EL MUNDO DIGITAL NUEVA REALIDAD

NUEVO ENFOQUE DEL SISTEMAS DE

INFORMACIÓN GERENCIAL

lic. Jorge Karica CastilloProfesor Universidad de Panamá

Teléfono (507) 233 1857 • Celular (507) 673 5237

S I S T E M A S D E I N F O R M A C I Ó N G E R E N C I A L

e-COMERCIO + e-CONSUMIDOR + e-GOBIERNO = e-REALIDAD

lic. Jorge Karica CastilloProfesor Universidad de Panamá

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Teléfono (507) 233 1857 • Celular (507) 673 5237

INTRODUCCIÓN

La evolución del hombre ha significado cambios profundos en su cultura, moral comportamiento y uso de las diferentes tecnologías que fue desarrollando para lograr, cada día, un mayor nivel de desarrollo. Las generaciones se han sucedido históricamente, en algunos casos, sin comprender muchos de los cambios que en su momento se realizaron. Las generaciones de culturas modernas adolecen de una deficiencia similar y se debe a la velocidad con que se modifican las tecnologías sobre todo a nivel informático. Procesamiento de datos electrónico se inició por los años 50, de nuestra era, a la fecha hemos visto pasar I, II, III, IV y V generaciones y a nivel de microprocesadores hemos contado con no menos de 10 generaciones para llegar al INTEL PENTIUM IV con sus super atributos. Pero, cuantas personas, sobre todo profesionales, se han dado cuenta de esos cambios. Cuantas de ellas lograron entender que era un procesador 80086 y cual la diferencia con un Pentium IV de nuestra época y, sobretodo, argumentar respecto al pronóstico de comportamiento futuro de la tecnología del microprocesador. Cuantos profesionales modernos programaron en autocoder o assembler 360 para entender la diferencia con la programación de objetos moderna. Para muchos no ha sido importante conocer como funciona el computador sino como utilizarlo, no han tenido el placer de experimentar menos problemas con el computador cuando se sabe como y cuando darle mantenimiento a su hardware y a su software. Si hubiéramos evolucionado del arco y la flecha a la pistola de calibre 9mm quizás entenderíamos lo trascendental del cambio, pero, cuanto cuesta entender que el paso de una tecnología a otra significa una perdida económica para la sociedad si

no se asimila y aprovecha. El hombre, sobretodo el profesional, desprecia esta idea cuando observa que un computador IBM 360/158 de los años 80’s costaba millones de dólares americanos y hoy un microcomputador de última generación se encuentra en el mercado por 4 mil dólares con todo el último invento en tecnología. No hemos podido entender que significa un cambio de tecnología y que significa una nueva generación con cultura tecnológica actualizada. La tecnología en el manejo de la información sufrió un cambio espectacular entre los años 90’tas a los años 2000 pero la mayoría de la población se ubica, tecnológicamente, antes de los años 90’tas. La gran mayoría no se aparta del memorando, los informes, las cartas, el periódico, los libros, las facturas, los certificados, diplomas y todo lo que sea evidencia, en papel, posible de guardar en archivadores para cuando se necesiten. Las firmas en los documentos, los sellos de revisado, autorizado, registrado, refrendado y archivado son la principal inquietud de los funcionarios públicos y privados y de allí se ha derivado toda una cultura de control interno difícil de entender. Si el documento lo autorizó mi superior, aunque violente severamente los principios y normas establecidos, por ética mal entendida, proseguimos el trámite (El jefe sabrá por que lo hizo). En el mundo digital los documentos electrónicos pueden viajar a cualquier estación inteligente con los certificados digitales que confirman la autenticidad de los mismos y la autorización que un sistema inteligente de control le ha asignado, para al final de los procesos, proceder a su archivo electrónico en medios magnéticos de alta calidad y capacidad. Los costos del procesamiento electrónico se reducen muy significativamente y se agiliza el proceso sustancialmente; si a esto adicionamos la inteligencia en el proceso, es decir, el

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control sobre todos los pasos del sistema la participación de personas verificando resulta innecesaria. El problema no es de aplicación de tecnología sino de credibilidad en los alcances de la nueva tecnología. Seria posible comprender toda la problemática tecnológica de enviar una nave espacial al espacio durante 7 años y luego a través de comunicación láser instruir al equipo cibernético en la realización de tareas muy especializadas por control remoto y a millones de kilómetros de la tierra, sin ser un super científico espacial, esto señores es un ejemplo de aplicación de las nuevas tecnologías. Si la educación estuviera por delante de la investigación electrónica el problema estaría resuelto, pero, en la realidad cotidiana sucede a la inversa. Este libro pretende replantear la idea tradicional del enfoque sistémico para orientarlo hacia la era digital plena, entendiendo que, en la medida que confiemos en el poder de las nuevas técnicas electrónicas podremos implantarlas con éxito y credibilidad.

Existe, entre las generaciones de computadoras, aspectos muy determinantes, pero pareciera no entenderse que también existen diferencias muy fundamentales entre las generaciones de cultura tecnológica, la peor característica es la no aceptación de la nueva cultura ya que significa aceptar nuestra ignorancia respecto a las nuevas tendencias del desarrollo o nuestra obsolescencia total. Quien, de los años 60, acepta necesitar de toda la tecnología moderna para poder competir profesionalmente en el nuevo ambiente tecnológico sobre todo a nivel universitario. Sin importar que la empresa haya estructurado una red teleinformática con Intranet y Extranet, publicaciones en la WEB, acceso a Internet condicionado, Fincas de Servidores Distribuidos, Almacenes de Datos Especializados, Conferencias Electrónicas, Flujos de Datos, Actualización en línea y con

Replicación, Correo de Voz y de Texto, mas otras facilidades estos neófitos insistirán en negar el beneficio de la tecnología por el temor al cambio producto de la ignorancia consecuencia del continuo y acelerado avance. La lucha por la implantación de la tecnología se expresa en la capacidad que tienen los profesionales de adecuarse a cambios radicales en la metodología de tratamiento de las actividades conocidas en plazos sumamente cortos. Un ejemplo clásico lo tenemos en el OFFICE de su versión 95 a 97 a 2000 a 2003; cuantos llegaron a conocer toda la capacidad del 95 o cuantos realmente necesitan usar el 2003 sin desperdiciar el poder del producto porque jamás conocieron la versión original perfectamente. La migración de tecnología se realiza mas a la fuerza por su obsolescencia tecnológica (se descontinúa el producto) que por la necesidad de nuevas herramientas de trabajo basadas en los avances y mejoramiento de los sistemas y procesos en las empresas (Migración de Windows 95 y 98 a versiones superiores). La razón del problema, jamás en los últimos 60 años, hemos podido llegar a dominar ninguna tecnología sin que se vislumbren nuevas tendencias de desarrollo tecnológico. El reto para el profesional del futuro se basa en entender la importancia de mantener actualizado el acervo tecnológico aplicado al área de conocimiento por el simple hecho de que no podrá prescindir más de la tecnología. Para facilitar el conocimiento de esta era digital y proyectar su posible comportamiento hemos realizado este esfuerzo, agradecemos su participación.

