Office Excel Intermedio - 365

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Office Excel Intermedio - 365

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Nombre:

Office ExcelIntermedio - 365

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Temario.

Interfaz Excel.

Barra de Herramientas de Acceso Rápido.Barra de Título.Búsqueda de Microsoft (Versión 365).Cuenta Microsoft.Botones Minimizar, Maximizar y Cerrar.Cinta de opciones.

o Ficha o pestaña.o Grupo o sección.o Opciones o Comandos.o Opciones de presentación de la cinta de opciones.

Cuadro de Nombre.Barra de Fórmulas.Columnas.Filas.Celdas.Hojas.Barras de desplazamiento Vertical u Horizontal.Barra de Estado.

Conceptos Fundamentales.

Referencia Relativa.Referencia Absoluta.Referencia Mixta.Insertar / Formato de Tabla.11 mandamientos para crear una tabla (normalización datos).Administración de Nombres.

Tablas de Datos.

Conceptos básicos.Tipos de tablas de datos.Crear una tabla de datos de 1 variable.Crear una tabla de datos de 2 variables.Editar una tabla de datos.Aplicar estilos a tablas.

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Manejo de Tablas.Buscar y Reemplazar.Ordenar Datos.Filtros.Herramientas de Datos y Validación.Formato Condicional.Barras de datos, escalas y conjuntos de iconos.Manejo de Esquemas.Subtotales.

Ortografía.Uso de la herramienta.Ortografía mientras escribes.Recursos de ortografía.

Imprimir.Buscar y Reemplazar.Imprimir una hoja de cálculo o un libro.Antes de imprimir.Imprimir varias hojas de cálculo a la vez.Imprimir varios libros de forma simultánea.Imprimir todo o parte de una hoja de cálculo.Imprimir una tabla de Excel.Imprimir un libro en un archivo.

Gráficos de Excel.Creación de Gráficos.Tipos de gráficos.Formato a gráficos.Mini gráficos.

Funciones avanzadas y fórmulas.Descripción.Administración de rangos.Fórmulas con nombres de rangos.Funciones de Texto.Funciones Estadísticas.Funciones Lógicas.Funciones de Búsqueda y Referencia.Funciones de Fecha y Hora.

Comentarios y Notas.Creación de Comentarios.Visualización de Comentarios.Eliminar Comentarios.

Plantillas.Crear una plantilla.Administración de plantillas.

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Interfaz de Excel.

El objetivo de conocer la interfaz de Excel es poder ubicar los elementos principales con los que el usuario final puede trabajar. Vamos a llamar interfaz de Excel a la siguiente pantalla:

Con el fin de poder comunicarnos de manera correcta y profesional desglosaremos todos los elementos que se presentan en la interfaz y les nombraremos por su nombre correcto. De esta forma garantizaremos que todos nosotros hablemos el “mismo idioma” para agilizar el trabajo del día a día al momento de interactuar con el sistema y nuestros compañeros.

Los elementos que podremos encontrar en primera instancia son:

1. Barra de Herramientas de Acceso Rápido.2. Barra de Título.3. Búsqueda de Microsoft (Versión 365).4. Cuenta Microsoft.5. Botones Minimizar, Maximizar y Cerrar.6. Cinta de opciones.

a) Ficha o pestaña.b) Grupo o sección.c) Opciones o Comandos.d) Opciones de presentación de la cinta de opciones.

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7. Cuadro de Nombre.8. Barra de Fórmulas.9. Columnas.10. Filas.11. Celdas.12. Hojas.13. Barras de desplazamiento Vertical u Horizontal.14. Barra de Estado.

Barra de Herramientas de acceso rápido.

En esta sección por defecto encontraremos los comandos: Guardar, Deshacer (Ctrl + Z) y Rehacer (Ctrl + Y). Básicamente esta sección la podemos personalizar para poder acceder de forma rápida a nuestras opciones o comandos más utilizados. Se pueden agregar o eliminar comandos según se necesite y de igual forma utilizar estos accesos rápidos con el uso del teclado o con el mouse.

Podemos acceder a sus opciones dando clic al ícono que se encuntra al final de nuestra herramienta.

Dentro de las opciones podremos activar los comandos usados con mayor frecuencia por la comunidad o abrir la lista completa de comandos; así como colocar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de nuestra cinta de opciones.

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¿Cómo personalizar la barra de herramientas de acceso rápido?

Existen 2 formas de generar cambios:

1. Dar clic en el ícono2. Seleccionar la opción: Más comandos.3. Se nos abrirá una venta emergente llamada: Opciones de Excel y nos ubicará en la opción Barra de

herramientas de acceso rápido.

4. Dentro de esta opción podremos buscar todos los comandos disponibles dentro de Excel.

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5. Seleccionamos la opción , seleccionamos el comando que deseamo agregar y damos clic en el botón “Agregar >>”. En la siguiente imagen podemos observar que el comando en cuestión se copia a la columna de la derecha.

6. Para finalizar damos clic en el botón “Aceptar” ubicado en la parte inferior derecha de la venta emergente.

7. Comprobamos de forma visual que el comando ha sido añadido a nuestra barra de herramientas

de acceso rápido y ahora lo podremos utilizar dando clic con el mouse o accediendo a través del teclado con una combinación de teclas.

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¿Cómo acceder a la barra de herramientas de acceso rápido a través del teclado?

Apretamos la tecla Alt y notaremos que Excel nos muestra una serie de etiquetas con números y letras como estos:

Estos letreros nos indican que combinación debemos usar para acceder a ellos. Simplemente hacemos la combinación y con eso estaremos activando el comando deseado dentro de la barra de herramientas de acceso rápido o sobre la cinta de opciones. Nota: Dependendiendo de lo que deseemos realizar debemos estar posicionados en la celda, rango o elemento correpondiente.

