Cómo funciona la compra y la facturación de Office 365En contratos Open y en ventas a través del portal web

¿Cómo se vende Office 365?Hay dos modelos:

1. El partner compra a mayorista y revende a cliente finalFija el precio de venta al cliente, asume el riesgo de cobroReventa disponible en contratos Open y en Caja (FPP)En la actualidad, prácticamente todos los componentes de Office 365 están disponibles en modo reventa

2. El partner asesora al cliente, compra a través del portal web (Office365.es)Microsoft factura al cliente final y el partner recibe una comisiónMicrosoft establece el precio y factura directamente al cliente; asume el riesgo de cobroTodos los componentes de Office 365 están disponibles en este modelo

Ambos modelos pueden coexistir en un mismo entorno de un cliente

Partner compra SKU En lista precios Open

Obtención Producto Clave Digital en VLSC

Proceso de compra de Office 365 en contratos Open

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Activar Producto Clave en Office365.com

• Disponible Open, Open Value, y Open Value Subscripción (OVS)

• Pago del año completo• No hay mínimo de

usuarios

• Email de bienvenida con enlace a Volume Licensing Service Center (VLSC)

• Firma del contrato VL que contiene los términos y condiciones

• Las claves de producto están almacenadas en VLSC

• Activación de clave en Office365.com/setup365

• Fecha fin subscripción fijada en el momento de redención de la clave

• Importante que el partner incluya su “Partner ID” en la subscripción del cliente para estar en copia en las Comunicaciones d eMS al cliente

Servicio O365

PedidoPedido Pedido

Cliente final

Cómo se procesa los pedidos

MicrosoftDistribuidor

FacturaFactura

Ayuda activar O365

Factura

Email invitación para acceder a VLSC y obtener las claves de producto para activar Office 365

4

Reseller

Fecha acuerdo VL vs. fecha subscripción O365

5

La compra de licencia Open License inicia un Open Authorization Number de 2 años.

O365 Starts…

Renovación

Añadir usuarios

La expiración de la subscripción de O365 tiene que ser la misma para todos los usuarios, incluidos los usuarios que se añade a posteriori.

Redención de claves

La subscripción de 1 año de O365 1 comienza cuando las claves son redimidas La renovación puede

hacerse por Volume Licensing o por el portal de O365

año 1 año 2

Duración del Acuerdo: Open

6

En licencias el contrato se firma después de que el pedido se procese pero antes de acceder al producto/servicio.

Número de Acuerdo Licencia Open se denomina “Authorization Number” y tiene una duración de 2 años.

“Número de Licencia” único se asigna a cada compra.

Cliente Licencia Open puede hacer un pedido con independencia de si tiene un contrato activo, o no.

Compra de O365 Mediana Empresa vía

Licencia open

Orden de

Compra

Pedido hecho via Reseller y Mayorista

Cliente (Partner1) entran en VLSC y firman acuerdo licencia Open

Obtener acceso completo a VLSC

www.office.com/setup365

Descarga Producto, obtener claves, etc.

Duración del Acuerdo : Open Value

7

En Open Value y Open Value Subscripción, el contrato es firmado ANTES de que se procese el pedido.

Acuerdo Open Value tiene una duración de 3 años. SKU Office 365 Mediana Empresa es parte de la categoría

“Producto Adicional” y puede ser pedido en cualquier momento.

Debe existir un Acuerdo active para hacer el pedido.

Orden de

Compra

Pedido hecho via Reseller y Mayorista

Contrato OV/OVS creados y firmados electrónicamente

Obtener acceso completo a VLSC

www.office.com/setup365

Descarga Producto, obtener claves, etc.

Compra de O365 Mediana Empresa víaOpen Value

Duración del Acuerdo

8

Office 365 es vendido como una compra up-front de una subscripción de 12 meses de duración.

La duración del Acuerdo Volume License y de la subscripción O365 NO son co-término.

EL pedido se puede realizer con independencia del period que quede del acuerdo. Compra de

O365 Mediana Empresa vía

Open License Open Value

8

año 1 año 2

O365

O365 Renewal

Add Seats

La subscripción de 1 año de O365 comienza cuando se redime las claves.

