Organización del Centro de Documentación de la Oficina ...biblioteca.usac.edu.gt/EPS/07/07_2568.pdf · Anexo No.2 Figuras de la guía de Winisis 70 Anexo No.3 Figuras de Instalación

Carlos Humberto Chiroy

Organización del Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil

(ONSEC)

Asesora M.A. Carmen Alicia Diéguez de Padilla

Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Licenciatura en Bibliotecología

Guatemala, mayo de 2012

Este trabajo fue presentado por el autor previo a su graduación de Licenciado en Bibliotecología Guatemala, mayo 2012.

INTRODUCCIÓN i Capítulo I Diagnóstico 1 1 Datos generales de la Institución 1

1.1.1 Nombre de la Institución 1

1.1.2 Ubicación geográfica 1 1.2 Tipo de Institución 1

1.2.1 Visión 1 1.2.2 Misión 1 1.2.3 Políticas 1 1.2.4 Objetivos 2 1.2.5 Metas (Fines) 2

1.3 Estructura organizacional 4 1.3.1 Funciones Generales de la Oficina Nacional de Servicio Civil

(ONSEC) 5 1.3.2 Funciones específicas por cada departamento y unidad 6

1.4 Recursos 9 1.4.1 Humano 9 1.4.2 Material 9

1.4.3 Financiero 10 1.5 Procedimientos y técnicas 11

1.5.1 Visitas de observación 11 1.5.2 Entrevistas 11 1.5.3 Cuestionarios 11 1.5.4 Encuestas 12

1.6 FODA 12

1.6.1 Fortalezas 15 1.6.2 Oportunidades 15 1.6.3 Debilidades 15 1.6.4 Amenazas 16 1.6.5 Lista de análisis de problemas 16 1.6.6 Priorización de problemas 19 1.6.7 Problema seleccionado 19

1.6.8 Solución propuesta como viable y factible 19 1.6.8 Análisis de viabilidad y factibilidad 20

Capítulo II Diseño del proyecto 22 2.1 Aspectos generales 22

2.1.1 Nombre del proyecto 22 2.1.2 Problema 22

2.1.3 Localización 22 2.1.4 Unidad ejecutora 22

2.2. Tipo de proyecto 22

2.2.1 Tipo de proyecto 22 2.2.2 Descripción del proyecto 22 2.2.3 Justificación 23 2.2.4 Objetivo General 23 2.2.5 Específicos 23 2.2.6 Metas 24 2.2.7 Beneficiarios 24 2.2.8 Directos 24 2.2.9 Indirectos 24

2.3 Fuentes de financiamiento y presupuesto 24

2.3.1 Recursos (humanos, materiales, físicos y financieros) 25 2.3.2 Humanos 25 2.3.3 Materiales físicos 25 2.2.4 Financieros 26 2.2.5 Presupuesto detallado 27 2.2.6 Cronograma de actividades 28

Capítulo III Ejecución del proyecto 29 3.1 Actividades y resultados 29

3.1.1 Producto final obtenido 30 3.1.2 Logros 30

3.2 Organización de colecciones del Centro de Documentación 30

3.2.1 Colección de documentos oficiales 30 3.2.2 Colección de documentos de otras Instituciones 31 3.2.3 Colección de referencia 31 3.2.4 Colección de general de libros de texto 31 3.2.5 Colección de libros de autores guatemaltecos 31 3.2.6 Colección de tesis 31 3.2.7 Recursos Hemerográfico 31

3.3 Clasificaciones topográficas de documentos 32

3.3.1 Tabla de siglas de Clasificaciones por Departamentos 32 3.3.2 Clasificación de Documentos oficiales 32 3.3.3 Clasificación de documentos de otras Instituciones 34 3.3.4 Clasificación de las distintas colecciones 34

3.6 Guía del programa de cómputo Winisis. 36

3.6.1 Instalación de CDS/ISIS 37

3.6.2 Compatibilidad con las versiones de Windows 37

3.6.3 Instalación de CDS/ISIS en una red 37

3.6.4 Base de datos en Winisis 38 3.6.6 Diseño de bases de datos 39 3.6.7 Elementos Dato 39 3.6.8 Campos y Subcampos 39 3.6.9 Campos Repetibles 39

3.7 Definición de bases de datos 40

3.7.1 Campos 40 3.7.2 El asistente para definición de formatos 41

3.7.3 Instrucciones para la creación de un registro en la base de datos 41 3.8 Guía de Instalación y uso del programa Avery Design Pro 41

3.8.1 Instrucciones para crear etiquetas 42 3.8.2 Crear etiquetas 42 3.8.3 Crear códigos de barras 43

Capítulo IV Proceso de evaluación 44 4.1 Evaluación del Diagnóstico 44 4.2 Evaluación de diseño del proyecto 45 4.3 Evaluación de la ejecución 46 4.4 Evaluación de la parte final del proyecto 47

CONCLUSIONES 48 RECOMENDACIONES 49 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 50 APÉNDICES 51 Apéndice No.1 Cartas de autorización 52 Apéndice No.2 Hoja de captura, plano y fotos 58 ANEXOS 64 Anexo No.1 Instrumentos de recopilación de datos 65 Anexo No.2 Figuras de la guía de Winisis 70 Anexo No.3 Figuras de Instalación y uso del programa Avery Design Pro. 89

INTRODUCCIÓN

El informe se encuentra dividido en cuatro capítulos con apéndices y anexos que ilustran la aplicación gráfica de los contenidos de las guías de proceso de la información e implementación de los programas de cómputo y hojas de captura, plano de remodelación de espacios y fotos.

Cada capítulo pertenece a cada una de las etapas, y procesos del Ejercicio Profesional Supervisado (EPS).

En su conjunto el informe contiene el estudio de diagnóstico, el plan de acción del proyecto ejecutado, la selección del problema a resolver, la propuesta de solución y la fundamentación teórica y metodológica aplicada.

Los anexos complementan el desarrollo sistemático de la aplicación de las guías de automatización de procesos de las actividades documentales del Centro de Documentación.

La instalación de programas, creación de bases de datos e indización de registro Catalográficos facilita el trabajo técnico en dicho centro.

No menos importante es el producto del proyecto, el cual se tituló Organización del Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC), donde se reflejan las técnicas aplicables a la gestión, administración, organización, conservación, preservación, recuperación de la información, de acuerdo a las normas internacionales establecidas.

i

1

CAPÍTULO I DIAGNÓSTICO

1.1 Datos generales de la Institución

1.1.1 Nombre de la Institución Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC).

1.1.2 Ubicación geográfica 13 Calle 6-77, Zona 1, Edificio Panamericano

1.2 Tipo de Institución Gubernamental

1.2.1 Visión

―Ser la Institución líder en la administración pública que norme, asesore y fiscalice la gestión de recursos humanos y el Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, que preste servicio de calidad, mediante sistemas modernos, automatizados y descentralizados, reflejado en la satisfacción de los usuarios.‖2:2

1.2.2 Misión

―Es una Institución de servicio, rectora y asesora del Sistema de Recursos Humanos y del Régimen del Clases Pasivas Civiles del Estado, que brinda atención a los servidores, ex –servidores públicos y sus beneficiarios, con base a los principios de transparencia, responsabilidad, calidad y prontitud.‖2:2

1.2.3 Políticas

En el contexto de la administración Pública del Estado de Guatemala, la Oficina Nacional de Servicio Civil tiene como principio fundamental regular el orden de las relaciones entre la administración pública y sus trabajadores, con el propósito de garantizar la eficiencia y eficacia en las instituciones mejorando el sistema de administración del recurso humano. Siendo el ente único, garante de la gestión de los servicios públicos en beneficio de la población guatemalteca en general, la ONSEC promueve la capacitación, aplicación de normas, instrumentos técnicos y normativos,

2

revisiones de puestos y salarios, para el buen desempeño de las actividades administrativas del Estado.

1.2.4 Objetivos

La Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC) es el órgano responsable de la administración del Régimen de Servicio Civil. Sus objetivos van encaminados a garantizar a la nación la eficiencia en la operación de la función pública por medio de la aplicación de la Ley de Servicio Civil y otras leyes relacionadas, que fortalezcan el desarrollo de un Estado moderno y eficiente entre los objetivos están:

Garantizar a la Nación la eficiencia en la operación de la función pública por medio de la aplicación de la Ley de Servicio Civil y otras leyes relacionadas, que fortalezcan el desarrollo de un Estado moderno y eficiente.

Regular las relaciones entre el estado y sus trabajadores como medio

eficaz, para el fortalecimiento y progreso de la administración pública, además de garantizar a los servidores públicos con transparencia el pleno ejercicio de sus derechos y obligaciones.

Dotar de personal idóneo a la administración pública, con el propósito de garantizar la prestación oportuna de los servicios con eficacia, eficiencia, transparencia, honradez y responsabilidad.

Proporcionar a las instituciones y dependencias del organismo ejecutivo el instrumental técnico-legal con el fin de administrar adecuadamente el recurso humano al servicio del estado en aras del bien común y el desarrollo integral de la población guatemalteca.

Proporcionar a la población civil trabajadora del estado y a sus familiares, los beneficios económicos que les corresponden conforme lo establece la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento.

1.2.5 Metas (Fines)

El fin primordial de la Oficina Nacional de Servicio Civil es promover el recurso humano en forma técnica, armónica, dinámica y eficiente el sistema de recursos humanos de la administración pública, en beneficio de todos los sectores nacionales.

Fortalecer el proceso de descentralización de la administración de los

Recursos humanos.

Actualizar el plan de clasificación de puestos del organismo ejecutivo.

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Capta recurso humano idóneo para el adecuado desempeño de los cargos públicos.

Evaluar anualmente el desempeño laboral de los servidores públicos.

Formar constantemente al servidor público.

Dotar a los servidores públicos de un ambiente laboral sano y seguro.

Conocer y analizar las percepciones de los servidores públicos sobre su ambiente laboral.

Propiciar la revisión constante de las estructuras organizacionales de las distintas Instituciones que forman el organismo ejecutivo, dando especial énfasis a las áreas de salud, educación y gobernación.

Planificar estratégicamente la dotación de recursos humanos.

