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Nuestros clientes.Problemas solucionados. Resultados conseguidos.
Nuestros clientes.Problemas solucionados. Resultados conseguidos.
Innovación mediante servicios gestionados de impresión.Libertad para que nuestros clientes se centren en sus resultados.
MPS
Contenido
03 Introducción 05 Banca y mercados fi nancieros
09 Seguros
11 Sanidad
13 Sector público
19 Automoción
21 Fabricación
27 Alta tecnología
31 Comunicaciones
33 Productos al por menor y de consumo
37 Servicios
43 Índice
46 Acerca de Xerox
IntroducciónInnovación mediante servicios gestionados de impresión.
Libertad para que nuestros clientes se centren en sus resultados.
Se calcula que la prestación de servicios internos de impresión
podrá suponer por lo menos el 10% del presupuesto
habitualmente destinado a TI. No solo se trata de los
dispositivos o de sus consumibles, sino también de los costes
asociados a la gestión de proveedores y a la operativa de
salas de impresión, atención a clientes y asistencia técnica.
Todas estas funciones requieren gran cantidad de recursos
empresariales que, aunque está claro que son muy necesarios
para su organización, no constituyen su negocio principal.
Todas las organizaciones que aparecen en este libro han
acudido a nosotros porque reconocen que podemos liberarles
y ayudarles a centrarse en sus actividades principales gracias
a lo que sabemos hacer mejor: gestionar sus servicios de
impresión de forma más efi ciente y efi caz.
Estas páginas contienen ejemplos de los resultados. Hemos
mejorado la efi ciencia operativa, en diferentes países y
sectores, gestionado el cambio e impulsado la innovación
en los entornos de impresión. Hemos ayudado a nuestros
clientes a reducir los costes, mejorar la sostenibilidad y la
productividad y proteger sus entornos documentales.
Xerox ha ayudado a sus clientes a lograr estos objetivos
durante más de 15 años. Si desea saber cómo podemos
ayudarle, llámenos.
Shaun Pantling
Director general
Global Document Outsourcing
Xerox Europa
3
4
Banca y mercados fi nancieros
5
Externalización de servicios para el control de costes y el cumplimiento de directivasEntidad fi nanciera portuguesa
El reto
• Racionalizar una red de impresión heterogénea,
repartida en nueve plantas, que no satisface las
necesidades de los 900 empleados del banco.
• Reducir los costes de impresión introduciendo
directivas de impresión y gestionando el
mantenimiento y los suministros con mayor
efi cacia.
• Cumplir las directivas más recientes sobre medio
ambiente y sostenibilidad.
La solución
• Instalación de una fl ota de impresión de última
generación.
• Contrato de servicio que proporciona un gestor
de operaciones de Xerox in situ para supervisar
la fl ota, manejar las solicitudes de asistencia
técnica y gestionar el mantenimiento preventivo
y los suministros.
• Asistencia con un plan de comunicaciones
interno y procesos de gestión del cambio
para implicar a los empleados y asegurar una
transición satisfactoria.
Los resultados
• Aumento de la satisfacción de los empleados.
• Reducción considerable de los tiempos de
respuesta ante las solicitudes de asistencia.
• Reducción de un 25% aproximadamente del
volumen de papel utilizado.
• Control absoluto de los costes.
• Reducción de un 27% aproximadamente de la
emisión de gases de efecto invernadero.
• Reducción de un 33% aproximadamente del
consumo energético.
• Liberación de recursos para aprovecharlos en la
actividad principal.
Portugal
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Medio ambiente
Productividad del usuario fi nal
33%Recorte de la energía consumida
6
Eliminación de defi ciencias y ahorros millonariosBanco minorista europeo
El reto
• Controlar las actividades de impresión y copia y
los presupuestos gestionados por departamentos
individuales.
• Optimizar el uso de dispositivos, especialmente
los infrautilizados.
• Identifi car y gestionar los costes globales de
producción de documentos, ocultos hasta el
momento en presupuestos individuales.
La solución
• Servicio de impresión gestionado que abarca
todos los equipos, suministros y servicios.
• Contrato simple de coste por página con niveles
de servicio garantizados.
• Gestión proactiva del uso de dispositivos para
garantizar mejoras y reducción de costes.
Los resultados
• Ahorro anual de 3,8 millones de libras esterlinas.
• Reducción del 40% en número de dispositivos.
• Total transparencia de costes y control de gestión.
País:
Reino Unido
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
3,8 millones de libras esterlinasAhorrados anualmente
7
Cumplimiento de plazos urgentes y reducción de costesOrganización de servicios fi nancieros globales
El reto
• Reducir los costes de impresión de producción
(sala de impresión e impresión externa).
• Obtener ahorros mediante la integración
de operaciones de distintas divisiones.
• Cumplir plazos de entrega urgentes para
ajustarse a los acuerdos de nivel de servicio
internos relativos a los documentos-donde el
tiempo es de suma importancia.
• Detener la fuga de peticiones a proveedores no
autorizados.
La solución
• Servicio de impresión de pago por uso que puede
ampliarse o reducirse.
• Introducción de tecnologías para una entrega
más rápida de tiradas de impresión largas y
documentos urgentes.
• Campaña de migración del trabajo de
proveedores externos a salas de impresión
internas.
• Provisión de sistemas de cobro internos.
• Generación de informes sobre el uso y el gasto.
Los resultados
• Disminución del 7% en el coste por página
medio.
• Reducción del 25% en el coste de impresión de
salida anual por empleado.
• 100% de los documentos urgentes entregados
efi cazmente a la empresa en una hora,
cumpliendo el acuerdo de nivel de servicio.
• Eliminación del gasto específi co en proveedores
no autorizados.
