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nc/2.5/co/ o envie una carta a Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco,California 94105, USA.

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Autores:

CAROLINA ACOSTA ROMEROCARLOS HERNÁN PORRAS MEDINA

Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento

Tutor Investigación: Luís Alfonso Nieto Ramos

Coordinadores: Leydi Diana Rincón RincónLuis Alfonso Nieto Ramos

Coordinador Servicios Web: Miguel Ibáñez

Analista de Infraestructuray Comunicaciones: Alejandro Bolívar

Analista de Sistemas deInformación: Álvaro E. Palacios Villamil

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DICIEMBRE 2007

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Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento

Tutor Investigación: Luís Alfonso Nieto Ramos 

Auxiliares de Investigación:Álvaro Esneyder Roncancio Juan Camilo RojasAndrea Patricia Garzón Juan Carlos Peña RobayoAndrés Felipe Pérez Murcia Juan Felipe Reyes RodriguezAndrés Felipe Sánchez Baquero Jurley SosaAndrés Mauricio Arias Toro Karen Lorena GutiérrezBrayan Ricardo Rojas Leidy Carolina RincónCarlos Ernesto González Vargas Luis Alejandro PicoCarlos Hernán Porras María Inés García RamírezCarolina Acosta Romero Miguel Ángel ValderramaCristian Camilo Ibáñez Oscar Javier Rivera Claro

Daniel Hernán Santiago Roberto Alejandro Sánchez LeónDiego Andrés Gil Rodrigo AcostaElkin Giovanni Calderón Sergio Fernando GarzónErika Zuley Guerrero Tatiana BravoGustavo Alejandro Ospina Yelitza BarbosaJavier Mauricio Ravelo Zareth Manzón GarnicaJohn Alexander Fernandez Rueda Zuleidy Johana Barrero NietoJorge Alexander Cerón

Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el

equipo perteneciente a la Unidad de Informática.

Se prohíbe la reproducción parcial o total de estedocumento, por cualquier tipo de método fotomecánico

y/o electrónico, sin previa autorización de la

Universidad Nacional de Colombia.

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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO...................................................................................................................3 TABLA DE ILUSTRACIONES.............................................................................................................4 1.  RESUMEN .......................................................................................................................................6 2.  ABSTRACT.....................................................................................................................................6 3.  INTRODUCCIÓN........................................................................................................................7 4.  OBJETIVOS.....................................................................................................................................8 

4.1.  Generales............................................................................................................................8 4.2.  Específicos...........................................................................................................................8 

5.  ERP. PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES ...............................................9 6.  OPENBRAVO ............................................................................................................................. 10 

6.1.  Introducción .................................................................................................................... 10 6.2.

 Servicios de Openbravo ............................................................................................... 10

 6.3.  Requerimientos de Instalación .................................................................................... 13 6.4.  Ingreso Openbravo........................................................................................................ 14 

7.  Entorno Openbravo................................................................................................................... 16 7.1.  Conceptos básicos. ........................................................................................................ 16 

7.1.1.  Interfaz de usuario.................................................................................................... 16 7.1.2.  Módulos De Openbravo: ........................................................................................ 27 7.1.3.  Reglas del sistema..................................................................................................... 33 7.1.4.  Reglas de la Entidad.................................................................................................. 34 7.1.5.  Reglas de la organización ........................................................................................ 34 7.1.6.  Datos ........................................................................................................................... 35 

7.  CONCLUSIONES...................................................................................................................... 35 

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8.  BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................... 37 

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Áreas del sistema de gestión de Openbravo........................................................ 11 Ilustración 2. Arquitectura de funcionamiento de Openbravo................................................. 12 Ilustración 3. Diagrama de proceso de operación de Openbravo. .......................................... 13 Ilustración 4. Interfaz de Openbravo .............................................................................................. 15 Ilustración 5. interfaz de Openbravo .............................................................................................. 15 Ilustración 6 Ventana de propiedades del Usuario ...................................................................... 16 Ilustración 7. Barra de herramientas de Word 2007 ordenada en forma de pestañas ....... 19 Ilustración 8. Barra de pestañas de Openbravo ........................................................................... 19 Ilustración 9. Demostración del login en Openbravo ................................................................. 19 Ilustración 10. Selección de tipo de login....................................................................................... 20 Ilustración 11. Menú de aplicaciones............................................................................................... 21 Ilustración 12. Ventana en el modo relación................................................................................. 22 Ilustración 13. Ventana de filtro....................................................................................................... 22 Ilustración 14. Tablas en el diccionario de la aplicación. ............................................................ 23 Ilustración 15. Ventanas, permisos, solapas................................................................................... 24 Ilustración 16. Elemento .................................................................................................................... 24 Ilustración 17. Grupos........................................................................................................................ 25 Ilustración 18. Referencia .................................................................................................................. 25 Ilustración 19. Callout ........................................................................................................................ 25 Ilustración 20. Validación ................................................................................................................... 26 Ilustración 21. Inputs auxiliares ........................................................................................................ 26 Ilustración 22. Formularios................................................................................................................ 26 Ilustración 23. Informes y procesos ................................................................................................ 26 

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Ilustración 24. Mensaje....................................................................................................................... 27 Ilustración 25. Texto interfaces........................................................................................................ 27 Ilustración 28 Ficha del Producto .................................................................................................... 28 Ilustración 29 Características del Producto .................................................................................. 29 Ilustración 30 Ficha Terceros ........................................................................................................... 29 Ilustración 31 Características de Terceros.................................................................................... 30 

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1.  RESUMEN 

Openbravo es una aplicación de código Abierto de gestión empresarial tipo ERP enfocadoa PYMES, Su origen es español y actualmente está llevando un proceso de expansión anivel mundial. El software es una aplicación completamente basada en Web, lo que facilitasu administración e interacción con los usuarios al encontrarse toda la información,incluido la aplicación en un solo lugar. Sumado a esto la facilidad de que el equipo clientesolo necesite un navegador Web para interactuar con el aplicativo es mucho masfuncional.