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Reseña Histórica.Primitivo puede llamarse quien se comporta de acuerdo a patrones de

épocas remotas, pero obsoleto es quien a pesar de vivir en la era digital actual utiliza el conocimiento de períodos anteriores.

Aquellos, que desde los años sesenta, experimentaron la evolución de las tecnologías informáticas tendrán que reconocer que el avance ha sido rápido sobre todo de los años noventa a la fecha. Que caracterizó al periodo anterior a los noventa, una evolución mas orientada hacia el mejoramiento de los recursos para el procesamiento que orientaba una filosofía de tratamiento de los datos para convertirlos en información exacta, precisa, concisa y oportuna para el proceso de toma de decisiones. Los procesadores; los dispositivos de entrada, salida y mixtos; los medios de almacenamiento; los tipos de memorias; los dispositivos multimedia y los diversos grupos de programas nos mantuvieron muy ocupados durante este tiempo. En su ultima etapa ha surgido una nueva forma de concebir las necesidades del proceso de los datos porque el concepto se amplia a otras expresiones como son la voz, el sonido, la imagen y la posibilidad de combinarlas todas en un solo ambiente de proceso. Hablar de procesamiento de datos era lo normal, ahora, hablar de procesamiento de voz, procesamiento de imágenes y procesamiento de sonidos y su interacción es lo normal. Nunca imaginamos que de una tarjeta con perforaciones, como medio de trascripción de los datos, pasaríamos a dispositivos de reconocimiento de voz y de imágenes; mucho menos que de terminales no inteligentes pasaríamos a terminales robotizados de propósitos específicos. Increíble podía ser pensar en una impresora de inyección de tinta a colores, con escaneo a colores y con capacidad de fotocopiar a colores en un mismo dispositivo cuando solo disponíamos de impresores de 60 líneas por minuto con mecanismos de cadenas de impresión. No era factible creer que con una cámara digital incorporada al computador se pudiera tomar una foto agregarla a un correo de voz y esta enviarla a un hijo del otro lado del mundo a través de Internet, o bien, establecer una conversación Chat con ese mismo pariente para evitar enviarle un correo normal. Se podrían imaginar ustedes a HITLER observando el avance de sus tropas a través, de toda Europa tal y como los norteamericanos observaron sus movimientos de tropas en IRAK, habría creído HITLER lo que estaba viendo o habría pensado que era una mala broma de uno de sus no leales mariscales de campo.

Quienes pudieron almacenar información en un disco IBM 2311 o IBM 2314 de 7.5 y 14 megabytes, respectivamente, podrían haber imaginado lo que sucedería en un arreglo RAID moderno, cuantos en vez de haber comprado procesadores 80286 con su coprocesador 80287 hubieran adquirido PENTIUM IV de 2.4 Gigahertz. En contradicción cuantos nos podemos imaginar a la administradora doméstica familiar robotizada instruyendo al horno eléctrico, a la nevera, al despertador, al calentador de agua, a la tostadora, al lavaplatos, a la cafetera, al automóvil, a la estufa, al sistema de encendido eléctrico, al aire acondicionado y otros dispositivos respecto a las tareas a realizar en las mañanas en un modelo llamado Residencia Inteligente (Hogar inteligente).

Capítulo

1

La capacidad de la mente, aunque no conocida aún a plenitud, rechaza lo que a su entender resulta imposible por desconocimiento y no por factibilidad, lo que no es racional, por atentar contra sus creencias religiosas y no por su viabilidad; lo que atenta contra su estabilidad profesional, porque lo deja obsoleto y no por obligarlo a actualizarse constantemente. En el pasado podíamos observar la aparición de nuevas tecnologías cada 10 años, hoy, aparece algo nuevo, todos los días, que afecta de una u otra manera nuestro desempeño profesional. No se trata de querer estar al día en los avances tecnológicos, la sociedad demanda que estemos al día para que poder llamarnos profesionales actualizados.

La técnica de procesamiento de datos tradicional se ilustra a continuación:

En el estudio del mundo real se hace necesario seleccionar las variables que forman parte del sector a investigar, estas se transcriben en medios de captura de datos a través de los cuales se introducen a los dispositivos de lectura (Entradas) para su debido proceso y preparación de la información (Salidas), estos resultados se almacenan en medios de almacenamientos electrónicos para ser utilizados por el Sistema de Información Gerencial en la Toma de Decisiones y permitir conocer el comportamiento del sector.

Característico de esta concepción del proceso es el retardo que se da entre los pasos desde la captura de los datos hasta la entrega de la información elaborada. La otra característica es la calidad de la información determinada por la siguiente relación:

De la eficiencia de los procesos de captura y de la eficacia de los tratamientos que se apliquen a los datos dependerá la calidad de la información elaborada. Por retroalimentación entenderíamos el

(ENTRADAS)DATOS PARAPROCESOS

VARIABLES DE

ESTUDIO

VARIABLES DE

ESTUDIO

(PROCESOS)CAPACIDAD DETRATAMIENTO DE LOS DATOS

(SALIDAS)INFORMACIÓN

PARA DECISIONES

CONVERSIÓN DE VARIABLES

A DATOS PROGRAMAS Y

DATOS GUARDADOS

E

T

OSIG

MUNDO REAL

Figura 1

MEDIOS EN LÍNEA

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Datos + Procesos = Información Elaborada

proceso repetitivo de mejoramiento de la exactitud y calidad en los datos y el incremento en la eficiencia de los procesos que eleven el nivel resultante de eficacia y oportunidad de la información. El mayor nivel alcanzado se conocerá como de excelencia.

En control de procesos podemos llamarla ecuación de eficiencia para indicar que la información es dependiente de los datos y los procesos. Por otro lado, como en el proceso, en todo momento participan personas, serán estas determinantes de la calidad resultante final. La discrepancia histórica ha sido: es el hombre el causante de los errores o la tecnología mal aplicada causante de malas prácticas profesionales que repercuten en la calidad de datos, procesos y resultados.

Desde hace algunos años se han planteado diversas teorías respecto al futuro del procesamiento de datos siendo la integración de los procesos la característica normativa hacia el futuro. Debemos adicionar, que el dato (cuantificación de una variable de estudio), la voz, la imagen y el sonido (variables multimedia) tienden cada día mas a incorporarse en una sola metodología de tratamiento ya que para el conocimiento son requeridos de manera integrada. Lo ideal en una cédula de identidad sería ver la imagen, la firma, los datos generales de la persona, además, de tener el espectro de la voz, las huellas digitales, el certificado digital que acredita la firma, universalmente, el conjunto de firmas electrónicas disponibles, las imágenes de sus familiares vinculados, la imagen del vehículo que conduce, datos generales del vehículo, las imágenes de los certificados y diplomas que lo acreditan para ejercer profesionalmente con los respectivos certificados digitales y otros aspectos relevantes de la vida de una persona.

