GUÍA BÁSICA PARA MEDIOS MAGNÉTICOS

Para la correcta configuración de los Medios Magnéticos en el Sistema Administrativo y

Gerencial SAG®, se deben seguir los siguientes pasos:

1.- Crear o actualizar el Maestro de Conceptos y los Topes para el año 2017. Se pueden

importar utilizando el archivo C:\APL\SAG-MM\ARCHIVOS\Conceptos 2017.CSV.

Para ello Ingresar por CONFIGURACIÓN Utilidades Importación de Datos Importación de Maestros Códigos Medios Magnét. y seleccionar el archivo “Conceptos

2017.csv”, seleccionar Desde el Registro 2 y dar click en Importar.

P&A Soluciones Integradas S.A.S.

2.- Verificar y actualizar los datos de los Terceros: Tipo de Documento, Apellidos y

Nombres, Dirección, Teléfono, Dígito de Verificación, Ciudad. Para ello Ingresar por

CONFIGURACIÓN Opciones Terceros y dar click en el botón de Actualización

MM.

Aparecerá la siguiente ventana:

En ella se pueden filtrar, por ejemplo, todos los Terceros que sean Personas Naturales y NO TENGAN el Primer Nombre. Existen unos botones de ayuda para actualizar en forma

automática los Nombres y Apellidos. En el ejemplo de la gráfica, se seleccionaron los Terceros que tienen 2 Nombres, se selecciona el Orden de Asignación: Nombre (pues

primero grabaron el Nombre y luego el Apellido), y se da click en el Botón de Asignar 2

Nombres. Entonces el SAG® automáticamente asignará el Primer Nombre y el Primer

Apellido y luego se da click en el botón de Grabar. También se pueden filtrar, por

ejemplo, todos los Terceros SIN DIRECCIÓN, corregirlos y Grabar. Se actualizarán los

Terceros en TODO el sistema, es decir, los datos aparecerán actualizados en la opción de

Clientes y Proveedores también, dependiendo del Tipo de Tercero.

3.- Asignar los Conceptos de MM a cada cuenta. Para los Formatos diferentes al 1001, se

utiliza la opción de CONFIGURACIÓN Opciones Cuentas Contables y se da click en el botón de Actualización MM.

Aparecerá la siguiente ventana:

En ella se selecciona en la parte superior el Concepto de Medios Magnéticos, se

seleccionan las Cuentas a las cuales se le va a asignar y se da click en el botón de Asignar y

luego en el botón de Grabar. Este procedimiento se repite para todas las Cuentas

Contables que deban reportarse en alguno de los formatos, diferentes al 1001, que se

parametriza por la opción que se explica a continuación.

Para configurar las Cuentas Contables que se deben reportar en el Formato 1001, se utiliza

la opción de CONFIGURACIÓN Maestros Maestros SAG 9 Conceptos x Tipo de

Valor.

En esta ventana se selecciona el Formato (en este caso siempre será el 1001), el Concepto

al cual se le van a definir las cuentas (Ej: 5002-Honorarios), el Tipo de Valor (el formato

tiene 9 valores, a saber: Valor Pago Deducible, Valor Pago No Deducible, IVA llevado

como Mayor Valor del Costo o Gasto Deducible, IVA llevado como Mayor Valor del

Costo o Gasto No Deducible, Retefuente Practicada, Retefuente Asumida, ReteIVA

Practicado (a Rég. Común), ReteIVA Asumido (a Rég. Simplificado), ReteIVA a No

Domiciliados), Tomar Valor de que siempre será ∑ Saldo Actual y se da click en el botón

de Selección de Cuentas , para seleccionar todas las cuentas que estén asociadas a dicho

concepto. En el Ejemplo mostrado, se seleccionó el concepto 5002-Honorarios y se

seleccionaron las cuentas 511005, 511010 y 511015 para el Tipo de Valor 1-Pago

Deducible. Para el Tipo de Valor 5-Retefuente Practicada se seleccionó la cuenta

23651501.

Así mismo se continúa con los demás valores asociados a ese concepto y luego con los

demás conceptos.