Reino Unido
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Velocidad
100%Cumplimiento del objetivo de entrega en una hora
“El servicio de Xerox funciona. Se realiza con una gestión mínima por nuestra parte y supera los
requisitos del acuerdo de nivel de servicio de la empresa.”
Director de gestión de proveedores
Organización de servicios fi nancieros globales
8
Seguros9
Prestación de un servicio de alta calidad a miles de empleadosEmpresa de servicios fi nancieros europea
El reto
• Implementar un servicio documental para
satisfacer las necesidades de 14.000 empleados
repartidos en 150 sedes con una producción de
120 millones de páginas al año.
• Contratar un proveedor para gestionar el proyecto
y el servicio resultante, incluida la selección y la
instalación de los equipos y la implementación de
nuevos procesos.
• Reducir los costes de impresión mejorando la
calidad y los procesos internos.
La solución
• Gestionar el servicio de impresión, incluido el
servicio de asistencia de primer nivel in situ.
• Optimización de la fl ota de 5500 dispositivos en
un principio, con actualizaciones tecnológicas
continuas a medida que cambien las necesidades.
• Continuar la formación de empleados y la
implementación del aprendizaje electrónico.
• Introducción de la impresión protegida.
• Seguimiento del volumen de impresión.
• Contrato de coste por página con posterior
reducción de costes.
Los resultados
• Mejora del servicio a los empleados gracias a
una mejor velocidad, efi cacia, disponibilidad del
servicio y calidad.
• Confi dencialidad garantizada mediante la
impresión protegida.
• Reducción de los costes de un 30%
aproximadamente.
Francia
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Seguridad de la información y gestión de riesgos
Productividad del usuario fi nal
30%Reducción de costes
10
Sanidad11
Gestión global de la impresión para ofrecer un servicio coherenteEmpresa farmacéutica multinacional
El reto
• Reducir los más de 15 millones de gasto anual
global en documentos de ofi cina.
• Aportar coherencia a los servicios de impresión y
ahorrar inconvenientes a los usuarios.
• Facilitar las tareas de impresión a 10.000 usuarios
que imprimen más de 50 millones de páginas
al año.
La solución
• Introducción por fases del servicio de impresión
gestionado, incluyendo la adquisición de equipos,
la gestión de dispositivos, la asistencia telefónica
y las funciones de reparación, para más de
70 instalaciones en 19 países.
• Eliminación de dispositivos obsoletos y de
gama baja.
• Adición de funciones y prestaciones, incluida
la impresión protegida.
• Supervisión y notifi cación de los indicadores
de rendimiento clave.
Los resultados
• Ahorro del 30% en costes.
• Reducción de 4000 dispositivos a
1500, suprimiéndolos también de la cuenta
de resultados.
• Reducción de los inconvenientes causados a
los usuarios fi nales gracias a una introducción
por fases.
• Mejoras signifi cativas en la calidad de
impresión, capacidad, tiempo de actividad y
aprovechamiento.
Global
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
30%Reducción de costes
12
Sector público13
En pocas palabras, un servicio de impresión excepcionalOfi cina Europea de Patentes
El reto
• Gestionar el proceso en papel de las solicitudes de
patentes (100.000 publicaciones al año).
• Garantizar el soporte de impresión en todas las
ubicaciones con alerta inmediata de problemas y
resolución rápida.
• Ofrecer un servicio fi able y sencillo para unas
necesidades de impresión de ofi cina anuales
de 200 millones de páginas en cuatro países.
La solución
• Instalación de 600 dispositivos multifunción
y 27 impresoras de alto volumen para una
producción documental experta.
• Introducción del servicio sin interrupciones en
el funcionamiento.
• Supervisión remota continua.
• Servicio de asistencia centralizado y gestionado in
situ para prestar soporte multinacional.
Los resultados
• Servicio de alta fi abilidad que cumple los objetivos
de disponibilidad superiores al 98% para cada
dispositivo.
• Resolución del 70% de las incidencias por parte
del servicio de asistencia antes de que los usuarios
sepan que se han producido.
• Informes de gestión mensuales claros, precisos
y detallados.
País:
Europa
Principales ventajas para el cliente:
Productividad del usuario fi nal
98%Disponibilidad de cada dispositivoindividual
“Ahora disponemos de una infraestructura de impresión de última generación que nos
proporciona un servicio extremadamente fi able, lo que resulta clave para nuestra actividad.”
Pierre Fisher, responsable de los servicios operativos de impresión, escaneado y fax
Ofi cina Europea de Patentes
14
Optimización para reducir costes y nuevo enfoque del soporte de TIConsejo regional francés
El reto
• Buscar más oportunidades para mejorar la
infraestructura de impresión.
• Cumplir los compromisos de sostenibilidad.
• Garantizar la facilidad de uso del proceso de
impresión por parte de los usuarios.
• Redirigir el soporte de TI hacia otras áreas.
La solución
• Racionalización de dispositivos.
• Introducción de políticas de impresión para
fomentar comportamientos sostenibles.
• Planes de formación (in situ, basados en la
web y mediante vídeos) para satisfacer las
necesidades locales.
• Simplifi cación de los procesos operativos.
• Integración del servicio de asistencia de Xerox
en los procedimientos de creación de fi chas
de trabajo de los clientes por parte del servicio
de asistencia.
• Visita semanal de ingenieros para ofrecer
soporte proactivo.
Los resultados
• Aumento de la proporción usuario-dispositivo de
4:1 a 12:1.
• Mínimas molestias al usuario fi nal durante el
proyecto.
• 20% de ahorro en costes.
• Entorno de impresión más respetuoso con el
medio ambiente.
• Mejora del servicio y de la experiencia del usuario
fi nal gracias a la estandarización y a la formación.
• Liberación de valiosos recursos de TI.