Fortalecer los sistemas informáticos que coadyuven al establecimiento de un Estado moderno, bajo el concepto de gobierno electrónico.

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1.3 Estructura organizacional

―Por medio del Acuerdo Gubernativo No. 691-95 de fecha 12 de diciembre de 1995, se aprobó la reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil, la cual quedó organizada de la siguiente forma:‖ 2:7

Tabla No. 1

Fuente: Información de ONSEC

Dirección

Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil.

Sub-Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil.

Departamentos

Administración Interna. Asuntos Jurídico – Laborales. Administración de Puestos, Remuneraciones y

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Auditorias Administrativas. Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Normas y Selección de Recursos Humanos. Previsión Civil. Desarrollo Institucional.

Con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo

Gubernativo No. 217-95 de fecha 17 de mayo de 1995, se instituyeron las Unidades de Administración Financiera –UDAF- y Auditoría Interna –UDAI- en las entidades del Sector Público no Financiero, por lo que se emitieron los acuerdos de dirección números D-97-0047 y D-98-006, con la finalidad de crear dentro de la estructura administrativa de la ONSEC, las unidades antes mencionadas, las que para el ejercicio de sus funciones dependen directamente de la dirección y tienen el mismo nivel jerárquico de departamento, quienes además de las funciones que les señala la ley, tienen las asignadas dentro de su estructura organizacional. Así mismo a través del Acuerdo de Dirección No. D-2005-016 del 12 de mayo de 2005, la unidad de computo fue trasladada del departamento de desarrollo institucional a la dirección de ONSEC.

1.3.1 Funciones Generales de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC)

Administrar y ejecutar las políticas de administración del personal que emanan de la Presidencia de la República, estableciendo la normalidad y supervisión respectiva.

Mantener y administrar el sistema de servicio civil, enmarcándose en la centralización normativa y desconcentración operativa hacia las unidades de recursos humanos de la administración pública.

Instrumentar el inventario, registro y control del recurso humano que labora en la administración pública.

Administrar el plan de clasificación de puestos del organismo ejecutivo, que responda a la organización, naturaleza, objetivos y funciones de las dependencias e instituciones.

Dirigir el sistema de reclutamiento y selección de personal, aplicando técnicas evaluativas que determinen la capacidad y conocimiento de los candidatos que optan al puesto en la administración pública.

Asesorar a las diferentes dependencias del Estado, con el objetivo de dar solución a los problemas o conflictos laborales que surjan en la misma, a requerimiento de sus autoridades, con instrucciones del Ejecutivo.

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Administrar el Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, para lograr la protección del servidor público al momento de su retiro, o sus beneficiarios, conforme la Ley.

1.3.2 Funciones específicas por cada departamento y unidad administrativa

Dirección

Es el órgano administrativo de mayor jerarquía, encargado de velar por la correcta aplicación de la Ley de Servicio Civil, su Reglamento y demás disposiciones legales referidas a la administración de recursos humanos; asimismo de la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento. Organiza, dirige y administra las actividades técnicas que competen a la Oficina Nacional de Servicio Civil. Realiza además las funciones que al respecto le asigne el Presidente de la República, quien es la máxima autoridad.

Sub-Dirección

Auxiliar a la dirección en la coordinación y administración de las

actividades técnicas y administrativas que competen a la Oficina. desempeña las funciones que le sean asignadas por el Director (a), sustituyéndolo en caso de ausencia temporal.

Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y

Auditoria Administrativa. Administrar el plan de clasificación de puestos y remuneraciones aplicable

a los servidores públicos de las dependencias del gobierno central y entidades descentralizadas que no cuentan con disposiciones propias en materia de administración de personal.

Las funciones más relevantes son: creación y reasignación de cambio de

especialidades, traslados presupuestarios, asignación de complemento salarial y de bonos monetarios, suspensión y reprogramación de puestos, políticas salariales y elaboración de estadística

Departamento de Normas y Selección de Recursos Humanos

Es el encargado de evaluar a los candidatos a ocupar plazas dentro de la administración pública y elaborar y administrar los instrumentos técnico-administrativos y sus procedimientos, para facilitar la aplicación de las normas fundamentales contenidas en las Leyes vigentes, para la adecuada selección del recurso humano al servicio de la administración pública. Adicionalmente, administra el banco de recursos humanos del estado.

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Departamento de Registro y Verificación de Acciones de Recursos Humanos.

Certifica nombramientos y avala las acciones de personal del Organismo Ejecutivo (nombramientos, permutas, traslados, ascensos, becas, licencias, primer ingreso, entre otros), mediante la adecuada aplicación de las normas legales. Emite certificaciones de tiempo de servicio a trabajadores o ex trabajadores del Estado, cubierto por el Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado.

Departamento de Asuntos Jurídicos-Laborales

La función principal es reconocer el derecho de pago de prestaciones

laborales a los ex servidores públicos, por lo tanto, dictamina sobre solicitudes de prestaciones laborales de los ex servidores públicos que cesan en sus funciones por destitución o renuncia; resuelve solicitudes de prestaciones póstumas de servidores públicos fallecidos y solicitudes de rehabilitaciones. Da trámite a impugnaciones, recursos de apelación y solicitud de reinstalación, pago de salarios dejados de percibir e indemnizaciones .participa en la elaboración de proyectos de Leyes Reglamentos y Acuerdos Gubernativos propuestos por las autoridades de la Oficina Recibe reglamentos de personal, resuelve recursos, de reposición, elabora contratos administrativos internos, defiende a la Oficina ante el órgano jurisdiccional. Actúa como órgano consultivo y asesor jurídico-laboral de las Instituciones sujetas al Régimen de Servicio Civil.

Departamento de Previsión Civil

Administra el Régimen de las Clases Pasivas Civiles del Estado; tramita

y autoriza las pensiones que solicitan los trabajadores, ex trabajadores del Estado o sus familiares con base a la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento, dándoles especial atención a los casos de viudez, orfandad e invalidez. Autoriza las contribuciones voluntarias al citado régimen que solicitan los trabajadores y ex trabajadores del estado. Presta asesoría a las Instituciones y dependencias públicas en materia de Clases Pasivas.

Departamento de Desarrollo Institucional

Es el encargado de brindar apoyo técnico-profesional a la Oficina

Nacional de Servicio Civil y a las instituciones de la administración pública, en las áreas de capacitación informática, planificación, desarrollo y evaluación de programas y proyectos, organización y métodos, relaciones públicas e información documental, actualización de publicaciones de

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cooperación técnica internacional y actividades censales, entre otras. Adicionalmente, es el encargado de administrar el recurso humano que labora en la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC).

Departamento de Administración Interna

Brinda apoyo logístico a los departamentos y unidades que integran la

Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC). Atiende requisiciones de compra y entrega de material y suministros, mantenimiento de las instalaciones, carpintería, electricidad, plomería, herrería entre otras. Verifica que los contratos de arrendamiento y mantenimiento de equipo se encuentren vigentes, para que se dé soporte a los departamentos y unidades de ONSEC, de acuerdo a sus necesidades. Tiene también a su cargo la clínica médica y odontológica, como un beneficio para los trabajadores de ONSEC

Unidad de Auditoría Interna

Evalúa el sistema integral de administración financiera, así como los controles internos y de calidad para determinar si se están logrando los resultados o beneficios deseados, establecidos al momento de fijarse los objetivos y metas institucionales.

Unidad de Administración Financiera

Ejecuta y controla el presupuesto general de gastos de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC), para el adecuado desarrollo de los programas y proyectos institucionales, a través del sistema de administración financiera. Administra el uso eficaz y eficiente de los recursos asignados a la Institución, por medio de procedimientos financiero-contable pendientes a optimizar la gestión pública. También opera la nómina de sueldos.

Unidad de cómputo

La unidad de cómputo es la encargada de brindar apoyo técnico en las áreas de análisis, diseño y programación de sistemas informáticos y soportes técnicos que permitan la optimización de los recursos tecnológicos, facilitando la prestación de servicios que brinda la Oficina Nacional de Servicio Civil, dirigiendo las actividades de operación y administración del sistema informático de ONSEC.

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1.4 Recursos

1.4.1 Humano

Tabla No. 2

Personal del departamento de Desarrollo Institucional

PROFESIÓN PUESTO TOTAL PERSONA

Licenciatura en Ciencias Jurídicas y sociales Jefe de Departamento 1

Licenciatura en Psicología

Coordinadora de capacitación de

recursos humanos 1

Cierre de licenciatura en Administración de Empresas

Analista de Planificación 1

Secretaria Oficinista Profesional I 1

Secretaria Bilingüe

Secretaria de Departamento 1

Secretaria Oficinista Asistente de jefatura 1

Fuente: Elaboración propia

1.4.2 Material

El edificio Panamericano está en un área de 50 metros cuadrados, tiene 5 niveles 12,500 metros cuadrados de construcción que albergan las oficinas de los siete departamentos, tres unidades técnicas más el área de comedor. No tiene área de parqueo y para este servicio se usan parqueos privados aledaños al edificio, cuenta con dos entradas principales una por la 7ª. avenida y la otra por la 13 calle ambas son amplias, tiene servicio de ascensores y gradas de emergencia. El espacio destinado para el Centro de Documentación se encuentra en el segundo nivel en el Departamento de Desarrollo Institucional con un área de 3 por 9 metros cuadrados. La institución tiene una red interna, un programa de administración de información y tecnología de internet, más una página web y una planta telefónica.

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1.4.3 Financiero

Tabla No. 3

Presupuesto Institucional

Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental

Ejecución de Gastos – Reportes- Presupuesto Vigente

Presupuesto Vigente por Actividad

Expresado en Quetzales

Al MES DE ENERO Ejercicio 2008

PG SP PT AC 03 DESCRIPCION PRESUPUESTO PRESUPUESTO

ASIGNADO ADICIONES DISMINUCIONES TRASPASOS TRASFERENCIAS VIGENTE

ENTIDAD 1113-0016 SECRETARIAS Y OTRAS DEPENDENCIAS DEL EJECUTIVO

UNIDAD EJECUTORA 116 OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL 07 000 01 000 DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN 4,033,381.00 000 000 000

07 000 02 000 DESARROLLO INSTITUCIONAL 1,953,131.00 000 000 4000

07 000 03 000 ADMINISTRACIÓN INTERNA 3,444,701.00 000 000 4000

29 000 01 000 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

6440,637.00 000 000 000

29 000 02 000 INSTA NACIONAL DE SERVICIO

CIVIL

000 000 000

30 000 01 000 ADMON DE REGIMEN DE CLASES

PASIVAS

000 000 000

TOTAL 000 000 000

GRAN TOTAL

20,934.012.00 000 000 000

Fuente: Información (ONSEC)

Según la tabla anterior, el presupuesto anual que recibe ONSEC es de 20, 934,012.00, del cual no hay un rubro asignado para proyectos relacionados para el Centro de Documentación.

