Evaluar la Función de Organización.

Provee la estructura del personal, instalaciones y flujo de información para alcanzar las metas y objetivos a ser cumplidos.

El departamento de servicios de información debe ser colocado en un nivel suficientemente alto dentro de la estructura organizacional para así poder lograr una independencia con los departamentos de los usuarios.

Una vez hecho esto se deben de evaluar el grado de independencia que se ha logrado en esa posición.

Las responsabilidades del departamento de servicios de información deberán ser delineadas y documentadas. Se deberán revisar los procedimientos para determinar que las responsabilidades asignadas fueron descritas adecuadamente, así como verificar que los estándares son los adecuados.

El director general (CEO) debe hacer una distribución de tareas, incluyendo al departamento de servicios de información así como entre el desarrollo de sistemas, operación, control de datos, administración de base de datos. Estas actividades deberán ser auditadas para evaluar que sean las adecuadas y que se encuentre la descripción del trabajo documentada.

El departamento de servicios de información tendrá que describir y delinear claramente la autoridad y responsabilidad incluyendo la definición de las habilidades técnicas requeridas para su evaluación. Estas funciones deberán ser evaluadas analizando que tan bien descritas se encuentran.

Tradicionalmente dos tipos de estructura organizacional han sido adoptados en una instalación computacional

Forma Funcional: Analistas de sistemas son agrupados, programadores son agrupados, etc.

Forma de Proyecto: Analistas, programadores son agrupados bajo un proyecto especifico o bajo un área de aplicación.

Centralización contra Descentralización.

Existen razones que llevan a la alta dirección y al director de informática a tomar la decisión de centralizar o no las instalaciones computacionales:

Si una instalación computacional centralizada continua en crecimiento, su manejo se vuelve muy complicado.

La alta administración puede haber tornado la decisión de centralizar o descentralizar a la organización como un todo.

Actualmente muchas organizaciones se encuentran confrontando dicha decisión.

Con la disponibilidad de microcomputadoras a bajo costa es difícil detener la compra de estas por parte de los propios departamentos usuarios. Por lo tanto la descentralización del proceso de información se da aunque no se haya planeado.

El desarrollo, implementación y operación de sistemas debe ser controlado y coordinado por guías formales de descentralización.

Existen varias alternativas de centralización y descentralización de las operaciones computacionales:

Funciones Centralizadas Funciones Descentralizadas Todas las funciones

Coordinación General

Todas las otras funciones como: desarrollo, implementación y operación.

Operaciones de HW y SW Desarrollo e implementación de sistemasOperaciones de HW y SW e implementación

Desarrollo de sistemas

Desarrollo e implementación de sistemas.

Operaciones de HW y SW

La decisión de centralizar o descentralizar puede tener un impacto importante en la integridad de los datos y la efectividad y eficiencia del sistema.

Selección de Hardware/Software.

Este es otro punto a evaluar en la función de organización. Dicha selección involucra la preparación de un manual de especificaciones para la distribución a vendedores de hardware y software. Debe de estar preparado para comunicar a los vendedores las necesidades de instalación. Actuar como un documento de cambio estándar para asegurar uniformidad en los presupuestos y facilitar la evaluación de los mismos. Evaluar los presupuestos de ventas y seleccionar la configuración de Hardware y Software. Es necesario que sean planeados formalmente pruebas de datos, la administración establece pesos relativos para dar diferentes criterios en la evaluación.

Estándares

Para guiar y controlar las actividades en el área de informática se deben tener estándares de métodos y estándares de desempeño.

Estándares de métodos: establecen prácticas uniformes, procedimientos y reglas a ser seguidos en el área de informática. Es una técnica organizacional, que tienen cuatro propósitos:

Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas y programadores.

Reducir los efectos de la rotación de personal. Reducir los efectos del cambio tecnol6gico.

Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una base de medida común.

Por regla general los estándares deben estar formalmente documentados en el manual de estándares del área de informática. La parte más problemática en la formulación de estándares es determinar el nivel apropiado ya que estándares muy detallados son costosos de desarrollar y mantener y por otro lado estándares superficiales son inútiles ya que proporcionan una guía inadecuada para desarrollar las tareas.

Evaluación la Función de Staff.