Bill Gates en su obra “Los Negocios en la Era Digital” publicada en 1999, al referirse al tema de los flujos digitales de la información en la empresa señalaba la necesidad de establecer doce fases claves para que la información se convirtiera en parte integral de la empresa así:

Para la gestión del conocimiento:

• Insistir en que el flujo de las comunicaciones interiores de la organización se canalice por e-mail de manera que se pueda reaccionar a las noticias con velocidad de reflejo.

• Estudiar on line (en línea) los datos comerciales para detectar pautas y compartir las revelaciones con prontitud. Interpretar las tendencias generales y personalizar el servicio para el cliente individual.

• Usar los PC (computadores personales) para el análisis empresarial e introducir a los trabajadores superiormente cualificados en la reflexión de alto nivel sobre productos, servicios y rentabilidad.

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Datos + Procesos = Información Elaborada

Retroalimentación

• Utilizar los medios digitales para crear equipos virtuales ínter departamental haciendo que compartan conocimientos y exploten mutuamente las ideas en tiempo real, a escala mundial. Utilizar sistemas digitales para la captación de datos históricos de la compañía, a disposición de todos.

• Convertir todos los procesos de soporte papel en procesos digitales, eliminando cuellos de botella administrativos y dedicando los trabajadores superiormente calificados a cometidos más importantes.

Para la operativa empresarial:

• Utilizar los medios digitales para eliminar tareas de cometido único, o cambiarlas a puestos de valor añadido que utilicen las aptitudes de un trabajador de calificación superior.

• Crear u bucle (ciclo repetitivo) digital de realimentación para mejorar la eficiencia de los procesos físicos así como para mejorar la calidad de los productos y los servicios creados. Que los valores clave puedan ser consultados con facilidad por cualquier empleado.

• Usar sistemas digitales para encaminar inmediatamente las reclamaciones del consumidor a quienes se hallen en condiciones de mejorar un producto o servicio.

• Utilizar las comunicaciones digitales para redefinir la naturaleza de nuestra empresa y del entorno que la delimita. Presentarse como grande e imparcial o pequeña e íntima según demande la situación del cliente.

Para la comercial:

• Negociar información a cambio de tiempo. Reducir el tiempo de ciclo introduciendo transacciones digitales con todos los proveedores y colaboradores; transformar todas las operaciones en entrega just-in-time (justo a tiempo).

• Digitalizar la expedición de ventas y servicio para eliminar al intermediario de las transacciones con clientes. Si somos intermediarios, utilizar los instrumentos digitales para añadir valor a las transacciones.

• Utilizar los recursos digitales para ayudar al cliente de modo que pueda solucionar loa problemas por sí solo, y reservar los contactos personales para resolver necesidades de cliente complejo y de alto valor.1

De lo expuesto por el Señor Gates se desprende que el valor de la información colectada, transformada, estructurada y distribuida a través de tecnología digital proveerá el mayor grado de

1 Bill Gates. “Los Negocios en la Era Digital”. 1999. Págs. 19-21

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eficiencia en los procesos de control de operaciones, toma de decisión y proyecciones de comportamiento dentro de las empresas. Igual análisis podemos hacer respecto a las instituciones estatales si las consideramos como el negocio con mayor necesidad de rentabilidad, productividad y transparencia hacia la sociedad.

Hablar de transacciones digitalizadas todavía parece no estar muy claro sobre todo cuando existen serias expectativas respecto a la valides de los instrumentos modernos de la Tecnología Informática (TI). Para clarificar la terminología debemos empezar por definir el concepto de transacción en sus diferentes momentos. Una transacción económica, por regla general, significa intercambio entre factores de producción o sus elementos relacionados; una transacción comercial como la relación derivada entre participantes en las relaciones compra venta; una transacción contable como las de registrar, de acuerdo a normas generalmente aceptadas, el efecto debito y crédito de una transacción económica; una transacción financiera como los movimientos de flujos de fondos requeridos dentro de las empresas o entidades; una transacción operativa como aquella de realización de actividades en el desarrollo de los procesos; una transacción administrativa como la que requiere de autorizaciones para continuar un flujo operativo; una transacción de control como la que verifica el cumplimiento de normas establecidas a través de los flujos operativos y administrativos del negocio público o privado; una transacción inteligente como aquella que correlaciona de manera integrada todas las anteriores de manera rápida, expedita, eficiente, eficaz y correlacionada; una transacción electrónica (e-transacción) como aquella donde los componentes que interactúan lo hacen bajo los medios de tecnología electrónica digital y una transacción electrónica inteligente como la integración de una transacción inteligente y una electrónica.

Si la transacción esta digitalizada integralmente como sería: formato de presentación visual digitalizado (antiguo documento en papel), niveles de autorización de trámite, valides de datos, correlación y autenticación de contenido de los campos, afectación simultánea a diferentes áreas del negocio, incorporación a almacenes de datos operativos (para propósitos de respaldo, restauración automática y auditoria operativa) y seguimiento continuo del trámite administrativo (dataworkflow), estamos ante una transacción electrónica inteligente. Como se puede apreciar, el propio concepto de transacción electrónica deberá ser sujeto de nuevas definiciones, estandarizaciones y normalizaciones. Para la mayoría de las personas, una transacción electrónica es la que se realiza dentro de un computador u ordenador y las transacciones electrónicas inteligentes no existen porque los ordenadores o computadores no tienen inteligencia, con lo expuesto pretendemos ordenar ciertos conceptos. Lo característico de las transacciones electrónicas inteligentes, es que se cancelan por cualquiera violación a las normas de control establecidas dejando registros electrónicos almacenados hasta el momento de la cancelación los cuales se utilizan en posteriores análisis.

El proceso de digitalizar un documento implica convertirlo de su forma natural (hoja de papel) a una imagen digital en un medio de almacenamiento para uso futuro y garantizar la no variación de su contenido (no se certifica que el contenido de la hoja de papel fuese válido en estricto sentido legal). El concepto de transacción electrónica es mas profundo puesto que implica dar origen y terminación a todo un ciclo de interacciones por un espacio definido de tiempo y en donde pueden intervenir diferentes interventores o interlocutores y todo bajo la tutela de la herramienta electrónica con sus diversos métodos digitalizados. La decisión de digitalizar toda una masa histórica de documentos de los cuales no tenemos fidelidad alguna, para lograr un acceso mayor y más expedito al contenido, es una terrible y temeraria decisión. En su lugar existe la

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urgente necesidad de certificar, en primera instancia, el contenido de nuestras bases de datos históricas, para luego proceder a digitalizar los sistemas y luego vaciarlas en los nuevos almacenes de datos ya rediseñados. Es un problema que la mayoría de los directivos, por no ser informáticos, ni de carrera, ni de experiencia, desean enfrentar. Además, los costos que se estiman para estos procesos, normalmente, hacen temblar al directivo más dinámico y emprendedor haciéndolo dudar de toda la nueva tecnología. La mayor paradoja se centra en que los propios expertos informáticos parecieran no encontrar la ruta o camino expedito para la solución del problema. Dice un proverbio: “A grandes males, grandes soluciones”; yo diría: “A grandes retos, grandes decisiones, pero, con el mejor conocimiento de la tecnología”.

