Embed Size (px)
Citation preview
2012
Recepción de documentos
electrónicos
oficina virtual de proveedores
Resumen ejecutivo
A través de la experiencia en tecnologías de Información y en el tema de Factura Electrónica, colaboramos para fortalecer, y eficientar el proceso de recepción de documentos electrónicos el cual denominamos “Oficina virtual de proveedores”
Implementamos una solución acorde a sus necesidades, desarrollando con los mejores elementos tecnológicos y conocimientos de negocio, enfocándonos en ofrecerles una solución sencilla, amigable , robusta y funcional acorde a las expectativas de la empresa.
De antemano agradecemos por considerar a Next Technologies como una opción para la solución de sus requerimientos de tecnología
Mauricio Cortazar Director General
¿Por qué Next Technologies?
Gracias a nuestra experiencia en desarrollo de aplicaciones en TI y el conocimiento en soluciones de facturación, hemos evolucionado al concepto de factura electrónica, ofreciendo grandes ventajas competitivas y diferenciadores.
Parte de nuestra filosofía es encontrar las mejores soluciones basado en procesos simples, haciendo nuestras aplicaciones muy sencillas y fáciles de utilizar
Somos una firma boutique que busca no el volumen de clientes, sino la especialización y satisfacción de cada uno, desarrollando aplicaciones acorde a sus requerimientos, tan específicos como se requiera.
Nuestra tecnología ha sido probada con los mas rigurosos requerimientos y lineamientos corporativos, dando los resultados esperados y generando ventajas competitivas a nuestros clientes.
¿Qué es Factura
Electrónica?
Es un mecanismo de comprobación de ingresos, egresos y propiedad de mercancías en traslado por medios electrónicos.
Utiliza tecnología 100% digital en su generación,
procesamiento, transmisión y almacenamiento de datos.
El SAT ha desarrollado una serie de reglas técnicas y administrativas para su generación las cuales han evolucionado en el concepto CFDi Comprobante Fiscal Digital por internet. En México fue adoptada desde 2005. Maneja estándares internacionales de seguridad SHA-1 que garantizan que el comprobante sea auténtico, íntegro y único.
Es una solución tecnológica al alcance de la mayoría de los contribuyentes sin importar su tamaño.
A partir de enero del 2011 es obligatorio para ingresos anuales mayores a 4 millones de pesos, aunque es un esquema opcional para cualquier contribuyente y se prevé que en el mediano plazo sea el único medio de facturación.
¿Cómo funciona en México?
Recepción de Facturas Solución para pequeñas y
medianas empresas donde la principal necesidad es automatizar la recepción y validación de facturas electrónicas.
Sencilla de usar, configurar y poner en producción, Hosteada en el IDC de Next Technologies
Oficina Virtual de proveedores
Diseñada para empresas con alto volumen de facturas, centros de distribución y áreas de compras.
Diseñado acorde a la medida y necesidades de la empresa, puede ser Hosteada en el IDC de Next Technologies o bien con el cliente.
Nuestras Soluciones
¿Cómo Funciona el modulo de recepción de
Facturas Electrónicas?
A partir de la recepción de una factura electrónica, el sistema verifica que el documento recibido efectivamente sea una factura electrónica y una vez que reconoce que lo es, comienza un proceso de validación en 4 niveles:
El sistema automáticamente valida el esquema CFD 2010 o CFDI 2011 y aplica las reglas correspondientes para cada caso, si es valido conforme a las reglas establecidas por el SAT, es regresada una respuesta al proveedor de aceptación y es enviada al proceso de cuentas por pagar, en función de las reglas de negocio y reglas comerciales.