Barra de Título

Este apartado nos indicará sobre qué LIBRO de Excel estamos trabajando. Por defecto al crear un libro nuevo Excel nos asignará el nombre del libro como “Libro 1”. Este nombre cambiará una vez que guardemos el archivo de Excel con el nombre que deseamos.

Búsqueda de Microsoft (Versión 365).

Dentro de esta sección podremos generar búsquedas de los comandos u opciones que deseamos utilizar. Sirve como una especie de buscador tipo Google, pero enfocado únicamente a elementos dentro del programa Excel.

Cuenta Microsoft.Desde esta sección podremos iniciar sesión con nuestra cuenta de Microsoft (de preferencia con la que hemos adquirido Office).

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Esta opción nos permitirá tener ciertos beneficios como:

• Acceder ha guardado a la nube de Microsoft: One Drive.• Acceder al panel de administración de la cuenta de Microsoft: para cancelar la suscripción o dar de

baja el servicio si es requerido.• Acceder a las actualizaciones correspondientes según la versión contratada de Office previamente.• Crear comentarios personalizados con su Nombre por defecto. (Permite más funcionalidades al

realizar trabajos en la nube).

Botones Minimizar, Maximizar y Cerrar. Nos sirven para poder jugar con las dimensiones de nuestro programa según se requiera.

Cinta de opciones.

Es uno de los elementos más importantes y dentro se concentran:a) Ficha o pestaña.

Estas se pueden personalizar en caso de ser requerido por el mismo usuario. Dentro contienen grupos o secciones con sus respectivos comandos.

b) Grupo o sección.

Para sistemas operativos Windows, Excel muestra a los grupos o secciones con un nombre en la parte inferior de estos y unas barras verticales que los dividen entre sí. Se pueden personalizar de ser requerido por el usuario.

c) Opciones o Comandos.

Son elementos que cumplen cierta funcionalidad o acciones y Excel por defecto agrupa a algunos de los más importantes dentro de las secciones o grupos para su mayor facilidad de trabajarlos. Se pueden personalizar de ser requerido por el usuario.

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d) Opciones de presentación de la cinta de opciones.

Excel nos da opciones de visualizaciones de la cinta de opciones ya sea para comodidad de usuario final o la presentación de un reporte y enfocar nuestra atención a este mismo.

En estas imágenes podemos ver las diferencias de las 3 opciones respectivamenteMostrar pestañas y comandos.

Opción mostrar pestañas

Opción Ocultar automáticamente la cinta de opciones

Cuadro de Nombre.

Es uno de los elementos menos considerados por los usuarios, pero muy importantes al momento de trabajar con Excel. Nos brinda algunos beneficios:

I. Nos indica la posición o celda dentro de la cual estamos posicionados. Es decir, la ubicación en

donde estamos parados.

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II. Si hemos generado una tabla con su respectivo formato dentro de Excel, el cuadro de Nombre nos mostrará todas las tablas creadas con su respectivo nombre y nos permitirá seleccionarlas para navegar entre ellas de una forma rápida.

III. Si hemos creado un rango dinámico o generado un nombre para un rango, es decir, hemos usado el comando Administrador de nombres dentro de la ficha o pestaña FÓRMULAS y el grupo o sección Nombres definidos; entonces el cuadro de nombres nos permitirá navegar entre estos mismos. Al dar clic sobre este rango dinámico excel nos mandará al rango en cuestión y lo sombreará.

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IV. Nos permitirá ver el nombre asignado para cada elemento que tengamos en ese momento seleccionado en Excel. Ejemplo:

V. Navegar entre celdas de la misma hoja o diferente hoja de excel. Posicionarse en el cuadro de nombra

y cambiar la celda activa por la que deseamos ubicarnos.VI. Conocer el número de filas y columnas del rango que se ha seleccionado. Generar el rango y no soltar

el clic del mouse o la tecla shift del teclado para que excel nos diga esta proporción.

VII. Seleccionar un rango de celda directamente sobre el cuadro de Nombre. Posicionarnos y escribir el rango en cuestión.

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VIII. Seleccionar Fila o Columna de la posición actual. Posiciónate en una celda y dentro del cuadro de nombre escribe F para que te de todas las fila actual o C para que te de toda la columna actual

Barra de Fórmulas.La barra de fórmulas es un elemento indispensable que estaremos utilizando para ingresar nuestros datos, fórmulas o funciones.

Es importante recalcar que dentro de Excel por definición podemos agregar 3 tipos de datos a nuestras celdas:

I. Texto.II. Valores Numéricos.

III. Fórmulas o funciones.

Columnas.

Son representadas en nuestra hoja de Excel por LETRAS y se ubican de forma vertical a lo largo de nuestras hojas. Inician en A y terminan en XFD

Filas.

Son representadas en nuestra hoja de Excel por NÚMEROS y se ubican en forma horizontal a lo largo de nuestras hojas. Inician en 1 y terminan en 1048576.

NOTA: Excel tiene una opción para activar o desactivar la visibilidad de las columnas y filas. A la combinación de columnas y filas Excel le llama ENCABEZADOS.

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Celdas.

Es la combinación entre una Columna y una Fila. Como dato importante una celda siempre debe leerse en el siguiente orden: Primero la columna y luego la fila. A1 – a uno.

RangoEs la selección de 2 o más celdas. Y se debe escribir y leer de la siguiente forma. Utilizaremos este ejemplo:

Nuestro rango se escribe dentro de Excel:B2:N6

Nuestro rango lo debemos leer:

Celda de la esquina superior izquierda y Celda esquina inferior derecha del rango en cuestión.No vamos a leer los 2 puntos “:”, en su defecto vamos a leer com si hubiera una letra A.