El software posee diferentes módulos integrados con el fin de globalizar la informacióndentro de la empresa y al mismo tiempo controlar su disponibilidad e integridad. Laempresa desarrolladora brinda soporte a los usuarios a través de consultoríasestratégicas, de implantación y mantenimiento presencial.

A través de esta investigación planeamos explorar el proceso de instalación, elfuncionamiento y evaluar la funcionalidad del Software con el fin de generar un punto devista objetivo sobre su funcionalidad para la Facultad de Ciencias Económicas de laUniversidad Nacional de Colombia. Igualmente brindar un soporte apropiado para futurosgrupos de investigación en este campo.

2. ABSTRACT

Openbravo is an Open Source application of ERP business management focused forPYMES. It is a Spanish Software, which nowadays is growing in a worldwide level. TheSoftware is entirely based on the Web, which makes easier the administration andcommunication for the users, due to the fact that all the information, included theapplication, is in a single place. Plus all its advantages, it is quite important to rememberthat the client team only needs a Web Searcher to interact with it, which makes theSoftware even more functional.

The software has different integrated modules in order to include the information insidethe company and at the same time to control its availability and integrity. The developingcompany offers support to the users through strategic, implantation and personalconsultations.

Through this research we pretend to explore the installation process and evaluate theSoftware functionality with the purpose to generate an objective point of view about itsuse in the faculty of “Ciencias Economicas” of the “Universidad Nacional de Colombia”.Equally we pretend to offer a modified support for future, research groups in this field.

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3. INTRODUCCIÓN

Openbravo es un sistema de gestión empresarial integrado (ERP) en software libre yentorno web, que ofrece una propuesta de valor radicalmente distinta, proporcionando“mucho más por mucho menos”.1 Este sistema esta orientado a la gestión empresarialintegrada dentro de pequeñas y medinas empresas PYMES, permitiendo la administracióny optimización del sistema productivo, lo que repercute en un aumento de la eficiencia dela firma.

El ambiente actual de las PYMES en el país y el desarrollo de software actual con licenciaprivada genera muchas restricciones dentro del campo administrativo; ya que en muchoscasos las pequeñas y medianas empresas no cuentan con los recursos suficientes paraimplementar sistemas de gestión empresarial integrados que permitan optimizar el trabajo.Esto genera restricciones de carácter administrativo y no permite explotar todo elpotencial de desarrollo, que poseen las PYMES en el país. Openbravo se presenta comouna solución asequible al contar con un completo sistema de gestión y las licencias delsoftware libre, lo que permite su adaptabilidad al ambiente empresarial requerido.

Por lo anterior dentro de la Unidad de Informática preocupados por brindar solucionesefectivas en áreas Económicas, Administrativas y Contables, se propone la investigación de

Openbravo, con miras a convertirlo en una solución efectiva a las PYMES del país.

1Producto. www.openbravo.com

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4. OBJETIVOS 

4.1. Generales

El propósito principal es conocer la importancia, ventajas y facilidades de implementaciónde este sistema de gestión empresarial dentro de las PYMES, evaluando su funcionalidad eintegración en la labor administrativa.

  Como primer objetivo se fija la búsqueda de un acercamiento a Openbravo comosistema de planificación de recursos empresariales (ERP). De manera que se logre una

aplicación más eficiente y útil para el desarrollo de la unidad de informática y launiversidad en general.

  Seguido de ello se requiere contar con la documentación propia de la instalación deOpenbravo sobre la plataforma Windows y Linux e iniciar la interacción básica con elsistema.

  Para finalmente conseguir una aplicación de un problema real; entendiendo susprincipales componentes y procurando sentar las bases para el manejo futuro de unaherramienta análoga a SAP, en el desarrollo académico de la Universidad nacional yespecíficamente la facultad de ciencias económicas.

4.2. Específicos

  Contextualización del entorno ERP, conocer su funcionamiento y su forma deintegración con la labor administrativa de las PYMES.

  Conocer los requerimientos para la implementación de un sistema de recursosempresariales.

  Instalación y Configuración de Openbravo

  Introducción al concepto Openbravo, reconocimiento del entorno básico yprincipales aplicaciones.

  Conocimiento y exploración de los diferentes módulos que ofrece el Software comoparte de las soluciones de un ERP para las PYMES; documentando los alcances obtenidos.

  Desarrollar ejercicios que permitan Interactuar con el Software, para de esta manerapoder evaluar su funcionalidad.

  Generación de propuestas sobre las facilidades que ofrece el software para las PYMESen Colombia.

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5.  ERP. PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES

Los sistemas de planificación de recursos empresariales2

(ERP) son sistemas de gestión deinformación que integran y automatizan muchos de los negocios asociados con lasoperaciones de producción y de los aspectos de distribución y operación.

Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una únicaaplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras,logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, inventarios y control dealmacenes, pedidos, nóminas, etc. Y solo se define un ERP como la integración de todasestas partes; puesto que integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesosde negocio de una empresa. De manera que no se puede hablar de ERP en el momentoque tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propiadefinición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todoel mundo, todo el tiempo".

El principal propósito de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, manejartiempos rápidos de respuesta a los problemas, para permitir de manera oportuna la tomade decisiones y disminución de costos; para lo cual debe:

  Optimizar los procesos empresariales.

  Mantener el acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna(integridad de datos).

 Posibilitar el compartir información entre todos los componentes de laorganización.

