconformidades anotadas con relación al Estatuto Orgánico causan confusiónrespecto de las competencias de las diferentes Direcciones de la entidad.

Recomendaciones

Al Director General

Dispondrá la revisión del orgánico funcional, en lo que concierne a la competencia dela administración de la página web del SENAE, que debe estar bajo la Dirección deComunicación.

Dispondrá que la Dirección de Comunicación sea la que administre la informaciónque el SENAE difunde por medio de los canales de comunicación con los que cuenta,para conocimiento general de los usuarios internos (servidores) y externos (Operadoresde Comercio Exterior y ciudadanos en general); con la finalidad de implementar filtrosde control en cuanto a la ortografía, semántica, organización, forma de presentación,actualización y oportunidad; antes de que la información salga al aire.

Dispondrá que se actualice el Instructivo para la Emisión y Publicación de losBoletines Internos y Externos; consistente con el Estatuto Orgánico de GestiónOrganizacional por Procesos, en el que se cita que la responsabilidad de la administraciónde los boletines, es competencia de la Dirección de Comunicación.

Dispondrá la elaboración de un Instructivo de Trabajo para la difusión de lainformación que se realiza por medio de las cuentas de correo asignadas a las diferentesunidades administrativas.

Dispondrá que la Dirección de Comunicación administre la cuenta de correoelectrónico del buzón de quejas, reclamos y recomendaciones; con la finalidad de darrespuesta oportuna y satisfactoria a los usuarios externos, implementando mecanismoságiles de coordinación con las diferentes dependencias.

Dispondrá la elaboración de un Manual de Políticas para la Comunicación Interna yExterna, así como su correspondiente difusión.

Seguimiento

Los directivos de la entidad no han establecido procedimientos de seguimiento continuo yevaluaciones periódicas para asegurar la eficacia del control interno.

No se ejecutaron actividades continuas de seguimiento en los distintos niveles de laentidad para determinar la efectividad de los controles existentes


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No se han identificado los controles débiles o insuficientes en la gestión integral de laentidad, que requieren ser reforzados.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 600 Seguimiento, y obedece aque no se presta la atención necesaria al control interno, produciendo falta de adhesión enlos servidores.

Conclusión

La ausencia de procedimientos y de actividades de seguimiento continuo del controlinterno, causa que los servidores generalmente desconozcan sus lineamientos y no seadhieran.

Hechos subsecuentes

Los directivos de las distintas dependencias de la entidad, promueven reunionessemanales con su personal, por lo general orientadas a resolver problemas de origenoperativo, contable, entre otros, lo cual queda sentado en actas, pero no se tratanprecisamente los temas de control interno.

La entidad ha emitido en diferentes momentos, instrucciones para mejorar el controlinterno, que se quedan dispersas y no se evalúan, ejemplo CircularDDG-DSGG-OF.(i)-00872 de 7 de abril de 2011, y Circular DGN-OF-055-2011 de 6 dejulio de 2011.

Recomendaciones

Al Director General

Que se elabore un instructivo de procedimientos de control interno implementados,mismo que deberá irse actualizando, a medida que uno o varios de ellos, sea detectadocomo ineficiente.

Dispondrá que las Subdirecciones y las Direcciones Nacionales exijan a las áreasdesconcentradas de su competencia, informes, en función de lo que se defina en elmanual de procedimientos, a fin de conocer si los controles existentes están siendoefectivos, y tomar las medidas necesarias.

98. Dispondrá que las diferentes áreas administrativas, operativas, financieras, técnicas,id ntifiquen los controles débiles y los refieran en sus informes.

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Evaluaciones periódicas

No se realizan autoevaluaciones periódicas del control interno de la institución, a causade que no existen procedimientos e inducciones para adaptarse con su normativa, lo queincide en el desconocimiento de la efectividad de los controles implantados.

Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 600-02 Evaluacionesperiódicas.

Conclusión

La falta de autoevaluaciones periódicas del control interno, no permite conocer el buenfuncionamiento de los controles implantados, y la necesidad de sustituirlos, si fuere elcaso.

Recomendaciones

Al Director General

99. Dispondrá que se elabore un manual de procedimientos que contenga la metodologíay formatos para que cada área se autoevalúe respecto de los mecanismos de controlinterno implantados, calificándolos y sugiriendo otros, de ser necesario.

Con comunicaciones SENAE-DNA-2012-1062-M, SENAE-DNA-2012-1064-M,SENAE-DNA-2012-1072-M, SENAE-DNA-2012-1078-M, SENAE-DNA-2012-1080-My SENAE-DNA-2012-1081-M de 8, 12 y 14 de noviembre de 2012, se dieron a conocerlos resultados provisionales de la evaluación de control interno, así como lasrecomendaciones respectivas para su implementación, a la Directora Nacional deCapitales y Servicios Administrativos, al Director Nacional de Talento Humano, alDirector de Planificación y Control de Gestión Institucional, a la Directora deComunicación, y al Subdirector General de Operaciones.

A través de memorandos SENAE-DNA-2012-0577-M, SENAE-DNA-2012-0589-M,SENAE-DNA-2012-0692-M y SENAE-DNA-2012-0932-M, de 27 y 29 de junio; 27 dejulio; 25 de septiembre de 2012, respectivamente, se comunicaron resultados a losservidores de los Distritos Quito, Tulcán, Esmeraldas y Huaquillas; de igual forma conmemorandos SENAE-DNA-2012-0661-M, SENAE-DNA-2012-0682-M ySENAE-DNA-2012-0904-M de 18 y 19 de julio, 14 de septiembre del 2012,respectivamente, se comunicaron resultados a los servidores responsables de las áreas deGarantías, en Quito, Esmeraldas y Tulcán;

Finalmente, con el objeto de fortalecer el sistema de control interno de la entidad,

Documento generarlo por Cluipux



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agradeceré disponer a los servidores responsables de cada una de las áreas laimplementación inmediata de las recomendaciones resultantes de la presente evaluación ysolicitar se informe a esta Dirección de Auditoría Interna, las acciones adoptadas.

Con esta evaluación la Dirección Nacional de Auditoría Interna cumple con laresponsabilidad establecida en el artículo 12 literal c) de la Ley Orgánica de laContraloría General del Estado, que estipula que "... la unidad de auditoría interna seráresponsable del control posterior interno ante las respectivas autoridades..."contribuyendo de esta manera, al mejoramiento de la gestión institucional.

Atentamente,

Documento firmado electrónicamente

Lcda. Wendy Mabel Enríquez SalazarDIRECTORA NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA

kmgr

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nuaxcwi 'n'ERAL C)Ri. RECIBID! 140,AttEÁ.A. 4U. · ecuatorianas de auditoría gubernamental, emitidas con Acuerdo 019-CG de 5 de septiembre de 2002. El trabajo desarrollado consistió