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Versión: 01
Fecha: 11/10/2013
Código: P007-GFPI
Responsables: Director Formación Profesional, Subdirectores
de Centro
4. El Centro de Formación acreditará por escrito para cada uno de los aprendices objeto del apoyo de sostenimiento el rendimiento académico que exige la ley 789
de 2002.
7. Criterios para priorizar la asignación de apoyos de sostenimiento a los beneficiarios – Factores de selección: Para efectos de adjudicar los apoyos de
sostenimiento a los Aprendices del SENA y, teniendo en cuenta que la disponibilidad de recursos no permite el cubrimiento total de la población que cumple los
requisitos, se atenderán de forma preferencial y prioritaria a los Aprendices que cumplan los requisitos de este procedimiento y que presenten una situación de
mayor vulnerabilidad respecto de otros Aprendices inscritos en la convocatoria.
Para adjudicar los apoyos de sostenimiento se aplicarán los criterios descritos en la resolución de apertura de la convocatoria, identificados por el mayor puntaje
posible; el mayor puntaje posible es el equivalente a la suma de los valores numéricos de todas las variables establecidas en la tabla, la adjudicación se hará en
estricto orden descendente de puntuación, hasta agotar los recursos del Centro para la convocatoria.
Generalidades:
1. La población objetivo de las convocatorias de apoyos de sostenimiento son aprendices matriculados en formación titulada abierta, pertenecientes a los estratos
1 y 2, que nunca hayan suscrito contrato de aprendizaje, que no tengan otro tipo de apoyo y que formulen su plan de negocio coherente con su programa de
formación.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO APOYOS DE SOSTENIMIENTO
PROCESO: GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO: APOYOS DE SOSTENIMIENTO
Objetivo: Establecer las actividades para la planeación, divulgación, inscripción, calificación, adjudicación, seguimiento y pago de los Apoyos de Sostenimiento
otorgados a los aprendices en formación titulada SENA
Alcance: Este procedimiento aplica para cada una de las actividades de Apoyos de sostenimiento
así como todos los documentos y registros, producidos y aprobados durante cada etapa. Inicia con
la identificación de la necesidad de establecer actividades y tareas claras y estandarizadas para cada
una de las fases donde intervienen los centros de formación y la Direccion de Formación.
3. Los centros deben garantizar la divulgación y promoción de las convocatorias de apoyos de sostenimiento, por los diferentes medios que tengan disponibles,
asegurando que ésta corresponda con la oferta institucional aprobada y que los instrumentos elaborados sean revisados por la Oficina de Comunicaciones.
6. Documentación Soporte: Los Aprendices que registre el Centro de Formación como inscritos para la selección de apoyo de sostenimiento deberán presentar la
siguiente documentación:
• Fotocopia del Documento de Identidad.
• Fotocopia de un recibo de Servicio Público.
• Fotocopia del SISBEN o EPS.
• En caso de ser aprendiz Red Unidos o Victima del Conflito Armando deben entregar soporte de esta situación.
• Diligenciar el Formato de Condición Socioeconómica.
8. Criterios de desempate: Se considera empate cuando al sumar todos los puntos, varios aprendices tienen el mismo resultado final en el Centro de Formación. Si
los cupos asignados al Centro de Formación Profesional alcanzan para todos los inscritos, se adjudica a todos y no habrá criterio de desempate.
En caso de empate en el (los) último(s) cupo(s) de adjudicación, se utilizará como primer criterio de desempate quienes hayan obtenido mayor puntuación en los
cuatro primeros ítems de la prioridad de asignación indicados en el numeral anterior. En caso de que los recursos no alcancen para todos los ganadores del
desempate los adjudicatarios serán escogidos dentro de ellos por sorteo, en el cual participarán el Subdirector del Centro, el Coordinador de Formación
Profesional, o quien haga sus veces, y dos líderes de los aprendices, quienes suscribirán la respectiva Acta.