Francia
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Medio ambiente
Productividad del usuario fi nal
20%Reducción de costes
15
Prestación de un servicio local de reprografía de alta calidad Universidad de Rotterdam
El reto
• Mejorar y ampliar los servicios del departamento
central de reprografía.
• Eliminar la necesidad de los estudiantes
procedentes de cinco ubicaciones distintas en el
campus de desplazarse hasta el departamento
central de reprografía.
• Mejorar la disponibilidad de las impresoras y
copiadoras que, sin la supervisión remota, podían
llegar a estar inactivas durante varias horas.
La solución
• Apertura de dos nuevos puntos de servicio
reprográfi co para repartir la carga de trabajo y
mejorar los tiempos de respuesta.
• Acceso en línea a los servicios de reprografía
centrales.
• Introducción de nuevos servicios creativos, como
maquetación, diseño y autoedición.
• Instalación de copiadoras modernas en
ubicaciones óptimas del campus.
• Supervisión remota y gestión de dispositivos.
Los resultados
• Reducción de la necesidad de los usuarios de
visitar el centro de reprografía en persona.
• Servicios centrales de reprografía
considerablemente más efi cientes y accesibles.
• Tiempo de actividad de la fl ota superior al 98%.
• Ahorro de costes del 10-15% con total
transparencia de costes.
País:
Países Bajos
98%Tiempo de actividad garantizado
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Productividad del usuario fi nal
“Acudimos a Xerox porque la calidad nos convenció. Tienen la experiencia y los recursos
que buscábamos y nos impresionaron los niveles de servicio propuestos.”
Wim Burghout, directivo de servicios expertos,
Universidad Rotterdam
16
Impresión bajo demanda para reducir residuosHogeschool Utrecht: Universidad de los Países Bajos
El reto
• Reducir los costes de impresión y las cuotas
por derechos de autor evitando el exceso de
producción de folletos con los materiales de
los cursos.
• Como resultado, eliminación de la necesidad de
contar con un punto de reprografía in situ con
demasiados empleados para producir los folletos.
La solución
• Sustitución del punto de reprografía in situ por un
servicio gestionado de impresión en línea.
• Adquisición directa en línea por parte de los
estudiantes de los folletos, permitiendo igualar la
cantidad de impresión a la demanda.
• Comprobación automática del material con la
agencia de derechos de autor para determinar la
cuota que se debe pagar.
• Envío de informes detallados de la utilización de
los derechos de autor a la agencia de derechos
de autor.
• Precio exacto de pago por copia para los
estudiantes y entrega a domicilio.
Los resultados
• Reducción de la generación de residuos en
un 20%.
• Reducción del pago de cuotas por derechos
de autor.
• Reducción de los costes de impresión.
• Eliminación del coste del punto de reprografía
in situ.
• Fácil acceso por parte de los estudiantes a los
folletos actuales y anteriores, al mismo precio
que antes.
• Reducción de la carga de trabajo del profesorado
y de los empleados.
País:
Países Bajos
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Medio ambiente
Productividad del usuario fi nal
“Hemos ahorrado mucho en cuanto a personal, espacio, material desperdiciado e inversiones
previas en pagos de derechos de autor innecesarios.”
Jan Dekker, jefe de proyectos de TI,
Hogeschool Utrecht
20%Menos residuos
17
Simplifi cación de la cadena de suministro para mejorar el servicio prestadoMinisterio de Trabajo y Pensiones (Reino Unido)
El reto
• Revisar y modernizar la cadena de suministro de
documentos para hacer la información más clara
y accesible a más de 20 millones de habitantes
del Reino Unido.
• Cumplir los estrictos requisitos del ministerio para
mejorar la efi cacia y reducir los costes.
• Eliminar los procesos repetitivos realizados
por varios proveedores en departamentos
individuales.
• Integrar los servicios documentales de más de
1000 ofi cinas.
La solución
• Mejora constante de la calidad del servicio, en
comparación con objetivos avanzados, aportando
valor en todas las fases.
• Transformación de los servicios documentales
mediante una cadena de suministro fragmentada,
integrada por una alianza organizada por Xerox.
• Infraestructura única de gestión de servicios
para las principales tareas de impresión y otras
actividades relacionadas.
• Centro de contacto dedicado y almacén de
7400 metros cuadrados para garantizar la
gestión y distribución efectivas de la cadena
de suministro.
Los resultados
• Reducción del espacio de almacenamiento en
un 12%, de 8400 a 7400 metros cuadrados.
• Reducción del desperdicio de impresiones en
un 66%.
• Reducción del ciclo medio de revisión de
documentos en un 40%, de cinco a tres meses.
• Mejor calidad y efi cacia en las comunicaciones
con los ciudadanos.
• Ahorro global del 21% conforme a los objetivos
del gobierno respecto a la revisión de efectividad.
• Todos los materiales de impresión, material
de papelería y reprografía a disposición de
los empleados a través de un único punto
de contacto y mediante el intercambio de
adquisición electrónica del gobierno.
País:
Reino Unido
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Medio ambiente
Centralidad del cliente
21%Ahorro para cumplir los objetivos del gobierno
“Xerox nos ayudará a ofrecer mejores productos, mejores servicios y a transformar
el modo en que nos relacionamos con nuestros clientes.”
David Smith, director comercial
Ministerio de Trabajo y Pensiones
18
Automoción19
Creación de rendimiento y sostenibilidad a escala globalGrupo Fiat
El reto
• Reducción de los costes derivados de la
infraestructura de TI global mediante la
simplifi cación y la estandarización de la
infraestructura de impresión global.
• Reducción de los costes de explotación
mediante una gestión más efectiva de los
procesos de impresión.
• Mejora de la productividad y fomento del
crecimiento a largo plazo.
• Desarrollo de prácticas sostenibles.
La solución
• Contrato de impresión gestionado de forma
global, inicialmente en cinco países con previsión
de ampliación.