En este caso si le pedimos a nuestro compañero crear el rango de arriba, deberíamos pedirle que: “Seleccione el rango de B2 a N6”

NOTA: El concepto de celda y rango son de suma importancia para la creación de fórmulas y/o funciones.

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Hojas.

Se llaman Hojas a los elementos que creamos en la parte inferior de nuestra interfaz de Excel, es importante hacer diferencia entre Libro y Hoja de Excel. Ya que muchas veces la mala comunicación puede traer problemas al trabajar en conjunto con errores en referencias o simplemente en perdida de tiempo al tratar de encontrar la información proporcionada por parte de alguien más.

Por defecto Excel nos asigna un nombre al momento de crear una o más hojas. Sin embargo, este nombre puede ser personalizado según se requiera. Inclusive se pueden hacer diferentes acciones con nuestras Hojas en Excel:

• Insertar.• Eliminar.• Cambiar nombre.• Mover o Copiar.• Proteger Hoja.• Color de pestaña.• Ocultar o mostrar.• Selección múltiple.

Barras de desplazamiento Vertical u Horizontal.

Nos permite desplazarnos a lo largo de la hoja en forma horizontal o vertical, además de las barras podemos usar las teclas del teclado para poder navegar dentro de las hojas de Excel.

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Barra de Estado.

La barra de estado nos permitirá previsualizar diferentes acciones o resultados según tengamos activados o seleccionado ciertos elementos, celdas o rangos. Con esta barra principalmente estaremos haciendo cálculos muy sencillos como es la suma, promedio, máximo, mínimo de un rango seleccionado. Además, estaremos usando la opción de zoom (para poder hacer más grande o chica la visualización de la hoja de Excel) y los tipos de vista que tenemos en Excel para poder dar formato de Impresión a nuestro documento según lo requiera. Entre otras opciones que podemos activar para que Excel nos indique ciertos parámetros que se van desarrollando en las hojas de nuestro libro de Excel.

Concepto fundamentales

Referencia Relativa: Conservan una relación con la columna y la fila en donde se encuentran o han apuntado. Al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará automáticamente su columna y su fila.

Referencia Absoluta: Apuntarán siempre a la misma Celda o rango de Celdas en una Fórmula. Si copiamos una fórmula que contenga referencia absoluta en una dirección diferente, la referencia absoluta no cambiará, es decir, apuntará a la fila, columna, celda o rango absoluto del que provenga.

Para generar una referencia absoluta a una: fila, columna, celda o rango debemos usar el signo de pesos ($) dentro de la sintaxis de la fórmula antes de la columna, fila o ambas respectivamente.

Ejemplo: Deseamos calcular el IVA desde la celda G1 y el Precio de Venta que es producto del Precio por el IVA

Esta imagen nos muestra una Referencia Absoluta ya que si copiamos la fórmula de la Celda C3 a C4, como se hizo en el ejercicio, la fórmula cambió de B3 a B4 (bajó una fila) y conservó la Celda G1 ya que se fijo con un signo de pesos la Columna G - $G y la Fila 1 - $1.

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Esta imagen muestra un Referencia Relativa ya que si copiamos la fórmula de la celda D3 a la Celda D4, esta nos devolverá el resultado de 17.4 ya que la fórmula cambiará a =B4+C4 dándonos 17.4 ya que la posición se movió una fila abajo y se conservó en la columna D.

Referencia Mixta: Combinación de una celda con referencia relativa y referencia absoluta.

Insertar / Formato Tabla en Excel: Uno de los errores más comunes es pensar que tenemos una tabla dentro de Excel sólo porque el ojo humano nos lo indica así.

Debemos decirle a Excel que es una tabla para poder disfrutar de sus beneficios.

Para ello debemos considerar 11 mandamientos de como estructurar bien los datos para crear una tabla que se verán posteriormente.

Partiendo de que tenemos la estructura normalizada de los datos para que sea una tabla debemos ir a la ruta: Pestaña (Insertar)> Grupo (Tablas) y seleccionar el Comando (Tabla) dentro de nuestra serie de datos que queremos convertir en tabla. Excel por defecto tratará de detectar el rango completo de nuestra tabla, si cumple ciertos parámetros lo hará de manera correcta y sino tendremos la oportunidad de corregir el rango de manera manual.

Además de seleccionarnos el rango, la ventana emergente nos pregunta si nuestros datos tienen encabezados, que es un elemento forzoso para crear una tabla (en caso de no contar con encabezados Excel los creará de manera automático y con nombres por defecto).

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Al darle aceptar, nuestros datos obtendrán un formato de tabla con ciertos elementos como: color de las celdas, filas y columnas, filtros en automático en los encabezados y se creará una pestaña contextual que nos dará más comandos específicos para trabajar nuestra nueva tabla.

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11 mandamientos para crear una tabla con buenos datos (Estructurada / Normalizada)

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1. Todas las Columnas deben tener Encabezado.

2. No espacios en Blanco en los Encabezados.

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3. No duplicar encabezados.

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4. No contener Celdas Combinadas.

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5. No Encabezados con Fórmulas.

6. Una columna – un significado.

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7. Una Columna – un tipo de Dato.

8. No Subtotales.

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9. No sustituir Significado por Formato.

10. Crece verticalmente (Con mayor proporción).

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11. Encabezados en una sola Celda.

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Administración de Nombres.

Nuestro comando Administrador de Nombres lo vamos a encontrar en la ubicación Pestaña (Fórmulas)>Grupo (Nombres definidos)>Comando (Administrador de Nombres).

Este comando nos va a permitir generar y asignarle nombres a las celdas y rangos dentro de la Hoja de Excel. Esto puede ser de mucha utilidad para hacer llamados a esas celdas o rangos de forma dinámica para ahorrar tiempo o tener un mayor control de las fórmulas o funciones que se desean desarrollar.