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1.5 Procedimientos y técnicas

La metodología se basa en tabular, analizar la información y los principios organizativos y funcionales de la actividad informacional de la entidad. El estudio debe recoger claramente los resultados y determinar la aplicación de una matriz FODA. En esta matriz se determina las necesidades informacionales. Y se prioriza el problema para dar una solución, luego se analiza la viabilidad del desarrollo del proyecto.

1.5.1 Visitas de observación

En las visitas de observación se tuvo a la vista el estado real del fondo

bibliográfico, donde se pudo constatar el estado físico de la infraestructura y almacenamiento de los materiales bibliográficos. Mediante la revisión de los documentos librarios y no librarios de esta colección, se pudo determinar que no existen condiciones adecuadas para preservar y conservar la información que contiene y que esta información es de importancia para la Institución y nación, porque allí se resguardan las leyes, los estudios, proyectos, reformas, informes y demás información

que rige el sistema general de recursos humanos del Estado de Guatemala

1.5.2 Entrevistas

Estas fueron realizadas en el despacho de cada uno de los jefes de

departamento, donde expusieron sus inquietudes y necesidades de información, como su aporte de información valiosa para la realización de este estudio. Se procedió a recabar informacion en los departamentos de la ONSEC y principalmente del departamento de Desarrollo Institucional por ser la oficina que tiene a cargo la ejecución de estas actividades del Centro de Documentación. También se hizo un sondeo con el personal que labora en la Institución, recabándose información importante, todo esto se realizó solicitando permisos para evitar que el personal se sintiera fizcalizado o atacados por sus ocupaciones. Por el contrario, muchas opiniones reflejaron beneplácito al enterarse que existiría un Centro de Documentación dentro de la Institución donde satisfarían sus necesidades de información.

1.5.3 Cuestionarios

Se elaboraron dos tipos de cuestionarios uno dirigido a las jefaturas para saber las necesidades de información, conocer si hacen uso y producen información en sus actividades diarias, saber si se tiene claro cuál es la función que tiene un Centro de Documentación dentro de la Institución, verificar cuáles son los departamentos que producen información

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bibliográfica, obtener el grado de confianza que tienen al depositar sus documentos para resguardo y uso en el Centro de Documentación. El cuestionario para los colaboradores está dirigido a recabar datos para los antecedentes del Centro de Documentación saber cuál es el uso real de información que hacen en el desempeño de sus actividades saber si le dan importancia al Centro de Información y determinar si es necesario implementar algún otro tipo de unidad de información.

1.5.4 Encuestas

Se elaboraron para realizarlas con las personas de jefaturas de departamento y personal que labora en las oficinas para determinar si hay acceso a la información en la institución.

1.6 FODA

Luego de haber obtenido toda la información necesaria de las diferentes áreas de la Institución, y de conocer sus acciones a favor del acceso a la información, se procedió a elaborar la Matriz FODA, con el objetivo de aclarar la situación de necesidades de información y dejar plasmadas las fortalezas, oportunidades, debilidades, y amenazas que tiene en el desempeño de sus funciones de información, todo con miras a contribuir para alcanzar la misión y visión Institucional.

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Tabla No. 4

FODA

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

Pertenece a la Secretaría de la Presidencia de la República de Guatemala.

Legalmente fundamentada.

Administrativamente organizada.

Con misión y visión tiene participación y relación directa con toda las instituciones estatales tanto centralizadas como desentralizadas.

Accesibilidad y ubicación estratégica en el Centro Histórico.

Infraestructura un edificio formal

con buenas instalaciones.

Tiene personal profesional, altamente en distintas diciplinas.

Programas de capacitación constante.

Soporte tecnológico, cuenta con una red interna e internet, programas y equipos específicos para el desarrollo administrativo.

Búsqueda de aportaciones económicas de agencias Internacionales.

Es una Institucion que sus actividades se rigen estrictamente por sus Leyes.

Certificar sus actividades es un reto

Expansión y descentralización

Nacional de Servicio Civil.

Operar sucursales de servico con respuestas inmediatas, vía internet.

Cuenta con el apoyo material de las

Organizaciones Nacionales.

Participa en los diferentes seminarios y congresos de afinidad a nivel Centroamericano.

Cuenta con el apoyo de los diferentes medios de comunicación oficiales del estado..

Cuenta con la participación protagónica de las Instituciones públicas centralizadas involucradas en el servicio civil y clases pasivas.

Transparentar las acciones de Servicio Civil, brindando información al ciudadano.

Crear unidades de información.

Administrar, organizar, colectar,

conservar y recuperar toda la infromacion referente a servicio civil

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en el país

Ser el ente centralizador de la red

de Unidades de Informacion del Estado de Guatemala.

DEBILIDADES AMENAZAS

Un presupuesto limitado.

Cambio de autoridades.

Poca extensión de sedes y servicios al interior del pais.

Poca presencia publicitaria

en los medios de comunicación.

Poca inversión de recursos en la gestion de informacion.

Falta de un centro de documentación organizado.

La información no tiene tratamiento técnico.

El fondo bibliográfico no esta organizado y en condición deplorable.

Carece de programas de computos especializados para bibliotecas.

Poco presupuesto asignado, esto genera dificultad para cumplir las metas y los objetivos planteados.

Cobertura a nivel Nacional por falta de presupuesto para servicios de extensión.

Imagen institucional expuesta por desconocimiento de la población

Riesgo de pérdida de la información

Vulnerabilidad ante la Leyes de archivos,

de libros y de Libre accesso a la información

Bajo consumo de información de calidad

La falta de recursos financieros,

presupuestarios, humanos y materiales que no permiten la creación de unidades de información capaces y eficientes

Poca importacia a los asuntos de gestion de información.

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Fuente: Elaboracion propia

1.6.1 Fortalezas

La Oficina Nacional de Servicio Civil administra en forma técnica, armónica, dinámica y eficiente el sistema de recursos humanos de la Administración Pública, para beneficio de todos los sectores nacionales, sus objetivos misión y visión están claramente planteados y sobre ellos funciona. Se apoya en un marco legal . Esto permite tomar decisiones y ejecutar acciones en pro del recurso humano de la administración pública del estado de Guatemala, es ONSEC el único ente del estado de Guatemala, encargado de promover legalmente la profesionalización de las carreras y profesiones dentro de la administración pública en beneficio de los funcionarios y trabajadores públicos.

1.6.2 Oportunidades

Esta es una Institución centralizada administrativamente en la Secretaría de la Presidencia de la República, del Organismo Ejecutivo del Estado de Guatemala, esto es relevante en el éxito de sus funciones que ejecuta, pues cuenta con el respaldo financiero que es fundamental para el logro de sus objetivos, es importante el apoyo de participación que se tiene por parte de las demás Instituciones centralizadas y descentralizadas del Estado. Otra función importante que realiza la ONSEC, es la asesoría técnica en materia de administración de puestos y salarios.

1.6.3 Debilidades

Como toda Institución la ―ONSEC‖ tiene sus debilidades que deben convertirse en fortalezas resolviendo sus problemas, cabe mencionar que las políticas de austeridad del Gobierno obliga a la institución a funcionar con un financiamiento precario y por ende un presupuesto ajustado al funcionamiento administrativo relegando a segundo plano el desarrollo de proyectos de crecimiento de la Institución. Esto hace insuficiente la capacidad de respuesta de la institución a las necesidades informacionales que tiene la Institución, no se cuenta con recursos para crear unidades apropiadas para colectar, administrar y organizar el crecimiento de la producción de información. Esto repercute en pérdida de

Poco acceso a la

información.

Alto índice de dificultad para la busqueda de información.

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recurso, atraso en la toma de decisión y hacer uso de datos no confiables para el desarrollo de las actividades.

1.6.4 Amenazas

Existen algunas circunstancias cuyas soluciones se encuentran fuera del

alcance de las autoridades.

Pero no por eso hay que dejar de prestarles atención. Como el cambio de autoridades de Gobiernos, el surgimiento de nuevas políticas de Estado, modificación y creación de Leyes.

El alto índice de atraso en los trámites de requerimientos para agenciarse

de recursos.

El desconocimiento a las cuestiones de ciencias documentales resta importancia al valor que tiene la información dentro del desarrollo de las actividades de cualquier institución.

1.6.4 Lista de análisis de problemas Tabla No. 5

Cuadro de carencias, ausencias y deficiencias Institucionales

PROBLEMAS CARENCIAS/DEFICIENCIAS SOLUCIONES

Un presupuesto limitado

No se cuenta con suficiente recursos financiero y

económico

Búsqueda de aportaciones económicas de agencias Internacionales

Cambio de autoridades

Inestabilidad Institucional Plan estratégico institucional de 5 a 10 años para lograr la continuidad en los

proyectos.

Extensión de sedes y

servicios al interior del país

Pocas sedes en el interior del país

Aumentar la presencia Institucional en lugares estratégicos

Presencia publicitaria en los medios de Comunicación

oficiales

No existe un plan publicitario en los medios de

comunicación masiva

Elaboración proyecto publicitario de mejora de imagen institucional

Poca inversión de recursos en

getion de información

Poca inversión de recurso en proyectos de información

Búsqueda de recursos con alianzas estratégicas con organizaciones

nacionales y extranjeras

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Falta de unidad de información

No existe unidad de información en la institución

Creación de la unidad de información en la institución

No cuenta con un centro de

documentación

Falta de un Centro de Documentación o biblioteca

Creación de un centro de Documentación

No cuenta con una unidad de

archivo

Archivo formalmente organizado

Creación de un archivo

La información se encuentra sin

ningún tratamiento

técnico

No existe ningún tratamiento técnico en la información

Darle tratamiento técnico a la información del Centro de

Documentación

Fondo bibliografico

desorganizado y en condición deplorable

La información esta desordenada y condiciones

no adecuadas

Mejorar las condiciones físicas y de organización del fondo bibliográfico

Carece de programas de

computo especializados para bibliotecas

No hay programas para administración de

información

Implementación de programas específicos para el tratamiento de la

información

Poco acceso a la informacion

No hay catálogos físicos ni electrónicos

Creación de una base de datos con catálogo electrónico

Alto índice de dificultad para

búsqueda, localización de

información

Dificultad para localizar información cuando es

requerida

Organizar y dotar de dispositivos para búsqueda de información

Falta de recurso humano técnico bibliotecario y

archivista

No hay personal a cargo de la adminitración del fondo

bibliografico.