• Consolidación de la fl ota de impresión a través de
la introducción de dispositivos multifunción.
• Utilización de la calculadora de sostenibilidad
de Xerox® para respaldar los objetivos
medioambientales.
• Revisiones periódicas del rendimiento.
Los resultados
• Conocimiento claro de los gastos y
ahorros exactos.
• Ahorro estimado del 30% en costes
de explotación.
• Mejora de la productividad de los empleados:
identifi cación y reparación de incidencias en los
equipos antes de que se produzca un problema.
• Contribución a la reducción planifi cada
del 50% en el consumo de energía.
Global
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Medio ambiente
Productividad del usuario fi nal
30%Reducción estimada en gastos de explotación
20
Fabricación21
Ahorro gracias a un único servicio de impresión empresarial globalEmpresa química multinacional
*Resultados proporcionados por la calculadora de sostenibilidad
de Xerox®, basándose en el análisis del ciclo de vida que
incluye todos los factores del entorno de impresión, incluidas
la adquisición, la producción y la utilización del material, para
calcular el impacto medioambiental.†Ahorro previsto durante un contrato de cinco años.
El reto
• Implementar un servicio gestionado coherente de
impresión/copia/escaneado/fax en 50 países para
reducir los costes y mejorar el control y
la coherencia.
• Aprovechar mejor los 14 centros de producción
repartidos en seis países.
• Cumplir los requisitos de sostenibilidad.
La solución
• Un servicio de impresión empresarial
internacional totalmente gestionado con
un único contrato global.
• Racionalización de dispositivos.
• Nuevas funciones de impresión, como la
impresión segura.
• Envío electrónico de trabajos al centro
de producción.
• Asistencia global 24 horas al día.
Los resultados
• Previsión de ahorro de 21 millones de dólares en
costes de impresión durante los cinco años de vida
del contrato.
• Disponibilidad de los dispositivos del 99,5%.
• Mejora del 22% en métricas de fi abilidad.
• Proporción de satisfacción del 99,6% con los
centro de producción.
• Ahorro energético del 43% en impresión de
ofi cina y reducción de más de 630.000 kilos de
emisiones de CO2 (EE.UU.)*.
Global
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Medio ambiente
Productividad del usuario fi nal
21 millones de dólaresAhorro previsto†
22
Recuperación del control después de crecer a base de adquisicionesEmpresa de productos forestales internacional
El reto
• Reducir el coste de la impresión en Europa
procedente de adquisiciones defi cientes.
• Mejorar el servicio en áreas remotas de Europa
afectadas por un clima adverso y problemas de
comunicación.
• Volver a priorizar la actividad principal, derivando
la gestión de impresión y de contratos
a un único proveedor externo.
La solución
• Implementación de políticas para estandarizar
y optimizar el entorno de impresión.
• Racionalización de la fl ota de impresión a
4000 dispositivos, incluidos los sistemas de
copia de seguridad, impresoras móviles y
unidades de producción.
• Acuerdo de nivel de servicio único para 14 países y
asistencia en cinco idiomas.
• Sistema de facturación consolidado y simplifi cado,
con informes detallados.
Los resultados
• Ahorro anual de costes del 25%.
• Reducción de la fl ota de impresoras al 50%.
• Reducción del tiempo de inactividad de los
equipos prácticamente a cero.
• Liberación de recursos internos para
aprovecharlos en la actividad principal.
• Simplifi cación del proceso empresarial gracias
a la mejora de la facturación y la generación
de informes.
Europa
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Productividad del usuario fi nal
25%Reducción de costes anual
23
Simplifi cación del almacenamiento para una mayor productividadSiemens Italia
El reto
• Gestionar el archivo documental en papel
con más efi ciencia.
• Crear un método más efectivo para gestionar
cerca de 100.000 facturas al año.
• Racionalizar diferentes marcas y modelos
de equipos de impresión de ofi cina con
un funcionamiento caro y un soporte y
mantenimiento complejos.
• Cobrar conciencia de los volúmenes de impresión
y los costes asociados.
La solución
• Almacenamiento digital de más de 23.500
documentos.
• Puntos de servicio gestionados por Xerox como
interfaz del archivo digital para una gestión
continua de documentos y facturas.
• Evaluación de impresoras y copiadoras de ofi cina;
sustitución de los sistemas poco efi cientes por 190
dispositivos multifunción.
• Servicio de impresión totalmente gestionado para
respaldar una nueva fl ota optimizada.
Los resultados
• Mejora del control, validación y acceso a los
documentos, aumentando sustancialmente la
productividad.
• Procesos coherentes y más sencillos gracias a los
puntos de servicio.
• Ahorro de más del 20% en impresión y copia
de ofi cina.
• Tranquilidad y garantía de continuidad
del servicio.
• Reducción de los residuos de papel y del
consumo energético.
Italia
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Medio ambiente
Productividad del usuario fi nal
20%Ahorro en actividades de impresión y copia
“Xerox ha actuado con Siemens como un verdadero socio, nos ha permitido dar un salto
tecnológico hacia adelante en todos los aspectos de nuestra gestión de documentos.”
Federico Caimi, director de división, Global Shared Services
Siemens Italia
24
Creación de un proyecto para promover la efi ciencia empresarialCarillion
*Ahorro durante los seis primeros meses del contrato.
El reto
• Reducir los costes y aumentar la efi cacia de la
producción de documentos.
• Identifi car las máquinas que están infra o
sobreutilizadas entre los múltiples y variados
equipos de ofi cina.
• Repetir el éxito en todos los negocios adquiridos.
La solución
• Estrategia de producción de documentos para
toda la empresa.
• Sistema de seguimiento de activos en línea para
supervisar el parque de máquinas.
