ORIENTACIONES PARA LA PLANIFICACIÓN DE UNA CAMPAÑA DE CAPTACIÓN

ORIENTACIONESPARA LA PLANIFICACIÓNDE UNA CAMPAÑADE CAPTACIÓN

1 - La base de una campaña de captación: Identidad y cultura, mensaje e imagen

2 - Planificación: objetivos, destinatarios, estrategia, medios, plan de actuación y sistemas de seguimiento y control

ORIENTACIONES PARA LA PLANIFICACIÓN DE UNA CAMPAÑA DE CAPTACIÓN

La campaña de captación es una herramienta para comunicar:

- la necesidad de incorporar nuevo voluntariado CAPTACIÓN DE VOLUNTARIOS

- la necesidad de ampliar el número de socios CAPTACIÓN DE SOCIOS

- la necesidad de obtener fondos económicos CAPTACIÓN DE FONDOS

La base de cualquier campaña de captación es el MENSAJE que queremos

transmitir para dar una IMAGEN que haga que nueva gente se involucre en

nuestra organización.

IDENTIDAD Y CULTURA

¿Quiénes somos?

- un nombre y un logotipo: Cruz Roja- nuestra historia y nuestramisión

- nuestros principios- nuestra organización

MENSAJE

¿Qué queremos decir?

¿Cómo lo decimos?

COMUNICACIÓN

-la campaña

IMAGEN

¿Cómo nos ven?

-la actuación

La base de la campaña

La planificación de la campaña

1.ANÁLISIS DE LA REALIDAD LOCAL

¿Qué tenemos?¿Qué necesitamos?¿Dónde podemos encontrar lo que necesitamos?¿Cómo podemos conseguir lo que necesitamos?

2.DEFINIR NUESTRO OBJETIVO

El objetivo de una campaña de captación es:- numérico (“queremos X voluntarios”, “queremos X socios”, “queremos X pesetas”)

- pero también cualitativo (RECORDEMOS QUE ESTAMOS TRANSMITIENDO UNA IMAGEN DE NUESTRA INSTITUCIÓN PARA QUE LA GENTE SE SUME A ELLA)

INFORMA (transmite conocimientos)

Una campaña de captación… SENSIBILIZA (difunde ideas que la gente busca)

CONCIENCIA (conduce hacia una actuación)



3. DEFINIR DESTINATARIOS

La campaña de captación se dirige a un público externo, al que intenta convencerpara que se sume a la institución.

Identificar los diferentes sectores de la población para personalizar el mensaje de la campaña repercutirá positivamente en la eficacia de ésta.

Posibles sectores: estudiantes, empresas, administración pública, jubilados, etc.

4. DEFINIR LA ESTRATEGIA

ACTUACIONES DE COMUNICACIÓN INTERNA

ACTUACIONES DE COMUNICACIÓN EXTERNA



5.IDENTIFICAR LOS MEDIOS NECESARIOS- recursos humanos

Establecer lo que nos hace falta: - recursos materiales- recursos económicos

6.ELABORAR UN PLAN DE ACTUACIÓNHemos de establecer qué actuaciones llevaremos a cabo y enmarcarlas en un calendario.Toda campaña tiene un INICIO y un FINAL. Durante este período se señalan unas actividades que desarrollar para conseguir un objetivo concreto que nos hemos marcado.

7.ESTABLECER UNOS SISTEMAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROLMARCAR UNOS INDICADORES DE CALIDAD que queremos analizar durantela campaña (número de llamadas, número de entrevistas, número de aparicionesen la prensa, resultados de las actividades, implicación del voluntariado existentey del personal de la asamblea...)