Contratación de personal especializado en Bibliotecología

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Falta de Instrumentos técnicos y equipo de oficina para la administración de la información

No tiene presupuesto No tiene plan de trabajo No tiene reglamento No tiene manual de procedimientos No tiene manual de puestos y salarios

Organizar los recursos materiales del Centro de Documentación y crear los instrumentos para la organización y administración.

Tecnología No cuenta con red, ni programa de administración

de información, base de datos, ni línea telefónica,

aunque la Institución cuenta con una planta telefónica y red informática con varios

usuarios en línea.

Automatizar los procesos técnicos con la implementación de programas de cómputo a las actividades del Centro de Documentación.

Fuente : Elaboracion propia

19

1.6.6 Priorización de problemas

La elaboración del FODA como instrumento de diagnóstico permitió visualizar e identificar problemas relacionados con el Centro de Documentación para proponer una solución. Los problemas encontrados son:

El Fondo bibliográfico no tiene una organización técnica.

No hay servicios bibliotecarios.

No hay información automatizada

Falta de un manual de procedimientos para el Centro de Documentación

Falta de un reglamento interno para el Centro de Documentación

Falta de un espacio físico para el Centro de Documentación

Falta de un acuerdo administrativo interno de Creación del Centro de

documentación.

. 1.6.7 Problema seleccionado

La Oficina Nacional de Servicio Civil, tiene información valiosa, como recurso material, para el desarrollo de sus actividades.

Este recurso se encuentra disperso en diferentes lugares, la mayoría esta apilada en cajas en el departamento de Desarrollo Institucional, Las condiciones actuales no son favorables para utilizarla en beneficio de la institución. El problema seleccionado es la falta de organización técnica del fondo bibliográfico del Centro de Documentación.

20

1.6.8 Análisis de viabilidad y factibilidad

Tabla No. 6

Indicadores de viabilidad y factibilidad

INDICADORES Viabilidad Factibilidad

Si No Si No

Financieros

¿Se cuenta con suficiente recurso financiero?

X X

¿Se cuenta con financiamiento externo? X X

¿El proyecto se ejecutará con recursos propios?

X X

¿Se cuenta con fondos extras para imprevistos?

X X

¿Existe posibilidad de crédito para el proyecto?

X X

¿Se ha contemplado el pago de impuestos? X X

Administración legal

¿Se tiene la autorización legal para realizar el proyecto?

X X

¿Se tiene estudio de impacto ambiental? X X

¿Se tiene representación legal? X X

¿Existen leyes que amparen la ejecución del proyecto?

X X

¿La publicidad del proyecto cumple con leyes del país?

X X

Técnico

¿Se tiene las instalaciones adecuadas para el proyecto?

X X

¿Se diseñaron controles de calidad para el control del proyecto?

X X

¿Se tiene bien definida la cobertura del proyecto?

X X

¿Se tienen los insumos necesarios para él proyecto?

X X

¿Se tiene la tecnología apropiada para él proyecto?

X X

¿Se han cumplido las especificaciones apropiadas en la elaboración del proyecto?

X

X

¿El tiempo programado es suficiente para ejecutar el proyecto?

X X

¿Se han definido claramente las metas? X X

21

¿Se tiene la opción multidisciplinaria para la ejecución del proyecto?

X

X

Mercado

¿Se hizo estudio mercadológico en la Institución?

X X

¿El proyecto tiene aceptación de la Institución?

X X

¿El proyecto satisface las necesidades de la institución?

X

X

¿Puede el proyecto abastecerse de insumos?

X X

¿Se cuenta con los canales de distribución adecuados?

X X

¿El proyecto es accesible a la población en general?

X X

¿Se cuenta con el personal capacitado para la ejecución del proyecto?

X X

Político

¿La Institución será responsable del proyecto?

X X

¿El proyecto es de vital importancia para la Institución?

X

X

Cultural

¿El proyecto está diseñado acorde al aspecto lingüístico de la región?

X

X

¿El proyecto corresponde a la expectativa cultural de la región?

X

X

¿El proyecto impulsa la equidad de género? X X

Social

¿El proyecto genera conflictos entre los colaboradores de la Institución?

X

X

¿El proyecto beneficia a la mayoría de los colaboradores?

X

X

¿El proyecto toma en cuenta a las personas no importando el nivel académico?

X X

Fuente: Elaboracion propia

22

1.6.9 Solución propuesta como viable y factible

Organizar el Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC), con automatización de los procesos para la apropiada utilización.

23

Capítulo II

Diseño del proyecto

2.1 Aspectos generales 2.1.1 Nombre del proyecto

Organización del Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC).

2.1.2 Problema El fondo bibliográfico de la institución se encuentra desorganizado y en condiciones no apropiadas para la recuperación uso y manejo de la Información.

2.1.3 Localización 13 Calle 13-77 zona 1, Edificio Panamericano, Guatemala. 2.1.4 Unidad ejecutora

Escuela de Bibliotecología, Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala. 2.2 Tipo de proyecto Gubernamental.

2.2.1 Descripción del proyecto

El proyecto tiene contemplado recolectar la información que se encuentra

en escritorios de los empleados. Limpiar y sacudir los documentos bibliográficos que se encuentran apilados en cajas. Seleccionar y clasificar los documentos que formarán el fondo bibliográfico del Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC). Organizar el fondo bibliográfico con las reglas de catalogación, utilizar las tablas de Cutter Samborn para la notación interna, para los temas serán usados descriptores y encabezamientos de materia. La aplicación de las técnicas documentales serán según las necesidades de la institución.

24

Los documentos oficiales de la institución serán tratados por medio de un código clasificador, propio de la institución para garantizar la procedencia del documento. Diseñar un plano con el fin de adecuar el espacio apropiado, para resguardar, conservar y preservar la información y utilizarla en beneficio de la institución.

2.2.2 Justificación

El proyecto es necesario para la Oficina Nacional de Servicio Civil, porque su personal requiere de información para actividades administrativas. En los nuevos escenarios del desarrollo de las nuevas tecnologías de la comunicación social, la sociedad necesita consumir información para estar informado de los nuevos acontecimientos y así mejorar el desempeño de sus funcionarios dentro de las instituciones.

Organizar unidades de información en las instituciones públicas gubernamentales y no gubernamentales es fortalecer el cumplimiento a la ley de acceso a la información.

2.2.3 Objetivo General

Mejorar las condiciones de la información en la Oficina Nacional de Servicio Civil a través del apoyo en la organización de la Información de forma técnica para el uso adecuado del Centro de Documentación.

2.2.4 Específicos

Crear el Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC) para garantizar una organización adecuada de la información.

Organizar las colecciones para formar un fondo bibliográfico adecuado a las necesidades de la institución.

Implementar las bases de datos para uso de los colaboradores de la institución.

25

2.2.5 Metas

Organizar las colecciones de documentos oficiales, colección de documentos de otras instituciones, colección de referencia, colección de libros de textos, colección de libros de autores guatemaltecos, colección de tesis y colección de recurso Hemerográfico.

Elaborar un inventario de las colecciones

Catalogar y Clasificar un 90 % de la colección de documentos y un 10%

de la colección de textos. Crear dos bases de datos.

2.2.6 Beneficiarios 2.2.7 Directos

Las autoridades de la Institución Directores Subdirectores Jefes de departamentos Funcionarios Profesionales Profesionales Bibliotecólogos Personal técnico Operativo Investigadores de la Institución

2.2.8 Indirectos

Investigadores de otras Instituciones Investigadores extranjeros Estudiantes del nivel medio Estudiantes universitarios Visitantes

2.3 Fuentes de financiamiento y presupuesto

El proyecto se llevará a cabo mediante el aporte de contrapartida de la Institución en infraestructura y aporte del tiempo laboral de los trabajadores del departamento de Desarrollo Institucional, la Universidad de San Carlos y el aporte del Estudiante de Ejercicio Profesional Supervisado.

26

2.3.1 Recursos (humanos, materiales, físicos y financieros)

El director de la Institución delegó oficialmente al Departamento de Desarrollo Institucional la responsabilidad de la ejecución del proyecto, a su vez este departamento involucra a otros departamentos, y sus jefes para ejecutar tareas propias y específicas por su naturaleza y función dentro de la Institución.

2.3.2 Humanos

Profesionales y personal de los departamentos involucrados en la coordinación de actividades para lograr las metas del proyecto y principalmente la colaboración de la Jefatura, la coordinación de capacitaciones, y el personal del departamento, de Desarrollo Institucional y la gestión de la Asesora de EPS en representación Docente de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Licenciada Arely Deyanira Camey Suchite, Jefe del Departamento de Desarrollo Institucional. Licenciada Araceli Vásquez Bravo, Coordinadora de Capacitación de Recursos Humanos del Departamento de Desarrollo Institucional Personal: Graciela Rosydalia Fernández Corzo Lillyan Esther Argueta López Silvia Jeanette Cartagena de de la Rosa Clara Sucely García Mayen Carmen Alicia Diéguez de Padilla Carlos Humberto Chiroy

2.3.3 Materiales físicos

Infraestructura El Edificio de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC Las oficinas del Departamento de Desarrollo Institucional Instrumentos técnicos Las Normas de Catalogación Angloamericanas (RCAA). El Sistema de Clasificación Decimal de MELVIN DEWEY (SCDD) Listados Encabezamientos de Materia (LEMB) Tablas de Notación Interna de Cutter- Sanborn Listado de Términos especializados propios de la Institución

27

Diccionarios y Enciclopedias. Libros y revistas Documentos oficiales de la Institución Mobiliario y equipo Escritorio Sillas Computadoras Mesas Ventilador Impresora Teléfono Reloj de pared. Útiles de oficina Hojas Papel Bond tamaño Carta y Oficio. Fólders Fotocopias Gancho para fólders. Lápices. Reglas Borradores. Folletos Sello Caja de almohadilla. Hojas membretadas de la ONSEC Engrapadora Perforadores Recipiente para basura

2.3.4 Financieros

El presupuesto de la Oficina Nacional de Servicio Civil, que sirve para el funcionamiento administrativo y la ejecución de proyectos, que proviene del Presupuesto General de la Nación de la partida presupuestal de la Secretaria de la Presidencia de la República de Guatemala, del ejercicio fiscal anual, se suma el aporte del epecista.

