UA. Acosta, De la Hoz, López. Costos ABC.

Resumen—en este documento se explica el sistema de costeo basado en actividades, sus fundamentos, objetivo y alcance, así como sus diferencias con el sistema de costeo tradicional. Además, cuando es necesario que las organizaciones lo implementen y la forma de hacerlo, sumado a las ventajas y desventajas que emplearlo. Para su mejor comprensión se muestra un ejemplo de costos ABC aplicado al transporte de carga en Colombia.

Índice de Términos— ABC, costos, tradicional, transporte.

I.INTRODUCCIÓN

En los últimos años, el foco de la biografía de costos comenzó a ponerse en la estructura de los costos indirectos y en las dificultades en la asignación hacia los diferentes productos. Según el sistema de costeo tradicional, la distribución de los costos se realiza por horas hombre, horas maquina u otros indicadores que priorizan el volumen de cada producto. Pero la causa de los costos indirectos no está dada solo por el volumen, sino que existen otros factores que lo definen.Desde entonces se comenzó a desarrollar una nueva metodología de cálculo de los costos (costos ABC), poniendo especial énfasis en los costos indirectos y en su forma de asignación hacia los productos. Es lógico que no se cuestione la forma de asignar de los costos directos, ya que tienen una asignación puntual hacia el producto [1]. Sin embargo, se consideró otra forma de asignación de costos indirectos a los productos, donde no prevalece el volumen de productos como indicador para su asignación, sino la utilización de los recursos para la elaboración de cada producto. A

continuación se presenta claramente la metodología del costeo basado en actividades.

II. ANTECEDENTES DE LOS COSTOS ABC

Los Sistemas de costos Basados en Actividades (ABC) no han supuesto nada más, que la vuelta a los orígenes de la Contabilidad de Costos, que se fundamenta en que la Contabilidad de Costos nació, pareja a la revolución Industrial y como consecuencia de que la producción empezó a desarrollarse dentro de un mismo recinto y bajo la supervisión directa del empresario [2].

La necesidad de los empresarios y gerentes de conocer los recursos utilizados en las distintas actividades que realizaban para fabricar los productos, hizo que en sus inicios, la Contabilidad de Costos estuviese enfocada principalmente en conocer las actividades que se desarrollaban en la organización.

Sin embargo, la complejidad cada vez mayor de los procesos y la falta de medios tecnificados que permitieran consolidar la información, fueron los factores que provocaron que la Contabilidad de Costos se preocupase cada vez menos de las actividades y más en los costos en las diferentes áreas de la organización, justificándose así el auge tradicional de los costos por Departamentos.

III. GENERALIDADES DE LOS COSTOS

El costeo por actividades aparece a mediados de la década de los 80, sus promotores: Cooper Robín y Kaplan Robert, determinando que el costo de los productos debe comprender el costo de las

COSTEO BASADO EN ACTIVIDADESActivity based costing

Acosta Gina, De la Hoz Nayibe y López StephanieUniversidad del Atlántico

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actividades necesarias para fabricarlo y venderlo y el costo de las materias primas.Desde el punto de vista del costeo tradicional, estos asignan los costos indirectos utilizando generalmente como base los productos a producir, a diferencia de ABC que identifica que los costos indirectos son asignables no en base a los productos, si no a las actividades que se realizan para producir dichos productos [3].Dos defectos especialmente importantes del costeo tradicional son:

La incapacidad de reportar los costos de productos individuales a un nivel razonable de exactitud.

La incapacidad de proporcionar retro-información útil para la administración de la empresa a los efectos del control de las operaciones.

A. Costeo tradicional

Los sistemas tradicionales de costos basan el proceso del “costeo” en el producto.

Los costos se asignan al producto porque se asume que cada elemento del producto consume los recursos en proporción a su volumen de producción. Por lo tanto, los atributos de volumen del producto, tales como el número de horas de mano de obra directa, horas máquina, cantidad invertida en materiales, se utilizan como “Cost-drivers” para asignar costos indirectos.