PLANTEAR REUNIONES CON EL VOLUNTARIADO Y PERSONAL IMPLICADOHACER UN DOSIER DE LAS INFORMACIONES APARECIDAS EN LA PRENSAESTABLECER EL REGISTRO DE LLAMADASELABORAR UN PROYECTO Y UNA MEMORIA DE LA CAMPAÑA



NOS DIRIGIMOS AL VOLUNTARIADO Y AL PERSONAL DE LA ASAMBLEA

Con la comunicación interna implicamos a toda la organización para conseguir:

- -calidad en la acción de los agentes que participan en la campaña y calidad en las condiciones de trabajo

- movilización interna- preparación para la comunicación externa

RECURSOS QUE PODEMOS UTILIZAR

NOTA INTERNA: comunicado interno donde se informa a todos los departamentos y áreas sobre la campaña

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA CAMPAÑA: especialmente para todo el voluntariado y socios que generalmente no están en la asamblea

REUNIÓN INFORMATIVA: para agentes implicados directamente en la campaña

TABLERO DE ANUNCIOS: debe colocarse en un lugar visible de la asamblea

OTROS MEDIOS DE LA ASAMBLEA LOCAL: revista del voluntariado, página web, etc.



NOS DIRIGIMOS A LA POBLACIÓN EN GENERAL, A EMPRESAS, A INSTITUCIONES, A ESTUDIANTES, A JUBILADOS...

Con la comunicación externa buscamos el reconocimiento de nuestra Institución yla adquisición de valores en la sociedad.

- notoriedad e imagen de la institución Trabajamos para obtener : - modificación de las conductas sociales

(adherirse a una causa, participar)

TIPOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA

PUESTA A DISPOSICIÓN DEL PÚBLICOServicio de información (acceso, consulta, difusión)

COMUNICACIÓN DE LA RELACIÓNServicio de información (acogida, escucha, diálogo, trato)

PROMOCIÓN (publicidad, relaciones públicas y actos públicos)

COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL (campañas de imagen y patrocinio)

COMUNICACIÓN DE INTERÉS GENERAL (campañas de sensibilización)



RECURSOS QUE PODEMOS UTILIZAR

Para pasar información a los medios de comunicación:PERSONA DE CONTACTO: un referente con horario de atención.

DOSIER DE PRENSA: con el material más importante de la asamblea (memorias, trípticos,dossier de la campaña, adhesivos, etc.).

COMUNICADO DE PRENSA: se trata de un texto breve (no tendría que ocupar más de unapágina) donde se informa a los medios de comunicación de una noticia concreta (el inicio de lacampaña, la preparación de una actividad, los resultados de la campaña). Debe indicarse quese trata de un comunicado de prensa y llevar siempre nuestro logotipo. Se puede enviar por faxo e-mail.

RUEDA DE PRENSA: es un sistema de transmisión directa de la información. Se convoca atodos los medios de comunicación en un lugar determinado y se habla para todos. Requiere unamuy buena preparación. Con frecuencia comporta conceder entrevistas posteriores, porque losperiodistas no quieren tener todos una misma información.

Otros recursos generales:CARTELERÍA: trípticos y pósters de la campaña en concreto, así como de otras actividades.

MERCHANDISING: es decir, todo aquello que se pueda adquirir o regalar (pins, bolígrafos,adhesivos…).

PUBLICIDAD: anuncios para prensa escrita (faldones de prensa), para la radio (cuñas de radio)y para la televisión (anuncios televisivos).



Algunas recomendaciones para estar preparados:

TENER UN REFERENTE DE CONTACTO PARA LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN,que tomará nota de las peticiones y hará posibles las demandas que le lleguen.Facilitará los dossiers informativos y el primer contacto.

TENER UN PORTAVOZ ASIGNADO PARA LA CAMPAÑA: será la persona que atenderáentrevistas y completará las informaciones de los dossiers. Puede haber más de unportavoz. Hay que tener en cuenta que a menudo nos pedirán poder hablar directamentecon las personas que llevan a cabo la actividad o, incluso, con quienes son atendidos porCruz Roja; deberemos tener preparados a voluntarios y usuarios.

PREPARAR UN DOSIER DE LA CAMPAÑA, con información lo más actualizada posiblede la asamblea local: número de voluntarios y socios, actividad, presentación del personaly de los diferentes equipos de trabajo, trípticos, resumen de la campaña, etc.

PREPARAR UN DOCUMENTO RESUMEN DE LA CAMPAÑA, que incluya los objetivos,los motivos que impulsan la campaña, las personas a quienes se dirige, el voluntariado ypersonal que está implicado y los principales aspectos de la campaña.

PREPARAR MATERIAL GRÁFICO: fotografías y grabaciones de actividades.


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