NOTA: Para el caso del IVA Como Mayor Valor del Gasto o Costo, contablemente se debe

manejar en una cuenta aparte del gasto, por cada concepto. Ej: Una por Honorarios, otra

por Servicios, otra por Comisiones, etc. En caso de que contablemente el IVA como mayor

valor del Gasto o Costo se haya llevado a la misma cuenta del gasto, no hay forma de

discriminarlo.

4.- Generar los Medios Magnéticos de cada Formato, Validarlo y Complementarlo

manualmente, de ser necesario. NOTA: Primero se debe generar el Formato 1007 antes del

1006. Ingresar por la opción de OPERACIÓN Opciones Medios Magnéticos.

Al seleccionar el formato a generar (Ej: 1007), el sistema automáticamente calcula la

información de las cuentas asociadas a dicho formato y genera los registros

correspondientes, en la parte inferior (quedan en Gris). Luego el programa pregunta si

desea validar los registros (se recomienda hacerlo inmediatamente), con lo cual se validará

que no existan inconsistencias de forma (Ej: Tercero sin Dirección). Una vez validados los

registros, quedan en Amarillo si están Ok o en Rojo si tienen alguna inconsistencia. Para

saber cuál es la Inconsistencia, se da ctrl-click en el Registro. Las Inconsistencias se

pueden corregir de una vez en el formulario o directamente en el Tercero o en el

Documento. Si se hace en el Formulario, NO se actualizarán los maestros, sólo la

información para los MM. Para conocer de dónde se tomaron los valores calculados por el

sistema, se de doble-click al Registro.

Una vez validados todos los Registros y que estén Ok, se procede a generar el Formato

XML dando click al botón de Archivo XML ubicado en la parte superior. EL SAG®

generará el archivo en la Ruta predefinida (Ej: C:\APL\SAG\ARCHIVOS).

5.- Complementar la información generada por el sistema. Ej.: Fmt 1010 Socios y

Accionistas. Para ello se da click al botón ubicado a la derecha del formulario, y se

completa manualmente la información. Para seleccionar la Ciudad o el Departamento, se da doble-click al campo.

6.- Generar los registros a Excel, para control y revisión final. Para ello se da click al

botón de ubicado en la parte superior. NOTA: Este archivo sólo sirve para

revisión, mas no para pasarlo al PreValidador de la DIAN.

7.- Generar el archivo XML. Para ello se da click al botón de ubicado en la parte

superior. Tener en cuenta el consecutivo de número de envío en el que van en la página

web de la DIAN. El archivo generado es el que se pasa al PreValidador de la DIAN.

8.- Validar el archivo XML en el PreValidador de la DIAN.

NOTAS COMPLEMENTARIAS

1.- Para reportar los Salarios, Prestaciones y demás Pagos Laborales efectivamente

pagados (5001), se deben separar las cuentas de Causación de Prestaciones Sociales de las

del Pago de Prestaciones Sociales. Se recomienda crear dos Subcuentas.

Ej: 510539 VACACIONES

51053901 Causadas

51053902 Pagadas

2.- Para reportar los Pagos de Parafiscales (5010), se deben separar las cuentas de

Causación de Parafiscales de las del Pago de Parafiscales. Además, debe manejarse el

Tercero de la Entidad y no del Empleado. Se recomienda crear dos Subcuentas.

Ej: 510575 APORTES ICFB 51057501 Causado

51057502 Pagado

3.- Para reportar los Pagos a EPS y AFP (5011 y 5012), se debe manejar el Tercero de la

Entidad y no del Empleado, incluyendo el aporte del trabajador. Parágrafo 11. Los pagos correspondientes a los aportes parafiscales y fondos de

pensiones obligatorios se deben reportar en cabeza de las entidades autorizadas para recaudar estos rubros. Reportar los valores deducibles del empleador en la columna pagos o abonos en cuenta deducibles y los aportes correspondientes al empleado, se deben diligenciar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles, según correspondan.

4.- Para reportar las Donaciones en Efectivo y en Especie (5013 y 5014), se debe separar

la cuenta de Donaciones. Ej:

Ej: 539525 DONACIONES

53952501 En Efectivo

53952502 En Especie

5.- Crear Conceptos 5058, 5060, 5029..5035, 8233, 8235, 8237, 8241..8243

Validar que en el Vr 1 sólo exista una Cuenta

6.- Formato 1011:

Valor solicitado como deducción por concepto del gravamen a los movimientos financieros, en el concepto 8211.

