Ordenes de Venta Agraquest

ORDENES DE VENTA

Objetivos..2

Crédito de Ordenes de Venta..2

Lógica de Recolección de Asignaciones...2

Mantenimiento de Ordenes de Ventas..2

Ingreso de Ordenes de Venta Pendientes...2

Embarques de Ordenes de Ventas...2

Facturación...2

ORDENES DE VENTA QAD

OBJETIVOS

Registrar y monitorear la actividad de ventas

Capturar cotizaciones de ventas y cotizaciones recurrentes

Liberar cotizaciones de ventas y cotizaciones recurrentes a órdenes de ventas

Registrar y analizar cotizaciones perdidas

Dar órdenes de ventas para partes inventariables, y no inventariables.

Imprimir y reimprimir órdenes de ventas .

Revisar las órdenes de ventas abiertas y márgenes brutos.

Asignar inventario disponible a órdenes de venta.

Imprimir listas de empaque y etiquetas de embarque.

Embarcar órdenes de ventas y registrar órdenes pendientes.

Facturar y registrar facturas a cuentas por cobrar.

Imprimir y reimprimir facturas de ventas.

Revisar comisiones de vendedores, cotizaciones y análisis de desempeño.

Analizar el historial de ventas.

2 QAD Mexicana

QAD ORDENES DE VENTA

El sistema maneja todas las etapas de la función de ventas, desde la cotización y orden de venta hasta el embarque y facturación.

Algunas etapas del ciclo son opcionales. Las órdenes de venta se pueden capturar directamente o liberarse a través de una cotización.

No es necesario imprimir las cotizaciones y órdenes de venta ni los documentos de recolección, sin embargo son documentos de referencia muy útiles.

ARCHIVO DE CONTROL DE COTIZACIONES DE VENTAS (6.24)

QAD Mexicana 3

CICLO DE VIDA DE COTIZACIONES DE VENTAS

RegistroCotizaciones de

Venta

RegistroCotizaciones de

Venta

CopiaCotizaciones de

Venta

CopiaCotizaciones de

Venta

ImpresiónCotizaciones de

Venta

ImpresiónCotizaciones de

Venta

ActualizaciónCotizaciones de

Ventas paraLiberación


Ventas paraLiberación


Ventas paraCosteo


Ventas paraCosteo

Liberación deCotizaciones a

Ordenes deVentas

Liberación deCotizaciones a

Ordenes deVentas

Borrar/DepuraciónCotizaciones de

Ventas que Expiraron

Borrar/DepuraciónCotizaciones de

Ventas que Expiraron

Si haycitizaciones

de ventarecurrentes


El número de cotización lo asigna automáticamente el sistema, únicamente registre el número inicial y el sistema incrementará este número automáticamente.

Las cotizaciones se pueden capturar usando formatos de líneas sencilla o múltiple. Seleccione el método que generalmente usará.

Si desea que siempre se impriman las cotizaciones para revisión, indique Si en el campo Impr Cotizaciones.

La dirección de las compañía primero se debe definir usando la función MNTO DIRECCIONES DE COMPAÑIA (2.12). La dirección que se dé de alta es la que se imprimirá por omisión en la cotización.

La Descripción de "Libre a Bordo" será usada por omisión para todas las cotizaciones que se capturen.

Si lo desea puede imprimir comentarios en cualquier encabezado o partida de las cotizaciones de ventas, haciendo caso omiso de los parámetros del archivo de control. El parámetro del archivo de control solamente establece si desea poner comentarios o no.

La mayoría de las cotizaciones expiran después de un número fijo de días. Registre este número usando la función ARCH CONTROL COTIZ DE VENTAS (6.24). Este número lo usa el sistema para calcular automáticamente la fecha de expiración cada vez que capture una cotización.

Las cotizaciones se pueden capturar directamente o copiarlas de otras cotizaciones u órdenes de venta existentes.

Al momento de copiar una cotización puede modificar el cliente y la dirección de envío junto con las fechas.

4 QAD Mexicana

REGISTRANDO COTIZACIONES DE VENTAS

Mantenimiento de cotizaciones de venta

– Registrar nuevas cotizaciones

– Modificar o borrar cotizaciones existentes

Copiar una cotización de una orden de ventas

– Crear un cotización de una orden de ventas existente

– Puede registrar un cliente o dirección de envío diferente

Copiar una cotización de otra cotización

– Crear un cotización de una cotización existente

– Puede registrar un cliente o dirección de envío diferente


La función MNTO COTIZ DE VTAS (6.1) le permite modificar la cotización después de haberla copiado.

