Openbiblio Manual Basico

Openbiblio - Guía rápida (versión julio/06)

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Openbiblio Guía rápida

Introducción. El sistema OpenBiblio para gestión de bibliotecas forma parte de una de las acciones asociadas a las actividades de la Biblioteca Central del Consejo de Educación Secundaria. Este manual de uso básico introduce a los primeros elementos de trabajo en el sistema, presentando lo necesario para comenzar un proceso de incorporación gradual del inventario al sistema y el registro de usuarios. La recomendación para el alta bibliográfica es contar con el catálogo en formato CD de la Biblioteca Central del CES. Elementos para profundizar en el futuro estarán disponibles en la edición ampliada del manual de uso del sistema. Consulte eventualmente en la página de Biblioteca Central del CES en www.anep.edu.uy/ces/ o por vía telefónica en los números de contacto.

Montevideo, julio 2006

CONTACTO ANEP

Consejo de Educación Secundaria Biblioteca Central

Eduardo Acevedo 1427 Montevideo 11.200 408 42 73 – 408 30 51 - 409 17 20 Tel/fax: 408 12 52

[email protected]


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Iniciando Openbiblio. Abra y escriba en la barra de direcciones la siguiente dirección, sin espacios e incluyendo las barras…

http://127.0.0.1/openbiblio/home/index.php

Al instante se abrirá la página de inicio del Sistema OpenBiblio, que presenta el siguiente aspecto.

Consejo. Para no tener que escribir la dirección al inicio de cada jornada, agréguelo como vínculo favorito en el menú Favoritos que aparece en la parte superior del navegador Internet Explorer. Para comenzar a operar en el sistema, debe identificarse. Para ello tiene que pulsar un botón LOGIN que aparece a la izquierda de la pantalla. El usuario que ingresa al sistema y que posee control sobre las operaciones del sistema se denomina ADMINISTRADOR. El usuario que identifica al administrador es admin y la contraseña o password es admin


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Nota; cuando introduzca la contraseña en la pantalla se muestran asteriscos o puntos en lugar de los caracteres que conforman la clave. Es lo usual para no revelar la clave por la pantalla a extraños. Una vez ingresado usuario ( admin. ) y password ( admin. ) se pulsa el botón Entrar

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Una vez identificado como administrador puede ingresar a las cuatro áreas que conforman el sistema. Las áreas se identifican como solapas en la zona superior de la página.

? Circulación o Nuevos usuarios o Devoluciones de libros o Datos de Usuarios y préstamos

? Catalogación o Nueva bibliografía y alta de ejemplares

? Admin o Administración del Staff o Configuración o Tipos de materiales o Colecciones o Apariencias del sitio

? Reportes o Listas de reportes

A modo de ejemplo, haga CLICK en la solapa superior de Circulación y observe como aparecen a la izquierda de la pantalla las operaciones relacionadas con esta área. Lo mismo sucederá con Catalogación, Admin y Reportes. Las operaciones de trabajo se muestran siempre a la izquierda.


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Administración Puede ser este un buen momento para cambiar el nombre de la biblioteca que se muestra en la parte superior de la pantalla. (Observe donde dice Your Library Name…) Pulse la solapa superior ADMIN y a la izquierda busque Configuración. Se muestra una pantalla como la siguiente.

Observe que permite editar la configuración de la biblioteca. En este caso en el primer elemento Nombre de Biblioteca está la frase Your Library Name . Haga clic en la caja de texto y edite esta frase para que se muestre el nombre de su liceo. En este caso el ejemplo es Liceo Departamental No. 1

De igual manera puede cambiar el teléfono y horario de atención de la biblioteca. Nótese que uno de los ítems es Idioma(locale). Para nuestro caso estamos trabajando con el sistema en


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español. En caso que las pantallas no se muestren en español, aquí es donde usted puede españolizar el sitio, optando por idioma Español. Pulse el botón Actualizar para aplicar los cambios. Un mensaje señalará el éxito de la operación. (La data ha sido actualizada) Observe los cambios en las siguientes pantallas.

