Organización y Gestion de Empresas de Construccion

8/20/2019 Organización y Gestion de Empresas de Construccion

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Org Y Gestión de Emp Const

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INDICE

1.- ¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?......................................................................................Pág. 32.- PRINCIPIO DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL……………………………………………………….. Pág. 3

3.- ELEMENTOS………………………………………………………………………………………………………………. Pág. 4

3.1.- El objetivo:………………………………………………………………………………………………………… Pág. 4

3.2.- La base legal:……………………………………………………………………………………………………..Pág. 4

3.3.- Los recursos……………………………………………………………………………………………………… Pág. 4

3.4.- La estructura orgánica………………………………………………………………………………………..Pág. 5

3.5.- Los procesos……………………………………………………………………………………………………..…Pág. 7

4.- PRINCIPIOS DE ORGANIZACION…………………………………………………………………………………. Pág. 7

4.1.- PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN…………………………………………………………………….Pág. 8

4.2.- PROCESO DE ORGANIZACIÓN……………………………………………………………………………….Pág. 8

4.2.1.- PASOS BÁSICOS PARA ORGANIZAR…………………………………………………………………...Pág. 8

4.3.- División del trabajo………………………………………………………………………………………….Pág. 9

4.4.- Departamentalización………………………………………………………………………………………….Pág. 9

4.5.- Jerarquía………………………………………………………………………………………………………………Pág. 9

4.6.- Coordinación………………………………………………………………………………………………………..Pág. 10

5.- ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN ………………………………Pág. 11

5.1.- ORGANIZACIÓN……………………………………………………………………………………………….. Pág. 11

5.2.- PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN………………………………………………………………..Pág. 11

6.- IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN……………………………………………………………………….Pág. 11

7.- INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN……………………………………………………………………Pág. 12

8.- ESTATUTO………………………………………………………………………………………………………………..Pág. 13

9.- REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES……………………………………………………..Pág. 13

10.- EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES……………………………………………………….Pág. 14

10.1.- OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES:……………………….Pág. 14

10.2.- ESQUEMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES………………………..Pág. 15

10.2.1.- GENERALIDADES………………………………………………………………………………………Pág. 15

10.2.2.- DEL DISEÑO ORGÁNICOFUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO……………….Pág. 15


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10.2.3.- ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÓRGANO……………………………………………………. Pág. 15

10.2.4.- RELACIÓN JERÁRQUICA DE UNIDADES ORGÁNICAS…………………………………..Pág. 16

10.2.5.- ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN…………………………………………………………Pág. 16

10.2.6.- CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS POR ÓRGANOS……………………………Pág. 1610.2.7.- DEL MANUAL FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO………………………………..Pág. 16

10.2.8.- FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS………………………………………………….Pág. 16

10.3.- FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL…………………..Pág. 17

11.- FORMAS DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL…………………………………………………………Pág. 19

11.1.- Persona natural……………………………………………………………………………………………Pág. 19

11.2.- Persona jurídica:…………………………………………………………………………………………..Pág. 19

12.- CLASES DE EMPRESAS………………………………………………………………………………………….….Pág. 20

13.- ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS…………………………………………………………………………………..Pág. 21

14.- ORIGEN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS………………………………………………………………..Pág. 23

14.1.- Teorías…………………………………………………………………………………………………………..Pág. 27

14.2.- Ubicación dentro de la empresa…………………………………………………………………....Pág. 27

14.3.- Obstáculos y limitaciones de Organización y Métodos………………………………..…Pág. 29

15.- CONCLUSIONES:…………………………………………………………………………………………………....Pág. 30


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ORGANIZACIÓN Y GESTION DE EMPRESAS

DE CONSTRUCCION

1.- ¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?

Es un grupo de personas que trabajan en forma coordinada y concertada paraalcanzar sus metas.

Con la organización se debe lograr un uso más efectivo de los factores de la

producción, que lo que se alcanza a nivel individual. Es una suma de esfuerzos

y trabajo en equipo que permite alcanzar el desarrollo más fácilmente.

2.- PRINCIPIO DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL CAPITALIZACIÓN: La empresa debe ser capaz de generar utilidades

para poder capitalizarse en su propio beneficio.

RENTABILIDAD: Las utilidades logradas deben ser comparables o

superiores a la del resto de las actividades de la economía en su

conjunto.

COMPETITIVIDAD: La empresa debe competir con otras que producen

bienes similares.

AUTOGESTIÓN: Capacidad de la empresa de sus propios recursos para

sostenerse en el mercado.