La captura de las cotizaciones de ventas se divide en tres secciones: el encabezado, las partidas y la parte final.

El encabezado de la cotización contiene la información general de la cotización, por ejemplo, el nombre del cliente, la fecha, observaciones, etc.

Cada cotización tiene una fecha de cotización y una fecha de expiración. No es necesaria la fecha de vencimiento hasta el momento de liberar la cotización.

Se pueden imprimir comentarios en el encabezado de la cotización y en cada partida.

Cada cotización de ventas puede tener varias partidas.

El número de parte del cliente se puede registrar en la partida. El precio y el descuento de la lista de precios se desplegarán.

Se pueden hacer cotizaciones de ventas de artículos inventariados y no inventariados.

Las cantidades que se cotizan no afectan los saldos disponibles para promesa o las cantidades a ordenar y MRP no considera estas cantidades para los cálculos de planeación.

La parte final de la pantalla despliega el total y los impuestos.

QAD Mexicana 5


Use la función MNTO COTIZ DE VTAS (6.1) para liberar una cotización y capture lo que se indica a continuación:

Liberar = [Si] Fecha de vencimiento de la orden Cantidad a liberar (para cada partida que se va a liberar)

La cotización se libera para crear una orden. El número de orden de ventas y la cantidad liberada se registran en la cotización. La cantidad que no se liberó permanecerá abierta en la cotización.

Si desea cerrar la cotización capture un código de razón de pérdida en cada partida de la cotización, con el fin de registrar el motivo por el cual se canceló el remanente.

Un código de ciclo se puede registrar en cada cotización de ventas. Este código indica el ciclo en el cual la cotización se debe liberar para crear una orden. El código de ciclo puede ser semanal, mensual o trimestral, etc. (sem, men, tri)

La cotización se capturará tecleando en el campo LIBER [S]i y la cantidad pendiente por liberar.

6 QAD Mexicana

Para modificar la cotización teclee:

– Liberar = Si

– Fecha de vencimiento (requerida y fecha de promesa)

– Orden de compra del cliente

– Cantidad a liberar

Ejecute la función Liber Cotiz de Vtas a Orden

La cantidad liberada se convierte en la cantidad de la orden abierta

La cantidad no liberada permanece abierta en la cotización

El número de orden de ventas es aquel registrado en la cotización

LIBERACIÓN DE COTIZACIONES A ORDENES


En cada ciclo las cotizaciones con este código se liberarán a órdenes de ventas.

En cada ciclo la cantidad liberada se restará de la cantidad cotizada. Cuando se liberé toda la cantidad cotizada la cotización se cierra.

Las cotizaciones perdidas se identifican estableciendo en cada partida un código de razón de pérdida.

Los códigos de razón de pérdida se dan de alta en el archivo de códigos de razón con el tipo de razón para la "cotización".

La razón de pérdida le permite registrar la razón por la cual no se efectuó la venta. Esto le puede ser de gran utilidad para propósitos de análisis.

Se pueden obtener reportes CAUSA PERDIDA COTIZ VENTAS (6.17) por cada tipo de razón.

QAD Mexicana 7


7.24 ARCHIVO DE CONTROL DE ORDENES DE VENTAS

8 QAD Mexicana

CICLO DE VIDA DE ORDENES DE VENTAS

Entrada Orden de Ventas

Impresión Ordende Ventas

Asignaciones deInventario

Impresión Listasde Recolección y

de Empaque

EntradaEmbarque de

Ventas

Impresión deFactura

Registrar a CGlas Facturas

Diario de ImpuestoSobre Ventas

Diario deContabilidad

General

Diario de Impuestosobre Ventas

Si hayórdenes

atrasadas


Los parámetros principales en el archivo de control son los parámetros de asignación. Estos incluyen:

Selección para calcular la cantidad disponible. Pantallas de asignación. Limitar las asignaciones de la cantidad disponible. Considerar únicamente las líneas asignadas. Si lo desea puede imprimir las listas de recolección de las órdenes con

cantidad asignada para controlar los embarques que son responsabilidad del departamento de Ventas y no del departamento de

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Embarques. El departamento de Embarques únicamente recibirá las listas de recolección de las órdenes listas para envío.