7.- Fmt 1009 Pasivos Bancarios deben ser los sobregiros reales del extracto y no el saldo

en libros. Se deben digitar manualmente.

8.- Fmt 1009 CxP ReteFte, ReteIVA o Timbre NIT de la DIAN

TIPS

9.- Fmt 1009 CxP ReteICA NIT del Municipio

10.- Las Provisiones de Cartera no pueden ser globales sino por NIT.

11.- Separar IVA por Devoluciones en Compras y en Ventas.

12.- Fmt 1011 debe acumular por Concepto y no por Tercero.

Autorretención CREE: 1.- Se debe crear el concepto 5062 con Saldo Final y asociar la cuenta en el Fmt 1001 pero

en el valor 2 (no deducible)

2.- Si la empresa creó la cuenta sin manejar tercero, entonces no le generará en el formato

1001. Lo deben adicionar manualmente.

3.- Si la empresa creó la cuenta manejando tercero, entonces le generará a cada uno y en

realidad se debe reportar bajo el NIT de la empresa informante, así que de todas maneras

les tocaría organizarlo manualmente.

CONCLUSIÓN Se recomienda que este concepto se diligencie manualmente, a

partir del saldo final de la cuenta a Dic.31.

IVA COMO MAYOR VALOR DEL GASTO: Se debe crear una cuenta aparte para llevar el dato del IVA como mayor valor del costo o

gasto. Si no se hizo así, tocaría calcularlo manualmente.

ACREEDORES: En el Formato 1009, si los Pasivos Totales (CxP) de la Empresa a Dic.31.2013 son > $500’000.000, se deben reportar los acreedores cuyo saldo sea >= $1’000.000. En caso

contrario se deben reportar los acreedores cuyo saldo sea >= $5’000.000. En este caso, el

Usuario debe modificar el Tope que le aplique, por CONFIGURACIÓN MAESTROS

Maestros SAG 9.

DEUDORES: En el Formato 1008, si los Créditos Totales (CxC) de la Empresa a Dic.31.2013 son >

$500’000.000, se deben reportar los deudores cuyo saldo sea >= $1’000.000. En caso

contrario se deben reportar los deudores cuyo saldo sea >= $5’000.000. En este caso, el

Usuario debe modificar el Tope que le aplique a cada Concepto, por CONFIGURACIÓN

MAESTROS Maestros SAG 9.

FORMATO 1003: Para las Retenciones que le practicaron a la empresa, el concepto debe tener Saldo Final:

Formato 1007: Para los Ingresos Recibidos, el concepto debe tener Saldo Final:

Formato 1005: En este formato se reporta el IVA DESCONTABLE. Como en realidad este formato no

maneja Conceptos, se utiliza el Concepto Interno denominado IVAD y se debe asociar a las

cuentas de IVA Descontable. El Tope sería $160.000 que equivale al IVA sobre

$1’000.000 que es lo que dice el decreto para el Valor Base. (NOTA: En las

especificaciones no es claro si se incluye o no el IVA Teórico (ReteIVA) para el Rég.

Simplificado, así que queda a consideración del Contador(a) si lo reporta o no. Se sugiere

NO reportarlo en este formato sino en el 1001.

Y se deben asociar a cada cuenta contable. NOTA: Para el IVA Descontable por Ventas

Devueltas, Anuladas, Rescindidas o Resueltas, se debe utilizar una cuenta aparte, para

poder reportarlo en el Valor 2.

Formato 1006: En este formato se reporta el IVA GENERADO. Se debe generar primero el formato

1007. Como en realidad este formato no maneja Conceptos, se utiliza el Concepto Interno

denominado IVAG y se debe asociar a las cuentas de IVA Generado. El Tope sería

$160.000 que equivale al IVA sobre $1’000.000 que es lo que dice el decreto para el Valor

Base del Ingreso.

Se deben asociar a cada cuenta contable. NOTA: Para el IVA Generado por Compras

Devueltas, Anuladas, Rescindidas o Resueltas, se debe utilizar una cuenta aparte, para

poder reportarlo en el Valor 2. Así mismo para el ImpoConsumo generado.