Dentro del Administrador de Nombre podremos:

• Generar un nuevo nombre.• Modificar los nombres.• Eliminar los nombres.• Filtro: Usar un filtro para que nos muestre dentro de todas las categorías de los nombres los que

deseamos visualizar.

Así mismo al momento de generar un nuevo nombre podremos asignarle:

• Nombre: Para identificar la celda o rango fácilmente y que haga referencia a lo que significa o requerimos.

• Ámbito: Que se opere dentro del Libro de Excel completo o únicamente a una Hoja de todo el Libro en específico.

• Comentario: Añadir un comentario para poder explicar o justificar el uso de ese Nombre creado. • Se refiere a: Asignarle la celda o Rango correspondiente.

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Adicional en la ruta: Pestaña (Fórmulas)>Grupo (Nombres definidos) encontraremos el Comando (Crear desde la selección) el cual nos permitiría asignar Nombres de una manera semiautomática según el Rango seleccionado previamente.

Para este ejemplo encontramos que se crearían los siguientes Nombres:

Nombres a partir de Fila SuperiorVendedores: El rango abarcaría de B3:B5Cantidad: El rango abarcaría de C3:C5Precio: El rango abarcaría de D3:D5Total: El rango abarcaría de E3:E5

Nombres a partir de Columna izquierdaPaco: El rango abarcaría de C3:E3Luis: El rango abarcaría de C4:E4Humberto: El rango abarcaría de C5:E5

En este ejemplo podemos visualizar que estamos realizando la multiplicación de los nombres de rango y que al ejecutar la multiplicación del primer total existe un desbordamiento de los demás totales, es decir, que Excel identifica el patrón y completa de manera automática las demás operaciones correspondientes al Nombre de Rango. De hecho, si nos ubicamos en la celda E4 o E5 y apretamos F2 para editar la fórmula o dato podremos ver en nuestra barra de fórmula que la fórmula en cuestión no se muestra o muestra el dato en blanco.

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Otro beneficio de los Nombres es que podemos encontrar la intersección entre 2 Nombres para que nos devuelva el valor correspondiente:Ingresamos en nuestra celda: =Paco Precio, para que nos devuelva la intersección 30.

• Comando Insertar Función – Ayuda para la creación de Fórmulas.• Evaluador de fórmulas.

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DAR FORMATO EN EXCEL.

Si queremos dar un poco de formato a los números o textos que hemos escrito podemos usar para ello las herramientas que podemos encontrar en la pestaña de Inicio de Excel.

En esta pestaña, a través de los grupos de iconos de FUENTE y ALINEACIÓN podremos dar formato a nuestras celdas en Excel con una gran facilidad.

Como puede verse en esta imagen, hemos dado un formato muy sencillo pero diferente a cada una de las celdas.

INSERTAR UNA FUNCIÓN EN EXCEL• Escribir la fórmula de memoria. • Insertar una fórmula.

ESCRIBIR FÓRMULAS EN UNA CELDA

Para escribir una fórmula directamente nos colocaremos sobre una celda y escribiremos la función que sea precedida del signo igual. Al ir escribiendo la fórmula, Excel automáticamente detectará todas las posibles fórmulas que empiezan como estás escribiendo. En la siguiente imagen puede verse un desplegable donde Excel sugiere varias funciones:

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INSERTAR FÓRMULAS.

Para insertar una fórmula deberemos ir a:

Pestaña Fórmulas >> Grupo Biblioteca de Funciones.

Una vez que estemos en esta pestaña seleccionaremos de los desplegables la función que más nos convenga.

Insertar fórmulas de Excel.

Una vez que hayamos seleccionado una de las funciones que Excel nos propone nos aparecerá una ventana de ayuda que nos permitirá ir seleccionando los diferentes rangos de celdas que utilizaremos en nuestra función. La ventana de ayuda también nos explica los diferentes argumentos (partes de una función) que tenemos que utilizar.

En la imagen anterior vemos la explicación del argumento Número1 de la función SUMA.

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FUNCIONES BÁSICAS.

Son muchas las funciones que hay en Excel, pero empecemos por algo más sencillo. Las funciones básicas de Excel: la función CONTAR, la función SUMA.

FUNCIÓN SUMA.

La función SUMA no es la más importante de Excel ni mucho menos pero es tan básica y se usa tanto que debe colocarse en primer lugar.

Esta función te permite hacer sumas de celdas o de rangos de celdas. En la siguiente imagen vemos como se usa la función suma para sumar tres celdas diferentes. Para ello, insertaremos la función SUMA y después iremos seleccionando cada uno de los valores que queremos sumar.

FUNCIONES BÁSICAS DE EXCEL.

Si lo que queremos es sumar toda una columna de valores podremos hacerlo aún más rápido seleccionando rápidamente todos los valores con el ratón.

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FUNCIÓN CONTAR.

Esta función es muy sencilla y también se usa muchísimo. Esta función nos permitirá contar los valores numéricos que se encuentran dentro de un rango.

Como puede verse en la siguiente imagen, el rango que hemos seleccionado va desde la celda 5 hasta la celda 20. Estas son 16 celdas pero la función CONTAR sólo devuelve como resultado 13. Esto es porque no cuenta ni las celdas vacías ni aquellas que contengan palabras.

FUNCIÓN PROMEDIO.

Esta función es la que nos permite obtener la media de una serie de valores. Al igual que en la función SUMA, podremos ir seleccionando las celdas una a una o seleccionar un completo rango de celdas.

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FUNCIÓN SI.

Esta función nos permite poner condiciones en Excel, del tipo si, poner una condición en Excel del tipo: si la celda A1 es mayor que 5 devuelve el valor «OK» sino, devuelve el valor «NOK».

