1

2 2

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LOS PROCESOS DE AUDITORIA Y CONTROL:

LA DOCUMENTACIÓN COMO MEDIO Y NO COMO FIN

PONENCIA

César Ortega Zurita

2014

coz2014

3 3

1 CONTEXTO

2 EL SUBSISTEMA

3 CONCEPTUALIZACION

4 MODELO DE GESTION

5 ACOMPAÑAMIENTO

6 EVALUACION

7 CORRECTIVOS

8 PROPUESTA

9 CUANTIFICACION

10 MENSAJE

SUMARIO

4 4

1 CONTEXTO

SUMARIO

5 5

SISTEMA METROPOLITANO DE GESTION

DOCUMENTAL Y ARCHIVOS SMGDA

• Gestión eficiente de los recursos

materiales y humanos en los

procesos archivísticos.

• Control de la organización

documental.

• Implantación de un Sistema

Institucional de Archivos que soporte

la verificación del cumplimiento de la

normativa general de la Institución en

el ámbito archivístico.

OBJETIVOS

6 6

SISTEMA METROPOLITANO DE GESTION DOCUMENTAL Y

ARCHIVOS SMGDA

7 7

2 EL SUBSISTEMA

SUMARIO

8 8

• Se desarrolla control sobre productos y/o servicios

• El control puede ser con relación al cumplimiento de la normativa especifica pertinente

• El control puede ser respecto del cumplimiento de las especificaciones técnicas pertinentes

• CUALQUIER SISTEMA, así sea malo, ES MEJOR QUE NINGUNO.

• El control de calidad es un sistema bastante completo de control

CON TROL

PRODUCTOS SERVICIOS

NORMA TIVA

ESPECIFICACIO

NES

SUPUESTOS

CUMPLIMIENTO

9 9

CONTROL DE CALIDAD

• Un sistema de calidad es un método planificado y sistemático de medios y acciones, encaminados a asegurar suficiente confianza en que los productos o servicios, se ajusten a las especificaciones.

• En general, el sistema de calidad está condicionado por:

– Organización con la que cuenta.

– Tipo y naturaleza de productos y/o servicios.

– Recursos y Medios materiales y humanos.

– Exigencias de mercado y/o clientes.

Modelo de un sistema de gestión de calidad basado en los procesos. Figura tomada de la norma ISO 9000:2000

SUPUESTOS

10 10

CONTROL DE CALIDAD

SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD

USUARIOS

NECESIDADES Y

EXPECTATIVAS

PRIORIZAR PROCESOS

METODOS- EFICACIA

PUNTOS DE CONTROL

DOCUMENTAR PROCESOS

SEGUIMIENTO A PROCESOS

PROPUESTA PRO

MEJORA CONTINUA

PHVA PLANIFICAR,

HACER, VERIFICAR,

ACTUAR

11 11

SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACION

12 12

3 CONCEPTUALIZACION

SUMARIO

13 13

• TODO ESTA REGULADO

• SOLO HAY QUE CUMPLIR CON LA NORMA

• EL CONTEXTO NO EXISTE

• EL AUDITOR ES ENEMIGO

• EL AUDITADO ES INEPTO

• SE EVALUA SOBRE LO EJECUTADO

• COMO AUDITAR ES OBJETIVO NO SE PUEDE PREVENIR

• EL INCUMPLIMIENTO ES SIGNO DE CORRUPCION

• SI NO HA CUMPLIDO ES PORQUE HAY ALGO OCULTO

CREENCIAS

14 14

QUE ES?

• Mejora continua de procesos

• Mejora continua de servicios

• Se cumple o no con las políticas y/o requisitos establecidos

• Constatar beneficio al satisfacer necesidades

• Herramienta gerencial para la toma de decisiones

• Herramienta para elaboración de TDR´s contractuales

• Gestión del conocimiento

EL CONTROL

15 15

• Aporta una visión integral e instrumental a la gestión de la información.

• Proporciona las claves para entender qué información es vital para una organización y por qué,

• La evalúa, la mide y determina

la información crítica.

• Establece los contenidos que

aportan valor a la institución y

aquellos específicos para colectivos

de usuarios y/o clientes, sobre la base

de un análisis organizativo

AUDITORIA DOCUMENTAL

16 16

• Ayudará a identificar posibles ineficiencias, y anticipar soluciones relacionadas con políticas, funciones, métodos, procesos y tareas de áreas diversas de la institución.