  Eliminar datos y operaciones innecesarios de reingeniería.

En este orden de ideas un ERP debe permitir el control de los diferentes procesos de lacompañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entresí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Así como elhecho de entender que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentraninterrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de susprocesos; lo que lo hace modular. Además deben estar creados para adaptarse a lafilosofía organizacional de cada empresa, deben ser adaptables y funcionales.

2http://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n_de_recursos_empresariales

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6.  OPENBRAVO

6.1. Introducción

Es una aplicación de Código abierto de gestión empresarial del tipo ERP destinada aempresas de pequeño y mediano tamaño3, completamente web, lo que permite serutilizada desde cualquier navegador web, de arquitectura cliente/servidor, escrita en Java,que se ejecuta sobre Apache y Tomcat, con soporte para bases de datos PostgreSQL uOracle; que ha sido desarrollada siguiendo el modelo MVC (Model, View, Control), lo quefacilita el desacoplamiento de las áreas de desarrollo, permitiendo el crecimientosostenible de la aplicación y una mayor facilidad en el mantenimiento del código4.

Openbravo está licenciado5 bajo Openbravo Public License Version 1.1 ("OBPL") que es

una adaptación de la licencia libre   Mozilla Public License (MPL), licencia que cumplecompletamente con la definición de software de código abierto de la Open SourceInitiative (OSI) y con las cuatro libertades5 del software libre enunciadas por la FreeSoftware Foundation (FSF).

La mayor parte del código se genera automáticamente por el motor denominado WAD(Wizard for Application Development), basándose en la información contenida en elDiccionario del modelo de datos (Data Model Dictionary). Esta característica proporcionauna mejor calidad del código al reducir drásticamente la codificación manual, al tiempoque mejora la productividad y eficiencia del desarrollo

Tanto WAD como el MVC-FF son desarrollos propios de Openbravo. El Diccionario del

Modelo de Datos está basado en el de Compiere6, el cual es una aplicación de meta datos que reconoce el acceso, transacción y relación entre datos, que contiene ademásdefiniciones de la entidad de los datos, su comportamiento y protocolos(reglas), tambiénmaneja seguridad  y sobre él se han añadido numerosas extensiones funcionales propias(como la gestión de la producción) y las modificaciones y ajustes necesarios para adaptarloa los estándares de contabilidad y gestión de cobros y pagos.

6.2. Servicios de Openbravo

Este software permite una administración de las operaciones diarias, optimización de losprocesos operativos, aumento de la satisfacción de los clientes, así como un incremento

de la rentabilidad.

3  http://www.openbravo.com/es/ 

4http://es.wikipedia.org/wiki/Openbravo

5Consiga el acuerdo de licencia desde: http://www.openbravo.com/legal/license.html 

6  http://www.compiere.com/products/platform/master-data-management.php

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1.  Desde la perspectiva financiera, el software libre7 le ahorra el pago de licencias.Normalmente, en un proyecto de implantación de un ERP para una Pyme, el coste de

las licencias supone un tercio del coste total del proyecto.2.  Debido a su condición de aplicación web, los usuarios pueden acceder al sistema,

configurando sus permisos de acceso, con sólo tener un navegador instalado.Incrementando la disponibilidad de la información y aumentando la productividad.

3.  Basa su efectividad en una red cualificada de Partners que ayudan a dar servicio aclientes independientemente del lugar en que se encuentren.

Este sistema de gestión está conformado por las áreas:

Gestión de compras y almacenes, gestión de proyectos y servicios, gestión de la

producción, gestión comercial y gestión económico-financiera: Incluyendo, dentro de lamisma aplicación la gestión avanzada de clientes o CRM (Customer RelationshipManagement) e inteligencia de negocio o BI (Business Intelligence).

Ilustración 1. Áreas del sistema de gestión de Openbravo

7El software libre, que incluye el llamado código abierto u open source, se refiere a todo aquel programa que garantiza

cuatro derechos fundamentales a sus usuarios:

a.  Libertad de usar el programa sin restriccionesb.  Libertad de estudiar el funcionamiento y adaptarlos a sus necesidadesc.  Libertad de redistribuir el programad.  Libertad de mejorarlo y publicar cualquier mejora

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Openbravo consiste en una arquitectura como la que muestra la ilustración 17;

básicamente es la interconexión de los diferentes módulos.

Ilustración 2. Arquitectura de funcionamiento de Openbravo8 

La mayor parte del código se genera automáticamente por el motor que denominadoWAD (Wizard for Application Development), basándose en la información contenida enel Diccionario del modelo de datos (Data Model Dictionary). Esta característicaproporciona una mejor calidad del código al reducir drásticamente la codificación manual,

al tiempo que mejora la productividad y eficiencia del desarrollo. El motor ejecuta yrecompila la aplicación cada vez que el administrador modifica la configuración paraadaptarla a un nuevo requerimiento.

Entorno de desarrollo de Openbravo

Esta ejecución crea los ficheros correspondientes al modelo MVC, tal como muestra lafigura anterior:

•  Modelo: ficheros xsql con sentencias SQL ejecutables.•  Presentación: ficheros HTML y XML que definen el aspecto de las transacciones y

su relación con los datos.•

  Control: servlets Java que definen las acciones que se deben ejecutar, gestionan elmodelo y generan la presentación.

8 Tomado de la página principal de Openbravo. www.openbravo.es 

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Ilustración 3. Diagrama de proceso de operación de Openbravo.

6.3. Requerimientos de Instalación9 

Openbravo esta basado en Web, y posee ampliaciones ERP para pequeñas y medianasempresas. La solución ampliada ERP incluye CRM básico (Modulo de relación con losclientes) y BI (negocio Inteligente) y una amplia gama de funciones estándar comocompras, almacenamiento, proyectos, fabricación y dirección de las ventas, Gestiónfinanciera y mucho más. Openbravo es usado en empresas de diferentes sectores y quecumplen diversas tareas en el mercado: distribución, servicios y fabricación.