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3.- ELEMENTOS:

3.1.- El objetivo:

Toda empresa u organización busca siempre un objetivo, sea este

social, económico financiero; el objetivo a lograr debe ser claro, preciso

y conciso.

3.2.- La base legal:

Está constituido por el conjunto de normas legales, que hacen

posible que la empresa formalmente funcione. Ejemplo:

a) Ley del micro y pequeña empresa. Ley 28015.

b) Ley de la empresa individual de responsabilidad limitada. Ley 2162.

c) Ley general de sociedades. Ley 26887.

3.3.- Los recursos:

Son los fundamentales que necesita la empresa para el logro de sus

objetivos, la cantidad deben estar en relación con las

posibilidades y necesidades de la organización, pero cuidando

que no exista ni en exceso ni en defecto. Los principales

recursos que necesita la empresa, son:

Recurso humano.

Recurso económico.

Recurso financiero.

Recurso material.

Recurso tecnológico.

Recursos de información.


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3.4.- La estructura orgánica:

Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la

estructura de la organización formal y no de la informal. Por

ejemplo la estructura del estado peruano

Está constituida por los distintos órganos y unidades administrativas que

se han establecido en la organización, constituye el “cuerpo Óseo” de la

empresa y deben establecerse de acuerdo a las necesidades,

tamaño, giro, u otra característica especial de la organización,; parasu establecimiento hay principios esenciales que se deben tener en

consideración :

a) Determinación del trabajo que debe realizar para alcanzar los

objetivos.

b) Delegación de autoridad y responsabilidad para evitar la

excesiva centralización de mando.

c) Niveles jerárquicos.

d) Nivel de coordinación.


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e) Comunicación entre los diferentes puestos o cargos

dentro de cada unidad administrativa, para facilitar el trabajo en

equipo y hacerlo más rentable.

f) Control del recurso humano, etc.

Generalmente para la elaboración de las estructuras empresariales, se

tiene en cuenta las unidades administrativas y los órganos, siendo estos

los siguientes:

Órganos de Alta Dirección.

Órganos de Dirección.

Órganos de línea.

Órganos de Asesoría.

Órganos de consultaría.

Órganos de control.

Órganos de apoyo.

Órganos Descentralizados.

ESTRUCTURA ORGANICA NOMINAL


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3.5.- Los procesos

Conjunto de procedimientos que debe realizarse para ejecutar las

operaciones y/o actividades de la empresa; para la producción de bienes

debe seguirse un proceso, para la venta de igual manera, para las

compras, etc.

3.6.- La infraestructura física

Esta referido a las áreas y/o ambientes físicos donde la empresa deba

de funcionar.

4.- PRINCIPIOS DE ORGANIZACION.

Los principios de una organización, deben reflejar las características

propias de cada empresa y estar en concordancia con los objetivos,

políticas y estrategias de la misma.

Sin embargo algunos principios son de aplicación general y sirven de

punto de partida para el análisis de una organización específica, Estos

son:

a) Principio de la División del trabajo: se refiere a

descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal

manera que las personas sean responsables de una serie

limitada de actividades, en lugar de tareas en general.

b) Principio del Objetivo: Toda organización y sus componentes

deben orientarse alcanzar determinados objetivos y metas

preestablecidas.

c) Principio de Coordinación: En toda organización debe haber

unidad de criterio, y por ende, unidad de esfuerzo.

d) Principio de Autoridad-Responsabilidad: En toda organización

debe existir una clara línea de autoridad, que se extienda

hacia cada uno de los escalones subordinados, y cada

trabajador debe ser responsable del cumplimiento de las

funciones asignadas.


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e) Principio de Racionalidad: La organización debe mejorar, pero

teniendo en cuenta el empleo racional de los recursos

disponibles.

f) Principio de la Participación: La organización debe garantizar en

su estructura interna, las formas y mecanismos pertinentes para

desarrollar la participación de sus trabajadores.

g) Principio de Flexibilidad: Para que alcance sus objetivos y metas,

frente a situaciones cambiantes.

4.1.- PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN

Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la

empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.

Eliminar duplicidad de trabajo.

Establecer canales de comunicación.

Representar la estructura oficial de la empresa.

4.2.- PROCESO DE ORGANIZACIÓN

4.2.1.- PASOS BÁSICOS PARA ORGANIZAR

Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser

ejecutadas, informa lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto

se conoce como la división del trabajo.

Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la

agrupación de empleados y tareas se suele conocer como la

departa mentalización.

