DEFINICIÓN

Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.

PROPÓSITO

El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoria, y una base de análisis para los supervisores y socios.

CLASIFICACIÓN

La clasificación de los papeles de trabajo es la siguiente:

Archivo de referencia permanente

Contiene información que servirá para auditorias posteriores

Legajo de Auditoria

Los papeles de trabajo que sustentan el resultado de la auditoria

 ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO

Todas las asociaciones de contadores públicos establecen un método propio para preparar, diseñar, clasificar y organizar los papeles de trabajo, y el auditor principiante adopta le método de su despacho. Los conceptos generales comunes a todos los papeles de trabajo son:

ARCHIVOS PERMANENTES. Tienen como objetivo reunir os datos de naturaleza histórica o continua relativos a la presenta auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año a otro. Más adelante estudiaremos más acerca del archivo permanente.

ARCHIVOS PRESENTES. Incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al año que se está auditando. Los tipos de información que se incluyen en el archivo presente son: programas de auditoria, información general, balanza de comprobación de trabajo, asientos de ajuste y reclasificación y cedulas de apoyo.

CONTENIDO

La preparación adecuada de las cédulas acumuladas para documentar las evidencias de auditoria, los resultados encontrados y las conclusiones alcanzadas es una parte importante de la auditoria. El auditor reconoce las circunstancias que requiere una cédula y el diseño adecuado de las cédulas que deben incluirse en los archivos. Aunque el diseño depende de los objetivos involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas características:

Cada papel de trabajo debe de estar identificado con información tal como nombre del cliente, periodo cubierto, descripción del contenido, la firma de quien lo preparó, la fecha de preparación y el código de índice.

Los papeles de trabajo están catalogados y con referencias cruzadas para ayudar el archivo y organización.

Los papeles de trabajo completos indican con claridad el trabajo de auditoria realizado.

Cada papel de trabajo incluye suficiente información para cumplir los objetivos para los cuales fue diseñado.

Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de auditoria que se esta considerando también se expresan en forma clara.

PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Los papeles de trabajo preparados durante la auditoria, incluyendo aquellos que preparó el cliente par ale auditor, son propiedad del auditor. La única vez en que otra persona, incluyendo el cliente, tienen derechos legales de examinar los papeles es cuando los requiere un tribunal como evidencia legal. Al término de la auditoria los papeles de trabajo se conservan en las oficinas del despacho de contadores para referencia futura.

CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, así también los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados financieros.

Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos.

El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelará ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente.

Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.

CÉDULAS

Para realizar un trabajo de auditoria, ya sea como empleado del departamento de auditoria interna o como contador publico, el auditor necesitará examinar los libros y los documentos que amparen las operaciones registradas y deberá, además conservar constancia de la extensión en que se practicó ese examen, formulando al efecto, extractos de las actas de las asambleas de accionistas, del consejo de administración, de los contratos celebrados, etc. así como análisis del contenido de sus libros de contabilidad, de los procedimientos de registro, etc. Estos extractos, análisis, notas y demás constancias constituyen lo que se conoce como cédulas, y su conjunto debidamente clasificado y ordenado los papeles de trabajo.

Estos documentos constituyen la base y la evidencia para el dictamen o el informe final.

Una definición de cédulas de auditoria podría ser:

Cedula de Auditoria: Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.

CLASIFICACIÓN

Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:

Tradicionales. Eventuales.

Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:

Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.

Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.

Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará, por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está conformado el saldo de cada grupo.

Las cedulas eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse.

ASIENTOS DE RECLASIFICACIÓN

Los asientos de reclasificación deben ser registrados únicamente en los papeles de trabajo del auditor y corresponden a la debida presentación de estados financieros de la agrupación correcta de cuentas, sin importar que las operaciones realizadas en un periodo estén debidamente registradas.

Para determinar el asiento de reclasificación que se requiere, el auditor deberá asegurarse de la debida composición del saldo de la cuenta. Por lo tanto si el saldo de la partida de obligaciones en circulación incluya algunas obligaciones que vencen el próximo año, estas deberán presentarse como pasivo circulante. El asiento que corresponde a este caso será cargo a obligaciones en circulación con abono a porción vencida de obligaciones en circulación.

El auditor deberá resumir estos asientos en una lista dentro de los papeles de trabajo, codificarlos mediante una letra y explicarlos al cliente si es necesario, pero no deberá regístralos; porque su trabajo no es hacer la contabilidad.

