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El presente material está elaborado con fines puramente académicos y de orientación general. La mayoría de las imágenes pertenecen a fuentes externas y fueron obtenidas de la Internet, a través del servicio de búsqueda Google-Image, para ser usadas como ilustración y decoración. Office Administrator es una publicación gratuita.

Lic. Silvania R. Guzmán Muñoz, M. A.

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Hola a Tod@s: En esta edición tratamos temas relacionados con la Cultura Organizacional, más precisamente, aquellos que contribuyen a fortalecerla haciendo que la realización de las diferentes tareas sea más productiva. La comunicación y las buenas relaciones interpersonales son esenciales para mantener la moral de los Colaboradores, lo que resulta en beneficios para la empresa. Hay aspectos de las Prácticas de Oficinas que queremos recordarles, ya que forman parte de las habilidades esenciales relacionadas con la profesión. Esperamos que les resulte entretenida y, sobre todo, les sirva de provecho .

Silvania

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Para unos, un arte… Para otros, una tarea titánica

DELEGARDELEGARDELEGAR ara muchos administradores y colaboradores en general, delegar es una de las funciones que más se les dificulta dentro de sus tareas diarias. La dificultad que para muchos supone el delegar efectivamente hace que ésta sea

considerada como un arte más que una función organizacional, ya que se entiende va más allá de la simple asignación de la responsabilidad de hacer algo. Y es que cuando hacemos una asignación apenas hemos dado el primer paso. La clave para delegar más fácilmente está en encontrar el perfecto equilibrio entre dejar que la persona designada ejecute la tarea según sus propios criterios y el guiarle efectivamente para ayudarle a cumplir con el propósito de lo encomendado. En este punto lo que muchos administradores hacen es o soltar totalmente el proyecto y desentenderse del mismo hasta el final, o pasan a querer controlar todos y cada uno de los pasos del designado, sin permitírsele obrar con libertad. De más está decir que ambas acciones pueden conducir al desastre.

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Según Frederick Herzberg, para que un proceso de delegación sea, verdaderamente efectivo, es necesario:

Delegar autoridad para hacer el trabajo; Asignar responsabilidades para completar la tarea; Medir los resultados

O sea, que la persona en quien se delega debe tener la autoridad para dar los pasos necesarios, al tiempo de estar consciente de que alcanzar los objetivos planteados con la misma es su responsabilidad; al final, la organiza-ción, deberá ser capaz de contabilizar los resultados de esta acción; para tomar las acciones pertinentes según fuere necesario. En el concepto de delegar, queda implícito el hecho de que esto no significa abstraerse de la responsabilidad del proceso; ya que al final de cuentas, los administradores siempre serán los responsables finales de la ejecución de las tareas y el desempeño de los colaboradores bajo su cargo. DELEGAR. Es el proceso mediante el cual los managers distribuyen y empoderan actividades y la autoridad relativa, a colaboradores en la organización.

La Grapadora es uno de los

utensilios de oficina más

comunes; de hecho, resultaría

extraño no encontrarla y

menos ahora cuando gracias a

las respuestas del mercado en

cuanto a ergonomía, color,

formas, tamaño y temas,

podemos encontrarlas según

nuestros gustos y necesidades.

Esencialmente, sus tipos responden al volumen de páginas a grapar siendo

eléctricas aquellas con mayor capacidad.

A diferencia de los clips, el uso de una grapadora, asegura

mantener organizado un documento de manera segura y

permanente.

A pesar de lo cotidiano del utensilio y su uso; pocas personas

lo utilizan correctamente, olvidando que su función no es

únicamente mantener organizado un documento, si no

también, facilitar su manejo y lectura.

Cuando grapamos un documento

debemos tomar en cuenta las guías que

aparecen en el área de engrape, las

cuales marcan hasta donde introducir

las hojas, lo cual deberá hacerse en

forma horizontal.

Junto a la Grapadora necesitamos de

grapas de diferentes calibres, los cuales dependerán del tamaño de la

grapadora y de su capacidad; así también de sacagrapas, los cuales facilitan el

desengrapado de los documentos; para esto deberá primero desenterrar las

puntas de las grapas de la parte de atrás de las hojas, luego que esté floja, por la

parte de adelante hale la grapa hasta sacarla. Hacerlo de esta forma evitará

que se maltrate el documento.