Ya no es posible seguir migrando aplicaciones que datan de épocas pasadas porque la estructura de los datos, los métodos de validación y almacenamiento, las organizaciones de archivos y los soportes de programación han variado significativamente. El mayor de los problemas surge con la aparición de elementos multimedia que deben quedar relacionados en las nuevas estructuras de almacenamiento de datos de manera integrada. Se impone la necesidad de establecer modelos de datos sobre las tradicionales estructuras de bases de datos para lograr menor redundancia y mayor correlación. Un Modelo de Datos pretende correlacionar todos los datos e información requeridos, de forma integrada, para permitir la Toma de Decisiones eficaz y expedita en cualquier aspecto relacionado a la organización.

Podemos hacer una comparación entre lo característico del proceso anterior a la llamada era digital y lo actual:

Antes de Era Digital En la Era digital

Organizaciones de archivos basadas en datos numéricos exclusivamente.

Organizaciones de archivos y modelos de datos combinando los datos con los recursos multimedia.

Proceso de la información basada en la trascripción de los datos desde formularios

Proceso de la información a través de documentos digitalizados y dispositivos multimedia

Lenguajes de programación orientados a caracteres Lenguajes de programación orientados a objetos

Manejo de la información por métodos convencionales como: sistemas de facturación, planillas, ventas, etc.

Aparición de Internet, tiendas virtuales, portales y centros educativos digitalizados.

Difusión de la información por métodos convencionales como: boletines, revistas, libros, periódicos y otros

Publicación de revistas, periódicos y otras publicaciones en páginas Web o a través de boletines electrónicos.

Utilización del correo via buzones y estafetas. Aparición del correo electrónico de textos y voz.

Conferencias entre ejecutivos a base de congresos, conferencias o reuniones localizadas en sitios físicos.

Aparición de las Conferencias electrónicas, Chat, foros de discusión y otros instrumentos.

Proceso de voz, imagen y sonido a base de equipos audio visuales.

Proceso de voz, imagen y sonidos a base de dispositivos multimedia digitalizados para proceso por computadoras

Medios de almacenamientos convencionales basados en medios magnéticos de poca fidelidad.

Dispositivos y medios de almacenamientos para multimedia de alta fidelidad y rendimientos

Cuadro. No.1

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La posibilidad de normalizar ambientes dentro de la empresa se complica cuando aparecen nuevos dispositivos, nuevos medios de almacenamientos, nuevas tecnologías para digitalizar, nuevas estructuras y modelos de datos, nuevas tecnologías informáticas y nuevas formas de educación profesional. Entre mayor ha sido el período, sin aplicar cambios tecnológicos, mayor será la necesidad de avocarse a un cambio total debido a que la migración no tiene cabida. Lo importante consiste en la recuperación y estructuración de un modelo de datos integrado que permita la depuración progresiva y mejore el nivel de toma de decisión. De lo expuesto, queda evidente, que más que ficción el Mundo Digital se ha ido asentando con mayor fuerza para lograr que la opinión de empresarios y ciudadanos se mentalice a favor de las nuevas tecnologías de la información.

Nueva Estructura Económica.

El nuevo modelo de economía moderna sitúa al cliente como elemento motor de la actividad comercial y empresarial. Conocer las preferencias del consumidor, sin que este se entere, es la principal tarea de los sistemas de mercadeo en la actualidad. Con el surgimiento de INTERNET se amplio la infraestructura de mercadeo a nivel mundial y lo que permitió tal significativa evolución fue un esquema de independencia cliente negocio muy simple, ilustrado a continuación:

Figura No.2

• Un consumidor con un computador con acceso a Internet via teléfono, ADSL, Cable MODEM u otro medio de comunicación.

• ISP (Proveedor de Servicios a Internet) empresa que se dedica a conectar al consumidor a los servicios de Internet mediante tarifas según el tipo de acceso.

INTERNET

INTERNET

E-BAY.COM

HOTMAIL.COM

YAHOO.COM

ISP

CONSUMIDOR

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• INTERNET como la gran via de comunicación entre portales y tiendas virtuales con los navegadores alrededor del mundo (WWW).

• Portales y Tiendas Virtuales localizadas en la WEB con capacidad de interconectarse con los consumidores para realizar transacciones electrónicas de diversa índole.

• Protocolos de comunicaciones estandarizados que simplifican la interconexión entre diversos usuarios del ambiente (TCP/IP).

• Poca legislación restrictiva en cuanto al uso del servicio por Internet.

El nuevo modelo posee un conjunto de características innovadoras:

• El medio de comunicación clásico es por intermedio del correo electrónico (e-mail).

• Existe un mecanismo de comunicación entre las empresas virtuales algo estandarizado para el intercambio electrónico de información (Modelo EDI).

• Las transacciones se formalizan a través de documentos electrónicos (e-documentos) siguiendo un modelo de tienda virtual.: se seleccionan los productos de acuerdo a un catálogo, se pide un cierre de factura electrónica, se calculan los impuestos aplicables, se determina la forma de pago y se establece el manejo de la carga.

• Las transacciones se cancelan por banca electrónica o instrumentos de pago electrónicos (e-bank).

• La factura electrónica puede ser sujeto de seguimiento junto con el producto a través de Internet. La factura se recibe por correo electrónico una vez terminada la transacción.

• Las operaciones son interactivas entre un servidor (computador) con la aplicación en línea y un consumidor interactuando con el servidor. El tiempo de interacción dependerá de la velocidad del equipo, las aprobaciones requeridas, el tiempo del consumidor para hacer las selecciones y las seguridades que se implementen en la aplicación.

• Por regla general, no hay contacto con personas salvo que se suceda un problema en cuyo caso se recurre al sistema de ayuda de preguntas mas frecuentes, se envía correo electrónico o se inicia una sesión de chateo.

• Las transacciones de banca electrónica se confirman, en línea, inmediatamente después de introducir los datos respectivos.

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• Las validaciones requeridas se hacen, en línea, y se cancela la transacción si no se cumplen con las reglas de control establecidas.

• Si previamente ha sido inscrito como cliente virtual, dispondrá de un nombre de usuario y clave de seguridad. Esto permitirá ahorrar información de trámite en el futuro a la vez que permitirá mantener contacto con el cliente para ofertas futuras.

