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OFERTAS Y PROPUESTA DE ACCIONES
Proceso general
PG-02 Ed.03 Página 2
ÍNDICE
2 OBJETO Y ALCANCE ..................................................................................................... 3
3 PROCEDIMIENTO ......................................................................................................... 3
3.1 OFERTA DE SERVICIOS ................................................................................................... 3
3.2 SOLICITUD DE UNA OFERTA POR PARTE DE UN CLIENTE ............................................. 3
3.3 REDACCIÓN DE OFERTAS .............................................................................................. 3
3.4 COMUNICACIÓN DE LA OFERTA AL CLIENTE ................................................................. 5
3.5 SEGUIMIENTO DE OFERTAS .......................................................................................... 6
3.6 ACEPTACIÓN DE OFERTAS ............................................................................................. 6
3.7 MODIFICACIONES DE LA OFERTA .................................................................................. 7
4 ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN .................................................................................. 7
5 INDICADORES .............................................................................................................. 7
6 LEGISLACIÓN Y NORMATIVA APLICABLES..................................................................... 7
7 CONTROL DE MODIFICACIONES ................................................................................... 8
8 ANEXO DE FORMULARIOS ........................................................................................... 8
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2 OBJETO Y ALCANCE
El objeto de este proceso es gestionar la contratación de proyectos y el encargo de acciones de promoción, desde que se inician la negociación de los presupuestos hasta que se inician los trabajos, incluyendo las modificaciones a los contratos durante la ejecución.
3 PROCEDIMIENTO
3.1 OFERTA DE SERVICIOS
La definición de los servicios y líneas de trabajo, y siempre según lo establecido en los Estatutos de la Sociedad, son el/la Director/a General, Directores/as de División, Directores/as de Departamento, Jefes/as de Departamento o Directores/as de Negocio en adelante el/la Responsable de la oferta.
Además de definir los servicios, son los/as responsables de su comercialización y de la adecuación a las necesidades de los clientes.
3.2 SOLICITUD DE UNA OFERTA POR PARTE DE UN CLIENTE
Cuando un cliente, interno o externo, tenga una necesidad y la comunique vía telefónica, fax o email o directamente, será el/la Responsable de la oferta, quien gestione y anote el servicio solicitado, con todos los requisitos del cliente, comprobando que:
El servicio está dentro de los que la empresa y su departamento ofrece.
El servicio se puede realizar en las condiciones que el cliente desea.
El cliente acepta las condiciones de la empresa o departamento.
Los servicios que se ofrezcan cumplen con la legislación y normativa vigentes a tal fin.
3.3 REDACCIÓN DE OFERTAS
Una vez comprobada la capacidad de realizar el trabajo, se redactan los siguientes documentos:
Oferta Técnica o Documento Justificativo.
Oferta Económica.
El código de la oferta será:
O-DDD-AA-NNNN
donde O: Oferta, DDD: Departamento, Área, Línea de Negocio, etc. AA: Año, NNNN: Número de oferta.
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LA OFERTA TÉCNICA O DOCUMENTO JUSTIFICATIVO
Para la realización de la oferta técnica (cliente externo o interno) o documento justificativo (cliente interno), el/la Responsable de la oferta:
Rellena los datos básicos en el Módulo de Ofertas de la Plataforma de Gestión pudiendo:
Redactar la oferta de acuerdo a una de las siguientes opciones:
Formato diseñado por la empresa, descargable desde la plataforma.
Documento justificativo, siempre que sean clientes internos y cumpla con los requisitos de este procedimiento.
Formato de oferta impuesto por el cliente (pliegos técnicos, contrato tipo, etc.)
La oferta técnica la elaborará personal técnicamente capacitado para ello.
Este personal tendrá en cuenta que la oferta técnica deberá cumplir con las necesidades del cliente, procedimientos internos de trabajo, legislación y normativa aplicable, pliego de condiciones, etc. y en especial:
Seguridad y Salud en el Trabajo: Aquellas ofertas de servicios en los que se sospeche la existencia de riesgos no comunes o excepcionales, deberá consultar con el/la Responsable de SST.