El tiempo de entrega de embarques automáticamente pondrá la fecha de vencimiento igual a la fecha de la orden más este tiempo de entrega. Esto le ayudará a establecer un código de razón en las fechas de vencimiento, especialmente si nunca se envía el mismo día.

Las direcciones de la compañía primero se deben definir usando la función MNTO DIRECCIONES DE COMPAÑIA (2.12) y se imprimirá en la documentación de ventas si así lo especifica.

Si lo desea puede imprimir comentarios en cualquier encabezado o partida de las órdenes de ventas, haciendo caso omiso de los parámetros del archivo de control. El parámetro del archivo de control solamente establece si desea poner comentarios o no.

Las órdenes se pueden capturar usando formato sencillo o múltiple. Seleccione el método que generalmente usará.

El número de orden y factura lo asigna automáticamente el sistema, únicamente debe registrar el número inicial y el sistema incrementará este número automáticamente.

El ingreso de órdenes de ventas, se divide en tres secciones: encabezado, partidas y seguimiento.

El encabezado contiene información común de la orden de venta completa tal como el nombre del cliente, observaciones, etc.

Se pueden capturar comentarios en el encabezado de la orden de venta y en cada partida.

10 QAD Mexicana


Pueden capturarse partidas múltiples en cada orden.

El número de parte del cliente se puede capturar en la partida. Aparecerá el precio al cliente, si existe. Si no se ha ingresado ninguna lista de precios aparecerá el precio base de la parte.

Las partidas pueden tener sus propias fechas de vencimiento y código de impuestos.

El vendedor y la tasa de comisión se pueden capturar en cada partida.

El consumo de pronóstico puede ser especificado en cada partida.

El número de ventas\trabajo en planta se usa para rastrear ventas de un trabajo específico.

La pantalla de rastreo muestra la información de totales, impuestos y otros cargos.

CRÉDITO DE ORDENES DE VENTA

Use CREDITO ORDEN VENTAS (menú 7.8) para tener acceso a manejar el estado de crédito (acción) en las órdenes de venta.

Use MNTO CREDITO ORDENES DE VENTA (menú 7.8.1) para revisar todos los datos relativos al crédito de una orden de venta y para mantener los términos de crédito y estado de acción (crédito).

Use RETENCION AUTOMATICA DE CRED OV (menú 7.8.13) para crear un reporte y para cambiar el estado de acción (crédito) en las órdenes de venta.

Use APROBACION AUTOMATICA CREDITO OV (menú 7.8.14) para crear un reporte y limpiar el estado de acción (crédito) en las órdenes de venta.

Use CONS CREDITO DE ORDENES VENTA (menú 7.8.2) para generar una pantalla o lista impresa de órdenes de venta e información de crédito en órdenes de venta.

Use REP CREDITO DE ORDENES VENTA (menú 7.8.3) para imprimir un reporte de órdenes de venta e información relacionada con el crédito en órdenes de venta.

QAD Mexicana 11


7.13 HISTÓRICO DE FACTURAS

Funciones para revisar e imprimir facturas después de que han sido registradas.

Un CONS HISTORICO DE FACTURAS (menú 7.13.1) para generar una pantalla o lista impresa de partidas de órdenes de ventas de facturas registradas.

Use REP HISTORICO DE FACTURAS (menú 7.13.2) para generar un reporte de las facturas registradas.

Use CONS SEGUIMIENTO ORDEN DE VENTAS (menú 7.13.5) para revisar órdenes de venta abiertas, facturas pendientes y facturas registradas, órdenes de compra del cliente, número de orden de venta o número de factura.

Use CON FACTURA DE LISTA MATERIALES (menú 7.13.3) para generar una pantalla o lista impresa de órdenes de venta con las configuraciones del producto de facturas registradas.

Use REIMPRESION DE FACTURA CERRADA (menú 7.13.13) para imprimir copias de facturas registradas

Use BORRAR/ARCHIVAR HISTORICO FACT (menú 7.13.23) para borrar y opcionalmente archivar el historial de las facturas (registradas).