Como verás, el límite con esta función es tú imaginación… e incluso podrás usarla para anidar varias condiciones, pero eso ya es un tema un poco más avanzado. Pero volviendo a nuestro caso, el uso de la función SI. En la siguiente imagen podrás ver un ejemplo muy sencillo: si la celda A6 tienen un número mayor que la celda A7 quiero que escriba la palabra «mayor» y si no, la palabra «menor». ¿Sencillo verdad?

ORDENAR Y FILTRAR UNA TABLA.

Excel se usa muchísimo para analizar y ordenar información. Estoy seguro de que si llevas trabajando un tiempo te habrás enfrentado más de una vez con el uso de tablas larguísimas que contienen muchísima información. Estoy seguro también de que te hubiera gustado aprender a utilizar esta información y analizarla de manera rápida. Te queremos enseñar todo lo que necesitas saber para trabajar con tablas en Excel.

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FILTRAR UNA TABLA.

Imagina que tienes una tabla que quieres filtrar como la de la siguiente imagen:

Si queremos filtrar, por ejemplo, por el tipo de Servicio (es decir, columna B), nos situaremos en las cabeceras de la tabla y las seleccionaremos. En este caso será en la fila 1. Después seleccionamos la pestaña Datos y dentro del grupo Ordenar y Filtrar hacemos clic en el botón con forma de embudo como se puede ver en la siguiente imagen en la parte derecha:

Al hacer esto nos aparecerán unas pequeñas flechas en cada una de las celdas de la tabla como las siguientes:

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Al hacer clic sobre una de estas flechas aparecerá un pequeño desplegable como el de la siguiente imagen en el que podemos seleccionar los datos que queremos que estén visibles. Para ello, desmarcaremos aquellos que no queremos que aparezcan:

Al darle al botón de Aceptar, la tabla aparecerá completamente filtrada y sólo aparecerán aquellas filas en cuya columna B ponga Móvil y Móvil + Fijo.

ORDENAR UNA TABLA.Pero en ocasiones lo que necesitaremos es ordenar nuestra tabla por uno de sus campos. Por ejemplo, nos puede convenir hacerlo según un valor numérico y podremos ordenar de manera:

Ascendente: primero veremos los números menores al principio.Descendente: primero veremos los números mayores al principio.También podremos hacerlo según orden alfabético o al revés, es decir, de la A a la Z o de la Z a la A.

En cualquier caso, para poder ordenar una tabla tenemos dos maneras básicas de hacerlo:

• A través de los botones de filtro de la tabla.• A través del cuadro de diálogo «Ordenar».

Si queremos ordenar una tabla de manera rápida pincharemos en las flechas de las cabeceras que nos permiten hacer los filtros. Como puedes ver en la siguiente imagen, el desplegable que aparece tiene dos opciones en la parte superior para poder llevar a cabo una ordenación de los valores (en este caso numéricos):

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Aunque como puedes ver en la tercera opción también podremos ordenar según los colores de la tabla si es que hemos marcado con colores algunas filas de la tabla y queremos que aparezcan primero.

La segunda opción para ordenar una tabla es un poco más compleja pero no mucho más y lo que nos permite es ordenar siguiendo varias reglas. Para acceder a este tipo de filtro deberemos ir a la pestaña Datos y dentro del grupo «Ordenar y Filtrar» hacer clic en el botón Ordenar como se puede ver marcado en la siguiente imagen:

Al hacer clic aparecerá una ventana como al siguiente en la que podemos elegir las diferentes opciones para ordenar nuestra tabla.

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MODIFICAR FORMATO.

Modificar el formato en Excel es fundamental. Vas a pasar mucho tiempo en Excel modificando el formato de las celdas y para ello conviene que domines esta técnica. Cambiar la letra y su tamaño, modificar su color, mejorar su apariencia.

Hay gente que sabe muchísimo de Excel pero no le da ninguna importancia al formato y esto es un gran error. Una hoja de Excel sin formato es como un laberinto por el que no tienes ni idea de cómo guiarte.

DESTACAR UN TEXTO.En ocasiones necesitaremos destacar un texto (por ejemplo si queremos crear un título). Para ello usaremos las opciones de la pestaña Inicio.

Estas opciones nos permiten modificar:

• Negrita y cursiva.• Tamaña de fuente.• Tipo de fuente.• Color de fondo de la celda.• Color de la celda.• Añadir bordes a la celda.

Por ejemplo, si queremos destacar un texto yo suelo hacer lo siguiente:

Como puedes ver en la imagen anterior hemos cambiado el formato de fondo de las celdas adyacentes a rojo, la letra en blanco, hemos aumentado el tamaño de letra y la hemos puesto en Negrita…. pero no tiene que ser así, esto es sólo un ejemplo.

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UN EJEMPLO DE FORMATO.

Si presentas una tabla como la de la imagen siguiente estoy seguro de que nadie se la va a leer:

Como puedes ver nada destaca, es muy sencilla… da aspecto como de poco interés… pero si le ponemos un poco de formato la cosa cambia sustancialmente.

Mientras tanto, trata de mejorar la apariencia de tus hojas de Excel y no te conformes.

FORMATO DE NÚMEROS.En Excel nos pasamos el día utilizando números. Unos son monedas, otros son fechas, otros son decimales, otros son enteros… es decir, hay una gran variedad de tipos de números.No es lo mismo poner 25561 que 24/12/1969. La primera no nos dice nada, la segunda expresa aadecuadamente una fecha.Para ello ve a la pestaña Inicio y en el grupo Número haz clic en el desplegable. Al hacerlo aparecerá una lista de opciones como la siguiente:

Y podrás elegir el formato numérico que más te convenga en cada caso.