Protección de datos: Aquellas ofertas de servicios en los que existan datos de carácter personal, deberá incluir las cláusulas y/o advertencias al respecto, para ello se podrá consultar dichas cláusulas con el/la Responsable de Protección de Datos.
Equipamiento informático: Cualquier necesidad especial al respecto del equipo informático o software, deberá consultarse con el/la Jefe/a de Tecnologías y Modernización.
Gestión de Calidad: Aquellas ofertas de servicios en los que se dude al respecto del cumplimiento de algún criterio de calidad establecido en la empresa, deberá consultar con el/la Responsable de Calidad.
Gestión Ambiental: Aquellas ofertas de servicios en los que se sospeche la existencia de impactos ambientales no comunes o excepcionales, deberá consultar con el/la Responsable de Gestión Ambiental.
Una vez redactada, el/la Responsable de la oferta la firmará y la entregará al/a Técnico/a de Gestión, preferiblemente por medio de correo electrónico una vez escaneada.
El/la Técnico/a de Gestión la revisará, la archivará y actualizará el Módulo de Ofertas de la Plataforma de Gestión.
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LA OFERTA ECONÓMICA
El/la Responsable de la Oferta:
Completa la oferta económica en el Módulo de Ofertas de la Plataforma de Gestión, en base a la oferta técnica anterior.
Cuando sean necesarios presupuestos entre departamentos, áreas, líneas de negocio, etc. los solicitará e incluirá los costes en la plataforma.
Cuando sean necesarios gastos externos, estudiará los costes, solicitará presupuestos externos, etc. incluyendo estos costes en la plataforma.
Posteriormente el/la Director/a de División o Director/a de Departamento, redacta la oferta económica (teniendo en cuenta la oferta técnica), propondrá un precio y lo registrará en el Módulo de Ofertas de la Plataforma de Gestión.
El/la Responsable de Servicios Generales y Administración revisará la idoneidad de dicho cliente, en base a criterios financieros, pudiendo realizar un informe de riesgos del cliente, análisis de deudas con la entidad, etc., sugiriendo y/o gestionando modificaciones contractuales, como por ejemplo forma de pago o incluso sugerir la no ejecución del proyecto. Todo ello lo gestionará a través del Módulo de Ofertas de la Plataforma de Gestión.
El/la Director/a General decidirá el precio final a ofertar, la forma de envío y el/la responsable de hacerla llegar al cliente.
En ese momento, el/la Técnico/a de Gestión imprimirá dos copias (una para el cliente y otra para la empresa) y gestionará la firma por el/la Director/a General.
En los casos urgentes o por ausencia prolongada del/la Director/a General, éste/a deberá dar el visto bueno por teléfono, correo electrónico, etc. La aceptación definitiva la realizará a
posteriori.
En ningún caso, se podrá emitir una oferta sin el visto bueno del/la Director/a General.
3.4 COMUNICACIÓN DE LA OFERTA AL CLIENTE
Tras la aprobación, el/la Técnico/a de Gestión:
Preparará la oferta para comunicarla al cliente (oferta técnica y económica), archivando una copia.
Comunicará la aprobación al/a Responsable de la oferta, así como la forma y responsable del envío (cliente externo) o comunicación (cliente interno).
Entregará el original al/a responsable del envío, cuando se trate de un cliente externo.
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3.5 SEGUIMIENTO DE OFERTAS
El/la Responsable de la oferta o quien decida el/la Director/a General, realizará el seguimiento de la oferta hasta su aceptación o desestimación por parte del cliente.
Si la oferta fuera desestimada, comunicará esta decisión al/a Técnico/a de Gestión que actualizará el Módulo de Ofertas de la Plataforma de Gestión, dejando registro del motivo.
3.6 ACEPTACIÓN DE OFERTAS
La aceptación de la oferta se formalizará con la firma de la oferta económica o cualquier documento que de fe de dicha aceptación por parte del cliente.
