Organizacion Exp

2.La organización como función administrativa

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.

La organización como sistema

Proceso de la administración encargado de crear la estructura orgánica, establecer los niveles de autoridad y responsabilidad y la forma como se realizan las funciones administrativas, sus actividades, deberes, y atribuciones en correspondencia con los fines trazados

Se logra mediante políticas y normas

Un propósito Colectivo

Personas que realizan tareas

distintas aunque

relacionadas

La Cadena

de Mando

Características de la organización como sistema

Equilibrio /homeostasis

Manifestaciones de una organización formal deficiente

●Funciones mal distribuidas

●Objetivos sin lograr

●Aumento de conflictos

●Ineficiencia

●Subutilización de recursos

●Aumento de costos

●Baja producción social

Entropía

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

PLANIFICACIÓN CONTROLEVALUACIÓN

ORGANIZACIÓN EJECUCIÓN DIRECCIÓN

EL GERENTE

La organización como función administrativa U

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para

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Cad

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●La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento.●Define la distribución de funciones y actividades inherentes al plan. ●Articula los recursos y designa responsabilidades a los miembros del sistema.

NÚCLEO DE OPERACIONES

DIRECCIÓNINTERMEDIA

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ALTADIRECCIÓN

STA

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IDEOLOGÍA oCULTURA EMPRESARIAL

Fuente: readaptado de Mintzberg (1984)

PARTES DE LA ORGANIZACIÓN

NÚCLEO DE OPERACIONES (OPERARIOS)

• EJECUCIÓN tareas básicas: compras, producción y ventas

ALTA DIRECCIÓN (ÁPICE ESTRATÉGICO)

• Presidencia, dirección general, consejeros, staff dirección general, etc.

FUNCIONES

• Velar por la unidad de la organización• Relaciones con el entorno• Definición de la estrategia corporativa

MANDOS INTERMEDIOS (DIRECCIÓN INTERMEDIA)

• Directivos de división, departamento, sección, turno, etc.• Nexo unión del ápice estratégico y el núcleo de operaciones• Resultado de supervisión directa: ANGULO DE CONTROL

NIVELES ORGANIZATIVOS Y ÁNGULO DE CONTROLNIVEL

ORGANIZATIVO• Escalón jerárquico en una estructura organizativa

ÁNGULO DECONTROL

• Nº de subordinados que dependen de un superior

FUNCIONES

• Intervenir en la corriente de decisiones ( )• Relaciones fronterizas• Diseño de la estrategia de su unidad

ESTRUCTURAALTA

• Organización con tramos estrechos

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• Organización con tramos amplios

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SESTRUCTURAPLANA

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2.creando unSistemas de organización

3.presentando Instrumentos metodológicos

¿Cómo se logra crear laEstructura de una organización?

Principios generales

●Santibáñez (1998), define los principios como declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente.

●Se han reconocido principios que deben observarse al organizar una empresa o institución o en toda organización.

QUÉ NO DEBO OLVIDAR CUANDO

ORGANIZO UNAINSTITUCIÓN


1. Principio del Objetivo: De acuerdo con este principio, la organización debe establecer los fines permanentes o (teología) hacía los cuales se encamina la organización.

2. Principio de los canales de supervisión bien definida: Según este principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisión que deben estar conectados por canales de comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor.

3. Principio del espacio de control: De acuerdo con este principio, se debe establecer el número de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el número de personas esté entre 7 y 8, tomando en cuenta: a) la naturaleza del trabajo. b) la capacidad del jefe. c) la preparación de los subordinados. d) el medio ambiente físico.




4. Principio de equilibrio autoridad – responsabilidad: De acuerdo con este principio, la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada.

5. Principio de fijación de responsabilidades: Este principio establece que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor de la que implica la autoridad delegada, ni debería ser menor.

6. Principio de la selección y adiestramiento del personal: Se enuncia diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.

7. Principio de especialización: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. para que trabajen en una sola especialidad o área de actividades.

8. Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta el último subordinado y que esta debe funcionar claramente a través de toda la organización.