• Proyecto para multiplicar la efi ciencia y la
productividad, listo para su aplicación en las
nuevas adquisiciones.
Los resultados
• Reducción de la fl ota de copiadoras e impresoras
de Carillion en un 60%, disminuyéndola de
3000 máquinas a 800 impresoras de sobremesa y
450 dispositivos multifunción.
• Ahorro de más de 600.000 libras esterlinas
durante los seis primeros meses.
• Optimización del control y aumento de la efi cacia
durante la actividad de adquisición posterior.
• Reducción de las cargas administrativas y los
costes generales.
Reino Unido
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Flexibilidad y escalabilidad
600.000 £Ahorro inicial*
“Puedo afi rmar lo siguiente con total rotundidad: independientemente de lo que nos depare el
futuro, sé que Xerox va a poder ayudarnos.”
Steve Connor, director de TI
Carillion plc
25
Aumento de la efi ciencia, la seguridad y la sostenibilidadQinetiQ
* Resultados proporcionados por la calculadora de sostenibilidad
de Xerox®, basándose en el análisis del ciclo de vida que
incluye todos los factores del entorno de impresión, incluidas
la adquisición, la producción y la utilización del material, para
calcular el impacto medioambiental.
El reto
• Mejorar la movilidad y la productividad de los
empleados en 80 sedes del Reino Unido.
• Garantizar la seguridad y la confi dencialidad.
• Mejorar la efi cacia racionalizando cientos de
modelos distintos de impresoras y copiadoras
autónomas.
• Acelerar las actividades de mantenimiento
y reparación.
• Realizar un seguimiento más efectivo de
los costes.
• Respaldar los objetos medioambientales de
la empresa.
La solución
• Servicio de impresión gestionado y servicio
de asistencia encargado de las actividades de
escaneado, impresión y copia.
• Introducción de dispositivos en red para habilitar
la movilidad y una gestión y análisis centralizados.
• Impresión protegida desde cualquier impresora
mediante etiquetas de identifi cación de
radiofrecuencia.
• Escaneado inteligente con reconocimiento óptico
de caracteres y marcado de contenido sensible.
Los resultados
• Aumento de la productividad, ya ahora todos los
empleados tiene una impresora monocroma en
un radio de 10 metros y una impresora en color en
un radio de 30 metros.
• Flota optimizada de 1000 impresoras formada
por ocho tipos de dispositivos, todos con una
confi guración estándar.
• Mejora del mantenimiento, reparación de
incidencias y análisis de costes.
• Descenso del 44% en el consumo energético*.
• Descenso del 44% en la emisión de gases de
efecto invernadero*.
• Descenso del 42% en la generación de residuos
sólidos*.
Reino Unido
País:
Principales ventajas para el cliente:
Medio ambiente
Seguridad de la información y gestión de riesgos
Productividad del usuario fi nal
44%Reducción en el consumo energético
“Ahora tenemos una infraestructura y un conjunto de prácticas estándar que permite
que nuestro personal disponga de un servicio de calidad, independientemente del centro
al que se desplacen.”
Lewis Doyle, director ejecutivo de Shared Services
QinetiQ
26
Alta tecnología
27
Coherencia global, desde el contrato hasta la facturaciónFabricante de teléfonos móviles multinacional
El reto
• Aportar coherencia global, desde los términos
contractuales hasta la facturación, pasando por
la entrega.
• Reducir los costes de impresión de 120 millones
de hojas al año.
• Extraer los activos de capital de la cuenta
de resultados
• Garantizar la fl exibilidad necesaria para adaptarse
al entorno empresarial en constante evolución.
• Impresión de alta calidad y funcionamiento
sencillo para todos los usuarios, incluido el
personal itinerante.
La solución
• Servicio de impresión, escaneado y copia
externalizado que cubre 3500 dispositivos en
red globalmente a través de los servicios de
impresión gestionados.
• Redespliegue de dispositivos existentes,
cuando sea posible, añadiendo nuevos
dispositivos según convenga.
• Supervisión remota para tomar decisiones
precisas y solucionar problemas.
Los resultados
• Coherencia global para 40.000 empleados.
• Eliminación de los servidores de impresión.
• Signifi cativa reducción y simplifi cación de
los costes.
• Servicio que crece con la empresa y se adapta a
su estrategia operativa.
• Impresión más sencilla para todos con una
reducción del 40% de las llamadas mensuales al
servicio de asistencia.
Global
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Productividad del usuario fi nal
Flexibilidad y escalabilidad
40%Reducción de las llamadas al servicio de asistencia
28
Control de los costes de impresión, servicios globalesEmpresa de tecnología de la información
El reto
• Estandarizar las funciones de impresión.
• Reducir los costes de operación y
de mantenimiento.
• Centralizar el control del presupuesto
de impresión.
• Respaldar los objetivos medioambientales.
• Abordar el soporte incoherente de distintos
proveedores.
• Gestionar activos con efi cacia.
• Satisfacer las necesidades de más de
40.000 empleados.
La solución
• Optimización y racionalización de los entornos
de ofi cina.
• Software de Xerox® y un proceso estandarizado
para la gestión de impresoras.
• Reciclaje de cartuchos de tóner láser y dispositivos
de tinta sólida.
• Una solución global escalable y reproducible.
Los resultados
• Reducción de costes del 30% y un ahorro superior
a los 7 millones de dólares al año.
• Mejora superior al 35% de la proporción
de empleados por dispositivo.
• Disminución del 55% en el coste por
página medio.
• Posibilidad de fl exibilidad local.
• Control de costes centralizado.
• Procesos de facturación local mejorados.
• Se han evitado más de 20 toneladas de residuos.
Global
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Medio ambiente
Flexibilidad y escalabilidad
7 millones de dólaresAhorro anual de costes
“Estamos aprovechando la experiencia de Xerox en los servicios gestionados de impresión
para ofrecer valor a las unidades de negocio, ahorrar costes de TI y reinvertir dicho ahorro
en la innovación en TI.”