Para ejecutar el software, la aplicación debe estar instalada en un servidor con MVC-FF(MVC Foundation Framework), para proporcionar soporte a la arquitectura MVC, la cualfacilita el desacoplamiento de las áreas de desarrollo, permitiendo el crecimientosostenible de la aplicación y una mayor facilidad en el mantenimiento del código.

Adicionalmente, es necesario instalar un conjunto de aplicaciones de base que conformanel entorno operativo (Operating Environment), como Plataforma Java, Apache-Tomcat yuna base de datos.

Soporta cualquier sistema operativo:

  Microsoft Windows Vista, XP, 2000 o 2003 server.  Linux: Red Hat, CentOS, OpenSuse, Debian, Ubuntu, Fedora

Para correr Openbravo, se requiere el siguiente software:

  Plataforma Java 2 edición estándar 5.0 o superior.  Apache-Tomcat versión 5.5 o Superior.

9 usuarios.lycos.es/birdphoenix/Openbravo.docx 

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  Apache-ant 1.6 o Superior.

Adicionalmente, es requerido un motor de bases de datos:

  Oracle 10g release 2 (Express, Standard and Enterprise editions).  PostgreSQL Database Server 8.1.4 o superior.

Navegadores Soportados:

  Firefox 2.0 o Superior  Internet Explorer 7.0 o Superior

Los equipos clientes no necesitan tener instalada ninguna aplicación específica al margende un navegador web estándar.

Luego se descarga openbravo de la página principal y se sigue el ayudante de instalación,

en donde expide paulatinamente la ubicación de los diferentes requerimientos. Yfinalmente se asigna la clave propia para el rol “administrador”.

Los manuales de instalación tanto para Windows como para suse desde linux; seencuentran como anexos al trabajo, donde además se muestra la instalación de losrequerimientos de software.

6.4. Ingreso Openbravo 

Como se ha mencionado, únicamente el servidor es el que debe contar con los

requerimientos en software e instalación de Openbravo, los usuarios acceden fácilmentepor medio de Internet; direccionando el navegador Web: http://localhost:8080/openbravo/. El manejo de las contraseñas y nombre de usuario, son sensibles a mayúsculas yminúsculas.

Como se puede ver en la siguiente imagen, openbravo abre la ventana de autenticación, elnombre del administrador por defecto de Openbravo es:

Username: OpenbravoPassword: openbravo

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Ilustración 4. Interfaz de Openbravo

Al autenticarse, se ingresa a los diferentes módulos del programa los cuales por defecto seencuentran en Ingles pero es posible cambiarlos a Español.

Ilustración 5. interfaz de Openbravo

Para cambiar el sistema a idioma español una vez logeados se da click en el usuario. (el link que aparece en lo mas alto al lado izquierdo sobre todas las pestañas, para nuestro casodice openbravo) se abre una pequeña ventana donde se ve las características del usuario yhay un rotulo del lenguaje donde se puede cambiar a español.

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Ilustración 6 Ventana de propiedades del Usuario

7. Entorno Openbravo

7.1. Conceptos básicos.

7.1.1. Interfaz de usuario10 

i.  TIPOS DE COMPONENTES

Tabla 1. Iconos de los Componentes encontrados

Ventana estándar(estados: edición, relación)  Proceso

Formulario Tarea

Informe Flujo de trabajo

Selector de Información

10 www.openbravo.com/docs/openbravo-manual-de-Usuario-v1.1.pdf 

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Por ejemplo el botón proceso cambia el estado de los documentos ejecutado el“proceso” que se defina. En la aplicación hay varios tipos de documentos, entre ellos

pedido, albarán (o nota de remisión que es el documento mercantil que acredita laentrega de un pedido) y factura que tienen un ciclo de vida definido.Estos ciclos de vida se refieren a los estados que presentan tales documentos:

• Borrador: Documento sin terminar en la aplicación, falta darle el visto bueno.• En curso (Procesar): Se ha introducido completamente y se está a la espera de

sus albaranes o facturas correspondientes; realizado ya la reserva de los productos en elalmacén.

• Completado: Un documento alcanza este estado cuando se han realizado todaslas operaciones relacionadas con el documento. (Definición de albaranes de un pedido).

• Anulado: Los documentos no se pueden borrar, por lo tanto, cuando se deseaeliminar, se anula.

• Cerrado: Es un paso más allá que completado, y no se puede reactivar eldocumento para hacer modificaciones.

ii. SELECTORES (facilitan introducción de datos).

Productos

Proyectos

Cuentas

Huecos

Atributos

Terceros

Pedidos

Facturas

Activos

Calendario

Calculadora

 

iii.  11BARRA DE HERRAMIENTAS

Como ya se ha mencionado Openbravo se presenta en un entorno web, que pese a seruna aplicación de software libre es amigable en su interacción con el usuario,encontrándose el diseño de ventanas y botones que facilitan el acceso a las diferentesaplicaciones.

11 Imágenes tomadas del manual de usuario de Openbravo, www.openbravo.es 

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-  Ocultar o mostrar el menú, con lo que se logra aumentar el área trabajo de laventana.