9. Principio de la unidad de mando: Afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.




6. Principio de la selección y adiestramiento del personal:

2. Principio de los canales de supervisión

1. Principio del Objetivo

4. Principio de equilibrio autoridad – responsabilidad:

5. Principio de fijación de responsabilidades

3. Principio del espacio de control:

9. Principio de la unidad de mando

8. Principio de jerarquía o de escala jerárquica:

7. Principio de especialización:


ORGANIZO UNA

INSTITUCIÓN


2.Sistemas de organización

La organización, como función administrativa, define la distribución de funciones y actividades inherentes al plan.

Las funciones se definen como el conjunto de actividades afines, dirigidas a proporcionar a las unidades de una organización los recursos y servicios necesarios para hacer factible la operación institucional.

Para que se puedan cumplir todas estas funciones y obtener buenos resultados en la gestión, la organización debe encontrar sus propias condiciones, que le permitan construir una estructura organizativa que facilite la fluidez en el trabajo y una participación eficaz; se pueden establecer de acuerdo a las necesidades del municipio, posibilidades de obtención de recursos tanto humano como financiero, objetivos y metas primordiales a solucionar, Analizando los puntos de vistas débiles y fuertes de la organización.

●REPRESENTAN LAS DIFERENTES FORMAS DE PONER EN COORDINACIÓN SITEMÁTICA LOS DIFERENTES ELEMENTOS HUMANOS Y MATERIALES DE LA ORGANIZACIÓN

●OBEDECEN A LA NATURALEZA Y OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.

●LOS PRINCIPALES SON:●SISTEMA FUNCIONAL

(HORIZONTAL)●SISTEMA LINEAL (VERTICAL)●SISTEMA circular●Sistema matricial.

2.Sistemas de organización


ORGANIZO UNA

INSTITUCIÓN

SISTEMA FUNCIONAL (HORIZONTAL)

Se diseña en forma piramidal de izquierda a derecha o viceversa, para dividir el trabajo y establecer especialización, desde el gerente hasta el obrero, para que cada hombre ejecute el menor de funciones posibles.

Fluye de arriba hacia abajo en forma piramidal. Es el diseño que más se utiliza para representar la estructura formal burocrática o tradicional. También es conocido como organigrama militar por ser el usado por tal órgano.

SISTEMA LINEAL (VERTICAL)

Se presenta la estructura organizacional en forma circular. Está basado en los principios de división de trabajo y las órdenes se pueden emanar de diferentes niveles de la organización.

SISTEMA CIRCULAR

Es aquel donde en la organización existen simultáneamente dos tipos de diseño. En este tipo de organizaciones se pueden formar equipos de trabajo determinados proyectos

SISTEMA MATRICIAL

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ORGANIZACIÓN

●¿Qué entendemos por una organización formal y una organización informal?

●Organización formal. Es aquella que se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo específico. Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con políticas y reglamentos de acción claros y conocidos por sus miembros que la conforman.

●Organización informal. Se refiere a las relaciones sociales y se desarrollan espontáneamente entre los individuos libres y cuyas actividades no siguen reglamentos, ni estructuras específicas.

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA DE FLUJOS

LA ORGANIZACIÓN…1. COMO SISTEMA DE AUTORIDAD FORMAL

Representación gráfica: ORGANIGRAMA• División del trabajo• Cadena de mando o jerarquía• Niveles de administración

MECANISMO DECOORDINACIÓN

SUPERVISIÓNDIRECTA

LA ORGANIZACIÓN…2. COMO SISTEMA DE FLUJOS REGULADOS

Empresa: RED ORDENADA DE FLUJOS

1. De trabajo de operaciones

2. De información y toma de decisiones

3. De información de staff (inteligencia)


NORMALI-ZACIÓN

LA ORGANIZACIÓN…3. COMO SISTEMA DE COMUNICACIÓN INFORMAL

LA ORGANIZACIÓN…4. COMO SISTEMA DE CONSTELACIONES DE TRABAJO

CENTROS DE PODER NO OFICIALES• Vías de comunicación informales• Relaciones personales y grupales


ADAPTACIÓNMUTUA


GRUPOS DE TRABAJO• Relación horizontal• Formales e informales


Grupos de trabajo informalesGrupos de trabajo formales

LA ORGANIZACIÓN…5. COMO SISTEMA DE PROCESOS DE DECISIÓN

CONJUNTO COORDINADO DE

DECISIONES


1

2

3

4

5

6

78

9

Decisiones estratégicas

Decisiones tácticas

Decisiones operativas

EL FUNCIONAMIENTO DE UNA ORGANIZACIÓN


1

2

3

4

5

6

7

8

9

3. INSTRUMENTOSMETODOLÓGICOS

●PERMITEN ESTABLECER DE MANERA FORMAL (ESCRITA ) LA ESTRUTURA Y FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN.●ORGANIGRAMAS ●MANUALES.