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Revisar la ortografía en una hoja de cálculo.

Para revisar la ortografía del texto de una hoja de cálculo, haga clic en Revisar > Ortografía.

Sugerencia: También puede presionar F7.

Esto es lo que puede ocurrir al usar el corrector ortográfico:

• Si selecciona una única celda para la revisión ortográfica, Excel comprueba toda la hoja de cálculo, incluidos los comentarios, los encabezados de página, los pies de página y los gráficos.

• Si selecciona varias celdas, Excel solo revisa la ortografía en dichas celdas.

• Para revisar la ortografía de palabras en la barra de fórmulas, selecciónelas.

Nota: Excel no revisa la ortografía en celdas que contienen fórmulas.

Revisar la ortografía mientras escribe.

Tanto Autocompletar como Autocorrección pueden ayudarle a corregir errores de escritura mientras escribe.

La función Autocompletar, que está activada de forma predeterminada, ayuda a mantener la precisión mientras escribe al comprobar entradas en otras celdas (no palabras individuales en una celda), por lo que puede ser útil al crear fórmulas.

Autocorrección corrige los errores de texto de fórmulas, controles de hoja, cuadros de texto y etiquetas de gráfico. Siga este procedimiento para usarlo:

1. Haga clic en Archivo > Opciones.

2. En la categoría Revisión, haga clic en Opciones de Autocorrección y compruebe los errores de escritura más comunes.

Nota: No se puede usar Autocorrección para el texto de un cuadro de diálogo.

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Recursos adicionales.

También puede usar Investigación, Diccionario de sinónimos y Traducir para obtener más ayuda con la ortografía y el idioma.

Esto es lo que puede ocurrir al usar el corrector ortográfico:

• Si selecciona una única celda para la revisión ortográfica, Excel comprueba toda la hoja de cálculo, incluidos los comentarios, los encabezados de página, los pies de página y los gráficos.

• Si selecciona varias celdas, Excel solo revisa la ortografía en dichas celdas.

Nota: Excel no revisa la ortografía de las celdas que contienen fórmulas, pero puede revisar la ortografía de las palabras en la fórmula, solo tiene que seleccionar las palabras en la barra de fórmulas.

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IMPRIMIR.

Imprimir una hoja de cálculo o un libro.

Puede imprimir hojas de cálculo y libros completos o secciones determinadas, de uno en uno o varios al mismo tiempo. Si los datos que quiere imprimir se encuentran en una tabla de Microsoft Excel, puede imprimir únicamente la tabla.

También puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora. Esto es útil cuando necesita imprimir el libro en un tipo de impresora diferente al que usó originalmente para imprimirlo.

Antes de imprimir.

Antes de imprimir cualquier cosa en Excel, recuerde que hay muchas opciones disponibles para una experiencia de impresión óptima. Para obtener más información, vea Imprimir en Excel.

Importante: Algunos formatos, como el texto de color o el sombreado de celda, pueden quedar bien en la pantalla, pero no tan bien como cabría esperar cuando se imprimen en una impresora en blanco y negro. Puede que también desee imprimir una hoja de cálculo con líneas de cuadrícula visibles, para que los datos, las filas y las columnas destaquen más.

Imprimir varias hojas de cálculo a la vez:

1. Seleccione las hojas de cálculo que desea imprimir.

2. Haga clic en > imprimir o presione CTRL+P.

3. Haga clic en el botón Imprimir o ajuste la opción Configuración antes de hacer clic en el botón Imprimir.

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Imprimir varios libros de forma simultánea.

Todos los archivos de libro que desee imprimir deben estar en la misma carpeta.

1. Haga clic en Archivo > Abrir.

2. Mantenga presionada la tecla CTRL para hacer clic en el nombre de cada libro que desea imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Imprimir todo o parte de una hoja de cálculo.

1. Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo y después seleccione el rango de datos que desea imprimir.

2. Haga clic en Archivo y después en Imprimir.

3. En Configuración, haga clic en la flecha situada junto a Imprimir hojas activas y seleccione la opción adecuada.

4. Haga clic en Imprimir.

Nota: Si la hoja de cálculo cuenta con áreas de impresión definidas, Excel solo imprimirá esas áreas. Si no desea imprimir solo el área de impresión definida, active la casilla Omitir área de impresión. Obtenga más información sobre cómo configurar o borrar un área de impresión.

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Imprimir una tabla de Excel.

1. Haga clic en una celda de la tabla para activar la tabla.

2. Haga clic en Archivo y después en Imprimir.

3. En Configuración, haga clic en la flecha situada junto a Imprimir hojas activas y seleccione Imprimir la tabla seleccionada.


Imprimir un libro en un archivo.

1. Haga clic en Archivo y luego haga clic en Imprimir, o presione Ctrl+P .

2. En Impresora, seleccione Imprimir a archivo.

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4. En el cuadro de diálogo Guardar impresión como, escriba un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar. El archivo se guardará en la carpeta Documentos.

Importante: Si imprime el archivo guardado en una impresora diferente, los saltos de página y el espaciado de fuente pueden cambiar.

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INSERTAR UN GRÁFICO.Excel no sería nada si no tuviera los gráficos por eso son tan importantes. Expresar información numérica de forma gráfica es fundamental… tan importante como comer para todos los seres vivos.

CÓMO INSERTAR UN GRÁFICO EN EXCEL EN DOS PASOS:Paso 1: selecciona la tabla de datos que quieres representar de forma gráfico al igual que en la imagen. No importa mucho, si el gráfico es sencillo, cómo estén organizados los datos puesto que Excel sabrá cómo ponerlos sin que tú tengas que preocuparte de nada.

