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Herramientaspara la gestión deproyectos Antoni Oliver P08/B0240/00288

© FUOC • P08/B0240/00288 Herramientas para la gestión de proyectos

Índice

Objetivos................................................................................................. 5

1. Las herramientas de gestión de proyectos de

traducción. Características generales. Ventajas de su

utilización........................................................................................ 7

1.1. Necesidad de las herramientas de gestión de proyectos de

traducción ................................................................................. 7

1.1.1. Información relacionada con un proyecto de

traducción ...................................................................... 7

1.1.2. Decisiones a tomar durante la ejecución de un

proyecto de traducción .................................................. 8

1.1.3. Comunicación ................................................................ 9

1.2. Características generales de las herramientas de gestión de

proyectos de traducción ............................................................ 9

1.2.1. Base de datos de colaboradores ..................................... 10

1.2.2. Base de datos de clientes ............................................... 10

1.2.3. Funcionalidades financieras .......................................... 11

1.2.4. Control del flujo de trabajo .......................................... 11

2. Características generales de Project-Translation.................. 12

2.1. Aspectos generales ..................................................................... 12

2.2. Bases de datos de empleados, freelances, clientes y

compañía ................................................................................... 14

2.3. El módulo Freelance Extension ................................................ 14

2.4. Control del flujo de trabajo ...................................................... 16

2.5. Funcionalidades financieras ...................................................... 17

2.6. Módulo de control de calidad .................................................. 19

3. Otras herramientas de gestión de proyectos.......................... 20

3.1. LTC Organiser ........................................................................... 20

3.2. Projetex ...................................................................................... 24

3.3. SDL TeamWorks ........................................................................ 28

4. Conclusiones.................................................................................... 29

5. Para ampliar conocimientos...................................................... 30

© FUOC • P08/B0240/00288 5 Herramientas para la gestión de proyectos

Objetivos

1. Ver las funcionalidades genéricas de las herramientas de gestión de proyec-

tos de traducción.

2. Conocer las características generales de la herramienta de gestión de pro-

yectos Project-Translation de Project Open.

3. Presentar una visión general de las herramientas de gestión de proyectos

existentes.

4. Valorar la utilización de este tipo de herramientas en la tarea del gestor de

proyectos.


1. Las herramientas de gestión de proyectos detraducción. Características generales. Ventajas de suutilización

1.1. Necesidad de las herramientas de gestión de proyectos de

traducción

La gestión de proyectos de traducción es una tarea compleja, que requiere la

manipulación de una gran cantidad de información, precisa de una rápida to-

ma de decisiones y requiere la capacidad de comunicar rápidamente dichas

decisiones. De estos hechos se deriva la necesidad de utilizar herramientas que

agilicen la gran cantidad de tareas relacionadas con la gestión de un proyecto

de traducción. Analizaremos un poco más a fondo los tres aspectos mencio-

nados.

1.1.1. Información relacionada con un proyecto de traducción

La información relacionada con un proyecto de traducción se puede dividir,

a grandes rasgos, en cuatro grandes grupos:

• Información del cliente: Hay que tener todos los datos del cliente actuali-

zados. Estos datos van desde la información básica (nombre, direcciones,

teléfonos, etc.), fiscal (razón social, NIF-CIF, etc.), de contacto (nombres

de las personas de contacto para cada área relevante, teléfonos, correos

electrónicos, etc.) hasta la información detallada de todos los proyectos

realizados para este cliente, grados de satisfacción y cuestiones económi-

cas como pagos pendientes, etc.

• Información del proyecto: Además de la información básica de nombre de

proyecto, fecha de creación, presupuesto, plazos de entrega, etc., también

hay que almacenar de manera conveniente todos los archivos y las espe-

cificaciones del cliente, así como al material de referencia (cómo pueden

ser glosarios y bases de datos terminológicas) que puedan ser de utilidad.

• Información del equipo de colaboradores: Hay que tener siempre a mano

la información relevante sobre el equipo de colaboradores que está llevan-

do a cabo el proyecto.