●ORGANIGRAMAS

●MANUALES.

ORGANIGRAMAS

●ES LA REPRESENTACIÓN GRÁFICA QUE MUESTRA CÓMO ESTAN RELACIONADAS LAS UNIDADES DE LA ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN.●DESCRIBE GRAFICAMENTE LA DIVISIÓN DEL TRABAJO, RESPONSABILIDAD, NIVELES DE AUTORIDAD, CANALES DE SUPERVISIÓN Y COMUNICACIÓN.

REGLAS DEL DISEÑO

Ventajas de los organigramas

●Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de una organización.●Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada departamento, sección, etc., de la organización.●Facilitan los procedimientos con que trabaja la dirección, la organización y el control.●Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad dentro de la organización.●Muestran los organismos asesores y aquellos otros con los que se establecen las coordinaciones dentro de la organización.


ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNPresidente

Finanzas Recursos Humanos Marketing Producción

Producción 1

Producción 2

Obrero 1

Obrero 2

Los cuadros representan trabajos distintos

Los títulos muestran el trabajo

desempeñado

Las líneas representan la relación superior-subordinado

Los niveles de administración están indicados por el número de capas horizontales en la gráfica. Todas las personas o unidades están en el mismo rango y reportan a la misma persona están en un nivel.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

MANUALES

●ES UN DOCUMENTO QUE CONTIENE O INCLUYE DE FORMA SISTEMATIZADA LAS ACTIVIDADES A SER CUMPLIDAS POR LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACIÓN Y LAS FORMAS EN QUE LAS MISMAS DEBERAN SER RELIZADAS.●SUMINISTRA INFORMACIÓN PARA LA ACCIÓN.●SIRVE DE GUÍA PARA LA EJEJCUCIÓN DEL TRABAJO.●INSTRUYE SOBRE LOS OBJETIVOS, POLÍTICAS, FUNCIONES,AUTORIDAD,NORMAS,PROCEDIMIENTOS,ETEC, DE LA INSTITUCIÓN.

El manual de organización: es un instrumento que contiene detalles sobre la empresa o institución, tales como: Los objetivos de la empresa. Las diferencias entre las líneas de organización y las de la comunidad. La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó dicha estructura. La relación entre la función de línea y la de asesoría. Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.

El manual de política: incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son la guía básica para la acción; así mismo, prescriben los límites generales dentro de los cuales deben realizarse las actividades. Una correcta formulación de las políticas, en un manual, permitirá: Agilizar el proceso decisorio. Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y adecuar las actividades a los objetivos de la institución. Facilitar la descentralización. Servir de base para una constante y efectiva revisión.

El manual de sistemas y procedimientos: es llamado, también manual de operación; es un manual de trámites y métodos de trabajo. Es quizás el manual más común en las organizaciones. A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de la empresa o institución. El manual de procedimiento incluye la descripción de normas, la descripción de procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de registro y sus respectivos instructivos.

DEPARTAMENTALIZACIÓN

• Agrupación de puestos en unidades organizativas

• Facilita la coordinación DENTRO de las unidadesVENTAJA

• Dificulta la coordinación ENTRE unidadesINCONVENIENTE

CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

BÁSICOS • Se pueden aplicar en todos los niveles organizativos

1. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES

2. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR MERCADOS

COMPLEMENTARIOS • Se aplican sólo en los niveles inferiores

3. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR NÚMEROS

4. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIEMPOS

5. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS

DE

PA

RTA

ME

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O

DIRECTIVO

SUBORDINADO

SUBORDINADO

SUBORDINADO

1. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES

• Agrupación de los puestos en función del tipo de actividad

• Método de agrupación lógico• Estimula la especialización funcional• Facilita el desarrollo profesional de los especialistas• Facilita la capacitación del personal

VENTAJAS

• Problemas de coordinación entre las funciones• Formación de culturas departamentales• Difícil evaluar la contribución de cada función• Cuellos de botella (saturación de la dirección

general)

INCONVENIENTES

Luis Rodríguez

Director organización

Esteban López

Director producción

Matilde Sancho

Directora RR.HH.