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Ordenes de Ventas y Ordenes de Trabajo

– Código de Estado de Inventarios– Determina la disponibilidad de inventario– Es específica para un registro de inventarios

Asignaciones Generales

– Reservación para una parte en un almacén– Puede ser automática– Se convierten en asignaciones detalladas al imprimirse un listado

Asignaciones Detalladas

– Reservadas para parte / almacén / ubicación / lote– Puede ser manual– Automática al imprimir listado– Utilza lógica de selección

ASIGNACIONES

Reglas de Asignación

– Asigna a un lote único

– Fecha de expiración (y de vencimiento de la Orden)

– Lógica de Selección

LISTADOS

Proceso de Transacciones de Inventario

– Embarque de órdenes de ventas

– Salidas de componentes de órdenes de trabajo

QAD Mexicana 13


1.4.1 CONTROL DE ASIGNACIONES

La Vida Util de una parte se expresa en días calendario y determina la fecha de expiración del inventario. Las fechas de expiración para los registros detallados de inventarios nuevos se calculan a partir de las fechas efectivas de las recepciones de órdenes de compra y de recepciones de órdenes de trabajo. Si tiene partes que no tienen restricciones de vida útil deje en blanco este campo o en ceros.

Asigna Lote Unico deberá indicar (Si) si las asignaciones detalladas de órdenes de venta y de trabajo se deberán recolectar de un lote de inventarios único. Las asignaciones detalladas automáticas, no serán creadas si no hay suficiente inventario dentro de alguna ubicación para cualquier número de lote\serie.

Parte Crítica deberá indicar (Si) para las partes que deberán de ser consideradas como partes críticas en listas de órdenes de trabajo de productos que las requieren. Una lista de recolección de órdenes de trabajo, no se imprimirá si la cantidad de inventario disponible no es suficiente.

14 QAD Mexicana


LÓGICA DE RECOLECCIÓN DE ASIGNACIONES

Pantalla 3.24 Archivo Control de Inventarios

Las opciones anteriores determinan la lógica de recolección de asignaciones detalladas en órdenes de ventas y de trabajo. Las asignaciones detalladas se efectúan para el almacén de la partida de ventas o para el componente de la orden de trabajo. Dar (1) para recolectar por:

Ubicación y número de lote\serie . Dar (2): para recolectar por número de lote\serie y ubicación. Dar (3): para recolectar por fecha creada, ubicación y número de lote\serie. Dar (4) para recolectar por fecha de expiración, ubicación y número de lote\serie.

Dar (A) ascendente para recolectar tanto por ubicación, como por lote\serie, fecha o fecha de expiración en orden ascendente desde el menor\primer, hasta el mayor\último. Dar (D) descendente para recolectar tanto por ubicación, como por lote \serie, fecha, o fecha de expiración en orden descendente (del mayor\último al menor\primer).Todas las variables de clasificación secundarias y terciarias (i.e.,ubicación, número de (lote\serie) están siempre en orden ascendente.

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3.18 CONSULTA DE INVENTARIO ASIGNADO

Use CONS DE INVENTARIO ASIGNADO (menú 3.18) para generar una pantalla o lista impresa de las asignaciones generales y detalladas de una parte específica.

3.19 CONSULTA DE INVENTARIO NO ASIGNADO

Use CONS INVENTARIO NO ASIGNADO (menú 3.19) para generar una pantalla o lista impresa del inventario que no ha sido asignado detalladamente. Este inventario no se esta disponible para asignaciones. La cantidad no asignada no se considera en las cantidades de asignación

16 QAD Mexicana


El inventario puede asignarse a las órdenes de ventas al capturar la orden usando asignaciones generales automáticas o asignaciones detalladas manuales.

Si la fecha de vencimiento de la partida se encuentra dentro de un tiempo predefinido, el sistema intentará automáticamente crear una asignación general para la partida de la orden de ventas.

Existen 4 cálculos disponibles para obtener la cantidad que será asignada.

El inventario también podrá asignarse a órdenes después de que hayan sido ingresadas, usando ya sea la asignación manual o automática.

El inventario se asigna a órdenes de trabajo debido a los requerimientos de componentes.

QAD Mexicana 17


7.1.24 ARCHIVO DE CONTROL DE ORDENES DE VENTAS

Los principales datos en el archivo de control son las configuraciones de las asignaciones que determinan:

Cómo se calcula la cantidad de disponible a asignar

La ventana de asignación general usando la fecha de vencimiento de la orden de venta.

Si las asignaciones están limitadas a la cantidad disponible.

Si la lista de recolección\empaque está limitada a las partidas que han sido asignadas.

Si las asignaciones detalladas se registran normalmente durante el ingreso de la orden de ventas.