Para facilitar la identificación, los asientos de reclasificación deben estar debidamente agrupados.

ASIENTOS DE AJUSTE

Cuando el auditor descubre errores importantes en los registros de contabilidad, deben corregirse los estados financieros. Por ejemplo, si el cliente no redujo de forma adecuada el inventario en cuanto a materias primas obsoletas, el auditor puede hacer un ajuste para reflejar el valor de realización del inventario. Aunque el asiento de ajuste descubierto en la auditoria típicamente lo prepara el auditor, éstos deben ser aprobado por el cliente porque la administración tiene la responsabilidad principal por la presentación razonable de los estados financieros.

Sólo los asientos que afecten en forma relevante la presentación razonable de los estados financieros, deben ser hechos. La determinación de cuándo ajustar un error se basa en el impacto que tendrá dicho error en los estados financieros de la empresa que se trate. El auditor debe recordar que varios errores no importantes que no se ajustan pueden ocasionar un error global importante cuando se combinan. Es común que los auditores resuman todos los asientos que no hayan sido registrados en un papel de trabajo aparte como medio para determinar su efecto acumulativo.

EXPEDIENTES O ARCHIVOS PERMANENTES

Como su nombre lo indica en el archivo permanente debe conservarse información de interés continuo que se extiende más allá de cualquier periodo de auditoria en particular.

En la parte introductoria de este archivo se debe incorporar una cédula que hará las veces de índice o contenido que indicará las distintas secciones que lo integran, mismas que, a su vez, se acomodarán en orden cronológico conforme a la fecha de recopilación. Por lo tanto resulta indispensable planear

adecuadamente la información que debe contener este archivo; previendo así su crecimiento.

Es importante que al término del trabajo de auditoria se haga una revisión final de la información que contiene el archivo permanente, para cerciorarse que sea la que (a juicio del auditor) se considere conveniente mantener.

Los archivos permanentes tienen como objetivo reunir los datos de naturaleza histórica o continua relativos a la presente auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año al otro. Los archivos permanentes incluyen lo siguiente:

Programa general de trabajo de la auditoria y su evolución. Resúmenes o copias de documentos de la compañía que son de

importancia continua como el acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de emisión y compra de bonos y los contratos. Los contratos son los planes de pensiones, los arrendamientos, las opciones de acciones, etc. Cada uno de estos documentos es de importancia para el auditor durante tantos años como está en vigor.

Obligaciones fiscales y legales a que se encuentra sujeta la entidad.. Copia o extracto de los principales contratos con los que esta obligada la

entidad. Análisis de años anteriores de cuentas tales como deudas a largo plazo,

cuentas del capital de accionistas, crédito mercantil y activos fijos. Al tener esta información en archivos permanentes el auditor la concentra analizando sólo cambios del balance del presente año mientras conserva para un estudio posterior los resultados de las auditorias de años anteriores en forma accesible.

Evolución de las cuentas de activos capitalizables y su correspondiente depreciación y/o amortización.

Información relacionada con el conocimiento de la estructura de control interno y la evaluación del riesgo de control. Incluye organigramas, flujogramas, cuestionarios y otra información de control interno, incluyendo lista de controles y desventajas en el sistema.

Los resultados de los procedimientos analíticos de auditorias de años anteriores. Entre estos datos están razones y porcentajes calculados por el auditor y el saldo total o el saldo por mes para cuentas seleccionadas. Esta información es útil pues ayuda al auditor a decidir si existen cambios inusuales en los saldos en cuenta del presente año que deberían investigarse con mayor amplitud.

Sistemas de operación en uso, como es el caso de sistemas de contabilidad general y del sistema de contabilidad de costos (incluyendo en ambos, catálogo de cuentas, guía contabilizadora e instructivo de contabilización).

PRUEBAS SUSTANTIVAS.

Una prueba sustantiva es un procedimiento diseñado para probar el valor monetario de saldos o la inexistencia de errores monetarios que afecten la

presentación de los estados financieros. Dichos errores (normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara indicación de que los saldos de las cuentas pueden estar desvirtuados. La única duda que el auditor debe resolver, es de sí estos errores son suficientemente importantes como para requerir ajuste o su divulgación en los estados financieros.

Deben ejecutarse para determinar si los errores monetarios han ocurrido realmente.