• Información económica: Hay que disponer de la información económica

(presupuestos, facturas, etc.) tanto la del cliente hacia nosotros, como la

de nosotros hacia los colaboradores freelance.


Como os podéis imaginar, mucha de esta información está interrelacionada.

Por ejemplo, cuándo consultamos la información básica de un colaborador

freelance, posiblemente también querremos saber qué facturas, relacionadas

con el proyecto en curso, ya hemos pagado. Eso hace que la información tiene

que estar disponible desde diversas pantallas del programa de gestión.

1.1.2. Decisiones a tomar durante la ejecución de un proyecto de

traducción

El gestor de proyectos tendrá que tomar un gran número de decisiones duran-

te la ejecución de un proyecto de traducción. Estas decisiones se tienen que

tomar de una manera rápida, pero también hay que tomarlas de una manera

acertada. Para poder acertar en las decisiones, y además hacerlo de una manera

rápida, habrá que disponer de un acceso rápido y fácil a toda la información.

A continuación presentamos algunas de estas decisiones:

• Aceptación del encargo: Una de las primeras decisiones que hay que tomar,

incluso antes de la realización del presupuesto es si aceptamos el encargo.

Para poder tomar esta decisión necesitaremos tener a mano información

sobre el cliente (si ya hemos trabajado con él, si ha pagado las facturas

anteriores, etc.), sobre el equipo humano disponible (para ver si somos

capaces de hacer el encargo, es decir, si disponemos de los colaboradores

necesarios; y también si podemos hacer el encargo dentro del plazo, es

decir, conocer la disponibilidad real de los colaboradores) y en algunos

casos sobre el equipamiento técnico (para<A[para|por]> aquellos proyectos

que requieran hardware o software especiales).

• Selección del equipo humano: Hay que disponer de información sobre co-

laboradores para poder decidir rápidamente quién formará parte del equi-

po de trabajo. Además de información como pares de lenguas y especiali-

dad, hay que tener a mano información sobre proyectos anteriores hechos

por el colaborador, datos de evaluación, etc. También es imprescindible

conocer la disponibilidad actual real. Este dato será difícil de conocer si el

colaborador trabaja habitualmente para otras empresas.

• Reacción delante imprevistos: No siempre todo se marcha correc-

tamente. Pueden haber diversos imprevistos, como la baja tempo-

ral de uno de los colaboradores, nuevas versiones de los originales,

atrasos<A[atrasos|retrasos]> por otras causas, etc. Las herramientas de ges-

tión de proyectos nos facilitarán la toma de decisiones para tener una reac-

ción rápida.


1.1.3. Comunicación

La comunicación dentro del grupo de trabajo tiene que ser rápida. Muchos

programas de gestión de proyectos tienen conexión directa con los programas

de gestión de correo electrónico más habituales. Así, desde el mismo programa

de gestión, podremos enviar mensajes de correo electrónico de manera inme-

diata. Algunos sistemas de gestión de proyectos permiten también la creación

de foros internos para los proyectos, de manera que se podrán ir dejando las

diferentes informaciones o bien realizar consultas a todo el equipo de trabajo.

En algunos sistemas de gestión, los colaboradores pueden ir registrando dia-

riamente cómo ha ido avanzando diariamente su trabajo, de manera que el

gestor podrá tener siempre información detallada y actualizada de la evolu-

ción del proyecto.

1.2. Características generales de las herramientas de gestión de

proyectos de traducción

Existen diversas herramientas de gestión de proyectos. En este apartado pre-

tendemos presentar las características generales presentes en la mayoría de he-

rramientas. Estas características se pueden dividir en los siguientes grupos:

• Base de datos de colaboradores

• Base de datos de clientes

• Funcionalidades financieras (presupuesto, facturación a clientes y colabo-

radores, análisis de beneficios o pérdidas, etc.)

• Control del flujo de trabajo (presupuesto, selección del equipo de colabo-

radores, creación y asignación de tareas, control del desarrollo de las ta-

reas, etc.)

