OFICINA DE CONTROL INTERNOlineamientos para realizar la evaluación semestral. Se ha actualizado el 70% de las evaluaciones semestrales del periodo comprendido entre el 01/02/2017

Julio a octubre de 2017

En cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca – CAR Oficina de Control Interno

República de Colombia

Informe Pormenorizado del estado del Control Interno

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Contenido I. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN .................................................... 3

1.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO .......................................................................... 3

1.1.1. Acuerdo, Compromisos y Protocolos Éticos. ........................................................... 3

1.1.2. Desarrollo del Talento Humano .................................................................................. 3

1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ......................................... 7

1.2.1. Planes, Programas y Proyectos ................................................................................. 7

1.2.2. Modelo de Operación por Procesos .......................................................................... 9

1.2.3. Estructura Organizacional ......................................................................................... 10

1.2.4. Indicadores de Gestión .............................................................................................. 10

1.2.5. Políticas de Operación ............................................................................................... 11

1.3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ............................................................................... 12

II. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ................................................................... 14

2.1. Autoevaluación Institucional ......................................................................................... 14

2.2. Componente Auditoria Interna ...................................................................................... 16

2.3. Planes de Mejoramiento ................................................................................................ 18

III. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ....................................... 19




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Este informe Pormenorizado se fundamenta en la Ley 1474 de 2011, artículo No. 9 y se elabora a partir del seguimiento a la gestión institucional durante el cuatrimestre julio – octubre de 2017, siguiendo la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI – Decreto 943 de mayo 21 de 2014, compilado en el Decreto Único del Sector de Función Pública- Decreto 1083 de 2015.

I. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

Fuente: Manual Técnico

1.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO

1.1.1. Acuerdo, Compromisos y Protocolos Éticos.

La Entidad ha realizado varias reuniones de Comité de Ética, en los cuales se han

adelantado acciones tendientes a solicitar al DAFP, información y asesoría sobre el nuevo

Código de Integridad y se han revisado y evaluado las actividades propias del Comité

relacionadas con la gestión ética de la Corporación.

1.1.2. Desarrollo del Talento Humano

En el elemento Desarrollo del Talento Humano, se llevaron a cabo las siguientes actividades: 1.1.2.1. Plan de Bienestar Social

El plan de Bienestar Social de la Corporación está orientado a la búsqueda del mejoramiento del ambiente laboral, con el fin de elevar la motivación, la productividad y el bienestar del componente humano.




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Es por eso, que el plan de Bienestar proporciona herramientas físicas, intelectuales y recreativas (entre otras), para el desarrollo integral de las personas, orientado al mejoramiento del clima organizacional, el desarrollo de la creatividad, productividad laboral y satisfacción personal, permitiendo a su vez, que sus aportes, acciones, responsabilidades estén encaminadas al cumplimiento de los objetivos y finalidades de la Corporación. Entre las actividades desarrolladas en el periodo objeto de evaluación se describen: Festival de la cometa, día del servidor público, entrenamientos deportivos, cine foros, celebración día de la familia, taller de fotografía digital, vacaciones recreativas, campamento juvenil, Jornada Cultural para los hijos de los servidores públicos, actividad adelantada en la sede central y extendida a las diferentes Regionales de la Corporación. Con relación al Plan de Incentivos Incentivos equipos de trabajo: Se verificaron requisitos generales a 3 equipos inscritos, de los cuales cumplieron dos, se dieron a conocer los lineamientos a los participantes, para la presentación de los proyectos concluidos, los cuales fueron radicados de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 1233 de 2017. Se realizó sustentación pública de los proyectos el día 25 de octubre del año en curso, información que está en análisis para la elección del mejor equipo y del segundo puesto. Incentivos mejores funcionarios 2017. Se consolidó la información de los funcionarios con mayores puntajes en la evaluación de desempeño del 01/02/2016 a 31/01/2017, para la selección del mejor funcionario de carrera administrativa, el mejor de cada nivel y el mejor funcionario de libre nombramiento y remoción, de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 1233 de 2017. Se solicitó información para desempate a los mejores funcionarios, de acuerdo a la Resolución mencionada

1.1.2.2. Clima organizacional

La Corporación ha venido adelantado actualización y diagnósticos del clima laborar en las Direcciones Regionales, de Chiquinquirá, Sabana Centro y Tequendama, con el fin de detectar fortalezas y oportunidades, a fin de ser tomadas en cuenta para realizar procesos de mejora dentro de la dependencia. 1.1.2.3. Plan Institucional de Capacitación

Se continuó con la ejecución del Plan Institucional de Capacitación. Durante el periodo evaluado se adelantaron las siguientes actividades: Reinducción Temas de Administración de Personal Capacitación aplicativo Sara




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Inducción Funcionarios Nuevos Curso Auditores Internos HSEQ Capacitación Liderazgo, Comunicación Asertiva y Trabajo en Equipo Diplomado Formulación de Proyectos Capacitación supervisión y contratos convenios Reinducción Temas de Administración de Personal Seminario Taller Atención al Ciudadano y Calidad en el Servicio Notificación y Cómputo de Términos Derecho de Petición - Probatorio Capacitación Servicio al cliente y competencias Laborales XIX Jornadas Internacionales de Derecho Ambiental 1.1.2.4. Evaluación del desempeño:

La Oficina de Talento Humano ha venido capacitando al personal, con el objetivo fortalecer conocimientos sobre la evaluación del desempeño laboral de los empleados públicos de carrera administrativa y en periodo de prueba, teniendo en cuenta el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de la CNSC - Acuerdo 565 de 2016. A continuación se describen las actividades desarrolladas en atención a la evaluación del desempeño laboral:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Evaluación parcial semestral

Se realizaron 18 jornadas de capacitación y asesorías en las direcciones regionales y sede central y 15 jornadas de asesoría y apoyo en las dependencias de la sede central, del 17/07/2017 al 17/08/2017. Se expidió la Circular OTH No 20174100180, en la cual se dieron los lineamientos para realizar la evaluación semestral. Se ha actualizado el 70% de las evaluaciones semestrales del periodo comprendido entre el 01/02/2017 a 31/01/2018, en la base de datos.

Seguimiento Trimestral evaluación de desempeño laboral y competencias comportamentales

Se expidió la Circular OTH 20174100254, en la cual se dieron los lineamientos para realizar el seguimiento trimestral al proceso de evaluación de desempeño por parte de los evaluadores de los meses de agosto, septiembre y octubre de 2017.

Fuente: Datos Oficina de Talento Humano

1.1.2.5. Seguridad y Salud en el Trabajo

En la Administración del sistema, se ha realizado la actualización de documentos del mismo tales como procedimientos, formatos, instructivos, planes de emergencia, nomograma, programas, etc. Así mismo, se remitió informe para revisión por la Dirección. Se han efectuado todas las afiliaciones de ARL, registro de ausentismo, implementación de recomendaciones médicas y otras actividades administrativas propias del mantenimiento del sistema. Se han realizado visitas de seguimiento a contratistas para evaluar el cumplimiento legal en seguridad y salud en el Trabajo.




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Igualmente, se desarrollaron las siguientes actividades:

Programa / Actividad

Descripción

Actividades administrativas del Sistema de Gestión

en Seguridad y Salud en el trabajo.

Se ha realizado afiliación a ARL de todos los contratistas y estudiantes, pago de ARL de contratistas que realizan actividades de alto riesgo y estudiantes. Reporte de Accidentes y levantamiento de documentación para procesos de calificación de origen según las solicitudes tramitadas.

Se realizó la actualización y socialización de todos los documentos del sistema en el link Z:\Manual de Procesos y Procedimientos SIGESPU\GESTION HUMANA\Seguridad y Salud en el Trabajo.

Se realizó la evaluación inicial del Sistema en cumplimiento a lo establecido en la Resolución 1111 de 2017, en relación a los estándares mínimos del SG SST.

Se han realizado visitas de verificación de cumplimiento legal a empresas contratistas de la CAR

Se realizaron análisis de causas y planes de mejoramiento derivados de auditoria interna.

Programa de Medicina

Preventiva

Se realizaron actividades de promoción y prevención tales como actividades de salud visual con la óptica salud visual Colombia, Terapia relajante, Densitometría ósea con el Centro Nacional de Osteoporosis, actividades de salud y belleza, Donación de Sangre, risoterapia, examen de seno, tamizaje cardiovascular con y sin glucometria, pausas activas, yoga de la risa, rumboterapia, vacunación de fiebre amarilla, escuela de espalda. Desparasitación y desintoxicación, Charlas en temáticas asociadas a Prevención de cáncer, capacitación en RCP y capacitación en seguridad vial.

Se realizó la jornada de salud en la sede central, laboratorio ambiental y Direcciones Regionales. Esta actividad incluye la toma de exámenes médicos periódicos (examen médico con énfasis osteomuscular, optometría, audiometría, espirometría, laboratorios clínicos, vacuna de influenza)

Se han realizado charlas de prevención en diferentes temáticas tales como manejo del estrés, lavado de manos, prevención enfermedades osteomusculares, entre otras.

Programa de Higiene Industrial

Programa de vigilancia epidemiológica en riesgo biomecánico: Se han realizado pausas activas en todas las sedes e inspecciones de puesto de trabajo en nivel central, Bajo Magdalena y Gualivá. Se realizó la entrega en todas las sedes de los resultados de las valoraciones cardiovasculares.

Programa de vigilancia epidemiológica en riesgo psicosocial: Se han realizado talleres de riesgo intralaboral en el tema relaciones interpersonales en las áreas de DR Soacha, Bajo Magdalena, Gualivá, Chiquinquirá, Ubaté, Magdalena Centro, Sabana Occidente, Secretaría General, Dirección de Gestión y Ordenamiento Ambiental Territorial (DGOAT), Tecnologías de la información, Dirección Operativa y de Infraestructura, Parques, Laboratorio Ambiental, Bogotá-La Calera, FIAB, Oficina de Control Disciplinario, Oficina de Control Interno.

Programa de vigilancia epidemiológica en riesgo químico: Durante el mes de septiembre se realizaron las mediciones ambientales a las siguientes sustancias en varios puntos: hexano, cloroformo, acetona y diclorometano en la sede de laboratorio ambiental

Programa de Seguridad Industrial

Se fortaleció la señalización en las diferentes Direcciones Regionales y laboratorio ambiental garantizando el cumplimiento de éste requisito. Para ello con el apoyo de la Oficina de Comunicaciones se realizó señalización provisional y se ubicó en cada una de las sedes.