2. Los requisitos para ser beneficario del Apoyo de Sostenimiento son:
a) Estar matriculado en uno (1) de los programas de formación titulada abierta; no aplica para oferta cerrada, virtual y articulación con la media.
b) Pertenecer a los estratos 1 y 2 o pertenecer a la Red Unidos o ser víctima del conflicto armado conforme a lo señalado en la Ley 1448 de 2011 y el Decreto
Reglamentario 4800 de 2011
c) Tener Sisbén o pertenecer a una EPS como beneficiario.
d) No haber nunca suscrito contrato de aprendizaje.
e) No tener vínculo laboral, patrocinio o prácticas que le represente ingresos económicos.
f) Haber transcurrido por lo menos un mes y medio de formación desde su matrícula y cumplir con los criterios de rendimiento académico.
g) No tener o haber tenido condicionamiento de matrícula durante los tres meses anteriores a la fecha de adjudicación.
h) No tener otro tipo de subsidio asignado por Alcaldías, Juntas Comunales, organismo del Estado, ni otro apoyo del SENA.
i) No ser beneficiario de apoyos otorgados por el programa Jóvenes en Acción.
j) No haber recibido apoyos de sostenimiento en convocatorias anteriores de este tipo, excepto los descritos en la resolución de apertura de la convocatoria.
k) No ser, ni haber sido beneficiario del Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la construcción - FIC.
l) Realizar su inscripción en las fechas acordadas.
m) Deben formular su plan de negocio coherente con su programa de formación, con el apoyo de la Unidades de emprendimiento, este apoyo debe ser garantizado
por el Subdirector de Centro.
5. Procedimiento para inscribirse: Los aprendices interesados en inscribirse en la Convocatoria deberán realizar el siguiente procedimiento:
a) Leer cuidadosamente la convocatoria en el link Apoyos de Sostenimiento, página web del SENA, para saber si cumple con los requisitos.
b) Verificar previamente que está registrado en SOFIA con su documento de identidad vigente.
c) Registrar su inscripción en las fechas publicadas para la convocatoria.
d) Inscribirse en la convocatoria con un solo documento de identidad (vigente).
e) Cumplir los tiempos establecidos en el cronograma que forma parte de la Convocatoria.
No se dará trámite a la inscripción cuando el Aprendiz no cumpla con los requisitos establecidos en este procedimiento
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Fecha: 11/10/2013
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO APOYOS DE SOSTENIMIENTO
PROCESO: GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO: APOYOS DE SOSTENIMIENTO
13. Aprendices de remplazo: Los Aprendices que queden en lista de elegibles en la convocatoria, deberán cumplir con las siguientes condiciones para ser elegidos
como remplazos:
a. Estar inscrito en la convocatoria.
b. Estar registrado como elegible.
c. A la fecha del remplazo el Aprendiz debe cumplir con todos los requisitos, condiciones y obligaciones de la convocatoria.
d. Debe realizarse la debida cancelación de los Aprendices salientes a través de la página web del SENA, link Apoyos de Sostenimiento.
e. Para aquellos Aprendices de remplazo y de cancelación, se deberá expedir una Resolución por parte del Subdirector del Centro en la cual se registre la novedad,
y junto con ello se debe enviar el reporte generado de SOFIA PLUS a la Dirección de Formación Profesional, donde se registre el remplazo.
f. El Aprendiz en remplazo será beneficiario del apoyo de sostenimiento por el tiempo que reste para finalizar la convocatoria.
14, Causal de suspensión o cancelación del apoyo de sostenimiento: El apoyo de sostenimiento asignado a un Aprendiz se debe suspender o cancelar en los
siguientes casos:
a. Causales de Suspensión o Aplazamiento: Cuándo el Aprendiz beneficiario solicite aplazamiento o interrupción de su formación. En estos dos eventos se
suspende el pago del apoyo de sostenimiento por el término del aplazamiento o interrupción de su formación sin superar la vigencia presupuestal respectiva.
12. Desembolsos no causados: En los casos en que se cancelen apoyos de sostenimiento a Aprendices que no tuvieren derecho a dicho(s) desembolso(s), se
adelantará el procedimiento de cobro previsto en la Resolución 00210 del 2007.
11.Responsabilidad del Centro: El Subdirector del Centro deberá designar una persona responsable del seguimiento y control de los apoyos de sostenimiento. La
designación de esta persona no exime de responsabilidad al Subdirector del Centro frente a las actuaciones, seguimiento y control del proceso de desembolsos de
los apoyos de sostenimiento.
La persona designada deberá:
a. Apoyar en el proceso de verificación de cumplimiento de requisitos, calificación, adjudicación y seguimiento de los Apoyos de Sostenimiento en el Centro de
Formación a traves de SOFIA PLUS.
b. Registrar, en el momento que ocurran, las novedades que para cada caso afecten el pago a los Aprendices (tales como cancelación del apoyo, cambio de
documento de identidad, fin de formación, aplazamiento, consecución del contrato de aprendizaje, registro de cuenta bancaria, fallecimiento del aprendiz, etc);
este registro debe hacerse hasta el día 27 de cada mes, considerando que esas novedades afectan el desembolso a realizar mensualmente a cada Aprendiz.
En caso que no se registre la novedad correspondiente a tiempo, se adelantarán las investigaciones y se establecerán las responsabilidades a que haya lugar.
Adicional a esto el Centro debe realizar los trámites pertinentes para el reembolso del dinero por parte de los Aprendices, a través del botón electrónico de pago
que se encuentra en la página web del SENA.
c. Hacer seguimiento a los actos académicos de condicionamiento o cancelación de matrícula para reportar oportunamente las novedades.
El Subdirector del Centro de Formación deberá asignar a los asesores de Emprendimiento del Centro de Formación, el apoyo y seguimiento a los Aprendices
beneficiarios para la formulación y desarrollo de su proyecto productivo, quienes a su vez deben reportar el cumplimiento y los avances del mismo entre los días 20
y 23 de cada mes, a la persona responsable de apoyos de sostenimiento del Centro.
10. Obligaciones de los aprendices: A partir del momento que los Aprendices resulten adjudicados con el Apoyo de Sostenimiento, deberán cumplir con las
siguientes obligaciones:
a. Buen rendimiento académico durante su formación.
b. No tener condicionamiento o cancelación de la matrícula.
c. Reportar oportunamente al Centro de Formación cualquier novedad de cambio de documento o de cuenta bancaria.
d. Informar por escrito al Subdirector de Centro su decisión de renunciar voluntariamente al Apoyo de Sostenimiento.
e. Informar oportunamente sobre la suscripción de contrato de aprendizaje, de trabajo o de prestación de servicios, o monitoria, o adjudicación con Apoyos de
Sostenimiento FIC, o cualquier otro tipo de apoyo, al Centro de Formación.
f. Prestar un servicio de gestor de monitoria programados por el Centro de Formación durante su etapa lectiva, por un total de 40 horas mensuales relacionadas
con su formación.
g. Entregar el informe mensual con sus respectivas evidencias de gestor de monitoria, entre los días 20 y 23 de cada mes, al encargado de Apoyos de Sostenimiento
en el Centro de Formación.
h. Realizar entregas mensuales de las evidencias de aprendizaje.
i. Realizar entrega mensual de las evidencias del avance de su proyecto productivo al encargado de la unidad de emprendimiento durante su etapa productiva.
j. Suscribir un pagaré en blanco con instrucciones a fin de respaldar los desembolsos no meritorios.
9. Asignación de beneficiarios: Una vez terminado el tiempo de calificación el Centro publicará el listado de los aprendices inscritos con el puntaje obtenido y
posteriormente debe a traves de SOFIA PLUS realizar la adjudicación de los aprendices seleccionados, luego se debe generar a través de este aplicativo el listado de
los aprendices adjudicados, según el cronograma previsto. Este documento y la Resolución que expida el Subdirector de Centro con la adjudicación deberá ser
enviado a la Dirección de Formación Profesional de la Dirección General, con el fin de verificar el cumplimiento de los presentes lineamientos, realizar los
respectivos trámites de pago y el seguimiento, control y elaboración de los informes consolidados del nivel nacional sobre el asunto.
Es responsabilidad del Centro de Formación, en cabeza del Subdirector, garantizar la confiabilidad y transparencia del proceso y la publicación del listado final de
aprendices beneficiados con el apoyo de sostenimiento, al igual que el seguimiento y cancelación del beneficio otorgado a los aprendices.
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Fecha: 11/10/2013
Código: P007-GFPI
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO APOYOS DE SOSTENIMIENTO
PROCESO: GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO: APOYOS DE SOSTENIMIENTO
b. Causales de cancelación:
1. Cuando el aprendiz se retire del programa de formación profesional para el cual se matriculó.
2. Cuando el aprendiz beneficiario solicite traslado de un programa de formación a otro, mientras este adjudicado con el Apoyo de Sostenimiento.
3. Cuando el aprendiz sea sancionado con condicionamiento o cancelación de la matrícula y éste conste en acto académico suscrito por el Subdirector del Centro de
Formación respectivo, debidamente ejecutoriado.
4. Cuando el aprendiz suscriba contrato de aprendizaje, de trabajo o de prestación de servicios, o tenga monitoria o apoyo FIC, o cualquier otro tipo de apoyo.
5. Cuando el aprendiz tenga o se le asigne otro tipo de subsidio asignado por las Alcaldías, Juntas Comunales, organismo del Estado, o del SENA.
6. Cuando se evidencie inexactitud en la información que dió origen al beneficio.
7. Cuando el aprendiz haya tenido dos incumplimientos injustificados en la entrega de las evidencias de aprendizaje, o valoración deficiente de las mismas durante
el último trimestre de formación.
8. Cuando el aprendiz no haga entrega mensual de las evidencias del avance de su proyecto productivo.
9. Cuando el aprendiz gestor de monitorias no cumpla con el plan y los tiempos acordados en dicha función, los cuales son previamente asignados por el Centro de
Formación.
Ejemplo de Resolución
Normatividad
Ley 789 de 2002
Decreto 4690 de 2005
Acuerdo 008 de 2009
Documentos asociados:
F001-P007-GFPI Formato de Registro Socioeconomico
F002-P007-GFPI Formato de Calificacion y Priorización
Plantilla Pagaré
16. Para la aplicación de este procedimiento es necesario tener en cuenta las siguientes definiciones:
- Adjudicación: Actividad de calificar, seleccionar y beneficiar a un aprendiz con Apoyos de Sostenimiento
- Aprendiz de Reemplazo: Los aprendices que cumplen con los requisitos y estan en la lista de elegebiles, pero no fueron adjudicados por limite de cupos, pueden
ser adjudicados en reemplazo de un aprendiz adjudicado que por algun motivo pierde el apoyo de sostenimiento.
- Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas
- Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria
- Apoyo de Sostenimiento: Recurso en dinero o espcie que se otorga a los aprendices que se encuentran en una formación titulada abierta, que son estrato 1 y 2 y
que no tienen contrato de aprendizaje.
- Beneficio: Es la ganancia que adquieren los aprendices al ser beneficiarios con el apoyo de sostenimiento.
15. Pago de Apoyos de Sostenimiento: El pago del apoyo de sostenimiento se realizará conforme a las siguientes condiciones:
a. La convocatoria y los resultados de la adjudicación de los apoyos deben ser publicados y divulgados ampliamente a través de la web, las carteleras y los medios
de comunicación de que dispongan cada uno de los Centros de Formación Profesional y Regionales.
b. Se realizará el desembolso mes vencido en cuantía equivalente al 50% del SMLMV, excepto en los meses de Enero y Diciembre que se recibirá el 25% del
SMLMV, debido a que el apoyo cubre la formación y en este mes los aprendices están en formación 15 días
c. La fecha de iniciación del derecho a los desembolsos de Apoyos de Sostenimiento será a partir de la fecha de adjudicación según resolución del Centro de
Formación.
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Fecha: 11/10/2013
Código: P007-GFPI
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Con base en el recurso del BPIN ADMINISTRACIÓN DE CAPITALES PARA
APOYOS DE SOSTENIMIENTO PARA ALUMNOS EN FORMACIÓN, se
elabora una matriz de cálculo donde se evalua la ejecución de los
Centros de Formación en cuanto a los cupos de apoyos de sostenimiento
asignados en la vigencia anterior, metas de formación titulada y metas
de contrato de aprendizaje; esta matriz arroja la distribución de cupos
por centro de formación para la vigencia.
Dirección de
Formación Profesional
- Grupo de Gestión
Administrativa
Matriz de analisis
El Consejo Directivo Nacional, analiza la propuesta de la distribución de
los cupos de apoyos de sostenimiento para cada Centro de Formación,
además de la asignación del rubro para pago de poliza y dotación de
elementos de seguridad industrial.
Consejo Directivo
Nacional del SENA
Acta de Consejo con la
aprobación de la
propuesta
Se proyecta la resolución de apertura de convocatoria, en la cual se
describe el tiempo de convocatoria, el cronograma y la distribución de
cupos por Centro de Formación, para la adjudicación de Apoyos de
Sostenimiento a los Aprendices SENA. Esta Resolución debe ser revisada
y aprobada por la Dirección Juridica, Dirección de Formación Profesional
para posterior firma del Director del SENA, luego de esto debe ser
publicada en el diario oficial.
Dirección de
Formación Profesional
- Grupo de Gestión
Administrativa y
Dirección Juridica
Resolución de Apertura
de Convocatoria
La Resolución de Apertura de convocatoria debe ser remitida a los
Subidrectores de Centro para su gestión y puesta en marcha, esta
información debe ser publicada a través de los diferentes medios de
comunicación, con base en el cronograma de convocatoria
Dirección de
Formación Profesional
- Grupo de Gestión
Administrativa,
Subdirectores de
Centros y Lideres de
Bienestar
Correo
Se diseña y habilita un formulario en la WEB del SENA, para la
inscripción de los aprendices, este formulario debe estar habiltado
durante el tiempo que describa el cronograma de la convocatoria. Cada
tres horas durante el tiempo de la inscripción se debe realizar
seguimiento a los registros de inscripciones.
Dirección de
Formación Profesional
- Grupo de Gestión
Administrativa
Se consolidan y depuran los registros de inscripción a fin de eliminar
registros repetidos y no validos, el resultado de esta validación es
publicada en la pagina de Apoyos de Sostenimiento (Sitio correo misena)
y remitido a los Subdirectores de Centro a través de correo electrónico,
para que estos listados sean publicados durante el tiempo descrito en el
cronograma de la convocatoria, en los diferentes medios de
comunicación del centro de formación.
Dirección de
Formación Profesional
- Grupo de Gestión
Administrativa,
Subdirectores de
Centros, Lideres de
Bienestar.
Consolidado con
registros validos de
inscripción.
Los aprendices inscritos deberan entregar la documentación soporte que
confirme su información socioeconomica, esta información debe
remitirla junto con el formato de registro socioeconómico, esta
documentación debe ser entregada en la Oficina de Bienestar, quien a
su vez la validará.
Lideres de Bienestar,
encargados de Apoyos
de Sostenimiento en el
Centro de Formación y
Aprendices
Documentación Soporte,
F001-P007-GFPI
Si el aprendiz cumple con los requisitos pasa a la actividad 9 de lo
contratio pasa a la actividad 8
Se devuelve la documentación al aprendiz informando el motivo de la
devolución, terminando con su proceso de inscripción.
Lideres de Bienestar,
encargados de Apoyos
de Sostenimiento en el
Centro de Formación
Notificación al aprendiz
Se evalua a los aprendices en el formato de Calificación y Priorización el
cual contempla los criterios de evaluación consignados en la resolución
de apertura de convocatoria. Se deben ordenar de forma descendente
los resultados para la asignación de los cupos
Lideres de Bienestar,
encargados de Apoyos
de Sostenimiento en el
Centro de Formación
Formato de Calificación
diligenciado F002-P007-
GFPI
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO APOYOS DE SOSTENIMIENTO
1. Generar matriz de asignación de cupos
por Centro de Formación
4. Divulgar Convocatoria
5. Generar y habilitar formulario de
inscripciones
7. Entregar documentación soporte
8. Devolver Documentación
la formación
9. Evaluar criterios de priorización
2. Aprobar Distribución de cupos por el
CDN
INICIO
3. Generar Resolución de Apertura de
Convocatoria
6. Consolidar y Publicar los registros
de aprendices inscritos
cumple los requistios?
No
Si
FIn
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Código: P007-GFPI
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO APOYOS DE SOSTENIMIENTO
En caso de existir empate en las utlimas posiciones de la tabla, el Centro
de Formación debe aplicar los criterios de desempate descritos en las
generalidades del procedimiento.
Subdirectores de
Centros, Lideres de
Bienestar y
Profesionales
encargados de Apoyos
de Sostenimiento
Acta de desempate
A traves de SOFIA PLUS el Centro de Formación debe registrar los
aprendices beneficiarios del apoyo de sostenimiento, este sistema valida
los requisitos que debe cumplir el aprendiz para ser beneficiario, luego
de adjudicar los aprendices se generará el reporte de adjudicados.
Subdirectores de
Centros, Lideres de
Bienestar y
Profesionales
encargados de Apoyos
de Sostenimiento
Reporte de Aprendices
Adjudicados
Con base en el reporte generado de aprendices adjudicados, el
Subdirector de Centro emite resolución de adjudicación, utilizando la
plantilla Resolución que hace parte del procedimiento de control de
registros publicado en el Blog del SIG. Esta resolución debe ser publicada
a traves de diferentes medios de comunicación en el Centro de
Formación para conocimiento de todos los aprendices. Ver ejemplo de
resolución adjunto al procedimiento.
Subdirectores de
Centros, Lideres de
Bienestar y
Profesionales
encargados de Apoyos
de Sostenimiento
Resolución de
Adjudicación
El Subidrector de Centro debe remitir a la Dirección General, la
resolución de adjudicación junto con el reporte de adjudicados, según
los tiempos establecidos en el cronograma de convocatoria.
Subdirectores de
CentrosCorreo Electronico
Se realiza la validación de la información recibida, confirmando que la
información de la resolución y el reporte de adjudicación generado a
través de SOFIA PLUS contengan los mismos datos.
Dirección de
Formación Profesional
- Grupo de Gestión
Administrativa
Si la Información concuerda pasa a la actividad 17 de lo contrario a la
actividad 15
Cuando la información reportada tiene inconsistencias, se notifica a
través de correo electrónico al Subdirector de centro y al Responsable
de Bienestar el resultado de la verificación
Dirección de
Formación Profesional
- Grupo de Gestión
Administrativa
Correo Electronico
El Centro de Formación debe realizar las modificaciones pertinentes y
remitirlas nuevamente para validación a la Dirección de Formación
Profesional - Grupo de Gestión Administrativa.
Subdirectores de
Centros, Lideres de
Bienestar y
Profesionales
encargados de Apoyos
de Sostenimiento
Resolución de
Adjudicación y Reporte
de Adjudicados
Consolidación de la información de los aprendices adjudicados por los
Centros de Formación para control y seguimiento de novedades y
desembolsos. Esta consolidación debe ser notificada a los Subdirectores
de Centro, para ser publicada a través de los diferentes medios de
comunicación del Centro de Formación.
Dirección de
Formación Profesional
- Grupo de Gestión
Administrativa
Consolidado con
aprendices adjudicados -
Correo Electronico
Convocar a los aprendices a una reunión de confirmación de la
adjudicación, en esta se debe informar a los aprendices sobre sus
derecho y deberes como beneficiario, informar su lugar de monitoria,
programación de capacitaciones de las unidades de emprendimiento y
solicitud de la apertura de cuentas para posterior notificación a la
Dirección General. El aprendiz es notificado de la necesidad de firmar
un pagare en blanco el cual respaldara en caso de desembolsos no
meritorios la devolución de los recursos.
Subdirectores de
Centros, Lideres de
Bienestar y
Profesionales
encargados de Apoyos
de Sostenimiento
Acta de reunion, firma
de asistencia y pagare
firmado
10. Realizar sorteo para desempate
11. Adjudicar Aprendices
13. Remitir Resolución y Reporte de
Adjudicación
15. Remitir observaciones a los Centros
de Formación
16. Modificar segun obervaciones enviadas y
remitir nuevamente
17. Consolidar y Publicación de aprendices
adjudicados
Empate en la puntuación?
Si
No
12. Generar Resolución de Adjudicación
14. Validar información de adjudicación
recibida
La información concuerda?
No
Si
Act. 11
18. Convocar aprendices adjudicados a reunion para información general
Versión: 01
Fecha: 11/10/2013
Código: P007-GFPI
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO APOYOS DE SOSTENIMIENTO
A traves de SOFIA PLUS se reportan las novedades tales como: cambio
de documento, registro de cuenta bancaria, cancelación del apoyo de
sostenimiento, aplazamiento del apoyo de sostenimiento. Estas
novedades se reportan entre el dia primero (1) y veintisiete (27) de cada
mes.