Otra característica que se está imponiendo en la gran mayoría de herramientas

de gestión de proyectos de traducción es que sea accesible desde Internet. De

esta manera, todas las categorías de usuarios tendrán acceso a la herramienta,

aunque con diferentes permisos. Por ejemplo, un gestor de proyectos tendrá

un acceso total a todos sus proyectos, a la base de datos de colaboradores y a la

base de datos de clientes (al menos de aquellos clientes que gestiona, en caso

de grandes empresas). En cambio, un colaborador freelance sólo tendrá acceso

a sus datos personales y profesionales y, dentro de un determinado proyecto, a

todo lo que haga referencia a sus tareas. En empresas grandes, los responsables

de la gestión económica tendrán acceso a toda la información financiera, de

manera que podrán gestionar los cobros y pagos.


Este acceso vía Internet es muy interesante, ya que, por ejemplo, un traductor

freelance podrá mantener siempre actualizados sus datos, e indicar los perio-

dos de vacaciones y de no disponibilidad por otras causas.

1.2.1. Base de datos de colaboradores

Disponer de una buena base de datos de colaboradores es de vital importancia

para una empresa de traducción, hasta el punto que a menudo se presentan

como un activo de la propia empresa y podemos ver anuncios publicitarios

de empresas de traducción que utilizan la cifra de registros de su base de da-

tos como valor añadido. Cuando hablamos de una buena base de datos de tra-

ductores nos referimos al hecho de que los datos sean reales y estén actualiza-

dos. De nada nos servirá disponer de una base de datos de 5000 traductores

si los datos son de dudosa procedencia y cuando nos ponemos en contacto

con alguno de ellos por correo electrónico nos devuelven el mensaje porque

la dirección es errónea.

Además de los datos básicos de contacto debemos disponer de datos sobre:

• Pares de lenguas de trabajo, con una indicación del grado de conocimien-

tos

• Especialidades en las que trabaja

• Habilidades (skills en inglés), es decir, perfiles que puede adoptar (traduc-

tor, revisor, etc.)

• Información sobre la evaluación de este colaborador

• Disponibilidad

• Tarifas que aplica para cada una de las tareas

• Información financiera para la facturación (impuestos aplicables, forma

de pago, etc.)

• Proyectos en los que ha colaborado

1.2.2. Base de datos de clientes

La base de datos de clientes es también básica para una empresa de traducción.

Hay que disponer de una información actualizada, especialmente por lo que

respecta al nombre y a los datos de las personas de contacto. Hay que saber

con quién hay que contactar para cada tema, para no perder el tiempo, ni

hacerlo perder, en mensajes o llamadas a las personas equivocadas. También

será necesario tener información detallada de los proyectos y peticiones de

presupuestos que ha hecho a una determinada empresa, así como el grado de

satisfacción alcanzado para cada uno de los proyectos que nos ha encargado.

Otra información básica es la de tarifas que se aplican a un cliente determina-

do. Es posible que la tarificación de nuestra empresa de traducción sea dife-

rente para algunos clientes. Si cuando hacemos un presupuesto no tenemos a

mano esta información podemos cometer un grave error. Pensad que si reci-

ben un presupuesto con unas tarifas más altas lo más seguro es que no nos lo


acepten, pero si las reciben con unas tarifas más bajas, pueden pensar que en

los proyectos anteriores los hemos cobrado de más. Y eso, con toda seguridad,

no les hará ninguna gracia.

1.2.3. Funcionalidades financieras

Un proyecto de traducción generará toda una serie de documentos financie-

ros. Presupuestos, facturas al cliente, facturas a colaboradores. Muchas herra-

mientas de gestión de proyectos generan todo este tipo de documentación de

manera automática a partir de un conjunto de plantillas. Además de generar

estos documentos, la herramienta de gestión tiene que ser capaz de realizar

informes detallados sobre la actividad y poder acceder y exportar esta infor-

mación para utilizarla en el momento de llevar a cabo toda la contabilidad

de la empresa.