Director de los servicios de información
29
Innovación para ofrecer un servicio excelente a precios más bajosEmpresa de software y TI francesa
El reto
• Convertir tres ubicaciones en una “ofi cina del
futuro”.
• Racionalizar el parque de impresoras.
• Ser más respetuosos con el medio ambiente.
• Aprovecharse de las innovaciones tecnológicas y
las herramientas de movilidad.
La solución
• Externalización de todos los servicios de
impresión, mantenimiento de primer nivel,
gestión de consumibles y soporte al usuario fi nal.
• Estandarización de los dispositivos de impresión.
• Flujo de trabajo y software de gestión de
trabajos para ayudar a aumentar la efi cacia
de los procesos.
• Solución “Follow you” móvil segura: impresión
iniciada por lectura magnética de un distintivo
de acceso seguro.
Los resultados
• Mejora de la proporción de usuarios por
dispositivo de 15:1 a 50:1.
• Disponibilidad de los dispositivos superior al 98%.
• Reducción de los volúmenes de impresión en
un 30%.
• Mejora de los niveles de servicio a los clientes con
soporte in situ.
• Reducción de los residuos de papel gracias a la
impresión “Follow me”.
• Informes con resultados cuantifi cables, incluidos
los indicadores de sostenibilidad.
Francia
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Medio ambiente
30%Reducción en volúmenes de impresión
30
Comunicaciones31
Mejora del servicio de atención al cliente y reducción de costesBritish Telecom
* Resultados proporcionados por la calculadora de sostenibilidad de
Xerox®, basándose en el análisis del ciclo de vida que incluye todos
los factores del entorno de impresión, incluidas la adquisición, la
producción y la utilización del material para calcular el impacto
medioambiental.
El reto
• Cumplir los estrictos objetivos de reducción
de costes.
• Contribuir a los objetivos de sostenibilidad de
BT reduciendo la huella de carbono en las tareas
de impresión.
• Mejorar los niveles de servicio de impresión para
los usuarios.
La solución
• Programa de mejora del servicio en la empresa,
prestando especial atención a la impresión de
ofi cina y a la reprografía.
• Desarrollo e implementación de procesos
mejorados para cumplir los compromisos del
nuevo servicio.
• Nuevo programa de comunicaciones para abordar
problemas comunes.
Los resultados
• Ahorro de 10,4 millones de libras esterlinas
durante cuatro años en impresión de ofi cina.
• Ahorro del 40% en reprografía.
• Proporción de usuarios por dispositivo de
impresión más efi ciente.
• Reducción del 50% en la huella de carbono*.
• Índices de satisfacción del cliente que superan
lo previsto.
Reino Unido
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Medio ambiente
Productividad del usuario fi nal
10,4 millones de libras esterlinasAhorro en cuatro años
“Entre nosotros y Xerox, la comunicación es franca y honesta; decimos lo que pensamos y
Xerox ha respondido de un modo fl exible e innovador. Estamos seguros de que alcanzaremos
objetivos realmente ambiciosos.”
Alan Quearns, director de servicios
BT
32
Productos al por menor y de consumo
33
Un paso más en la reducción de costes a través de la consolidaciónProcter & Gamble
El reto
• Siguientes pasos para digitalizar la empresa.
• Mejorar la efi ciencia y reducir los costes del
entorno de impresión consolidando, centralizando
y externalizando la gestión de 45.000 dispositivos
en 200 emplazamientos (proporción de usuarios
de 4:1).
• Convertir el lugar de trabajo en un entorno
más sostenible.
La solución
• Contrato de impresión gestionada de cinco años
de duración que abarca los talleres de impresión,
la impresión de ofi cina y los empleados que
trabajan en sus casas.
• Racionalización de la fl ota de impresoras y
copiadoras reduciéndola a menos de 10.000.
• Formación in situ para ayudar a los empleados de
P&G a gestionar el nuevo entorno de impresión.
• Portal web para formación en línea, adquisiciones
y soporte.
• Programa de gestión del cambio para asistir a los
empleados durante la transición.
Los resultados
• Reducción del 27% en los costes de explotación
gracias a la externalización de 65 ubicaciones
hasta el momento.
• Reducción prevista de un mínimo del 30% en el
consumo energético relacionado con la impresión
y del 20-30% anual en el consumo de papel.
• Usuario: proporción media de usuario por
dispositivo de 15:1.
• Mejora del tiempo de actividad de los dispositivos
superior al 99% (un 4% superior al objetivo).
Global
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Medio ambiente
Productividad del usuario fi nal
27%Reducción en costes de explotación
“Al simplifi car la estructura de impresión global aumentamos la fi abilidad y la efi ciencia,
transformando nuestra forma de trabajar.”
Filippo Passerini, director de información y presidente del área de servicios globales
Procter & Gamble
34
Optimización y centralización para gestionar el crecimientoEuropart – Proveedor de piezas de automóvil alemán
El reto
• Gestionar un volumen de documentos impresos
que aumenta debido al crecimiento del negocio
de un 20% anual.
• Estandarizar los procedimientos de producción
documental.
• Mejorar la impresión y el envío de materiales de
marketing producidos en 24 idiomas distintos.
• Permitir que el personal de la sede central
dedique más tiempo a la actividad principal de
compras y ventas.
La solución
• Evaluación y asesoramiento para mejorar las
actividades de impresión de ofi cina, marketing,
facturación y gestión de albaranes.
• Servicios de impresión y traducción gestionados.
• Centralización de la impresión y del envío del
material de marketing.
• Escaneado y comprobación de las facturas
entrantes, incluido el reconocimiento óptico
de caracteres.
