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Outlook 2010
Elaborado por: Carlos Casas y Víctor Barriga
Edición: 1.0
EDITORIAL ELEARNING S.L.
ISBN: 978-84-17232-00-9
No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra bajo cualquiera de sus formas gráficaso audiovisuales sin la autorización previa y por escrito de los titulares del depósito legal.
Índice
UD1. Correo Electrónico .......................................................... 5
1.1. Personalizar y controlar la bandeja de entrada ......................... 7
1.2. Dar respuestas más rápidas y ordenadas a los mensajes ...... 14
1.3. Gestionar la ortografía .......................................................... 20
1.4. Adjuntar mensajes, contactos, archivos o tareas a un correo . 26
1.5. Recuperar mensajes después de enviarlos, plantillas ............. 32
1.6. Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas.. 38
UD2. Calendario ................................................................... 53
2.1. Programar una cita ............................................................... 55
2.2. Programar una reunión y/o una cita con otras personas ........ 572.2.1. Invitar a un usuario a una cita o reunión ....................... 592.2.2. Modificar una cita o reunión ........................................ 702.2.3. Eliminar una cita o reunión .......................................... 732.2.4. Seguimiento de citas y reuniones................................ 742.2.5. Reenviar la convocatoria de cita o reunión ................... 762.2.6. Buscar citas y reuniones ............................................ 772.2.7. Eventos ..................................................................... 782.2.8. Citas periódicas ......................................................... 80
2.3. Compartir un calendario de Outlook con otros usuarios ......... 82
2.4. Establecer o quitar avisos ..................................................... 88
Outlook 2010
2.5. Configurar una reunión de Skype Empresarial (Responsables) . 91
2.6. Administrar elementos de correo y calendario de otra perso-na (Responsables) ............................................................... 932.6.1. Abrir el calendario de Exchange de otra persona ......... 932.6.2. Abrir el correo de Exchange de otra persona ............... 95
UD3. Contactos .................................................................. 103
3.1. Agregar y usar contactos, búsqueda instantánea ................ 105
3.2. Crear grupos de contactos, agregar contactos ................... 112
3.3. Importar y exportar contactos y tareas ................................ 118
UD4. Tareas ........................................................................ 137
4.1. Ver, crear y asignar tareas .................................................. 1394.1.1. Creación de tareas ................................................... 1404.1.2. Visualización de la lista de tareas .............................. 1444.1.3. Gestión de la lista de tareas ...................................... 1454.1.4. Asignar una tarea a otra persona .............................. 151
4.2. Crear una tarea a partir de un correo recibido ...................... 154
4.3. Seguimiento de Correos .................................................... 1564.3.1. Crear marca de seguimiento ..................................... 1574.3.2. Búsqueda de correos relacionados con marcas de
seguimiento ............................................................. 1614.3.3. Tipos de marcas de seguimiento .............................. 1624.3.4. Eliminar marcas de seguimiento ................................ 163
Glosario ............................................................................. 173
Soluciones ......................................................................... 177
UD1Correo Electrónico
Outlook 2010
1.1. Personalizar y controlar la bandeja de entrada1.2. Dar respuestas más rápidas y ordenadas a los mensajes1.3 Gestionar la ortografía1.4. Adjuntar mensajes, contactos, archivos o tareas a un correo1.5 Recuperar mensajes después de enviarlos, plantillas1.6. Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas
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1.1. Personalizar y controlar la bandeja de entrada
Tras completar los pasos de instalación de la suite Microsoft Office 2010 y arrancar Outlook 2010, el usuario encontrará la pantalla inicial, que por defec-to nos sitúa en la Bandeja de entrada. Aunque no hayamos realizado previa-mente la configuración de una nueva cuenta de correo, esta será la bandeja por defecto para el usuario.
El primer paso para gestionar nuestro correo es definir e identificar todos los elementos correspondientes y relacionados con la bandeja de entrada.
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Definición
La bandeja de entrada es la carpeta de correo principal del usuario, donde se almacenan por defecto los mensajes recibidos. Está asociada a la cuenta de correo configurada por el usuario, y puede contener tanto los mensajes de esta cuenta como los del resto de cuentas adicionales presentes en el programa.
Al configurar una cuenta de correo, una serie de carpetas se generan de forma automática y se asocian a la cuenta del usuario.
– Bandeja de entrada.
– Bandeja de salida.
– Borrador.
– Elementos eliminados.
– Elementos enviados.
– Correo electrónico no deseado.
Los mensajes recibidos se al-macenarán por defecto en la Bandeja de entrada, incluidos aquellos de diferentes cuentas, que pueden contar con su pro-pia bandeja de entrada perso-nalizada o estar asociados a la bandeja de entrada general.
Las carpetas asociadas a la Bandeja de entrada se definen de la siguiente forma:
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Bandeja de salida:
Aquí se almacenan los correos electrónicos que estén procesándose para ser enviados. Si ocurre algún error durante la transacción entre nuestro software y el servidor de entrega de correo, el mensaje quedará en esta carpeta hasta que este problema sea resuelto o bien hasta que eliminemos de forma manual el mensaje.
Borrador:
Si dejamos un nuevo correo electrónico sin enviar o el programa sufre cualquier tipo de problema durante su funcionamiento, nuestro correo se almacenará en estado Borrador dentro de esta carpeta. Podremos recu-perar su composición en esta carpeta, simplemente realizando doble clic sobre el borrador.
Elementos enviados:
Aquí se almacenan los correos electrónicos que hayamos enviado. Se distribuyen por defecto según la fecha de envío (ascendente o descen-dente). Podemos reordenar el listado clicando en los manejadores supe-riores (Organizar Por:).
Elementos eliminados:
Se almacenarán en esta carpeta todos los mensajes que hayamos elimi-nado, leídos o no, junto con los eliminados automáticamente por la con-figuración de correo electrónico no deseado. Posteriormente podremos enviar el contenido de esta carpeta a la Papelera.
Correo electrónico no deseado:
Según las reglas de correo electrónico no deseado que hayamos confi-gurado, o las existentes por defecto en nuestra configuración de Outlook 2010, esta bandeja almacenará todos aquellos mensajes que se clasifi-quen como Spam o correo electrónico basura.
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Sabías que
Pulsando la tecla Alt nos mostrará los atajos de teclado disponibles para la Bandeja de entrada y el resto de los elementos visibles.
Barra superior. Bandeja de entrada
Recordemos que la barra superior del programa es contextual, es decir, mos-trará siempre los iconos de herramientas correspondientes a la selección que hayamos realizado.
Es decir, si seleccionamos la bandeja de entrada, la barra superior tendrá un aspecto parecido al siguiente:
Estos iconos (y como funcionamiento general de la barra superior) nos faci-litarán realizar las tareas más comunes con los contenidos de la bandeja de entrada.
Ejemplo #1: Para consultar de forma inmediata si tenemos correo elec-trónico, pincharemos sobre el icono Enviar y recibir todos los men-sajes. Esto descargará los emails desde el servidor y enviará todos los correos que tengamos pendientes.
Ejemplo #2: Si queremos responder de forma rápida a un correo elec-trónico, pincharemos sobre el mensaje en cuestión y posteriormente cli-caremos en el icono Responder.
Mensajes en la bandeja de entrada
Cada mensaje almacenado en la bandeja de entrada se nos muestra ordena-do según el criterio anteriormente seleccionado (Ordenar por:) y se estructura de la siguiente forma:
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– El icono en forma de sobre en la cabecera del mensaje estará cerrado o abierto según hayamos o no leído su contenido. Junto a este icono se nos mostrará el nombre del remitente.
– En la parte inferior, en un color atenuado, aparecerá el asunto del correo.
– En la parte inferior derecha se mostrará la hora de envío para los mensa-jes recibidos durante el mismo día de consulta, y la fecha completa para aquellos que hayan sido recibidos con anterioridad.
– Cuerpo del mensaje con su contenido.
Cada vez que iniciamos Outlook 2010, el programa automáticamente esca-nea las cuentas que tengamos configuradas y analiza si existen mensajes pendientes de enviar o recibir. Este comportamiento puede cambiarse dentro del menú de Preferencias.
Gestión de paneles de la bandeja de entrada
La vista principal de la bandeja de entrada nos permite obtener un vistazo rá-pido de los mensajes recibidos.
Podemos cambiar la distribución de elementos de esta vista principal:
Pestaña Vista à Opción Diseño à Panel de Lectura
Con esta opción podemos volver a ubicar la posición del panel de lectura prin-cipal de mensajes en la parte derecha o inferior de la ventana principal.
También podemos desactivarlo, dejando sólo el listado de correos y pudiendo acceder a los mensajes haciendo doble clic sobre ellos.
Pestaña Vista à Opción Diseño à Panel de Lectura à Desactivar
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Importante
Es recomendable no desactivar el Panel de lectura y la vista previa, ya que en el caso de que el correo recibido contenga elementos maliciosos podríamos ocasionar daños en nuestro equipo abriendo directamente el correo infectado.
Responder a un correo electrónico
Para componer una respuesta rápida a un correo electrónico recibido, el usua-rio puede recurrir a la opción anteriormente señalada, en la barra superior de herramientas, con el botón Responder.
Todos los datos necesarios (Remitente, Enviar a y Asunto) se rellenarán de for-ma automática y el correo a componer pasará a ser una respuesta al recibido. El asunto por defecto será “RE:asunto-del-correo” (Donde RE es Respuesta).
Se adjuntará el texto correspondiente al mensaje original como respuesta.
Acciones más comunes en la bandeja de entrada
Otro grupo de acciones que podemos realizar, siguiendo esta misma dinámica que combina los botones de la barra superior de herramientas rápidas y la bandeja de entrada:
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ReenviarReenviaremos el contenido completo del mensaje a los destinatarios seleccionados. El texto del mensaje original se conservará.
Eliminar uno o varios correos
Podemos seleccionar uno o varios mensajes (usando CTRL y clicando sobre los mensajes) y eliminarlos de for-ma grupal. Estos mensajes eliminados pasarán a la carpeta “Elementos eliminados”.
Ordenar los mensajes
Podremos reorganizar los mensajes y utilizar criterios para categorizarlos.
Existen diversas formas de ordenación, siendo las más co-munes:
Importancia: Por orden de importancia (depende de cómo hayamos marcado, previamente, el contenido de los men-sajes).
Icono: Ordena por mensajes leídos, no leídos, respondi-dos, reenviados, etc.
Marca: Ordena por mensajes marcados como importantes o prioritarios
Archivos adjuntos: Ordena los mensajes priorizando aquellos con contenido adjunto.
De: Ordena los mensajes según la dirección del remitente.
Asunto: ordena de forma alfabética los mensajes según el asunto del correo.
Recibido: Ordena por fecha y hora de recepción.
Tamaño: Ordena por tamaño máximo del correo recibido.
Activar alertas de escritorio
Activará o desactivará las alertas de escritorio cuando reci-bamos un mensaje.
ImprimirPodremos imprimir directamente el mensaje o mensajes seleccionados y configurar las opciones de salida del do-cumento.
Pasos rápidos
Conjunto de acciones predeterminadas – previamente con-figuradas - para realizar sobre uno o varios mensajes (Enviar a una persona o grupo de personas concreto, enviar a una carpeta específica, etc., veremos más sobre categorización de correos en siguientes puntos).
Estas acciones tienen su correspondiente acción asociada, marcando los men-sajes, con el botón derecho del ratón sobre el mensaje o grupo de mensajes.
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1.2. Dar respuestas más rápidas y ordenadas a los mensajes
Outlook 2010 contiene una serie de funcionalidades para agilizar nuestra tarea diaria de respuesta y gestión de mensajes enviados.
Algunas de ellas corresponden a formas de ordenación ya presentes en el sistema operativo y en otros casos son atajos de teclado y herramientas des-tinadas a la gestión de múltiples mensajes.
Outlook 2010 ofrece multitud de opciones de configuración adicionales para ajustar tanto estos atajos como su funcionalidad en el manejo de correos.
Vamos a enumerar las herramientas más comunes:
Barra de herramientas
En la barra superior de botones, correspondientes a la bandeja de entrada, contamos con varias opciones para responder de forma rápida a un correo.
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Sabías que
Todas estas opciones también estarán disponibles desde el botón derecho sobre el mensaje a responder.
– Responder: El resultado será una nueva ventana de correo electrónico en la que la dirección del remitente ya estará incluida. El asunto del mensaje incluirá “RE:” como encabezado (donde RE: es Respuesta).
Por defecto se incluirá el texto original del mensaje recibido, de forma que podamos contextualizar nuestras respuestas.
– Responder a todos: Mediante esta opción se enviará un correo elec-trónico de respuesta a todas las personas incluidas en el mensaje original.
Usaremos esta opción sólo si todos los destinatarios son susceptibles de recibir todas las comunicaciones, ya que si la combinamos con la inclusión del texto del correo original, todos los participantes recibirán este mensaje y sus respuestas.
– Reenviar: podemos reenviar el correo a nuestros propios contactos. Para poder reenviar el mensaje seleccionado, debemos hacer clic en la parte superior del mensaje y después pulsar sobre el botón de la barra de herramientas. El asunto del mensaje incluirá “RV:” como encabezado (donde RV: es Reenviado).
Organización por conversación
Otra de las funcionalidades centradas en la respuesta rápida y organizada de mensajes de Outlook 2010 es el sistema de conversaciones.
Todos los mensajes que comparten un mismo asunto se pueden organizar en forma de conversaciones o hilos.
Estas conversaciones pueden contraerse o ampliarse para mostrar todos los mensajes dependientes, pudiendo leerlos en formato de chat o también lla-mado de conversación entre los participantes.
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Gracias a esta configuración, una gran cantidad de mensajes puede leerse de forma rápida y organizada, teniendo siempre marcado el último correo recibido y el contexto del intercambio de mensajes.
El primer paso, ya que Outlook 2010 no activa el modo conversación por defecto, será activar este formato de organización dentro de la pestaña Vista:
Pestaña Vista à Marcar “Mostrar mensajes en conversaciones”
En cualquier momento podemos devolver los mensajes a su organización por defecto desmarcando la misma casilla de “Mostrar mensajes en conversa-ciones”.
Para identificar las conversaciones, Outlook 2010 mostrará un icono en forma de flecha. Si clicamos en él desplegaremos los mensajes agrupados en con-versaciones.
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Por defecto, el primer mensaje de la conversación será el más reciente.
Al recibir un mensaje nuevo, dentro del grupo de conversación, éste ocupará el primer lugar y la conversación se moverá a la parte superior de la lista de mensajes.
En la ventana de contenidos, las conversaciones se estructuran con el con-tenido completo de cada correo, mostrando botones que nos ayudarán a navegar en ella.
Importante
El botón “siguiente” nos llevará al correo anterior . Pulsando en el botón “últi-mo“ el contenido se moverá para mostrarnos el último mensaje recibido.
Si un mensaje recibe más de dos respuestas, esta misma conversación pue-de subdividirse en varias conversaciones, estarán relacionadas, pero serán independientes entre sí.
En las conversaciones se aplican las mismas reglas de respuesta y reenvío que para el resto de mensajes, como ya hemos visto en el punto anterior.
Recordamos que, al pinchar sobre Responder a todos, la conversación se actualizará para todos los participantes de forma automática, y se listará dentro del mismo hilo.
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Salir de conversación, ignorar mensajes entrantes, limpiar
Si decidimos no seguir recibiendo mensajes de la conversación, y queremos organizar esta tarea para que los mensajes relacionados se envíen directamen-te a la Papelera, podemos configurar la conversación de la siguiente forma:
– Pulsamos sobre la conversación a eliminar o ignorar.
– Navegaremos hasta Inicio à Eliminar / Ignorar.
– Eliminar moverá la conversación completa a la papelera de reciclaje, des-de la que podremos recuperarla siempre que sea necesario.
– Ignorar moverá todos los elementos a la carpeta de elementos eliminados, desde la que tendremos la opción de recuperar y reenviar la conversación a la bandeja de entrada o enviarla directamente a la papelera de reciclaje.
– Dentro de la carpeta Elementos eliminados podremos recuperar la con-versación clicando en “Dejar de ignorar conversación”, lo que devolve-rá el conjunto de mensajes a la bandeja de entrada.
Existe otra forma de organizar las conversaciones, mediante la funcionalidad Limpiar. Esto puede sernos de gran ayuda en situaciones en las que hay gran cantidad de respuestas, no todas ellas de nuestro interés, y que podremos clasificar de esta forma para así evitar mensajes redundantes y centrarnos en los correos útiles.
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Para realizar la limpieza de conversaciones procederemos así:
– Pincharemos sobre la conversación que vamos a limpiar.
– Clicamos sobre el botón “Limpiar”. Outlook 2010 pedirá confirmación para realizar la depuración.
– En la ventana de configuración, podremos Limpiar los mensajes redun-dantes de forma automática o configurar las tareas de limpieza.
– El asistente nos mostrará los diferentes criterios de depuración de conversaciones: Mover a una carpeta específica los mensajes filtrados o realizar tareas automáticas sobre ellos.
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Recuerda
Todas estas opciones también estarán disponibles desde el botón derecho sobre el mensaje a responder. Las tres tareas básicas que podemos realizar sobre una conversación serán à Eliminar: Envía la conversación a la papele-ra, Ignorar: Envía la conversación a la carpeta Elementos eliminados, Limpiar: Depura los mensajes redundantes según criterio.
1.3. Gestionar la ortografía
Al igual que tenemos disponible la funcionalidad de corrección ortográfica en todos los programas del paquete Office, Outlook 2010 hereda la capacidad de realizar corrección ortográfica simultánea en mensajes de correo electrónico.
