PASOS PARA UNA EXCELENTE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Lorena Hidalgo 11/01/2010

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Si nos referimos al desarrollo de cualquier actividad empresarial es importante contar con un

recurso humano idóneo y especializado para trabajar en las distintas áreas que tiene una

empresa. Lo mismo debe pasar si nos referimos a la organización de congresos, convenciones,

ferias y eventos en general, pues recurriendo a los verdaderos profesionales nos sentiremos

mucho menos preocupados, perderemos menos tiempo, dinero y lo más importante se ganará

credibilidad y prestigio habiendo ofrecido un evento de primera categoría.

En muchos casos a la hora de organizar un evento las empresas e instituciones se preocupan

mucho por el asunto costos, y asignan o contratan de una manera inapropiada a un personal

sin ninguna experiencia para planificar, organizar y coordinar el evento en cuestión. En

principio, es verdad, que esta fórmula puede resultar mucho más económica, pero también

hay que analizar las posibles consecuencias que pueden resultar de una planificación y

organización totalmente empíricas.

Frente a esta mala decisión puedo detallar algunos casos:

• Los servicios y productos contratados sean de mala calidad.

• Manejo de proveedores y auspicios inadecuado.

• Insuficiencia estratégica a la hora de comercializar el evento y como resultado poca

convocatoria.

• Logística del evento descordinada y como resultado atrasos y pérdidas de tiempo en el

cronograma de actividades.

• Personal de apoyo inadecuado y sin preparación, y como resultado, los asistentes al evento

no sean tratados profesionalmente.

• En el peor de los casos pudiera ocurrir una intoxicación masiva, al tratarse de un pésimo

servicio de catering, que no cumpla con los requerimientos sanitarios mínimos, ni equipos

adecuados que mantengan la cadena de frío.

• Sistemas de Seguridad no efectiva o insuficiente. Entre otros.

Los resultados finales por el simple hecho de reducir extremadamente los costos

desmejorando así efectividad organizativa, la calidad de productos y servicios tienen un alto

porcentaje de negativismo, y detallo algunos a continuación:

• Decepción de los asistentes del evento.

• Vergüenza, frustración y desprestigio de la empresa o institución organizadora del evento.

• Prensa negativa para el evento, la empresa y/o institución organizadora.

• Pérdida de credibilidad de los asistentes hacia los organizadores.

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• Problemas de convocatoria en eventos futuros. Entre otros.

Todas estas consecuencias tratándose de un evento internacional se multiplican por 1000,

pues el prestigio de la ciudad sede también esta en juego como el de sus instituciones, y esto

nunca debemos olvidar.

Es por eso que para la realización de eventos internacionales se debe mantener estándares

internacionales de organización, comercialización y coordinación del evento en cuestión.

Saber que quienes nos visitan son turistas y profesionales extranjeros exigentes en cuanto a la

calidad de servicios y organización; y si queremos ganar prestigio y confianza de las empresas,

instituciones y profesionales extranjeros debemos aplicar concientemente estándares

internacionales de organización.