OFICIALIA MAYOR - Página Oficial | H. Ayuntamiento de Cancún · Código: M POMA UJ Hoja: ... • En los casos de Contratos de Obras públicas o servicios de igual forma deber ir

MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO UNIDAD JURÍDICA

DE OFICIALÍA MAYOR

Código: MPOMAUJ Hoja: Página 1 de 17

Revisión: 00 Fecha de actualización: 02/08/2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE LA UNIDAD JURIDICA DE LA

OFICIALIA MAYOR

MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO UNIDAD

JURÍDICA DE OFICIALÍA MAYOR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD JURIDICA DE OFICIALIA MAYOR

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ÍNDICE

Pág.

1. Introducción 3

2. Marco Jurídico 4

3. Políticas y Lineamientos Generales 5

4. Lista Maestra de Documentos 6

5. Descripción de Procedimientos 7…




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1. INTRODUCCIÓN

Este instrumento nace de acuerdo a la reestructuración para la unificación de

criterios de este H. Ayuntamiento.

El manual de procedimientos facilita la actuación de los empleados y funcionarios

en el cumplimiento de sus responsabilidades, ya que sirve de inducción del personal de

nuevo ingreso en el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su competencia

así como las funciones a su cargo; así mismo ayuda entre otras cosas, a integrar y

orientar al nuevo personal y es un instrumento valioso de datos para estudios de

productividad, reorganización y de recursos humanos.

De este modo el presente manual de procedimientos estará sujeto a cambios

toda vez que se presenten modificaciones o ajustes en las atribuciones, funciones y

estructura orgánica de la Dirección General Jurídica.




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2. MARCO JURÍDICO

Los ordenamientos o normas jurídicas que son parte de la operación de la Unidad Jurídica de la Oficialía Mayor son las siguientes:

LEYES

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitución Política del Estado libre y soberano de Quintana Roo. Artículos 104 y

105 (P.P.O del Estado 12 de Enero de 1975 ultima reforma: 9 de junio del 2008).

Bando de Gobierno y Policía del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo. (P.P.O

del Estado 25 de Abril del 2006).

Ley Orgánica de la Administración Pública municipal (publicación 17 de marzo del

2005

Ley de Municipios del Estado de Quintana Roo (P.P.O del Estado 20 de Diciembre del

2004).

Ley de Patrimonio del Estado de Quintana Roo. (P.P.O del Estado 28 de Marzo del 2005).

Ley Federal del trabajo.

Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial

de los Ayuntamientos y Organismos descentralizados del Estado de Quintana Roo.

(P.P.O del Estado 13 de Diciembre de 1996).

Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social.




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Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.

(ISSTE)

Ley de Adquisiciones de Arrendamientos y prestaciones de servicios relacionados

con bienes muebles del Estado de Q. roo. Reformada 18 de Diciembre de 1998.

Ley de Responsabilidades de los Servidores públicos del Estado de Quintana Roo. (P.P.O del Estado 15 de Marzo de 1990, ultima reforma: 4 de Junio del 2004).

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana

Roo. (P.P.O del Estado 2 de junio del 2004).

Ley de Amparo.

Ley de Justicia Administrativa del Estado de Quintana Roo.

Ley de Seguridad Social de los Servidores Públicos del Gobierno del Estado,

Municipios y Organismos Públicos Descentralizados del Estado de Quintana Roo.

Ley del Fondo para el mejoramiento de la Administración de Justicia del Estado de

Quintana Roo.

Ley de la Administración Pública descentralizada del estado de Quintana Roo.

Ley del Sistema de Documentación del Estado de Quintana Roo.

Ley Orgánica de Justicia en Materia de faltas de Policía y Buen Gobierno del Estado

de Quintana Roo.




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REGLAMENTOS

Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio de

Benito Juárez Q. Roo Publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado No.

126 Extraordinario el 29 de diciembre del 2008. Modificado en la 23ª Sesión

Ordinaria. P.O.E. 38 ORD. 12may09.

Reglamento Interior de la Oficialía Mayor del Municipio de Benito Juárez Q. Roo

(P.P.O del Estado 12 de Mayo 2009).

Reglamento General de Patrimonio Municipal de Benito Juárez. (P.P.O del Estado 16 MAYO2000) FE. 28JUNIO2000.