1.2.4. Control del flujo de trabajo

Las herramientas de gestión de proyectos tienen que permitir tener un control

total sobre el flujo de trabajo. Esto implica flexibilidad para poder crear tareas

adecuadas al proyecto y a la manera de trabajar de la empresa. No todos los

proyectos de traducción se dividirán en las mismas tareas ni, ante un mismo

proyecto, todos los gestores crearían las mismas tareas. Además de poder crear

las tareas de una manera lo bastante flexible, los programas de gestión han

de permitir seleccionar al colaborador más adecuado de una manera práctica-

mente automática. A partir de las características de la tarea, el programa tiene

que ser capaz de seleccionar a los colaboradores adecuados de la base de datos

y presentarlos por orden de preferencia (teniendo en cuenta los datos de pares

de lenguas, especialidad, evaluación, disponibilidad, etc.). Así, el gestor tendrá

que escoger entre una lista en principio reducida de colaboradores, y ponerse

en contacto con ellos para ver si aceptan participar en el proyecto.

El sistema de gestión debe actualizarse diariamente, para permitir una obser-

vación siempre actualizada del desarrollo del proyecto. Para que esto suceda,

es muy importante que los colaboradores puedan conectarse al sistema e in-

formar sobre las tareas desarrolladas durante el día.


2. Características generales de Project-Translation

Project-Translation es un producto desarrollado por la empresa Project-Open

(www.project-open.com). Se trata de un sistema de gestión de proyectos de

traducción muy completo que presenta dos características principales muy

interesantes.

• El sistema básico es un producto gratuito, de libre distribución y de códi-

go abierto. Ésta versión básica no incluye todas las funcionalidades, pero

puede ser suficiente para una pequeña o mediana empresa de traducción.

La empresa Project-Open gana dinero vendiendo una serie de extensiones

del producto que lo hacen mucho más interesante, y también haciendo

adaptaciones a medida. Dado que el proyecto es de código abierto y está

bien documentado siempre es posible, si se tienen los conocimientos ne-

cesarios de programación, desarrollar modificaciones o módulos adiciona-

les propios.

• Project-Translation funciona íntegramente vía web, es decir que para ac-

ceder al programa lo haremos a través de nuestro navegador web. Este he-

cho, como ya hemos comentado, resulta muy interesante, por no decir

prácticamente imprescindible. Pero que funcione vía web no implica ne-

cesariamente que no pueda funcionar localmente a un ordenador. El sis-

tema funcionará igual si al navegador le hacemos cargar la página desde

el servidor local (localhost).

Además de estas dos características principales, este producto tiene la ventaja

añadida de ser multiplataforma: existen versiones para Windows y para Linux.

En los próximos subapartados veremos las funcionalidades más destacadas de

este producto. También hay previstas una serie de prácticas con el objetivo de

conocerlo a fondo.

2.1. Aspectos generales

Project-Translation es una aplicación web. Cuando accedáis a ella os aparecerá

una pantalla de presentación. Se trata de una pantalla configurable, a fin de

que pueda ser adaptada a la imagen corporativa de la empresa. Para acceder al

sistema hay que estar registrado, es decir, disponer de un nombre de usuario

y de una contraseña. En las versiones de demostración es común presentar

unos enlaces que permiten acceder directamente con diversos perfiles. Desde

la misma pantalla de presentación se puede hacer una solicitud de registro

(mediante el enlace Register) que deberá ser aceptada por el administrador.

http://www.project-open.com/


Los�perfiles�en�Project-Translation

En Project-Translation el concepto de perfil es muy importante, ya que mar-

cará las aplicaciones y la información a las que tiene acceso el usuario. La can-

tidad de perfiles es configurable, así como los permisos de acceso asociados a

cada perfil. En general se distinguen los siguientes grupos:

• Administrador: es el super-usuario, que tiene acceso a absolutamente todo

y que además puede configurar el sistema.