En resumen ayudarán a comprobar si la información ha sido corrompida comparándola con otra fuente o revisando los documentos de entrada de datos y las transacciones que se han ejecutado.

 Una vez valorados los resultados de las pruebas se obtienen conclusiones que serán comentadas y discutidas con los responsables directos de las áreas afectadas con el fin de corroborar los resultados. Por último, el auditor deberá emitir una serie de comentarios donde se describa la situación, el riesgo existente y la deficiencia a solucionar, y en su caso, sugerirá la posible solución.

 Esta será la técnica a utilizar para auditor el entorno general de un sistema de bases de datos, tanto en su desarrollo como durante la explotación.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Las pruebas de cumplimiento representan procedimientos de auditoria diseñados para verificar si el sistema de control interno del cliente está siendo aplicado de acuerdo a la manera en que se le describió al auditor y de acuerdo a la intención de la gerencia. Si, después de la comprobación, los controles del cliente parecen estar operando efectivamente, el auditor justifica el poder tener confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas.

Las pruebas de cumplimiento están relacionadas con tres aspectos de los controles del cliente:

La frecuencia con que los procedimientos de control necesarios fueron llevados a efecto. Para reducir las pruebas sustantivas, los procedimientos prescritos en el sistema deben estar cumpliéndose consistentemente.

La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los procedimientos de control se deben ejecutar en forma apropiada. La calidad de su ejecución puede ser probada mediante discusiones sobre el criterio seguido para tomar ciertas decisiones.

La persona que ejecuta el procedimiento. La persona responsable de los procedimientos de control, debe ser independiente de funciones incompatibles para que el control sea efectivo.

PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS (PED)

Con los avances de la tecnología , es necesario que el auditor conozca los equipos electrónicos que utilice su cliente para aprovecharlos al practicar su auditoria. No es necesario que el auditor sea experto en la programación, pero si que conozca los programas de contabilidad que utiliza el cliente.

COMPLEJIDAD TÉCNICA

Los sistemas PED se definen por su complejidad técnica y el grado en que se utilizan en una organización. Una mejor medida de la complejidad es la capacidad de un sistema en comparación con la capacidad de un sistema conceptuado como mejor norma, y se define como complejo.

GRADO DE USO

Hay dos maneras de las cuales el auditor podría servirse de los equipos electrónicos

a. Pera obtener estados, relaciones, análisis de cuentas, etc. que podrá utilizar como cédulas cuyo contenido facilite la verificación de ciertas partidas.

Como medio para comprobar el funcionamiento del control interno, en caso que se trate de una auditoria operacional..

El grado en que el PED se utiliza en un sistema también esta relacionado con la complejidad. Por lo general, cuando más funciones de negocios y contabilidad se realizan mediante computadora, el sistema tiene que irse haciendo más complejo para acomodar las necesidades de procesamiento. Una forma en que un sistema puede hacerse más complejo es incrementando el número de ciclos de transacciones que se basan en la computadora.

La complejidad también se incrementa a medida que se incrementa el número de funciones basadas en computadora en un ciclo dado.

EFECTO DEL PED SOBRE LAS ORGANIZACIONES

El PED tiene varios efectos importantes sobre las organizaciones. El más importante desde la perspectiva de la auditoria se relaciona con los cambios organizacionales, la visibilidad de la información y el potencial de comisión de errores.

El cambio organizacional se refiere a las instalaciones, el personal, la centralización de datos y separación de responsabilidades y a los métodos de autorización de las organizaciones que usan el PED, estos cambios dependerán de la complejidad del mismo.

En sistemas no complejos del PED, con frecuencia existen documentos fuentes en apoyo de cada transacción, y la mayor parte de los resultados de procesamiento se imprimen. De manera que las entradas, salidas y también en gran parte del procesamiento, son visibles para el usuario y el auditor del PED.

Con mayores volúmenes de datos y más complejidad la visibilidad de los datos de entrada, la visibilidad del procesamiento y la visibilidad del rastro de la transacción ya no será posible.

Otros factores que incrementan la probabilidad de cometer errores importantes en los estados financieros son: reducción de la participación humana, la uniformidad de procesamiento, el acceso no autorizado y la perdida de datos. Estos factores son de importancia para el auditor.

COMITÉ DE AUDITORIA

Un comité de auditoria es un grupo de individuos que se reúnen para tratar asuntos que a todos competen o es de su interés, con el propósito de recibir, analizar, discutir y llegar a acuerdos o conclusiones relacionados con el objetivo para el que fue creado el comité. Se debe despersonalizar la jerarquía de sus integrantes para evitar imposiciones por autoridad, sus integrantes deben considerarse en un mismo nivel jerárquico, lo cual nos lleva a la necesidad de un alto grado de madurez profesional y administrativa de sus componentes.

El objetivo estará delineado por el tipo y el fin de la organización, sin embargo puede entenderse que el fin de un CA será "Coordinar los esfuerzos de auditoria de una organización bajo un esquema que dicten políticas y lineamientos tendientes al apoyo y cumplimiento de los objetivos de auditoria externa"

CICLO DE AUDITORIA

Periodo durante el cual se someten a auditoria todas las actividades de un centro determinado.

Un enfoque de auditoria efectivo en las revisiones de las operaciones y del control interno en los trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control interno, como sería el caso de la auditoria integral es el de los ciclos de auditoria:

Este enfoque se relaciona con la auditoria de los controles de las transacciones económicas que originan los estados financieros, con énfasis en el control interno. El enfoque para efectuar la auditoria mediante una revisión más analítica y profunda del control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones características de cada negocio. El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como pueden agruparse.Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según sus características, para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de los negocios:

1. Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero.

2. Ciclo de compras. Se refiere a la adquisición de activos de capital, mano de obra, servicios y materiales a cambio de efectivo.

3. Ciclo de nómina o personal. Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos humanos.

4. Ciclo de tesorería. Comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza con el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribución del efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de éste a los inversionistas y acreedores.

5. Ciclo de producción. Consiste en la transformación de los activos adquiridos en bienes y servicios para la venta.

6. Ciclo de información financiera. Comprende la preparación de estados financieros que resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un período determinado.

MÉTODOS DE VALUACIÓN

Los métodos de valuación de Inventarios que mas se utilizan son los siguientes:

Costos Identificados Precio Promedio (PP) Primeras Entradas, Primeras Salidas o (PEPS) Ultimas Entradas, Primeras Salidas o (UEPS) Método Detallista.

MÉTODO COSTOS IDENTIFICADOS

Este método puede arrojar los importes mas exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones.

PRECIO PROMEDIO

En este método es necesario determinar el costo al que se va a dar salida a la mercancía del almacén de la siguiente manera: debe dividirse el saldo que se tenga entre el numero de artículos existentes en el almacén después de cada compre realizada.

PEPS

Este método se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de el, a su costo de adquisición.

UEPS

Este método parte de la suposición de que las ultimas entradas en el almacén o al proceso de producción, son los primeros artículos o materias primas en salir.

DETALLISTA

Con la aplicación de este método el importe de inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, así obtenemos el costo por grupo de artículos producidos.

MÉTODOS DE LA DEPRECIACIÓN

LÍNEA RECTA

Este método trata de distribuir durante la vida de servicio, cantidades tan aproximadas como sea posible al costo de un activo o grupo de activos menos lo que se pueda prever por valor de desecho. Este es el método más usado por los contadores.

UNIDADES PRODUCIDAS

Este método es similar al de línea recta solo difiere en que reparte la depreciación en base a las unidades que se producirán cada año, este método es recomendable para activos que se encuentren en departamentos de producción, como la maquinaria y el equipo se transporte interno.

MÉTODO DE CARGOS DECRECIENTES ( DEPRECIACIÓN ACELERADA)

En este método los cargos por depreciación son mayores durante los primeros años de vida de una activo fijo nuevos que en los últimos años. Conforme a este método de depreciación, se aplicará un porcentaje constante sobre el valor en libros o valor por depreciar del activo. Dado que el valor en libros disminuye en cada año, los cargos por depreciación son elevados al principio y luego se hacen cada vez menores. Generalmente los activos fijos nuevos son capaces de producir mayores ingresos que las unidades viejas, se logra recaer la depreciación en los primeros períodos cuando el activo rinde su máxima utilidad económica.

MÉTODO DE LA SUMA DE AÑOS DE DÍGITOS

Este método pretende que los cargos por depreciación en los primeros años de vida del activo fijo sean suficientemente grandes. La depreciación para cada

uno de los años representará una fracción del valor despreciable. El denominador de la fracción se obtiene numerando los años de vida útil y

sumándolos. El numerador para el primer año será igual a la vida útil estimada.

CONCEPTO DE PAPELES DE TRABAJO

En Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del examen. 

Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Público, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de información examinado. Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que proporciona el Auditor Algunos papeles de trabajo  son elaborados por el propio Auditor, y se denominan Cédulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas (cartas, certificaciones, estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al constituirse  en pruebas o elementos de comprobación y fundamentación  de la opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que constituyen en general, los papeles de trabajo. El cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría referente a la "obtención de evidencia suficiente y competente" queda almacenada en los papeles de trabajo del Auditor.

 

CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben contener los productos del sistema de información financiera sujeto a examen, desglosados en su mínima unidad de análisis, las técnicas y procedimientos que el Auditor aplicó, la extensión y oportunidad de las pruebas realizadas, los resultados de las técnicas y procedimientos tales como confirmaciones de tipo interno o externo y las conclusiones que obtuvo en cada una de las áreas examinadas. Por lo tanto, los papeles de trabajo están constituidos por:  q       Programas de trabajo  q       Planillas con análisis y anotaciones obtenidas de la empresa. q       Las cartas de confirmación enviadas por terceros. q       Manifestaciones obtenidas de la compañía q       Extractos de documentos y registros de la compañía. q       Planillas con comentarios preparados por el Auditor o Revisor Fiscal. q       Memorandos preparados por el Auditor o Revisor Fiscal, para exponer algunos hechos, que complementan la  información de las planillas.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo le permiten tanto al Auditor como al Revisor fiscal dejar constancia de los procedimientos por él seguidos, de las comprobaciones y de la información obtenida. Los objetivos  de los papeles de trabajo para el Contador Público  que efectúe la Auditoría de estados financieros pueden ser relacionados así: q       Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados obtenidos en dicho trabajo. q       Suministrar la base para los informes y opiniones del Auditor Independiente o del Revisor  Fiscal. q       Constituir una fuente de información concerniente a detalles de saldo de cuentas, rubros de  los estados financieros y otros datos obtenidos en relación con el examen o  para efectos posteriores a la realización del mismo, como futuras Auditorías. q       Facilitar los medios para una revisión de los Supervisores, Jefes, organismos gubernamentales u otros Contadores que determinen la suficiencia y efectividad del trabajo realizado y las bases que respaldan las conclusiones expresadas, probar a la vez que el trabajo se realizó con calidad profesional. q       Ayudar al Auditor o Revisor Fiscal a la conducción de su trabajo.  

REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deberán adecuarse a cada trabajo en particular, pero deben poseer las características que les permitan servir de suficiente soporte para demostrar que los estados financieros u otra información sobre los que el Auditor Independiente o Revisor Fiscal está emitiendo su opinión, concuerden con los registros contables de la compañía, o han sido conciliados con los mismos. Los papeles de trabajo deben dejar expreso que el auditaje ha sido planeado mediante el uso de planes y programas y el desempeño de los ayudantes ha sido revisado y supervisado en forma adecuada.  También  los papeles de trabajo deben demostrar que la eficiencia del sistema de control interno de la compañía ha sido revisada y evaluada al determinar el alcance y oportunidad de las pruebas a los cuales se limitaron los procedimientos de Auditoría. El respaldo o soporte de los papeles de trabajo para cumplir los anteriores requisitos podrá tomar variadas formas incluyendo: anotaciones, cuestionarios, programas de trabajo, planillas, las cuales  deberán permitir la identificación razonable del trabajo efectuado por el Auditor Independiente o Revisor Fiscal.

ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA

Las cédulas que elabora el Auditor pueden tener variadas formas de acuerdo a su criterio, pero en la practica común se utilizan hojas multicolumnares manuales o electrónicas las cuales llevan la siguiente estructura formal: q       Índice de la Cédula o Memorando: Ubicada en la parte superior derecha, permite la localización rápida del papel de trabajo. Se acostumbra a marcarse con lápiz de Auditoría de color, rojo, verde o azul, de tal manera que sea visible y no quede oculto cuando se pliega la cédula. Si se trata de una cédula cuya información ocupa más de una planilla, se indicará con una numeración en cada una así: 1 de 3 ; 2 de 3; y 3 de 3, etc. En el caso de las hojas electrónicas como Excel, el índice se ubicaría en la parte inferior del libro, en la pestaña que se utiliza para nominar las diferentes hojas de dicho libro. q       Encabezamiento:  Donde va el nombre de la compañía auditada, rubro de los estados financieros examinados el cual da el nombre a la cédula, memorando u otro tipo de papel de trabajo, con la fecha de Auditoría que es la misma de los estados financieros examinados. q       Responsables: Se colocan los nombres, iniciales o rubrica de los responsables por la elaboración y supervisión de la cédula.  q       Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditoría y se consignan los datos obtenidos por el Auditor para allegar la evidencia suficiente y competente. q       Conclusión: Cada área de trabajo donde se ha desarrollado de una manera completa un trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en el trabajo de Auditoría, respaldada por la evidencia contenida en los papeles de trabajo, que corresponda a los objetivos que se persiguen en el trabajo.  Las conclusiones deben expresar en forma clara la opinión de la persona que efectuó el trabajo con lo cual se responsabiliza del mismo. q       Significado de marcas: Al final de la Cédula a manera de convenciones, se coloca el significado de las marcas de Auditoría utilizadas en el cuerpo del trabajo. q       Fuente de información: Si se amerita, se coloca la fuente donde se obtuvieron los datos del desarrollo del trabajo.

 

 

PLANEACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

La planeación de los papeles de trabajo consiste en determinar con antelación todos y cada una de las cédulas que se utilizarán en el desarrollo del trabajo. Con la planeación de los papeles de trabajo, el Auditor inicia el examen en las oficinas del cliente sin perder tiempo, pues ya tiene preestablecidos todos los

detalles de importancia y ejecuta los procedimientos sobre la base de las cédulas que elaboró en sus propias oficinas. La planeación se inicia con la determinación de los índices y las marcas de Auditoría a usar, las Hojas de Trabajo en las cuales se consignan los datos tomados del los balances generales del período y del año anterior.   De acuerdo a la planeación de las Hojas de Trabajo, se determinan las cédulas sumarias, las cuales son indexadas y llenadas en sus datos pertinentes.  Las cédulas analíticas se planean sobre la base de las cédulas sumarias y al igual que estas últimas se indexan y se llenan de los datos necesarios.

CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista:  Por su uso y su contenido. 9.7.1    POR SU USO De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el período examinado o en varios períodos de clasifican en Archivo de la Auditoría y Archivo Continuo o Permanente de Auditoría 9.7.1.1  ARCHIVO DE LA AUDITORÍA Son papeles de uso limitado para una sola Auditoría; se preparan en el transcurso de la misma y su beneficio o utilidad solo se referirá a las cuentas, a la fecha o por período a de que se trate. El contenido del archivo de la auditoría puede ser: q       Estados financieros del período sujeto a examen y el período anteriorq       Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examenq       Cédulas sumarias de los rubros de los estados financierosq       Cédulas analíticas y subanalíticas de las cédulas sumariasq       Resultados de las circularizacionesq       Análisis de las pruebas de auditoría practicadasq       Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditoría  9.7.1.2  ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORÍA Como su nombre lo indica, son aquellos que se usarán continuamente siendo útiles para la comprobación de las cuentas no sólo en el período en el que se preparan, sino también en ejercicios futuros; sus datos se refieren normalmente al pasado, al presente y al futuro.   Este expediente debe considerarse como parte integrante del conjunto de papeles de trabajo de todas y cada una de las auditorías a las cuales se refieran los datos que contiene.  También se conoce como el archivo permanente.  El contenido del Archivo Permanente puede ser:

 q       Historia de la Compañíaq       Contratos y Convenios a largo plazoq       Sistema y Políticas Contablesq       Estados Financieros de los últimos añosq       Estado Tributarioq       Conclusiones y recomendaciones de las últimas auditoríasq       Hojas de trabajo de la última auditoría 9.7.2    POR SU CONTENIDO De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican en Hojas de Trabajo, Cédulas Sumarias y Cédulas Analíticas 9.7.2.1 HOJA DE TRABAJO Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de  cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y guía o índice de las restantes cédulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles representan los estados financieros en conjunto. Aquí se inicia la técnica del análisis pues se empieza a descomponer el todo en unidades de estudio más pequeñas. El método usado es el deductivo.  Puede hacerse este listado como simple balance  de comprobación, sin buscar orden alguno en las cuentas; pero se encontrará muy conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del Balance General y del Estado de Resultados.   Cada rubro de la Hoja de Trabajo estará representado por una Cédula Sumaria.  Es de advertir que no necesariamente el rubro debe representar una cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor, este puede agrupar dos o más si así se le facilita el examen. El criterio para agrupar las cuentas en cédulas sumarias  es la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se requiere que las conclusiones del examen del grupo sea aplicable a todas la cuentas examinadas. Las hojas de trabajo contendrán los saldos del ejercicio anterior con el fin de hacer comparaciones.  También se anotarán en estas hojas de trabajo los ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisión, para obtener en ellas las cifras finales o de Auditoría que son las referidas en  el dictamen. El esquema de una Hoja de Trabajo es el presentado cuando se describió la estructura de las cédulas de auditoría.  Es importante destacar que la columna que contiene los saldos a examinar representa el primer término de la ecuación de auditoría, es decir, la evidencia primaria.  Estos saldos son la primera evidencia que el auditor tiene acerca de los estados financieros a dictaminar,  por tanto él debe comprobar la razonabilidad de estos saldos para emitir su opinión, en otras palabras debe obtener evidencia corroborativa de esta evidencia primaria para encontrar la evidencia suficiente y competente que le exige la norma relativa a la ejecución del trabajo.  

La obtención de evidencia corroborativa, constituye en sí el trabajo de campo y es la labor más dispendiosa de la auditoría.  Esta evidencia corroborativa se obtiene por medio de técnicas y procedimientos de auditoría, las cuales tienen el propósito de convencer al auditor y solo al auditor de la razonabilidad o no de los saldos sometidos a examen.  Dado que estas técnicas y procedimientos de auditoría solo buscan convencer al auditor, este tiene la plena autonomía de determinar las técnicas a aplicar y el alcance de las mismas, cualquier interferencia en la aplicación de las técnicas y procedimientos que el auditor ha decidido se constituye en una limitación al alcance del examen y amerita una salvedad en el informe, en el párrafo del alcance, la cual puede tener trascendencia en el párrafo de la opinión si el auditor por medio de otras técnicas y procedimientos alternativos no logra obtener evidencia suficiente y competente. En la hoja de trabajo, la evidencia primaria la constituye los saldos a examinar los cuales se encuentran en la columna  "Saldo a Dic. 31 año de examen",  mediante el uso de técnicas y procedimientos de auditoría, que ocupan la labor del trabajo de campo se encuentra la evidencia corroborativa, la cual se plasma en las columnas "Ajustes y Reclasificaciones" si existen discrepancias con la evidencia primaria.  A continuación se obtiene la evidencia suficiente y competente que es el saldo que le consta al auditor el cual se encuentra en la columna "Saldo a dic. según auditoría" Esquema de una Hoja de Trabajo para Activos:  

  9.7.2.2 Cédulas sumarias o de resumen Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las cédulas de análisis o de comprobación.    Las cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones; pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor como resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas a la que se refiere.  Las cédulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera más eficiente.  Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo. 

Esquema de una cédula sumaria de efectivo:  

 9.7.2.3  CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y contienen el análisis y la  comprobación de los datos de estas últimas, desglosando los renglones o datos específicos  con  las pruebas o procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y competente.  Si el estudio de la cédula analítica lo amerita, se deben elaborar sub-cédulas.  En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio, aunque como se afirma en el párrafo precedente existen casos en los cuales se hace necesario dividir la analítica para un mejor examen de la cuenta. La analíticas deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las técnicas y procedimientos de auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en estas cédulas y en las subanalíticas se plasma el trabajo del auditor y son las que sirven de prueba del trabajo realizado.  En este nivel se ha desarrollado el método deductivo, pues se ha partido de lo general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la cédula analítica o subanalítica) . Ahora se debe iniciar el método deductivo, es decir, partir de lo particular (la cédula analítica o subanalítica) para llegar a lo general (los estados financieros) y de esta manera emitir una opinión sobre estos estados tomados en conjunto. Para iniciar el método deductivo es necesario ir registrando los valores obtenidos en las subanalíticas con las analíticas, los de

las analíticas con las sumarias y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras palabras, realizar el trabajo inverso, hasta llenar completamente las hojas de trabajo. Cuando se termina de llenar la última hoja de trabajo se ha terminado el trabajo de campo de la auditoría y se procede entonces a la labor de evaluación para emitir el dictamen.  Es necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que obtiene el auditor a raíz de su examen, estas consisten el anotar frente al valor y dentro de un círculo el índice de la cédula a la cual se traslada el saldo obtenido y en la cédula que lo recibe igualmente anotar el índice de la cédula de donde procede. Ambos valores deben coincidir exactamente para que se considere referencia cruzada.