Reglamento para el funcionamiento de los establecimientos con servicios de Internet

del Municipio de Benito Juárez. (P.P.O del Estado. 30 DE Marzo 2009 No. 6 Ordinario).

Reglamento del Servicio Público de Carrera de la Administración del Municipio de

Benito Juárez (P.P.O del Estado. 6 de Febrero 2005).

Reglamento para el proceso de entrega recepción del Municipio de Benito Juárez.

Publicado en el Número 60 Ordinario de Fecha 21septiembre2007.

Reglamento de Transparencia y acceso a la información pública. (PO.E. 31 Mayo 2004).

Reglamento de Procedimiento Administrativo para el Municipio de Benito Juárez.

Plan Municipal de Desarrollo.




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CONVENIOS

Condiciones Generales de trabajo del Sindicato Único de Trabajadores al Servicio

del Ayuntamiento de Benito Juárez. (Revisión en el mes de Junio de cada año).

Acuerdo por el que se fijan los criterios, plazos y lineamientos para la elaboración de

los Manuales de Organización y de Procedimientos.

CIRCULARES.

Envío del Reglamento Interior de la Oficialía Mayor, a las Direcciones y Unidades para su cumplimiento.

Envío de la Disposiciones del I.F.E. a los Directores y Unidades para su cabal

cumplimiento.

Y demás, Leyes, Reglamentos, Reglamentos Internos, Circulares, Decretos y Otras

Disposiciones de carácter administrativo y de observancia general que así instruyan

las autoridades, en coordinación con el Director General de Asuntos Jurídicos.




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3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES

a) PROCEDIMIENTO PARA ANÁLISIS Y CONTROL DE CONTRATOS Y CONVENIOS DE LA OFICIALÍA MAYOR.

• Para la recepción y seguimiento de cualquier tipo de contrato o bien convenio, éste

debe estar avalado según sea el caso por el Comité de Adquisiciones,

Arrendamientos y Prestación de Servicios, al igual que cuando se trata de dinero

respaldado con la Suficiencia presupuestal que emite la Tesorería municipal.

• En los casos de Contratos de Obras públicas o servicios de igual forma deber ir

aprobado por el Comité de Obras públicas y servicios municipales

• Y en todos los casos SIEMPRE por una Dirección responsable que es la que solicita

la elaboración a dichos instrumentos legales.

• Salvo de ciertos casos en donde los MONTOS rebasan los límites que son

permitidos en la Ley, éstos deberán ir sustentados con la firma del Tesorero

Municipal en principio previa a la rúbrica del Oficial.

• La única forma en que los contratos continuarán con el trámite que les corresponda,

es con MEMO o Tarjeta Informativa emitida por la Unidad Jurídica de Oficialía

Mayor, autorizada por el Oficial Mayor y que estará dirigida a la Dirección General

de Asuntos Jurídicos o bien alguna Secretaria Municipal.

• La Unidad Jurídica no emite oficio o documento alguno previa coadyuvancia de

información con la Dirección General de Asuntos Jurídicos y autorización del Oficial

Mayor.

b) PROCEDIMIENTO DE ASESORÍA LEGAL Y NORMATIVA DE ASUNTOS EN LAS ÁREAS DE OFICIALÍA MAYOR.

• Cualquier asesoría, estudio, análisis que las Direcciones adscritas a la Oficialía

Mayor u otra áreas que así lo requiera, deberá solicitarlo por escrito al Oficial Mayor,

con copia a la Titular de la Unidad Jurídica, quien instruirá al suscrito para los

mismos ( salvo en ciertos asuntos de carácter relevante)




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• Si el Oficial Mayor requiere el manejo de ciertos temas prioritarios que conduzcan a

un proceso legal, es facultad de la Unidad Jurídica el ejecutarla siempre y cuando se

cumplan con lo dispuesto según sea el tema en la Legislación municipal, estatal y

federal.

4. LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

CÓDIGO VERSIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE LA

ÚLTIMA EMISIÓN

Unidad Jurídica de Oficialía Mayor

POMAUJ01 00 Procedimiento para Análisis y Control de Contratos y Convenios de la Oficialía Mayor. 02/08/2010

POMAUJ02 00 Procedimiento de Asesoría Legal y Normativa de Asuntos en las áreas de Oficialía Mayor. 02/08/2010




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MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO

PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y CONTROL DE CONTRATOS Y CONVENIOS DE LA

OFICIALÍA MAYOR. UNIDAD

JURIDICA DE OFICIALIA MAYOR Código: POMAUJ01 Emisión: 02/08/2010

Revisión: 00

1.0 OBJETIVO Garantizar que la elaboración de los Contratos y Convenios que se generan o manejan en las diferentes Unidades Administrativas cumplan con los requisitos legales y jurídicos suficientes para amparar las actividades y funciones sustantivas que proporciona la Oficialía Mayor, a las diferentes Unidades Administrativas de la Administración Pública Municipal.

2.0 ALCANCE Unidades Administrativas encomendadas dentro de la Administración Pública Municipal, incluyendo las que competan a las direcciones adscritas directamente a la Oficialía Mayor.

3.0 RESPONSABILIDADES

3.1 Oficial Mayor 3.1.1 Validar y firmar el Contrato, Convenio o documento normativo.

3.2 Titular de unidad Jurídica 3.2.1 Analizar el objeto y la razón del documento, determinando el grado de

participación de cada parte. 3.2.2 Verificar la veracidad y actualización de la información especificada en el

documento, tanto antecedentes, declaraciones, personalidad jurídica, marco legal, objeto y clausulado.

3.2.3 Elaborar y entregar un resumen informativo con opiniones y sugerencias al Oficial Mayor.

3.2.4 Remitir el contrato a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para continuar el trámite de firma.

4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes

definiciones:

4.1 Convenio Modificatorio a diversos Contratos. Documento Legal que incluye cambios o actualizaciones a los Acuerdos originalmente establecidos.




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5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Paso Responsable Descripción de la Actividad

1 Dirección General de Asuntos Jurídicos

Elabora y/o envía los Contratos o Convenios para verificación y firma, en su caso, del Oficial Mayor.

2 Asistente y/o auxiliar de Oficialía Mayor

Recibe la correspondencia en un horario de 8:00 A 18:00 hrs. de Lunes a Viernes

Sábado 9:00 A 14:00 horas en su caso

Sella y firma el documento de contra recibo.

Se anexa el formato de control de oficios, código FOMAOM01


Captura en el Sistema de Control de Oficios, registrando el folio, fecha de recepción, numero de oficio, Dependencia que lo envía, asunto, y el seguimiento del documento


Entrega a la Unidad Jurídica de la Oficialía Mayor, incluyendo control de oficio con folio.

5 Titular de la Unidad Jurídica

Analizar el objeto y la razón del documento, determinando el grado de participación de cada parte.


Verificar la veracidad y actualización de la información especificada en el documento • Antecedentes • Declaraciones, • Personalidad jurídica, • Objeto • Vigencia • Marco Legal • Fecha de suscripción del Contrato de Convenio • Observaciones y Comentarios


En caso de estar correcto se elabora resumen informativo, validar con rúbrica los Contratos y pasa a firma del Oficial Mayor, caso contrario se remite a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para su corrección o adecuación, mediante memo o tarjeta informativa.

8 Oficial Mayor Firma el documento y regresa al Titular de la Unidad Jurídica.


Registrar mediante el Control Interno de Seguimiento de Contratos, código FOMAUJ01, las observaciones generadas y el seguimiento de referencia utilizado mediante el procedimiento.




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Paso Responsable Descripción de la Actividad


Remite el documento a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para concluir el trámite de firmas.

11 Fin de Procedimiento

6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 FOMAOM01 Control de Oficios

7.0 REGISTROS 7.1 FOMAUJ01 Control Interno de Seguimiento de Contratos 7.2 DOMAUJ01 Diagrama de Flujo de Procedimientos de Análisis y Control

de Contratos y Convenios de la Oficialía Mayor.

8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO

Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de

Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00




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Emisión: 02/08/2010

UNIDAD JURIDICA DE OFICIALIA MAYOR




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MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO

PROCEDIMIENTO DE ASESORÍA LEGAL Y NORMATIVA DE ASUNTOS EN LAS ÁREAS DE

OFICIALÍA MAYOR UNIDAD

JURDICA DE OFICIALIA MAYOR

Código: POMAUJ02 Emisión: 02/08/2010 Revisión: 00

1.0 OBJETIVO Brindar Atención Jurídica y orientar a la Oficialía Mayor y sus respectivas áreas de la Oficialía Mayor, en trámites, gestiones y asesorías jurídicas relativas al desempeño de las funciones propias de cada área; así como de la documentación que se requiera y la normatividad legal a seguir.