• Empleados: dentro de este grupo pueden haber diferentes categorías, des-

de el big boss que tiene acceso a todo menos a la configuración del sis-

tema, hasta los traductores en plantilla, que sólo tendrán en acceso a la

información referente a los proyectos en los que trabajan. Otro perfil im-

portante será el de gestor de proyectos, que tendrá información detallada

de todos los proyectos que gestiona, a cierta información financiera sobre

estos proyectos, y a la base de datos de colaboradores freelance.

• Personal freelance: son trabajadores externos, pero también tienen acceso

al sistema. Sólo podrán acceder a su información personal y a ver cierta

información sobre los proyectos en los que participan.

• Clientes: también es posible dar acceso al sistema a los clientes. De esta

manera podrán tener acceso a cierta información sobre los proyectos que

tienen contratados, bajarse los archivos finales traducidos, etc.

Acceso�al�sistema


Cuando accedemos al sistema, nos llamará la atención que en la primera pan-

talla nos aparezca la fotografía y una pequeña presentación de un empleado

de la empresa. La idea es fomentar el conocimiento mutuo entre los compa-

ñeros de trabajo. Es una idea interesante para mejorar el conocimiento y las

relaciones entre los empleados de una empresa de un cierto tamaño.

A partir de esta primera pantalla tendremos acceso a toda la información y

aplicaciones para las que tengamos permisos. La información está organizada

de una manera muy clara mediante un conjunto de pestañas. Pinchando sobre

alguna de estas pestañas accederemos a una nueva pantalla, en la que encon-

traremos la información relevante y posiblemente otro conjunto de pestañas.

2.2. Bases de datos de empleados, freelances, clientes y compañía

Con Project-Translation se pueden crear fácilmente las bases de datos de em-

pleados, freelance y clientes. En esta aplicación de gestión es también muy

importante el concepto de compañía. Una compañía, en Project-Translation,

es toda persona u organización que nos pueda emitir una factura o a la que

le podamos emitir una factura. Tanto los clientes como el personal freelance

estarán también incluidos en la base de datos de compañías.

2.3. El módulo Freelance Extension

En la versión básica del sistema, la información que podemos asociar a un

colaborador freelance no difiere demasiado de la que podemos asociar a los

empleados o a los clientes. Esta información no será suficiente para poder ha-

cer las búsquedas de los freelance más adecuados para un proyecto (ya que no

disponemos de campos para los pares de lenguas, especialidades, etc.).

La empresa Project-Open ofrece una extensión de Project-Translation llamada

Freelance Extension, que permite almacenar en la base de datos de personal

freelance toda una serie de información imprescindible para poder realizar


posteriormente la búsqueda automática de los colaboradores freelance más

adecuados para un determinado proyecto. Así, la Freelance Extension permite

a los gestores de proyectos gestionar al personal freelance y automatizar la

generación de documentación financiera para los freelance. Esta extensión

está formada por tres componentes principales:

• Gestión del proceso de reclutamiento de personal freelance. La base de

datos almacena información sobre el proceso de reclutamiento de los co-

laboradores: la fuente de contacto, las pruebas de traducción enviadas, las

recibidas, los resultados, etc.

• Base de datos sobre el perfil detallado de cada freelance. Permite gestionar,

de una manera muy detallada, el perfil del personal freelance. La base de

datos almacena información sobre los pares de lenguas, las áreas de espe-

cialidad, los sistemas informáticos, los programas que tiene, etc.

• Generación de información financiera para los freelance. Permite la gene-

ración de órdenes de compra (encargos de trabajo) y facturas a partir de la

información de flujo de trabajo.