Las ofertas podrán ser aceptadas por el/la Directora/a General, ya sea provisional o definitivamente, debiendo quedar registro de dicha aceptación.
En todos los casos, la aceptación se realizará por escrito debiendo estar firmada, aceptándose copias escaneadas. Excepcionalmente, las ofertas serán consideradas aceptadas por medio de un correo electrónico del cliente.
La aceptación de la oferta será comunicada al/a Técnico/a de Gestión que consultará al/a Asesor/a Jurídico/a, la idoneidad del documento de aceptación o la necesidad de redactar un contrato.
Si fuera necesario redactar algún contrato, el/la Técnico/a de Gestión se lo comunicará al/a Responsable de Servicios Generales y Administración que, contando con el asesoramiento del/a Asesor/a Jurídico/a, coordinará las actuaciones necesarias para hacer efectiva la firma del contrato.
Estos contratos serán firmados en cada una de sus hojas por el/la Director /a General y por el representante legal del cliente.
Con todo ello, el/la Técnico/a de Gestión actualizará el Módulo de Ofertas de la Plataforma de Gestión y Workmeter dando de alta el proyecto.
MUY IMPORTANTE
Una vez aceptada la oferta principal, todas las ofertas internas serán consideradas como aceptadas. Por defecto, se aprueban en la misma fecha que la oferta principal y los plazos se calculan automáticamente.
Si estas fechas no coinciden con las del proyecto principal deberán comunicarse a los/as distintos/as responsables.
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3.7 MODIFICACIONES DE LA OFERTA
Si fueran necesarios cambios económicos y/o plazos posteriores la aceptación de la oferta por un cliente externo, deberán aprobarse por la empresa y por el cliente según lo descrito anteriormente, debiendo realizarse, en su caso, una modificación del contrato.
Si los cambios afectan a costes internos y/o plazos que no afecten al cliente externo, éstos se gestionarán según lo establecido en el PG-03 PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DEL SERVICIO.
4 ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN
Documento/registro Responsables Orden de archivo
Tiempo de archivo
Ofertas técnica y económica, pliegos, concursos, etc.
Resp. Serv. Generales Año y Código
5 años
Plan de acción, contratos, presupuestos aceptados, licitaciones, etc.
Resp. Serv. Generales Año y Código
5 años
Base de datos del Módulo de Ofertas Jefe/a Tecnol. e Innov. - Indef.
Copias de seguridad Jefe/a Tecnol. e Innov. Fecha 5 años
5 INDICADORES
Indicador Límite Period. Medic. Resp. Medic.
Nº de ofertas aceptadas / Nº de ofertas emitidas
Plan Anual Plan Anual Resp. Serv. Generales
€ de ofertas aceptadas / € de ofertas emitidas
Plan Anual Plan Anual Resp. Serv. Generales
6 LEGISLACIÓN Y NORMATIVA APLICABLES
UNE-EN ISO 9001:2015
UNE-EN ISO 14001:2015
OHSAS 18001:2007
Ley de Prevención de Riesgos Laborales (Ley 31/1995) y su posterior desarrollo normativo.
Reglamento de Servicios de Prevención (Real Decreto 39/1997) y su posterior desarrollo normativo.
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Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 15/1999.
7 CONTROL DE MODIFICACIONES
Ed. Fecha Páginas
afectadas Observaciones
01 29/05/2015 Todas Primera Edición
02 24/03/2017 4 Cambio codificación de ofertas (cambios marcados en el margen)
03 Varias Desaparece el concepto de preproyecto y será el/la Director/a General quien decida abrir proyecto, tanto si es de forma provisional o definitiva. (Pág. 6, marcado al margen) Incluye la posibilidad de sustituir la oferta técnica por un documento justificativo, cuando ésta es interna. (cambios marcados en el margen) Incluye Workmeter (pág 6, marcado al margen)
8 ANEXO DE FORMULARIOS
No existen.