• En algunos Portales de Internet la información del cliente es compartida para brindarle servicios asociados o relacionados al portal.

• Los movimientos de carga, a nivel mundial, se realizan por vía aérea y en términos de horas a días según las tarifas por el servicio.

Las principales ventajas del modelo se centran en la capacidad de adquirir productos de cualquier parte del mundo, desde el hogar, si se mantiene una tarjeta de crédito saludable. Por otro lado se despersonaliza la atención a los clientes ya que son atendidos por un SERVIDOR WEB con capacidad de resolver las principales inquietudes del consumidor. La posibilidad de participar en subastas de productos es otra de las ventajas modernas. Se puede comparar precios de productos, a nivel mundial, y conocer los costos de transporte hasta la localidad deseada. Es posible facturar productos a nombre de un cliente y solicitar la entrega en cualquier localidad y a nombre de otro consumidor.

Los riesgos típicos de la metodología son:

• Fraude en las transacciones al no recibir los productos, recibir productos defectuosos, no disponer de garantías suficientes o ser sujeto de piratería electrónica.

• Defraudación fiscal a gobiernos involucrados en las transacciones electrónicas por el no pago de los impuestos correspondientes.

• Falta de legislación o acuerdos internacionales de protección a gobiernos y consumidores por la piratería o el fraude electrónico. Se crea una especie de proteccionismo a las actividades de terrorismo comercial, lavado de transacciones o piratería protegida por los acuerdos de no intervención en la privacidad de las facilidades por Internet.

• Violación a los derechos de autor por las relaciones de personas a personas (P2P) compartiendo bibliotecas de música, videos, películas, programas y otras facilidades.

• Perturbación en los ordenadores, los sistemas operativos y otros programas debido a los efectos de virus, vándalos y correos electrónicos no deseados.

• Control sobre los equipos para monitorear las actividades como mecanismo de mercadeo. La gran mayoría de navegadores por Internet no detectan este tipo de

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ataque de vándalos pero las consecuencias pueden ser funestas si el consumidor utiliza medios de banca electrónica.

Las reglas tradicionales del comercio han sufrido un cambio radical que obliga a analizar aspectos como los siguientes:

• El dinero en efectivo o la chequera ya no son medios facilitadores de las transacciones comerciales, son remplazados por el dinero electrónico o la tarjeta electrónica. Dentro de las técnicas de contabilidad y auditoría deberá incluirse nuevas metodologías para la conciliación de fondos a la vez que nuevas normas de registro para estas transacciones.

• La aparición de clientes virtuales internacionales obliga ha establecer nuevas normativas para la determinación de límites de crédito pero obliga a la interconexión electrónica entre entidades crediticias. Este aspecto se resolverá a través del modelo e-Comercio a escala mundial siempre y cuando se establezcan las normas y acuerdos internacionales.

• El fraude electrónico debido a la violación de la integridad de una transacción impone la necesidad de adecuar las normas de seguridad para determinar las prioridades en cuanto a la aplicación de normas de control interno. Los sistemas deberán ser inteligentes para controlar y detectar fraude electrónico pero lo fundamental residirá en el ordenamiento de los criterios a la hora de aplicarlos. Sería una labor casi imposible si la dejamos en manos humanas por la esfera de autoridad o radio de acción del control.

• El ciclo de la transacción electrónica se basa en la integración de todos los elementos que intervienen de manera correlacionada. Cualquier aspecto de violación al control interno deberá provocar una cancelación del flujo y una alerta a los participantes que, según el modelo, pueden residir en cualquier parte del mundo. Pareciera aparecer una nueva disciplina denominada control inteligente de las operaciones financiero contables en mercados virtuales. Sin normas de control unificadas y aceptadas a nivel mundial poco será lo que pueda lograr al respecto.

• Las normas de registro contable mantienen cierta rigidez respecto a quien certifica el registro de la transacción contable en sistemas tradicionales. En un mundo de transacciones electrónicas (miles por segundo), la capacidad de certificar el registro deberá trasladarse a un sistema de computadoras con inteligencia suficiente para rechazar de acuerdo al patrón de control establecido.

• En la medida que los mercados electrónicos se especialicen por sectores económicos: producción, mercadeo y distribución globalizados habrá mayor necesidad de conocer el beneficio y participación de los accionistas en cada transacción que se realice porque podría afectar gobiernos diferentes en donde las cargas fiscales resulten diferentes. Por otro lado, las cuentas por cobrar a diferentes clientes en diferentes países por cargos por tarjetas de crédito, impone

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metodologías y normativas contables ajustadas al nuevo modelo de transacciones electrónicas.

• El nuevo modelo procura desaparecer los almacenes de mercaderías para sustituirlos por la capacidad de producción a la medida de las transacciones. El objetivo consiste en desaparecer el stock de productos y substituirlo por capacidad de producción expedita de acuerdo a lo solicitado por el consumidor. De igual forma el modelo de producción despacha al consumidor y negocia con el distribuidor el precio del producto.

La nueva estructura económica, a pesar de mantenerse los principios y normas, ha cambiado porque la tecnología comienza a determinar los flujos de procesos obligando a una nueva visión de la metodología contable.

Evolución Tecnológica

La evolución tecnológica informática que se ha experimentado en los últimos años se refleja, característicamente, en los siguientes aspectos:

Estructura de los ordenadores.

• De los años cincuenta a la fecha hemos podido identificar la aparición de 5 generaciones a saber: la generación de los bulbos al vacío (lenguajes de máquina), la generación de los transistores (lenguajes de bajo nivel), la generación de los circuitos integrados (lenguajes compiladores y de alto nivel), la generación de los microprocesadores (microprogramas) y la llamada generación de la inteligencia artificial (lenguajes naturales) que para algunos se encuentra en plena etapa de desarrollo.

• Cambio en la estructura de los microprocesadores pasando del 80086 al Pentium IV con todas sus espectaculares características en cuanto a la velocidad (2.4 Gigahertz), bus de comunicación (533 mhz), ram tipo DDR, menor generación de calor, nueva arquitectura interna, etc. Lo excepcional en este crecimiento ha sido la posibilidad de ejecutar mayor cantidad de instrucciones (por ciclo de reloj) que en los procesadores del inicio. La singular característica ha sido permitir a un consumidor, individual y particular, poder adquirir equipos para procesamiento de datos sofisticado y especializado. Poder conectar estos equipo a redes mundiales (INTERNET) y tener acceso a información totalmente actualizada de aspectos relativos a la sociedad.

• Nuevas modalidades de procesamiento. Adicional al procesamiento de datos, característico de toda la época anterior, se incorpora el proceso de la voz, las imágenes y el sonido de forma integrada para satisfacer funciones complejas a la necesidad del profesional, de los negocios y del estado. Entre algunas de sus formas tenemos:

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1. Reconocimiento de voz en sistemas de seguridad para acceso a edificios o instalaciones, acceso a dispositivos como celulares, computadoras, el hogar, oficina, automóvil y otros.