Datos básicos de un freelance y ficha de presentación:

Información de contacto de un freelance:


Información sobre el freelance y sus "habilidades":

2.4. Control del flujo de trabajo

El módulo de control del flujo de trabajo permite asistir al gestor de proyectos

en todos los aspectos relacionados con el desarrollo de un proyecto de traduc-

ción o de localización. Entre otras cosas permite:

• Aceptar los ficheros de análisis de proyectos de Trados e incorporarlos al

proyecto para realizar el presupuesto y para determinar las tareas

• Generar presupuestos para los clientes

• Generar órdenes de compra para proveedores y freelance

• Ejecutar el proyecto

• Visualizar el desarrollo del proyecto

• Generar facturas para el cliente

• Generar facturas para los proveedores y freelance

Una secuencia típica de acciones para un proyecto de traducción podría ser

la siguiente:

• El cliente pasa un archivo que presupuestar al gestor de proyectos


• El gestor de proyectos crea un nuevo proyecto en Project-Translation

• El gestor de proyectos sube el fichero al sistema

• El gestor de proyectos hace un presupuesto de proyecto de traducción. Pro-

ject-Translation puede trabajar directamente con los ficheros de análisis

de Trados. A partir del fichero de análisis el sistema genera un presupuesto

automáticamente teniendo en cuenta las tarifas aplicables para este cliente

• El gestor envía el presupuesto al cliente, y éste lo acepta

• El gestor de proyectos crea el equipo de traductores, revisores, etc. y asigna

las tareas a cada colaborador

• El traductor o traductores descargan el archivo a traducir o el proyecto de

traducción en caso de utilizar TAO

• El traductor sube el archivo traducido

• El mismo proceso se puede repetir para correctores y maquetadores

• Finalmente, el gestor de proyectos recupera el documento final traducido y

lo envía al cliente. Alternativamente el cliente puede descargar los archivos

directamente de Project-Open.

2.5. Funcionalidades financieras

Project Translation incorpora una serie de funcionalidades financieras orien-

tadas básicamente a la generación automática de facturas a los clientes y a los

freelance. Las facturas se generan a partir de los datos del proyecto y de las

tarifas aplicables.

Pantalla de creación de facturas:

Ejemplo de factura creada automáticamente:


Otra funcionalidad financiera interesante es el análisis de ganancias y pérdi-

das, que permite ver si un determinado proyecto o un determinado cliente

genera pérdidas o beneficios.

Se pueden identificar cuatro áreas diferentes en la pantalla de beneficios y

pérdidas:

• En la parte superior izquierda se muestra la lista de documentos financieros

ordenados por tipo de documento.

• En la parte derecha hay una serie de enlaces de tipo administrativo que

permiten generar nuevos documentos administrativos

• En la parte inferior encontramos un resumen de ingresos y gastos. En la

parte derecha los ingresos y gastos reales. Estos datos reales se incluyen

las facturas al cliente, las facturas a los proveedores y los gastos internos

(las calculadas a partir del tiempo dedicado por el personal propio). En

la parte derecha están los datos preliminares que se obtienen a partir del

presupuesto y de las órdenes de compra.


2.6. Módulo de control de calidad

El módulo de control de calidad es un módulo adicional no incluido en la

distribución básica. Este módulo permite registrar datos referentes a la calidad

alcanzada, basada en pruebas de aseguramiento de la calidad.


3. Otras herramientas de gestión de proyectos

3.1. LTC Organiser

LTC Organiser ha sido desarrollado por The Language Technology Centre (http:/

/www.langtech.co.uk/) a partir de su propia experiencia en gestión de proyec-

tos de traducción y localización.

Módulos�principales

La herramienta está compuesta por los siguientes módulos principales:

• Módulo de gestión de proyectos: contiene toda la información relaciona-

da con los proyectos, como las tareas, costes y fechas de entrega. Median-

te una interfaz muy fácil de utilizar se pueden gestionar los proyectos a

todos los niveles, optimizando el flujo de trabajo. Se puede acceder a los

directorios y archivos de cada proyecto directamente desde LTC Organiser.

También dispone de una herramienta de búsqueda que permite encontrar

los proyectos a partir de ciertos criterios (tales como el cliente, las lenguas

original y de destino, etc.).

• Módulo de presupuestos: sirve para crear y gestionar los presupuestos. El

cálculo del presupuesto se hace a partir de las tarifas aplicables a cada clien-

te. A partir de un presupuesto aceptado se puede generar directamente el

proyecto para el módulo de gestión de proyectos.