Carmen Rubio

Directora comercial

Manuel Sánchez

Director financiero

Osvaldo Giménez

Director I+D+i

Rosa García

Dirección general

Ramiro Castro

Sección confección

Pedro Ibáñez

Sección etiquetado

Fernando Pérez

Sección inspección

• Creación de unidades estratégicas de negocio (UEN):• Poseen sus propios objetivos• Operan en un entorno propio• Elaboran sus propios planes estratégicos

2. DEPARTAMENTALIZACIÓN EN BASE AL MERCADO

GRUPO EMPRESARIALEstrategia corporativa

Organización del grupo

UNIDAD DE NEGOCIOEstrategia de negocio

Organización del negocio

ÁREA FUNCIONALEstrategia funcional

Organización de función

D. producción

D. finanzas

D. RR.HH.

D. marketing

D. zona A

D. zona B

Eduardo Sánchez

D. división alimentación

Matilde Sancho

D. división cuidado hogar y personal

Esteban López

D. división helados y congelados

Rosa García

Dirección general

Luis Rodríguez

Marketing corporativo

Carmen Rubio

RR.HH.

Manuel Sánchez

Compras

Osvaldo Giménez

Financiero y control de gestión

Antonio Pérez

Asuntos jurídicos

Rosa Lafuerza

Administración y sistemas

• Propio de empresas grandes y diversificadas• Cada departamento es responsable de una línea de productos

2.1. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS

• Se concentra la atención en líneas de productos• Rápida respuesta a los mercados de productos• Mejor conocimiento de la aportación de cada línea• Propicia la innovación dentro de cada unidad

VENTAJAS

• Propio de empresas grandes y diversificadas territorialmente• Cada departamento es responsable de una zona geográfica

2.2. DEPARTAMENT. POR ÁREAS GEOGRÁFICAS

VENTAJAS

• Se concentra la atención en los mercados geográficos• Rápida respuesta a los mercados geográficos• Mejor conocimiento de la aportación de cada zona• Propicia la innovación dentro de cada unidad

• La alta dirección pierde control sobre las filialesPRINCIPALINCONVENIENTE


VENTAJAS

• Se concentra la atención en tipos diferentes de clientes• Rápida respuesta a los mercados de clientes• Mejor conocimiento de aportación de cada tipo de cliente• Propicia la innovación dentro de cada unidad

• Propio de empresas grandes y diversificadas• Cada departamento es responsable de un tipo de cliente

2.3. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIPO DE CLIENTE

3. DEPARTAMENT. EN BASE A NÚMEROS SIMPLES

• Agrupación de puestos en función del número de individuos• Niveles bajos de la organización (baja preparación)• Agricultura y construcción

4. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIEMPO

• Agrupación puestos por turnos• Niveles bajos de la organización• Hospitales, policía, altos hornos, tiendas de 24 horas, hoteles, etc.

• Extender la jornada laboralPRINCIPALVENTAJA


5. DEPARTAMENT. POR PROCESOS O EQUIPOS

• Suele afectar al área de producción• Asignar fases del proceso a departamentos

• Especialización tecnológica y humanaVENTAJA

• Problemas de coordinaciónINCONVENIENTE


● La jerarquía divide a la organización en niveles de autoridad, asignando a los jefes o superiores una autoridad específica sobre los niveles inferiores, y en donde se establece el tipo de autoridad de éstos.

● Es el proceso por el cual los Gerentes distribuyen la autoridad a sus subalternos y se asignan responsabilidades nuevas o adicionales.

Delegación de autoridad

S TA F F

P R O D U C TO A

P R O D U C C IO N

S E C R E TA R IA

V E N TA S

D E S P A C H O C O N TA B IL ID A D

A D M IN IS TR A C IO N

G E R E N TE G E N E R A L


Delegación de autoridad

●Se da por cuatro aspectos:●A. El que delega asigna objetivos a ellos.●B. El que delega concede autoridad.●C. La aceptación es una responsabilidad.●D. El que delega hace que el otro sea

responsable de los resultados.