Especificar quien depende de quién en la organización, esta

vinculación de los departamentos produce una jerarquía de la

organización.

Establecer mecanismos para integrar las actividades de

los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia

de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de

coordinación.


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4.3.- División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea

compleja en sus componentes, de tal manera que las

personas sean responsable de una serie limitada de actividades,

en lugar de tareas en general. Todas las tareas de la organización desde

la producción hasta la administración se pueden subdividir. La división

del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a

realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la

especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto

trabajo.

4.4.- Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos

aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una

relación lógica, para ello se labora un organigrama donde

mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que

integran la organización. Por ejemplo los colaboradores se pueden

agrupar en departamentos de compras, departamento de

producción, etc.

4.5.- Jerarquía: Desde los primeros días de la industrialización los

gerentes se preocupan por la cantidad de personas y departamentos

que podrían manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo

de control administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o

tramo administrativo) cuando se ha dividido el trabajo, creados

departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden

seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifique

quien depende de quién.


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Estas líneas de dependencia son características fundamentales de

cualquier organigrama para representar la jerarquía que es plan que

específica quien controla a quien en una organización.

4.6.- Coordinación: Consiste en integrar las actividades de

departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de

organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la

organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y

enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los

departamentos, a espesa de las metas de la organización. Un grado

importante de organización con toda posibilidad beneficiara untrabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual

los factores del ambiente están cambiando y existe mucha

interdependencia.


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5.- ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL PROCESO DE

5.1.- ORGANIZACION

Entre los aspectos fundamentales de la organización tenemos:

Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los

trabajadores.

Establecer claramente los deberes de cada empleado.Establecer

las áreas de autoridad y responsabilidad.

Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para

que desempeñen su trabajo.

5.2.- PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN

Fijación del objetivo general.

Determinación de las actividades o áreas.

Establecimiento de las unidades administrativas.

Elaboración de la estructura orgánica.

Estructuración del organigrama.

Fijación de las funciones y responsabilidades.

Elaboración del cuadro de cargos.

Asignación de personal.

6.- IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

La organización promueve la colaboración y negociación entre los

individuos en un grupo y mejora así la efectividad y la eficiencia

de las comunicaciones en la empresa Al mismo tiempo, la

función organizadora crea áreas definidas de autoridad y

responsabilidad en una empresa, mejorando así el desarrollo

de todas las actividades que se necesitan para alcanzar los objetivos y

metas propuestas. De una u otra manera la mayoría de las

personas han sido miembros de una “organización" equipos, clases,

grupos sociales, culturales, etc.


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En resumen podemos sintetizar la importancia de la organización en:

a) Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos

productos).

b) Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los

objetivos.

c) Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las

actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.

d) Evita lentitud e ineficiencia.

e) Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar

funciones y responsabilidades.

7.- INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

a) Estatuto

b) Reglamento de Organización y funciones

c) Manual de organización y funciones

d) El organigrama

e) Manual de procedimientos

f) Clasificador de cargos

g) Reglamento interno de trabajo

h) Cuadro de asignación de personal

Otros reglamentos:

- Reglamento Único de Adquisiciones

- Reglamento de Licitaciones

- Reglamentos de Contratos

-Reglamento de PréstamoOtros Manuales

-Manual de Comunicaciones Escritas

-Manual de Catálogo de bienes

-Manual de Políticas


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8.- ESTATUTO

Es el primer documento normativo administrativo, el mismo que da

origen a su constitución y funcionamiento legal de la empresa: Contiene

las normas básicas, en cuanto a su constitución, organización asociativay empresarial así como el sistema de gestión.

El Estatuto debe estar registrado en los Registros Públicos

mediante una escritura pública, extendida por un Notario.

CONTENIDO

Capítulo l. Antecedentes y Constitución.

Capitulo II. De la Naturaleza: Denominación, Objeto, Responsabilidad.

Duración y Domicilio.

Capítulo III. Régimen Económico. Capital Social, Situación de los

aportes y/o acciones.

Capítulo IV. Régimen Administrativo. De los órganos de la empresa.

Capítulo V. Del Balance y Distribución de Utilidades.

Capítulo VI. De la Liquidación y Disolución de la Empresa.

Capitulo VIl. Disposiciones Transitorias.

9.- REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Es un documento técnico organizativo, que tiene como finalidad dar

formalidad legal a la estructura, tanto de la parte asociativa como

empresarial y, de esta manera facilitar el entendimiento del rol de la

empresa y la responsabilidad de quienes la conducen y de quienes

ejecutan tareas. Este reglamento se deriva delos estatutos y está en

función del tipo de actividades de la empresa y de la forma en que ésta

desarrolla su actividad.