Se realizaron las capacitaciones de la brigada de emergencia programadas para el periodo.

Se realizaron las investigaciones de los accidentes de trabajo y se han ejecutado las acciones derivadas para la mejora continua.

Se culminaron todas las inspecciones de seguridad por sede. Los informes ya se encuentran terminados y publicados en Z:\Manual de Procesos y Procedimientos SIGESPU\GESTION HUMANA\Seguridad y Salud en el Trabajo.

Fuente: Datos Oficina de Talento Humano




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Igualmente, en atención a los resultados de la auditoria interna realizada por la Oficina de Control Interno a todos los procesos de la Entidad, en la cual se evidenció desconocimiento por parte de funcionarios y contratistas de los aspectos básicos del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), la Oficina de Talento Humano, emitió documento con un resumen general de toda la información relacionada con dicho sistema SG-SST, que actualmente implementa la Corporación, el cual fue socializado en Comités Técnicos de las diferentes áreas de la entidad. 1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.2.1. Planes, Programas y Proyectos

Para el primer semestre de 2017 los procesos reportaron el avance al Plan de Acción 2016-2019, el cual presentó un cumplimiento para el primer semestre del 44,83%, y en los casos en que la Oficina de Control Interno identificó algún tipo de retraso en las metas conforme a lo inicialmente programado, ofició a los líderes de meta exhortándolos a fortalecer las acciones tendientes a efectuar control y seguimiento permanente, con el fin de fomentar las políticas de autoevaluación y tomar decisiones frente a las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora a implementar. La Oficina Asesora de Planeación acorde con lo establecido en las Resoluciones CAR N°2466 de 2016 y N° 2864 de 2016, remitió a la Oficina de Control Interno el consolidado del Plan de Acción por Procesos (PAP), correspondiente al primer semestre de 2017, para lo cual la OCIN realizó el seguimiento de acuerdo a lo establecido en la Resolución CAR No. 1734 del 30/06/2017. La OCIN, como producto de este ejercicio, emitió las diferentes recomendaciones a las dependencias, invitándolos a fortalecer las acciones tendientes a dar cumplimiento a lo programado, así como las disposiciones establecidas por la dependencia para atender dicha planeación, en el entendido que este elemento se constituye en un insumo importante de la evaluación del desempeño de cada funcionario. Otros Planes Institucionales:




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Fuente: Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano

La Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano, en atención al proyecto 5 Cultura del Servicio para Fortalecer la Gestión Ambiental, Meta 5,1 del Plan de Acción, ha venido efectuando seguimiento a los avances en la implementación del Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano (PIASC) el cual está proyectado a tres años para su implementación del 100%, donde el primero y segundo año le corresponden el 30% cada uno y tercer año del 40%, ahora bien del 30% correspondiente al 2017, a 30 septiembre presenta un porcentaje de cumplimiento del 22,5%, resultados que han sido socializados a las diferentes áreas mediante el Sistema de Gestión Documental Sidcar, exhortándolos a adelantar las acciones de mejora pertinentes, con el ánimo de garantizar el cumplimiento del 100% al terminar la vigencia. Por otro lado, la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) alineada a la política de “Transparencia, participación y servicio al ciudadano” continúa realizando el seguimiento a las actividades enunciadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC), para lo cual efectuó mesas de trabajo con los responsables de cada proceso y consolidó el seguimiento al PAAC con corte a 30 de agosto de 2017, y fue publicado en la página de la Corporación, en el enlace: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=71550. El día Nacional del Servidor Público fue establecido por el Gobierno Nacional mediante el Título 15 del Decreto 1083 de 2015, con el propósito de exaltar la labor de los servidores públicos Colombianos y desde su origen, se conmemora propiciando en este día, espacios de reflexión, capacitaciones y en general actividades encaminadas específicamente al fortalecimiento de los principios del buen servicio, para lo cual la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), conmemoró el día del Servidor Público el 14 de septiembre de 2017, evento liderado por la Oficina de Talento Humano y dirigido a funcionarios y contratistas de la Entidad.

https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=71550




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1.2.2. Modelo de Operación por Procesos

Fuente: Informe de gestión La Corporación en cumplimiento de su misión y visión Institucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes cuenta con un Modelo de Operación por Procesos con enfoque integral, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. La documentación del Sistema, las Caracterizaciones de los Procesos del Sistema de Gestión Pública (SIGESPU), los instructivos, las guías, los procedimientos, manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad pueden ser consultados a través del link: “S:\ Procesos y Procedimientos”, lo cual facilita el conocimiento y aplicación de los elementos del “Modelo de Operación por Procesos”. Durante el período de análisis, se realizaron cambios y actualizaciones a los documentos y formatos asociados en pro del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Pública, los cuales fueron socializados a todos los funcionarios y contratista de la Entidad mediante memorando 20174100215 del 08 de septiembre de 2017. En el marco de la Auditoria Externa de Seguimiento al Sistema de Gestión HSEQ por parte del ente Certificador SGS Colombia, se adelantaron actividades sensibilización del




