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Ing Tiznado A Marco A. Manipulación de Tablas en Excel Ordenar Autofiltros Filtros Subtotales

Ordenar, Filtrar y Subtotales

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TODO DE EXCEL

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  • Ing Tiznado A Marco A.

    Manipulacin de Tablas en Excel

    Ordenar

    Autofiltros

    Filtros

    Subtotales

  • Ing Tiznado A Marco A.

    ORDENAR DATOS

    Excel 2013 proporciona diversas opciones de ordenacin, como Orden

    ascendente y Orden descendente.

    Opciones de ordenacin de Excel 2013

    Al ordenar los datos de una hoja de clculo, reorganiza las

    filas en funcin del contenido de las celdas de una columna

    determinada. Puede ordenar los datos por texto, nmero, y

    fecha y hora de una o ms columnas. Tambin puede ordenar

    por una lista personalizada o por formatos como color de la

    celda, color de la fuente o conjunto de iconos. La mayora de

    las operaciones de ordenacin son ordenaciones de columna,

    pero tambin puede ordenar los datos por filas. Excel 2010

    ofrece las siguientes opciones de ordenacin, que puede

    utilizar para ordenar los datos:

    Orden ascendente. Puede usar la opcin Orden ascendente

    para ordenar las filas de una hoja de clculo en orden

    ascendente.

    Los nmeros se ordenan del nmero negativo ms bajo al

    nmero positivo ms alto.

    Las fechas se ordenan de la fecha ms antigua a la fecha

    ms reciente.

    El texto alfanumrico se ordena de izquierda a derecha,

    carcter por carcter.

    En los valores lgicos, FALSO se coloca antes que

    VERDADERO.

    Las celdas en blanco se ponen siempre en ltimo lugar.

    Orden descendente. Puede usar la opcin Orden descendente

    para ordenar las filas de una hoja de clculo en orden

    descendente. Los nmeros se ordenan del nmero positivo ms

    alto al nmero negativo ms bajo. Las fechas se ordenan de la

    fecha ms reciente a la fecha ms antigua. El texto

  • Ing Tiznado A Marco A.

    alfanumrico se ordena de derecha a izquierda, carcter por

    carcter. En los valores lgicos, VERDADERO se coloca antes

    que FALSO. Las celdas en blanco se ponen siempre en ltimo

    lugar.

    Nota: Con los botones Orden ascendente y Orden descendente

    se ordenan las filas de una hoja de clculo en funcin del

    contenido de una columna. No puede utilizar estas opciones

    para ordenar los datos por dos o ms columnas.

    Opciones de ordenacin de Excel 2013

    Excel 2010 ofrece adems las siguientes opciones de ordenacin, que

    puede utilizar para ordenar los datos:

    Cuadro de dilogo Ordenar. Puede usar el cuadro de dilogo Ordenar

    para ordenar las filas de una hoja de clculo por el contenido de ms de

    una columna. En el cuadro de dilogo Ordenar, puede especificar los

    criterios de ordenacin y, a continuacin, seleccionar el orden ascendente

    o descendente. En este cuadro de dilogo tambin puede agregar, mover,

    copiar y eliminar niveles de ordenacin.

    Lista Personalizada. Puede usar una lista personalizada para ordenar las

    filas en un orden definido por el usuario. Excel 2010 proporciona una

    opcin de listas personalizadas con las listas integradas de da de la

    semana y mes del ao. Adems, puede crear su propia lista

    personalizada.

    Ejemplo: Ordenando los datos por carrera y por nombre ascendentemente

    1. Seleccionamos la tabla, luego ejecutamos el comando ORDENAR de la

    ficha DATOS.

  • Ing Tiznado A Marco A.

    2. En el cuadro especificamos el campo por ordenar agregando un nivel para el segundo campo de ALUMNO, no olvidando el criterio de ordenacin.

    El resultado es el siguiente:

  • Ing Tiznado A Marco A.

    FILTRAR DATOS

    Para tomar las decisiones empresariales adecuadas,

    a veces tiene que administrar grandes cantidades de

    datos. A menudo, slo tiene que centrarse en una

    parte de los datos, que es importante para una

    decisin empresarial determinada. Puede utilizar los

    filtros de Excel 2013 para ver nicamente los datos

    en los debe centrarse. Excel 2013 proporciona varias

    herramientas eficaces y flexibles, como Autofiltro, Autofiltro personalizado

    y Autocalcular, que puede usar para filtrar los datos y realizar clculos con

    los datos filtrados.

    Identificar los filtros de Excel 2013

    Una hoja de clculo de Excel 2010 puede contener grandes cantidades de

    datos. Sin embargo, podra interesarle no trabajar con todos los datos de

    una hoja de clculo a la vez. Puede filtrar los datos de una hoja de clculo

    de Excel 2010 especificando ciertos criterios. Los datos filtrados muestran

    slo las filas que cumplen los criterios especificados.

  • Ing Tiznado A Marco A.