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10.- EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Los Manuales de Organización y Funciones son documentos

operativos que detallan la estructura, funciones, relaciones de

coordinación y tareas de las diferentes unidades orgánicas de

una institución, en estrecha relación con el Reglamento de

Organización y Funciones; Así mismo establece los cargos y

requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura

orgánica

10.1.- OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES:

Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica,

delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.

Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los

cargos, dentro de la institución.

Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y

externas dela dependencia.

Proporciona información a los funcionarios y trabajadores

sobre sus funciones, ubicación dentro de la estructura general

de la empresa, de las interrelaciones formales y funcionales (de

autoridad, responsabilidad y descoordinación).

Sirve como instrumento básico para la racionalización de los

procedimientos administrativos, en concordancia con la Ley de

Simplificación Administrativa.


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10.2.- ESQUEMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

TITULO I

10.2.1.- GENERALIDADES

1. FINALIDAD DEL MANUAL: Especificar lo que se pretende lograr a

través de la aplicación de las normas que contiene el Manual.

2. BASE LEGAL: Señalar las normas legales que aprueban los

documentos de organización y gestión.

3. ALCANCE: Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánicael Manual.

4. APROBACIÓN: Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que

aprueba y pone en vigencia el Manual.

TITULO II

10.2.2.- DEL DISEÑO ORGÁNICOFUNCIONES GENERALES DELÓRGANO

Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano,

como parte integrante de la organización institucional.

10.2.3.- ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÓRGANO

Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la

institución, en orden decreciente, desde el más alto nivel de decisiónhasta el último escalón organizativo:

De Alta Dirección

De Dirección

De consulta

De Línea

De Apoyo

De Asesoría

De Control, y De descentralización


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10.2.4.- RELACIÓN JERÁRQUICA DE UNIDADES ORGÁNICAS:

Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de

Líneas de Coordinación.

10.2.5.- ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN:

Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa.

10.2.6.- CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS POR ÓRGANOS:

Consignar la relación de cargos, precisando su nomenclatura,

estructural y clasificada.

TITULO III

10.2.7.- DEL MANUALFUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO:

Describir las funciones generales del órgano.

10.2.8.- FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS:

Determinar las funciones específicas de los cargos, observando

el siguiente esquema:

Denominación del cargo.

Naturaleza del cargo (función resumen).

Funciones específicas del cargo.

Línea de dependencia de los cargo.

Grado de responsabilidad.

Canales de coordinación.

Requisitos mínimos de los cargos.


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10.3.- FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE ORGANIZACIÓN

EMPRESARIAL

Gerente General

Está facultado para tomar decisiones de la empresa, referente a

contratos, costos, aspectos financieros y el funcionamiento general de la

empresa en proyección al futuro.

Particularmente se encarga de:

Representar legalmente a la organización.

El cumplimiento de la legislación, estatutos y acuerdos tomados.

Regularización de las existencias de bienes consignados en los

inventarios.

Tomar decisiones inmediatas en la función administrativa de la

empresa.

Firmar y autorizar pagar a los trabajadores cuando el caso lo

requiera.

Reunirse mensualmente con los directivos.

Jefe del Área de Contabilidad:

Tiene como primordial misión elaborar los costos diarios de la

producción y la mano de obra directa.

El jefe de contabilidad se encarga de:

Planificar, organizar, dirigir y controlar el buen funcionamiento del

sistema de contabilidad.

Preparar los datos necesarios para la planificación y control de la

empresa.

Liquidar y registrar los sueldos y salarios, descuentos,

retenciones y ajustes; de acuerdo con las disposiciones legales

vigentes.


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Jefe del Área de Producción:

Es el responsable directo de la producción, teniendo a su cargo el área

de control de calidad.

Específicamente, el jefe de producción tiene como tarea:

Controlar la programación de las actividades productivas.

Reducir el costo de la producción al mínimo posible.

Efectuar y fomentar relaciones óptimas.

Jefe del Área de Ventas:

Se encarga de establecer la política de comercialización del

producto final (al contado o al crédito), las zonas donde entrará el

producto, en qué porcentajes de la producción final.

Además de estas funciones, el jefe de ventas tiene como objetivos:

La rápida recuperación de crédito (si existiera), y

mantenimiento de la liquidez necesaria para el proceso

productivo.

Capacitar a los vendedores y orientarlos en seguridad, rotación

del producto y cobro inmediato.