• Portal en línea para gestionar avisos de envío
y consultas de los clientes.
Los resultados
• Reducción total de los costes derivados de la
gestión documental en un 30%.
• Reducción de los gastos de envío en un 15%
• Ahorro del 20-30% en costes de productos
de marketing.
• Respuesta más rápida a las consultas.
• Reducción de los costes de inventario
de consumibles.
• Transparencia de costes.
• Reducción de la carga de trabajo manual.
Alemania
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Velocidad
Centralidad del cliente
30%Reducción de los costes derivados de la gestión de documentos
35
Captación de clientes con folletos de ventas de gran calidadKrogsveen – Una de las agencias inmobiliarias más grandes de Noruega
El reto
• Mejorar la coherencia de la calidad de los
folletos de ventas de propiedades producidos
localmente-, como fotos o información jurídica.
• Minimizar el coste para los clientes de la
producción de folletos.
La solución
• Acceso a la red de una instalación de Xerox
dedicada y centralizada por parte de 45 ofi cinas
de Krogsveen.
• Software personalizado desarrollado con Xerox,
utilizado por las ofi cinas locales para agrupar
los orígenes de información en un documento
preparado para impresión.
• Impresión documental tan sólo pulsando
un botón.
• Consolidación de la fl ota de ofi cina de impresoras
y copiadoras a dos modelos mantenidos y
soportados por Xerox.
Los resultados
• Eliminación de las incoherencias de impresión
locales.
• Mejora de la calidad, folletos más efectivos
producidos en dos días laborables e incluso en
24 horas, mejorando el servicio al cliente.
• Servicio fl exible que supera los acuerdos de nivel
de servicio.
• La plantilla de Krogsveen se puede centrar en
la actividad principal de venta de propiedades
inmobiliarias.
• Ahorros estimados de un 30-40% en la
producción de folletos.
Noruega
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Productividad del usuario fi nal
Velocidad
30-40%Ahorros estimados
“Xerox ha comprendido perfectamente la idiosincrasia de nuestro negocio y nos ha
proporcionado la calidad y la fi abilidad que buscábamos. También se han comprometido
mediante exigentes acuerdos de nivel de servicio.”
Director general
Krogsveen
36
Servicios37
Optimización de la fl ota para mejorar la coherencia y la efi caciaGrupo Prosegur – Servicios de seguridad global
El reto
• Reducir los costes de impresión.
• Estandarizar la fl ota de impresoras para asegurar
un nivel de operatividad coherente.
• Optimizar el uso de los equipos.
• Trabajar con un único socio capaz de proporcionar
un soporte coherente y global.
La solución
• Contrato fl exible para servicios de impresión
gestionados.
• Instalación de más de 200 dispositivos
multifunción en las 40 ofi cinas de España.
• Servicio de asistencia que ofrece soporte
personalizado a analistas y técnicos.
Los resultados
• Reducción del 15% en el coste total de propiedad.
• Mejora del servicio al usuario.
• Más tiempo para centrarse en las áreas de
importancia estratégica.
• Reducción de las tareas administrativas con la
introducción de una única factura mensual.
• Capacidad para incorporar partes adicionales del
grupo en el futuro.
España
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Productividad del usuario fi nal
Flexibilidad y escalabilidad
15%Reducción de costes
38
Adaptación de la impresión de los documentos más importantes a las necesidades empresarialesClifford Chance
El reto
• Mejorar la calidad de los servicios de impresión
para dar soporte a unas necesidades
empresariales en constante evolución.
• Integrar y simplifi car las responsabilidades
y los procesos de impresión y copia en la sede
de Londres, para crear un modelo de lanzamiento
global.
• Garantizar la fl exibilidad en un entorno de trabajo
cambiante.
• Financiar la nueva solución mediante el coste
por copia.
La solución
• Impresoras y dispositivos multifunción para
respaldar el negocio globalmente.
• Análisis del entorno de impresión en la sede
de Londres, examinando la previsión de costes
y ahorros.
• Implementación de un servicio de impresión
gestionado en la sede de Londres.
Los resultados
• Reducción en la fl ota de 2840 dispositivos a 2350.
• Mejora de los niveles de servicio y mejor
operatividad a un precio más bajo.
• Ahorro signifi cativo en los costes durante el primer
año de colaboración.
• Fijación de precios fl exibles a través del coste
por copia y consolidación de una facturación
transparente.
• Simplifi cación de procesos.
• Tiempo de respuesta contratado de 30 minutos y
dos horas para las reparaciones.
Reino Unido
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Productividad del usuario fi nal
Flexibilidad y escalabilidad
2 horasTiempo máximo de reparación
“Tenemos la sensación de que Xerox ha dedicado tiempo a conocernos realmente y a
comprender nuestros requisitos empresariales.”
Lee Doyle, director de operaciones empresariales
Clifford Chance
39
Gestión única de la impresión centralizada, contratada y de ofi cinaEmpresa de servicios profesionales globales
El reto
• Crear un único servicio gestionado para la
impresión centralizada, contratada y de ofi cina de
toda la empresa.
• Recortar los costes totales y disponer de un único
precio por página para todas las actividades
de impresión.
• Facilitar el acceso a los servicios y mejorar la
fi abilidad, coherencia, fl exibilidad y sostenibilidad.
• Mejorar la información de gestión.
• Cumplir los objetivos medioambientales
de la empresa.
La solución
• Servicio integral de impresión empresarial,
gestionado mediante un conjunto común de
tecnologías, normativas y procesos.
• Consolidación y estandarización de todos los
dispositivos y recursos.
• Supervisión continua del servicio para alinear los
recursos con las necesidades.
• Nuevas funciones, como la impresión “Follow you”
y el envío en línea de trabajos de impresión.
• Presentación de informes para todos los
servicios, hasta llegar a los dispositivos o usuarios
individuales.