Persona encargada de
Apoyos de
Sostenimiento en el
Centro de Formación
Reporte SOFIA PLUS
Si hubo cancelación de aprendices beneficiarios del apoyo, el Centro de
Formación dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del siguiente
mes a la cancelación, reemplaza estos cupos con los aprendices que se
encuentren en la lista de elegibles y que a la fecha cumplan con los
requisitos de la convocatoria.
Subdirectores de
Centros, Lideres de
Bienestar y
Profesionales
encargados de Apoyos
de Sostenimiento
Esta incluye la actualización de la información con las novedades
reportadas por los Centros de Formación en SOFIA PLUS, para actualizar
el estado y los datos de los aprendices adjudicados y de la consolidación
de los aprendices de reemplazo.
Dirección de
Formación Profesional
- Grupo de Gestión
Administrativa
Consolidado de
aprendices adjudicados
actualizado
Luego de actualizados los estados en la convocatoria de los aprendices,
los cambios de documento, los datos bancarios y demas validaciones, se
generan los archivos planos con valor cero.
Dirección de
Formación Profesional
- Grupo de Gestión
Administrativa
Archivo plano para pre
notificación.
Los archivos plano permiten la pre notificación del estado actual de los
datos bancarios para desembolso, estos son remitidos a la Tesoreria de
la Dirección General, el resultado de esta validación es entregado
nuevamente a la Dirección de Formación Profesional
Dirección
Administrativa y
Financiera - Grupo de
Tesoreria
Resultado de la pre
notificación
Se cruza el resultado de la pre notificación contra el consolidado de
aprendices para desembolso mensual, con base en esto se realizan los
calculos pertinentes para desembolso.
Dirección de
Formación Profesional
- Grupo de Gestión
Administrativa
Consolidado con calculos
para desembolso y
aprendices efectivos
para pago
Con base en los calculos para pago, se envia un CI x Radicar con la
solicitud de Orden de Pago al Grupo de Contabilidad, indicando el valor
del orden, el mes o los meses de desembolso, la convocatoria, el
numero de aprendices beneficiarios y el registro presupuestal, esta es
radicada en fisico en el Grupo de Contabilidad de la Dirección General.
Dirección de
Formación Profesional
- Grupo de Gestión
Administrativa
CI x Radicar enviado y
radicado en fisico.
Solicitud, Generación y Asignación de la Orden de Pago para
desembolso.Ver procedimiento de egresos cadena presupuestal.
Dirección
Administrativa y
Financiera - Grupo de
Tesoreria y Grupo de
Contabilidad
Orden de Pago
Luego de recibido el numero de orden de pago, se generan los planos
para notificación de los desembolsos mensuales.
Dirección de
Formación Profesional
- Grupo de Gestión
Administrativa
Planos de Notificación
para pago.
Los archivos plano de notificación son remitidos a la Tesoreria de la
Dirección General. Los resultados de estos pagos son remitidos a la
Dirección de Formación Profesional para informar a nivel nacional los
desembolsos efectuados.
Dirección
Administrativa y
Financiera - Grupo de
Tesoreria
Desembolsos Efectivos
Actualización de los desembolsos realizados y confirmación de los
desembolsos, aprendices con rechazo, aprendices sin cuenta bancaria y
todo resultado de pago a los Centros de Formación a traves de correo
masivo.
Dirección de
Formación Profesional
- Grupo de Gestión
Administrativa
Consolidado actualizado,
correo electronico
19. Reportar Novedades de Aprendices
20. Reportar aprendices de reemplazo
21. Actualizar consolidado de adjudicados
con novedades reportadas y aprendices de reemplazo
22. Generar archivos planos con valor cero
para pre notificación
24. Actualizar información con resultados
26. Solicitar, Radicar y Generar Oden de Pago
28. Remitir a Tesoreria archivos para
desembolso
29. Actualizar información con resultados de notificación y publicación de resultados
Hay cupos para reemplazo?
Si
No
Act. 11
23. Validar planos y remitir resultados de la
pre notificación
25. Calcular valor total de desembolso
27. Generar archivos planos con valor para
notificación de pago
Fin