Estos direccionadores o “Cost-drivers” en función del volumen, sin embargo, no tienen en cuenta la diversidad de productos en forma, tamaño o complejidad. Tampoco hay una relación directa entre volumen de producción y consumo de costos [2].

Fig 1. Dinámica del costeo tradicional

B. Costeo ABC

El modelo de costeo ABC centra sus esfuerzos en determinar la forma adecuada en las actividades que causan costos y como se relacionan a través de

su consumo con el costo de los productos. Lo más importante es conocer la generación de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, y determinar exactamente el origen último de los costos de los productos y servicios.

Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultánea, para así obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la producción y el valor que agregan a cada proceso [2].

En el costeo ABC se desmiembran y describen los procesos y las actividades que soportan dichos procesos, a continuación se muestran los más comunes:

Actividades Homologar productos Negociar precios Clasificar proveedores Recepción de materiales Planificar la producción Expedir pedidos Facturar Cobrar Diseñar nuevos productos, etc.

Procesos Compras Ventas Finanzas Personal Planeación Investigación y desarrollo, etc.

Fig 2. Dinámica del costeo ABC

C. Diferencia entre el costeo tradicional y ABC

A continuación se muestra un cuadro comparativo, enmarcando las principales diferencias encontradas entre el sistema de costeo

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tradicional y el sistema de costeo basado en actividades.

Tabla 1. Diferencia entre el costeo tradicional y ABC

Costeo tradicional Costeo ABCUtiliza    medidas    relacionadas   con    el volumen, como único elemento para asignar los costos a los productos.

Utiliza   la  jerarquía  de  las actividades para  realizar la asignación y además utiliza generadores de costos que están o no relacionados con el volumen.

Se basa en las unidades producidas para calcular las tasas de designación de los costos indirectos.

Utiliza diferentes bases en función de las actividades relacionadas con dichos costos indirectos.

Se concentra en los costos del producto.

Se   concentra   en   los   recursos  de   las actividades que originan esos productos.

Primero los costos son asignados a una unidad organizacional o departamento  y segundo a los productos.

Primero se lleva a cabo la asignación  de costos a las actividades y después a los productos.

Adaptada de costo ABC (basado en actividades [4]).

IV. ¿CUÁNDO SE DEBE IMPLANTAR EL SISTEMA DE COSTEO POR ACTIVIDADES?

Cuando el porcentaje de costos indirectos sobre el total de costos de la compañía tenga un peso significativo.

Compañías donde estén sometidas a fuertes presiones de precios en el mercado y deseen conocer exactamente la composición del costo de los productos

Organizaciones que posean una alta gama de productos con procesos de fabricación diferentes y en donde es muy difícil conocer la parte proporcional de gastos indirectos afectada a cada producto.

V. FASES PARA IMPLEMENTAR EL ABC

El método ABC analiza las actividades de los departamentos indirectos (de soporte) dentro de la organización para calcular el costo de los productos terminados, bajo las siguientes premisas:

No son los productos sino las actividades las que causan los costos.

Los productos consumen las actividades

El procedimiento de implementación del sistema de costeo por actividades se puede resumir en los siguientes pasos:

A. Identificar todos los procesos así como la división de estos procesos en actividades.

Entendiéndose como proceso, una serie de actividades vinculadas que toman insumos de entrada y los transforman para obtener productos a la salida y como actividad es todo aquello que se puede describir con verbos en la vida de una empresa o de un negocio. También se puede decir que actividades son todo lo que las personas hacen día a día, hora tras hora [5].Todo proceso está integrado por actividades que se deben identificar y evaluar para definir si se conservan o se eliminan. Sólo se deben mantener aquellas actividades que agregan valor, las que no se deben eliminar.Una vez identificados todos los procesos y las actividades que los componen se deben elaborar los mapas integrados de procesos y actividades, que indican la relación de las tareas o actividades con las funciones o procesos de la organización, estos mapas constituyen la columna vertebral del sistema de costeo.