La fecha de expiración de la subscripción de O365 tiene que ser la misma para todos los usuarios. Cuando se añade usuarios a mitad del period los meses de uso adicionales serán extendidos a la totalidad de usuarios de la misma subscripción.

La renovación puede hacerse vía Volume Licensing o en el portal de Office 365

Ejemplo – Open Value

9

Víctor trabaja en un partner con una gran base instalada de clientes de Peqeña Empresa. Vende a Contoso Office 365 Midsize Business, junto con los servicios de su empresa para migrarlos a la nube.

Contoso tiene un contrato Open Value con compromise organization-wide en Office y CAL Suite para sus 55 desktops.

Contoso está preparado para la nube y su plan es migrar en fases a sus 55 usuarios.

Contoso

OV Organizatio

n-Wide Commitment

55 Desktops 55 Users

Ready to migrate to Cloud in phases

PO Ad-hoc1

O365 Qty. 30

July 1, Yr. 1

Ejemplo – Open Value

10

año 1 año 2 año 3

+25 seats

Pedido año 1

Office Qty. 55

Win OS Qty. 55CAL Qty.. 55

Jan 1, Yr. 1

Pedido año 2

Jan 1, Yr. 2

Pedido año 3

Jan 1, Yr. 3

O365 (30 seats)

Activated July 1, Yr. 1

July 1 Yr. 1 – June 30, Yr. 230 Users

Activated Oct 1, Yr. 1

Ad-hoc PO

O365 Qty. 25

Oct 1, Yr. 1

Oct 1 Yr. 1 thru August 10, Yr. 2June 30 plus 41 días1 Org-Wide committed customers with Office and/or

CAL Suite will qualify for reduced price.

P. Por qué los usuarios añadidos expiran en menos de 1 year?

R. Política: Se puede añadir usuarios a una Clave de Producto en medio de una subscripción, pero el servicio se distribuirá de forma homogénea en todos los usuarios para mantener la fecha de co-término.

Cálculo: • 25 asientos añadidoss X 3 meses

‘extra’ = 2250 días de la subscripción O365

• 2250 días / 55 usuarios = 40. 9 días. Redondeo al siguiente día entero 41 días.

Office 365 en modelo de comisión:

Microsoft factura al cliente final y el partner recibe una comisión

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Opción 1: El partner genera la oferta de compra en su entorno de Office 365 de partner El enlace lleva embebido el identificador del partner que queda asociado a la

subscripción del cliente Envía el enlace con la oferta al cliente y el cliente confirma la compra El partner recibirá su comisión de forma automática conforme a los términos de la guía

de incentivos en vigor.

Opción 2: El cliente va directamente a la página de compra de Office 365 y hace la compra. Importante: el cliente puede incluir el identificador del partner que lo ha asesorado en el

momento de realizar la compra o después, en el panel de administración de Office 365. El partner comenzará a recibir su comisión en el momento de quedar asociado al cliente.

Cómo se realiza la compra

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Facturación• ¿Quién factura al cliente?

La entidad que factura es Microsoft Ireland Operations Limited – MIOL

• ¿Cuándo se generan las facturas? Tan pronto como se provisiona el servicio La facturación es por anticipado, de modo que si un cliente se apunta el día 1 del

mes, recibirán la factura inmediatamente para el periodo future La factura es debida con independencia de que se empiece a usar o se deje de usar

el servicio.

• ¿Quién recibe la factura? Se enviará una noticificación de facturación al administrador general y al

administrador de facturación con periocidad mensual, indicándoles que visiten el portal para ver la factura.