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Sistema Integrado de Gestión, con el objetivo de ampliar su cobertura y mejorar el nivel de aprehensión a la totalidad de los servidores públicos de la Entidad. 1.2.3. Estructura Organizacional

La CAR modificó el Acuerdo No. 22 de 2014, mediante Acuerdos del Consejo Directivo

Nos. 28 y 29 del 10 de octubre de 2017, a través de los cuales se modificó la estructura

interna de la Corporación y su planta de personal, los cuales fueron socializados a todos

los funcionarios y contratistas de la Entidad mediante memorando 20174100249 del 18

de octubre del año en curso, con el propósito de que se acojan los nombres correctos de

las dependencias modificadas, así:

La anterior Dirección de Monitoreo Modelamiento y Laboratorio Ambiental DMMLA, ahora se denomina Dirección de Recursos Naturales.

Se creó la Dirección de Laboratorio e Innovación Ambiental. Se precisó el nombre de la anterior Dirección Operativa y de Infraestructura DOI,

quedando denominada como Dirección de Infraestructura Ambiental. Durante el periodo de análisis se presentaron los siguientes movimientos en la planta de personal de la Corporación:

Nivel Vinculaciones Encargos Re-ubicaciones Retiros

Libre nombramiento y remoción 3 1 0 4

Provisional 9 N/A 0 5

Carrera administrativa 0 13 1 1

OTRAS NOVEDADES

Terminación encargo Comisión para desempeñar

empleos de L.N.R.

Libre nombramiento y remoción 2 N/A

Carrera administrativa 6 0

Fuente: Datos oficina de Talento Humano

1.2.4. Indicadores de Gestión

La entidad cuenta con los instrumentos: Guía Metodológica para la Elaboración, Monitoreo y Evaluación de los Objetivos Estratégicos de Calidad, Procedimiento




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Indicadores de Gestión por Proceso GSG-PR-04, con el objetivo de establecer los métodos, responsabilidades y períodos para crear, revisar, reportar y evaluar los indicadores de gestión por procesos del Sistema Integrado de Gestión Pública SIGESPU. Conforme lo preceptuado en la Ley 87 de 1993, así como lo establecido en los procedimientos MSM-PR-05 (Seguimiento), GSG-PR-04 (Indicadores de Gestión por proceso), y de acuerdo a la información reportada por la Oficina Asesora de Planeación (OAP), la OCIN efectuó el seguimiento respectivo, a lo cual en el marco de la Revisión por la Dirección, celebrado el 26 de agosto de 2017, se analizaron los resultados de los indicadores y se determinó la necesidad de realizar mesas de trabajo en conjunto con la OAP, para lo cual la OCIN de acuerdo al rol de Liderazgo Estratégico establecido en el Decreto 648 de 2017, efectuó recomendaciones con fundamento en la guía de la Administración y Análisis de Indicadores del DAFP, entre ellas, ajustar la hoja de vida de los indicadores que permita definir con exactitud las metas para cada periodo y resultados alcanzados. Igualmente, reiteró a los líderes de los procesos, mantener el constante monitoreo de las acciones definidas, desde la visión de verificar el cumplimiento de las metas, la generación correcta de la medición, establecer los registros que comprueban el resultado alcanzado y establecer los controles y acciones que permitan mantener los objetivos programados. Los informes de indicadores de la Corporación con sus respectivos seguimientos se encuentran publicados en el enlace: Z:\Manual de Procesos y Procedimientos SIGESPU\GESTION DEL SIGESPU\Calidad\Indicadores Por Proceso. 1.2.5. Políticas de Operación

Las Políticas de Operación son los marcos de acción necesarios para hacer eficiente la gestión de los procesos, definiendo los límites y parámetros necesarios para ejecutar las actividades asociados a la función delegada en cumplimiento de los requisitos legales. Se establecen principalmente en la caracterización de los Procesos y Procedimientos, por cuanto se describen allí las líneas de acción, objetivos, actividades y controles en cada uno de los procesos, como también en los diferentes pronunciamientos de las dependencias y procesos.




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Fuente: Manual de gestión

El Sistema de gestión de la Corporación cuenta con políticas formuladas que dan línea para la operación de sus procesos. Las Políticas de Operación de la Corporación han sido definidas y documentadas en los procedimientos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Pública y se difunden a través de la Oficina Asesora de Planeación y su publicación en la plataforma documental de la entidad, Link: “S:\ Procesos y Procedimientos”. 1.3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), en su Política de Administración de Riesgos, establece las disposiciones y criterios institucionales que orientan a la Corporación en la correcta identificación, análisis, valoración y administración de los riesgos, que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales. De acuerdo con las funciones de la Oficina de Control Interno (OCIN) establecidas en la Ley 87 de 1993, se adelantó el seguimiento a la Matriz de Riesgos de Gestión por Procesos, con el objetivo de presentar a la alta dirección el resultado del seguimiento y evaluación de los mismos y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo.