• Módulo de proveedores: proporciona acceso a la base de datos de provee-

dores.

• La ficha de supplier management ofrece el siguiente aspecto:

http://www.langtech.co.uk/

http://www.langtech.co.uk/


Los datos principales que recoge son:

• Datos de contacto

• Lenguas (lengua materna, lenguas de partida, lenguas de llegada)

• Áreas de especialidad

• Tarifas y perfiles

• Tareas y vacaciones

• Software y hardware

• Control de licencias de programas (tanto las prestadas por la empresa co-

mo las propias)

• Conocimiento de herramientas específicas

Los traductores se pueden buscar por lenguas de partida, de llegada y materna,

áreas de especialidad, conocimiento de herramientas, etc. Una vez obtenida

la lista de traductores, se pueden verificar rápidamente sus tarifas, disponibi-

lidad, carga de trabajo actual, etc.

• Módulo�de�gestión�de�clientes: proporciona acceso a la base de datos de

clientes. La herramienta de busca y la clasificación de clientes proporcio-

na una gestión fácil orientada a tareas de marketing. La base de datos de

clientes permite almacenar tantos contactos como sean necesarios dentro

de una misma empresa; almacena también los detalles de los proyectos

hechos o en curso para esta empresa, los requisitos específicos del cliente,

condiciones de pago, tarifas específicas, etc.

• Módulo�financiero: permite crear facturas, verificar los balances y los pa-

gos efectuados y pendientes.

• Módulo�de�informes: permite generar informes de gestión y financieros

a partir de los datos almacenados.


• Módulo�de�contactos: es una manera rápida de acceder a la información

de contactos de proveedores, clientes y otros contactos que queramos aña-

dir. Los datos de la base de datos de clientes y proveedores se traspasan

automáticamente a la base de datos de contactos.

Versiones�de�la�herramienta

Esta herramienta está disponible en cuatro versiones:

• La edición Freelance está diseñada específicamente para traductores autó-

nomos. El módulo de proveedores no está disponible en esta versión.

• La edición Agency es ideal para empresas de traducción de tamaño media-

no o para un grupo de traductores autónomos que colaboran entre ellos

• La edición Corporate está orientada a empresas de mayor tamaño e incluye

una interfaz web

• La edición Web tiene las mismas características que la Corporate pero per-

mite gestionar proyectos de una manera distribuida a través de Internet

Algunas�ventajas�de�la�versión�web

Presentamos en esta sección algunas de las ventajas que presenta la versión

web de LTC Organiser.

El cliente puede conectarse al sistema y hacer una solicitud de presupuesto. El

proceso consta de los siguientes pasos:

• El cliente se conecta a la web y realiza una solicitud de presupuesto.

• El gestor de proyectos recibe un aviso de la solicitud del cliente y verifica

los datos para confirmarlas o modificarlas.


• LTC Organiser envía automáticamente la confirmación del presupuesto y

lo almacena en el directorio adecuado.

Con la versión web los clientes pueden cargar y descargar archivos y verificar

el progreso del proyecto:

Los proveedores pueden registrarse y actualizar sus datos, cargar y descargar

archivos, ver las tareas actuales y las futuras e introducir el estado de sus pro-

yectos:


Estado�actual�de�la�herramienta

Actualmente esta herramienta ya no se comercializa y ha sido sustituida por

LTC Worx.

3.2. Projetex

Projetex (www.projetex.com) es una herramienta de gestión de proyectos que,

de acuerdo con sus desarrolladores, presenta una gran cantidad de ventajas

para todos los miembros del equipo, desde el administrador del sistema hasta

el gestor de proyectos, pasando por los departamentos de recursos humanos,

contabilidad, etc. En este apartado reproduciremos la información que se ofre-

ce en la publicidad de la herramienta.