Se pueden imprimir únicamente las listas de recolección para órdenes con cantidades asignadas. Esto ayuda a controlar lo que se embarca. Embarque recibe únicamente las listas de recolección de las órdenes que están listas a embarcarse.

El tiempo de entrega de embarque automáticamente coloca la fecha de vencimiento de la orden, más el número de días indicados. Esto ayuda a determinar las fechas de vencimiento y especialmente si los embarques son ocasionalmente hechos el mismo día en que se coloca la orden.

Primero deberá de definir la dirección de la compañía usando MNTO DIRECC COMPAÑIA (menú 2.12). Esta se imprimirá en los documentos de ventas si es especificada.

18 QAD Mexicana


Podrá capturar comentarios en cualquier encabezado de la orden de ventas o partida, a pesar de lo que haya sido especificado en el archivo de control. La señal (S)i o (N)o identifica si desea que el sistema le pregunte si desea modificar o no los comentarios.

Las órdenes de venta deberán capturarse usando un formato de entrada múltiple o sencillo. Seleccione el método que usará normalmente.

Las órdenes de venta y los números de factura los asigna automáticamente el sistema. Dar los números iniciales y el sistema incrementará los números automáticamente.

Las órdenes de venta se podrán capturar directamente o copiarse de cotizaciones existentes.

Después de crear una orden de venta a partir de una cotización, la podrá modificar usando MNTO ORDEN DE VENTAS (menú 7.1.)

Las órdenes de ventas capturadas directamente no requieren una cotización.

Los números de órdenes de venta podrán asignarse automáticamente, o bien, podrá capturarse un número de orden único.

Las órdenes de Venta pueden referenciar una dirección de embarque existente o puede capturar una nueva dirección en la orden. Esta dirección de embarque permanecerá en el sistema para uso posterior.

QAD Mexicana 19


El valor por omisión de la fecha de vencimiento y del estado de impuesto se toma de los datos del cliente. Estos podrán modificarse en cada partida de orden.

El vendedor y su tasa de comisión serán el valor por omisión que se encuentra en el archivo del cliente y del vendedor. En cada partida la tasa de comisión se modificará de acuerdo a cualquier producto en especial o tasa de comisión específica para el cliente. Esta puede modificarse manualmente en cada partida.

El precio se tomará de la lista de precios del cliente, si esta disponible. Los precios y descuentos pueden modificarse manualmente.

Se podrán modificar las cuentas y centros de costos de ventas y descuentos.

PANTALLA DE MANTENIMIENTO DE ORDENES DE VENTAS

Use MNTO ORDEN DE VENTA (7.1.1) para agregar y mantener los datos de la orden de ventas. La información de las partidas se actualizará automáticamente por EMBARQUES ORDENES DE VENTAS (7.9.15) después de que los productos hayan sido embarcados.

Seleccione MNTO ORDEN DE VENTAS (7.1.1) en ORDENES DE VENTAS\FACTURAS.

20 QAD Mexicana


Las ventas no inventariadas o embarques de mostrador no afectan al inventario cuando se embarca.

Estos se indican capturando un tipo de orden = [M]emo.

No se crea ninguna transacción de Contabilidad General para el embarque.

La venta se registra cuando la factura se registra en cuentas por cobrar y Contabilidad General. La cuenta correcta de venta y su centro de costos deberán de capturarse en la partida de la orden de venta.

QAD Mexicana 21

• Tipo = Embarque [M]emo o [C]olocado

• Usar para elementos no inventariados tales como

mano de obra o registrar embarques depositados

• El embarque no tiene efecto en el inventario

• No se crean transacciones de contabilidad general

• El registro de la factura crea cuentas por cobrar

• Cuenta de ventas ingresada en línea de órdenes de ventas

VENTAS DE PARTES NO INVENTARIABLES


Frecuentemente cuando se ingresan las órdenes de ventas, éstas no son confirmadas. (La confirmación puede ser una copia de la orden de compras del cliente).

Las órdenes de ventas que indican no estar confirmadas no afectan la cantidad requerida y no son asignadas.

Cuando se recibe la confirmación, la orden se confirma. Esto actualizará la cantidad de partes requeridas e intentará crear asignaciones generales.

Una vez confirmada, se podrá liberar la orden de ensamble final, o bien, a embarque.

Las órdenes de ventas usan formas estándar.