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Porcentaje por Procesos Después de Controles (Residual)

Fuente: Informe de Riesgos de gestión

Con relación al comportamiento del riesgo residual, se evidenció la eliminación de los riesgos en zona extrema, teniendo en cuenta que según el tratamiento aplicado, los riesgos se trasladaron a una zona inferior, en comparación al inicialmente reportado en los riesgos inherentes. Materialización de riesgos. Una vez la Oficina de Control Interno determinó la materialización de los Riesgos, atendió los lineamientos expuestos por el DAFP en la Guía de Administración de Riesgos V3., y reportó a los líderes de dichos procesos mediante memorandos internos, la materialización de los riesgos:

Proceso Riesgo

Gestión Documental

Perdidas, destrucción o deterioro de Documentos e información

No entrega de comunicaciones a los ciudadanos

Gestión Financiera Baja ejecución del presupuesto de gastos (funcionamiento e inversión) de la Corporación.

Fuente: Informe de Riesgos de gestión

Al respecto, la OCIN efectivamente atendió y orientó a los líderes de los procesos, para generar las acciones correctivas necesarias, así mismo, solicitó el ajuste que se requiere para aumentar el seguimiento por parte del líder e informar a la OCIN sobre el avance de los mismos. En virtud de lo expuesto, la OCIN recomendó a los líderes de los procesos, mantener el constante monitoreo de las acciones definidas, desde la visión de verificar los riesgos propios de cada proceso y establecer los controles y acciones que permitan mitigarlos, en especial en los riesgos residuales que se mantienen en zona Alta y Moderada.

19; 33%

20; 35%

18; 32%

0; 0%

Porcentaje por Clasificación del Riesgo (después de controles)

Bajo Moderado Alto Extremo




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Además, recomendó a los líderes de los procesos deben asegurarse que se ejecuten los controles establecidos en el mapa de Riesgo de Gestión y dentro de los períodos establecidos en dicha herramienta, con el fin que realicen el monitoreo desde el ejercicio del autocontrol, en especial si el comportamiento del riesgo se ubicó en zona de riesgo “extrema” o “alta”. Conservar el acervo documental de los registros que evidencian la ejecución de las actividades programadas en el Mapa de Riesgos. Lo anterior, con el fin de facilitar en la etapa de seguimiento, las evidencias que dan cuenta del cumplimiento de las actividades descritas en el Mapa de Riesgo. Solicitar al Comité de Dirección la intervención y toma de decisiones respecto a los riesgos que se identificaron como “materializados”. El informe de seguimiento a la gestión de riesgos de la Corporación, se encuentra publicado en el link: S:\Manual de Procesos y Procedimientos\SIGESPU\calidad\matrices. Adicionalmente, se efectuó el seguimiento a las actividades previstas en el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC), y riesgos de corrupción, atendiendo las fechas establecidas para tal fin, los cuales se encuentran publicados en el link: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=77789. Por otra parte, la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), participó en la capacitación que adelantó el Departamento Nacional de Planeación (DNP), para la Actualización del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).

II. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1. Autoevaluación Institucional

“Dentro del proceso de mejoramiento continuo en la entidad, este módulo considera aquellos aspectos que permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los Planes, Programas y Proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones

para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública”1. La Oficina de Control Interno recibió capacitación sobre el Decreto 648 de 2017, con el ánimo de conocer las actualizaciones sobre el Sistema de Control Interno, conocer los roles que cumplen los Jefes de Control Interno en el marco del nuevo decreto y los conceptos y metodología necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno

1 Manual Técnico- MECI-2014

https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=77789




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La OCIN ha venido realizando diferentes actividades desde su rol de evaluador independiente, observando siempre un criterio de independencia frente a la operación y la autonomía de los actos de la Corporación, sirviendo como parte interesada y asesor de la totalidad del Rol de las Oficinas de Control Interno y los lineamientos del SIGESPU. Así mismo, la OCIN en cumplimiento de su deber legal realizó seguimiento a los compromisos de la Revisión por la Dirección (RD) y presentó el estado de las acciones que surgieron como resultado de la RD realizada el año 2016, en reunión del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el 26 de agosto de 2017.

Fuente: Revisión por la dirección

Para lo cual el señor Director solicitó a las áreas con actividades en ejecución que se adelanten en lo que resta de esta vigencia. Dentro del proceso de Medición, Seguimiento y Mejora se ha venido dando cumplimiento al Plan de Trabajo fijado por la Oficina de Control Interno para la vigencia 2017 de acuerdo a lo dispuesto por la Ley 87 de 1993, sus Decretos Reglamentarios 2145 de 1999 y 1537 de 2001 y demás normas legales concordantes, herramienta que ha permitido dar cumplimiento a los objetivos propuestos, con un enfoque hacia el mejoramiento continuo. La Oficina de Control Interno (OCIN), conservando su independencia y objetividad permanente en el ejercicio de sus funciones, ha identificado necesidades de asesoría y acompañamiento para lo cual se han efectuado las respectivas visitas a las diferentes Direcciones Regionales y áreas en general, generando sugerencias y recomendaciones tendientes a fortalecer los procesos y a la consecución de los resultados esperados. De igual manera, la Oficina de Control Interno continúa dando cumplimiento a su rol de relación con Entes Externos a través de la presentación oportuna de los informes de ley a los Entes de Control y Entes Externos y los establecidos en las normas nacionales, entre los cuales se encuentra la Contraloría General de la República, la Procuraduría General




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de la Nación, el Departamento Administrativo de la Función Pública, Ministerio Ambiente y Desarrollo Sostenible, entre otros; de los informes de ley podemos mencionar:

Informe Pormenorizado de Control Interno

Austeridad del Gasto

Informe Ekogui

Cuenta Anual consolidada- SIRECI

Seguimiento Plan de Mejoramiento CGR

Informe PQRS

La OCIN también ha emitido informes a los directivos de la entidad que permiten dar a conocer los resultados producto de los seguimientos, asesorías y acompañamientos realizados en el cuatrimestre evaluado, como es el caso del seguimiento a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) de conformidad con lo dispuesto en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, reglamentado por el Decreto Nacional 2641 de 2012 correspondiente al periodo comprendido entre 01 de enero al 30 de junio de 2016. Tomando como fuente de información la suministrada por la Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano con base en el informe consolidado de peticiones SAU emitido por el Sistema de Información Documental de la CAR, en el cual se generaron recomendaciones a las diferentes áreas de la Corporación y se exhortó a tomar acciones de austeridad. Informe de Austeridad en el Gasto correspondiente al segundo trimestre de 2017, el cual se encuentra publicado en la página web de la Corporación en el siguiente enlace: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=30797. Por otra parte, la Oficina de Control Interno viene realizando muestreo de contratos, para lo cual elaboró una matriz de seguimiento donde se verifica el cumplimiento de los documentos o requerimientos de las etapas de contratación (precontractual, contractual, pos contractual), en donde se detallan las observaciones específicas para cada contrato de la muestra y se solicita la implementación de las acciones de mejora. Así mismo, la OCIN en el marco de sus funciones continúa con la aplicación de los diferentes mecanismos de Autoevaluación y Seguimiento a la Gestión, realizando el monitoreo al Plan de Acción por Procesos (PAP), para lo cual generó las recomendaciones y alertas dirigidas a lograr la eficacia y eficiencia que contribuyan al mejoramiento continuo. De igual modo, la OCIN interesada en promover la cultura de Autocontrol emite mensajes referentes a la autoevaluación, con el propósito de fomentar la mejora continua. 2.2. Componente Auditoria Interna

La Oficina de Control Interno actualizó el Procedimiento Auditorias MSM-PR-01, el cual tiene como objetivo, programar, planificar, ejecutar e informar los resultados de las




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auditorías internas a los líderes de los procesos y a la Alta Dirección para que se implementen las correcciones, acciones correctivas y preventivas a que haya lugar. Así mismo, presentó en la revisión por la dirección el resultado de las Auditorías Internas,

así:

Fuente: Informe Revisión por la Dirección

Al respecto, se generaron algunas recomendaciones, por mencionar algunas:

Fortalecer el conocimiento de los líderes del grupo en cuanto a los diferentes

elementos de los Sistemas de Gestión.

Realizar procesos de inducción, reinducción y entrenamiento en puestos de trabajo

para los integrantes que hacen parte del proceso, con el propósito de fortalecer sus

competencias y apropiación del sistema.

Fortalecer con campañas el sistema de gestión ambiental en cada una de las sedes

de la Corporación.

Adoptar las recomendaciones / sugerencias descritas en los informes de auditoría con

el fin de optimizar el desarrollo de las actividades.

Por otro lado, la oficina Asesora de Planeación como líder del SIGESPU realizó

capacitación sobre Actualización de Auditores Internos en Sistemas de Gestión

Integrados HSEQ (actualización ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015).

Seguidamente, la OCIN realizó monitoreo y seguimiento a la efectividad de las acciones

propuestas en el Plan Único de Mejoramiento Institucional (PUMI) auditorías internas, al

Plan de Mejoramiento publicado a 30 de junio de 2017, con el objetivo de medir la

efectividad de las actividades programadas, para subsanar los hallazgos, atendiendo lo

fijado en el instructivo MSM-PR-03-GI-01. Informe que fue remitido a los líderes de

Proceso, en el cual se generaron recomendaciones tendientes a implementar acciones

internas con el fin de subsanar la recurrencia, sin que genere plan de mejoramiento, que




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permitan eliminar la causa raíz del problema, así como fortalecer el seguimiento y control

por parte de los responsables de las acciones y dueños del proceso.

Por otra parte, en septiembre de 2017 se efectuó la auditoria externa realizada por SGS

Colombia S.A., convalidando la conformidad de los Sistemas de Gestión implementados y

certificados por la Entidad frente a los requisitos de las Normas NTC GP 1000:2009, ISO

9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007; por lo tanto Recomiendan la

continuidad de los sellos que avalan la buena gestión, implementación y mantenimiento

de los Sistemas antes mencionados.

El Sr. Director General doctor Néstor Guillermo Franco González agradeció la disposición

y buena actitud de todos los líderes de proceso, grupos de mejoramiento por procesos,

funcionarios y contratistas para afrontar esta auditoría; su esfuerzo, dedicación e

interiorización del sistema se ven reflejados en los resultados obtenidos y realizó

recomendaciones referentes al compromiso frente a los Sistemas de Gestión y el

mejoramiento continuo con el fin de asegurar la satisfacción de nuestros clientes, la

seguridad de nuestros colaboradores, nuestra responsabilidad con el medio ambiente y

así poder continuar como referentes de gestión en nuestra jurisdicción.