28

2.3.5 Presupuesto detallado

Tabla No. 7

Gastos del informe


29

2.3.6 Cronograma de actividades

Tabla No. 8


No. ACTIVIDAD 2009-2010

Septiembre

Octu

bre

2009

No

vie

mb

re

2009

Dic

iem

bre

2009

En

ero

2010

Fe

bre

ro

2010

Ma

rzo

2010

Ab

ril

2010

Ma

yo

2010

Ju

nio

2010

1 2 3 4

1 Realizar Observación Entrevistas Encuestas Revisión de documentos

X

2 Realizar llamadas telefónicas para confirmar entrevistas.

X

3 Elaboración del perfil X

4 Ejecución del proyecto. X

5 Organización de las Colecciones X X

6 Implementación de Normas de Catalogación y Clasificación

X

7 Implementación de programa Winisis X

10 Elaboración del informe X

11 Revisión del informe. X

12 Revisión final del informe

X

13 Entrega del informe X

30

CAPÍTULO III Ejecución del proyecto

3.1 Actividades y resultados Tabla No. 9

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESULTADOS Planificar la ejecución del proyecto

Se elaboro un plan para la elaboración del diagnostico.

Poseer planificación adecuada garantizando cada una de las actividades a realizar

Elaborar un plano de área para la adecuación del espacio físico del Centro de Documentación

Se elaboro un plano arquitectónico con la ayuda

del arquitecto Nelson Pineda

Planos de remodelación del espacio físico

Limpiar y separar la información

Se realizó la limpieza del material bibliográfico.

Material bibliográfico limpio y en condiciones apropiadas para poder organizarlo

Organizar las colecciones para Catalogar y Clasificar

Se realizó una selección y separación del fondo

bibliográfico.

Formación de Seis colecciones de acervo bibliográfico

Realizar un inventario de los recursos bibliográficos

Se realizo un inventario físico y se elaboro un registro de los

materiales por colección

Listado de inventario en EXCEL de las colecciones

Se creó un código de Clasificación para clasificar y Catalogar los documentos oficiales de la oficina

Se realizó el análisis y estudio de la estructura organizativa

para procurar la centralización y rápida

recuperación de la información.

Listado de nomenclaturas para clasificar y catalogar los documentos oficiales y demás colecciones

Implementar programas para automatizar procesos

Se realizo la búsqueda de los programas adecuados y sin costo de licencias para su

uso.

Instalación del programa WINISIS y AVERY DESIGN PRO

Diseñar bases de datos Se diseñaron dos bases de datos una para los

Documentos oficiales y la segunda para las demás

colecciones.

Dos bases de datos una de documentos oficiales y otra base de datos que contiene las demás colecciones del acervo bibliográfico

Catalogar Se catalogo el material bibliográfico con las reglas de

catalogación anglo americanas y los listados de encabezamiento de materias

(LEM).

90% de documentos oficiales catalogados y 10% de otras colecciones

Clasificar Se clasifico con el código clasificador de la institución y el sistema de clasificación de

Melvin Dewey

90% de documentos oficiales y 10 % de otras colecciones


31

3.1.1 Producto final obtenido

El resultado final es la Organización del Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC, y sus colecciones Catalogadas y Clasificadas, para el uso y recuperación de la información y el servicio de consulta en sala y préstamo.

3.1.2 Logros

Se limpiaron y ordenaron todos los materiales bibliográficos.

Se diseñó un plano arquitectónico para la adecuación de espacio físico y sus requerimientos materiales.

Se organizaron siete colecciones de materiales bibliográficos de acuerdo a

su formato de presentación.

Se Catalogó y Clasificó un 90% de los documentos oficiales y un 10% de otras colecciones.

Se Implementaron los programas de Winisis y de Avery Design Pro Se elaboraron las guías correspondientes para el uso de los programas

implementados 3.2 Organización de colecciones del Centro de Documentación

La organización documental se compone de varias técnicas:

Clasificar y catalogar el fondo documental para que la información tenga

puntos de acceso de búsqueda y recuperación, ingresar información a las

bases de datos y realizar los procesos técnicos menores.

3.2.1 Colección de documentos oficiales

Esta colección conserva documentos oficiales de la Oficina Nacional de Servicio Civil, entre ellos El Digesto institucional, Actas de Resoluciones, Manuales de Especificación de Puestos, Manuales de Crítica y codificación, Currículos Presidenciales, Planes de Gobiernos, Manuales de Salarios, Manuales de Capacitaciones Internas, Leyes de Servicio Civil, Reglamentos, Planes Estratégicos, POAS Anuales, Memorias, Informes de Congresos de participación en reuniones de Servicio Civil Centroamericano, Planes de Tabulación y encuestas para pensionados de

32

clases Pasivas del Estado, Levantamientos Censales por períodos, Presupuestos de la Nación y Clases Pasivas.

3.2.2 Colección de Documentos de otras Instituciones

Se han reunido todas las publicaciones de documentos de instituciones

centralizadas, descentralizadas, autónomas, semi-autónomas y organismos internacionales que tiene relación con el servicio civil.

3.2.3 Colección de referencia

Se encuentran una colección de Enciclopedias, Diccionarios, biblias

jurídicas, Códigos de apartados postales y directorios de instituciones.

3.2.4 Colección general de libros de texto

Tiene una colección de libros de texto con temas relacionados y afines a las funciones y actividades del servicio civil y la administración general de recursos humanos.

3.2.5 Colección de libros de autores guatemaltecos

Hay una colección de autores nacionales para resguardo del patrimonio de la cultura guatemalteca con el fin de enriquecer la cultura general de los usuarios internos o los usuarios visitantes.

3.2.6 Colección de Tesis

Existe una colección de Tesis de grado de diferentes Universidades del país, con temas relacionados a la auditoría, economía, administración, ciencias jurídicas y sociales y psicología.

3.2.7 Recurso Hemerográfico

Colección de revistas, se conserva una colección de revista con temas

afines a cuestiones administrativas y de recursos humanos.

Colección del Diario de Centro América.

Colección Histórica del Diario La Nación.

Colección de folletos Se ha seleccionado una pequeña colección de

folletos de carácter instructivos, informativos e ilustrativos en diferentes

33

temas, en actividades que desarrollan las instituciones del estado

centralizadas, descentralizadas y autónomas.

3.3 Clasificaciones topográficas de documentos 3.3.1 Tabla de siglas de Clasificaciones por Departamentos

D00 = Dirección y subdirección U01 = Unidad de computo U02 = Unidad de Auditoría Interna U03 = Unidad de Administración Interna D04 = Desarrollo Institucional D005 = Administración Interna D06 = Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorias

Administrativas D07 = Normas y Selección de Recursos Humanos D08 = Registro y verificación de Acciones de Recursos Humanos D09 = Asuntos Jurídicos Laborales D10 = Previsión Civil

3.3.2 Clasificación de Documentos oficiales Dirección y subdirección Unidad de Cómputo Unidad de Auditoría Interna

Unidad de Administración Interna Depto. De Desarrollo Institucional Administración Interna

ONSEC

D00

0001

1994

ONSEC

U01

0001

1993

ONSEC

D05

0001

1997

ONSEC

D04

0001

1996

ONSEC

U03

0001

1991

ONSEC

U02

0001

2005

34

Administración de Puestos, Normas y Selección de Recursos humanos Registro y verificación de Acciones Remuneraciones y auditorias de Recursos Humanos Administrativas

Asuntos Jurídicos Laborales Previsión Civil

ONSEC Abreviatura del nombre de la Institución

D00 = Departamento y/o Unidad

0001 = Número correlativo ascendente de documento

1994 = Año de publicación

ONSEC

D06

0001

2003

ONSEC

D07

0001

1995

ONSEC

D08

0001

1991

ONSEC

D09

0001

1971

ONSEC

D00

0001

1994

ONSEC

D10

0001

1999

35

3.3.3 Clasificación de documentos de otras Instituciones. Índice de Precios de la Manual de capacitaciones Medio ambiente Canasta básica

Tesis USAC Tesis UFM

INE = Abreviatura del nombre de la Institución

I39 = Tabla de Cutter Samborns

1994= Año de publicación

3.3.4 Clasificación de las distintas colecciones. Referencia Colección General de Libros de Textos Clasificación Colección de libros de autores guatemaltecos

INE

I39

2000

MINEDUC

M294

2001

CONAP

M489

2004

INE

I39

1994

R 330 D545 2004

C.G 897.415 E56

C.EX. 155.2 W492

USAC

2001

C336

UFM

1999

M337

36

C.EX. = Abreviatura de la colección 155.2 = Clasificación de Dewey W492 = Tabla de Cutter Samborns Clasificación Colección de Folletos es un número correlativo Clasificación de Revistas, es un R.G. revista guatemalteca, letra inicial del nombre de la revista y un número correlativo. Periódicos Los diarios tienen orden cronológico correlativo por tomos mensuales Colección de Diario Centroamérica y Colección de Diario la Nación

F(0001)

1999

R.G B0002

01/03/1999

C.EX.