2. Captura y procesamiento de imágenes a través de cámaras digitales, videograbadoras digitales, memorias de almacenamiento flash, dispositivos para almacenamiento de imágenes, celulares de usos múltiples y otros.

3. Captura y procesamiento de sonidos como es el caso de la música digitalizada con sus diferentes variedades de reproductores y formatos dependiendo del propósito del usuario. La mayor problemática de derecho de autor se ha derivado por el uso indebido de la música digitalizada y es conflicto a nivel mundial por las perdidas que causa a los productores de música y sus asociados.

• Inteligencia Artificial. Se requiere dotar de capacidad de decisión a elementos de proceso como son: procesadores de datos, en el hogar; sistemas de ayuda en el manejo, en el automóvil y los aviones; sistemas de control de acceso en: oficinas, hoteles, automóviles, hogares y negocios; sistemas de posicionamiento geográfico, en los sistemas estratégicos de defensa y localización de objetos; sistemas para predicción de comportamiento climático y algunos otros. La inteligencia también puede referirse a objetos robotizados como son: el ama de casa, el músico, el cantinero, la oficinista, el guardián, el perro, la nana y otros posibles. De igual manera se puede referir a sistemas programados como son: sistemas de lanzamiento de misiles estratégicos, sistemas de posicionamiento satelital en comunicaciones, sistemas de navegación espacial, sistemas de líneas de producción, sistemas de control de operaciones, sistemas de administración de servicios en edificios (edificios inteligentes), etc.

Dispositivos para la captura, almacenamiento y despliegue de la información.

• Para la captura de los datos. Como las variables sujetas a estudio han variado, los dispositivos de captura se refieren a datos, imágenes, voz y sonidos. En principio la captura de hizo en tarjetas perforadas, luego en diskettes de diferentes estructuras y dimensiones, perforación en papel, en papel con marcas sensitivas, en papel con códigos de barras, etc. Hemos evolucionado y hoy capturamos imágenes, sonidos y la voz a través de dispositivos como: micrófonos digitales simples o incorporados en otros dispositivos, cámaras fotográficas digitales, videograbadoras digitales, escáneres para imágenes en papel, monitores de video, cámaras de video de propósitos específicos, grabadoras de voz digitalizada y otros.

• Para el almacenamiento de datos, voz, imágenes y sonidos. Para el almacenamiento de datos y el ambiente multimedia se han desarrollado un complejo conjunto de dispositivos y programas especializados dependiendo del área particular y asociados a dispositivos de grabación o reproducción de voz, imagen y sonido así: programas para procesamiento de voz o editores de voz los

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que usan micrófonos digitales; programas para identificación de comandos de voz que reaccionan de acuerdo al comando (implementados en celulares, sistemas de ayuda de voz, microprocesadores de navegación y computadoras portátiles); programas identificadores del espectro de la voz para accionar dispositivos (puertas de seguridad, electrodomésticos inteligentes, celulares); programas para almacenamiento y administración de imágenes (publicación de álbumes de imágenes en Web, sistemas de identificación de imágenes, huellas dactilares acoplados a cámaras digitalizadas, monitores sensoriales y dispositivos de captura de imágenes) programas para almacenamiento y administración de sonidos (administración de directorios MP3, buscadores de música MP3, P2P de música, convertidores de música convencional a formatos digitales), programas para administración de bibliotecas multimedia (voz, sonido, imagen) todos ellos asociados a dispositivos como: CD-RW, reproductores de sonido digital, dispositivos para almacenamiento multimedia de alta capacidad, DVD-RW, discos ópticos.

• Para representación visual de la información. Las impresoras de todos a colores y blanco y negro de todos los tipos han dominado el ambiente en los últimos años, entre ellas podemos citar: impresoras de matriz, impresoras de inyección de tinta, impresoras láser e impresoras multifuncionales (Imprimen, escanean y fotocopian), pero la nota sobresaliente se orienta al envío de los informes hacia dispositivos terminales de cristal líquido (CLD) o tubos de rayos catódicos (CRT). Se observan los grandes sistemas CINEMAX con pantalla plana de alta resolución y una amplia variación de dispositivos de modalidad transmisión celular. Los DATA SHOW cedieron su lugar a los CAÑONES o reproductores multimedia y los sistemas de monitoreo inteligentes se adueñan de los sistemas de seguridad a todos los niveles. Se racionalizan los televisores para que sean utilizados como dispositivos de representación visual en sistemas inteligentes hogareños y la pantalla plana se lleva al hogar para desplazar al televisor y a los cuadros tan costosos convirtiéndose en un dispositivo multipropósito.

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Figura No.3

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Estructura del Sistema de Información.

La organización lógica de los datos ha sufrido una notable evolución para que cada día exista mayor concordancia entre los requerimientos del Sistema de Información Gerencial (SIG) y la estructura de la llamada Pirámide de los Datos. Debemos hablar mas específicamente del Modelo de Datos para el SIG.

Figura No.4

El sistema estructural de agrupamiento lógico, a nivel de datos, parte del caracter como la menor unidad orgánica de dato; los caracteres cuando se agrupan mediante una relación lógica entre sí forman el campo(alfabético, numérico y alfanumérico); el conjunto de campos con relación lógica de conjunto da origen al registro lógico (de personal, de planilla, de costo, de inventario, etc.); cuando se integran todos los registros relacionados a un área de conocimiento constituimos un archivo lógico de datos (archivo de personal, archivo de planilla, archivo de costos, archivo de inventario, etc.); hasta este momento hemos definido la arquitectura histórica llamada PLANA; estableciendo relaciones correlacionadas entre archivos lógicos de datos estructuramos las llamadas BASES DE DATOS, según la génesis de la relación decimos que es jerárquica, estructurada o de red. Las necesidades de nuevos ordenamientos y seguimiento del agrupamiento de los datos para convertirlos en información elaborada han permitido desarrollar el concepto de ALMACENES DE DATOS como conjunto de datos masivos, al menor detalle, pero referidos a las áreas específicas de interés (Almacén de Datos Presupuesto,

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Almacén de Datos de Costos, Almacén de Datos Ventas, etc.). Pero que sucede cuando el interés por controlar las operaciones me obliga a correlacionar por sectores (Almacén de Datos Financieros, Almacén de Datos Contables, Almacén de Datos Económicos, Almacén de Datos Estadísticos, Almacén de Datos Jurídicos, etc.) y todo el conjunto a nivel operativo, en estos casos estamos estructurando un Modelo de Datos Operativo. Si aplicamos los mismos criterios a nivel táctico y estratégico en el SIG decimos entonces que tenemos un Modelo de Datos para el SIG. En el modelo de datos operativo, se manejan todo el micro datos de forma correlacionada ya que estos permiten el control y la administración de las actividades. Este modelo se caracteriza por el volumen de información, por la diversidad de la misma y, sobre todo, porque toda esta íntimamente relacionada. Por ejemplo la política de empleo se materializa, en normas de contratación de personal y de rendimiento del personal; del trabajo diario se debe derivar la productividad de los trabajadores para así determinar salario productivo e improductivo y esta condición deberá determinar el costo de la mano de obre y el salario a pagar; no debe ser la tarjeta de tiempo el instrumento que determine el salario a pagar. Todas las variables en los negocios, a nivel operativo, tienen causa y efecto y el mecanismo de registro contable solo mide un perfil de la información necesaria para la Toma de Decisiones; es por intermedio del Modelo de Datos que se aprecia el comportamiento operativo y administrativo de los negocios modernos.

