OFICIO ELECTRONICO:HACIENDO MÁS EFICIENTE LA COMUNICACIÓN CON NUESTROS 

SUPERVISADOS Y LA CIUDADANÍA

Sonia Muñoz ChacónJefa División Informática

La Antigua, septiembre 2010www.svs.cl

¿QUE ES UN OFICIO?

• Es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas. (fuente: es.wikipedia.org/wiki/Oficio)

• Comunicación escrita, referente a los asuntos de las administraciones  públicas. (fuente: Real Academia Española)

UTILIDAD Y FINES

• Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía.

• El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento.

Fuente: http://www.scribd.com/doc/96877/Oficio

OFICIO ELECTRONICO

El documento oficial con el que se relaciona la SVS con sus supervisados y público en general, es el oficio.

Mediante ese tipo de documentos, se puede, entre otras acciones, dar respuesta a una consulta, solicitar información o comunicar un hecho.

PROBLEMAS QUE SE LE PRESENTABAN A LA SVS

• Gran volumen de papeles que almacenar (originales y copias)

Desde el año 2002 a la fecha, en el Centro de Documentación se llevan almacenados 152.000 documentos. 

Si  consideramos  3  páginas  en  promedio  por  documento,  son 456.000 páginas aproximadamente,  lo que equivale a una torre de 41 metros de altura.

PROBLEMAS QUE SE LE PRESENTABAN A LA SVS

• Dificultad en  la distribución a  los destinatarios  (costo por envío en correo, direcciones erróneas, falta de personal)

152.000 documentos en 8 años, equivalen a un promedio diario de 72 oficios que se debían entregar 

PROBLEMAS QUE SE LE PRESENTABAN A LA SVS

• Dificultad en el control de recepción de respuestas

Del  universo  de  los  152.000  oficios,  40.000  corresponden  a solicitudes de información principalmente a los supervisados. 

Lo que implica un promedio diario de 19 oficios que controlar. 

Eso significó que cada unidad implementó como mejor pudo,   un método  de  control  para  saber  quiénes  habían  respondido,  quéhabían  respondido    y  si  estaban  dentro  o  fuera  del  plazo establecido. 

PROBLEMAS QUE SE LE PRESENTABAN A LA SVS

• Dificultad en la búsqueda sobre los textos de los documentos 

Debido a que nunca se tenía certeza de quién tenía el documento electrónico  que  se  había  impreso,  el  Centro  de Documentación digitalizaba los oficios para almacenarlos en el Sistema de Gestión Documental, en el último tiempo se han pasado por OCR, pero no siempre entregan una copia fiel al original.

• Falta de catalogación del nivel de privacidad de los oficios

Debido  a  que  al  Centro  de  Documentación  sólo  llegaba  el documento  que  la  unidad  quería  que  despacharan,  no  se  tenía claridad el nivel de privacidad con que ese documento debía ser tratado. 

Desarrollar un sistema que permita crear los oficios y guardarlos en un esquema de base de datos desde su inicio, con flujo electrónico para la revisión, vistos buenos, firma y despacho.

Facilitar y agilizar la comunicación con las entidades fiscalizadas, permitiendo a los supervisados responder por esa misma vía.

El sistema está orientado a generar un documento electrónico, que puede ser despachado o no en forma electrónica (este último caso se usa para personas naturales que quieren recibir en medio impreso la respuesta de la SVS).

El documento generado es un documento XML con firma electrónica avanzada, que cuenta con un método de verificación y que puede ser visualizado en formato PDF y HTML (usando XSL).

Uso de plantillas cuando sean respuestas tipo o repetitivas.

PROPUESTA DE SOLUCION

MODELO OPERATIVO

Resolución de los problemas planteados al inicio del proyecto.

Muy buena recepción por parte de los supervisados.

Disminución de tiempos en procesos que solicitaban información al mercado  (procesos de  investigación,  consultas  de  inversionistas  y asegurados).

Buena recepción por parte de los usuarios internos de la SVS.

RESULTADOS OBTENIDOS

Proporción de oficios electrónicos/manuales

14.750

5.558

8.485

11.000

0

5000

10000

15000

20000

25000

2009 2010año

núm

ero oficios electrónicos

oficios manuales

RESULTADOS OBTENIDOS

16.558  (desde enero  a  mediados de agosto)2010

23.2352009

Número de oficios emitidosAÑO