DATOS SELECCIONADOSPaso 2: Seleccionar el tipo de gráfico que quieras insertar. Para ello ve a la pestaña «Insertar» y en el grupo «Gráficos» selecciona mediante los iconos el gráfico que más encaje según los valores que quieras representar.

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Minigráficos.

Usados comúnmente:Una visión miniatura de una gráfica de línea o columna.

Ejemplos:Añadirle algo visual al reporte.

Tenemos la opción de crear 3 tipos:

1. Líneas.2. Columnas.3. Pérdidas y ganancias.

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Gráfico de barras y columnas.

USADA COMÚNMENTE PARA Comparar datos numéricos a través de categorías

Ejemplos:

*Ventas Totales por tipo de producto.*Población por País.*Ingreso por departamento y por trimestre.

TIPS:

Usar Columnas o Barras Apiladas a grupos por categoría o comparar múltiples métricasCrea Reglas de Formato de Color personalizadas para crear código de columnas o barras basadas en su valor.

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Guardar como plantilla un gráfico.

Procedimiento:

1) Editar la gráfica en función a lo deseado.2) dar clic derecho sobre la gráfica y seleccionar GUARDAR COMO PLANTILLA.3) Darle un nombre.

Reutilizar la plantilla:

1) Seleccionar la serie de datos a graficar.2) Insertar>Gráfico recomendado>Todos los Gráficos>Plantillas.

¿Cómo crear un cambio a la plantilla?

1) Editar una Gráfica que haya sido creada con la plantilla previamente.

2) Guardar la plantilla nuevamente (ya sea con el mismo nombre u otro).

3) Ir a la otra gráfica(s) que tengan la plantilla previa y seleccionar la plantilla nueva (que tiene el cambio).

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Eliminar plantilla.

1) Ir a la carpeta donde se encuentran guardadas (dentro del so de Windows) y eliminarla directamente.

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Gráficos Combinadas.

USADA COMÚNMENTE PARA visualizar 2 series de datos diferentes con escalas diferentes

Muy atractivos visualmente y poderosos:

Este tipo de gráficas nos puede ayudar a entender 2 series de datos que no tengan una escala de valor similar pero que se puedan relacionar o se requieran analizar en 1 misma gráfica para obtener insights se los datos.

Gráfica Lineal.

USADA COMUNMENTE PARA visualizar tendencias a lo largo del tiempo.

Ejemplo:

• Graficar el precio de una acción por día.• Temperatura promedio por mes.• Utilidad por trimestre.

TIPS:

Puedes usar líneas para visualizar patrones o proyecciones futuras de periodosPuedes combinar las gráficas de Línea y Columnas para mostrar tendencia de 2 variables en diferentes escalas

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Gráficos de Histograma y Pareto.

USADA COMÚNMENTE PARA barras/ columnas vs Histograma.

Características Histogramas:

• En lugar de valores los histogramas nos van a mostrar RANGOS DE VALORES donde la altura de las columnas nos indicará el número de observaciones para ese RANGO.

Características Pareto:

• Es una ligera variación del Histograma. Los rangos son reordenados de la frecuencia más alta a la más baja y una línea nos muestra el total acumulativo de las frecuencias.

• Comúnmente usado para Mostar la distribución de una serie de datos continua.

Ejemplo:

• La frecuencia de calificación de un examen entre un grupo de alumnos.• Distribución de una población por edad.• Cómo la población está distribuida en términos de alturas o peso.

TIPS:

Puedes ajustar el comportamiento para personalizar como quieres agrupar la información. Usar el gráfico de Pareto para mostrar impacto acumulativo de cada comportamiento, ordenarlo por importancia.

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HISTOGRAMA

PARETO

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Gráfico de Área.

Poder de compactar muchos datos relevantes dentro de 1 sola vista.

USADA COMÚNMENTE PARA visualizar cambios en la composición de la información sobre el tiempo.

Ejemplos:

• Ventas por departamento por Mes.• % de visualizaciones de sitio web por semana.• Población por país por siglo.

TIPS:

• Mantener el número de categorías únicas (<6) para mantener claridad.• Usar validación de datos y formatos personalizados para hacer que se SOMBRE o seleccione

dinámicamente una serie de datos.

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Gráficos Circular: Pastel y Anillos.

Poder de compactar muchos datos relevantes dentro de 1 sola vista.

USADA COMÚNMENTE PARA PASTEL. Comparar proporciones al 100%

TIPS:

• Mantener el número de categorías únicas (<6) para mantener claridad.• Usa G. anillos para añadir más anillos para mostrar información adicional o métricas adicionales.• Usa G. anillos para hacer una especie de “Pista” modificándolo.

Ejemplos

• Porcentaje del gasto realizado por departamento.

• Proporción del tráfico de visitas por mes a un sitio web.

• Proporción de los artículos vendidos por categoría.

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Gráfico X Y Dispersión.

USADA comúnmente PARA Visualizar comúnmente correlaciones o relaciones entre serie de datos.

Ejemplos:

• Número de Ventas y número de comisiones por Vendedor.

• Ventas de helados y promedio de temperatura por día.

• Horas de televisión vistas por edad.

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TIPS:

• Agregar una línea de tendencia para cuantificar la relación entre 2 variables.

• Hay que recordar que la correlación no significa o implica causalidad.

• Ventas de helado y Muertes por Ahogamiento (ambas están asociadas con altas temperaturas y

estacionalidad).

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Gráfico Burbujas.

USADA comúnmente PARA Visualizar comúnmente correlaciones o relaciones entre serie de datos. Muy similar al de dispersión pero agrega un elemento de 3ra dimensión que es el tamaño de la burbuja

Ejemplos:• Ventas de Productos (x), Ingresos (y) & Cuota de Mercado (tamaño).• Ingreso per Capita (x), Esperanza de Vida(y) & Población (tamaño) por país.