2.0 ALCANCE Interna: Asuntos y Asesorías legales a áreas de la Oficialía Mayor.

Externas: Asuntos legales o normativos que se relacionan con las funciones de la Oficialía Mayor pero son generados de otras dependencias de la Administración Pública Municipal o diferentes organismos públicos o privados.

3.0 RESPONSABILIDADES

3.1Oficial Mayor 3.1.1Validar, aprobar y firmar en su caso las resoluciones, acuerdos o disposiciones legales que se generen previo conocimiento de la Unidad Jurídica.

3.2 Titular de Unidad Jurídica 3.2.1 Analizar el objeto y la razón de la asesoría o documento legal,

determinando el grado de participación de cada parte. 3.2.2 Verificar la veracidad y actualización de la información especificada en la

Asesoría ó documentos, tanto antecedentes, declaraciones, personalidad jurídica, marco legal, objeto y clausulado, consecuencias y beneficios; con las respectivas acciones a seguir.

3.2.3 Elaborar y entregar un resumen informativo con opiniones y sugerencias al Oficial Mayor.

3.2.4 Remitir las observaciones a la Dirección General de Asuntos Jurídicos o a las Unidades Administrativas involucradas para continuar con el trámite correspondiente.

3.2.5 Orientar, gestionar y/o representar en asuntos legales, si así lo solicita o se lo designa el Oficial Mayor o la Dirección responsable.




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4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes

definiciones:

4.1 No aplica

5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1 Unidad Administrativa o interesado

Elabora o manifiesta por escrito la necesidad de asesoría o apoyo para gestión legal y la presenta en la oficina de la Oficialía Mayor.


Recibe la correspondencia en un horario de 8:00 A 18:00 hrs. de Lunes a Viernes

Sábado 9:00 A 14:00 horas en su caso

Sella y firma el documento de contra recibo.

Se anexa el formato de control de oficios, código FOMAOM01


Captura en el Sistema de Control de Oficios, registrando el folio, fecha de recepción, numero de oficio, Dependencia que lo envía, asunto, y el seguimiento del documento


Entrega a la Unidad Jurídica de la Oficialía Mayor, incluyendo control de oficio con folio.

El Oficial Mayor, de así requerirlo, se lo solicitará directamente al Titular de la Unidad Jurídica, o a través del Asistente de Oficialía Mayor.


Analizar el objeto y la razón del documento, determinando el grado de participación de cada parte.


Analizar la solicitud y recopilar la información o los datos necesarios para sustentar o atender la gestión o asesoría; de igual forma verificar la veracidad y actualización de la información especificada en el documento, tales como: • Antecedentes • Declaraciones, • Personalidad jurídica, • Objeto • Vigencia • Marco Legal • Fecha de suscripción del Contrato de Convenio




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• Observaciones y Comentarios • Beneficios y/o consecuencias, según sea el caso • Alternativas Jurídicas o normativas a seguir.


De requerirse, informar periódicamente al Oficial Mayor mediante memos o tarjetas informativas, sobre el seguimiento y los resultados que se vayan generando hasta su conclusión o transferencia al área correspondiente.

8 Oficial Mayor De requerirse, firmar los documentos necesarios, determinar o aprobar las acciones que sean necesarias.


Implementar y gestionar las acciones legales necesarias, o transferirlas al área correspondiente. De ser una consulta o asesoría entregar las observaciones, comentarios y alternativas a seguir, según sea el caso.


Registrar mediante el Control Interno de Seguimiento de Contratos, código FOMAUJ01, las observaciones generadas y el seguimiento de referencia utilizado mediante el procedimiento.

11 Fin de Procedimiento

6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 FOMAOM01 Control de Oficios

7.0 REGISTROS 7.1 FOMAUJ01 Control Interno de Seguimiento de Contratos 7.2 DOMAUJ02 Diagrama de Flujo del Procedimiento de Asesoría Legal y

Normativa de Asuntos en las Áreas de Oficialía Mayor

8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO

Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de

Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00




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Emisión: 02/08/2010

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