• ¿Recibirá el cliente una factura en papel? No, el cliente puede ver una copia electrónica en versión .pdf de su factura en el

portal de administración

Opciones de pago• Métodos de pago disponibles

Tarjeta de crédito (Amex, Visa, MasterCard) para cualquier orden de compra Factura (pago a 30 días) para ordenes de compra de más de 200€ Las ordenes de compra de más de 11.100€ (15.000 USD) al mes están sujetas a

una aprobación de validación de crédito (tarda al menos 5 días laborables en procesarse) Se tiene en cuenta la deuda completa del cliente para el cálculo de los 9.500 euros Se suele pedir las cuentas anuales del cliente

• Hay descuentos para compras por el portal? Hay un descuento automático por volumen en función de varios tramos. Además, se puede solicitor un descuento especial para el primer año en

operaciones especiales (más de 250 usuarios, situaciones de competencia, migraciones complejas, etc.).

Para solicitor el descuento es necesario registrarla en Velocity (www.microsoftvelocity.com)

Factura asociada a una tarjeta de crédito

Factura con pago por transferencia

¡OJO! Este no es el importe que hay que pagar. Es la deuda total

Este el importe que hay que pagar este mes

Detalle del cálculo del importe de la facture: es por días

Detalles del pago• Los clientes con órdenes de compra de menos de 200€ sólo pueden pagar

con tarjeta de crédito*

• Los clientes que eligen pagar por adelantado el año completo y cuya orden de compra anual es mayor de 200€ (250 USD) pueden pagar con una factura o con tarjeta de crédito

• Los clientes que eligen facturas mensuales y cuya orden de compra mensual es mayor de 200€ pueden pagar con una factura o con tarjeta de crédito

* Organismos públicos que no puedan pagar con tarjeta: se puede pedir una excepción llamando a soporte 900 814 197

Pago con Tarjeta de Crédito

Pago con Factura

Facturación anual• Los clientes pueden elegir su frecuencia de pago (excepto P1)

• Todas las tarjetas de crédito tendrán el cargo o el abono en el momento de cambiar la orden.

Incremento de asientos en una factura anual Se genera una nueva factura por los asientos adicionales.

Decremento de asientos en factura annual Se creará un cheque que se enviará a la dirección postal del cliente.

• Puede que se cargue una cuota como resultado del decremento de asientos

Incremento o decremento de asientos en ordenes anuales

CancelaciónEl cliente puede cancelar su subscripción en cualquier momento

Para susbripciones P1 y Office ProPlus mensual – los clientes pueden cancelar a través de la plataforma

Para otros planes, los clientes tienen que llamar a CPC (900 814 197)Subscripción mes a mes (P1)• Se puede cancelar en cualquier momento sin ninguna cuota de

cancelación.• La cancelación tendrá efecto al final del ciclo mensual de la

subscripción. Subscripción de un año (con facturación mensual o anual)• Si la cancelación ocurre en los primeros 30 días, el cliente tiene que

pagar sólo los primeros 30 días. • Si la cancelación ocurre después de los primeros 30 días, los clientes

tienen que pagar el 25% de la cuota de suscripción pendiente.

Cancelación – Datos del Cliente• El cliente tiene que confirmar a CPC si Microsoft debería:

Deshabilitar la cuenta del cliente y borrar los datos asociados

O

Retener los datos del cliente al menos 90 día para que éste pueda recuperar sus datos (ésta es la opción si el cliente no dice nada)

IVA¿Qué porcentaje de IVA se aplica?

Office 365 está clasificado como un servicio Las reglas del IVA establece que se aplicará el porcentaje de IVA

correspondiente al país desde el que se proporcina el servicio El servicio se proporciona desde Irlanda (Centro de Datos de Dublín) – ese es

el tipo de IVA que se aplicará Los clientes de la Unión Europea registrados para IVA y que proporcionen un

Identificador de IVA apropiado (CIF intracomunitario) no tendrán ningún cargo de IVA.

Si el cliente está fuera de la Unión Europea – no se carga ningún IVA

• ¿Qué pasa si no se proporciona ningún número de IVA? Se cargará el IVA y así aparecerá en la primera factura. Para corregir facturas futuras hay que contactar con el soporte de atención al

cliente con un número de IVA válido El IVA se devolverá en la factura siguiente y se corregirá el porcentaje de IVA

Cambios procesando el IVANuevas facturas• Si VIES (VAT Information Exchange System) no está disponible, el CIF se queda en

estado pendiente de validación• VIES validará el número de IVA asincrónamente y aplicará el IVA apropiado en la

primera factura del cliente• Periodo máximo de 5 días – Periodo de retención de tarjeta de crédito

• El cliente no puede cambiar el número de IVA de una orden de compra existente desde el portal. Tiene con contactar con CPC.