155.2

W492

37

Secretaría de la Presidencia de la República de Guatemala del Organismo Ejecutivo

OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL

“ONSEC”

Guías de los programa de cómputo Winisis y Avery Desing Pro

para el Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil

“ONSEC”

Por Bibliotecario General Carlos Humberto Chiroy

Guatemala, noviembre 2,011

38

3.6 Guía del programa de cómputo Winisis.

3.6.1 Instalación de CDS/ISIS

Cuando dispondrá de un archivo llamado ―WINISIS.EXE”, “WINISIS15.EXE”, en el escritorio de su computador este contendrá siempre un archivo ―SETUP.EXE” o un archivo ZIP instalador de Winisis. Ejecute dicho archivo mediante un doble click o a través del comando ejecutar del menú de Windows. El programa de instalación le realizará una serie de preguntas sobre el emplazamiento de varios sistemas de archivos. Si es la primera vez que maneja el sistema, es recomendable aceptar las opciones sugeridas por el programa de instalación véase secuencia de figuras en el anexo #1. Figura #1 a la figura #13.

La mayoría de las opciones que consulta el programa de instalación, serán utilizadas para crear el primer archivo del sistema.

Las opciones de instalación que le consultará son las siguientes:

El directorio principal de Winisis (por defecto \winisis).

La ventana de Grupo de Programas donde se creará el icono de Winisis (por defecto Winisis). Con acceao directo desde el escritorio de Windows

El directorio de las bases de datos, es decir, el directorio donde están o serán almacenadas sus bases de datos. La opción siempre por defecto será en \winisis\data. La bases se instalará en dicho directorio.

El código del idioma inicial de diálogo (por defecto EN). Winisis, tal como lo distribuye UNESCO, soporta los siguientes idiomas: EN (Inglés), FR (Francés), ES (Español). Sin embargo para usos en español debe anotar en esta consulte en el cuadro de dialogo especificar ES para que el programa que instalado en idioma español.

3.6.2 Compatibilidad con las versiones de Windows

Winisis funciona bajo todas las versiones de Windows sin problemas. En algunos casos, sin embargo, puede ser necesario instalar un archivo extra, si se presentan algunos problemas como puede ser que los botones o las ventanas no se vean adecuadamente. Para resolver dichos problemas se deberá copiar el archivo CTL3D.DLL (que ha sido guardado en el subdirectorio ctl3d del directorio principal de CDS/ISIS durante el proceso de instalación en el directorio \windows\system.

39

3.6.3 Instalación de CDS/ISIS en una red

Para operaciones en red se puede instalar CDS/ISIS de alguna de las formas siguientes:

Instalar una sola copia del programa en el servidor que usarán todos los usuarios.

Instalar CDS/ISIS (o WINISIS) en cada estación de trabajo

Crear un icono de acceso directo al archivo WISIS.EXE en su escritorio.

Oprima el botón derecho de su ratón sobre dicho icono y seleccione "propiedades".

La primera forma es la más adecuada por razones de mantenimiento: Si se accede a una nueva versión del programa solamente se necesita actualizar el mismo en el servidor y todos los usuarios tendrán acceso automáticamente a la nueva versión, mientras que en la segunda opción tendrá que repetirse la instalación en cada estación de trabajo. En ambos casos se deben seguir ciertos pasos para asegurar que el programa funcione adecuadamente, es decir, aquellos que le permiten encontrar varios sistemas y archivos de bases de datos. Téngase en cuenta también que CDS/ISIS no puede manejar nombres de archivos y/o directorios de bases de datos de mas de ocho caracteres. Por tanto se deben utilizar nombres de menos de 9 caracteres sin espacios para nombres de archivos y/o directorios, y de menos de 7 caracteres para nombres de bases de datos, si queremos mantener la compatibilidad con la versión

3.6.4 Base de datos en Winisis

Al pulsar el botón o al seleccionar la opción (comando) véase la fig. # 14 Nueva (Definición)... del menú Base de Datos se inicia el proceso de definición de bases de datos, en el que se irán abriendo consecutivamente las siguientes ventanas Ventana de diálogo de nueva base:

40

Véase Fig. # 15, 16 En esta ventana se ha de introducir el nombre y ruta de acceso (path) de la nueva base. El nombre de la base no ha de contener más de seis caracteres. Si no se especifica el path, se tomará lo especificado por defecto en el parámetro 5 del archivo syspar.par.

3.6.6 Diseño de bases de datos Aspectos básicos del diseño de bases de datos con CDS/ISIS. Sin embargo, para obtener el mejor rendimiento de CDS/ISIS es necesario estar familiarizado con todas las herramientas que ofrece y, en particular, con las técnicas específicas descritas en éste capítulo, dado que un diseño "pobre" de una base de datos puede llegar a impedir el uso de algunas de las posibilidades que ofrece el programa.

3.6.7 Elementos Dato Un elemento dato, como su nombre indica, es una pieza elemental de información. La primera fase en el diseño de una base de datos, debe consistir en un delicado y completo análisis de los elementos dato requeridos. Los elementos de información elegibles para ser seleccionados como elemento dato serán aquellos que sean susceptibles de ser procesados individualmente. Para su determinación debemos conocer las respuestas a típicas cuestiones como son: "¿Será necesario ordenar los registros por éste elemento?"; "¿Debe ser buscable?"; "¿Puede ser necesario imprimirlo o visualizarlo diferenciado de otros datos, p. ej. en negrita o mayúsculas?"; etc. Si la respuesta a alguna de estas preguntas es afirmativa el elemento debe ser seleccionado como elemento dato. El mejor consejo es elegir el estandarizar con el formato Marck 21 o su similar, para que los campos y subcampos que utilice queden estándar para facilitar migración de información.

3.6.8 Campos y Subcampos

Los elementos Dato pueden ser almacenados en campo o subcampos. Cada campo es identificado por una etiqueta según se define en la FDT de la base de datos. Debe pensarse que dicha etiqueta es el nombre del campo con el que identifica CDS/ISIS. Cada vez que sea necesario realizar cualquier operación sobre un determinado elemento dato deberá indicarse la etiqueta del campo en el que dicho elemento dato está almacenado. Por ejemplo, en la FDT dada a continuación, el título está asignado al campo de etiqueta 24. Si se desea visualizar el contenido del campo título, se indicará a CDS/ISIS que visualice V24 (con el adecuado comando de lenguaje de formateo para visualizar un campo).

:

41

3.6.9 Campos Repetibles

En aquellos casos en los que los elementos o dato puedan tener más de una ocurrencia en un mismo registro, creará cuantos campos sean necesarios para almacenar todas las ocurrencias del elemento dato. Este tipo de campos se llaman campos repetibles. Un ejemplo típico es el campo autor en un registro bibliográfico. Todas las ocurrencias de un campo repetible tienen la misma etiqueta posee herramientas para manejar y formatear campos repetibles. Puede accederse individualmente a una ocurrencia particular de un campo repetible a través del lenguaje de formatos. Es posible, por ejemplo en el campo repetible autor comentado antes, dar un tratamiento particularizado a la primera ocurrencia de un campo repetible (primer autor). Vea figura #17

3.7 Definición de bases de datos

Una vez que se ha especificado el nombre y directorio de la nueva base de datos se abrirá una ventana de definición de campos véase la figura No. 18. En esta ventana aparecerán los recuadros siguientes, cada uno de los cuales se rellenarán para cada campo para especificar sus características. Necesariamente debe existir una hoja de ingreso de datos con el nombre de la base, aunque una base puede tener asociadas otras hojas de entrada de datos con nombres distintos. No es necesario que todos los campos definidos en la base de datos estén presentes en las hojas de trabajo de entrada de datos, ni que estén en ellas en el mismo orden en que fueron definidos. Véase la figura No. 20. En este recuadro se indican los campos que formarán parte de la hoja de entrada de datos que se está definiendo

Al pulsar el botón anterior se abrirá la segunda ventana de definición de bases de datos: Definición de la hoja de trabajo por defecto de la base véase la figura #19.

3.7.1 Campos En este recuadro se indican los campos que formarán parte de la hoja de entrada de datos que se está definiendo. base de datos nuevas véase la figura No. 20,21. En este recuadro se indican los campos que formarán parte de la hoja de entrada de datos que se está definiendo. Al pulsar el botón en la pantalla de la figura 18 se desplegará la siguiente ventana figura No. 19, 20,21, 22, 23, 24. Figura No. 22 Asistente definición de formatos. En la que se nos consulta si deseamos utilizar el asistente para la definición de formatos de visualización e

42

impresión. Si pulsamos el botón ―si‖, (recomendado), se desplegará la siguiente pantalla para que elijamos el tipo de formato que queremos crear figura No. 23

3.7.1 El asistente para definición de formatos Ofrece una pantalla con detalles de la configuración de la base de datos ver la figura 24 en esta ventana solo hay que pulsar la flecha de lado derecho para pasar al uso del diccionario luego en la figura no.26, y no. 27 se indica como rellenar las opciones para elegir los campos que técnicamente son necesarios autor, titulo, temas y algún otra opción que sea necesaria. La forma más indicada es palabra por palabra para que el sistema pueda desarrollar búsquedas por palabras en los campos definidos para la búsqueda. Al terminar la configuración de la base de datos, el sistema hace indicaciones en las figuras No. 29, 30 y 31. Se puede visualizar en el escritorio de la computadora el incono del programa de Winisis. Al abrir el acceso directo se puede visualizar en el cuadro de de dialogo de entrada, donde aparece en una lista el nombre de la base de datos que fue creada. Ver la figura No. 32.

3.7.2 Instrucciones para la creación de un registro en la base de datos

La base de datos esta creada, está vacía, hay que proceder a crear los registros mediante el relleno de los campos definidos con los datos de los materiales bibliográficos, para crear los registros hay que pulsar la carpeta que contiene el listado de las bases de datos, después ubicar el nombre de la base de datos donde vamos a ingresar los datos, una vez ubicado el nombre se pulsa y se abre el cuadro de dialogo ver figuras No. 33,34.

Se busca un lápiz que aparece en la barra de herramientas para abrir el recuadro de llenado ver las figuras 35 y 36 en la figura 37 El primer registro se crea llenando todos los campos que solicita la base de datos con puntos para que se visualicen todos los campo y se puede usar como archivo maestro de campos para el ingreso de de datos de los demás registros.