2.3. Planes de Mejoramiento

La OCIN actualizó el Procedimiento Formulación Planes de Mejoramiento MSM- PR -03, en el cual se establecen los pasos para la formulación, seguimiento y evaluación de la eficacia de los planes de mejoramiento de la Corporación que se originen como respuesta a las Oportunidades de Mejora, No Conformidades Reales o Potenciales. A partir de los resultados de los diversos seguimientos y ejercicios de auditoría, la Oficina de Control Interno (OCIN) presta asesoría y acompaña a las áreas en el análisis de causas y la formulación de los respectivos planes de mejoramiento. Igualmente, consolida la información correspondiente en la matriz del Plan de Mejoramiento Institucional, el cual se publica en el link: S:\Manual de Procesos y Procedimientos\SIGESPU\Medición Seguimiento y Mejora\ reportes A continuación se relaciona el comportamiento del PUMI correspondiente al primer semestre de 2017:

Fuente: Revisión por la Dirección

El Plan Único de Mejoramiento Institucional (PUMI) por procesos de auditoría interna presenta un cumplimiento del 72,4 % y un avance del 40,2 %.

PeriodoNº Planes de

MejoramientoNº hallazgos Nº acciones Nº actividades

Nº actividades cerradas

Nº actividades en ejecución

Mar 31 de 2017

13 161 289 381 288 93

Jun 30 de 2017

23 263 435 572 278 294




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También, la OCIN exhortó a las diferentes dependencias responsables de ejecutar las acciones correctivas propuestas a programar mesas de trabajo y fortalecer la eficacia y efectividad de las acciones preventivas, correctivas y de mejora formuladas para eliminar las causas que dieron origen a los hallazgos, dentro de los tiempos programados y que permitan solucionar de fondo las deficiencias, dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 2,3 Planes de Mejoramiento del Manual Técnico del MECI. Así mismo, invitó a los líderes de los procesos a fortalecer el planteamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora dentro de los Planes de Mejoramiento Institucionales, efectuando el análisis de causas con la participación del equipo de trabajo y del líder del proceso, con el objeto de elaborar un plan de mejoramiento efectivo y realizable dentro de los tiempos establecidos. Igualmente, recomendó revisar que la información registrada en la casilla de observaciones de la dependencia del PMI, contenga la fecha con la cual se ejecutó la actividad y los datos que permitan efectuar la trazabilidad de las evidencias aportadas; así como mantener un control permanente por parte del líder del proceso del cumplimiento de las actividades plasmadas en el Plan de Mejoramiento. Finalmente, se solicitó por la OCIN acoger las recomendaciones establecidas en la circular Nº 20174100134 (Recomendaciones Planes de Mejoramiento PUMI) emitida por la OCIN el 24-05-2017.

III. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La Corporación creó el documento Instructivo para el diligenciamiento, edición y publicación del boletín oficial ordinario y extraordinario de la CAR GCO-PR- 02-IS-01, el cual contiene las instrucciones para la publicación en el Boletín Oficial ordinario o extraordinario de la Entidad.

Igualmente, modificó la descripción del Procedimiento Apoyo logístico y realización de

eventos GCO-PR-01, el cual tiene como objetivo apoyar en la planificación, organización y cubrimiento comunicativo de los eventos de la CAR. La Corporación cuenta con mecanismos de participación ciudadana entre los que se encuentra el link https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=16636- Peticiones Quejas, Reclamos y Denuncias (PQRD), herramienta que permite a la ciudadanía interponer quejas, reclamos, solicitudes de información, consultas y denuncias, a lo cual la CAR emite una respuesta oportuna, o se inicia una actuación administrativa según sea el caso. También, la CAR conforme a las funciones de implementación, seguimiento y evaluación de las políticas y normas afines en materia de atención y servicio al ciudadano que adelanta la Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano de la Corporación, emitió la Resolución CAR No. 1737 de 2017, "Por la cual se reglamenta el trámite interno del Derecho de Petición en la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca -CAR- y se toman otras determinaciones.", documento que, entre otras cosas, derogó la

