DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE

OFICINA DE LA SECRETARÍA GENERAL

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Oficina de la Secretaría General

Octubre 2014

SÍMBOLOS

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Oficina de la Secretaría General

Octubre 2014

OSG01: GESTIÓN DE PROCESOS ELECTORALES DE LA UPV (I)

USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO

A solicitud del usuario

Recepción de la convocatoria

ASICA

Solicitud de elaboración del censo y alta en

Intranet

En función de los criterios establecidos en la

Normativa electoral

Recepción de la BBDD con censo

provisional

SGA

win

Plazo de reclamaciones, en función del calendario electoral establecido en la convocatoria

Plazo de presentación de candidaturas, en función del calendario electoral establecido en la convocatoria

Durante el periodo de reclamaciones al

censo provisional

Para cada candidatura recibida durante el periodo de presentación de candidaturas

Positiva

Negativa

Plazo de reclamaciones, en función del calendario electoral establecido en la convocatoria

Elec

cion

esProclamación provisional de la

candidatura

Análisis de la candidatura

Informe al usuario

Recepción de candidaturas

Exclusión provisional de la

candidatura

Resolución

Recepción y análisis del

informe

A

Gestión de reclamaciones

OSG01P01

Publicación del censo

provisional en la Intranet

Publicación del censo definitivo en la Intranet

Gestión de reclamaciones

OSG01P01

Versión 1 - Diciembre 2009

OSG01: GESTIÓN DE PROCESOS ELECTORALES DE LA UPV (II)

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

Definición de las instrucciones

para la composición de

las mesas y nombramiento de delegados

Recepción de las instrucciones y nombramientos

A

Comunicación de las instrucciones a los delegados

Hasta 5 días antes a la celebración de las elecciones

Positiva

Negativa

Solicitud de recomposición de la mesa al

delegado

Recepción de la composición de

la mesa por parte del delegado

Registro

Análisis de la composición de

la mesa

Decisión

Para cada composición de mesa recibida, hasta el día de las elecciones

Elaboración de las papeletas

tipo

Elevación de propuestas de

mesas para nombramientos

Nombramientos

Remisión a delegados para

notificación a los interesados

Remisión de la documentación

para su preparación

Elaboración de listas de

votantes y listas numeradas

Identificación de las necesidades

logísticas

Servicio de Asuntos

Generales

B

Con las necesidades especificadas

Versión 1 - Diciembre 2009

OSG01: GESTIÓN DE PROCESOS ELECTORALES DE LA UPV (III)

PROPIETARIO

Gestión de reclamaciones

SG02P01

USUARIOS PROVEEDORES

B

Hasta el día de la celebración de las elecciones

Gestión de incidencias

Supervisión de la correcta

constitución de las mesas

Durante el periodo de votaciones

Recepción de las actas de

constitución de mesa y

escrutinio

Comprobación de la validez de

las actas

SGA

win

Proclamación de los resultados provisionales

Publicación de los resultados

provisionales en Web SG

Plazo de reclamaciones, en función del calendario electoral establecido en la convocatoria

Durante el periodo de reclamaciones a la proclamación provisional de resultadosProclamación de

los resultados definitivos

Publicación de los resultados definitivos en

Web SG

Elaboración de informe

estadístico del proceso electoral

Versión 1 - Diciembre 2009

OSG01P01: Gestión de reclamaciones

USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO

Positiva

Negativa

Recepción de reclamación

Recepción y análisis del

informeSG

Aw

in

Análisis de la reclamación

Informe al usuario

ResoluciónModificación

BBDD

- Reclamaciones al censo:Modificación del censo provisional.- Reclamaciones a la presentación de candidaturas:Modificación de la proclamación provisional de candidaturas.- Reclamaciones a los resultados electorales:Modificación proclamación provisional de resultados.

Para cada reclamación recibida

Sí

No

¿?

Se reciben reclamaciones

(a través del registro general UPV)

Versión 1 - Diciembre 2009

OSG02: EDICIÓN DEL BOUPV

USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO

Mensualmente (excepto el mes de agosto)

Secretario General

Consejo Social

Solicitud de la información a

incorporar

Recepción de la información a

incorporar

Revisión textos en castellano

Traducción textos al

valenciano

MaquetaciónEnvío para VºBº del Secretario

General

Secretario General

Recepción del VºBº

Publicación en la Web de la Secretaría

General

Envío de correo electrónico de comunicación

PAS, PDI y personal investigador

Extracción de la normativa y convenios

Incorporación al buscador del

BOUPV (Web de Secretaría General)

Impresión de copia auténtica y envío a firma y

sello

Secretario General

Archivo de copia auténtica

Versión 1 - Diciembre 2009

OSG03: REGISTRO OFICIAL DE CONVENIOS

USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO

A solicitud del usuario

Sí ¿?