• En definitiva, evaluar de forma regulada para mejorar cada vez más la calidad de los procedimientos en general y especialmente los procedimientos documentales

AUDITORIA DOCUMENTAL

17 17

4 MODELO DE GESTION

SUMARIO

18 18

Contribuir con el mejoramiento de la función archivística de la ciudad y del país

Posicionar a la auditoría documental como una herramienta gerencial para la eficaz y eficiente organización de la documentación de la administración pública o privada.

NUESTRO PROPOSITO

19 19

• HOJA DE RUTA

• CRONOGRAMA

• FUNCIONES

• DESIGNACIONES

• CHECK LIST

PARAMETROS DE CONTROL

• DEFINICION DE VARIABLES DE CALIFICACION

• ALCANCE

• ROLES

• RESPONSABILIDADES

20 20

MODELO

CORRECTIVOS

EVALUACION

ACOMPAÑAMIENTO

21 21

5 ACOMPAÑAMIENTO

SUMARIO

22 22

A Planificación, la FORMULACION documental de los procedimientos, la programación de mediciones y ensayos a partir de los planos y normas de ensayo, la elección del personal auditor, periodicidad (mensual, anual,...). En ocasiones es conveniente asignar una única persona para planificar y dirigir la realización de todas las auditorías, es decir, nombrar un líder que reúna características idóneas en cuanto a formación y carácter, para la realización de esta tarea.

PROCEDIMIENTO

23 23

B Realización de auditorías según procedimiento y plan definidos.

• Es conveniente que el personal que va a ser auditado conozca con antelación tal hecho, posiblemente, al recibir los responsables esta comunicación, tratarán de inculcar en sus subordinados la necesidad de que todo esté "en perfecto estado" se motiven y apoyen.

• Desde el punto de vista práctico, la realización de auditorías debe ser sistemática,

• Los documentos que recojan los resultados de las

auditorías, es decir, respuestas, comprobaciones,

resultados de medidas y ensayos, etc.,

han de estar consensuados entre auditor y auditado,

de tal forma que recojan la conformidad de ambos,

evitándose discusiones inútiles.

• Se trata de auditar la efectividad del sistema, tanto

a través del propio sistema y su grado de cumplimiento.

PROCEDIMIENTO

24 24

C Verificación documental y registral

• Preparar un informe de trabajo en el que se recojan todas las transacciones sobre la trazabilidad del expediente,

• Comprobará si ha sido registrado y seguido el trámite correspondiente.

• Analizará los criterios seguidos para su contabilización, análisis técnico y las respectivas autorizaciones que requiera el proceso.

PROCEDIMIENTO

25 25

CALCULO PORCENTUAL DE AVANCE COACTIVAS SM ADM GRAL

PROY MEDIDO

ETAPA ITEM %

A PROPUESTA 10 8,5 2 2,8

1 A1 Socialización de lineamientos políticos y técnicos para la organización de los archivos y la gestión documental

1 0,6 0 0,8

2 A2 Diagnóstico situacional (personal de archivo, fondos documentales, equipamiento, mobiliario)

1 0,5 1 1

3 A3 Presentación de informe de situación 2 2

4 A4

Desarrollo de propuesta de organización y modernización de la Unidad de Gestión Documental y Archivo (Recurso Humano, organización y administración, procesos documentales, infraestructura, equipamiento, servicios). Establecer acciones emergentes de mediano y largo plazo

2 2 1 1

5 A5 Diseño de la propuesta de mejoramiento de Infraestructura y espacio físico para las instalaciones de la Unidad de Gestión Documental y Archivo.

1 1

6 A6 Adecuación de espacios físicos con equipamiento técnico y tecnológico y mobiliario en base a la propuesta establecida

2 1,9

7 A7

Desarrollo de perfiles profesionales y cuadro de requerimiento del personal que debería integrarse la equipo de trabajo de la UGDA de la dependencia.

1 0,5

B CONTRATACION 5 5 0 0

8 Asignación de recursos humanos en caso de ser necesario 3 3

9 Capacitación del personal técnico para instruir en manejo integral de documentos y archivos, según la normativa técnica establecida para el efecto.