Formato 1008: Los Conceptos 1315 al 1318 deben estar asociados al Formato 1008.

Formato 1012: Se reportan los Saldos de las Cuentas de Banco (Ahorro y Corriente), pero como

normalmente estas cuentas NO manejan Tercero, el SAG no genera este formato. Se debe

grabar manualmente.

Formato 1011: Conceptos que se deben Adicionar y relacionar con las Cuentas correspondiente, como

Costos y Gastos reportados en la Declaración de Renta, si aplican para la Empresa:

8206 Depreciación, Amortización y Agotamiento

8228 Reparaciones Locativas realizadas sobre Inmuebles

8236 Deducción por Contratos de Leasing

8244 Contribuciones a Fondos de Pensiones de Jubilación e Invalidez

8249 Sostenimiento Mensual de Aprendices

Formato 1001: En el Parágrafo 1 del Artículo 22 de la Resolución 273 se define un Tope de $500.000. Sin

embargo, en el Parágrafo 2 se dice que las Personas o Entidades enunciadas en el Literal c)

(las que efectuaron retención en la fuente, sin importar el monto de los ingresos), deben

reportar todos los Terceros, sin importar el Tope Mínimo. Queda a criterio del Contador(a)

definir por cuál de los dos se va. Se sugiere que las empresas que superan el tope de

ingresos de $100’000.000, deben reportar sobre el Tope de $500.000, pero las Empresas

que no superaron ese tope de ingresos pero realizaron retención en la fuente, deben reportar

el 1001 sobre cualquier valor.

En el primer caso, deben ajustar el Tope Mínimo en los Conceptos 5002 en adelante.

CONSULTA MANUAL:

La siguiente Consulta Manual sirve para revisar que no falten cuentas por asociar en el

formato 1001.

NOMBRE DE LA CONSULTA: Cuentas que no están en el Fmt 1001

Seleccionar y pegar el siguiente query:

SELECT k_sc_codigo_cuenta, sc_nombre_cuenta FROM cuentas_contables,

cuentas_auxiliares

WHERE (k_sc_codigo_cuenta >= '5')

AND (k_sc_codigo_cuenta <= '7') AND (cuentas_contables.ka_ni_cuenta =

cuentas_auxiliares.ka_ni_cuenta) AND (cuentas_contables.ka_ni_cuenta IN (SELECT

saldos.ka_ni_cuenta FROM saldos WHERE k_sc_periodo = '201512'))

AND (cuentas_contables.ka_ni_cuenta NOT IN (SELECT

parametros_mm_fmt.ka_ni_cuenta FROM parametros_mm_fmt)) ORDER BY

k_sc_codigo_cuenta ASC

NÚMERO DE ENVÍO:

Al generar el archivo XML, hay un campo que es el Número de Envío que equivale al

consecutivo del archivo. Este campo lo debe diligenciar el usuario de acuerdo con el orden

como vaya enviando los archivos a la DIAN, así que deben tener cuidado en actualizar este

campo, antes de generar el XML, según el orden de envío.

En caso de que ya hubieran generado el archivo XML y no tuvieron en cuenta dicho

consecutivo, tienen dos opciones: 1) Volverlo a generar indicando el Número de Envío correcto

2) Modificar manualmente el Número de Envío al archivo XML ya generado. Para ello, deben

renombrar el archivo con el número al final, pero también deben editar el archivo con el

Block de Notas y cambiar donde dice Número de Envío.

Ej: se va a renombrar el Número de Envío 1 por el 2 para el Archivo XML del Formato

1008 que ya se había generado:

1.- Originalmente se creó con el Número de Envío 1:

2.- Se renombra por el Explordador de Windos:

3.- Se edita por el Block de Notas:

FORMATOS SEGÚN RESOLUCIÓN 220 DE OCT.31.2014:

FORMATO VERSIÓN Cambió? Observaciones Información General a Suministrar:

1010 8 No Socios y Accionistas

1001 9 Sí, mas no en

las

especificaciones

sino en el

contenido (ver

Observaciones)

Pagos o Abono en Cuenta . Cambió el Parágrafo 6 (Cargos Diferidos

o Pagos Anticipados) y ahora se debe

reportar con el NIT del Informado y no

del Informante.