Usuarios Corresponde ensayar como dar de alta usuarios. Diríjase a la solapa superior Circulación y a la izquierda haga clic en Nuevo usuario. Aparece una ventana como la que se muestra a continuación con campos en blanco. Llenar como es habitual en estos casos. Se recomienda ingresar la cédula sin puntos y respetar el formato recomendado de la fecha de nacimiento (dd/mm/aaaa). En el campo Clasificación se define si es un adulto (docente, administrativo u otro) o juvenil (estudiante). Una vez registrados los datos del usuario, estos conforman “la ficha” del lector. Es esta “ficha” del lector se muestra sumario y detalles que afecten al usuario. Explore la información que contiene la ficha y la relación con otras áreas del sistema.


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Nótese el sumario de estadísticas de préstamos a la derecha de la pantalla y en “Recurso a prestar” la posibilidad de realizar un préstamo ingresando el número de inventario.

Al inicio del proceso de incorporación de la herramienta se debería realizar las de incorporación de la bibliografía e inventario al sistema. En tanto no se avance en esa tarea no es oportuno comenzar con préstamos o devoluciones. Este aspecto se tratará en el manual extenso que complementará esta introducción. NOTA: en ningún caso se desecha el uso de las fichas habituales como testimonio físico de las transacciones (ficha de lector y de inventario). La propuesta Openbiblio complementa al sistema, no lo reemplaza. ¿Y entonces porque se incorpora esta modalidad? Se incorpora pues agrega las posibilidades de catálogo para consulta del acervo bibliográfico, herramientas de trazabilidad de la gestión y la posibilidad de las emisiones de listados para diferentes propósitos. (Planillas para controles de inventarios físicos, morosos y/o autores populares, solo por mencionar algunos)


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Bibliografía y ejemplares Corresponde en este caso dar cuenta del proceso para dar de alta nueva bibliografía y nuevos ejemplares. Importante; como referencia de datos para este proceso es necesario tener el CD con el catálogo ISIS generado por Biblioteca Central de Secundaria. En la pantalla se muestran las pantallas y se describe el proceso para un caso de ejemplo. Para esta operación debe solicitar el CD con el catálogo de Biblioteca Central del CES. Es el disco compacto que se ha entregado en los módulos de capacitación. (Si no se dispone por no haber asistido a dichos módulos de actividades, recomendamos consultar telefónicamente) Una vez instalado el software de consulta a la base de datos ISIS, al iniciarlo se muestra una pantalla como la siguiente. Buscaremos un libro de física de Alvarenga. Se escribe Alvarenga en la caja de texto AUTOR PERSONAL y se pulsa el botón inferior BUSCAR

Al realizarse la búsqueda en la base de datos contenida en el CD se muestran los siguientes resultados…


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Una vez determinado que se trata del libro que queremos dar de alta en el sistema, retornamos al OpenBiblio a la pantalla que se describe a continuación. Pulsamos en la solapa superior CATALOGACION y a la izquierda en “Nueva Bibliografía”. Aparecerá este formulario en el área de trabajo. Los campos de datos a llenar son solo cuatro.

Utilice la funcionalidad del sistema para Copiar y pegar los datos “tal cual” aparecen en el catálogo del CD… Observe la tabla correlativa En Openbiblio En catálogo de Biblioteca Central Title / Titulo Titulo Call number (tres cajas, se usa la 1era) Ubicación fìsica sin la letra inicial (T u otras) Personal name Autor personal “Topical term or …” (se usa solo la primer caja)

Descriptores (se seleccionan todos y se copian y se pegan todos juntos en la primer caja)


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Nota; la caja de texto “Topical term or…” solo muestra un tramo de los datos que contiene. No debemos preocuparnos pues el texto ingresa completo. Haga clic en la casa y muevase con las flechas de dirección para verificarlo. Una vez que haya completado los datos para identificar la bibliografía (recordamos cuales son; título, autor, call number y topical. ver tabla anterior) descendemos hasta el final de la página con la barra lateral de desplazamiento y pulsamos el botón ENVIAR . Se muestra en la pantalla la siguiente información

Para comenzar a agregar ejemplares, solo debemos hacer clic en Agregar nuevo ejemplar . Aparece entonces la siguiente ventana de solicitud de datos. En este caso Barcode Number es el número de inventario del ejemplar que estamos dando de alta. Recordar las consideraciones respecto a la asignación de números de inventario señaladas en los módulos de actualización. En caso de dudas se recomienda la consulta telefónica con Biblioteca Central del CES. Resumiendo; se da de alta el dato del volumen bibliográfico y luego se dan de alta los ejemplares. Si al tiempo llegan nuevos libros de “Física general; con experimentos sencillos” no será necesario dar de alta nuevamente la información bibliográfica. Simplemente se buscará la información bibliográfica y se incorporarán los nuevos ejemplares con el número de inventario que le corresponda a cada uno. Es importante recordar que antes de dar de alta información bibliográfica, tenemos que verificar que no haya información previa ingresada. Para ello podemos ir a la solapa CATALOGACION y buscar bibliografía por título o por autor.

Nota; es importante contar con el catálogo en CD generado en Biblioteca Central del CES, ya que contiene el resultado de los procesos técnicos de catalogación. Esto posibilita que el funcionario de biblioteca liceal trabaje con la certeza de la asignación de datos correctos para cada caso.


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Apéndice- Respuestas a preguntas frecuentes Como consultar catálogo ISIS del CES Para iniciar el catálogo de Biblioteca Central del CES , luego de instalado, se siguen los siguientes pasos. Inicio => Programas => CDROM_auxi => Interrogation du cederom_auxi Se abre la siguiente pantalla. No preocuparse y busque la frase Cliquez ici pour tester l'interrogation de la base de données (haga clic en ella)

Una vez que haga clic en la frase indicada con la flecha aparecerá la ventana de consulta al catálogo. Sientase libre de explorar el catálogo hasta sentirse confiado con las posibilidades que brinda.


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Direcciones de inicio del sistema OpenBiblio En caso de dificultades pruebe con algunas de las direcciones siguientes

? http://127.0.0.1/openbiblio/home/index.php ? http://127.0.0.1/openbiblio/ ? http://localhost/openbiblio/ ? http://localhost/openbiblio/home/index.php

Nótese que en la dirección 2 y 3 se incluye la barra al final. / En caso de requerir información adicional sobre los procesos, la recomendación es consultar el material proporcionados en oportunidad de los módulos de capacitación o consultar por vía telefónica a Biblioteca Central de CES. Áreas de la ventana de trabajo

1-Solapas de acceso a las áreas del sistema 2-Herramientas disponibles en el área del sistema activa. En el ejemplo, las herramientas disponibles para el área ADMIN 3-Superficie de trabajo. Allí aparecerán los formularios, listados y fichas relacionadas con altas, bajas o modificaciones de datos.


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¿Ya no usamos más las fichas de cartón y el registro en las fórmulas de inventario? En ningún caso se desecha el uso de las fichas habituales como testimonio físico de las transacciones (ficha de lector y de inventario). Tampoco se desecha el uso del registro del inventario en la fórmula habitual. La propuesta Openbiblio complementa al sistema, no lo reemplaza. ¿Y entonces porque se incorpora esta modalidad? Se incorpora pues agrega las posibilidades de catálogo para consulta del acervo bibliográfico, herramientas de trazabilidad de la gestión y la posibilidad de las emisiones de listados para diferentes propósitos. (Planillas para controles de inventarios físicos, morosos y/o autores populares, solo por mencionar algunos) ¿Hay posibilidad de acceder al catálogo de Biblioteca Central del CES por una vía diferente al CD? Si. Está disponible a la fecha (julio 2006) en el sitio web de ANEP/CECS en la dirección http://www.anep.edu.uy/ces/BibliotecaCes/Textos/form.htm Se recomienda su uso en caso de dificultad al iniciar al CD y en caso de poseer conectividad en la terminal de trabajo. La consulta por vía telefónica no resulta conveniente ya que la jornada de trabajo extensa no recomienda el uso de internet por teléfono discado. Siempre es preferible el catálogo en Cd más actualizaado. Dudas o consultas adicionales No dude en comunicarlas a Biblioteca Central del CES para incluirlas en las posteriores actualizaciones de esta y otras guías.

Documents

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