Ventajas�para�el�gestor�de�proyectos

http://www.projetex.com/


• Vista tipo árbol de todos los trabajos de un determinado proyecto

• Capacidad de registrar la calidad alcanzada por el personal freelance en

cada proyecto, y de utilizar posteriormente esta información para selec-

cionar los freelance para otro proyecto

• Facilidad de seguimiento de la asignación de tareas

Ventajas�para�el�administrador�de�sistemas

• Fácil mantenimiento de la base de datos: copias de seguridad y actualiza-

ción

• Características avanzadas de seguridad


• Fácil adaptación a las propias necesidades (customización)

• Escalabilidad: funcionamiento fiable con acceso simultáneo de diversos

usuarios

• Acceso concurrente: para evitar la pérdida de datos se bloquean temporal-

mente los registros durante las operaciones de edición. Mientras un usua-

rio edita los datos de un registro, otro usuario puede acceder al registro en

modo de lectura

Ventajas�generales�para�las�agencias�de�traducción

• La contabilidad se puede llevar en múltiples divisas, que se convierten a

la divisa preestablecida por la empresa

• Se puede analizar fácilmente los beneficios generados por un determinado

proyecto

• Las carpetas y archivos se organizan en un único repositorio central

• Plantillas fácilmente personalizables para todos documentos corporativos

(asignación de tareas, órdenes de compra, presupuestos, facturas, etc.).

Ventajas�para�la�contabilidad


• Numeración automática de facturas, orden de compra, asignación de ta-

reas, tanto a nivel global como a nivel específico de cliente o de provee-

dores

• Visión global de facturas, pagos realizados y pagos pendientes con la fecha

esperada de pago

• Sistema flexible de relacionar los pagos con las facturas: muchas facturas

se pueden pagar mediante un único pago, así como una única factura se

puede pagar mediante diversos pagos

• Se pueden gestionar pagos o cobros en divisas distintas

Ventajas�para�el�departamento�de�ventas

• La consistencia de las tarifas se mantiene mediante unos Precios Generales

y unos Precios para clientes: hay un precio general que sirve como punto

de referencia, y precios personalizados para cada cliente en relación con

el precio general

• Existencia de Notas de Marketing, que se pueden utilizar para mantener

un dossier de cliente para entender mejor sus necesidades y poder realizar

acciones de Marketing concretas

• Sistema de seguimiento de Marketing para mantener un seguimiento de

las negociaciones y prospecciones


• Es posible añadir campos personalizados al perfil del cliente

Ventajas�para�el�departamento�de�Recursos�Humanos

• Es posible crear y mejorar continuamente la base de datos de freelances

• Se puede añadir un número ilimitado de campos para la base de datos de

freelances con diversos tipos de campos: número, cuadro de verificación,

cadena, texto, fecha y hora.

3.3. SDL TeamWorks

SDL TeamWorks es una solución de gestión de procesos de traducción y loca-

lización diseñada especialmente para la colaboración de equipos distribuidos

que va más allá de una herramienta de gestión de proyectos. Esta herramienta

tiene las siguientes funcionalidades principales:

• Memorias de traducción centralizadas, que permiten el acceso a memorias

de traducción compartidas tanto desde dentro de la empresa como desde

fuera

• Funcionalidades de gestión de proyectos

• Flujo de trabajo: la herramienta sugiere flujos de trabajo optimizados

• Automatización de tareas

• Aseguramiento de calidad: la herramienta permite la integración de pro-

cesos de aseguramiento de calidad

Podéis encontrar más información sobre este producto en la página web

www.sdl.com

http://www.sdl.com/


4. Conclusiones

En esta unidad hemos presentado las características generales de las herra-

mientas para la gestión de proyectos de traducción. Estas herramientas permi-

ten que el gestor de proyectos trabaje de manera mucho más efectiva, liberán-

dolo de muchas tareas repetitivas de tipo administrativo y permitiéndole de

esta manera dedicar más tiempo a tareas relacionadas con la traducción.


5. Para ampliar conocimientos

En este apartado proponemos profundizar los conocimientos sobre alguna de

las herramientas de gestión de proyectos de traducción presentadas en esta

unidad. Visitad la web de alguna de estas herramientas y tratad de descargar

una versión de demostración o los manuales.

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