Este archivo maestro de campos es el primer MFN (Numero único asignado automáticamente por CDS/ISIS a cada registro) en la base de datos, para la creación de los demás registros se usa este archivo maestro y se hace la sustitución de datos se muestra en las figuras No. 38, al terminar de ingresar los datos se graba el archivo como se indica en la figura No. 39.

3.8 Guía de Instalación y uso del programa Avery Design Pro Cierre todos los programas y vaya al escritorio de Microsoft Windows. Inserte el CD-ROM de Design Pro en la unidad correspondiente. Aparecerá la ventana de inicio de Design Pro. Haga clic en instalar Design Pro y siga las instrucciones de la pantalla completar la instalación, ver las figuras No. 40-51. Las recomendaciones de instalación recomendadas son las opciones son sencillas para la mayoría de los usuarios pero de igual manera el usuario

43

puede explorar otras aplicaciones que sean de mayor beneficio una vez haga uso de esta herramienta se le facilitara la elaboración de productos, para iniciar DesignPro, haga doble clic en el icono de Design Pro en el escritorio de Microsoft, Windows o seleccione Inicio > Programas > Avery Design Pro 5 > Design Pro 5.

3.8.1 Instrucciones para crear etiquetas

Avery Design Pro es un programa que permite elaborar plantillas para impresión de etiquetas en materiales adhesivos para membretar los materiales bibliográficos, tarjetas, sobres, y códigos de barras. Los productos de Avery son los mas modernos que necesita el bibliotecario para elaborar los productos de presentación con ayuda en línea si necesita mas información sobre las características de la línea de productos prediseñadas en esta guía, vea las figuras No. 52. Las plantillas prediseñadas en esta guía tiene instrucciones para crear etiquetas para membretar los lomos de los libros ver la figura No. 53-58.

3.8.2 Crear etiquetas El programa pregunta como desea crear su proyecto hay dos formas de realizar el proyecto Se puede iniciar usando las formas prediseñadas por el programa, luego se puede iniciar un proyecto desde cero es crear los diseños de acuerdo a las necesidades del Centro de Documentación. La otra opción es para abrir proyectos ya existentes en nuestros archivos y sobre ellos se puede crear o actualizar. Hay una opción que permite tomar ideas de un enlace en línea por medio de internet luego está la opción de salir del programa ver la figura No. 52. En la figura No. 54 se ilustra como debe de buscar las etiquetas prediseñada a través de un código que la identifica entre todos los productos del programa. En este caso el código es 6570. En la figura siguiente 56 se ilustra cómo se debe abrir el campo de escritura dentro de la etiqueta puede utilizarse de forma vertical u horizontal. En la figura 57 se ilustra los comando de movilidad dentro de la plantilla de etiquetas y la visualización de pagina en vista previa siendo la figura No. 58 la que muestra las 42 etiquetas donde se pueden visualizar errores antes de imprimir. El uso de la etiqueta principal lo visualiza la figura No. 59 esta etiqueta sirve para hacer uso de texto constante dentro de las etiquetas de la plantilla general Por ejemplo para nuestro caso se visualiza en las etiquetas como texto constante el nombre de la institución en los códigos de barras.

44

3.8.3 Crear códigos de barras Las figuras No. 60-70 ilustran la forma que se pueden acomodar las etiquetas para elaborar texto horizontal o vertical y los comandos de uso para la creación de códigos de barras.

45

CAPITULO IV

EVALUACIÓN

4.1 Evaluación del Diagnóstico

Al elaborar el diagnostico, se utilizó el diseño de la matriz FODA se

visualizaron los aspectos positivos y negativos de la institución. En base a esta información se determinar las necesidades prioritarias. Fue así como se seleccionó el proyecto a ejecutar.

Tabla No. 11

No. Actividad Limitantes Resultados El medio de verificación:,

1 Se realizaron entrevistas a los jefes de departamentos y colaboradores elaboración de cuestionarios, encuestas y visitas de observación

Factor tiempo para realizar las entrevistas, escaso mobiliario y equipo de oficina, poca colaboración en la impresión de materiales, apoyo económico negativo, espacio físico inadecuado.

Se lograron realizar las entrevistas, reproducir los instrumentos de recolección de datos, se hizo una revisión del estado físico del material bibliográfico

Los propios instrumentos de recolección de datos, los datos, y el diagnóstico elaborado.


46

. 4.2 Evaluación de diseño del proyecto Al visualizar las necesidades de información de la Oficina Nacional de Servicio Civil, y como resultado de la priorización se opto por diseñar un proyecto que contribuya de manera efectiva a mejorar las condiciones de información, en la institución.

Tabla No. 12

No. Actividad Limitantes Resultados El medio de verificación:,

1 Diseñar un proyecto que mejore las condiciones de información en la Oficina Nacional de Servicio Civil.

Factor económico para realizar el proyecto pues en el presupuesto anual que recibe la Oficina Nacional de Servicio Civil no existe rubro asignado para proyectos relacionados con el Centro de Documentación

Se logro proyectar el diseño delimitándolo a una asesoría profesional en la organización del Centro de Documentación donde se marcan las directrices para la organización del mismo.

El propio diseño del proyecto.


47

4.3 Evaluación de la ejecución

Tabla No. 13

No.

Actividad Limitantes Resultados Verificación

1 Diseñar el proyecto de acuerdo a la priorización de un listado de necesidades de información. El problema seleccionado es la organización de una unidad de información. Con la ejecución de este proyecto se da solución al problema en la Oficina Nacional de Servicio Civil.

Factor tiempo para realizar las entrevistas, escaso mobiliario y equipo de oficina, poca colaboración en la impresión de materiales, apoyo económico negativo, espacio físico inadecuado.

Se lograron realizar las entrevistas, reproducir los instrumentos de recolección de datos, se hizo una revisión del estado físico del material bibliográfico.

Los instrumentos de recolección de datos, los propios datos, y el diagnóstico elaborado

2 Se elaboraron solicitudes dirigidas a instituciones externas para adquirir un software de administración de información.

Solicitud el Programa Glifos a la Secretaria General de Planificación SEGEPLAN

Las licencias han sido compradas para uso individual situación que hace que la administración pública tenga que adquirir por cada institución la misma tecnología y sus licencias

Gestiones fallidas Las licencias no lo permiten

Cartas de solitud

3 Organizar el Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil. Ejecutar el proyecto, para dar solución a la situación de necesidades de información de la Oficina Nacional de Servicio Civil

El recurso económico

La organización del fondo bibliográfico en siete colecciones, la catalogación y clasificación de un alto porcentaje de los documentos oficiales y un porcentaje menor de las otras colecciones

El Capitulo que contiene el proyecto de organización de la unidad de información, y los instructivos de automatización


48

4.4 Evaluación de la parte final del proyecto

La aportación económica del estudiante y la colaboración del recurso material de los departamentos involucrados fueron importantes para concluir este proyecto. Logró la automatización por medio de programas de computo, para elaborar bases de datos, se realizo un inventario en hojas electrónicas de Excel y se elaboró una hoja de captura para realizar los registros Catalográficos. El proceso técnico de los materiales bibliográficos de manera automática es de beneficio para el Centro de Documentación en la Oficina Nacional de Servicio Civil institución.

Una vez organizado el Centro de Documentación ya se puede continuar con su función y actividades dentro de la Institución. La administración del fondo bibliográfico, queda a cargo de las personas que tengan que gestionar la nueva unidad de información.

Tabla No. 14

No. Actividad Limitantes Resultados Verificación

1 El proyecto se limito a llevar a cabo la implementación de la técnica documental de tratamiento de colecciones para organizar unidades de información.

Falta de recursos económicos, para adecuar el espacio físico, compra de insumos, compra de mobiliario y equipo.

Implementación de programas de cómputo, Bases de datos, Hojas de Captura, Inventario, Registros Catalográficos, Clasificación, Códigos de Barras y Accesorios de libros

El informe de EPS, la organización del fondo bibliográfico, los códigos de clasificación, los bases de datos y los programas implementados


49

CONCLUSIONES.

1 La centralización de la bibliografía y documentos, en el Centro de Documentación, facilita la localización y consulta de los mismos y en general mejora la utilización lo cual es positivo para la institución en el proceso de brindar información a los usuarios que la requieran.

2 El Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil,

contribuirá a mejorar las condiciones de la información en la institución. A través de la organización, el proceso técnico, el almacenamiento y la recuperación de la información del centro de documentación.

3 Esta institución como toda institución estatal resguardan información de

mucha importancia que debe conservarse en condiciones adecuadas. Preservar la memoria histórica y cultural del país es importante en los estudios de investigación o para la toma de decisiones administrativas e incluso para investigaciones de índole legal en casos especiales.

50

RECOMENDACIONES

1. Dar seguimiento al proyecto de Organización del Centro de

Documentación y emitir un acuerdo administrativo que legalice la

existencia del mismo.

2. La oficina de libre acceso a la información debe pertenecer al Centro

de Documentación, para compartir recursos financieros y

económicos.

3. Mejorar el espacio físico de las instalaciones del Centro de

Documentación.

4. Brindar la debida importancia al beneficio que otorga la información

como un recurso material.

5. Es un reto para las autoridades de la institución, iniciar una

cooperación Institucional mas sustantiva entre los diversos centros

de documentación estatales que existen, para contribuir con la

austeridad del gasto público.

51

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Cardoza Meza de López, Dora María. Creación de la biblioteca del Instituto

Municipal “Miguel Soto Barillas” San Miguel Petapa, Guatemala.

Guatemala: USAC, 2009. 218 p.

2. Descripción General de la ONSEC. / Marco Tulio Pérez Solares, Ariel Batres

Villagrán, Wolfang Alejandro Arriaga Verdera, Coord. Guatemala: ONSEC,

1994. 35 p.

3. Franklin Enrique Benjamín. Organización de empresas: análisis diseño y Estructura. México: Mc Graw Hill, 2003. 341p.

4. Manual de Organización Oficina Nacional de Servicio Civil / Departamento

de Previsión Civil, Coord. Guatemala: USAC, 2003. p. 85.

5. Marroquín Valdez Edna Maricela.“Legalización para el funcionamiento de un Centro de Documentación en el Organismo Ejecutivo. Guatemala: el autor, 2000.—27 p.—Tesis (Licenciada en Bibliotecologìa).Universidad de San Carlos de Guatemala.