Esquema de una cédula analítica de Bancos: 

 9.7.2.4  CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas para examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas. Tienen similitud con la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y procedimientos de auditoría que se aplicaron en la cuenta.  Las pruebas aplicadas originan documentos que deben indexarse utilizando el índice de la sub-analítica adicionándole números consecutivos separados por una barra inclinada. Ejemplo:  la reconciliación bancaria del Banco Andino de la cuenta  0008-987-765-09-1  debe llevar en su parte superior como índice 11100502-01/ 1, la reconciliación de la cuenta 0008-987-766-34-1   del mismo banco llevará el índice 111005-02/1, de igual manera la cuenta 0008-987-766-89-2 tendrá como índice 111005-03/1. De idéntica manera se procederá con los restantes documentos que se desprendan del análisis de cada cuenta de este banco, el índice variará en el número consecutivo que le corresponda.  Esquema de una cédula subanalítica del Banco Andino: 

ORDENAMIENTO Y ARCHIVO

El ordenamiento de los papeles de trabajo deberá ser lógico y ágil, con el objeto de que su localización resulte fácil para cualquier persona.  Los papeles del expediente continuo de Auditoría se ordenarán y archivarán por grupos o conceptos, atendiendo los datos o información que contenga.  En este expediente se mantendrán los grupos que sean necesarios. Los papeles de trabajo "de la Auditoría" tendrán un ordenamiento lógico siguiendo el del listado de los rubros en las hojas de trabajo.  Si éstos lo están en el orden de presentación de los estados financieros, éste será también el orden en que se coloquen los papeles de trabajo en el expediente, es decir, primero los que se refieran a cuentas del Activo, luego los del Pasivo y del Capital y por último, los referentes a resultados; pero si no es ese el orden en que están listadas las cuentas en las hojas de trabajo, se prescindirá del orden

del balance para seguir o acatar precisamente el prefijado en las hojas de trabajo, pues de otro modo se dificultaría la localización de las cédulas.

PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son la fundamentación de la opinión del Auditor en su dictamen y por tanto respaldan el trabajo realizado por el mismo y tienen una utilización que va más allá de la Auditoría del período en que estos se realizaron, pues son origen de la información para futuras Auditorías, bien sea que las realice el mismo Contador Público u otro colega. Por la importancia y la responsabilidad que revisten para el Auditor, los papeles de trabajo son de su propiedad, pero deben estar disponibles para ser exhibidos en cualquier momento a las autoridades, al cliente o al colega que se haga cargo de las Auditorías posteriores. Estos papeles de trabajo están protegidos por el secreto profesional y solo pueden ser exhibidos en los casos previstos por la confidencialidad del Código de Ética profesional.  El tiempo que debe mantenerlos en su poder el Auditor es de cinco años.

Resumen

Los papeles de trabajo en Auditoría son el conjunto de cédulas y documentos que elabora u obtiene el Auditor en el desarrollo del examen.  En ellos se plasman las técnicas y procedimientos aplicados, la extensión y oportunidad de las pruebas realizadas, los resultados de la obtención de evidencia suficiente y competente y las conclusiones a las cuales llegó en cada área examinada.                      

Los papeles de trabajo le permiten probar al Auditor el cumplimiento de las Normas de Auditoría referentes a la planeación y supervisión y la obtención de evidencia suficiente y  competente, y sirven para demostrar la calidad del trabajo realizado.                             

Los papeles de trabajo se clasifican en Archivo  de la Auditoría y Archivo Permanente, según el uso a que se les destine.  De acuerdo a su contenido se clasifican en Hojas de Trabajo, Cédula Sumarias y Cédulas Analíticas.                 

Para facilitar su organización  y agilizar la búsqueda en los mismos, se utilizan índices y  marcas de Auditoría, que pueden variar de   acuerdo al criterio de cada Auditor.