Jefe del Área de Compras:

Se encarga de comprar lo necesario según la demanda del producto y

requerimientos de producción. Al mismo tiempo, el Jefe de Compras tiene como labores

fundamentales:

Asegurar la rapidez en la entrega, calidad del producto y

seguridad en el transporte.


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Identificación de proveedores específicos, de tal manera

que sean convertidos en clientes seguros y obtener

beneficios futuros, como descuentos, abastecimiento oportuno,

etc.

Realizar compras al por mayor y menor en un plazo no mayor de

30 días ni menor de 15, según las necesidades de la empresa.

11.- FORMAS DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

11.1.- Persona natural:

Se entiende por persona natural a uno mismo o a la persona humana. Las

personas naturales

inician individualmente un negocio como una bodega, librería, ferretería,

restaurante, etc.

Este tipo de empresa funciona con un dueño, quien es el responsable de su

manejo. Además puede

tener dependientes a su cargo.

11.2.- Persona jurídica:

Es una persona que requiere una forma legal de constitución, puede ser

constituida por personas

naturales y/o personas jurídicas. No tienen existencia física como la persona

natural.

Es representada por una o más personas naturales.


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12.- CLASES DE EMPRESAS:

Empresa Individual de Responsabilidad Limitada

Es una persona jurídica de derecho privado, constituida por voluntadunipersonal, con patrimonio distinto al de su titular, tiene carácter mercantil.Puede desarrollar actividades de extracción, transformación, producción ycomercialización de bienes. Presenta como siglas “E.I.R.L”.

Órganos de la empresa:

a).- El Titular: Es el órgano máximo de la empresa.

b).- La Gerencia: Es designada por el titular, tiene a su cargo laadministración de la empresa.

Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada:

Es una persona jurídica de derecho privado, conformada por dos socios comomínimo y máximo 20 socios.

La responsabilidad de los socios está limitada a su aporte. El capital social

estará divido en participaciones, acumulables e indivisibles, que no podrán serincorporados en títulos y valores. Cada socio está obligado a la sociedad por loque haya prometido aportar.

a).- Órganos de la empresa:

Junta General de Socios: Representa a todos los socios. Gerente: Es el encargado de la dirección y administración de la

sociedad.

Sub – Gerente: Asuma la responsabilidad del Gerente ante su ausencia.

Sociedad Anónima:

Es una sociedad de capitales, con responsabilidad limitada. El número desocios no puede ser inferior a dos personas naturales o jurídicas. El capital estárepresentado por acciones y se integra por el aporte de los socios, quienes noresponden personalmente a las deudas sociales. Existe libertad en la compra y

venta de acciones. Las sociedades anónimas pueden ser abiertas o cerradas,dependiendo de esta condición pueden utilizar las siglas S.A.A o S.A.C.


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a).- Órganos de la empresa:

Presidente: Representa a todos los socios. Gerente: Es el encargado de la dirección y administración de la

sociedad. Directores: Asumen la responsabilidad del Gerente ante su ausencia.

13.- ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Es un sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.

El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos losevidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes delas empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar,controlar y dar mayor eficiencia a su administración.

Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor generalde la racionalización.

Concepto:

Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una formade consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir lasactividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y comollevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo ycon el máximo de eficacia en los resultados".

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento

de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionariosinteresados en mejorar la organización y métodos empleados por los serviciosque dirigen.

La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximode eficiencia en el financiamiento de la administración, y mediante la aplicaciónadecuada de métodos científicos de organización.

La principal que ventaja que se tiene con la Organización y Métodos sobre unadministrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemasadministrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener

que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en


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base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través depersonas encargadas de la actividad que se analiza.

Otra de las ventajas, es el desarrollo de las áreas críticas, es decir, pensar entérminos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el

por qué se hace.

Un buen servicio de la Unidad de Organización y Métodos se caracterizapor :

Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sinninguna presión.

Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, sercapacitado para hacer apreciaciones objetivas.

Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadascon la experiencia de sus funcionarios.

Liberación de estrecheces departamentales y enfocar los problemasdesde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

Por lo Tanto: "El término de Organización y Métodos se utiliza para designar elconjunto de técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar elfuncionamiento de la administración pública“.

Organización y Métodos

Las unidades de organización y métodos se crean en cada dependencia yobedecen a dos objetivos fundamentales:

Servir de vinculación entre el órgano central de modernizaciónadministrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades delmejoramiento administrativo.

Analizar los problemas originados en la estructura de la organizacióny los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así comolos problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de lamodernización administrativa.