Comprobación de CréditoSigue las reglas de abajo para ordens directas > 11.100€:

Las ordenes mayores de 11.100€ al mes, tienen que pasar automáticamente por el proceso de comprobación de crédito. La comprobación de crédito dura 5 días como mínimo en procesarse.

Se le pedirá al cliente que rellene un formulario de comprobación de crédito.

Una vez que CPC recibe la aprobación del crédito, CPC desbloqueará el carro de la compra y el cliente puede seguir con su pedido.

Cuentas impagadas – FacturaDí

a 0

• Se genera la factura; según los términos de pago a 30 días• Email automático: “Su factura está lista para su visualización”

Día

25

• Recordatorio – Su factura tendrá que ser pagada en breve

Día

30

• Recordatorio – Su factura tiene que ser pagada hoy

Día

60

• Recordatorio – Su factura debería haber sido pagada hace 30 días; tenga en cuenta que el servicio puede ser suspendido. Se deshabilita el servicio – la cuenta del cliente queda en modo de funcionalidad reducida

Día

75

• Advertencia – No se ha recibido el pago a día de hoy; el servicio terminará en 15 días.

Día

90

• Terminación – El servicio ha terminado por impago; en 10 días recibirá información de acciones futuras.

Día

100

• El cliente pasa a la lista de morosos, y su información puede pasarse a un tercero para perseguir el pago.

Día

120

• Se deprovisiona el servicio – la cuenta del cliente se cancela y no está activa durante más tiempo. Los datos se almacenan 90 días.

Si el cliente está en situación de impago el partner dejará de percibir su comisión durante el periodo que dure el impago

Cuentas impagadas – Tarjeta de CréditoDí

a 0

• Se genera la factura, el cliente recibe un email: “Factura lista para su visualización”• Intento de cobro en la tarjeta de crédito a través de Cybersource, si la tarjeta es rechazada se

pone en “A/R report”

Día 4

• Se intenta el cobre en la tarjeta de crédito a través de Cybersource cada 4 días• Cada tarjeta de crédito se prue ba un total de 8 veces• Cada vez que hay un intento de cargo sin éxito, el cliente recibe un correo electrónico diciendo que

su tarjeta no es válida y pidiendo actualizar los datos pra evitar la deshabilitación del servicio• Se envia el email 7 veces; el último email es para informar al cliente de que el servicio se ha

“parado”

Día

28

• Servicio deshabilitado – la cuenta del cliente tiene funcionalidad reducida• Terminación – El servicio ha terminado por impago; en 10 días recibirá información

de acciones futuras

Día

38

• Cliente a lista de morosos• Persecución de cobro por parte por un tercero

Día

118

• Se deprovisiona el servicio – la cuenta del cliente se cancela y no está activa durante más tiempo. Todos los datos se pierden permanentemente

Si el cliente está en situación de impago el partner dejará de percibir su comisión durante el periodo que dure el impago

Comprobaciones para un cliente que solo ha adquirido Office Pro Plus

Gracia (30 días) Modo de Funcionalidad ReducidaLicencia (30 días) Licencia (30 días)

321Una notificación diaria El producto entra en modo

RFM. Notificación una vez cada hora.

Sin conexión a internet

Las notificaciones se muestran incluso si el cliente no ha lanzado ninguna aplicación de Office

Día 31 Día 61

El cliente paga la subcripción, la pierde después de 120 días.

Ante cualquier duda• Llamar a soporte 900 811 197

Horario: L – V de 9 a 17:00 Elegir opción soporte de facturación Necesario proporcionar el contacto de admin y el nombre

del entorno (xxx@onmicrosoft.com)

• Para casos urgentes: enviad a vuestro contacto Microsoft el número de caso para escalar también internamente.

¡Muchas gracias por vuestra participación!

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