-  Crear un nuevo registro-  Guardar el registro actual e ir a la relación de los registros-  Guarda el registro y muestra el formulario para crear un nuevo registro-  Guardar el registro y mantiene la visualización del registro activo-  Guardar el registro y se mueve al siguiente registro-  Borrar el registro-  Refrescar los datos de la ventana-  Refrescar la ventana (volver al estado inicial correspondiente antes de editarla)

-  Mostrar los documentos anexos al registro activo

-  Mostrar la ventana de filtro de los registros-  Mostrar la ventana de selección de orden de los registros-  Ir al primer registro-  Ir al registro anterior

-  Ir al siguiente registro-  Ir al último registro-  Mostrar la ventana de ayuda del formulario-  Mostrar información acerca de la versión del producto

Existen además otros iconos que no están presentes en el inicio básico, a menos que seanseleccionados manualmente:

Imprimir el documento

Mostrar los registros en modo relación

Editar un registro concreto

iv.  BARRA DE PESTAÑAS

De manera similar al ordenamiento que presenta la última versión de office (2007),Openbravo tiene una organización a manera de pestañas que permite agrupar de maneraordenada y entendible la información manejada.

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Ilustración 7. Barra de herramientas de Word 2007 ordenada en forma de pestañas

Ilustración 8. Barra de pestañas de Openbravo

Como es evidente, este orden permite observar la relación entre las pestañas (en este caso

se aprecia que todas son hijas de Producto y hermanas entre sí). Además en la barra del título de lapestaña se encuentra el botón de referencias, que muestra las ventanas que tienenregistros que hacen referencia al registro actual; permitiendo la navegación entre pestañas.Eligiendo una, se muestran los detalles de los registros de la ventana seleccionada.

v.  VENTANA DE IDENTIFICACIÓN

Ilustración 9. Demostración del login en Openbravo

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Para iniciar el trabajo en Openbravo debe contarse con una identificación12 que seintroduce en la ventana de identificación, en la cual además se selecciona el lenguaje de

trabajo.Luego de la debida identificación, se selecciona una opción del login.

Rol: El papel de un usuario en la aplicación, generador de permisos y puedeasignarse a más de un usuario.

Entidad: Referido a una opción multi-empresas; que significa que se puede trabajarcon varias entidades que pueden ser totalmente independientes entre sí, opción que es lamás apropiada para el trabajo que se desearía lograr en la facultad de ciencias económicasde la Universidad Nacional.

Organización: Unidad de negocio. Cada entidad puede tener más de una; estaspueden ser departamentos, divisiones, etc. La gestión de cada organización en la aplicaciónes independiente aunque se puede compartir la información entre organizaciones.

Ilustración 10. Selección de tipo de login

 

12 Se han presentado diversos inconvenientes para arrancar correctamente Openbravo, razón por lacual no se cuenta aún con identificación propia.

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vi.  MENÚ

La aplicación organiza las diferentes componentes de acceso en carpetas en forma deárbol y los respectivos accesos son función de los permisos que tenga la sesióncorrespondiente.

Ilustración 11. Menú de aplicaciones

vii.  VENTANA

Como última muestra de los conceptos básicos en la interfaz del usuario se muestra elmanejo que se puede dar tras la configuración de los modos en ventana.

En primer lugar, en el modo relación se pueden observar los registros de la solapa de

manera global viendo las características básicas que se hayan definido en la configuraciónde la ventana.

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Ilustración 12. Ventana en el modo relación

Además esta ventana puede configurarse de manera que al considerarse de gran volumen

de la posibilidad de filtrar los datos (como en el manejo que puede hacer Excel o Access) 

Ilustración 13. Ventana de filtro

En la ventana se puede realizar todas las operaciones de edición del registro; antes derealizar otra operación o realizar cambios en otra pestaña, es necesario guardar elregistro de forma explícita con uno de los botones de guardar.

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Openbravo maneja unos elementos comunes como: contabilidad, traducción, entidad yorganización, así como nombre, nivel de agrupación, moneda, descripción y activo. Que

básicamente aparecen de manera repetitiva en la aplicación. Estos elementos incluyentanto solapas y campos de ventanas como procesos que se ejecuten mientras se trabajacon la aplicación.

viii.  Diccionario de la aplicación

Allí se definen los meta-datos, donde se dan de alta los informes, procesos y formulariosque se usen en la aplicación, para poder acceder a ellos mediante el menú o botones enventanas. También se definen todas las ventanas que se construyen automáticamente alcompilar la aplicación, para ello se registran las tablas y columnas correspondientes de labase de datos y se define el diseño de la ventana. 

•  Tablas

La definición de una tabla incluye la definición de los parámetros de la tabla y de lascolumnas que pertenecen a dicha tabla. Es necesario dar de alta la tabla en la aplicaciónpara poder acceder posteriormente a ella desde una ventana. Los datos más significativosson el nombre que va a tomar la tabla en la aplicación, el nombre que tiene la tabla en labase de datos, acceso de datos, ventana y tipo de entidad. La creación de tablas debehacerse primero desde la base de datos.

Y las columnas determinan el diseño del campo en la solapa.

Ilustración 14. Tablas en el diccionario de la aplicación.

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•  Ventanas, solapas y campos 

Se permite definir la presentación de cada una de estas aplicaciones desde “ventana”, ycrear una nueva ventana además de encontrarse creada desde la base de datos, debehaberse dado de alta en Diccionario de aplicación/Tablas y columnas. 

En la solapa permiso se definen los permisos de acceso a esta ventana, se pueden dardiferentes permisos de acceso a los diferentes roles de la aplicación, de manera que sepuede definir diferentes configuraciones de acceso para cada rol. Luego desde solapa se define las distintas solapas que contiene una determinada ventanade la aplicación; dentro de una ventana, las solapas pueden ser independientes entre si obien subordinadas a otras, pueden ocultarse, copiarse, modificar, etc; por ejemplomediante la solapa Campo se definen los distintos campos que contiene una determinadasolapa que se correspondan con columnas en la tabla asociada a la solapa y a través de lasolapa Secuencia del Campo se establece la secuencia de los campos en la ventanaseleccionada.