B. Identificación de recursos y conductores

Las actividades realizadas en una empresa consumen recursos variables y/o fijos, por su parte los conductores de los recursos a las actividades son factores que influyen directamente al costo e indican como las actividades consumen los recursos y los conductores de las actividades a los objetos del costo permiten conocer como consumen las actividades los objetos de costo.

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UA. Acosta, De la Hoz, López. Costos ABC.

C. Se construye el modelo de costos

Este paso consiste en diseñar la forma como se relacionan los recursos, las actividades y los objetos del costo hasta obtener el costo definitivo del servicio y todos los demás objetos del costo. Entendiéndose como objeto del costo aquello que se desea costear [5].

VI. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL COSTEO ABC

A. Ventajas

No afecta directamente la estructura organizativa, ya que gestiona las actividades y éstas se ordenan horizontalmente a través de la organización. Por lo que los cambios no quedan reflejados en el sistema.

Ayuda a entender el comportamiento real de los costos.

La perspectiva del ABC proporciona información sobre las causas que generan la actividad

Permite tener una visión real de lo que sucede en la empresa. Sin una visión horizontal (interacción departamento-actividad-recurso) se pierde el objetivo del trabajo para el cliente, al que se debe justificar el precio que factura.

Una vez implementado este sistema el ABC proporciona una cantidad de información que reduce los costos de estudios especiales. El efecto es doble, por una parte incrementa el nivel de información y por otra parte reduce los costos del propio departamento de costos.

B. Desventajas

ABC consume una parte importante de recursos en las fases de diseño e implementación.

Determinar el perímetro de actuación y nivel de detalle en la definición de la actividad es una tarea compleja.

Problemas es en la definición de los “Cost-drivers” o factores que desencadenan la actividad. Para determinarlos se utiliza el

método de causa – efecto con el objeto de analizar las causas inmediatas hasta obtener la verdadera causa que desencadenan el conjunto de actividades.

Va acompañado de un proceso de adaptación, para evitar que el nuevo sistema implantado se haga complejo en el uso. Se debe educar a los usuarios que mantienen contacto con la información y a las personas que usan la misma para la toma de decisiones.

VII. CASO DE APLICACIÓN

La revista de la universidad de EAFIT desarrolló en uno de sus artículos (2001), el sistema de costeo ABC aplicado al transporte de carga, con información del Ministerio de Transporte en el año de 1999 sobre la Estructura de costos de operación vehicular para el transporte de carga y ajustado con la inflación del año de la publicación. Se aplican las fases para la implementación de un sistema de costeo basado en actividades:

La empresa de transporte de carga presenta las siguientes actividades: Preparar la ruta y despacho de carga Preparar el camión en el punto de origen Transportar la carga Descargar la carga en el punto de destino

Los objetos de costo a cuantificar son: Costo de transportar una tonelada en la ruta 1 Costo de transportar una tonelada en la ruta 2 Costo de transportar una tonelada en la ruta 3

En un mes se trabajan en promedio 12 horas por día y 24 días/mes, a una velocidad promedio de 30 km/hora y los costos incurridos en dicho periodo fueron:

Tabla 2. Costos en un mes de trabajo.Combustibles, llantas y lubricantes.

$22.963.000

Filtros, mantenimiento, lavada y engrase.

$10.920.000

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UA. Acosta, De la Hoz, López. Costos ABC.

Conductores. $9.280.000Seguros, parqueadero, impuesto rodamiento

$4.980.000

Administración $8.650.000Depreciación $5.658.000

Conductores primaros o de costos son:

Tabla 3. Conductores primarios.

RECURSOS CONDUCTORES

Combustibles, llantas, lubricantes.R1 Km recorridoFiltros, mantenimiento, lavada y engrase.R2

Km recorrido

Conductores.R3 HorasSeguros, parqueaderos, impuesto .R4 HorasAdministración.R5 N° de viajesDepreciación.R6 Horas

Conductores secundarios o de actividades son:

Tabla 4. Conductores secundarios.

