Paquetes Ofimáticos

Los paquetes ofimáticos son programas que disponen todas las herramientas que se necesitan para llevar el control de una oficina. Éstos pueden contener Procesador de texto, Hoja de Cálculo, Base de Datos, Presentaciones gráficas, e incluso herramientas de retoque fotográfico y diseño gráfico y programación Web. Programas MS Office, Lotus SmartSuite y Corel Wordperfect están incluidos dentro del llamado software propietario, es decir, que se debe pagar por licencias que permiten su uso. Pero también se encuentra algunos que pertenecen al software libre: Open Office, EasyOffice Freeware, Siag Office, Andrew User Interface System. Los segundos no son tan potentes como los primeros pero cada día acortan las distancias en este sentido. En el mercado no existen pruebas comerciales específicas destinadas a medir de forma objetiva el rendimiento de los diferentes paquetes ofimáticos, por esta razón dichas pruebas las debe realizar el responsable de su selección en función de las necesidades expuestas por los usuarios.

Procesadores de Texto

Todos los procesadores de textos ofrecen funciones para dar formato a los documentos, como cambios de tipo de letra, presentación de página, sangría de párrafos y similares. Muchos procesadores de textos pueden también comprobar la ortografía, encontrar sinónimos, trabajar con fórmulas matemáticas y realizar funciones avanzadas como crear sobres, etiquetas y otros documentos relacionados con la correspondencia personalizada. Los más avanzados presentan funciones de autoedición, que permiten elaborar folletos o pequeñas publicaciones que presenten cabeceras y pies de página, texto en columnas, tablas, rótulos y textos artísticos y gráficos creados con otras aplicaciones, entre otras posibilidades. Finalmente, y acorde con el auge que está experimentando el fenómeno de Internet, muchos procesadores de textos ofrecen la posibilidad de crear documentos en formato HTML, listos para circular por la red.

En la actualidad, la mayoría de los procesadores de textos forman parte de conjuntos de programas de oficina denominados suites. Resulta sencillo intercambiar información entre documentos elaborados con cualquiera de los programas de una suite. Así, un documento de texto puede incorporar información que ha sido elaborada, por ejemplo, con la hoja de cálculo; para facilitar la operación, se pueden tener abiertos varios documentos en la pantalla, cada uno en una ventana. Esta posibilidad de intercambiar información entre documentos y la de automatizar mediante macros tareas laboriosas y repetitivas, son algunos de los principales valores añadidos que presentan estos programas de oficina frente a los modos de trabajo tradicional.

Hojas de Cálculo

Programa de aplicación utilizado normalmente en tareas de balances, creación de presupuestos o previsiones, y en otras tareas financieras. En un programa de hoja de cálculo, los datos y las fórmulas necesarias para su tratamiento se introducen en formularios tabulares (hojas de cálculo u hojas de trabajo), y se utilizan para analizar, controlar, planificar o evaluar el impacto de los cambios reales o propuestos sobre una estrategia económica. Los programas de hoja de cálculo usan filas, columnas y celdas; una celda es la intersección de una fila con una columna. Cada celda puede contener texto, datos numéricos o una fórmula que use valores existentes en otras celdas para hacer un cálculo determinado (como sumar los datos de un conjunto de celdas o multiplicar el dato de cada celda por un factor). Para facilitar los cálculos, estos programas incluyen funciones incorporadas que realizan operaciones estándar. Si se modifica el valor de un dato, la hoja de cálculo permitirá recalcular fácilmente los resultados para el nuevo dato, lo que hace que estas aplicaciones sean tan útiles en análisis de tendencias, ya que permiten conocer con rapidez el resultado de aplicar distintos cambios y elegir así la estrategia que más convenga; es lo que se conoce popularmente como analizar ¿qué pasaría si...?. Esta capacidad ha motivado que las hojas de cálculo tengan una gran aceptación.

Desde que en 1979 apareció la primera aplicación de este tipo, VisiCalc para Apple II, creada por los ingenieros estadounidenses Dan Bricklin y Robert Frankston, las hojas de cálculo se convirtieron en los programas estrella del ordenador personal; a esta aplicación siguieron otras que también alcanzaron gran popularidad, como SuperCalc, Multiplan, Lotus 1-2-3 y Excel. Dependiendo del programa, una sola hoja de cálculo puede contener miles o millones de celdas. Algunos programas de hoja de cálculo permiten también vincular una hoja de cálculo a otra que contenga información relacionada y pueden actualizar de forma automática los datos de las hojas vinculadas. Los programas de hoja de cálculo pueden incluir también utilidades de macros; algunas se pueden utilizar para crear y ordenar bases de datos, pero no se puede confundir con una base de datos distribuida o estructurada. Los programas de hoja de cálculo cuentan por lo general con capacidades gráficas, esto es, pueden obtener representaciones de los datos en forma de gráficos de líneas, barras y pastel, entre otros, que facilitan su lectura e interpretación. También proporcionan un buen número de opciones de formato tanto para las páginas

y el texto impreso como para los valores numéricos y las leyendas de los gráficos.

Presentaciones

Antes las diapositivas eran presentadas ante un público a través de proyectores de diapositivas, las cuales se realizaban a través del negativo de una fotografía, es decir, se debía tomar la foto a la imagen y con el negativo se creaban las diapositivas que el expositor deseaba proyectar ante los espectadores como forma de demostración de algún trabajo o investigación de determinado tema. También se utilizaban acetatos que son de material transparente, los cuales se proyectan a través de un retroproyector de acetatos y se realizan a través de documentos fotocopiados o esquemas dibujados sobre la transparencia. Las diapositivas electrónicas permiten proyectar sobre una pantalla esquemas, imágenes y otros audiovisuales que ilustran, documentan y refuerzan las explicaciones. Constituyen un medio idóneo para enseñanza a grandes grupos.

Bases de datos

Desde su aparición en la década de 1950, estas aplicaciones se han hecho imprescindibles para las sociedades industriales. La primera base de datos para PC data de 1980; era el dBase II, desarrollado por el ingeniero estadounidense Wayne Ratliff. Desde entonces, su evolución ha seguido paralela a la que ha experimentado el software, y hoy existen desde bases de datos para una utilización personal hasta bases de datos corporativas, soportadas por grandes sistemas informáticos.

La gestión de archivos se ha demostrado insuficiente para cubrir las necesidades de almacenamiento y proceso de datos en la actualidad. Los sistemas de información de las empresas son cada vez más grandes y complejos, y su gestión mediante el uso de archivos presenta algunos inconvenientes, como el hecho de que los datos están repartidos por distintos departamentos de la empresa, lo que supone tener que desplazarse o solicitarlos cada vez que se necesitan en un lugar diferente de donde se generan; además pueden estar repetidos varias veces, con el inconveniente de que su actualización dará lugar a inconsistencias sino se realizan en todos los lugares en que se ubican. Las aplicaciones que se creen deberán tener en cuenta las distintas estructuraciones de los datos, y los cambios que se realicen tanto en hardware como en software presentaran numerosas complicaciones.