https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=16636-




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Resolución CAR No. 2134 de 2012 y las demás disposiciones que le sean contrarias, con el objeto de que se apliquen las disposiciones allí contenidas y así garantizar el cumplimiento de la Resolución anteriormente referida. La CAR cuenta con información física publicada en lugares visibles, diferentes al medio electrónico como: Horarios de atención, Localización física Sede Central, Canales de atención, Carta de Trato Digno, correo de contacto con la Corporación, noticias. Igualmente, existe una sección en página web identificada como “Transparencia y Acceso a la Información Pública” en la cual se encuentran linkeados los requerimientos según normatividad, se está a la espera de la nueva página web en la cual se rediseñará los botones de acceso, secciones y temario disponibles al ciudadano de acuerdo a la normatividad vigente y aplicable a la Corporación. La Corporación realiza seguimiento al enlace “Nosotros en los Medios”, instrumento que recopila la gestión de la entidad dada a conocer por medios de interés Regional y Nacional, con el ánimo de consolidarla y mantener informada a la comunidad de una forma dinámica y resumida mediante el monitoreo express. A través de su página WEB, la Corporación informa la participación de la Entidad con las diferentes instancias, la cual contribuye al fortalecimiento Institucional. Por otra parte, la Corporación conforme a los compromisos y obligaciones en el marco de la implementación del Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano (PIASC), adoptado por Resolución 2396 de 24 de noviembre de 2016, por lo cual la CAR, como una de las estrategias para fortalecer la cultura del servicio, realizó la PRIMERA SEMANA DE LA CULTURA DEL SERVICIO, que tuvo como objetivo exaltar los atributos del buen servicio, para lograr la Excelencia en la atención de los usuarios internos y externos, y su plena satisfacción en los trámites y servicios que brinda la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca. La Corporación emitió el Cuarto Boletín del Proyecto Gestión del Conocimiento y la Innovación Ambiental el cual describe las actividades y productos desarrollados, en lo que va de la vigencia, para lo cual la Corporación ha diseñado esta herramienta tecnológica abierta donde todos los actores de la comunidad ambiental pueden interactuar en un proceso continuo de intercambio de conocimiento en forma de iniciativas ambientales, buenas prácticas, saberes populares y ancestrales, lecciones aprendidas, casos de estudio e investigaciones, entre otros. El Sistema de Gestión de Conocimiento y la Innovación Ambiental (SIGCI) de la CAR, surge con el objetivo de facilitar los procesos de creación, documentación, transferencia y difusión de experiencias y saberes ambientales, producidos por los habitantes de nuestras comunidades, quienes son los protagonistas de las valiosas dinámicas que se desarrollan para afrontar los desafíos de la mano del hombre en la naturaleza, en búsqueda de un desarrollo sostenible. Estado del Control Interno El Sistema de Control Interno de la Entidad muestra avances positivos en los Módulos de Control tanto en Planeación como Evaluación y Seguimiento de actividades; Igualmente, se observó un trabajo constante y persistente por parte de la Corporación para obtener la




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conformidad de los Sistemas implementados por la Entidad frente a los requisitos de las Normas NTC GP 1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 el cual condujo a la continuidad de los sellos que avalan la buena gestión, implementación y mantenimiento de los mismos. Aspectos sobre los cuales la Oficina de Control Interno recomienda revisiones y fortalecimiento Se observa necesidad de implementar de acciones de mejora, que en el informe de la Auditoria Interna presentaron debilidad cómo: Fortalecer el planteamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora dentro de los Planes de Mejoramiento Institucionales, efectuando el análisis de causas con la participación del equipo de trabajo y del líder del proceso, con el objeto de elaborar un plan de mejoramiento efectivo y realizable dentro de los tiempos establecidos. Revisar que la información registrada en la casilla de observaciones de la dependencia del PMI, contenga la fecha con la cual se ejecutó la actividad y los datos que permitan efectuar la trazabilidad de las evidencias aportadas. Mantener un control permanente por parte del líder del proceso del cumplimiento de las actividades plasmadas en el Plan de Mejoramiento. Se exhorta a los líderes de proceso a reforzar la identificación y formulación de acciones en el marco del principio de Autocontrol, las cuales conllevan a detectar desviaciones y efectuar correctivos oportunos para el adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, evidenciando mejora continua. Afianzar en los comités técnicos el seguimiento a cada una de las actividades de competencia de las áreas (metas, indicadores, riesgos, planes, programas), con el propósito de tomar medidas preventivas en el caso de encontrar desviaciones. Fomentar actividades de autoevaluación y autorregulación en los procesos, a fin de evidenciar una gestión conforme con los requisitos del SIGESPU, así como verificar el ciclo PHVA. Fortalecer el análisis y clasificación de la información relacionada con peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía para que sea utilizada como insumo en el mejoramiento de la gestión institucional y mejorar los mecanismos existentes para el seguimiento a las respuestas oportunas a los derechos de petición Fortalecer los controles para garantizar que la totalidad de la documentación generada en las etapas precontractuales, contractual y postcontractual repose en las carpetas contractual y técnica, así como, el cumplimiento de la publicación en el SECOP en términos. Igualmente, se invita a las diferentes dependencias responsables de ejecutar las acciones correctivas propuestas a programar mesas de trabajo y fortalecer la eficacia y efectividad de las acciones preventivas, correctivas y de mejora formuladas para eliminar las causas que dieron origen a los hallazgos, dentro de los tiempos programados y que permitan




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solucionar de fondo las deficiencias, dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 2,3 Planes de Mejoramiento del Manual Técnico del MECI. La Oficina de Control Interno, en función de su rol de evaluación y seguimiento, de conformidad con el artículo 39 de la Ley 909 de 2004, las disposiciones del Acuerdo 565 de 2016 de la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC), recomienda fortalecer el proceso de Autoevaluación y seguimiento al Plan de Acción por Procesos (PAP), para aportar en el cumplimiento del Plan de Acción 2016-2019. (Original firmado) CLAUDIA ROCIO SANDOVAL Jefe Oficina Control Interno-CAR. Fecha de elaboración: 10 de noviembre de 2017

Elaboró: Gladys Bonilla Pineda Revisó: Oscar Fernando Miranda Miranda Aprobó: Claudia Roció Sandoval Ruiz

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OFICINA DE CONTROL INTERNOlineamientos para realizar la evaluación semestral. Se ha actualizado el 70% de las evaluaciones semestrales del periodo comprendido entre el 01/02/2017