El Modelo de Gestión Integrado para la Toma de Decisiones.

Figura No.5

El modelo de gestión integrado pretende recoger las interacciones entre el modelo normativo del sistema socio político, con el modelo informático datos + procesos = información y el modelo de control y evaluación de resultados para producir una retroalimentación del sistema y mejorar, progresivamente, los resultados.

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Dentro del proceso de planificación se establecen los objetivos a lograr y se plasman en un plan de desarrollo nacional; el plan dependerá de la legislación vigente, los estándares de calidad y las normas y procedimientos establecidos; los resultados obtenidos se convertirán en metas alcanzadas en cuanto a la calidad de los bienes y servicios entregados a la sociedad. En el sistema de información, los datos, originados de las variables socio económicas de interés, a través de los tratamientos, agrupamientos y presentación de resultados reflejan el comportamiento del sistema administrativo y operativo generador del resultado dentro de las áreas de: administración del patrimonio, administración de recursos humanos, contrataciones de bienes y servicios, infraestructura de servicios, administración financiera y presentación de informes de resultados. Este producto refleja la calidad de la gestión en los servicios públicos consecuencia de la fiscalización, a través de la rendición de cuentas, para que sea evaluada y permita hacer recomendaciones a la gestión del gobierno con miras a mejorar la calidad y eficiencia de los servicios públicos.

Estructura del Modelo Informático.

Figura No.6

Dentro de la estructura del modelo debemos resaltar los elementos siguientes:

1. El SIG Sistema de Información Gerencial. Estructura compuesta de tres niveles: operativo (control administrativo y operativo), táctico (toma de decisiones), estratégico (proyecciones de comportamiento). La pirámide del SIG descansa sobre un modelo de integrado de datos.

2. El conjunto de normas, procedimientos y sistemas que establece las actuaciones formales de cada uno de los integrantes del sistema. Son los aspectos

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determinantes en la forma de actual de cada participante además de señalar obligaciones y derechos.

3. La red teleinformática de la organización. Estructura compuesta por computadoras enlazadas por líneas de comunicaciones a los centros de procesos y distribución de datos. Es el elemento que permite la intercomunicación entre usuarios, modelo de datos y centros de control.

4. El Modelo de Datos. Estructura correlacionada explicada en página 14.

Importancia del Modelo Informático para una Organización.

El producto en que se basa la toma de decisiones de calidad es la información precisa, exacta, concisa, oportuna y eficiente. Toma de decisiones implica seleccionar, de un conjunto de alternativas posibles, la más saludable y económica para el logro de los objetivos planteados. La meta o cuantificación del objetivo alcanzado será directamente proporcional a la calidad de los insumos utilizados en el proceso de generar información. La información que fluye dentro del modelo responde a intereses diversos:

1. A nivel operativo resulta ser necesaria para el control de los procesos y la administración de los recursos.

2. A nivel táctico representa la necesidad de tomar decisiones oportunas consecuencia de la operación y administración de los recursos de la organización.

3. A Nivel estratégico significa la capacidad de poder predecir el comportamiento futuro para reorientar políticas o modificar estrategia.

Los datos se procesan en el primer nivel y la información generada, en cada nivel, se agrega hacia el nivel superior. Esta consolidación deberá ser presentada de acuerdo a las expectativas del nivel según la estructura de la pirámide. La importancia del modelo se centra en la calidad de los datos y los procesos para generar información; esto se puede representar así:

Datos + Procesos = Información Elaborada

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Contenido del Sistema de Información Gerencial. Como ejemplo de una estructura de SIG presentamos una visión de modelo para la Caja de Seguro Social de Panamá.

Figura No7

TRABAJO PRÁCTICO NO. 1:

Tomando como base el material previo, preparar un esquema de un SIG para una policlínica regional y un centro de salud del interior del país considerando: recursos humanos necesarios, recursos financieros requeridos, materiales y suministros, medicamentos, áreas de atención a los clientes, categorías de costos y gastos asociadas, estructura administrativa requerida y cualquier otro aspecto de su propia iniciativa.

NOTA: EL TRABAJO NO. 1 SERÁ PRESENTADO CON DATA SHOW POR LOS O EL EXPOSITOR DEL TRABAJO UTILIZANDO POWER POINT DE OFFICE 2000 O XP PROFESIONAL.

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Modelo Integrado de Procesos

Figura No.8

El modelo integrado de procesos correlaciona todos los elementos que intervienes en el flujo de las transacciones de las diferentes actividades del sistema de la siguiente forma:

1. Tomando en consideración la base legal del entorno del sistema, que ha desarrollado la sociedad, se confeccionan las normas y procedimientos que determinarán las reglas especificas a seguir por los participantes en sus actuaciones operativas y administrativas.

2. Las normas y procedimientos se consolidan en un catálogo digitalizado ordenado de acuerdo a los tópicos y diferenciado de forma única. Este catálogo permitirá la actualización permanente para su respectiva difusión.

3. El catálogo de flujos de transacciones se origina de los procedimientos y determina fases, etapas y pasos en el recorrido de las transacciones a nivel operativo.

4. Para que el flujo de las transacciones sea consistente y correlacionado se establecen las normas de validación, aprobación y certificación correspondientes.

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5. El flujo operativo se inicia cuando se selecciona una transacción del menú autorizado de acuerdo a las actividades que se desarrollan por aplicaciones dentro de los sistemas.

6. Del catálogo de formularios digitalizados, resultante de los procedimientos autorizados, se selecciona el correspondiente a la transacción se valida, se autoriza y se certifica el inicio del flujo.

7. El formulario electrónico de trámite sigue el recorrido establecido en el catálogo de flujos quedando condicionado por las normas de control interno determinadas en los sistemas de control inteligentes. Más adelante se explica el modelo de flujos de transacciones y el control inteligente.

8. En el recorrido electrónico de la transacción, pueden resultar afectados los expedientes operativos, administrativos y de recuperación o transaccionales. Los expedientes operativos reflejan tiempos de procesos según pasos ejecutados, los administrativos las necesidades de autorizaciones requeridas y los transaccionales los ciclos completos de afectación a las diferentes estructuras correlacionadas. Estos tres expedientes son la base de la auditoría electrónica, en línea, o para confirmación de operaciones futuras.