RECURSOS CONDUCTORESA1 Preparar y despachar Número de viajesA2 Cargar camión Número de viajes

A3 TransportarNúmero de kilómetros

recorridosA4 Descargar camión Número de viajes

Los recursos utilizados en cada actividad se

enmarcan en la siguiente tabla:

Tabla 5. Recursos y conductores primarios

Se distribuyen los costos de los recursos asociados a cada actividad a través de los inductores primarios

Tabla 6. Distribución de los recursos a las actividades (Cifras en miles)

Luego de realizar la distribución de recursos a actividades, se distribuye de actividades a objetivos de costo que en este caso son las 3 ruta, inicialmente mediante conductores y luego respecto a los costos asignados a las actividades:

Tabla 7. Actividades y conductores secundarios.

Tabla 8. Distribución de los costos de las actividades a los objetos del costo.

El costo por viaje en cada una de las rutas se obtiene de dividir los costos totales asignados a una ruta por el número de viajes realizados en dicha ruta:

Costo por viaje Ruta 1 = $13.468.322/38 viajes = $354.429/ viaje

Costo por viaje Ruta 2 = 28.984.746/45 viajes = $644.105/ viaje

Costo por viaje Ruta 3 = $19.997.930/27 viajes = $740.664/ viaje

El costo por tonelada transportada por ruta dado que se está trabajando con camiones para 10 toneladas:

Costo por tonelada en la Ruta 1 = $ 35.442 /ton.

Costo por tonelada en la Ruta 2 = $ 64.410 /ton.

Costo por tonelada en la Ruta 3 = $ 74.066/ton.

VIII. CONCLUSIÓN

Recursos COND No A1 A2 A3 A4R1 Km.rec 46300 - - 46300 -R2 Km.rec 46300 - - 46300 -R3 Horas 2891 - 660 1571 660R4 Horas 2891 - 660 1571 660R6 Horas 2891 - 660 1571 660R5 N°viajes 110 110 - - -

Recurso Valor A1 A2 A3 A4R1 $22.963 - $22.963 -R2 $10.920 - $10.920 -R3 $9.280 - $2.119 $5.042 $2.119

R4 $4.980 - $1.137 $2.70 $1.137

R6 $5.658 - $1.291 $3.074 $1.291

R5 $8.650 $8.650 - - -Total $62.451 $8.650 $4.547 $44.707 $4.547

ACT.

VALOR 1 2 3

A1 $8.650 $2.988 $3.539 $2.123

A2 $4.547 $1.570 $1.860 $1.116A3 $44.707 $7.336 $21.725 $15.642A4 $4.547 $1.570 $1.860 $1.116

Total $13.464 $28.984 $19.997

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UA. Acosta, De la Hoz, López. Costos ABC.

El sistema de costeo basado en actividades es una herramienta que permite a las organizaciones que lo implementan, conocer el origen real de sus costos, pero más que eso, entender el comportamiento dinámico de la compañía y la interacción de sus recursos, actividades y departamentos. A través de esta información logra definir precios ajustados a la realidad de sus gastos para la producción de bienes y servicios. Sin embargo, la implantación de este sistema puede llegar a ser compleja debido a su estructura, implica consumo de recursos y procesos de adaptación, por lo que debe ser establecido en organizaciones donde realmente sea necesario, ya sea que generen altos porcentajes de costos indirectos, estén sometidos a presiones por el precio del mercado u otros factores que obliguen a conocer su costo real indirecto.

REFERENCIAS

[1] Lardizábal, Jorge. (2013). Unidad 12. Costeo basado en actividades [video]. Disponible en: https://www.youtube.com/ watch?v=5zd04TAFasc

[2] Sistema de costeos ABC [en línea] <http://www.gestiopolis.com/el-sistema-de-costeo-abc/> [citado el 26 de septiembre de 2015]

[3] El costo basado en actividades [en línea] <http://www.gestiopolis.com/costo-basado-actividades-abc/> [citado el 26 de septiembre de 2015]

[4] ABC (basado en actividades)[en línea] <http://www.costosabc.com/principal/abc-vs-costo-tradicional> [citado el 26 de septiembre de 2015]

[5] Arbeláez, Leonicio y Marín, Francisco. (2001). Sistema de costeo ABC aplicado al transporte de carga

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