6. Organización y operación de unidades de información técnica / Ariel

Batres Villagrán Coord. Guatemala: ONSEC, 2003. 341p.

7. Plan de Trabajo interinstitucional para la instalación, utilización y

administración del sistema de información para la gestión local

“siglo”. / Ariel Batres Villagrán, Coord. Guatemala: ONSEC, 1999. 24 p.

8. Proyecto de comunicación interna -INFOSEC- ONSEC. / Rodolfo

Hernández R. Coord. Guatemala: ONSEC, 1994. 9 p.

9. Proyectos en ejecución y pendientes de ejecutar por el departamento de

Racionalización administrativa. ONSEC. / Héctor Mauricio Rodríguez a

Coord. Guatemala: ONSEC, 199. 25 p.

10. Universidad de San Carlos de Guatemala. Propedéutica para el Ejercicio Profesional Supervisado. Facultad de Humanidades, Departamento de Pedagogía. Guatemala, 2009. 94 p.

52

APÉNDICES

53

Apéndice No.1 Cartas de autorización

54

Cartas de autorización

55

56

57

58

59

Apéndice No.2

Hoja de captura, plano y fotografías

60

Hoja de captura, plano y fotografias

Figura No. 1 Hoja de captura

Respaldo de hoja de captura


61

Figura No.2

PLANTA DEL CENTRO DE DOCUMENTACION

“ONSEC”

Fuente: Arquitecto Nelson Pineda

62

Documentos de la Institución apilados y desorganizados.

Fotografía #1

63

Documentos organizados

Fotografía No.2

Fuente propia

64

Materiales bibliográficos ingresados a la base de datos

Fotografía No. 3

Fuente propia

65

ANEXOS

66

Anexo No. 1

Instrumentos de recopilación de datos

67

Instrumentos de recopilación de datos

Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades,

Escuela de Bibliotecología, Ejercicio Profesional Supervisado

Este instrumento tiene como fin recabar datos para determinar las necesidades de

información de la Oficina Nacional de Servicio Civil

Cuestionario para colaboradores.

1. ¿Sabe usted si existió un Centro de Documentación en ONSEC?

Si ( ) No ( )

2. ¿Con qué frecuencia utiliza información para ejecutar su trabajo?

Algunas veces ( ) Siempre ( ) Nunca ( )

3. ¿Tiene Conocimiento de cuál es la función de un Centro de Documentación?

Si ( ) No. ( )

4. ¿Considera importante el proyecto de un Centro de Documentación?

Si ( ) No. ( )

5. ¿Si llega a funcionar un Centro de Documentación. ¿usaría los servicios?

Si ( ) No. ( )

6 ¿Hay un archivo en la Institución?

Si ( ) No. ( )

7 ¿Considera importante tener un archivo general de la Institución?

Si ( ) No. ( )

8 ¿Tiene Conocimiento de la función de un archivo?

Si ( ) No. ( )

Agradecemos su colaboración

68

Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades,

Escuela de Bibliotecología, Ejercicio Profesional Supervisado

El presente instrumento tiene como objeto recabar todos los datos posibles para un informe de diagnostico de la situación de la Institución Por lo que se agradece su colaboración Entrevista: Licda. Edna Marroquín ¿Fue usted quién organizo el Centro por primera vez? ¿En qué fecha fue organizado? ¿Tiene conocimiento si existe algún Acuerdo interno de creación del Centro de Documentación? ¿Conoce usted en qué oficina está guardado el acuerdo de creación? ¿Tiene conocimiento si existe reglamento interno o manual de procedimiento? ¿Utilizó algún programa electrónico para la elaboración de bases de datos? ¿Qué motivos cree usted, que influyeron para que dejara de funcionar el Centro de Documentación? ¿Existieron herramientas para proceso técnico de catalogación y clasificación?

69

Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades, Escuela de Bibliotecología, Ejercicio Profesional Supervisado

Licenciada Edna Marroquín Saludo Presentación Motivo de la entrevista: Recopilar datos

Entrevista Aspectos a investigar

Antecedentes del Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil

(ONSEC).

1 ¿En qué año inicio el Centro de Documentación?

2 ¿Tiene conocimiento si existe un acuerdo interno de creación del Centro de

Documentación?

3 ¿Tiene conocimiento si existe algún antecedente histórico impreso?

4 ¿Se elaboro algún manual o instructivo para las actividades técnicas?

5 ¿Se contaba el Centro con alguna base de datos?

6 ¿Qué programa se uso?

7 ¿Se tomo alguna medida para el resguardo de esa información?

8 ¿Cómo estaba organizado el fondo bibliográfico?

9 ¿Por qué cree usted que el Centro de documentación dejo de prestar servicio?

10 ¿Cuántas personas trabajaban en el Centro de Documentación?

70

Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades, Escuela de Bibliotecología, Ejercicio Profesional Supervisado

Ingeniero Edgar Rolando Rodríguez Jefe del Departamento de Informática Saludo Presentación Motivo Aspectos a investigar

Informáticos

¿Tenemos conocimiento que ONSEC, Existe un programa de infile?

¿Este programa permite crear módulos para administrar información de bibliotecas?

Si ( ) No ( )

Los requerimientos del Centro de Documentación son:

1 base de datos de registros de libros de texto.

1 base de datos de registro de documentos especiales

1 base de datos de registro de revistas

1 Una base de datos de registro de folletos

1 base de datos de registro de revistas

1 base de datos de registros de usuarios

1 modulo de consulta para la recuperación de información

1 modulo de préstamo de materiales bibliográficos

Salida de productos, tales como impresión de tarjetas bibliográficas, etiquetas y listados

y si fuera posible también reportes estadísticos.

¿Es posible crear un catálogo en línea dentro de la red de la Institución?

Si ( ) No. ( )

¿Cuál es la capacidad de envió?

Los requerimientos de campos y sub.-campos en cada una de las bases de datos serian

básicamente los usados en formato Marck. Estándar utilizado Internacionalmente, para

la creación y manejo de registros de información bibliográfica.

Requerimientos de aspecto general

Habilitar acceso a Internet

Habilitar un link en la página Web para el Centro de Documentación.

Instalación herramientas de trabajo, programa de etiquetas

71

Anexo No.2

Figuras de la guía de Winisis

72

Figuras de la guía de Winisis

Ubicación del archivo de Winisis en la computadora

Figura # 3

Abrir los archivos de winisis

Figura # 4

73

Activar el archivo instalador

Figura # 5

Programa de winisis abierto, listo para instalar

Figura No. 6

Clip en el

instalador

74

Indica el lugar donde se instalará el programa

Figura No. 7

Indica la instalación del grupo ISIS en Windows

Figura No. 8

75

Indica el Directorio de Winisis

Figura No. 9

76

Seleccionador de idioma

Figura No. 10

Seleccionar el Español

Figura No 11

77

Inicio de inatalación

Figura No. 12

Programa instalado

Figura No. 13

78

79

Selección de icono para crea base de datos

Figura No. 14

Cuadro de diálogo para nombrar una base de datos

Figura No. 15

80

La base se identifica con abreviatura de la institución

Figura No. 16

Definición de características de los campos a crear en la base de datos Figura No. 17

81

Lista de campos definidos

Figura No. 18

Distintos criterios para ordenar campos

Figura No. 19

82

Campos ordenados para validar

Figura No. 20

Validar campos

Figura No. 21

83

Siguiente fase

Figura No. 22

Escoger el estilo normal y/o a criterio según la necesidad

Figura No. 23

84

Configuración de detalles de la base de datos

Figura No. 24

F Diccionario para realizar busquedas

igura No. 25

85

Definición de campos buscables en la base de datos

Figura No. 26

Se pueden definir 1 o varios campos de busqueda

Figura No. 27

86

Se puede agregar detalles a la configuración

Figura No. 28

El programa define la base creada

Figura 29

87

acepta la definición final de base de datos Figura No. 30

Se

Finaliza y crea un acceso directo en el escritorio

Figura No. 31

88

Cuadro de diálogo para uso de base de datos

Figura No. 32

Pueden existir varias bases de datos

Figura No. 34

89

Abriendo la tabla de rellenado de datos

Figura No. 35

Tabla para llenado de datos

Figura No. 36

Figura No. 37

90

Para crear un registro nuevo

Figura No. 38

Crear un registro nuevo sobre un registro viejo

Figura No. 39

91

Rellendo de datos

92

Anexo No. 3 Guía de Instalación y uso del programa Avery Design Pro

Figura No. 40

93

Ubicación del programa Avery Desing Pro en el escritorio

Figura No. 41

Inicio de la instalación

Figura No. 42

94

Instalación en proceso

Figura No. 43


Figura No. 44

95


Figura No. 45


Figura No. 46

96


Figura No. 47


Figura No. 48

97


Figura No. 49


Figura No. 50

98


Figura No. 51

El programa pide definir el nombre del usuario

99

Figura No. 52

Cuadro de diálogo de diferentes recursos del programa

Figura No. 53

Se pueden crear nuevos formatos

100

Figura No. 54

Definir las nuevas características

Figura No. 55

Tomar nota de la identificación de etiqueta

101

Figura No. 56

Se pueden definir textos fijos y variables

Figura No. 57

Se pueden elaborar plantillas de 42 etiquetas

102

Figura No. 58

Vista previa de plantilla

Figura No. 59

Las etiquetas principales se usan para textos invariables

103

Figura No. 60

El sentido de orientación es variable según la necesidad

Figura No. 61

Los códigos llevan texto invariable

104

Figura No. 62

Textos invariable puede cambiar de orientación

Figura No. 63

Texto invariable en sentido vertical

105

Figura No. 64

Número arábico del código para convertir en barras

Figura No. 65

Código arábigo convertido en barras

106

Figura No. 66

Número arábigo de texto variable

Figura No. 67

Número arábigo para cambio de sentido

107

Figura No. 68

Arábigo en sentido vertical

Figura No. 69

Código terminado

108

Figura No. 70

Plantillas de 42 códigos en vista previa

Documents

Organización del Centro de Documentación de la Oficina ...biblioteca.usac.edu.gt/EPS/07/07_2568.pdf · Anexo No.2 Figuras de la guía de Winisis 70 Anexo No.3 Figuras de Instalación