Una vez que una orden de ventas ha sido impresa, no la podrá imprimir de nuevo sin cambiar manualmente Impr OV a [S]í, usando MNTO ORDEN VENTAS (menú 7.1).

Se podrán imprimir comentarios en las órdenes de ventas.

Las órdenes de ventas impresas podrán ser opcionalmente incluidas en la información de rastreo.

22 QAD Mexicana


Se pueden imprimir listas de recolección para órdenes que han sido asignadas.

El sistema intentará crear asignaciones generales al capturar la orden, sin embargo, esto no siempre estará disponible.

Antes de imprimir las listas de recolección, la función de asignación automática deberá siempre de ejecutarse para asignar cualquier inventario nuevo a las órdenes abiertas.

Las asignaciones manuales pueden usarse posteriormente para revisar las asignaciones que reflejen otras consideraciones.

Sólo después de que se hayan finalizado las asignaciones de inventario, las listas de recolección podrán imprimirse.

QAD Mexicana 23


Las listas de recolección se imprimirán únicamente en aquellas órdenes con inventario asignado.

Las listas de recolección se seleccionan por fecha de vencimiento.

Sólo las órdenes que tienen un Estado de Acción en blanco, serán incluidas. Las órdenes que se encuentran retenidas, no serán seleccionadas.

Las listas de recolección usan formas estándar.

Una vez impresa la lista de empaque no se imprimirá nuevamente sin ajustar manualmente la señal Cnt Selec y Status Acción = Blanco en MNTO ORDENES DE VENTA (menú 7.1).

• “Asignación de Embarque” o bandera de “Selección de Embarque” automática

• Ubicaciones múltiples y números de lote / serie para cada línea

• Saldos de inventario actualizados inmediatamente

• Banderas de cantidades de embarque para facturación

• Mantiene historial completo de embarque

• Se generan automáticamente transacciones de Contabilidad General

EMBARQUE DE ORDENES DE VENTA

La fecha de efectividad deberá de ser consistente con las fechas usadas en la impresión y registro de facturas.

Una lista de recolección no tendrá que ser impresa para embarcar órdenes.

24 QAD Mexicana


Los embarques asignados y recolectados permiten un rápido ingreso de los embarques de partes no controladas por número de lote/serial. Anote el valor en la columna Cnt Embarcar.

La ubicación del embarque será por omisión la ubicación de la parte. Esta puede ser modificada.

Se pueden capturar ubicaciones múltiples y números de lote/serie en la misma partida embarcada.

Los saldos de inventario de actualizan inmediatamente en todos los embarques de inventarios y en la orden que indica embarque.

Las transacciones de Contabilidad General se crean automáticamente para todos los embarques de partes.

• La cantidad no embarcada permance en la orden

• Ordenes de venta originales - No se generará ninguna orden para lasórdenes de retroceso

• Reinstalación de bandera de “Impresión Lista de Empaque”

• Cuando el inventario se encuentra disponible, éste puede ser asignado eimprimirse una lista de empaque

• Utilizar órdenes de venta por fechas de vencimiento para revisar las órdenes vencidas y las órdenes de retroceso

ORDENES CON CANTIDADES PENDIENTES (BACKORDER)

Las órdenes pendientes son simples cantidades no embarcadas. No se crea un número nuevo de orden para las mismas.

La cantidad embarcada se factura y la cantidad restante puede ser asignada y se puede imprimir una lista de recolección.

Las órdenes pendientes pueden revisarse imprimiendo los reportes de órdenes de ventas seleccionando un rango de fechas de vencimiento pasadas.

PANTALLA DE EMBARQUES DE ORDENES DE VENTAS

Use EMBARQUES DE ORDENES DE VENTAS para registrar el embarque de una orden de ventas, aprobar la orden para facturación y reducir la cantidad de existencias de los productos embarcados.

Seleccione EMBARQUES DE ORDENES DE VENTAS (7.9.15) en ORDENES DE VENTAS/FACTURAS.

QAD Mexicana 25


Nota: El sistema muestra todas las partidas abiertas de esta orden de ventas. A Emb se calcula a partir de las cantidades asignadas o recolectadas. Modifique las cantidades de los campos Cantidad y Cancel O/P, según se requiera.

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El sistema indica automáticamente las órdenes embarcadas para facturación. Las facturas son simples órdenes de ventas que muestran la cantidad embarcada que se encuentran listas para facturar.

Las facturas se pueden capturar directamente suprimiendo todos los pasos del ciclo de órdenes de ventas. El método se usa para las ventas de mostrador, cargos especiales o créditos.

Se deberá de imprimir un registro de facturas pendientes antes de que las facturas se impriman. Esto permitirá que se identifique cualquier error y tener la oportunidad de corregirlo oportunamente.

Las facturas pueden corregirse y reimprimirse antes de registrarse.

Las facturas se borran del sistema una vez registradas si su historial no se mantiene. El paso de registro es necesario.

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Las fechas para embarques y facturación deberán de ser consistentes para asegurar la precisión de las fechas en las transacciones de Contabilidad General.

La fecha de efectividad de un embarque deberá de ser la misma que la fecha de facturación y una vez que esto suceda, deberá de ser registrada.

Las facturas usan formas estándar.

Los embarques de órdenes de ventas que se seleccionan deberán de ser embarcadas en la misma fecha.

La fecha de facturación deberá de ser consistente con las fechas de efectividad cuando los embarques fueron facturados.

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Una vez que una factura ha sido impresa, no la podrá imprimir nuevamente sin cambiar manualmente las señales de Lista a Facturar a [S]í y Facturado a [N], usando MNTO FACTURAS PENDIENTES (menú 7.13).

Los comentarios se imprimirán en la factura.

Se imprimirá un mensaje opcional en todas las facturas impresas en lotes.

Los créditos y devoluciones se procesan ingresando una factura pendiente con una cantidad negativa.

Los bienes rechazados se regresan a la ubicación y el número de serie o lote es especificado.

Especifique el tipo [M] Nota para evitar cualquier efecto en el inventario. Esto actualizará el historial de la venta, sin embargo, ninguna parte se agregará a las existencias. Esto será de utilidad, si el almacén ya ha registrado la devolución y simplemente se está generando un crédito para el cliente.

Los créditos se colocan en cuentas por cobrar y pueden aplicarse al monto de la factura original.

Las facturas se registran automáticamente en cuentas por cobrar. Pueden ser reportadas usando REGISTRO NOTAS DE CARGO/ABONO (menú 27.3) con un tipo de referencia [F]actura.

El número de factura se retiene y se usa como referencia para los montos de las cuentas por cobrar.

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El número de orden de ventas también actualiza el campo de observaciones del historial de la transacción para el embarque de la orden de ventas.

Las transacciones de Contabilidad General se crean automáticamente en EMBARQUE ORDEN VENTAS (menú 7.9.15) o MNTO FACTURAS PENDIENTES (menú 7.13.1), así como en la función de APLICACION DE FACTURAS (menú 7.13.4)

Todas las entradas de inventarios y costeos de productos se crean usando un costo estándar.

Las ventas se registran en la cuenta de ventas de la partida de la orden de venta. Esto será por omisión de ventas de la línea de producto.

30 QAD Mexicana


2.5 REPORTE DE COMISIÓN DEL VENDEDOR

Los rangos de comisión básicos se definen para cada vendedor y pueden modificarse por línea de producto o cliente.

Los registros a libros y embarque se mantienen por vendedor.

El reporte de comisión de ventas muestra la comisión del vendedor basada en los embarques. La comisión normalmente se calcula de las ventas.

Las comisiones pueden estar basadas en márgenes si los porcentajes de comisión en la orden de venta original son los mismos que los porcentajes en todas las partidas de órdenes de ventas.

El reporte de pago del vendedor enlista las facturas que han sido pagadas por el cliente y acreditadas a cada vendedor. Los pagos que no han sido aplicados, también son enlistados. Esto permite que la comisión sea pagada únicamente después de que las facturas hayan sido pagadas.

Las comisiones no se registran inmediatamente a CP, deberán de capturarse manualmente.

QAD Mexicana 31


9 ANÁLISIS DE VENTAS

Las cotizaciones del vendedor deberán de ser mantenidas y comparadas con las ventas.

Los vendedores, clientes y productos deberán de ser clasificados por un criterio específico.

Las ventas son acumuladas por año y mes, línea de producto, parte, cliente, embarcar a y vendedor. Esto permitirá una rápida consulta.

El historial detallado de los embarques se encuentra disponible en ORDEN VENTAS/FACTURAS (7).

32 QAD Mexicana

Documents

Ordenes de Venta Agraquest