    Tipo de filtro

    Descripcin Grfico

    Autofiltro

    Puede utilizar la funcin Autofiltro de Excel 2013 para establecer un criterio y filtrar los datos de una hoja de clculo. Excel proporciona varias opciones de Autofiltro, por ejemplo 10 mejores y Por encima del promedio, que puede utilizar para filtrar los datos de la hoja de clculo. Por ejemplo, si desea ver el valor mximo de una columna de valores, puede crear un filtro 10 mejores para la columna seleccionando la opcin 10 mejores en Autofiltro.

    Para crear un filtro, haga clic en una celda para seleccionarla en el grupo de datos que desea filtrar. En la ficha Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, haga clic en Filtro. Excel 2013 muestra una flecha de filtro en el borde derecho de la celda superior de cada columna del rango seleccionado. La flecha indica que la funcin Autofiltro est activa.

    Si hace clic en la flecha de cualquier columna para la que ha creado un filtro, Excel 2013 muestra una lista de opciones de filtrado y ordenacin. Puede hacer clic para seleccionar cualquiera de las opciones de filtrado para filtrar los datos. Puede filtrar los datos de una lista en funcin de su valor o del color de las celdas. Por ejemplo, en una lista de datos, puede decidir ver slo las celdas de color rojo.

    Autofiltro personalizado

    Puede establecer ms de un criterio para el filtro y filtrar los valores de una lista de datos utilizando Filtro personalizado. Los valores de la lista de datos se filtran segn los criterios que define. Por ejemplo, puede definir

  • Ing Tiznado A Marco A.

    criterios para ver todos los registros de ventas entre 25000 y 30000 dlares.

    Si hace clic en Filtro personalizado, Excel 2013 muestra un cuadro de dilogo que le ayuda a definir los criterios para el filtro. Puede establecer dos criterios diferentes, separados por los operadores de comparacin Y u O. Para filtrar una columna o una seleccin de forma que los dos criterios sean verdaderos, puede utilizar el operador Y. El criterio "mayor que e igual a 25000" Y "menor que e igual a 30000" le dar todos los registros de ventas entre 25000 y 30000 dlares. Para filtrar una columna o una seleccin de forma que uno de los criterios sea verdadero, puede utilizar el operador O.

    FILTROS AVANZADOS

    En los filtros avanzados se utilizan criterios lgicos para filtrar las filas

    de una tabla, para ello se tiene que especificar en un conjunto de celdas

    los criterios de la siguiente manera, segn el caso del representar una

    Y o un O, veamos cmo se procede.

    Ejemplo: Mostrar las filas de la tabla aplicando un filtro de carrera.

  • Ing Tiznado A Marco A.

    Pasos para generar un filtro avanzado.

    1. De la tabla especificamos en una diferente celda el criterio de seleccin,

    tomando en cuenta el encabezado de una columna de la tabla a la cual

    pertenece el criterio de seleccin, luego escribimos en su parte inferior el

    valor buscado.

    CARRERA

    EDUCACIN

    2. Seleccionando el rango de celdas del criterio, luego seleccionamos

    FILTRO AVANZADO.

  • Ing Tiznado A Marco A.

    3. En la ventana de filtro avanzado, especificamos el rango de la lista, el rango de

    criterios y donde deseamos copiar las filas a filtrar.

    NOTA: Es importante tener en cuenta que en rango de criterio de seleccin debe escribirse

    el encabezado como tambin el valor de criterio tal como se encuentre en la tabla origen

    donde se desea obtener el conjunto de filas. Es decir, si se desea generar filtro en una tabla

    donde el valor o texto estuviera con tilde, el valor del criterio en el rango tambin tiene que

    estarlo, adems de tener mucho cuidado con los espacios en blanco que pudiera existir.

    1

    2

  • Ing Tiznado A Marco A.

    El resultado sera como la imagen que se muestra:

    Cmo generar un filtro para ms de un criterio?

    Cuando se trata de un operador lgico O, se debe establecer el rango de

    criterios de la siguiente manera.

  • Ing Tiznado A Marco A.

    El resultado sera:

  • Ing Tiznado A Marco A.

    Cuando se trata de un operador lgico Y, se debe establecer el rango de

    criterios de la siguiente manera.

    El resultado sera:

  • Ing Tiznado A Marco A.

    SUBTOTALES

    Subtotales en Excel te permite de forma automtica obtener de forma

    resumida una serie de datos de tu tabla.

    Los subtotales calculados pueden ser sumas, promedios, productos,

    mximos, mnimos, entre otros; permitiendo en forma rpida obtener

    clculos por agrupaciones.

    Teniendo en cuenta la tabla anterior, podemos generar un subtotal

    haciendo la suma de notas por carrera como ejemplo.

    Pasos:

    1. Seleccionamos la tabla por generar el resumen.

    2. Ordenamos la tabla segn la agrupacin que queremos plantear.

    (Esto es importante para obtener el resultado deseado de acuerdo

    a la agrupacin) .

    3. Hacer clic en la ficha DATOS, luego hacer clic en Subtotal.

  • Ing Tiznado A Marco A.

    Se presenta la siguiente ventana.

    Especificamos el campo por agrupar y la funcin a efectuar, aceptamos para

    que resulte lo siguiente:

  • Ing Tiznado A Marco A.

    Quitar subtotales

    Para quitar los Subtotales, vas a Datos, Subtotales, Quitar todos.