La grapadora

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e entiende por “Rapport” la sintonía que, de manera natural, surge entre las personas; generalmente, aquellas que tienen procedencia, objetivos e intereses en común. Resulta tan especial esta sintonía que en el campo de la Gestión Empresarial se destaca como la capacidad

de empatía comunicativa que se debe dar entre los miembros, internos y externos, de una organización para facilitar el logro de los objetivos de la misma. Esta empatía comunicativa es la que permite a los colaboradores de una organización, establecer bases de entendimiento capaces de sostener interrelaciones de trabajo sólidas y se basa en el desarrollo intencional de cinco aspectos claves para una comunicación efectiva:

Se entiende que cuando existe Empatía Comunicacional entre los Colaboradores, resulta más fácil desarrollar relaciones de trabajo efectivas; por lo que es necesario que seamos conscientes de los mecanismos de percepción que activamos, una vez entramos en contacto con otra persona. Y es que cuando nos acercamos a alguien, de inmediato se activan nuestros esquemas mentales; los cuales nos sirven de guía para tratar de entender, identificarnos y ser capaces de relacionarnos con nuestro interlocutor; pero si los de éste no encajan con los nuestros, entonces, el proceso de establecer esta empatía se retrasa o simplemente no llega a concluirse, haciendo casi imposible lograr una interrelación que nos permita alcanzar los objetivos propuestos. Esta es la razón principal para Construir el Rapport de manera consciente y objetiva; moldeando nuestros esquemas mentales tomando en consideración los cinco elementos que conforman una Comunicación Efectiva; lo que permitirá desarrollar un clima organizacional donde prevalezcan las características positivas que definen las relaciones de trabajo exitosas.

PALABRAS Poniendo especial atención en la selección de las mismas y lo que se dice.

TONO Cómo se dicen las cosas; analizando cuidadosamente el por qué se dicen y la forma en que se dicen.

LENGUAJE CORPORAL Al tiempo que dominamos nuestros gestos y expresiones, debemos ser capaces de entender las señales que, subconscientemente, emite nuestro interlocutor, para poder interpretarlo adecuadamente; al tiempo que nosotros nos aseguramos de acentuar con nuestros gestos el mensaje que realmente queremos transmitir.

ESTILOS DE APRENDIZAJE Se refiere a la habilidad de comprender las preferencias de aprendizaje y comunicación (visual, auditiva, kinestésica, táctil) tanto de nuestro interlocutor como las propias.

ESTILOS DE COMPORTAMIENTO Nuestra habilidad de entender su estilo conductual y comunicacional para buscar la forma más fácil de relacionarnos con nuestro interlocutor .

Rapport =

compenetración.

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l verde se apodera de los espacios de oficina en todas las formas posibles: paredes, alfombras, objetos decorativos y eso incluye nuestras plantas ornamentales.

Las plantas forman parte de la decoración de los espacios de oficina desde su redefinición a raíz de terminada la Segunda Guerra Mundial; pero ya no estamos hablando de pesados maceteros en una esquina o rincón, tampoco de la solitaria Orquídea en el centro de la mesa de café o en una esquina del escritorio; no. Ahora nos estamos refiriendo a artísticos diseños de plantas naturales que, extraídos del concreto, entre muchos otros materiales, cubren estratégicas extensiones de espacios creando obras, que aún las más simples, gracias a sus formas y a los elementos que conjugan, aportan un increíble valor estético a cualquier espacio. Esto sin dejar de resaltar el valor que representan, ambientalmente hablando. Estas piezas de Arquitectura Verde, han entrado con fuerza en la definición de espacios de oficinas en aquellas empresas cuya responsabilidad con el medio ambiente, forma parte intrínseca de su misión y filosofía; y son una muestra más del sentido ecológico que subsiste en las empresas modernas.

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Muchos expertos en Gestión Empresarial y Administración de Oficinas, coinciden en afirmar que gran parte de los problemas relacionados a la Gestión de Personas, que actualmente enfrentan las organizaciones, tienen su origen en una comunicación defectuosa. La Comunicación Interna es un elemento clave para el buen funcionamiento de cualquier organización; pero tiende a ser infravalorada sobre todo si se compara con los esfuerzos y recursos que éstas tienden a desplegar en el área de la Comunicación Externa. En muchos casos, los problemas de comunicación a lo interno de las organizaciones, son difíciles de detectar; por lo que no es raro encontrarnos enfrentando una serie de dificultades de las cuales no sabemos sus orígenes o las causas, y esto tan sólo por no haber sabido o no haber comunicado algo a tiempo. Como todo intangible, resulta difícil valorar en toda su extensión lo que significa poseer un buen sistema de comunicación interna y su repercusión en la calidad de la vida y el ambiente laboral; la productividad, y en la creación de la imagen de marca del empleador; pero se han logrado identificar una serie de beneficios puntuales, comunes a todas las organizaciones, como son:

Fomento del conocimiento de los objetivos del

negocio y su cultura organizacional; Facilitador del funcionamiento coordinado de las

diferentes áreas que conforman una organización; Es un instrumento clave en el proceso de

adaptación a los cambios permitiendo que todos los involucrados tengan las informaciones necesarias en el momento oportuno;

Esencial en la etapa de Inducción de nuevos colaboradores para, desde el principio, transmitirles y desarrollar en ellos los valores, políticas e identidad de la empresa;

Ser una herramienta vital en la creación de oportunidades para compartir tanto los principios de buenas prácticas como el conocimiento;

Facilitan el proceso de toma de decisiones, y la resolución de problemas y conflictos; Ayudan en la creación y difusión de una sólida imagen organizacional.