Reglas Fiscales (anexo 20)
Reglas comerciales (adendas)
Reglas de negocio
Reglas Técnicas
El modulo de
Recepción, recibe
Archivos y envía al
proceso de validación
El proveedor
envía la factura al sistema receptor
de facturas
Electrónicas, Vía correo electrónico
El sistema Genera un acusa de la
factura recibida y
envía dicho acuse al
proveedor que generó la
factura electrónica. Este acuse
puede ser que fue correcta la
factura o inválida. Acorde al
catálogo de mensajes
previamente definido
1
5
XML
Áreas internas
El proveedor
recibe el acuse de recibo de su factura
Internet
2
Acuse electrónico
Solución para recepción de Facturas Electrónicas
proveedor
Áreas internas o aplicaciones pueden recibir
la factura para su procesamiento o
notificaciones Previamente configuradas
7
6 XM
L pdf
Proceso de validación de adendas
Proceso de validación
Fiscal CFDs, CFDIs
Validación Técnica y Fiscal
Validación Comercial y de negocio
3
4
inicio
Características de módulos de recepción
Concepto Recepción de facturas
Oficina virtual
Portal de recepción de CFD y CFDI, visor de facturas aprobadas y no aprobadas con el motivo de su estatus
autentificación de proveedores
Catálogo de control de proveedores, ABC
Validación niveles: Técnico, Fiscal: CFD, CFDI
Validación niveles: Comercial y de Negocio
Zona de mensajes a proveedores en el portal y por correo
Zona para mensajes generados por proveedores
Portal de administración de recepción de proveedores
Reportes de recepción por: rango de fechas, proveedores, estatus de documentos, principales fallas, estadísticos, etc.
Recepción de: Facturas, Notas de Crédito, Cartas porte
Zona para adjuntar documentación anexa
Manuales on line
Características principales del módulo de recepción de Facturas electrónicas
Concepto Recepción de Facturas
Oficina Virtual
Formas de envío:
Vía el portal de recepción con user y password
Vía correo electrónico ([email protected])
Validación del XML esquema 2010, 2011
Acuse de recibo al proveedor por el mismo medio, valida o inválida
Confirmación de aceptación y rechazo de la Factura Electrónica
Envío al responsable(s) del depto. de cuentas por pagar, vía correo electrónico
* Envío al proceso de cuentas por pagar
Almacenamiento de facturas conforme a los estándares del SAT para almacenamiento
Reporte de facturas recibidas , validas y rechazadas
Características principales del módulo de oficina virtual de proveedores
El sistema que
contiene la información Envía datos
para la validación de la
adenda
El sistema recibe la
Adenda y envía Información al
módulo de validación de
adendas, para la aplicación de las
reglas correspondientes
1
El módulo aplica las reglas de
análisis de adenda y aplica las reglas de negocio: horario,
vigencias, etc.
Internet
3
Proceso de Validación de Adendas
inicio
El módulo recibe
información y manda
respuesta al proceso de recepción.
2
adenda
4
Fin Se incorpora al proceso de
recepción
El proveedor recibe
información; revisa y entra
al portal o inicial el
proceso de atn a proveedores
El proveedor es
dado de alta en el sistema de tickets y en el módulo de
proveedores
1
El sistema envía automáticamente vía
correo : 1. manual de uso del
portal 2. proceso de ayuda (Medios de contacto, plan de escalación)
3 user y pwd
Internet 3
Proceso de atención a proveedores
inicio
2
Fin Se incorpora al proceso de
soporte a proveedores
Uso del portal
Portal de recepción de facturas
Portal Admón.
proveedores
Web service
Validación del XML
BD Facturación Electrónica
OFICINA VIRTUAL DE PROVEEDORES (FACTO)
Proveedores
Impresión de reportes
Envió de
facturas
Integración con sistemas
internos
HISTORICO DE BD
Staff de proveedores
Ca
pa
we
b s
erv
ice
s
Staff finanzas
Capa web services
B2C
Internet
Internet
Sitio Web
B2B
Linux/Unix
Application server
Web Server Front end
EJB Contaner
Modelo de Datos
http/https
Lógica de negocio
JPA
JSF
JEE
XHTML OTRAS
APLICACIONES
Web services/SQL/ Archivos planos
SOAP/XML
B2B
DB2/MySQL
JDBC
Glass fish/Jboss
Explorer 8 Fire Fox
Safari, etc.
Browser
Aplicaciones
Bases de Datos
Arquitectura de la solución de recepción de facturas electrónicas: “Oficina virtual de proveedores”
Chat on line
Sistema Trouble ticket
Requerimientos vía telefónica
Soporte Técnico 2° nivel
Escalamiento 2 Nivel
Concentrador de tickets
Proveedores
Requerimientos vía tickets
Nuevos Requerimientos y modificaciones
Fallas criticas,
terceros
Call Center 1° nivel
Staff desarrollo 3° nivel
Requerimientos vía chat
Soporte a proveedores y actualización
Call Center
Proceso de escalación
0 – 15 min 16 – 45 min 46 min – 2 horas
Contact Center
correo electrónico
Requerimientos vía telefónica