Alta en BBDD

SGA

win

- Nº de registro- Nombre- Objeto- Procedencia- Tipo- Naturaleza- Contraparte- Fecha de entrada- Fecha de finalización- Fecha de firma- Duración

Elaboración de informe

SGA

win

Resultado

Elaboración del convenio y envío

a revisión

No

No

Análisis del convenio

Remisión al usuario para modificación

Con observaciones

Modificaciones del documento

Positivo Remisión a firmaTipo Convenioestándar Rector

Modelo deconvenio

oConvenio a negociarcon la contraparte

Remisión al usuario

¿Convenio dado de

alta?

Sí

Recepción convenio firmado

Escaneo y almacenamiento SG

Aw

in

Archivo de informe y borrador de convenio

Trimestralmente en el BOUPV se publica el listado de convenios informados

¿Aporta documento de convenio?

Revisión del convenio

Versión 1 - Diciembre 2009

OSG04: GESTIÓN DEL RÉGIMEN DISCIPLINARIO DE MIEMBROS DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO

A solicitud del usuario

- Identificación del interesado.- Nombramiento de instructor.- Nombramiento de secretario, en su caso.- Documentación anexa.

Elaboración del acuerdo de iniciación

Notificación a las partes

- Interesado.- Instructor.- Secretario.- Denunciante.- Servicio de Recursos Humanos.- Superior del interesado.- PAS: Gerencia.- PDI: vicerrectorado competente.- Alumno: vicerrectorado competente.- Liberado sindical: a la sección sindical correspondiente.- Expediente disciplinario: órganos de representación de personal.

Elaboración de informe jurídico

y remisión

Remisión del expediente al

instructorInstructor

Área de Coordinación y Planificación Jurídica.Durante la instrucción se provee de la información que se solicite.

Recepción del expediente con propuesta de

resolución

Decisión

Recepción del expediente con propuesta de resolución, revisión y remisión

Instrucción incompleta

Elaboración de la resolución

Instruccióncompleta

- Interesado.- Denunciante.- Servicio de Recursos Humanos.- Superior del interesado.- PAS: Gerencia.- PDI: vicerrectorado competente.- Alumno: vicerrectorado competente.- Liberado sindical: a la sección sindical correspondiente.- Expediente disciplinario: órganos de representación de personal.

Notificación a las partes

Archivo y custodia del expediente

Análisis del informe jurídico

Remisión de la resolución al Rector para

firma

SGA

win

SGA

win

SGA

win

SGA

win

Versión 1 - Diciembre 2009

OSG05: ELABORACIÓN DE INFORMES Y DICTÁMENES JURÍDICOS

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

A solicitud del usuario

Recepción de la solicitud

Sí

No

¿Requiere información adicional?

Localización de las fuentes de

datos

Elaboración del informe

Remisión al órgano

competente para su aprobación

Órganos de Dirección

Órganos colegiados o comisiones, según el caso

Recepción del acuerdo

Hasta su aprobación definitiva

Tipo

Normativa internaConstitución de

fundaciones, sociedades y asociaciones

Informes jurídicos

A través del Sistema de Información UPV, Internet, bases de datos jurídicas y estadísticas

¿Modificaciones?

Presentación de los resultados al

usuario

Valoración del informe

Sí

No

Por escritoVerbal

No

Sí¿Precisa

apertura de expediente?

Registro de entrada

Tipo

Respuesta verbal a la consulta

SGA

win

¿Requiere información

del usuario?

NoPreparación de documentación

adicional

Sí

Si pasados 2 meses el usuario no remite la información, el expediente se archiva.

Versión 2 - Mayo 2012

OSG07: TRÁMITES ANTE LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS

USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES

A solicitud del usuario o de oficio

Recepción de la solicitud y

categorización

Tipos de solicitud:- Inscripción del fichero- Modificación del fichero inscrito- Supresión del fichero

Solicitud de documentación para su trámite

Cumplimentación del formulario

¿Doc.completa?

No

Subsanación de los datos y firma

por el responsable

Sí

Remisión de la resolución a la

firmaRector

Recepción resolución

firmada

Diario oficial

Elaboración del formulario telemático

Hasta que salga publicado en el DOCV

Agencia Española de

Protección de datos

Recepción resolución

El día 15 de cada mes (excepto agosto)

Comunicación al usuario de la actualización

Registro SGA

Win

Por cada solicitud

Versión 1 - Mayo 2012