Por estos, y por muchos otros beneficios más que no nos es posible enumerar en este espacio, es que las organizaciones deben preocuparse por fomentar buenas prácticas de comunicación interna, que les permitan desarrollar ventajas competitivas estratégicas.

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A pesar de los adelantos en materia de filtros y antivirus para el chequeo automático de correos electróni-cos, los spams continúan siendo una molestia, sobre todo, para el sistema de comunicación corporativo.

Entrar al “inbox” de su correo y ver que tiene unos 100 mensajes sin leer puede resultar agobiante y más aun cuando se da cuenta de que, al menos un 80% de estos, no son lo que los entendidos llaman, “correos verdaderos”.

Se les llama “Spam”, a los mensajes no solicitados, no deseados o de remitente desconocido (correo anónimo), habitualmente de tipo publicitario y, generalmente, enviados en grandes cantidades (incluso masi-vas) que perjudican de alguna o varias maneras al receptor.

A parte de lo molesto que resulta el sólo hecho de recibirlos, estos pueden contener virus o malware ocultos que podrían instalarse en su computador causando malfuncionamiento y hasta daños severos; o incluso robar, fácilmente, sus informaciones.

Aunque los filtros y antivirus automáticos; así como los proporcionados por su proveedor de servicio de internet, no son infalibles, y en muchas ocasiones, correos reales podrían terminar en el zafacón, puede estar seguro de que no utilizarlos resulta mucho más perjudicial. Aquí le damos algunos consejos para ayudar a sus filtros a maximizar su función:

Mantenga activados los filtros propios de su computador; así como el de su proveedor de servicios de internet.

No proporcione su dirección de correo personal a todo mundo, resérvela para sus amigos cercanos y colegas.

Cree un correo web para sus asuntos generales y entretenimiento. Cuando envíe un correo no coloque todos sus contactos en la casilla de

destinatario (To-Para); utilice los campos de copias (Cc-Bcc) para una parte de estos.

Regularmente, escanee su computador con programas anti-spyware. Sólo únase a foros que la ofrezcan la opción de esconder su dirección de

correo, los foros serios siempre presentan esta opción. Reporte los Spam a su proveedor de servicios de internet o utilice la opción

que para esto ofrece el correo que utilice.

Además de estos consejos y si su carga de correo Spam continua siendo excesiva, puede asesorarse más, acerca de cómo manejarla; tanto en la red como empresas especializadas en estos servicios, proporcionan guías muy efectivas para estos fines.

SIGUEN SIENDO UNA MOLESTIA

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Uno de los segmentos más activos del Mercado del Lujo es el que corresponde a las bebidas. Aunque las firmas de bebidas de Alta Gama mantienen su proceso de producción original; vigilando, cuidadosa-mente, cada detalle que pudiera comprometer de forma negativa, la calidad y el prestigio del producto; sin lugar a dudas, este es uno de los seg-mentos que goza de mayor actividad, buscando en todo momento espacios a través de los cuales expresar su creatividad y espíritu innovador. Los productores de bebidas Premium se sienten altamente comprometidos con su marca, lo que se refleja en todas las etapas del proceso de producción, desde la selección de las materias primas e in-sumos hasta su publicidad y presentación para la venta. En muchos casos, este compromiso llega hasta sugerencias, a los consumidores, de cómo degustar el producto para alcanzar una mayor satisfacción. La imagen de marca de estos productos se cuida hasta en el más mínimo detalle, desde el diseño de la etiqueta, el embalaje/empaque, hasta las estrategias de Marketing que abarcan desde el diseño de las campañas publicitarias, la s e lecc ión de l os p roduc t os co-relacionados (los cuales deben corresponder en el mismo grado de calidad, exclusividad y excelencia); hasta la selección de los puntos de venta. Los estándares establecidos por este segmento del mercado son los que dictan el procedimiento en aspectos como: el precio a fijarse, la cantidad de producida (la cual debe ser limitada), entre otros.

BEBIDAS PREMIUM

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