9. Toda transacción en proceso de trámite es contrastada contra el Sistema Operativo Integrado Certificado (SOIC) para determinar posibles inconsistencias (trámite repetido, reiniciado continuamente, previamente realizado, dejado en espera por no reunir requisitos, etc.).

10. Concluido el trámite de la transacción, el formulario de trámite y los formularios derivados, se archivan electrónicamente como respaldo para su posterior certificación.

11. Durante el proceso de cierre y certificación se validan las transacciones correlacionadamente entre sistemas para luego certificarlas y cargarlas al SOIC.

12. Concluida la fase de cierre y certificación, se procede al cierre de operaciones del día consistente en generar todos los almacenes de datos (Ventas, compras, finanzas, etc.) correspondientes al periodo. Este proceso, de acuerdo a ciertas legislaciones nacionales, debe ser certificado por un CPA y se constituye en garantía de transparencia.

13. De los almacenes de datos se levanta la información a la INTRANET (presentación interna) y para la INTERNET (presentación externa). Esta parte de la estructura es vital para la seguridad y confiabilidad de los sistemas y de la calidad de la información para la toma de decisiones.

14. A través de Internet, los accionistas, proveedores, clientes y público en general podrán conocer el resultado de las operaciones de las organizaciones.

El modelo de flujos integrado de procesos garantiza la aplicación de los efectos de una transacción en las diferentes áreas de la empresa u organización. La certificación de las

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operaciones constituye el elemento de mayor eficacia en el control de los procesos y el fraude electrónico por lavado de transacciones.

Modelo de Control de Operaciones Diarias. En el ejemplo siguiente volvemos a tomar a la CSS de Panamá como organización de análisis.

Figura No.9

En este modelo apreciamos la interrelación entre las estructuras de los datos (bases de datos operativas), el almacén de datos (Operacional Data System) y el estrato o nivel operativo del Sistema de Información Gerencial.

Las estructuras de los datos mantiene información del sistema de administración de personal, sistema de finanzas, abastecimiento de materiales, equipos médicos, medicamentos, infraestructuras y servicios administrativos.

En el almacén de datos (ODS) localizamos la información estructurada en cubos por área de interés como son: Servicios y Prestaciones Médicas, Prestaciones Económicas, Abastecimiento y Suministros, Recursos Humanos, Administración y Finanzas, Riesgos Profesionales e Infraestructura para la prestación de los servicios. Toda esta información corresponde a las operaciones realizadas durante el día.

La fase de cierre consiste en hacer un balance correlacionado de todas las operaciones del día para luego proceder a certificarlas. Una vez certificadas se almacenan en el Almacén de Transacciones Operativas Certificadas para de allí construir el Almacén de Datos Operativo Acumulado.

Este almacén publica la información en el Portal WEB institucional, para usuarios externos, en la INTRANET para usuarios internos y respalda la información para las funciones de recuperación.

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Flujo de Procesos.

Figura No.10

En el sistema de registro de transacciones pueden diferenciarse un conjunto de elementos como son:

1. Un flujo iniciado por un cliente del sistema que finaliza en el modelo de datos operativo certificado, cuando la transacción resulta eficiente íntegramente.

2. Cada paso del flujo se vincula a un documento de trámite y a una serie de normas de proceso operativo y administrativo.

3. Cada paso del flujo es monitoreado y controlado por las normas de proceso de acuerdo a la transacción.

4. Los pasos característicos en todo flujo son:

• La transacción económica resultante de la relación de intercambio.

• Las pruebas de valides y consistencia de datos que se realizan a los documentos de trámite, autorizaciones y aprobaciones.

• La autorización de la transacción e inicio del trámite una vez cumplidos los pasos previos.

• El registro y aplicación de los efectos de la transacción sobre los elementos correlacionados y otros sistemas.

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• La certificación del contenido de datos de la transacción.

• El balance y respaldo de la transacción en función de los ciclos de control interno.

• El cierre de las operaciones diarias y su almacenamiento en el almacén de datos operativos certificados.

En método de registro manual de transacciones genera una circulación de los documentos, entre escritorios, que obliga a establecer puntos de control y por lo general impide correlacionar los efectos múltiples de una transacción. Por ejemplo, la entrega de bienes en un almacén, por parte del proveedor, debe afectar de la siguiente manera:

• Registrar día y hora de recibo del pedido en documentos del proveedor.

• Activar la revisión de calidad de los productos recibidos

• Registrar asiento contable de entrada al almacén en control de calidad.

• Modificar pedido en trámite de entrega por recibido en control de calidad.

• Activar cuenta por pagar al proveedor previa comprobación del pedido.

• Calcular precio unitario de mercancía entregada para ingreso al almacén.

• Informar a unidades solicitantes de los bienes el recibo de los bienes para próximo despacho del almacén.

• Registrar en almacén de datos operativos para el cierre o respaldo.

• Expedir certificado por recibo del pedido al proveedor.

Se puede observar que además de los registros contables requeridos, se deben realizar registros operativos, administrativos y de control lo que convierte al sistema de registro en de múltiple aplicación. La principal ventaja de las nuevas tecnologías informáticas es que permiten registrar, de manera simultánea, los múltiples efectos de una transacción. Cuando las transacciones son electrónicas, es decir, se sustentan en documentos digitalizados a través de flujos por sistemas de computadores y el sistema que controla todo el flujo y registro es automatizado hablamos de una transacción inteligente. El comercio electrónico se caracteriza por manejar transacciones electrónicas e inteligentes.

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Figura No.11

Los almacenes de datos forman parte del Sistema de Información Operativo Integrado Institucional y contienen información por áreas y correlacionadamente. En esta estructura podemos diferenciar tres tipos de almacenes:

1. Almacenes de datos operativos. Recursos humanos, recursos financieros, producción e inventarios, servicios administrativos e informáticos, mercadeo y distribución y otros.

2. Almacenes de registros contables, respaldo y control operativo de procesos.

3. Almacenes de normas, procedimientos y sistemas; flujos de transacciones; formularios para trámites según transacciones y normas de control interno.

Los almacenes de respaldo y control operativo permiten el seguimiento, en línea o posterior, de las transacciones procesadas; es el elemento de trabajo para los funcionarios que ejercen el control interno. En esta modalidad de proceso se recomienda el control concomitante por intermedio de un modelo de control inteligente.

TRABAJO PRÁCTICO 2: Definir los flujos de las principales transacciones de un sistema de salud. Primero deberá esquematizar cada área de interés.

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Figura No.12

La figura 12 muestra un ejemplo del trámite seguido en un proceso de compra por bloques.

Figura No.13

La Figura 13 ilustra un modelo de estructura para un almacén de datos de gestión.

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