• Transferencia de 150.000 libras esterlinas en
activos capitalizados a Xerox.
• TUPE (transferencia de tareas) de 25 empleados
a Xerox.
Los resultados
• Reducción del coste total de propiedad de las
tareas de impresión en un 29%, de 699 a 495
libras esterlinas por empleado al año.
• Reducción de las llamadas al servicio de asistencia
en un 51%.
• Satisfacción del 99% con el servicio de impresión
de producción.
• Reducción del uso de papel y consumibles;
reciclaje al 100%.
• Reducción del 18% en volumen de impresión
por empleado.
• Reducción del número de salas de impresión
corporativas en un 44%.
• Mejora del 25% en el tiempo de entrega de
documentos de ofertas prioritarias.
Reino Unido
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Medio ambiente
Productividad del usuario fi nal
29%Reducción del coste total de impresión de propiedad
40
Evaluación de decisiones y racionalización para reducir gastosReuters – Agencia de noticias multimedia internacional
El reto
• Control de costes mediante la racionalización de
más de 1000 dispositivos de ofi cina costosos e
infrautilizados, incluidos 242 modelos diferentes
de 27 fabricantes.
• Mejora de la experiencia del usuario mediante
una estrategia de asistencia centralizada.
La solución
• Informe detallado de la fl ota actual y costes
asociados.
• Implementación de un servicio totalmente
gestionado para toda la salida documental.
• Eliminación de los dispositivos caros e inefi caces y
sustitución por una cantidad menor de máquinas
más adecuadas.
• Servicio de asistencia interno con enlaces al
proveedor de servicios de TI pertinente.
• Sala de impresión para trabajos especializados de
gran volumen.
Los resultados
• Reducción del coste total de la fl ota en un 19%.
• Ahorro garantizado de 1,45 millones de dólares
en un plazo de cinco años.
• Mayor satisfacción del usuario y aumento
de la productividad.
• Disponibilidad en su nivel máximo.
• Conocimiento claro de los gastos y ahorros.
Reino Unido
País:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Productividad del usuario fi nal
1,45 millones de dólaresAhorro garantizado
“Todo funciona, la disponibilidad es máxima y todo permanece bajo control. Además, sabemos
con exactitud cuánto estamos gastando y ahorrando, y en qué.”
Nigel Smith, gerente de suministros de TI
Reuters
41
42
Índice43
Índice
Principales ventajas para el cliente
País Cliente Sector PÁG
Global Grupo Fiat • • • 20
Empresa química multinacional • • • 22
Fabricante de teléfonos móviles multinacional • • • 28
Empresa de tecnología de la información • • • 29
Procter & Gamble • • • 34
Europa Ofi cina Europea de Patentes • 14
Empresa de productos forestales internacional • • 23
Francia Compañía de seguros europea • • • 10
Consejo regional francés • • • 15
Empresa de software y TI francesa • • 28
Alemania Europart – Proveedor de piezas de automóvil alemán • • • 35
Italia Siemens Italia • • • 24
44
Principales ventajas para el cliente
País Cliente Sector PÁG
Países Bajos Universidad de Rotterdam • • 16
Hogeschool Utrecht: Universidad de los Países Bajos • • • 17
Noruega Krogsveen – Una de las agencias inmobiliarias más grandes de NoruegaAgencies
• • • 36
Portugal Entidad fi nanciera • • • 6
España Grupo Prosegur – Servicios de seguridad global • • • 38
Reino Unido Banco minorista europeo • 7
Organización de servicios fi nancieros globales • • 8
Compañía de seguros de vida, planes de pensiones e inversiones
• • • 18
Carillion • • 25
QinetiQ • • • 26
British Telecom • • • 32
Clifford Chance • • • 39
Empresa de servicios profesionales globales • • • 40
Reuters – Agencia de noticias multimedia internacional
• • 41
Sector:
Principales ventajas para el cliente:
Reducción de costes
Medio ambiente
Seguridad de la información y gestión de riesgos
Productividad del usuario fi nal
Velocidad
Centralidad del cliente
Flexibilidad y escalabilidad
Banca y mercados fi nancieros
Seguros
Sanidad
Sector público
Automoción
Fabricación
Alta tecnología
Comunicaciones
Productos al por menor y de consumo
Servicios
45
Acerca de Xerox
Marca sólida y socio de confi anza
• Líder conocido por su
prestigio en la externalización
documental.
• Presta servicio a compañías
de Fortune Global 500 en
más de 160 países.
Servicios globales
• Enfoque disciplinado y
basado en hechos de las
herramientas Lean Six Sigma
para la prestación de
servicios globales.
• 79 centros de prestación de
servicios en todo el mundo.
• 500 sedes y 66.500
empleados de primera línea.
Excelencia en el servicio
• Servicios homogéneos en
todo el mundo, incluidos
acuerdos de nivel de
servicio globales.
• Compatibilidad con
estándares del sector como
ITIL, ISO 9001, ISO 14001 e
ISO 27001.
Cartera de productos y servicios de primer nivel• Líder1 mundial en servicios
de gestión documental.
• Líder2 mundial en
externalización de
procesos documentales.
• Líder3 en servicios de
impresión gestionados.
Tecnología e innovación
• Más de 9400 patentes
activas.
• Dedicación del 4% de los
benefi cios a investigación
y desarrollo.
• Ganador de la Medalla
Nacional de Tecnología
como reconocimiento a
sus 50 años de innovación.
1 Nelson Hall, 2009
2 Black Book of Outsourcing, 2009
3 Gartner 2010, IDC 2010, Quocirca 2010
46
©2011 Xerox Corporation. Todos los derechos reservados. XEROX® y XEROX and Design® son marcas comerciales de Xerox Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. CDLS XA110060 07/11