Consiste en seleccionar y entrenar al personal adecuado para desarrollar las tareas. La calidad de la funcionalidad de staff afecta directamente la calidad de los sistemas producidos en la organización.

El auditor debe ser competente técnicamente, poseer habilidades y conocimientos necesarios para realizar la revisión en forma efectiva y eficiente.

El Plan Maestro indica las necesidades de staff en el futuro. Existen dos razones para enfatizar en la necesidad de una planeación de staff:

Históricamente el personal bueno en computación se ha encontrado en baja oferta.

Se requiere personal con habilidades especializadas en la instalación computacional.

La planeación de personal involucra hacer un inventario de las habilidades de staff actual, de los requerimientos futuros, determinar la posible tasa de rotación de personal y determinar como llenar dichos puestos.

Contratación del Personal

Para contratar a la persona correcta, la administración y el aspirante al trabajo deben entender claramente los requerimientos del puesto. Para cada posición en la instalación, un documento formal de especificación debe de existir para definir la naturaleza del trabajo, sus obligaciones y sus oportunidades de avance.

La selección del personal y su promoción deben tener criterios a considerar como son el nivel de educación, experiencia y responsabilidad, los cuales deberán estar debidamente establecidos y deberán ser los apropiados.

El personal puede ser reclutado internamente o en forma externa. El reclutamiento interno incrementa la moral y captura la experiencia dentro de la organización. Por otro lado el reclutamiento externo puede resultar en una mejor unión entre la especificación y las habilidades del aspirante. Este último también proporciona nuevos conocimientos a la organización.

El administrador puede obtener información de los aspirantes, evaluándolos por medio de entrevistas, pruebas de aptitud, referencias, curriculums y cardex escolares. Algunos procedimientos de controles básicos que pueden ser aplicados son:

Revisar las referencias, curriculums, cardex, etc. Exámenes mentales y físicos

Relación de empleados claves Explicación del protocolo organizacional a ser observado . Doctrina general

de la organización.

Capacitación de Personal.

Involucra el establecimiento de oportunidades de crecimiento promociónales y educación. Con estas actividades se mantiene la moral del empleado y las habilidades necesarias para llevar a cabo las tareas de la instalación.

Los empleados son jóvenes que han estado experimentando promociones rápidas y que tienen pocas oportunidades de avance. Por otro lado, la experiencia técnica del analista o programadores "viejos" los hace inmóviles dentro de la jerarquía organizacional.

Entrenamiento del personal para mantener sus conocimientos y habilidades. Estos procedimientos deberán ser evaluados por miembros del Staff de Departamento de servicios de información.

La evaluación del trabajo de los empleados se debe basar en estándares establecidos y responsabilidades específicas sobre una base regular. Estos métodos de evaluación deben ser revisados.

Revisiones regulares del staff se hacen para:

Determinar si un empleado asegura la promoción. Identificar oportunidades de crecimiento personal del empleado. Identificar las fuerzas y debilidades del empleado.

La capacitación debe ser continua ya que al auditor se encuentra constantemente revisando diferentes tareas, deberá de encontrarse con la capacidad técnica suficiente para poder realizar su trabajo, por lo que debe de ser capacitado continuamente por medio de conferencias, seminarios u otras. Lo anterior le deberá estar ayudando a tener mas promociones en su trabajo.

El auditor deberá crear reportes donde se refleje el resultado de su trabajo.

Retiro del Personal.

Cuando un empleado es despedido de su empleo se deberán seguir procedimientos de seguridad que protejan los recursos computacionales y los archivos de datos. Estos procedimientos deberán estar basados en políticas establecidas. Estos procedimientos deberán estar de acuerdo con los estándares de la organización así como también se deberá determinar que sean consistentes con las leyes.

Puede ser a voluntad del empleado o de la organización. En cualquier caso ciertos procedimientos de control deben ser realizados:

Si el empleado es una persona clave, la administración debe ser informada. Contactar al supervisor del empleado para determinar las razones de la salida.

Hacer una lista de modo que se permita: Recolocar Llaves y id' s Cancelar Passwords Cambiar listas de distribución

Regresar reportes, libros y documentación Regresar equipo. Entrenar al nuevo empleado Realizar entrevista de salida para: Determinar áreas de des contento

Recordatorio de dirección sobre información Identificar problemas potenciales.