2 2

C INVENTARIOS 20 11 0 0

10 Elaboración de plan operativo anual y presupuestario del Archivo .

5 0

11 Identificación de series y procesos documentales con cada una de las unidades técnicas de la dependencia

5 3

12 Identificación de áreas de gestión documental y archivo del sistema interno y designación de responsables

5 5

13 Instalación del GESTOR DOCUMENTAL (Sistema de trámites) e implementación para todo el personal que gestiona trámites en la dependencia

5 3

D NORMATIVA 20 0 0 0

14

Establecimiento de un manual de procedimiento de gestión documental que guie el uso del sistema de trámites y el proceso de archivo. (Manuel, instructivos, formatos)

10

15

Implantación de la normativa establecida (Analisis documental, identificación, descripción, inventario, valoración, transferencia, almacenamiento y habilitación, servicios)

10

E OPERACIÓN 20 0 0 0

16 Inventario y transferencia documental desde las oficinas o archivos de Gestión a la Unidad de gestión Documental y Archivo Central de la dependencia

10

17 Ordenamiento de los documentos de la UGDA según criterio definido por la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos

5

18 Inventario y transferencia documental desde la UGDA de la dependencia al Archivo Intermedio del MDMQ

5

F SISTEMA 10 0 0 0

19 Implantación progresiva del sistema automatizado de archivo

1

20 Limpieza y fumigación del fondo documental 1

21 Plan de mejoramiento de servicios de documentación, información, diseminación selectiva de la información y aseguramiento (atención presencial y virtual)

2

22 Plan de comunicación y difusión cultural (Publicaciones -Guía de servicios del Archivo)

2

23 Procesamiento sistematico de series según jerarquización 2

24 Reportes referativos 2

G INFORME 15 0 0 0 25 Documento de visionamiento 4 26 Semanal de avance 3 27 Mensual de avance 4 28 Informe de Proyecto 4

total 100 24,5 2 2,8

.

26 26

6 EVALUACION

SUMARIO

27 27

• Si existe como tal en la dependencia hacia el publico.

• En caso de no existir, se evaluarán las necesidades informativas de la institución y la relación de los miembros de ésta con la información (dificultades, prácticas habituales, nivel de formalización de las mismas…).

• Análisis de los recursos informativos disponibles y su uso dentro de la institución.

• Análisis del ciclo informativo y su relación con la cultura de la institución.

• Estudio y mapeado de los flujos de trabajo.

• Estudios de usuarios.

• Encuestas de satisfacción.

EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE INFORMACIÓN

28 28

Evaluación de los resultados de la auditoría.

Los cuadros de puntuación sirve, aunque solo sea comparativamente, para medir la evolución, tanto de la implementación y aplicación del sistema, como de la calidad del producto.

Lo que se pretende es la obtención de una valoración totalmente objetiva por lo que el sistema de valoración ha de ser consensuado, y además, experimentado durante cierto tiempo, para poder fijar las señales de alerta, índices de ponderación, etc.

PROCEDIMIENTO

29 29

Consiste en la comprobación de que los documentos recogidos en el Manual de Calidad y Manual de Procedimientos Documentales están debidamente cumplidos y archivados por las personas o estamentos responsables.

La constancia documental es necesaria para la comprobación de la bondad del sistema.

En la mayoría de las ocasiones, el sistema falla porque los documentos que figuran como soporte del mismo no están bien diseñados, son engorrosos, o difícilmente comprensibles para quien los tiene que cumplimentar o la información que pretenden recoger es escasa o superflua.

La codificación y estandarización de los defectos o errores a través de un número y la indicación, sobre un croquis, de la ubicación del defecto.

Con estas simples observaciones se descubrió al cabo de pocos días, menos de 15 días, que el 80 % de los defectos correspondían a la falta de cuidado en la manipulación.

AUDITORÍA DEL SISTEMA DOCUMENTAL

30 30

7 CORRECTIVOS

SUMARIO

31 31

• Redacción de informe y propuesta de medidas correctivas, con expresión del grado de gravedad y urgencia.

• Una vez valorada la auditoría y antes de la redacción del informe final y propuesta de las medidas correctivas, es conveniente la reunión con el director o responsable máximo afectado por la auditoría para que sea el primer informado y pueda incluso colaborar en la propuesta de medidas correctivas así como en la decisión sobre la urgencia de las mismas, que lo asuma como algo propio, entre otras cosas porque a veces, podrá ejercer más presión sobre la Gerencia que el propio auditado, sobretodo si alguna de las medidas propuestas corresponden o requieren inversiones.

EL INFORME

32 32

BENEFICIOS

Las más importantes son:

Gestión más racional de recursos, con el consiguiente

ahorro de costos.

Identificación de amenazas, con la consiguiente

facilidad para la reducción de riesgos.

Aumento de la capacidad de respuesta por parte de la

institución (la información pertinente llega a quien lo

requiera).

Manejo, control y uso más adecuado de la información

en procesos clave del negocio.

Conocimiento real de costos y efectividad de uso de

la información.

A largo plazo, mejora la gestión global de la

institución, fortaleciendo su cultura interna de trabajo e

incluso su imagen de marca (una institución que

apuesta por la calidad a escala global es más atractiva

y robusta en el mercado).

33 33

IMPACTO

http://extrayendotransparencia.grupofaro.org/beneficios-transparenci/ 20140420

34 34

MODELO

CORRECTIVOS

EVALUACION

ACOMPAÑAMIENTO

35 35

8 PROPUESTA

SUMARIO

36 36

MODELO

37 37

• COMITÉ EVALUADOR

• PLAN DE EVALUACION

• PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS

COMITÉ EVALUADOR

PLAN DE ACCIONES

CORRECTIVAS

PLAN DE EVALUACION

PROPUESTAS DE SOLUCION

38 38

.

COMITÉ EVALUADOR

39 39

• CONTINUO

• SISTEMATICO

• PONDERABLE

• EJECUTABLE

• REALISTA

• OBJETIVO

PLAN DE EVALUACION

40 40

9 CUANTIFICACION

SUMARIO

41 41

42 42

PARAMETROS

VARIABLE PARAMETRO Vs C E b =E/C g=b*100 a=1-g OBSERVACIONES

VALOR ESTANDARIZADO

VALOR DE CUMPLIMIENTO

VALOR DE ERRORES

COEFICIENTE DE ERROR

INDICE DE ACIERTO

GRADO DE EXITO

FORMULACION

• a = 1- g

• a = 1- (E/C * 100)

CUANTIFICACION

• COEFICIENTE DE ERROR O INCUMPLIMIENTO

b =E/C =E/C

• INDICE DE ACIERTO O CUMPLIMIENTO

g=b*100

• GRADO DE EXITO

a=1-g

43 43

VARIABLE Vs C E b =E/C g=1-b a=100*g OBSERVACIONES

PARAMETRO

VALOR

ESTANDARIZADO

VALOR DE CUMPLIMIEN

TO

VALOR DE INCUMPLIMIE

NTO

COEFICIENTE DE ERROR O

INCUMPLIMIENTO

COEFICIENTE DE ACIERTO

GRADO DE ÉXITO

1 REGISTRO DE INVENTARIO 100/d 80 5 0,0625 0,9375 93,75

2 FOLIADO 1500/d 800 1 0,00125 0,99875 99,88

3 ELABORACION DE OFICIOS 15min 20 5 0,25 0,75 75,00

4 MANUAL DE PROCESOS 100 20 0 0 1 100,00

5 DOCUMENTO DE VISIONAMIENTO Y ALCANCE

1 1 1 1 0 0,00

6 DOCUMENTO DE VISIONAMIENTO Y ALCANCE digitado

100 3 0,03 0,97 97,00 hojas con errores

7 DOCUMENTO DE VISIONAMIENTO Y ALCANCE estructura legal

30 5 0,166666667 0,83333333 83,33 articulos con errores

8 PAGINA WEB actualizacion 8 30 10 0,333333333 0,66666667 66,67 articulos actualizados

9 V SEMINARIO INTERNACIONAL certificados

400 350 50 0,142857143 0,85714286 85,71 cumplen con el 80% de asistencia

10 CATALO DE TRAMITES validados por dependencia

12 12 1 0 0,00

11 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

12 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

13 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

14 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

15 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

16 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

17 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

18 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

19 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

EJERCICIOS

44 44

10 MENSAJE

SUMARIO

45 45

"Hay cinco cosas en la vida que no se puede recuperar:

1. Una piedra ... después de que se lanza…

2. Una palabra ... después de que se dice…

3. Una ocasión ... después de que se ha perdido…

4. El tiempo ... después de que se ha ido...

5. Una persona ... después de su muerte…”

• La vida es corta... Ama de verdad…

• Ríe incontrolablemente.. y nunca lamentes nada de lo que te hizo sonreír,

• Disfruta de la vida..!!!!

MENSAJE

46 46

• Laura Novelle Auditoría documental en la empresa: apuesta ganadora JUL 2013

• Auditorías de Calidad en http://www.mgar.net/soc/isoaud.htm 20140401 10h30

• Control de Calidad http://www.monografias.com/trabajos52/control-calidad/control-calidad.shtml#ixzz2yxwkvUzF

BIBLIOGRAFIA

47 47

GRACIAS por su atención!!!

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