Ilustración 15. Ventanas, permisos, solapas

•  Elemento

Muestra los elementos existentes, su traducción y una relación de columnas en las que seutiliza; de forma que se posibilita un mantenimiento de la ayuda y la traducción de loscampos de la aplicación. Luego en Usado en columnas se obtiene una relación de ventanas ysolapas en las que se utiliza un elemento concreto.13 

Ilustración 16. Elemento 

•  Agrupación campos

Permite definir sub-secciones dentro de la solapa para tener toda la información de formamás ordenada, sólo para el administrador del sistema. 

13 www.openbravo.com/docs/openbravo-manual-de-Usuario-v1.1.pdf 

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Ilustración 17. Grupos 

•  Referencia

Define cada uno de los tipos de campo y sus parámetros. Las referencias pueden ser detipo: datos, validación por lista, validación por tabla, validación por selector.

En la configuración de una columna, se especifica el tipo de dato que va a contener y tipode campo que va a aparece en la ventana; para ello se selecciona una referencia de tipo dedato, si se selecciona las referencias tabla, lista o selector, se selecciona también lacorrespondiente referencia de tipo validación.En la solapa Lista valores se definen los valores posibles que puede tomar una referenciade tipo lista; este tipo de referencia se usa cuando hay un conjunto de posibilidades únicoque se varía poco, esta lista sólo la puede modificar el System Administrator, un ejemploson los días de la semana. Y en la solapa Tabla referenciada se indica la tabla y la columnacon la que se relaciona la referencia de tipo Table finalmente en la solapa “Validación porselector” se define la tabla y columna referenciada y en la “columnas de validación porselector” otras columnas que el selector necesite. Las ventanas emergentes se construyenmanualmente.14 

Ilustración 18. Referencia

•  Callout

Se dan de alta todos los “disparadores”, que se utilicen en la aplicación y que previamentese han desarrollado manualmente, estos disparadores o callout se lanzan al modificar lacolumna a la que se aplican y que sirven para modificar el valor de otros campos de laventana. 15 

Ilustración 19. Callout

14 Ibid

15 Idem Ibid

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•  Reglas de validación

Se puede definir todas las reglas de validación existentes en la aplicación para lacorrecta introducción y mantenimiento de los datos, comprobar por ejemplo queuna columna pertenece a una tabla que ya existe; evitando así la introducción decolumnas referidas a tablas que no existen. 

Ilustración 20. Validación 

•  Inputs auxiliares

Es un campo auxiliar asociado a una solapa para poder acceder a datos no definidos enesta, que no sean variables de sesión. Se usa de forma análoga a los campos de la solapa,pudiendo definir valores por defecto de otros campos, lógicas de mostrado, etc.Para la configuración de un Input Auxiliar se debe elegir la pestaña sobre la que actuará,dar un nombre y establecer un código de validación que establezca su valor en cadamomento.

Ilustración 21. Inputs auxiliares

•  Formularios

Los formularios se dan de alta en la aplicación una vez han sido generados manualmente eintroducidos en la correspondiente carpeta. 

Ilustración 22. Formularios

•  Informes y procesos

En esta ventana se dan de alta todos los informes y procesos a los que se quiere accederdirectamente desde la aplicación. Si un informe o proceso necesita parámetros de entradase definen en la solapa de parámetros. Un informe es, por ejemplo ventas, inventario, facturación, mientras que un ejemplo deprocesos es: Copia de una ventana existente, creación de una factura a partir de unalbarán, etc. 

Ilustración 23. Informes y procesos

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•  Mensaje

Mediante esta ventana se definen los distintos mensajes y tipos de mensajes generados por

la aplicación, por ejemplo, si un usuario intenta acceder a una ventana sin permisos, laaplicación muestra un mensaje.

Ilustración 24. Mensaje 

•  Texto interfaces

En esta ventana se gestiona las traducciones de las ventanas manuales y de losdocumentos generados, se indica además el texto que se va a traducir y el nombre delfichero donde se encuentra; si el nombre del fichero está vació la traducción se aplicará atodos los archivos donde aparezca el texto y los que no tengan traducción especifica. 

Ilustración 25. Texto interfaces

7.1.2. Módulos De Openbravo:

Los diferentes Módulos que integranOpenbravo permiten gestionar cadauno de los departamentos dentro deuna empresa, integrarlos y llevar uncontrol globalizado de la compañía.

Al configurar el rol de usuario cadausuario cuenta con diferentes permisosdependiendo de las necesidades de la

empresa y de la necesidad de protegerla información.

El sistema de Gestión Openbravoagrupa en grandes áreas cada uno delos componentes de la empresa, lo quepermite llevar un control más estricto yaunque el programa presenta diferentesmódulos y submódulos siempre essencillo llegar al destino necesario.

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El total de los módulos no se encuentra disponible en español, es preferible que eladministrador trabaje el ERP en ingles para que tenga acceso a todo el sistema, mientras

que los usuarios pueden trabajar en el idioma que les permita mejorar su desempeñosujeto a disponibilidad de esas aplicaciones en el idioma deseado.

GESTIÓN DE DATOS MAESTROS:

Dentro de los datos maestros de un negocio se consideran, producto, clientes,proveedores, etc. Es un factor fundamental dentro de la compañía, mantener unaadecuada codificación, evitar duplicación de la información, integrar la informaciónrelevante para cada uno de las áreas de la empresa es sin duda un aspecto de granimportancia para el correcto funcionamiento de la empresa. Openbravo permite unaadecuada integración de dichos aspectos determinantes para la empresa

Productos y componentes:

Ilustración 26 Ficha del Producto

Se crea el nuevo producto, parametrizando una llame de identificación, el nombre y lacategoría del mismo, realizado esto es posible entrar a definir otras características delmismo.

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Ilustración 27 Características del Producto

En esta ventana configuramos ya de una manera detallada las características del productode la empresa, se crean y eliminan nuevos productos etc. Se define unidad de medida,componentes, proveedores del mismo, esquema de tarifación, precios, componentes delprecio, formas de transporte entre otros rasgos importantes.

Terceros:

Ilustración 28 Ficha Terceros

En la ficha de terceros se crea el tipo de tercero que de alguna manera tiene vinculacióncon la empresa, es decir clientes, empleados, proveedores. Luego en la ventana deconfiguración se definen aspectos mas profundos de la relación que se tiene con cada unode ellos.

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Ilustración 29 Características de Terceros

GESTION DE COMPRAS:

El manejo que se le de al aprovisionamiento dentro de una compañía garantiza laestabilidad y homogeneidad de los procesos

Al basarse en los datos del modulo descrito anteriormente se evitan errores humanos deingresarlos mal, o el simple hecho de insertar la misma información repetidamente.Debido a que los datos se actualizan en tiempo real, permite hacerle un seguimientopropicio al estado de los pedidos, contando siempre con datos fiables y actualizados.

Es posible controlar datos como el pedido de compra, aplicación de tarifas, precios,descuentos, corrección de pedidos y su corrección si se da el caso. El proceso defacturación de compras también es controlado directamente desde este modulo,igualmente se puede llevar una evaluación continua del proveedor, identificar susfortalezas, dificultades tenidas entre otros procesos.

GESTION DE ALMACENES:

Este modulo permite mantener control sobre las existencias de mercancía, también sepuede vigilar su correcta valoración. Es posible definir la estructura de los almacenes deuna forma personalizada hasta el mas mínimo nivel, facilitando conocer la localización delStock, adicionalmente al poder utilizar números de serie asegura cumplir los requisitosexigidos de una manera estándar.

Entre otras características se puede controlar: los movimientos entre almacenes, suubicación y características, atributos del producto por almacén, impresión de etiquetas,Stock por producto, gestión automática de salidas de stock, inventario físico, informe demovimientos y seguimiento del mismo.

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GESTION DE PROYECTOS:

Permite la orientación de la empresa cuya actividad se basa en la entrega y realización deproyectos, Openbravo permite de una manera integrada con las demás aplicacionesgestionar y controlar el desarrollo de un proyecto. Controla el presupuesto, las fases y lascompras asociadas a cada uno de los proyectos individualmente.

• Tipos de proyectos. Fases• Proyectos de servicio. Gastos asociados a un proyecto• Proyectos de pedidos. Generación de pedidos a partir de plantillas• Proyectos de obra civil. Factura a origen (por proyecto)• Tarifas por proyecto• Informe de presupuestos. Seguimiento de acciones sobre presupuestos

• Generación de pedidos de compra• Informes de proyectos

GESTION DE SERVICIOS:

De igual manera brinda un soporte grande a las empresas dedicadas a la prestación deservicios, su funcionalidad permite definir los servicios y recursos, llevar un control detodas las actividades facturables y las que no fueron realizadas, igualmente permitemonitorear los gastos detallados en los que se incurrió.

• Recursos• Registro de servicios

• Gastos internos• Gastos facturables• Facturación de servicios• Niveles de servicio

• Formación

GESTION DE PRODUCCIÓN:

Las funciones de gestión de planta y producción son laxas y permiten ajustarse a cadaestructura empresarial, así como personalizar los datos relevantes para cada una de ellas,como hojas de rutas y listas de materiales. En la actualidad esta función se orienta a cubrir

las necesidades habituales de los entornos de producción. La creación de órdenes defabricación, notificaciones de tiempo y consumo entre otras.

• Secciones• GFH's (Grupos Funcionales Homogéneos) o Centros de Coste• Máquinas• Planes de producción con múltiples productos de entrada y múltiples productos desalida• Ordenes de fabricación• Edición de las secuencias y de los productos de cada orden fase

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• Partes de trabajo prerellenados con los datos del plan de producción de la secuencia• Incidencias de trabajo

• Tipos de utillajes y gestión de cada utillaje individual.• Partes de mantenimiento y asistencia

GESTION COMERCIAL:

Openbravo se diseñó para permitir la máxima agilidad y flexibilidad en la ejecución deprocesos determinantes en cualquier proceso comercial. Es posible realizarencadenamiento de documentos (facturas, pedidos, etc…) en cualquier orden que laempresa realice, también se puede prescindir de ellos cuando sea necesario. Todo ello sinsacrificar nunca la coherencia, la completitud y disponibilidad de los datos. Esta integradocon un sistema de captura de pedidos en PDA, lo que extiende la potencia de la soluciónmas allá de los limites físicos de la empresa.

Zona de ventasPedido de ventas, aplicación de tarifas, tipo de venta, descuentos etc,Tipos de documentos de pedidoIntegración del sistema de captura de pedidos PDAImpresión masiva de documentos

Son algunas de las características de este modulo.

GESTION ECONOMICO FINANCIERA:

Este modulo fue diseñado con el objetivo de minimizar la introducción manual de datospor parte del os usuarios, evitando así tareas pesadas y repetitivas, permitiendo enfocarseen otras con mayor valor agregado. Este incremento se debe a que el área financierageneralmente funciona como un recolector y procesador de datos de diferentes fuentes,pero a estar estas integradas permite hacerlo de una forma más rápida y eficiente.