Proceso de Delegar

Diferencia de autoridad versus podernEl Poder es la habilidad para influir en las personas, grupos, esencial para el logro y realización de los objetivos individuales, organizacionales y sociales.nLa autoridad es el derecho conferido por el puesto para dar órdenes.

S TA F F

P R O D U C TO A

P R O D U C C IO N

S E C R E TA R IA

V E N TA S

D E S P A C H O C O N TA B IL ID A D

A D M IN IS TR A C IO N

G E R E N TE G E N E R A L


Centralización y descentralización

• En algunas organizaciones la toma de decisiones está altamente centralizada, los problemas fluyen hacia arriba y un ejecutivo de alto nivel decide qué acción tomar.

• En otros casos la toma de decisiones está descentralizada; la autoridad se dispersa hacia abajo dentro de la jerarquía.


Centralización y descentralización

●Podemos señalar que el grado de centralización o descentralización varia de acuerdo al tipo de empresa y en ocasiones en una misma organización existen departamentos con diferentes grados de centralización.


Pirámide jerárquica y toma de decisiones

Nivel operativo

Nivel táctico

Nivel estratégico

DescentralizaciónCentralización

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN* ESPECIALIZACIÓN.

“CUANTO MÁS SE DIVIDE EL TRABAJO, DEDICANDO A CADA EMPLEADO A CADA ACTIVIDAD MÁS LIMITADA Y CONCRETA, SE OBTIENE MAYOR EFICIENCIA, PRECISIÓN Y DESTRÉZA.”

* UNIDAD DE MANDO.

“PARA CADA FUNCIÓN DEBE EXISTIR UN SOLO MANDO.”

* EQUILIBRIO DE AUTORIDAD – RESPONSABILIDAD.

“DEBE PRECISARSE EL GRADO DE RESPONSABILIDAD QUE CORRESPONDE AL JEFE DE CADA NIVEL JERÁRQUICO, ESTABLECIÉNDOSE AL MISMO TIEMPO LA AUTORIDAD CORRESPONDIENTE A AQUELLA.”

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

EQUILIBRIO DE DIRECCIÓN – CONTROL.

“A CADA GRADO DE DELEGACIÓN DEBE CORRESPONDER EL ESTABLECIMIENTO DE LOS CONTROLES ADECUADOS PARA ASEGURAR LA UNIDAD DE MANDO.”

* DEFINICIÓN DE PUESTOS.

“DEBEN DEFINIRSE POR ESCRITO LAS ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES QUE CORRESPONDEN A CADA PUESTO, ENTENDIENDO POR ESTE LA UNIDAD DE TRABAJO IMPERSONAL ESPECÍFICO.”

PASOS ESENCIALES EN EL PROCESO DE ORGANIZAR

1.PLANTEARSE EL OBJETIVO, OBJETIVOS, MISIÓN Y VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.2.IDENTIFICAR LAS FUNCIONES, ACTIVIDADES, Y TAREAS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.3.DESCRIPCIÓN DE TAREAS Y PROCEDIMIENTOS EN DIFERENTES CARGOS.4.PREPARAR EL ORGANIGRAMA QUE MEJOR SE Exprese LOS ASPECTOS ANTES MENCIONADOS.5.PREPARAR EL MANUAL DE CARGOS Y PROCEDIMIENTOS. SELECCIONAR EL PERSONAL IDONEO PARA LOS CARGOS6.IDENTIFICAR Y CUANTIFICAR LOS RECURSOS MATERIALES NECESARIOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS TAREAS.7.CONSEGUIR Y ACONDICIONAR EL ÁREA FÍSICA PARA EL FNCIONAMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN.

PRESIDENTE

SECRETERIA

MONITORES

ABOGADO

COORDINACIÓNCOOPERATIVA

Coordinación Técnica

y de Planificación

COORDINACIÓN DE DEPORTE INICIACIÓN Y DESARROLLO

Coordinación Administrativa

COORDINACIÓNACTIVIDAD FÍSICA

RECREATIVA Y PARA LA SALUD

COORDINACIÓN DE CONVENIOS

E INTERINSTITUCIONAL

Documents

Organizacion Exp