TIPS:• Puedes usar COLORES como una dimensión extra para diferenciar entre categorías.• Usa formulas en las celdas y formatos de control para crear dinámicas y animadas gráficas de burbuja.

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Gráficos Cotizaciones.

USADA comúnmente PARA:

• Visualizar características estadísticas en series de datos.

• Juego un rol similar a los histogramas.

• Te dice diferentes características estadísticas de tus series de datos MAX, MIN, MEDIA,

MEDIANA,CUARTIL - Todo representado y compactado en una única visualización.

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Ejemplos:

• Comparar las lluvias históricas anuales a través de las ciudades.• Analizar distribuciones de valores e identificar partes aisladas.• Comparar Mediana/mediana del peso/estatura de las ciudades.

TIPS

• Los cuartiles son calculados excluyendo la mediana,

• Se puede ajustar para incluir la mediana pero puede afectar los resultados para muestras pequeñas.

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Gráfico Rectángulo y Proyección Solar.


• Visualizar información Jerárquica con grupos o subgrupos naturales.

Ejemplos:

• Ingresos por Título de Libro, Sub género o Género.• Número de empleados por departamento y oficina.• Población por región, ciudad y estado.

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TIPS:

• Usar G. rectángulo para visualizar únicamente 1 o 2 niveles de jerarquía cuando niveles de tamaña son relevantes.

• Proyección solar para visualizar la profundidad de múltiples niveles de jerarquías.• Asegurarnos que la información está previamente agrupada y ordenada antes de crearse.

-

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Análisis.

Nos va a mostrar que categoría tiene el mayor número de ventas por su volumen de rectángulo respecto del tamaño total de la gráfica.

Si damos clic a la serie de datos que deseamos se iluminará la sección y lo demás se difumina.

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Proyección Solar.

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Análisis:

En este gráfico podemos ver la estructura de cada oficina por estado.

TIPComo le di un VALOR de 1 a todos los elementos quiere decir que todos los elementos tienen el mismo crédito y distribuye equitativamente.

¿Qué pasa si?Cambio el valor de alguno de ellos.

Gráficos Cascada.


• Visualizar el valor neto de una serie de datos después de contribuciones positivas y negativas.

Ejemplos:

• Análisis corporativo (Balance).• Ingresos y Gastos Personales.

TIPS:

• Usar para crear subtotales para crear puntos de control y separar ciertos tipos de ganancias / pérdidas.

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Análisis: Nos está demostrando que tenemos aumentos y disminuciones (entradas y salidas) así como TOTALES. Sin embargo el Total no aparece en mi gráfica.

¿Cómo solucionarlo?

Seleccionar la serie de datos que represente mis totales y subtotales para darle ese FORMATO:

1 Clic derecho en la serie de dato que vamos a convertir en totales y subtotales.

2 Escoger opción ESTABLECER COMO TOTAL.

LISTO.

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Gráfica Embudo.


• Mostrar un progreso a través de los estados del embudo de ventas.

Ejemplos:

• Volumen de vistas, clics, y ventas en un E-commerce.• Número de competidores que llegaron a una marca dentro del maratón de x Kms.

TIPS:

Usar % del Total para mostrar el % de (en lugar de la cantidad de) en cada etapa del embudoCustomizar colores para hacer énfasis del inicio al final del embudo.

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Gráficos Radar.


• Trazar 3 o más variables cuantitativas en una gráfica de 2 dimensiones, relativas a un punto central.• Entre más alejado este del punto central indicará que tiene más o menos inclinación para x o y

característica o dimensión.• LA IDEA GENERAL ES VER HACIA QUE DIRECCIÓN LA INFORMACIÓN SE INCLINA.

Ejemplos:

• Comparar calificaciones de examenes a través de múltiples elementos.• Venta de diferentes tipos de productos, por x periodo.• Visualizar resultados de personalidad a través de temas (RH).

TIPS:

Muy útil poder normalizar las escalas para que sea más legible y crear comparaciones intuitivas Limitar el número de categorías para minimizar ruido y maximizar impacto.

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Análisis¿Cómo se comporta?¿Por quién ficharías?

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Gráficos Mapas de Calor.


• Visualizar tendencias o relaciones utilizando escalas de color (Formato condicional)

Ejemplos:

• Tasas de accidentes por hora del día y día de la semana (RH).• Promedio de temperatura por ciudad y por mes.

TIPS:

Usa colores intuitivos y aplica formatos condicionales para esconder las celdas con valoresUsa validación de datos y formulas en celdas para que sean dinámicas basado en lo que capture el usuario final.

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¿Y si quiero cambiar los colores de mi escala?

1 Selecciona el rango de la gráfica de calor.

2 Selecciona el comando administrar reglas.

3 Selecciona la regla y aceptas.

4 Cambia los colores de la regla por bajo y alto.

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Gráficos Mapas 3D.


• Visualizar tendencias o relaciones utilizando escalas de color (Formato condicional)

Ejemplos:• Tasas de accidentes por hora del día y día de la semana (RH).• Promedio de temperatura por ciudad y por mes.

TIPS:• Usa colores intuitivos y aplica formatos condicionales para esconder las celdas con valores.• Usa validación de datos y formulas en celdas para que sean dinámicas basado en lo que capture el

usuario final.

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Bibliografía.

• Pascual F. (2014). Domine Microsoft Office 2013. México DF. Alfaomega Grupo Editor.

• Mechén Peñuela A. (2011). Tablas dinámicas en Excel 2010. México DF. Alfaomega Grupo Editor.

Datos del Consultor:

Ing. Karen Escribano DominguezMtro. Ignacio Baruch Luna Barber Top Training Consultores, S.C.

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