Contabilidad en General:

• Planes por defecto• Definición de planes contables• Ejercicios contables y gestión interanual• Categorías de impuestos

• Rangos de impuestos• Enlace contable. Navegación directa de asientos contables a documentos y viceversa• Asientos manuales• Diario de asientos• Balance de sumas y saldos• Libro mayor• Cuenta de resultados• Balance de situación

• Cuadros del plan general contable

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Cuentas por pagar y por cobrar:

• Generación de efectos

• Edición de cajas• Diario de cajas• Extractos Bancarios

Activos fijos: definición de elementos, precio y valoración contable

BUSINESSINTELLIGENCE:

El componente BI de Openbravo le ayuda a realizar un continuo seguimiento del negocio,le proporciona información que le ayude a tomar decisiones, los cuadros de mandopredefinidos le permite monitorear diferentes indicadores clave del desarrollo de la

empresa.• Integrado con el sistema de gestión• Informes definibles por el usuario• Dimensiones preestablecidas (tercero, grupo de terceros, producto, categoría deproducto, proyecto, campaña, etc.) y dimensiones definidas por el usuario

• Cuadros de mando predefinidos

7.1.3. Reglas del sistema

Planificador de procesos:

El esta ventana se puede programas procesos a ejecutar posteriormente de una maneraautomática, se puede indicar la fecha específica o algún día d e la semana para suejecución.

Idioma:

Openbravo se instala por defecto en ingles pero es posible utilizar la mayoría defuncionalidades también en español, al parametrizar a los usuarios es posible elegir elidioma para cada uno de ellos.

Moneda:También es posible y muy importante definir el tipo de moneda, definir divisas como partefuncional e informativa del sistema.

País, provincia y Ciudad:

Permite definir características de ciudades con las que la empresa tiene vínculos con elobjetivo de usarlas mas adelante.

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7.1.4. Reglas de la Entidad

Crear Entidad:

Llenando un formulario, se crea una entidad, este proceso además de crear la entidadhace también una inicialización de la aplicación con usuarios y roles diferentes.

Entidad:

Openbravo es una aplicación multiempresa, la entidad constituye cada una de las empresasgestionadas por el aplicativo, la gestión de cada una de esas entidades es independiente delas demás. Y dentro de cada entidad pueden haber una o mas organizaciones.

Usuario:

Esta opción permite crear y editar perfiles de usuario, dependiendo de los roles que cadausuario tenga puede acceder a diferente información, igualmente se pueden editar loscontactos definidos en las relaciones con terceros. Para que el usuario pueda hacer uso dela aplicación tiene que tener definido un nombre de usuario y una contraseña.

Rol:

Permite definir los permisos de cada uno de los usuario, al momento de crear la entidadse crean dos roles, administrador y usuario, pero es posible añadir roles adicionales paracontrolar el acceso a diferentes datos.

Seguridad:

Esta opción muestra la relación de las sesiones registradas en la entidad.

7.1.5. Reglas de la organización

Como se mencionó anteriormente una entidad puede estar formada por variasorganizaciones, cada una de las divisiones de una entidad determinadas directamente porel administrador del sistema. La empresa se puede organizar a modo de árbol de talmanera que cada organización puede controlar sus subalternas, teniendo acceso a sus

datos pero no de una forma inversa acceso a la información de sus superiores.Banco-Sucursal

En esta pestaña se definen los bancos, cuentas propias y de terceros asociadas al aorganización.

Caja:

En esta ventana se parametriza el acceso a las cajas definidas en una divisa específica.

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7.1.6. Datos

Común:

Mediante la opción preferencias se establecen valores por defecto para cualquieraplicación, las preferencias pueden ser establecidas a nivel de entidad, organización ousuario.

En la ventana de mensaje de error muestra todos los mensajes de error definidos en elsistema, lo cual es de gran ayuda para el administrador del mismo.

Las variables de Sesión las usa el administrador del sistema e indican los datos deconfiguración del mismo.

Importar Datos:

• Definir diferentes formatos que se utilizan en las importaciones. Los formatos se definencon parámetros particulares y por los campos que forman la plantilla de importación.• Importar ficheros de carga, indicando el formato de importación, en la tabla temporalcorrespondiente a los datos que se desean importar.• Importar ficheros EDI (Electronic Data Interchange)• Importar terceros, productos, cuentas, líneas de informes, inventarios, pedidos, facturas,libros mayores de asientos, presupuestos. En estas ventanas se encuentran los datosimportados con los ficheros de carga. De aquí, mediante el botón Importar, se introducenen la aplicación.

8. CONCLUSIONES

•  Openbravo es una herramienta funcional, muy completa y con grandesproyecciones para la administración de información en las PYMES, sumadoa esto es software libre lo que permite ser asequible a un bajo costo lo quebeneficiaria ampliamente en el pago de licencias a estas empresas.

•  Durante el proceso de investigación nos encontramos con algunas

dificultades que nos llevaron a buscar soluciones alternativas y queculminaron con éxito, obteniendo un software funcional y disponible parasu utilización.

•  El capital mas importante que debe poseer una empresa para implementareste tipo de soluciones se genera mediante capacitaciones adecuadas,generando capital humano, no es necesario grandes requerimientostécnicos para la implementación. Basta con una red correctamenteestructurada y la disponibilidad de un servidor en excelentes condiciones.

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•  Openbravo es un software funcional y de gran proyección en el mercadoColombiano, la Universidad Nacional como pionera en investigación debe

incentivar este tipo de proyectos que general valor agregado a losegresados de este claustro.

•  Finalmente recomendamos continuar con la investigación y poder generarincluso un curso libre del mismo, que permita ampliar el conocimiento

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9. BIBLIOGRAFIA

•  Pagina Oficial del proyecto Openbravo. www.openbravo.com 

•  Manual de Usuario Openbravo 1.1

•  Democenter Openbravo

•  Wikipedia, la enciclopedia libre. www.wikipedia.com