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Funciones: se pueden destacar de la siguiente manera:1) Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el

funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica queefectúen varias actividades como la realización de un diagnósticogeneral de la estructura y procedimientos de la organización, laproposición de modificaciones para la adaptación de sistemas yprocedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

2) Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las quese trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigacióny clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorganlegitimidad a la administración de la dependencia.

3) Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que losolicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas;coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejoressistemas de trabajo y capacitación del personal.

4) Hacer actividades de promoción, investigación y difusión. Parapromover la coordinación de los recursos e investigar las nuevastécnicas de administración que se puedan aplicar, de este modocomunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.

5) Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, dondese verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integralde finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de

considerar posibles mejoramientos en los métodos.

6) Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizarla organización en cada una de sus divisiones.

7) Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodosy a los principios generales para resolución de problemas que seplantean en la organización de la cual dependen.


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8) Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización ymétodos.

9) Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitandesarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de losfuncionarios y empleados.

Características de los análisis de Organización y Métodos:

La información sobre la actividad administrativa de la unidad orgánica de la quese trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se debenformular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramientoadministrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos ypresupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales.

Para ello se deben seguir diversos pasos:

Conocer el hecho o la situación que se analiza. Describir tal hecho o situación.

Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del

hecho específico en estudio. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación

elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en

cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde setrabaja.

Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas ypolíticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente

laboral.


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Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un

sistema de Organización y métodos, las cuales se denotan así: Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación

de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un

procedimiento que considere los factores. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones,

modificadores en las formas, registros e informes. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo

mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los

volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales ysubdivididos en unidades homogéneas de tiempo.

Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o másvariables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable esconocido.

Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo haceposible las inferencias acerca de las características del personal.

PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación deProgramas): La planeación y control de un conjunto complejo de

actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos yactividades, asignación de recursos, etc.

Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo unafunción objetiva, a través de la elección entre varias alternativas ysistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad,utilización en diversas etapas.

Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecuciónreal, para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar

decisiones, haciendo grupos complejos de variables.


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14.1.- Teorías:

Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías quecaracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose,éstas se dividen así:

Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estacionesde servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribuciónespecífica de las llegadas y el tiempo.

Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la informaciónse da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.

Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación decompetencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndoseresponsables pero conociendo las reglas.

14.2.- Ubicación dentro de la empresa

"La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de laadministración es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funcionesque se le asignen y del tipo de organismo implicado".

Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organización ymétodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven.

Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdoa las funciones que realicen en la empresa u organismo

A) Ubicación según la función de asesoría:

Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel jerárquico o máximo nivel de decisión, pero pueden situarse en otro nivel jerárquico.

Existen dos casos:

En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del

subsecretario y de un gerente. En una administración descentralizada, donde puede depender

directamente del director o gerente general y del subdirector osubgerente general.


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B) Ubicación según la función de apoyo administrativo:

o Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal,dependiendo de un órgano de línea pero con autoridad funcional sobre

las unidades orgánicas de la dependencia para el caso específico yespecial del apoyo administrativo en Organización y Métodos.

o Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funcionesde apoyo administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades dediagnóstico y proyectos ubicados en las áreas que dadas su importanciao dimensión las requiera.

C) Ubicación según la función de los proyectos:

La organización por proyectos se caracteriza porque constituye unaorganización orgánico – ajustable y flexible, identificándose como unaestructura horizontal – diagonal. Es una combinación de la relación decoordinación y del mando especializado, pero también puede considerarsecomo una vinculación entre la estructura programática, cuando se aplica elpresupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organización.

Personal de Organización y Métodos

El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como analistas.Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentarsoluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación delas modificaciones que proponga.

El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos ydebe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y

presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.


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Se agrupan en dos tipos:

Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la

administración y de la organización, de sistemas y metodología de lainvestigación. Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar

diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis yelaboración de organogramas, diagramas de flujo y distribución deespacio.

14.3.- Obstáculos y limitaciones de Organización y Métodos:

Los obstáculos y limitaciones de un sistema de Organización y Métodos seresumen en tres aspectos:

a) La carencia de un programa general de Organización y Métodos en lasdependencias públicas.

b) La escasez de personal calificado.c) La resistencia al cambio.


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15.- CONCLUSIONES:

Para concluir podemos decir que un sistema de Organización y Métodos esvital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente odepartamento en el que se localice, ayudará de manera directa en elmejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se llevena cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa laorganización.

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Organización y Gestion de Empresas de Construccion