. Se adicionó el Concepto 5063 Intereses y

Rendimientos Financieros Pagados. Debe

parametrizarse en el SAG® en el

Formato 1001.

1003 7 No ReteFte que le Practicaron

1007 8 No Ingresos Recibidos

1005 7 No IVA Descontable

1006 8 No IVA Generado

1009 7 No Saldo CxP

1008 7 No Saldo CxC

Información de las Declaraciones Tributarias:

1012 7 No Saldo Ctas Cte y Aho e Inversiones

1011 6 No Ing. No Constitutivos de Renta / Costos

Información de los Terceros y Empleados:

1004 7 Nuevo Todos los Terceros de Ing. o Costos. Concepto 8304.

2275 1 Nuevo Ing. No Constitutivos de Renta

2276 1 Nuevo Certif. de Ingresos y Retenciones

Empleados . Lo debe generar el Sistema de Nómina

2278 1 Nuevo Bonos para Beneficio Empleados

Consorcios y Uniones Temporales:

1043 9 No Pagos de Consorcios

1045 8 No Ingresos de Consorcios

1585 1 No IVA Descontable de Consorcios

1586 2 No IVA Generado de Consorcios

1587 1 No Saldo CxC de Consorcios

1588 1 No Saldo CxP de Consorcios

Contratos de Mandato o Administración Delegada:

1016 1 No Pagos Cttos de Mandato

1017 8 No Ingresos Cttos de Mandato

1054 8 No IVA Descontable Cttos de Mandato

1055 9 No IVA Generado Cttos de Mandato

1027 8 No Saldo CxP Cttos de Mandato

1018 8 No Saldo CxC Cttos de Mandato

Ingresos Recibidos para Terceros:

1647 2 Sí Ingresos Recibidos para Terceros

Notarías:

1032 9 No Notarías

NOTA: No todos los formatos son generados por el SAG®. Algunos se deben elaborar

manualmente y otros por el Sistema de Nómina.

Por el SAG® se pueden generar de manera automática los siguientes formatos:

1001 – 1003 – 1004 – 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1011 – 1012 – 1016 – 1043 –

1044 – 1045 – 1647.

PLAZOS SEGÚN RESOLUCIÓN 112 DE OCT.29.2015:

TIPO DE CONTRIBUYENTE ULT. DÍGITO DEL NIT FECHA LÍMITE

Gran Contribuyente 4 Mar.29.2016

5 Mar.30.2016

6 Mar.31.2016

7 Abr.01.2016

8 Abr.04.2016

9 Abr.05.2016

0 Abr.06.2016

1 Abr.07.2016

2 Abr.08.2016

3 Abr.11.2016

Personas Naturales y Jurídicas 31 a 45 Abr.12.2016

36 a 40 Abr.13.2016

41 a 45 Abr.24.2016

46 a 50 Abr.25.2016

51 a 55 Abr.18.2016

56 a 60 Abr.19.2016

61 a 65 Abr.20.2016

66 a 70 Abr.21.2016

71 a 75 Abr.22.2016

76 a 80 Abr.25.2016

81 a 85 Abr.26.2016

86 a 90 Abr.27.2016

91 a 95 Abr.28.2016

96 a 00 Abr.29.2016

01 a 05 May.02.2016

05 a 10 May.03.2016

11 a 15 May.04.2016

16 a 20 May.05.2016

21 a 25 May.06.2016

26 a 30 May.10.2016

PREVALIDADOR:

Se recomienda ingresar al PreValidador de la DIAN, seleccionar la opción de Diligenciar

Formato (no la de Validar Formato) y dar click en Ir al Formato:

Luego seleccionar del menú la opción de Complementos y allí seleccionar la opción de

Cargar XML y seleccionar el archivo XML generado por el SAG:

Luego dar click en la opción de Generar XML y allí el PreValidador le mostrará los errores.

OBLIGADOS A PRESENTAR INFORMACIÓN:

Según el monto de los Ingresos brutos en el 2013:

Los que practicaron ReteFuente, ReteIVA o ReteCREE: