para la revisión de Planes Operativos Anuales POAs de proyectos/Guia... · B. Lista de Verificación para la revisión de un POA ... V.-Hipótesis y Riesgos ... Disposiciones Técnicas

Cooperación de la Comunidad Europea con América Latina

Guíapara la revisión de

Planes Operativos Anuales

POAs

Octubre de 2000

Foro de ProyectosForo de ProyectosAmérica CentralAmérica Central

Secretaria TécnicaSecretaria Técnica

Índice Tipo y Listade Verificación

Documentos deReferencia

Circuito deComunicación

Elementos parala Revisión

Contenido delPOA

Anexos e ÍndiceTemático

Secretaria Técnica Guía para la revisión de un POA i

sta guía ha sido elaborada por la Secretaría Técnica delForo de Directores de Proyectos de Cooperación financiadospor la Comunidad Europea en América Central, encoordinación con la Unidad SCR/B3 de la ComisiónEuropea.

La guía está dirigida para apoyar a los/as técnicos/asencargados/as de la revisión y aprobación de los PlanesOperativos Anuales (POAs) de los Proyectos de la línea“Cooperación Financiera y Técnica” de la ComunidadEuropea en América Latina.

PPrreesseennttaacciióónn





Contenido delPOA


ii Guía para la revisión de un POA Secretaria Técnica





Contenido delPOA


Secretaria Técnica Guía para la revisión de un POA iii

CCoonntteenniiddooAbreviaturas ........................................................................................................................... v

Parte A - Índice Tipo y Lista de Verificación...................................................................... 1Nota Introductoria ........................................................................................................................3A. Índice Tipo de un POA.........................................................................................................4B. Lista de Verificación para la revisión de un POA ...................................................................5

Parte B - Documentos de Referencia.................................................................................... 91. ¿Cuáles son los documentos de referencia? ..........................................................................112. ¿Qué es la gestión del ciclo de un Proyecto? ........................................................................133. ¿Cuáles son los indicadores y relaciones con el Marco Lógico en función de la gestión? .........144. El Manual del Terreno y su aplicación en la revisión de los POAs. ........................................14

Parte C - Circuito de Comunicación.................................................................................. 155. ¿Quién elabora el POA? .....................................................................................................176. ¿Cuándo un Proyecto debe presentar el POA?......................................................................177. ¿Cuál es el período cubierto por el POA?.............................................................................198. ¿Quién aprueba el POA?.....................................................................................................209. ¿Cuál es el Circuito de Comunicación para la aprobación de un POA?...................................22

Parte D - Elementos para la Revisión de un POA............................................................. 2310. ¿Cuáles son los documentos de respaldo?.............................................................................2511. ¿Cuáles son los aspectos básicos que el Revisor debe observar en el POA?............................2512. ¿Cuáles son los aspectos formales que el Revisor verificará durante el análisis? .....................2613. Los POAs en años particualres............................................................................................2714. Las modificaciones al POA en curso de ejecución. ...............................................................28

Parte E - Contenido de un POA.......................................................................................... 2915. ¿Cuál es el índice tipo del contenido de un POA?.................................................................3116. ¿Cuáles aspectos deberá considerar el Revisor del contenido básico de un POA? ...................32

I.-Resumen ........................................................................................................................32II.-Antecedentes .................................................................................................................33III.-Contexto ......................................................................................................................33IV.-Intervención.................................................................................................................35V.-Hipótesis y Riesgos .......................................................................................................41VI.-Ejecución del Programa/ Proyecto.................................................................................41VII.-Avance hacia la viabilidad/sostenibilidad......................................................................58VIII.-Seguimiento y Evaluación ..........................................................................................62IX.-Anexos ........................................................................................................................62





Contenido delPOA


iv Guía para la revisión de un POA Secretaria Técnica

Parte F - Anexos e Índice Tématico de la Guía ................................................................. 63Anexo 1 Cuadros Financieros Tipo. .........................................................................................65Anexo 2 Ficha de Acción. .......................................................................................................71Anexo 3 Modelos de Carta de Comentarios/aprobaciones de POAs. ..........................................77Anexo 4 Glosario....................................................................................................................83

Índice Temático .................................................................................................................... 93





Contenido delPOA


Secretaria Técnica Guía para la revisión de un POA v

AAbbrreevviiaattuurraass

Asistencia Técnica AT

Comité Consultivo CC

Comunidad Europea CE

Convenio de Financiación CF

Convenio Marco de Financiación CM

Disposiciones Técnicas y Administrativas DTA

Hombre / Mes h/m

Indicadores Objetivamente Verificables IOV

Marco Lógico ML

Planificación Seguimiento y Evaluación PS&E

Plan Operativo Anual POA

Plan Operativo Global POG

Plan Operativo Provisional POP

Seguimiento y Evaluación SyE

Sistema de Seguimiento Físico Financiero SSFF

Términos de Referencia TdR

Unidad de Gestión UG





Contenido delPOA


vi Guía para la revisión de un POA Secretaria Técnica





Contenido delPOA


Secretaria Técnica Guía para la revisión de un POA 1

Parte AÍndice tipo y Lista de Verificación





Contenido delPOA


2 Guía para la revisión de un POA Secretaria Técnica





Contenido delPOA



NNoottaa IInnttrroodduuccttoorriiaa

La presente Guía es un instrumento orientado a complementar la Guía de Preparación de POAs y facilitar eltrabajo de los Servicios encargados del seguimiento (Entes de Tutela) de los Programas/Proyectos1 de laCooperación de la Comunidad Europea.

La Guía se ha integrado en seis partes (capítulos), incluyendo el presente. Para facilidad de los Revisores delos Planes Operativos Anuales – POAs, junto al texto principal de la Guía, se incorporan (en un marcosombreado) los elementos o pautas más sobresalientes que deben ser consideradas en el examen deldocumento.

Parte A: Índice Tipo y Lista de Verificación. En esta sección se incluye el formato básico, el cual representael índice tipo a seguir por los Proyectos en la presentación de los diferentes documentos preparados por losresponsables de la gestión del Proyecto. Adicionalmente, en esta sección se incorpora una lista de verificación,la cual tiene el propósito de ayudar al Revisor, de manera sistemática, a observar los principales puntos delcontenido en los POAs presentados por los Proyectos.

Parte B: Documentos de Referencia. Esta sección presenta información sobre los principales documentosque le dan razón legal al Programa y los que deben ser preparados por los responsables de la gestión delProyecto.

Parte C: Circuito de Comunicación. Se incluye una primera parte sobre la responsabilidad en la elaboraciónde los POAs, los tiempos y/o flujo en que deben presentarse, sobre quién recae la responsabilidad de laaprobación y el circuito de comunicación entre los servicios de la CE y los Proyectos.

Parte D: Elementos para la Revisión. En esta sección se incluyen los principales elementos que deberánexaminar los responsables de la revisión de los POAs, los aspectos básicos y formales a observar en losdocumentos y la orientación de los POAs en años particulares.

Parte E: Contenido del POA . En esta parte de la Guía, se ha hecho un esfuerzo por dar las principalesorientaciones en la revisión del contenido de los POAs, a partir del índice tipo o formato básico de un POA.

Parte F: Anexos e Índice Temático. Contiene varios anexos, los cuales incluyen los principales gráficos quedeben ser presentados en el documento, particularmente los que se refieren a los cuadros financieros y en laplanificación de las actividades, por medio de la Ficha de Acción. Adicionalmente, se incluye un glosario y uníndice por temas de interés.

1 Indistintamente dentro del texto de la presente Guía, en el sentido más amplio, se utilizarán y aparecerán los términos

Programa y/o Proyecto.





Contenido delPOA



AAA... IIInnndddiiiccceee TTTiiipppooo dddeee uuunnn PPPOOOAAA222

Formato Básico

1. Resumen1.1. Identificación sucinta del Programa/Proyecto1.2. Ejecución física-financiera realizada1.3. Plan del año bajo programación (ejecución que se realizará)1.4. Puntos de atención (lista de puntos sensibles)

2. Antecedentes del Programa/Proyecto2.1. Convenio de Financiación2.2. El Proyecto

3. Contexto3.1. Política del gobierno/política sectorial3.2. Características del sector3.3. Beneficiarios y principales partes implicadas3.4. Problemas que deben resolverse3.5. Otras intervenciones3.6. Documentación disponible

4. Intervención4.1. Objetivos Generales4.2. Objetivo Específico4.3. Resultados4.4. Actividades

5. Hipótesis y Riesgos5.1. Hipótesis a los diferentes niveles5.2. Riesgos y flexibilidad

6. Ejecución del Programa/Proyecto6.1. Medios materiales y no materiales6.2. Organización, procedimientos y modalidades de ejecución6.3. Calendario de ejecución6.4. Costo y plan de financiación6.5. Condiciones especiales: medidas complementarias del

gobierno

7. Avance hacia la viabilidad/sostenibilidad7.1. Política(s) de apoyo7.2. Tecnología apropiada7.3. Protección del medio ambiente7.4. Aspectos socioculturales y enfoque de género7.5. Capacidad institucional y de gestión (pública y privada)7.6. Análisis de sostenibilidad

8. Seguimiento y evaluación8.1. Indicadores de seguimiento8.2. Revisiones/evaluaciones

9. Anexos

@@ El Revisor verificará queel índice del POA no difieradel contenido de los demásdocumentos, POP, POG, eInformes, dado que al existirun formato único estándar sepermite fácilmente visualizarla relación entre todos losdocumentos que elabore elProyecto y al mismo tiempoque ofrece un mayorentendimiento entre quien loselabora y quien realiza elseguimiento.

2 En la parte E “Contenido del POA” se presenta una descripción de cada una de las secciones incluidas en el índice tipo

(formato básico) de un POA. Este índice ha sido armonizado con el contenido del manual Gestión del Ciclo de un Proyecto,Enfoque Integrado y Marco Lógico, preparado por la Comisión de las Comunidades Europeas, No. 1 febrero de 1993.





Contenido delPOA



B. Lista de Verificación para la revisión de un POA

Proyecto:Convenio: POA (indicar período/año) Fecha:1. Circuito de preparación del POA. Si No Pág. Fecha Comentario

¿La metodología de elaboración del POA fue adecuada y se ha descrito enel documento?¿El POA fue presentado en tiempo oportuno?

¿El ciclo de planificación/ejecución del Proyecto es regular?

¿El POA fue sometido a revisión del Comité Consultivo –CC?

¿Fueron incorporadas las recomendaciones del CC?

¿El POA fue sometido al circuito de aprobación correctamente?¿Cuenta con la aprobación de la Contraparte nacional y/u otros co-financiadores?¿La calendarización de este POA es congruente con el POG y POAsanteriores?

2. Documentos disponibles para el análisis del POA. Si No Pág. Fecha Comentario

¿Fueron estos documentos aprobados regularmente, POG y POAsanteriores?¿Se cuenta con aprobación/observaciones a los informes anteriores(automonitoreo, narrativos, anual)?¿Se dispone del informe de auditoria del ejercicio anterior, hasta quéaño__________?

3. Presentación del documento. Si No Pág. Fecha Comentario

El formato de presentación es adecuado, respecto a que es:¿Sintético?

¿Esquemático?

¿Completo?

¿Correcto?

4. Contenido del POA (formato básico). Si No Pág. Fecha Comentario

Existe un Resumen, el cual contiene:¿La identificación sucinta del Proyecto?¿La ejecución financiera, avance físico y los principales logrosacumulados hasta el año anterior, respecto al POG y POAs anteriores?¿Orientaciones indicativas sobre la ejecución que se pretende realizar enel período cubierto por el POA bajo estudio?¿Una lista de puntos de atención (p.e., información sobre cambios queafectan el POG, y/o CF, o aspectos que prevén la realización de unaddendum)?¿Un cuadro sobre saldos y requerimientos financieros para el año encuestión?

Se presentan los Antecedentes del Proyecto:¿Una breve información sobre lo que prescribe el Convenio deFinanciación – CF?¿Las lecciones y avances de la experiencia (incluyendo períodosimportantes, situación operativa y avances respecto a los resultados) y losprincipales lineamientos (políticas) para el año correspondiente?





Contenido delPOA



Continuación………….. Si No Pág. Fecha Comentario

Hay una descripción del Contexto :¿La descripción del contexto es coherente con la lógica de intervención?

¿Se presenta información sobre cambios relevantes en el contexto?

¿Los cambios mencionados pueden requerir modificaciones al POG?

¿Estos cambios son contemplados en el documento presentado?

¿Se indican las principales prioridades de acción para el año bajo estudio?¿Se indican aspectos relevantes respecto a las políticas de apoyo delGobierno y/o sectoriales?¿Se presenta información relevante (novedosa) respecto al sector donde seinterviene?¿Se hace una descripción de los beneficiarios y partes implicadas, yprincipales problemas a resolver durante el plan correspondiente?

Se presenta una sección sobre la Intervención:¿Hay una descripción sobre los indicadores de los objetivos (cambios uavances particulares)?¿Existe un cuadro sinóptico respecto a los avances de las actividades yresultados del anterior plan, y concatenación con el nuevo plan?¿Existe un detalle de los resultados intermedios por alcanzar durante el año?

¿Han sido definidos los IOV de los resultados intermedios, previstos en elaño?¿Están los resultados intermedios y los IOV respectivos, comparados conlos alcances realizados hasta la fecha y las previsiones del POG?¿Hay una descripción de las actividades que se pretenden realizar?¿La descripción de las actividades que se pretenden realizar y losresultados por alcanzar durante el año en cuestión, mantienen lacodificación del ML?¿Hay una descripción sobre la(s) modalidad(es) de ejecución aimplementar en el nuevo plan)?¿Se utiliza un sistema automatizado de seguimiento físico financiero(SSFF), y se incluyen las matrices rubro/actividad (incluyendo sub-actividades), para la planificación de las actividades del nuevo POA?¿Existe una matriz rubro/actividad (incluyendo sub-actividades)?

¿Se determina el costo para cada actividad y sub-actividad?¿Se utiliza la Ficha de Acción, como parte de las herramientas deplanificación?¿Se incluyen actividades de información, difusión y visibilidad?

¿Están estas actividades concertadas con la Delegación local?

Existe un apartado sobre Hipótesis y riesgos :¿Están explícitamente desarrolladas las hipótesis (supuestos decumplimiento) en los diferentes niveles (resultados intermedios,actividades, sub-actividades), para el año en cuestión?¿Existe una descripción sobre la capacidad del Proyecto para enfrentarposibles contingencias (riesgos) que se presenten durante el año bajoprogramación, incluyendo posibles estimaciones presupuestarias?

Se presenta una sección sobre Ejecución del Proyecto:Medios para la ejecución

¿Están previstos de acuerdo al CF y POG?¿Se cuenta con la suficiente información sobre las compras previstas(equipos, etcétera)?





Contenido delPOA




¿Es adecuada su valoración en relación con la ejecución prevista en elPOA bajo estudio?¿Se prevé dentro del plan contar con misiones de apoyo – AT externa?

¿Se especifican adecuadamente las misiones de apoyo – AT externa?

¿Se realizarán obras físicas?¿Existen los detalles relativos al tipo, cantidad y procedimientos deejecución de las obras físicas previstas?¿Están previstas las compras y contrataciones de acuerdo a las normas yprocedimientos de la Comisión y/u otros financiadores del Proyecto?¿Están concertadas, son razonables y presupuestadas adecuadamente?¿Se ha definido desde el inicio de la intervención, una estrategia particularpara la implementación de los fondos para crédito del Proyecto?¿Es la estrategia (diseño, contratos y reglamentos) para el uso de losfondos de crédito, acorde a las orientaciones de la Comisión?¿Está aprobada (diseño, contratos y reglamentos) por los Entes de Tutela?

¿Se prevé el uso de fondos para crédito durante el año en cuestión?¿Se ha realizado un análisis histórico (cartera, morosidad, costos, tasas deinterés, etcétera) y estimado la demanda por atender durante el año encuestión?

CRÉDITO

¿La gestión de los fondos de crédito es conforme a los procedimientosaprobados, y/o se prevén ajustes durante el nuevo plan (están éstosdebidamente justificados)?

Organización y modalidades de ejecución del Proyecto¿Cuenta el Proyecto con una estructura orgánica adecuada y equilibradapara la intervención?¿Se prevé una reducción de la UG, en función de la transferencia y cierre?

¿Se cuenta con información sobre las acciones realizadas con el CC?

¿La ejecución se realiza conforme a la modalidad prevista?

Calendario de ejecución¿El calendario es congruente con la intervención, y considera lacontinuidad de las acciones respecto a la ejecución del año anterior?¿Se considera que el calendario de ejecución es realista?

Costo y plan de financiación (presupuesto e indicadores de avance)¿El detalle presupuestario (rubro/actividad/sub-actividad) es conforme alCF y POG, y presentado en EURO y moneda local?¿Se incluyen todos los fondos y todas las fuentes de financiamiento?¿Se presentan cuadros sinópticos sobre la ejecución financiera y física,(haciendo referencia a POAs anteriores y al POA bajo estudio)?¿Se valoran adecuadamente las contribuciones en especie?

¿Se presenta un plan de tesorería del año bajo estudio?

¿Se informa sobre las disponibilidades financieras en bancos y caja?¿Se prevé la utilización de fondos que requieren autorización expresa dela Comisión Europea?¿Están debidamente justificados y se cuenta con una solicitud?

¿Es realista la tendencia de ejecución del Proyecto?

Condiciones especiales (medidas complementarias)¿Está claramente reflejado el papel de la Contraparte (técnica yfinanciera)?





Contenido delPOA




Se presenta una sección sobre viabilidad/sostenibilidad:Políticas de apoyo

¿Se prevén cambios en las políticas nacionales que repercuten en laviabilidad del Proyecto?

Tecnología apropiada¿Se prevén cambios en los métodos y medios de intervención definidos alinicio?

Medio ambiente¿Se prevén acciones a favor del medio ambiente?¿Se cuenta con estudios de impacto ambiental y medidas de mitigación,por actividades que se realizarán y tendrán efectos sobre el ambiente?

Aspectos socioculturales y de género¿Se prevén efectos en cuanto a género y aspectos socioculturales?

Capacidad institucional y de gestión¿Se prevén acciones que contribuirán a mejorar la capacidad institucionalde los actores, presentes en la zona de intervención del Proyecto?¿Se prevé la creación de nuevas instituciones por parte del Proyecto?¿En caso de crear nuevas instituciones, está previsto en el CF/ POG y elProyecto cuenta con una propuesta adecuada?

Análisis de sostenibilidad¿Están previstas en el POG acciones con un horizonte mayor a la vida delProyecto?¿En caso de que se prevean acciones a un tiempo mayor a la vida delProyecto, se cuenta con una estrategia realista y apropiada que garantizala sostenibilidad de las mismas (hay quien se hará cargo, cuenta lainstitución o grupo con la capacidad, etcétera)?¿Está aprobada por los Entes de Tutela la estrategia?¿Están previstas acciones puntuales en el año bajo programación,acciones que apoyan la estrategia de sostenibilidad del Proyecto?

Transferencia y Cierre¿Se encaminan las acciones a la transferencia?

¿Sí el POA corresponde al último año, está claramente descrita laestrategia de cierre (es viable)?

Se presenta una sección sobre Seguimiento y Evaluación (SyE):¿Se indican, en el POA, las actividades de seguimiento que se realizarán?

¿Son conformes al sistema de SyE vigente del Proyecto?¿Se prevé la realización de revisiones/evaluaciones del Proyecto, duranteel ejercicio correspondiente?

Se presenta una sección sobre Anexos :¿Contiene los anexos indispensables que aclaran (amplían) lainformación?Fichas de Acción

Detalle de cuadros financieros§ Tipo SSFF§ Otros ________________ (indicar)

Mapas e ilustraciones

IOV con relación a los resultados (intermedios y finales)

TdR de las misiones de apoyo, previstas durante el año





Contenido delPOA



Parte BDocumentos de Referencia





Contenido delPOA







Contenido delPOA



1. ¿Cuáles son los documentos de referencia?

Los Proyectos de cooperación al desarrollo que se ejecutan según unesquema abierto y bajo la modalidad de la autonomía técnico-financiera, operan sobre la base de un Convenio de Financiación(CF) y de un marco de planificación general que se establece alprincipio de la ejecución, Plan Operativo General (POG). Durantesu realización, la planificación del Proyecto, es además sometida auna serie de profundizaciones periódicas, Planes OperativosAnuales (POAs). Ambos, POG y POA, se basan sobre el enfoquedel Marco Lógico.

Actualmente, con la entrada en vigencia del Convenio-Marco(CM), el País beneficiario delega menos responsabilidad en laUnidad de Gestión. El CM en cuanto a acuerdo de financiación de laComunidad Europea, se cimienta en el reglamento ¨ALA1¨, preceptoque establece las normas a aplicarse para la ejecución de losproyectos relativos a la ayuda financiera y técnica, y a lacooperación económica en los países en desarrollo de AméricaLatina.

El Convenio de Financiación específico o el Contrato deSubvención2 son el soporte jurídico que da vida alPrograma/Proyecto3, tiene categoría de Acuerdo Internacional y seampara bajo el CM. Es firmado entre el/la País/Región,organizaciones internacionales, personas jurídicas o naturales, uotros entes privados beneficiari@s, y la Comisión Europea. Estáintegrado por disposiciones del CM, condiciones generales ydisposiciones técnicas y administrativas (DTA). Constituye el marcode referencia básico de la intervención del Proyecto, en cuanto aobjetivos, medios, estructura operativa y compromisos financieros.

EL Plan Operativo Provisional, POP o de Arranque , es undocumento simplificado (no debe sobrepasar de cinco a diezpáginas) que es preparado por el Proyecto. Permite reducir elperíodo de instalación de la Unidad de Gestión-UG4 (incluye ATeuropea) o estructura responsable de realizar la ejecución delProyecto, justifica la primera transferencia de fondos comunitarios yfavorece la implementación rápida de sus actividades técnicas yadministrativas.

@@ El Marco Lógico –ML:Instrumento de la gestión delciclo de Proyectos, quefacilita la estructuración y elanálisis de la informaciónpara la planificación,ejecución, seguimiento yevaluación de un Proyecto.

@@ El Convenio-Marco:acuerdo relativo a laejecución de la ayudafinanciera y técnica de lacooperación económica entrela Comunidad Europea, envirtud del reglamento ¨ALA¨ yel País Beneficiario.

@@ El Convenio deFinanciación – CF oContrato de Subvención: Esel soporte jurídico que da vidaal Programa/Proyecto.

@@ El Plan OperativoProvisional -POP: Documentosimplificado que permite elarranque del Proyecto,justifica la primeratransferencia de fondos.

1 Reglamento (CE)nº443/92 del Consejo de las Comunidades Europeas, con fecha 25 de febrero de 1992.2 Manual del Terreno, parte II. Principios Básicos.3 Indistintamente dentro del texto de la presente Guía se utilizarán y aparecerán, en el sentido más amplio, los términos

Programa y/o Proyecto.4 El término UG se ha utilizado frecuentemente para aquellos Proyectos que cuentan con Co-dirección; sin embargo, a partir

del CM este concepto ha empezado a modificarse y surgen nuevas figuras como las instituciones delegadas, las cuales podrántener, entre otras funciones, la de gestión financiera de los Proyectos. Por ello, se entenderá a la UG, en el sentido másextenso, y bajo la luz del espíritu del CM, como la estructura ejecutiva-operativa de las actividades técnicas y administrativasdel Proyecto, pudiendo tener o no tener Co-dirección.





Contenido delPOA



El POG es un instrumento que establece las estrategias globales, lacronología y los costos del Proyecto. Indica la metodología elegidapara alcanzar los resultados y consecuentemente, los objetivosdefinidos en el CF. Constituye el primer documento de trabajo delProyecto. Debe elaborarse durante la fase de arranque, tras lainstalación de la Dirección del mismo, y normalmente no debesobrepasar de las 50 páginas. Una vez aprobado se considera, aligual que el Convenio de Financiación, el marco estratégico deejecución del Programa.

El POA es el instrumento de planificación detallada que operativizael POG. Es elaborado por el Proyecto y no debe sobrepasar las 50páginas, incluyendo anexos específicos (no muy extensos). Esrecomendable que esté preparado tres meses antes del inicio delnuevo período (año siguiente) y aprobado por las Tutelas, previo ala realización de las actividades del nuevo año. El POA describe losresultados intermedios por conseguir durante el períodocorrespondiente, y detalla minuciosamente todas las actividadesprogramadas en el POG, tomando en cuenta lo realizado en elperíodo anterior, lo que falta por realizar y las disponibilidadesfinancieras.

Una vez aprobado por los Entes de Tutela, el POA permite laejecución de las actividades del Proyecto durante el ejercicio anualde referencia, y la consecuente alimentación financiera por parte delos financiadores, teniendo un valor técnico y complementario alPOG y CF. Una vez aceptado, el Proyecto podrá actuar encoherencia con su marco jurídico e institucional.

Tutelas y documentos legales/técnicos que rigen laImplementación/realización de un Proyecto

@@ El Plan OperativoGlobal –POG: Documento queoperativiza la lógica deintervención, detalla lasestrategias globales, programay presupuesta las actividadesque permitirán alcanzar losresultados a lo largo de todo elciclo de la intervención. Enotras palabras, puedeinterpretarse que el POG esuna sumatoria de planesanuales, y que evolucionaconforme la actualización de laplanificación de cada POA.

@@ El Plan Operativo Anual– POA: Documento, no mayorde 50 páginas, el cual planificaen detalle las actividades(incluyendo sub-actividades) ymedios (recursos financieros yno financieros disponibles),para operativizar laintervención del Proyecto enun determinado período(regularmente un año), y darcumplimiento a resultadosintermedios.

Estudio

Convenio

Responsables de la Gestión

POG POA 1

POA 2

POA 3

POA n

POP

UGInstituciónDelegadaEtcétera

CoordinadorNacional

OrganismoContraparte





Contenido delPOA



2. ¿Qué es la Gestión del Ciclo de un Proyecto?

La Gestión del Ciclo de un Proyecto –GCP, es un procedimientorelativamente sencillo que ayuda a determinar los factorescondicionantes del éxito de una operación, cubre las seis fases delciclo de un Proyecto, y se basa en las técnicas de enfoque integradoy marco lógico. Con el uso sistemático de la GCP se pretendeaprovechar las experiencias de los Proyectos de cooperación delpasado, para actuar mejor en las intervenciones futuras.

La GCP está estructurada a partir de los siguientes elementos:

a. PrincipiosÈÈ Enfoque integradoÈÈ PertinenciaÈÈ ViabilidadÈÈ Sostenibilidad.

b. Herramientas del Marco Lógico – MLÈÈ Diagrama de ProblemasÈÈ Diagrama de ObjetivosÈÈ Análisis de EstrategiasÈÈ Matriz de MLÈÈ Programa de actividad y de recursos, entre otras.

c. Herramientas ComplementariasÈÈ Talleres participativosÈÈ Evaluación medioambiental, etcétera.

K La GCP permite tener:ü Planteamientos sectoriales, en

lugar de un marco estratégicono claro.

ü Demanda de solucionesparticulares, sustituyendo laextrapolación de Proyectos yadiseñados.

ü Análisis situacional mejorado,en sustitución de análisispobres de la situación.

ü Planificación orientada a losobjetivos y no a lasactividades.

ü Impacto verificable.ü Enfasis en la Calidad, en

lugar de la presión en elgasto.

ü Enfasis en la Sostenibilidad,sustituyendo una visión decorto plazo.

ü Formatos estandarizados,sustituyendo documentos deProyecto imprecisos.

Programación

Evaluación Identificación

Ejecución Instrucción

Financiación

Toma estructurada de decisiones

El Ciclo del Proyecto

Mejores Proyectos ybeneficios más sostenibles

para los grupos objetivo

Mejores Proyectos ybeneficios más sosteniblespara los grupos objetivo

Programación

Identificación

Instrucción

Financiación

Ejecución

Evaluación

•Revisar los indicadores socioeconómicas

•Revisar las prioridades nacionales y delos donantes

•Acuerdo en el enfoque sectorial ytemático de la cooperación para eldesarrollo

•Revisar los indicadores socioeconómicos.

•Revisar las prioridades nacionales y delos donantes.

•Acuerdo en el enfoque sectorial ytemático de la cooperación para elDesarrollo.

•Formulación inicial de la idea delProyecto

•Ampliación de las ideas del Proyectopara su posterior estudio

•Formulación inicial de la idea delProyecto .

•Ampliación de las ideas del Proyectopara su posterior estudio.

•Llevar a cabo un estudio de viabilidad

•Especificación detallada de la idea delProyecto

•Decisión sobre como plantear propuestafinanciera

•Llevar a cabo un estudio de viabilidad.

•Especificación detallada de la idea delProyecto .

•Decisión sobre como plantear propuestafinanciera.

•Borrador de proposición de financiación

•Examen por el comité de financiación

•Decisión de financiación

•Borrador de proposición de financiación.

•Examen por el Comité de Financiación .

•Decisión de financiación.

•Competición de ofertas y adjudicaciónde contratos

•Movilización y ejecución del Proyecto

•Seguimiento

•Competición de ofertas y adjudicaciónde contratos.

•Movilización y ejecución del Proyecto

•Seguimiento

•Análisis de los efectos e impacto delProyecto

•Recomendaciones sobre accionescorrectoras

•Guía para futuros Proyectos

•Análisis de los efectos e impacto delProyecto .

•Recomendaciones sobre accionescorrectoras.

•Guía para futuros Proyectos.

EtapaEtapa Actividades dentro del Ciclo del ProyectoActividades dentro del Ciclo del Proyecto





Contenido delPOA



3. ¿Cuáles son los indicadores y relaciones con elMarco Lógico en función de la gestión internay externa del Proyecto?

A continuación se presentan gráficamente las características de losindicadores y relaciones con el Marco Lógico, ahí mismo se puedeidentificar claramente lo que compete a la gestión interna delProyecto y los factores externos a la gestión del mismo. Sinembargo, será la propia dinámica de la intervención la que puedaprever el éxito o no de Gestión, a partir de su eficacia e impacto.

K El Revisor verificará queel POA preparado por elProyecto, se encuentre dentrodel marco correspondiente ala Gestión interna del mismoy velará porque existaclaridad respecto a ello.

4. El Manual del Terreno y su aplicación en larevisión de los POAs

El Manual del Terreno es un instrumento orientador y de apoyo parala gestión interna del Proyecto, dinámico y permanentementeactualizado con las directrices de los Servicios de la Comisión. Lavinculación práctica, entre el Manual del terreno y la revisión delPOA, se da a partir de la convergencia de lo expresado en elManual, en referencia a la gestión interna del Proyecto, y lasactuaciones del Proyecto a partir de la verificación y aprobación dela planeación anual (POA).

K El Revisor observaráporque exista armonía ycoherencia entre lasorientaciones para laejecución de los Proyectos(Manual del Terreno) y losPOAs preparados por la UG.

CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES Y RELACIONES CON EL MARCO LÓGICO

Indicador dereferencia

RESPUESTA DELBENEFICIARIO

Estimación temprana deléxito del Proyecto através de la opinión de losbeneficiarios sobre sugrado de acceso al uso ysatisfacción por losservicios proporcionadospor el Proyecto

IMPACTOGrado de contribucióndel ObjetivoEspecífico al ObjetivoGeneral

EFICACIAEn qué medida losResultados delPrograma hancontribuido a alcanzarel Objetivo Específico

EFICIENCIARendimiento de lasActividades paraalcanzar losResultados

ECONOMIAMejor relación entreCostes/Plazos/Calidad

Medidas basadas en tendencias, indicadores sectorialesEl Objetivo General se revisa normalmente durante la evaluación

Consecución de los objetivos directosMedidas de la utilización del servicioOpiniones de los beneficiarios sobre provisión de serviciosIndicadores de sostenibilidad

Medidas basadas en indicadores del progreso físico – cuantitativas ycualitativasMedidas del suministro del servicioComparaciones de los logros reales con los objetivos planeadosRatios de costes, plazo y calidad

Medidas basadas en el programa de actividadesComparaciones de las fechas reales de inicio y finalización con lasprogramadasVariaciones con la programación inicialFechas de hitos y eventos

Medidas basadas en el presupuesto del proyectoComparaciones de la realidad con el planAnálisis de las contribuciones del gobierno, los donantes y losbeneficiariosAnálisis de variación de costes

Objetivo GeneralFinalización del Proyecto

Objetivo EspecíficoMedio Plazo yFinalización del Proyecto

ResultadosTrimestral/Anual

ActividadesSemanal/Mensual

Medios/CostesSemanal/Mensual

EXTERNA A LAGESTIÓN DEL

PROYECTO

GESTIÓNINTERNA DEL

PROYECTO





Contenido delPOA



Parte CCircuito de Comunicación





Contenido delPOA







Contenido delPOA



5. ¿Quién elabora el POA?

La responsabilidad de la elaboración de los POAs de un Proyectorecae sobre la Unidad de Gestión –UG del mismo. Comúnmentedurante su programación/ejecución, los Proyectos han utilizadoalgunas de las modalidades siguientes:

4 El POA es elaborado únicamente por la Dirección.

4 La Unidad de Planificación/monitoreo/evaluación del Proyectoes delegada por la Dirección para elaborar el POA.

4 La Dirección exige de los diferentes departamentos o unidadesoperativas del Proyecto una contribución al POA, cada uno porsu área de especialización; contribución que es posteriormentesocializada en un documento armónico.

No obstante, con más frecuencia se observa en los Proyectos laadopción de un enfoque participativo en la planificación, lo queincluye la realización de talleres de planificación periódica, en loscuales participa todo el personal técnico del Proyecto y, en los casosmás articulados, los mismos beneficiarios.

Es evidente que este último procedimiento, aunque es más lento,incluye el punto de vista de todos los actores, y garantiza una mejoradaptación del POA a las condiciones concretas del terreno.

6. ¿Cuándo un Proyecto debe presentar el POA?

El Manual de Terreno establece que el POA debe presentarse a laDelegación local correspondiente de los Servicios de la Comisión,por lo menos tres meses antes del comienzo de la ejecución delnuevo Plan. El envío del documento a la Comisión, aparte de losque deberán ser transmitidos al organismo de Contrapartenacional/regional, tiene que hacerse en tres copias (una para laDelegación y dos para la Sede) y actualizado, si fuese necesario,seis meses antes del final del período.

El POG y POA del primer año debe ser aprobado por los Entes deTutela como máximo al final del segundo trimestre del inicio delProyecto, para no prolongar excesivamente la etapa de preparación,a costa de la fase de ejecución. De esta forma, el POA del primeraño (POA1- primer plan) cubrirá los 6 meses restantes del primeraño1 e incorporará, como parte de su planificación y ejecución, los 6meses anteriores previstos en el Plan de arranque (POP).

K El Revisor tendrápresente que el Proyecto es elresponsable de la preparacióndel POA y es el que decide lamodalidad a utilizar para talresultado. Sin embargo, laComisión Europea impulsa laadopción de procesosparticipativos de planificacióny ejecución en los Proyectos.

K El Revisor verificará lamodalidad utilizada para laelaboración del POA y, paraaquellos casos donde no sehaya utilizado un métodoparticipativo, deberáasegurarse de que lasopiniones de los demás actoresque intervienen en el Proyecto,respecto al documento, noimpliquen objeción al mismo.

KK El Revisor deberáverificar que el Proyecto,dentro de su planificación,cumpla con el calendarioideal del flujo deplanificación. Calendario enel cual se prevé que el POAsea presentado paraaprobación de las Tutelas,tres meses antes del inicio delperíodo de implementación,con lo cual pueda disponersedel flujo de recursos para laejecución normal de lasoperaciones.

1 Esto tiene la finalidad de evitar los addenda al Convenio y/o contrato de AT europea, cubriendo desfases inevitables.





Contenido delPOA



El Revisor de POAs, velará porque este esquema óptimo2,justificado por la necesidad de contar con suficiente tiempo para laaprobación y envío de los fondos, sea respetado por los Proyectosque inician y por los Proyectos ya en ejecución.

Asimismo, el Revisor verificará que las Unidades de Gestión de losProyectos cumplan con las disposiciones de las principalesdirectrices del circuito de presentación de los Planes Operativos yde los informes; entre esas disposiciones se encuentran:

à Los documentos deben ser primeramente presentados alorganismo nacional/regional de Tutela, puesto que la UG es unorganismo «nacional/regional». Enseguida, luego de laaprobación del organismo de Tutela nacional/regional, deberánser presentados a la Comisión. No obstante, a fin de ganartiempo es admisible que la UG presente un plan o un informe,simultáneamente a la Tutela nacional/regional y a la Comisión.

à Por lo que se refiere a la presentación de los documentos a laComisión, el mecanismo más práctico es que sean enviados (las3 copias) en paralelo, a la Delegación y a la Sede (unidadtécnica responsable). Esto permitirá un intercambio de vistasdirectas (correo electrónico, fax, teléfono o correo) entre laspersonas de la Delegación y la Sede.

à A menos que se especifique otra cosa, la comunicación delProyecto (UG u otros actores directos) a la Sede de la Comisión,debe ser siempre dirigida a través de la Delegación.

El Revisor deberá coordinar con los Proyectos el calendario másadecuado para la presentación de los POAs, en función del grado deavance de la ejecución anterior. De acuerdo con los Proyectos,deberán implementarse medidas para reajustar el flujo deplanificación, alimentación financiera y ejecución, para llegar acoincidir con el esquema teórico óptimo previsto en el Manual deTerreno. Esto permitirá al Proyecto disponer de un primerdesembolso (en un porcentaje adecuado, el cual admite continuar

KK El Revisor deberácoordinar con los Proyectosel calendario más adecuadopara la presentación de losPOAs, en función del gradode avance de la ejecuciónanterior. De acuerdo con losProyectos, deberánimplementarse medidas parareajustar el flujo deplanificación, alimentaciónfinanciera y ejecución, parallegar a coincidir con elesquema teórico óptimoprevisto.

K El Revisor, previo a laaprobación del POA,comprobará que el mismohaya sido aprobado por laContrapartenacional/regional.

2 Encuentra algunas dificultades de aplicación, particularmente por las siguientes razones:

2 Por lo general, hay un desfase entre la planificación general (POG) y la ejecución de los POAs. Normalmente, este desfasese arrastra desde el principio, debido a los atrasos que se acumulan en la fase inicial.

2 Durante el tercer trimestre, época en la cual las UG deberían elaborar el POA siguiente para respetar las disposicionesmencionadas, se registra una concentración de esfuerzos en tareas de ejecución del POA en curso. La preparación del nuevoPOA puede desviar esfuerzos dirigidos a la ejecución.

2 En muchos casos, por falta de indicadores precisos de seguimiento (desarrollados parcialmente por los Proyectos), no sedispone todavía de suficientes elementos sobre los resultados del ejercicio en curso; resultados que permitan corregir oreorientar la planificación para el período siguiente, según el espíritu de la ejecución flexible.

Reconociendo las posibles imprecisiones, el Revisor comprobará que los Proyectos mantengan este esquema óptimo depreparación y presentación de los POAs, sugiriendo de ser necesario, las medidas de flexibilidad (básicas/mínimas) para adaptarla ejecución del nuevo plan, una vez se dé o no la verificación de las hipótesis planteadas.





Contenido delPOA



con la ejecución normal de las operaciones, sobre la base de loprevisto en el CF, particularmente en lo que respecta a lasdisposiciones técnicas y administrativas; p.e. un 50% de losolicitado) al principio del período. El desembolso del restanteporcentaje no cubierto (p.e. el otro 50% de lo solicitado), estarásubordinado a la presentación del informe anual y del estadofinanciero auditado del período anterior. Esta práctica puederealizarse con la única intención de no detener la marcha normal deejecución, y para contribuir a no acumular más atrasos de los quepudiese tener el Proyecto, considerando un arranque lento al iniciode las acciones.

A continuación, se presenta el flujo de planificación óptimo,alimentación financiera y ejecución, previsto en el Manual deTerreno:

7. ¿Cuál es el período cubierto por el POA?

Por lo general, el Plan Operativo cubre el período equivalente a unaño calendario. Sin embargo, existen situaciones excepcionales enlas cuales se ha acordado que un POA cubra un período inferior osuperior a un año, o que cubra períodos de doce meses, diferentesdel año calendario (solar). Si no hay una normativa específica alrespecto, es bastante práctico hacer coincidir el POA con el añocalendario, y/o año fiscal presupuestario de la Contraparte

Actividad Año 1 Año 2 Año 3

Trimestre I II III IV I II III IV I II III IV1. Instalación UG2. Presentación POP3. Aprobación POP4. Ejecución POP5. Preparación POG6. Aprobación POG7. Preparación POA18. Aprobación POA19. Ejecución POA110. Informe Anual Auditado11. Preparación POA212. Aprobación POA213. Ejecución POA214. Informe Anual Auditado15. Preparación POA316. Aprobación POA317. Ejecución POA3

Alimentación de fondosAvance POP Saldo Avance Saldo Avance Saldo

Ejecución POA1 Ejecución POA2 Ejecución POA3

Consultora

Flujo de Planificación - Aprobación Esperada de POAs





Contenido delPOA



nacional/regional, de manera que su período de validez seafácilmente identificado. Considerando además que los ejerciciosfinancieros (fiscales) de los gobiernos (Contrapartes) normalmentecoinciden con el año calendario, se facilita así la presupuestación delos aportes de las Contrapartes.

Valorando lo expresado en el párrafo anterior, una de lasdesventajas será la acumulación en un mismo tiempo de los POAsde muchos Proyectos, congestionando el trabajo de aprobación delas instancias verificadoras (Delegaciones o Sede). Sin embargo,será ideal que los POAs coincidan con el año calendario. Noobstante, el período de cobertura del POA dependeráespecíficamente del tiempo de duración del Proyecto y de la fechade arranque de la intervención.

El nuevo POA, de un año cualquiera del ciclo de ejecución de unProyecto, debe empalmarse al POA del año anterior. Es frecuenteque durante un ejercicio anual, el Proyecto no logre cumplir todo suplan de actividades, quedando así pendientes de ejecutar una partede sus acciones y, consecuentemente, un saldo de recursosfinancieros en cuentas del Proyecto. Por consiguiente, las accionesno ejecutadas y los saldos financieros del período anterior deberánser replanificados, como parte del nuevo plan anual (los recursosfinancieros en poder del Proyecto serán considerados comodisponibles para la ejecución del nuevo período). Sobre esto último,en la Parte E - punto VI Ejecución del Proyecto, Costes y Plan deFinanciación, g, pág. 54, se destaca que el saldo de recursos noejecutados en cuentas del Proyecto, deberá restarse del monto totaldel nuevo POA, al momento de solicitar el desembolso de losrecursos financieros para el nuevo período.

8. ¿Quién aprueba el POA?

Una vez elaborado el POA, el Proyecto deberá someter estedocumento a un circuito de aprobaciones que prevé varios niveles.En los casos de Proyectos que, por Convenio, disponen de unComité Consultivo (CC), se realiza generalmente una reunión delmismo para revisión y comentarios al POA. La revisión por parte

KK El POA generalmentecubre el periodo equivalentede un año calendario y esbastante práctico hacerlocoincidir con el añocalendario (solar) y/o con elaño presupuestario (fiscal) dela Contrapartenacional/regional.

KK El Revisor observará queel Proyecto cumpla con lacontinuidad de su ciclo deejecución y que en cada nuevoPOA, se incluya lareplanificación de aquellasacciones no ejecutadas, y delos saldos de recursosfinancieros del períodoanterior.

KK El Revisor, tendrápresente que la aprobacióndel POA corresponde conexclusividad a los Entes deTutela.

del Comité Consultivo no constituye por sí una aprobación delmismo, correspondiéndole esta prerrogativa únicamente a los Entesde Tutela.

En el caso de los Proyectos donde la CE participa con otros co-financiadores (generalmente el Gobierno del país beneficiario,aunque en algunos casos pueden existir otros organismos, como p.e.un organismo de las Naciones Unidas), el POA deberá ser undocumento único que planifica las actividades financiadas por todaslas fuentes.

KK El Revisor verificará queel POA sea un documentoúnico que planifica lasactividades financiadas portodas las fuentes definanciamiento del Proyecto.





Contenido delPOA



Por lo antes mencionado, el POA debe ser presentado para laaprobación de cada uno de los Entes financiadores. El mecanismológico es que el POA (al igual que los otros documentos preparadospor el Proyecto) sea primeramente presentado para su aprobación alorganismo nacional/regional de Contraparte. Luego, después de laaprobación del Ente nacional/regional, deberá ser presentado para laaprobación de la Comisión. Para un mayor detalle, en la pág. 18 deesta Guía se presenta la información sobre el circuito depresentación de Planes Operativos que los Proyectos debe cumplir.

A la vez, de acuerdo a la experiencia de la Cooperación de CE, laUG, como responsable de la gestión del Proyecto, deberá desde elinicio de la intervención, concertar con todas las fuentes definanciación los mecanismos más pertinentes de coordinación,aprobación de planes e informes, y ejecución del Proyecto.

En el cuadro que a continuación aparece se presenta informacióngeneral sobre las principales líneas de responsabilidad de los Entesinstitucionales de ejecución, consulta y seguimiento delPrograma/Proyecto.

KK El Revisor corroboraráque exista la aprobación delPOA por parte de laContraparte nacional, previoa la aprobación por losServicios de la Comisión.

KK El Revisor, considerandola experiencia de laCooperación CE, comprobaráque el Proyecto haya, desde elinicio de la intervención,concertado con todas lasfuentes de financiación losmecanismos más pertinentesde coordinación, aprobaciónde planes e informes, yejecución del Proyecto.

Responsabilidades de los principales Entes de gestión, consulta y seguimiento del Programa

Unidad de Gestión

• Responsable de la elaboracióndel POG, POA e informes.

• Envía al CC para suscomentarios.

• Incorpora comentarios del CC.

• Envía a Entes de Tutela parasu aprobación; esto puedehacerse en forma paralela.

• Realiza los ajustes al POA deacuerdo a las observaciones yrecomendaciones de los Entesde Tutela del Proyecto.

• Realiza la solicitud para latransferencia de fondos.

• Coordina la ejecución de lasactividades previstas en el POA.

Comité Consultivo(CC)

• Contribuye con susobservaciones ycomentarios al POA.

• No posee facultadespara la toma dedecisión sobre laaprobación o no deun POA.

• Constituye un órganocolegiado deconsulta para elProyecto.

Entes de Tutela

País, CE u otros

• Toman, normalmente, porseparado la decisiónrespectiva al POA, yrealizan sus comentariosy recomendaciones almismo.

• Efectúan los desembolsosde fondos, de acuerdo a loprevisto en los Conveniosde financiación, POG yPOA.

• Dan seguimiento al POAaprobado, y al Proyecto

financiadores

en general.





Contenido delPOA



9. ¿Cuál es el circuito de comunicación para laaprobación de un POA?

Los servicios de la CE (servicios técnicos de la Sede oDelegaciones) encargados del análisis y aprobación de los POAs,examinarán el documento presentado por el Proyecto, y formularaneventuales observaciones, en un plazo máximo de 30 días. Una vezrecibidas las observaciones, el Proyecto deberá incorporarlas,actualizar el documento, y ejecutar las acciones en línea de estenuevo POA. De igual forma, la UG enviará la versión corregida alos Servicios de la Comisión, los cuales procederán, si lasaclaraciones o modificaciones son satisfactorias, a la aprobacióndefinitiva y a la autorización del desembolso de los recursossolicitados; esto, en el entendido de que el Proyecto haproporcionado los documentos que comprueban la correctaejecución del ejercicio anterior (informe anual y de auditoría).

En el gráfico sobre el circuito de aprobación de un POA, el cual espresentado a continuación, pueden apreciarse las relaciones decomunicación entre Proyecto-Delegación-Sede, las cuales sondeterminantes para la buena marcha de la gestión3. Estas relacionespueden desarrollarse de mejor forma si se cuenta con información yformatos estándar, que facilitan el entendimiento entre losresponsables de preparar los documentos del Proyecto, y quienesrealizan las tareas de revisión y seguimiento.

@@ El Revisor formulará susobservaciones al POA en unmáximo de 30 días calendario.

@@ El Revisor verificará queel Proyecto cumpla en lotocante a armonizar eincorporar las observacionesrecibidas por los Entesinstitucionales de consulta yseguimiento, actualice eldocumento, formalice elcircuito de aprobación yejecute las acciones en líneade este nuevo plan.

3 Al igual que el flujo de correspondencia con la Contraparte nacional/regional.

P O A

S C R / B 3S C R / B 3 S C R / D 3

S e r v i c i o s d e l a C o m i s i ó n

A p r o b a c i ó n P O A

T r a n s f e r e n c i ad e f o n d o s

P r o y e c t o

C i r c u i t o d e a p r o b a c i ó n d e u n P O A

D e l e g a c i ó nD e l e g a c i ó n

E n v í o P O A O b s e r v a c i o n e s yr e c o m e n d a c i o n e s A p r o b a c i ó n

T r a n s f e r e n c i ad e f o n d o s

S o l i c i t u dd e f o n d o s

P O Aa c t u a l i z a d o

I n s t i t u c i ó nD e l e g a d aI n s t i t u c i ó nD e l e g a d a

C o n v e n i oM a r c o

C o n v e n i oM a r c o

p r e v i a a p r o b a c i ó n d e l aC o n t r a p a r t e N a c i o n a l

C o n v e n i oE s p e c í f i c o

C o n v e n i oE s p e c í f i c o





Contenido delPOA



Parte DElementos para la Revisión





Contenido delPOA







Contenido delPOA



10. ¿Cuáles son los documentos de respaldo?

Es prácticamente imposible revisar un POA prescindiendo de losantecedentes; por ello, el Revisor deberá contar con y consultar elConvenio Marco, el Convenio de Financiación, el POG vigente,el/los diagnóstico(s) inicial(es) del Proyecto, informes deautomonitoreo, narrativos, financieros y el informe de auditoría,entre otros, que le permitan hacer un examen del estado de avancedel Proyecto, y de las condiciones vigentes en el área deintervención. En los casos donde, al momento de revisar el POA, noesté todavía disponible el informe anual del ejercicio anterior 1,habrá que consultar por lo menos los informes trimestralesdisponibles hasta esa fecha. De igual manera, será útil que el POAincluya al principio una síntesis del estado de avance físico yfinanciero del Proyecto hasta la fecha; situación sobre la cual seempalmará el nuevo plan anual (nivel de logro de los resultadosrespecto a lo planificado, nivel de ejecución financiera, fondosdisponibles, problemas que dificultan la ejecución, verificación delas hipótesis, entre otros).

11. ¿Cuáles son los aspectos básicos que el Revisordebe observar en el POA bajo examen?

El Revisor verificará que el POA presentado se ajuste al formatoestándar y que del mismo puedan enumerarse las siguientesapreciaciones: a) se operativiza la planificación global y al mismotiempo se profundiza en la intervención prevista; b) evidencia losproblemas por atender, las actividades a realizar, los recursos ainvertir y los resultados a obtener en el Proyecto, durante el períodoen cuestión; c) se aportan los elementos para el seguimiento y

K El revisor procurarádisponer, al momento de larevisión de un POA, de losdocumentos básicos queconstituyen el historial delProyecto. Revisará ademáslos capítulos de resumen yantecedentes del POA, paraverificar que incluya todos loselementos sintéticos (físico-financieros) sobre los cualesse basarán las proposicionesdel nuevo plan anual (nivel delogro para cada resultadorespecto a lo planificado,nivel de ejecución financiera,fondos disponibles, problemasque dificultan la ejecución,etcétera).

KK El Revisor verificará queel POA bajo examen se ajusteen su contenido al formatobásico estándar, índice tipo,el cual se ha incluido en laparte A, pág. 4.

1 Esta situación es de hecho la más frecuente, tal como lo demuestra el calendario ideal, presentado en la esquematización del

Flujo de Planificación-Aprobación Esperada de POAs, Parte C, inciso 6, pág.19.

Informes

Auditoria

Convenio MarcoConvenio de

ML

POG

Documentos de Respaldo

POA

POA

Financiación





Contenido delPOA



evaluación periódica de las actuaciones del Proyecto; y d) aporta lasjustificaciones para que los financiadores autoricen el desembolsode los recursos, para subvencionar las actividades previstas.

Además, el Revisor verificará los aspectos siguientes: a) sepresentan ML en cascada que ilustren los alcances específicos delPOA en examen. Debe constatarse que ello no modifica el MLoriginal del Proyecto (ver al respecto Parte E, inciso IVIntervención, cuadro pág.40); b) que el documento incluya almismo tiempo los principales elementos técnicos y financieros delperíodo, los puntos que requieren la atención de los Entes de Tutela(p.e., cambios que afecten el CF, técnica y financieramente; lautilización de fondos de imprevistos y/o intereses; etcétera); c) quese reflejen cifras comparativas y acumulativas de la ejecución físicay financiera; d) que esté presente el calendario de actividades y deser posible, se incluyan cuadros, mapas y diagramas que ilustren demanera clara la estrategia, la ubicación de las acciones, losresultados esperados y la organización del Proyecto.

12. ¿Cuáles son los aspectos formales que elRevisor verificará durante el análisis?

qq Coherencia

El Revisor tendrá presente que el POA en examen, esté en armoníacon el Convenio de Financiación, el POG y en complementariedadcon los anteriores POAs. Adicionalmente, será diligente conaquellos asuntos que requieran de la intervención directa de losEntes de Tutela, señalados por los responsables del Proyecto, en unalista de puntos de atención.

qq Estado de avance y principales orientaciones

El Revisor verificará que en el nuevo plan que prepararon ypresentaron los responsables de la gestión del Proyecto, se incluyaun examen del estado de avance del Proyecto y de las condicionesvigentes en el área de intervención. En el resumen del POA, elRevisor deberá encontrar una síntesis del estado de avance físico yfinanciero (nivel del logro de los resultados respecto a loplanificado, nivel de ejecución financiera, incluyendo lasprevisiones de gasto/inversión para el último trimestre del año,fondos disponibles, problemas que dificultan la ejecución,verificación de las hipótesis, entre otros aspectos), hasta la fecha;base de partida para empalmar el nuevo plan anual.

El Revisor verificará que en el documento se incluyan lasprincipales orientaciones de actuación para el período en cuestión.

KK El Revisor deberá velarporque en el POA quepresente la UG mantenga lacoherencia del documentorespecto al Convenio deFinanciación, el POGvigente, y encomplementariedad con losanteriores POAs. Al mismotiempo, será diligente conaquellos puntos que requierenla atención de los Entes deTutela.

KK El Revisor verificaráporque en el POA, la UGhaya realizado un examen delestado de avance delProyecto y de las condicionesvigentes en el área deintervención. Asimismo,observará que se incluyan lasprincipales orientaciones deactuación para el período encuestión.





Contenido delPOA



qq Metodología

En caso que el POA haya sido elaborado en forma directa(exclusivamente) por la UG, el Revisor deberá informarse cuál es laopinión de los demás actores, respecto a las actividades y resultadosprevistos, los cuales intervendrán en la ejecución del plan anual.

KK El Revisor examinaráque en el documento se señaléla metodología utilizada parala preparación del plananual.

q Circuito de revisión/aprobación, al cual el documentoha sido previamente sometido

El Revisor se cerciorará que el POA en cuestión haya cumplido conel circuito de revisión/aprobación establecido; p.e., ComitéConsultivo, Tutela nacional/regional, Comisión Europea, si setratará de un Proyecto financiado solamente por la CE y ContraparteNacional, y/o por múltiples fuentes de financiamiento (ver alrespecto Parte C, Circuito de Comunicación, inciso 8, pág. 22).

q Grado de incorporación de eventualesrecomendaciones anteriores

El Revisor deberá constatar que las recomendaciones emanadaspreviamente del seguimiento de los Entes de Tutela, del ComitéConsultivo, de los informes de auditoría, de las evaluaciones (mid-term reviews) y otras misiones de seguimiento, hayan sidoincorporadas en la planificación presentada.

13. Los POAs en años particulares

q El POA del primer año.

El Revisor verificará que en el primer POA, el Proyecto indiquecuál será el núcleo estratégico de intervención (si, por ejemplo, sólose va a trabajar en aspectos preparatorios, o si se estima poderiniciar la ejecución concreta), que se hayan elaborado previsionesrealistas al respecto, para evitar empezar con un escenario muyteórico, difícil de realizarse; escenario que repercutirá sobre el cicloentero del Proyecto (arrastre de importantes atrasos de ejecución).

Asimismo, comprobará que este primer POA incluya los 6 mesesiniciales correspondientes a las acciones emprendidas en el POP,evitando de esta forma los addenda al Convenio y/o al Contrato deAT europea, para cubrir desfases justificados normalmente comoinevitables por los Proyectos.

KK El Revisor velará porqueel Proyecto presente el POAen tiempo útil e indique elcircuito de revisión/aprobación, al que fuepreviamente sometido eldocumento.

KK El Revisor verificará queen el POA se hayanincorporado lasrecomendaciones de los Entesde Tutela, del CC, de lasmisiones de evaluación einformes, en la planificación yejecución del Proyecto.

K El revisor analizará silas previsiones del POA sonsuficientemente realistas,tomando en cuenta lasdificultades de arranque quenormalmente sufren losProyectos, entre las cualespueden encontrarse:instalación y logística,elaboración de estudiosprevios, alimentaciónfinanciera, adquisición deequipos y medios demovilización, etcétera. En elcaso que surgieran dudasrespecto a la viabilidad delplan, se pedirán aclaracionesy verificaciones al Proyecto.

Documento sintético,esquemático, completo y correcto.





Contenido delPOA



q El POA del último año (de cierre).

El Revisor comprobará que el POA presentado por el Proyecto sededica principalmente a implementar la estrategia que permitirá a laUG completar su ciclo armónicamente y traspasar (bienes, derechosy obligaciones) de modo definitivo a las entidades que participaronen la ejecución; todo esto en coherencia a lo previsto en el Conveniode Financiación, y la responsabilidad de mantener y proseguir suslogros (sostenibilidad). Este POA, por lo tanto, se concentraráfuertemente en los aspectos referentes a la transferencia y al cierre,sobre la base de la estrategia desarrollada y aprobada por los Entesde Tutela del Proyecto.

K El Revisor analizará si elPOA refleja suficientementeel enfoque de transferenciaque debe tener el Proyectodurante su último año, y si escoherente con el CF, el POGy las instrucciones precisasemanadas de la Comisión.

14. Las modificaciones al POA en curso deejecución

Durante la ejecución de un plan anual de actividades, puedenproducirse condiciones inesperadas que obligan a cambiar el POA;p.e. fenómenos naturales, cambios en el contexto económico, socialy/o político, así como la no validación de hipótesis criticas. En estoscasos, la UG del Proyecto presentará un documento adicional,denominado addendum al POA, en el cual indicará los motivos parasolicitar la/s modificación/es, la naturaleza de los cambiossolicitados, y sus repercusiones de carácter técnico y financiero. ElRevisor verificara que dichas modificaciones al POA, se enmarquendentro de las instrucciones precisas de la Comisión, y que cuentencon la aceptación por parte de los otros Entes de Tutela.

La aceptación del addendum al POA por parte de los Entes deTutela dependerá de:

§ La esencia (entidad) de las modificaciones propuestas;§ las causas que han producido la necesidad de los cambios, y

§ las implicaciones de tales modificaciones.

K El Revisor verificará queel addendum al POA,realizado a partir de larevisión del mismo, seenmarque dentro de lo queestablezca el CF, el POG ylas instrucciones precisas delo Comisión. Adicionalmente,confirmará que existan lasjustificaciones pertinentes, yque se cuente con laaceptación de los otros Entesde Tutela.

Propuesta de transferenciay Acta de Cierre

Dinámico





Contenido delPOA



Parte EContenido del POA





Contenido delPOA







Contenido delPOA



El formato básico estándar15. ¿Cuál es el índice tipo del contenido de unPOA?

El índice tipo del contenido de una POA (formato básico estándar),que se presenta a continuación, se ha armonizado con el contenidodel Manual Gestión del Ciclo de un Proyecto, Enfoque Integrado yMarco Lógico, preparado por los Servicios de la Comisión de laComunidad Europea en febrero de 1993.

El índice tipo del POA no debe diferir del índice del contenido delos demás documentos preparados por el Proyecto1, POG eInformes, dado que esto permite tener un formato único estándarque contribuye a sistematizar la presentación, y facilita el visualizarla relación de los contenidos entre todos los documentos.Adicionalmente, ofrece un mayor entendimiento entre quien loelabora (responsables de la Gestión del Proyecto - Dirección) yquien realiza el seguimiento (Tutelas).

Facilita la comunicación

Índice Tipo de un POAFormato Básico

1 A excepción del POP, el cual presenta características particulares por ser un documento transitorio cuyo propósito es

presentar la justificación para la transferencia inicial de fondos y arranque del Proyecto. Sin embargo, los Proyectosutilizarán los capítulos particulares del índice tipo que más se adapten a la preparación del POP, obviando aquellos que nosean necesarios incorporar en el documento.

Índice Tipo

I. Resumen1.1. Identificación sucinta del Proyecto1.2. Ejecución física-financiera realizada1.3. Plan del año bajo programación

(ejecución que se realizará)1.4. Puntos de atención (lista de puntos sensibles)

II. Antecedentes del Programa/Proyecto2.1. Convenio de Financiación2.2. El Proyecto

III. Contexto3.1. Política del Gobierno/política sectorial3.2. Características del sector3.3. Beneficiarios y principales partes implicadas3.4. Problemas que deben resolverse3.5. Otras intervenciones3.6. Documentación disponible

IV. Intervención4.1. Objetivo general4.2. Objetivo específico4.3. Resultados4.4. Actividades

V. Hipótesis y Riesgos5.1. Hipótesis a los diferentes niveles5.2. Riesgos y flexibilidad

VI. Ejecución del Programa/Proyecto

6.1. Medios materiales y no materiales6.2. Organización, procedimientos y modalidades

de ejecución6.3. Calendario de ejecución6.4. Coste y plan de financiación6.5. Condiciones especiales: medidas

complementarias del Gobierno

VII. Avance hacia la viabilidad/sostenibilidad

7.1. Política(s) de apoyo

7.2. Tecnología apropiada7.3. Protección del medio ambiente7.4. Aspectos socioculturales y enfoque de género7.5. Capacidad institucional y de gestión

(pública y privada)7.6. Análisis de sostenibilidad

VIII.Seguimiento y evaluación8.1. Indicadores de seguimiento8.2. Revisiones/evaluaciones

IX. Anexos





Contenido delPOA



16. ¿Cuáles aspectos deberá considerar el Revisordel contenido básico de un POA?

La presente sección de esta Guía pretende dar elementos para que elRevisor concentre la atención en la lectura del POA, el cual ha sidoelaborado siguiendo el formato básico, comentado en el puntoanterior, y base del contenido (índice) para la presentación de losdiferentes documentos a la Comisión Europea.

I. Resumen - En este capítulo, el Revisor debe encontrar lainformación más relevante sobre la intervención del Proyectohasta la fecha, lo que el Proyecto pretende realizar en el nuevoperíodo, y los puntos que requieren de la atención de los Entesde Tutela. En particular el Revisor verificará:

a) Descripción sucinta del Proyecto (datos generales). Unacomparación de la fecha de inicio del Proyecto (constatarque en las DTA del Convenio esté claramente establecida lamisma) y la duración de este según lo establecido en elConvenio, permitirá al Revisor observar si el Proyecto estáen curso normal de ejecución y si no se han presentadodesfases no corregidos formalmente. También seráimportante corroborar la fecha de vencimiento delcompromiso financiero de la Comisión, a efectos de evitarque por falta de previsión, el Proyecto pueda entrar en unvacío legal.

b) Avance físico y ejecución presupuestaria . La informaciónaquí reflejada le permitirá al Revisor tener una idea de si lasactividades programadas en el POA anterior se hanejecutado de la forma prevista (respecto al tiempo,ejecución física y presupuestaria), y hasta qué punto hancontribuido a los resultados esperados. En caso de que lasactividades no se hayan ejecutado, el Revisor deberáconstatar si las mismas han sido reprogramadas en elpresente POA, o bien si han sido descartadas de laintervención. Asimismo, un análisis sobre la situación de losmedios utilizados (equipos, oficinas, vehículos y personal),permitirá al Revisor detectar si en la programación actual seestán realizando inversiones no necesarias en estos rubros.

c) Presentación condensada de la planificación del nuevoperíodo y su vinculación con el plan del período anterior.En esta sección el Revisor podrá constatar si la lógica deintervención diseñada por el Proyecto se mantiene y, en talcaso, valorar cómo las actividades programadascontribuirán al alcance de los resultados esperados.

KK El Revisor y/oresponsable del seguimientovelará porque las Unidadesde Gestión utilicen el formatobásico, y corroborará si losProyectos mantienenconsistencia en el índice ycontenido de los documentosque preparan para lasTutelas; particularmente:POG, POAs e informesnarrativos.

KK El Revisor verificará queen el Resumen se realice unadescripción sucinta delProyecto, se incluya lainformación actualizada delas acciones más relevantesde las actuaciones físico-financieras (hasta la últimafecha) e información sintéticasobre la nueva programación;indicando las hipótesis, loshitos claves y lasresponsabilidades asignadasdurante la Gestión;incorporando para amboscasos la contribuciónrespectiva (del año realizado,acumulado de lasintervenciones anteriores, y loprevisto para el año enconsideración), al logro delos resultados del Proyecto.





Contenido delPOA



Cualquier desviación que el Revisor encuentre con respectoa la lógica de intervención, deberá ser corroboradaposteriormente en el análisis detallado de los capítulossubsiguientes.

Al revisar la información presupuestaría para el nuevo POA,el Revisor constatará si los rubros presupuestarios nosobrepasan las estimaciones del POG, si se estánpresupuestando los recursos de la contrapartida nacional, ysi se han incorporando eventuales saldos disponibles delplan anterior y la justificación de la necesidad de fondosfrescos.

El Revisor debe constatar si han sido identificadas lashipótesis relevantes y si en el plan se retoman los IOV de laplanificación inicial. Ambos aspectos permitirán al Revisor,tener una idea bastante clara sobre lo viable de la ejecutoriadel plan, y del posible alcance del objetivo específico delProyecto.

d) Lista de puntos sensibles para la atención de los Entes deTutela. El Revisor verificará si la UG ha incluido losfactores/puntos que, bajo el control de los servicios de laComisión o del Ente de Tutela nacional/regional (decisionespendientes respecto a aprobaciones, desembolsos, etcétera),requieren acción/es de estas instancias, y el grado deurgencia/atención de/a los mismos.

KK El Revisor examinará sise incluye una lista de puntossensibles y/o condicionesprevias que necesitanacciones por parte de losEntes de Tutela.

II. Antecedentes - En este apartado, el Revisor verificaráque se haya incluido la información más relevante del Proyecto,respecto al:

• Convenio de Financiación: información general sobre losaspectos más importante; p.e., Organismo de Contrapartenacional/regional, monto del financiamiento, duración delProyecto, estrategia de intervención, sector/subsector(es) enel/los que interviene, medios, etcétera.

• Proyecto: lecciones y avance de la experiencia (períodosimportantes, situación operativa y avances respecto a losresultados), incluyendo los principales lineamientos (políticas)para el año correspondiente.

KK El Revisor deberácorroborar que exista lainformación más importanterelativa al Proyecto,particularmente aquellas quepermita fácilmente hacerreferencia (datos) sobre elProyecto, sus condicionesparticulares de financiación ysus principales experiencias yorientaciones, a la fecha..

III. Contexto – La modalidad de la planificación flexible,propia de los Proyectos de la línea Cooperación Financiera yTécnica de la UE en América latina, permite la adaptación de unProyecto plurianual según las modificaciones presentadas en elcontexto. El Revisor verificará que en el POA preparado por el

KK El Revisor verificará queel POA bajo estudio presenteuna descripción sintética delentorno en el cual sedesarrollarán las actividades





Contenido delPOA



Proyecto, se tomen en cuenta adecuadamente las modificacionespresentadas en el contexto, si existen, y si se ha definido elgrado de importancia y estimado los riesgos que presentan parael éxito de la intervención del Proyecto.

Asimismo, el Revisor verificará si existen hipótesis “noidentificadas” que no hayan sido consideradas de antemano, ydiscutirá con el Proyecto la necesidad de ajustar la planificaciónal nivel de las actividades y medios asignados.

Es importante revisar, en función de la sostenibilidad de lasacciones del Proyecto, si se han verificado las hipótesisrelacionadas con los beneficiarios, tomado en consideración losaspectos de género, el apoyo de los otros actores, y suimplicación sobre cambios en la intervención del Proyecto.

à Política del Gobierno – política sectorial: el Revisorverificará, a partir de un análisis de las características ydinámicas de los sectores/subsectores interesados por elProyecto, si el POA mantiene la coherencia con las políticassectoriales y macroeconómicas del Gobierno, y si éste mantienelas actitudes frente a las iniciativas de los diferentes actores(sector privado, organizaciones de la sociedad civil,instituciones locales, etcétera) y el compromiso financiero conel sector.

del Proyecto, señalandoeventuales factores novedososo anómalos, si hubiesen, quepueden afectar lascondiciones deimplementación del mismo.

KK El Revisor evaluará si ladescripción del contexto,presentada en el plan, escoherente con la sucesivalógica de intervención; si esnecesario realizarmodificaciones sustantivasrespecto al POG, debido acambios no previstos; p.e.,factores climáticos yambientales, cambios en elmarco institucional y/o legal,etcétera, y si se prevénacciones pertinentes en eldocumento.

à Características del sector: en este apartado el Revisorverificará que exista una descripción respecto a lasparticularidades claves (novedosas y relevantes) de lossectores/subsectores que sean sobresalientes para lacomprensión de la naturaleza de los problemas que el Proyectobusca resolver – condicionantes, oportunidades, datos básicos(p.e., demografía, economía, estadísticas varias, etcétera) –;particularidades que fuesen diferentes o actualicen lainformación ya señalada en anteriores documentos preparadospor el Proyecto (POG, POAs anteriores, informes, etcétera).

à Beneficiarios y partes implicadas: el Revisor analizará queen el documento se presente una breve descripción sobre cómohan sido involucrados en las actuaciones del Proyecto, hasta lafecha del último plan realizado, los beneficiarios (grupo/s objetodel Proyecto) y las principales partes institucionales/localesimplicadas, las organizaciones locales o del sector privado. Elnuevo POA, adicional a lo anterior, debe presentar informaciónrespecto a las organizaciones o grupos de usuarios, que tendránparticipación o que estarán relacionados con el Proyecto duranteel nuevo período: incluirá comentarios de la Dirección(explicaciones adicionales) sobre la conexión entre este nuevo

KK El Revisor verificará queen el POA se incluya lainformación relevante yactualizada sobre el contextodonde interviene el Proyecto,considerando los diferentesítems que lo componen.Recomendando al Proyectoincluir únicamenteinformación actualizada odiferente a la ya señalada enanteriores documentos (POG,POAs anteriores, informes,etcétera).





Contenido delPOA



plan y las participaciones de los beneficiarios o partesimplicadas en las anteriores actuaciones del Proyecto.

à Problemas por resolver: el Revisor verificará que en el POAen cuestión se incluya un análisis de los problemasexperimentados por los grupos y/o la región a los/la que sedestinan los beneficios de la intervención, particularmente si laproblemática por resolver ha sufrido modificaciones por loscambios en el contexto. Si no existen cambios relevantes, elRevisor concentrará los esfuerzos en evaluar y determinar elgrado de contribución que la intervención ha tenido parasolucionar los problemas que se planteó atender.

à Otras intervenciones: el Revisor examinará si en el nuevoplan se indica o se prevé la intervención de nuevas accionesrelevantes del Gobierno, del sector privado, la ComisiónEuropea u otros donantes del sector, las cuales serán de utilidado influencia para la intervención del Proyecto (existen sinergia uotro tipo de esfuerzos de coordinación y/o cooperación), sobretodo si tienen efecto directo sobre los beneficiarios y/o lasacciones que se prevé realizar.

à Documentación disponible: se revisará que el Proyecto hayaincluido la actualización (hacer las indicaciones pertinentes) dela información en el nuevo plan, adicional a la que ya hubiesesido presentada en anteriores documentos (POG, POAs eInformes anteriores), respecto a estudios, demanda deusuarios/servicios o infraestructuras, evaluaciones, etcétera,disponible y/o por producir durante el período. Documentos conlos que cuenta o que contará el Proyecto para complementar y/ofundamentar las acciones planificadas en el nuevo POA.

KK El Revisor concentrarálos esfuerzos en evaluar ydeterminar el grado decontribución que laintervención ha tenido o se haprogramado tener parasolucionar los problemas quese planteó atender.

IV. Intervención - Muchos Convenios definen metas2

cuantitativas en términos de población beneficiaria por atender,con las diferentes acciones del Proyecto, número de obras porrealizar, o niveles de ingreso a alcanzar por la poblaciónbeneficiaria, gracias a la intervención del Programa. En varioscasos, por el carácter superficial de los estudios previos que hanpermitido fijar resultados en términos de equivalencia de estasmetas, las mismas no son realistas, o, por el tiempo transcurridoentre la formulación y el inicio del Proyecto, estándesactualizadas. Adicionalmente, por no utilizarsecorrectamente el instrumento del Marco Lógico (ML), almomento de preparar los Proyectos, algunos carecen de lalógica deseada. El POG tiene, entre otros, el propósito de

2 La expresión META no es parte de los términos normalmente usados en el Marco Lógico.





Contenido delPOA



corregir ciertas incongruencias o desactualizaciones delConvenio de Financiación, y producir el ML detallado yactualizado del Proyecto.

El Revisor examinará que el plan anual presentado por elProyecto sea coherente y conforme a la planificación general delmismo (el nivel de detalles dependerá de lo ya incluido en elConvenio de Financiación, en el POG3 y en anteriores POAs).En este sentido, durante esta fase, los objetivos, general yespecífico, así como los resultados globales, no cambian entreel POG y el POA4.

El Revisor velará porque el POA, bajo ninguna circunstancia, seutilice para introducir o proponer modificaciones a lasprescripciones del Convenio, fuesen éstas relacionadas con lalógica de intervención o con los medios. En caso de que el POAhaga propuestas que se desvíen de las Disposiciones Técnicas yAdministrativas (DTA) del Convenio o del POG, éstas tendríanque quedar ampliamente aclaradas y justificadas por losresponsables de la gestión del Proyecto, e incluidas en la lista depuntos sensibles, presentada en el resumen del documento. Asírecibirán la atención de los Entes de Tutela, velando además elRevisor que se cumplan los procedimientos establecidos por laComisión, respecto a modificaciones y/o addenda.

Es importante que el Revisor tome en consideración que elúnico nivel dentro de la lógica de intervención del Proyecto, endonde el nuevo POA puede introducir ajustes debidamenterazonados, con relación a lo previsto en la planificación global yen POAs anteriores, es en el nivel de las actividades ysubactividades. Siempre y cuando estos cambios en lasactividades y subactividades contribuyan de mejor manera(eficazmente) al logro de los resultados intermedios y globales.En tal sentido, el Revisor comprobará que las actividades seanprecisadas de tal manera, que pueda apreciarse sucorrespondencia en cuanto a alcanzar el resultado intermedio ofinal.

En esta sección, el Revisor encontrará cuatro ítems, los cualesson:

KK El Revisor debe verificarque el plan del año encuestión mantenga la lógicade intervención, que contengala información sobre el estadode avance del Proyecto, y quepresente con exactitud eleslabonamiento de lasactividades y logro deresultados (intermedios y/ofinales) entre el planconcluido y el nuevo plan(incluidos comentarios sobrelo previsto en el POG).

KK El Revisor prestaráatención a que existainformación en el documentosobre el seguimiento de losindicadores objetivamenteverificables (IOV) al nivel delos resultados; esto permitiráverificar la contribuciónrespectiva de cada POA alalcance de dichos resultados,y de esta forma visualizar elnivel de cumplimiento delobjetivo específico,establecido para laintervención.

3 En dicha planificación se elaboró el ML, en el cual se definieron claramente los objetivos, resultados y actividades macro de

la intervención, así como los indicadores objetivamente verificables (IOV), las fuentes de verificación de los IOV, y lashipótesis correspondientes a cada nivel.

4 Sin embargo, pueden existir circunstancias, por ejemplo modificaciones profundas en el contexto, que hagan no viable laintervención del Proyecto y, consecuentemente, la falta de cumplimiento de sus objetivos previstos. Esto haría pensar lanecesidad de cambiar los niveles superiores de la lógica de intervención y, por lo tanto, se estará hablando de un nuevoProyecto, con características distintas a lo previsto inicialmente en el Convenio de Financiación.





Contenido delPOA



à Objetivo general: no cambia en el POA respecto a loestablecido en el Convenio de Financiación y en el POG. Almomento del análisis del POA, el Revisor examinará cómo laintervención está contribuyendo, al igual que otras acciones deotros actores en la zona o el sector de intervención del Proyecto,a dar cumplimiento al objetivo general.

à Objetivo específico: este es el objetivo de la propiaintervención del Proyecto, y tampoco cambia. Sería oportunoconstatar por parte del Revisor la conformidad o no de los IOV,fuentes de verificación e hipótesis; a la vez, verificar el o losavance/s del Proyecto respecto al objetivo. Si no se contemplaeste análisis en el POA bajo estudio, será oportuno que elRevisor solicite al Proyecto su inclusión.

à Resultados: dado que los resultados son el fruto de lasactividades realizadas, las cuales en su conjunto determinan elgrado de cumplimiento de los objetivos, es necesario considerar,previo a la planificación anual, las actividades realizadas hasta

KK El Revisor verificará queexista suficiente informaciónsobre el grado decumplimiento de losdiferentes resultados que sepretende alcanzar en el año,de conformidad con loestablecido en el MarcoLógico/POG; los mismos seconvertirán en los resultadosintermedios asignados alPOA de referencia. También,en este caso, corroborará queexistan datos numéricosreferentes a los IOV.

la fecha, el avance en el alcance de los resultados intermedios 5

y, en general, el estado de avance del Proyecto.

A continuación se presenta gráficamente la contribución de losPOAs al logro de los resultados del Proyecto:

El Revisor verificará que en el nuevo POA se indique en uncuadro sintético la evolución de los principales resultadosprevistos por el POG, a partir del análisis en el avance de losIOV; el nivel de cumplimiento antes del POA en cuestión; loprevisto en este POA (el nuevo plan) y los saldos remanentes

KK El Revisor observará sise señalan eventuales factoresresponsables de un logroinsuficiente de los resultadosprevistos del período anterior,y su repercusión sobre elnuevo plan, p.e. hipótesis ycondiciones previas nocomprobadas al nivel deactividades. En el caso en queel Proyecto disponga de unsistema de SyE que produceinformación sobre el impactode las acciones del mismo, elRevisor verá si se reportainformación sintéticarespectiva (que incluya en eltexto principal o en uneventual anexo los datosdetallados) y determinará laviabilidad de las accionescorrectivas que el Proyectopropone.

5 Resultado intermedio indica el grado de avance de la intervención del Proyecto, en un período determinado; p.e. un año.

POA 1

Arranque Cierre

Contribución parcial de cada POA a los

Resultados Finales

Contribución parcial de cada POA a los

Resultados Finales

POGPOG

Resultados intermedios

- -

POA 2 POA 3 POA 4 POA 5

----





Contenido delPOA



por lograrse en los ejercicios sucesivos. Asimismo, verificaráque por cada resultado intermedio se definan las actividadesespecíficas, así como los respectivos IOV que se alcanzarándurante el nuevo período, verificando además que lasactividades tengan una estrecha vinculación con las exigenciaspresupuestarias respectivas.

Si el Revisor, a partir de este análisis, encuentra discrepanciassignificativas respecto al POG, debería solicitar unajustificación detallada a los responsables de la gestión delProyecto.

à Actividades: las actividades son las acciones que laintervención deberá llevar a cabo para obtener los resultados. Eneste sentido, tal como fue indicado en el antepenúltimo párrafodel inciso anterior, el Revisor verificará que esté incluido uncuadro sinóptico sobre el estado de avance de las actividades delaño anterior y lo previsto para el nuevo plan. Al mismo tiempo,el documento debe presentar el detalle de las actividades porrealizar; su costo y su justificación. Sería ideal si está incluidomás allá del primer y segundo niveles de actividades(subactividades). El Revisor encontrará un mayor detalle sobreesta relación en aquellos Proyectos que adoptan el Sistema de

KK El Revisor verificará queel POA incluya el detalle decada una de las actividadespor realizar(a diferentesniveles), su justificación, suvinculación con los resultadosintermedios, y un cuadrosinóptico respecto al avancede las actividades yresultados intermedios delplan anterior.

Seguimiento Físico Financiero (SSFF)6, ya que ellos estánobligados a definir, desde el principio, la matriz rubros 7

/actividades que se aplica tanto al POG como a los POAs (verejemplo a continuación).

KK El Sistema deSeguimiento Físico financiero(SSFF) es una importanteherramienta de trabajo paralos Proyectos de cooperaciónde la línea presupuestariatécnica y financiera.

6 El SSFF es un instrumento de gestión del Proyecto que permite el enlace entre la planificación de la intervención (POG y

POAs), el control contable financiero, y el seguimiento de las actividades y recursos asignados a cada una de ellas. También,por medio del SSFF se puede tener un control sobre los avances físicos de las actividades programadas, así como un controlfinanciero sobre los recursos asignados en la planificación a esas actividades; es decir, conocer la eficiencia del Proyecto.

En otros términos, el SSFF cumple una función de herramienta técnica al y para el servicio de los responsables de laconducción del Proyecto. Colabora con los usuarios en la planificación de su Proyecto (motiva a precisar y a cuantificar eldetalle y costos de la intervención), en el control contable financiero (suministra un sistema de registro contable versátil yadaptable a cualquier Proyecto) y en el seguimiento tanto físico como financiero, ya que incorpora los datos contables y losdatos de realizaciones (actividades) físicas en una base de datos.

7 Se define como rubro el título con que se identifica la asignación presupuestaria, presentada en las DTA del CF de losProyectos. En el CF se define el presupuesto del Proyecto por rubro de contribución de cada Ente financiero, para el ciclocompleto de vida de la intervención. Existen rubros técnicos y rubros de apoyo. Los rubros técnicos son definidos comoaquellos directamente relacionados con los resultados que pretende alcanzar el Proyecto; p.e., recursos naturales, formación,capacitación, organización, obras/infraestructura, crédito, etcétera. Mientras que los rubros de apoyo están incorporadospara ayudar al cumplimiento de los rubros técnicos; p.e., funcionamiento, equipos, AT europea, imprevistos, etcétera.





Contenido delPOA



KK El Revisor verificará siel Proyecto utiliza el SSFF8 ysi ha incorporado dentro dela presentación de laprogramación del año encuestión, la matrizrubro/actividad respectiva(aplicada en el POG yanteriores POAs).

Asimismo, en aquellos Proyectos que han impulsado laadopción de un sistema de planificación de las actividades (p.e.,Proyectos DRI de inicio posterior a 1996), a través de una“Ficha de Acción”9; el Revisor encontrará, por cada actividadprevista en el Marco Lógico - ML, los principales parámetrosque sirven tanto en fase de planificación, como de seguimiento,y normalmente puede encontrar a partir de ella la presentaciónde Sub-Marcos Lógicos - aplicación del Marco Lógico encascada- los cuales le permiten tener una descripción másdetallada de los elementos del Programa.

Los Proyectos que presentan en el plan anual las actividadessegún el modelo de la “Ficha de Acción” (el cual se presenta acontinuación), deben detallar los indicadores de cumplimiento alograrse por cada acción, durante el ejercicio, y el presupuestodel año correspondiente10.

KK La Ficha de Acciónfacilita la estructuración porcada acción que realizará elProyecto, y le permite contarcon una herramienta prácticapara el seguimiento. En estesentido, el Revisor examinarála utilización correcta, porparte del Proyecto, de laFicha de Acción dentro delplan anual presentado.

8 Los Proyectos que utilizan el SSFF, están obligados a presentar la información de las actividades realizadas y planificadas

por medio de la matriz rubro/actividad.

9 La Ficha de Acción no es más que la presentación esquemática, y según un formato homogéneo, de las diferentes actividadesindividuales que constituyen en el conjunto el Plan Operativo del Proyecto. Permite racionalizar la planificación y elseguimiento, de manera lógica y estructurada. En ella, se pueden identificar en forma clara: los beneficiarios, lasinstituciones involucradas, el orden cronológico de las actividades, y el presupuesto.

10 La adopción de una misma codificación de las acciones, desde el Marco Lógico hasta el control financiero (SSFF u otrosistema de contabilidad presupuestaria), facilita enormemente la planificación y seguimiento de la intervención del Proyecto.

FF ii cc hh aa dd ee aa cccc iióó nn1.Código acción: 2.Título acción: 3.Ubicación geográfica:

4.Nivel actual

Perfil Factibilidad Diseño Convenio Ejecución

5. Beneficiarios: 6.Forma de ejecución:

7.Ejecutor:

8.Cofinanciador:

9.Costo:a cargo del Proyecto- subsidio .....................- crédito .....................a cargo de otras fuentes- subsidio ....................- créditos .....................aporte de los beneficiarios .....................

10.OBJETIVO GENERAL:

11.OBJETIVO ESPECIFICO:

12.RESULTADOS ESPERADOS:

Productivos

económicos

sociales

13.ACTIVIDADES:

14.MEDIOS:

personal:

equipos:

fondos de crédito:

15.PRESUPUESTO: Rubros aporte

U Eaporte

cofinanciadoraporte

beneficiariosTotal

ObrasInsumosCapacitaciónCrédito

TotalMARCO LOGICOMARCO LOGICO

OBJETIVOSOBJETIVOSRESULTADOSRESULTADOS

Actividades

Lógica deintervención

Indicadoresobjetivamente

Medios deverificación Hipótesis

1.1.1

1.1.2.

1.1.3 zzzzzzz xxxxxxxx

1.1.4

Actividades

Lógica deintervención

Indicadoresobjetivamenteverificables

Medios deverificación Hipótesis

1.1.1

1.1.2.

1.1.3 zzzzzzz xxxxxxxx

1.1.4

SSFF - Presupuesto por sub - sub-actividad Aporte

Gobierno

PRESUPUESTADORubros 1.1.1. 1.1.2 1.1.3. 1.1.4 1.1.5 1.1.5 1.1.7

xxxxx

xxxxx

EJECUTADORubros 1.1.1. 1.1.2 1.1.3. 1.1.4 1.1.5 1.1.5 1.1.7

xxxx

xxx

REMANENTERubros 1.1.1. 1.1.2 1.1.3. 1.1.4 1.1.5 1.1.5 1.1.7

x

xx

CONTRATO DE SUBVENCIÓN

NOSOTROS: Institución ………….., representado por el Sr. José Marino Escobar Martell ,

Distribuidor y Asesor, de domicilio en Colonia San Patricio Pasaje 4-18 final Colonia Costa Rica, que

en este instrumento se denominará “LA EMPRESA” ; y el Proyecto ………….., representadopor El Sr. Roberto Canessa, Director, de domicilio en Boulevard del Hipódromo, Edificio Gran

Objetivos/Actividades

Plaza, local # 206 2da. Planta, Colonia San Benito. Zona Rosa; quién en este instrumento se denominará “El

CLIENTE”, convenimos en celebrar el presente CONTRATO DE SERVICIOS, de conformidad a las cláusulas

siguientes:

Medios

Rubros Proyecto Institución Beneficiar. Total

Resultados esperados

nuevo software debe notificar a “La Empresa” para su respectiva .

NOSOTROS: Institución ………….., representado por el Sr. José Marino Escobar Martell ,

Distribuidor y Asesor, de domicilio en Colonia San Patricio Pasaje 4-18 final Colonia Costa Rica, que

en este instrumento se denominará “LA EMPRESA” ; y el Proyecto ………….., representado

por El Sr. Roberto Canessa, Director, de domicilio en Boulevard del Hipódromo, Edificio Gran

Objetivos/Actividades

Plaza, local # 206 2da. Planta, Colonia San Benito. Zona Rosa; quién en este instrumento se denominará “El

CLIENTE”, convenimos en celebrar el presente CONTRATO DE SERVICIOS, de conformidad a las cláusulas

siguientes:

Medios

Rubros Proyecto Institución Beneficiar. Total

Incluyendo alteraciones al diseño de los productos.

nuevo software debe notificar a “La Empresa” para su respectiva

xxxxxxx

xxxxxxx

xxxxx

xxxxx

xxxxx

xxxxxx

Informe

deejecución

Supervisado

por ……….

Aprobado

por ……….

Ejemplo MatrizRubro/ActividadSSFF

CONTRATO DE SUBVENCIÓN

ACTIVIDADESACTIVIDADES

Rubro

Resultados esperados

En caso de incorporar un nuevo dispositivo o





Contenido delPOA



A continuación se presenta en forma esquemática, para fácilcomprensión, la aplicación del Marco Lógico en modo decascada, lo que corresponde a la construcción de Sub-MarcosLógicos, a partir del ML original.

El Revisor verificará que en el POA presentado, la UG hayapuesto particular atención en presentar la información másrelevante que precise las actividades planeadas, y el costo de lasmismas, en función del cumplimiento de los resultadosesperados. En caso contrario, el Revisor deberá solicitar dichasampliaciones a la UG, a efecto de tener una apreciación másexacta de la programación sujeta a verificación.

Actividades de información, difusión y visibilidad. Esnormal que en los presupuestos presentados dentro de los POAsse incluyan ciertos montos para actividades de información,

KK El Marco Lógico encascada permite laelaboración de Sub-Marcoslógicos a partir del MarcoLógico original. Es muy útil,dado que describe loselementos del Programa aniveles más detallados yfacilita la planificación,seguimiento y evaluación delas intervenciones, p.e.,Proyectos/SubProyectos ycomponentes (operativos).

Aplicación del Marco Lógico

Marco Lógico en Cascada

Aplicación del Marco LógicoMarco Lógico en Cascada

Marco

Lógico

Original

Programa Proyecto Sub-Proyecto

Objetivo General

Objetivo Específico

Resultados

Actividades

Objetivo General


Resultados

Actividades

Objetivo General


Resultados

Actividades

Sub-Marcos LógicosMarco

Lógico

Original

Ficha de Acción1.Código acción: 2.Título acción: 3.Ubicación geográfica:

4.Nivel actual



7.Ejecutor:

8.Cofinanciador:

9.Costo:A cargo del Proyecto- subsidio .....................- crédito .....................A cargo de otras fuentes- subsidio ....................- créditos .....................Aporte de los beneficiarios .....................




Productivos:

Económicos:

Sociales:

13.ACTIVIDADES:

14.MEDIOS:

Personal:

Equipos:

Fondo de crédito:

15.PRESUPUESTO: Rubros Aporte

UEAporte

cofinanciadorAporte

beneficiariosTotal


Total16.REPARTICION DEL COSTO DE LA ACCION SEGUN LOS AÑOS:

POAI POAII POAIII POAIVFondos UECofinanciadorBeneficiariosTotal

17.CALENDARIO:1 2 3 4

Actividades I II III IV I II III IV I II III IV I II III IVEstudioPreparaciónConvenioEjecuciónSeguimientoTransferencia

18.CONDICIONES PARTICULARES:

19.Responsable técnico en el Proyecto

20.Responsable en la entidad ejecutora

21.Representante del grupo beneficiario





Contenido delPOA



difusión y visibilidad. Sobre esta última anotación, cada vezmás, la CE solicita a los Proyectos un mayor esfuerzo pormostrar la presencia de la contribución técnica y financiera en elpaís/región donde se realiza la cooperación. Por lo tanto, en elPOA bajo estudio (nuevo plan), el Revisor verificará que la UGhaya indicado las acciones que se tienen previstas en torno aactividades de información, difusión y visibilidad, para el añode referencia. Adicionalmente, será oportuno que se presente enel nuevo plan la información sobre los mecanismos previstos decoordinación, con la Delegación y/o Contrapartes, para eldesarrollo de estas actividades particulares.

KK El Revisor verificará quelas actividades deinformación, difusión yvisibilidad, previstas realizardurante la nuevaprogramación anual, esténconcertadas entre el Proyectoy la Delegación.

V. Hipótesis y riesgos – Esta sección consta de dosapartados, que son:

à Hipótesis a diferentes niveles: las hipótesis, que son lascondiciones importantes para la realización satisfactoria de laintervención, no dependen del mismo Proyecto. Sin embargo,el Revisor verificará que para el año bajo planificación, lashipótesis (supuestos que permitirán dar cumplimiento a losresultados intermedios) estén explícitamente desarrolladas,incluyendo su relación (implicaciones positivas o negativas) decumplimiento o no-cumplimiento respecto de los resultadosglobales del Proyecto. Adicionalmente, en el documento seencontrará una síntesis de las implicaciones de las hipótesisplanteadas en el plan anterior, respecto al nuevo plan, y lasjustificaciones (técnicas y financieras) referente a los supuestospara las realizaciones del nuevo período.

Si fuera posible, las hipótesis deberían ir acompañadas deindicadores que permitieran verificar su realización, durante elperíodo en cuestión.

à Riesgos y flexibilidad: en el plan anual, el Revisor deberáencontrar información sobre la capacidad del Proyecto deresolver los problemas y riesgos que aparezcan por las hipótesisque no se cumplan, y la extensión y/o flexibilidad que losresponsables de la gestión hayan tomado en cuenta dentro de laprogramación para enfrentar esos riesgos (capacidad delProyecto para enfrentar las contingencias); incluyendo lasprevisiones financieras correspondientes.

KK El Revisor, establecerála existencia, dentro del planbajo análisis, de las hipótesisa los diferentes niveles,resultados, actividades, sub-actividades y de lainformación pertinente sobrela capacidad del Proyecto(ante contingencias) deresolver problemas queaparezcan por las hipótesisque no se cumplan.

VI. Ejecución del Programa/Proyecto - En estasección, el Revisor tendrá presente que se trata de laorganización interna del Proyecto para la ejecución, y debenestar descritos los recursos por emplear, los aspectosorganizativos, el presupuesto y las medidas de acompañamiento.





Contenido delPOA



Los apartados de esta sección son los siguientes:

à Medios (materiales y no materiales): los medios estándefinidos como rubros técnicos y rubros de apoyo, figuranclaramente en las disposiciones técnicas y administrativas(DTA) del Convenio de Financiación, y al nivel de lasactividades en el Marco Lógico11. Los rubros técnicospermitirán al Proyecto poner en práctica las actividadesnecesarias para el logro de los resultados esperados.

Entre los rubros técnicos más comunes, definidos en los CF, seencuentran: recursos naturales, formación, organización ycapacitación, obras/infraestructuras, fondos de crédito,etcétera. En el caso de los rubros de apoyo, algunos de loscuales se incluyen de manera estándar en los CF, tenemos: ATeuropea, personal nacional, equipos, funcionamiento, etcétera.

El Revisor verificará que en el POA se defina la cantidad ycalidad de los medios totales previstos en el CF y en el POG, losmedios que se estima utilizar durante el ejercicio anual encuestión (debiendo considerar dentro del nuevo plan, los saldosdisponibles del período anterior). Asimismo, verificará que ladefinición realizada sea coherente con el plan de actividades yel calendario global del Proyecto. A manera de ejemplo, acontinuación se presentan algunos criterios generales de mediosasignados como rubros de apoyo y rubros técnicos, los cuales,no obstante, pueden variar caso por caso:

� Equipos: los equipos 12 son considerados, por lo general,como medios de apoyo para los rubros técnicos, a excepciónde aquellos que están previstos desde el CF para fortalecer alos beneficiarios directos de la intervención del Proyecto13.En el POA bajo estudio, el Revisor deberá comprobar que laUG haya especificado el tipo, cantidad y calidad del equipoque se prevé adquirir (incluyendo una breve justificación decómo ellos contribuirán a mejorar la eficacia de laintervención). También, el nuevo plan debe indicar lasdisponibilidades presupuestarias existentes para talesadquisiciones, los procedimientos de compra que se van autilizar y la(s) fuente(s) financiera(s) que contribuirá(n) a laobtención de los mismos.

KK El Revisor prestaráparticular atención sobre lapertinencia y temporalidadpara la utilización de losmedios destinados en el POA,en función de las actividadesprevistas y de los resultadosintermedios a alcanzar, de talmanera que el plan searealista, oportuno y coherentecon la planificación global ycon los saldos disponibles.

KK El Revisor verificará queexistan en el plan lasespecificaciones del tipo ycantidad de los equipos quese prevé adquirir, y lapertinente información sobrelos procedimientos decompra. De tal manera quelos mismos sean acordes a lasnormas legales establecidaspor la Comisión Europea yTutela nacional/regional paratal efecto.

11 Las mismas consideraciones expresadas anteriormente, referentes al SSFF y Ficha de Acción, se aplican también en el caso

de los medios, los cuales resultan sistemáticamente planificados a través de aquellos instrumentos.

12 Es común la concentración de las adquisiciones de equipo en el (los) primer(os) POA(s), encontrándose este rubrocompletamente ejecutado, en una gran mayoría de los casos, después del primer o segundo POA.

13 Por ejemplo, puede mencionarse el caso del Proyecto VEN/B7-310/IB96/119, denominado “Centro Nacional para laFormación Profesional en Mecánica Automotriz (CEMA), en el cual uno de los resultados previstos es la remodelación de lainfraestructura y equipamiento del centro de capacitación.





Contenido delPOA



También el Revisor pondrá atención en que la UG hayaprevisto, de considerarlo apropiado para el cumplimiento delos resultados de la intervención del Proyecto, dentro de laplanificación global y en POAs de períodos particulares, lasdisponibilidades presupuestarias para la reposición deaquellos equipos que tiendan a deteriorarse o perder sufunción de apoyo, durante las diferentes etapas del ciclocompleto de vida del Programa. Adicionalmente, el Revisorverificará que en el plan bajo estudio, la UG hayaconsiderado las disponibilidades presupuestarias para elmantenimiento y funcionamiento apropiado de los equipos,con los cuales apoyará la gestión de la intervenciónprogramada para ese período.

� Personal/Funcionamiento: los costos de personal yfuncionamiento deberán repartirse entre el total de años deejecución del Proyecto, proporcionalmente al valor de lasinversiones previstas, aun si una parte de éstos, siendocostos fijos, penalizarán los años con menor inversión. Esuna práctica casi general que la Contraparte del(de la)país(región) beneficiario(a), como parte de su contribuciónal Proyecto, suministrará durante un número de añosestablecido en el Convenio, personal nacional/regionalespecializado que participará en el desarrollo de lasactividades del mismo. El Revisor verificará que el POAindique, por fuente de contribución, el personal que serásuministrado, los sueldos e indemnizaciones consideradas, ylas funciones o tareas específicas a desarrollar en el añobajo estudio. Eventuales divergencias significativasrespecto a las previsiones del CF y/o POG, deberán seroportunamente informadas y justificadas por el Proyecto(aumento o reducción de personal, creación de nuevospuestos, aumentos salariales, etcétera).

� Asistencia Técnica - AT14: la distribución de la ATeuropea y nacional/regional, deberían seguir también elplan general de actividades. Las competencias específicasestarán concentradas en los períodos donde más senecesitan, mientras que, por lo general, las figurasprofesionales generalistas (Co-director y Administrador)deberían estar presentes durante toda la intervención.

KK El Revisor deberáverificar si existe equilibrioentre los gastos defuncionamiento y personal, enrelación con los resultadosesperados durante el año.Asimismo, verificará losiguiente: ¿Está consideradoy a disposición de lasactividades del Proyecto, elpersonal idóneo, de acuerdo alos perfiles profesionalesdefinidos previamente?¿Existe una gestión adecuadaque garantiza estabilidad enla permanencia del personalen el Proyecto, o existe mucharotación y conflictosinternos?

14 Algunos CF definen dos tipos de AT permanente: la AT europea y la AT nacional/regional. El personal de AT europea será

contratado mediante el procedimiento habitual (licitación sobre lista restringida de empresas de la UE), y el resultado serásometido al acuerdo de las autoridades del país/región beneficiari@. La Comisión otorgará los contratos de AT y efectuarádirectamente los pagos, sobre la base de los certificados de presencia establecidos por la UG y visados por la Delegaciónlocal. Normalmente, la AT europea se compone de un Co-director/a europe@ (responsable, junto a su homólog@ nacional,de la ejecución del conjunto del Proyecto), un/a expert@ administrativ@, un número reducido -1 a 3- de especialistassectoriales, y una previsión de misiones específicas (cortas), en sectores por definir por parte del Proyecto (denominadasgeneralmente “misiones de apoyo”).





Contenido delPOA



El Revisor constatará que en el plan anual bajo preparación,se indique la AT europea y nacional/regional con las que secontará, y las competencias específicas. Asimismo,verificará que en el POA estén especificadas las misionesde apoyo, con cargo del contrato de asistencia técnicaeuropea y/o las consideradas con cargo a otra fuente definanciamiento, por realizarse en el año, y que se detalle eltema, la justificación, la duración y las disponibilidadespresupuestarias (h/m). Es ideal que se incluyan en un anexoal POA, los términos de referencia (TdR) de dichasmisiones; esto simplificará considerablemente la posterioraprobación de las misiones por parte de la Delegación.

� Obras: con relación a las obras físicas, los Proyectos quelas realizan deberán indicar en su POA los detalles relativosa los tipos, cantidad, ubicación y modalidad de ejecución delas diferentes realizaciones que piensan ejecutar durante elaño.

En cuanto a la financiación de obras, es importante que elProyecto asegure un valor agregado a los financiamientosde la UE, de manera que éstos no sean solo una de las tantasfuentes financieras para la realización de infraestructuras(Fondos de inversión social, etcétera). Al respecto, elRevisor pondrá atención en los siguientes aspectos:

q Que el POA contemple una planificación y elseguimiento de las obras, para todas las fuentes definanciamiento;

q Que las obras programadas financiar por el Proyecto,debido a su especificidad se ajusten a lo previsto en elCF; que no estén calificadas para la financiación porotras fuentes (evitando la duplicidad de esfuerzos yrecursos), y que sean de comprobada importancia paralas comunidades beneficiarias;

q Que se prevea en el POA el efecto multiplicador de losrecursos de la UE, atrayendo a través de sistemas decofinanciación, la inversión de otras fuentes hacia zonasno priorizadas por ellas, pero consideradas prioritariaspara los fines del proyecto (incluyendo las modalidadesde cofinanciación o sinergias con otras fuentes para suejecución).

q Que los proyectos sometidos a financiación por mediodel POA, dispongan de estudios de impacto ambiental,económicos y financieros necesarios (suficientementeelaborados).

KK En el caso que el plan delaño bajo estudio prevea lanecesidad de misiones deapoyo, el Revisor examinarála coherencia de los temaspropuestos respecto a lasprioridades del Proyecto; lajustificación para hacer usodel presupuesto de lasmisiones de apoyo paracubrir este tema, respecto a lacapacidad profesionalpresente en la UG o aprofesionales que puedan serconseguidos localmente.

KK El Revisor verificará queexista una adecuadaplanificación en el POA sobrelas obras a realizar en elejercicio bajo examen.También, pondrá atención aposibles problemas deimpacto ambiental: ¿Se hanvalorizado los aportes decontraparte? ¿Se cuenta conla participación de losbeneficiarios? ¿Existenpropuestas adecuadas demantenimiento? ¿Se indicaquién las realizará? ¿Loscostos son razonables?¿Existen otros co-financiadores? ¿Se hanvalorizado adecuadamente suparticipación?, entre otrospuntos que sean convenientesintegrar.





Contenido delPOA



q Que en la planificación, diseño, ejecución y supervisiónde las obras estén directamente implicados los mismosmunicipios y las comunidades beneficiarias, a manerade aprehender los mecanismos de una administracióntransparente de los recursos públicos.

� Crédito: En cuanto a los fondos de crédito, el Revisorprocurará constatar que la estrategia a desarrollar por elProyecto contenga los criterios básicos de funcionalidad(que los fondos puedan ser utilizados sobre la base delcontexto sociocultural), sostenibilidad (se garantice lacobertura de costos y el mantenimiento de los fondosdurante el tiempo) y transferencia (que facilite traspaso ycumplimiento de objetivos, que no sea un problema para elProyecto a la hora del cierre). En particular constatará:

• Que la estrategia en ejecución esté acorde a loestablecido en el POG,

• Que en el POA en estudio se profundice en lasactividades y acciones necesarias para laimplementación, incluyendo la planificación delmovimiento de los fondos, de conformidad a lamodalidad de administración establecida, y a losreglamentos específicos.

• Que la planificación de los fondos en el POA estéjustificada sobre la base de los balances del componentehasta la fecha, de la demanda proyectada para elperíodo y del cumplimiento de los resultados previstos.

• Que en el POA se indique claramente la etapa en que seencuentra la implementación de las actividadesdesarrolladas a través de los fondos de crédito, sobre labase de lo antes dicho (montos a desembolsar y lasproyecciones de demanda a satisfacer, entre otrosaspectos).

• Cuando el POA se refiera al primer año de operacióndel Proyecto, el Revisor debe cerciorarse de que laestrategia y mecanismos que se utilizarán para laejecución de los fondos de crédito sea acorde a loprevisto en el POG, y que hayan sido aprobados por lasinstancias de Tutela, incluyendo los diferentes modelosde contratos y reglamentos de crédito.

• Si el mecanismo definido es la entrega del fondo a unaentidad para su administración (sea por medio defideicomisos, contratos de administración o

KK El Revisor se mantendráinformado respecto a laestrategia de implementaciónen el manejo de los fondos decrédito, considerando queéstos son un activo diferido dela Comisión, hasta que no seproceda a trasladar lapropiedad definitiva albeneficiario final.

KK El Revisor observará losmecanismos utilizados para laejecución de los fondos decrédito, y hará un análisis delos estados financieros delfondo, para determinar:porcentajes de utilización delos recursos, morosidad,número de créditos, entreotros aspectos.





Contenido delPOA



simplemente cuentas de ahorro), el Revisor deberáahondar sobre las bondades financieras y el perfilinstitucional de la entidad, a efectos de verificar que nose vaya a destinar recursos en una entidad conproblemas financieros, o sin ningún interés en el grupodestinatario. Asimismo, velar porque exista unequilibrio respecto a los montos proyectados que sepresentarán en el POA y la demanda de crédito(normalmente difícil de obtener), y si lo previsto atrasladar a la entidad administradora es tambiénconcordante con los montos anteriores.

• Si se tratase de un Proyecto en curso de ejecución, elRevisor deberá observar el comportamiento histórico delos datos relativos a los porcentajes de utilización de losfondos de crédito (incluyendo situación de carteras),para determinar si se requieren nuevos desembolsos y siexisten las condiciones sobre los efectos potenciales, decara a la sostenibilidad de los fondos. Ahondará enaspectos de morosidad, número de créditos concedidos,tasas de interés activas, costos de administración,inflación acumulada del país objeto, etcétera, que lepermitirán tener una visión más completa sobre laejecución del componente, y sobre la necesidad o no depresentar acciones pertinentes de corrección y/oprofundización en el nuevo plan. El Revisor deberáidentificar el rol del Proyecto y su estructura interna,con relación al manejo de los fondos de crédito,revirtiendo aquellos procesos donde se esté tratando desustituir la responsabilidad de los principales actores delmercado, oferentes y demandantes del servicio.

KK El Revisor observará elempleo histórico de los fondosde crédito. A la vez, revertiráaquellos procesos donde sepretende sustituir laresponsabilidad de losactores del mercado,oferentes y demandantes deservicios financieros.

à Organización y Modalidades de Ejecución: En esteapartado debe facilitarse una descripción de la organización delProyecto, los procedimientos/modalidades de ejecución y lasresponsabilidades de las personas y organizaciones implicadas.Los Convenios de Financiación definen las modalidades deejecución y sobre estas el Proyecto diseña su organización.

� Organización: No existe, por lo general, un organigramatipo para la Unidad de Gestión de un Proyecto. Esto depende delPlan de actividad a cumplir (tipo y cantidad de acciones), delmodelo de ejecución (directa o indirecta), de la existencia deotros actores capaces de asumir responsabilidades de ejecucióny seguimiento. Por lo general, el organigrama más usual paraaquellos Proyectos que funcionan bajo el esquema de la Co-dirección se presenta indicado a continuación.

KK El Revisor deberáconsiderar, dentro delanálisis del POA, laestructura orgánica operativadel Proyecto, la cual deberáser equilibrada para elcumplimiento de losresultados previstos, y enfunción de garantizar laeficiencia y eficacia de laintervención.





Contenido delPOA



Las tendencias que se han tratado de impulsar en los últimostiempos, por parte de la Comisión, buscan el establecimiento deestructuras livianas, no burocráticas, especializadas más enplanificar y dar seguimiento a las acciones, que en ejecutarlasdirectamente. Este esquema implica delegar la ejecución a otrosactores, en vista de garantizar la sostenibilidad y durabilidad delas acciones. Para tal efecto, los Co-ejecutores deben serestables (organismos que sobreviven más allá del Proyecto) ycomprometidos con los objetivos del Proyecto (organizacionesde la sociedad civil local más que ONGs “bussiness oriented”).Cada Proyecto establece, en la fase de arranque, su estructuraorgánica operativa, la cual aparece explícitamente indicada enel POG.

En el análisis del POA, el Revisor corroborará:

• Que en el organigrama se indique la ubicación de losexpertos de la AT europeos, tomando en cuenta que,excepto las posiciones con responsabilidad jurídicaestablecida (Co-director y eventualmente Co-administrador), no es necesario que cada experto europeoesté incluido en un esquema de cogestión.

• Que los expertos europeos con atribuciones de caráctermeramente técnico estén ubicados en el organigrama, en laposición que mejor le permita ejercer su función deasesoramiento, a menos que el convenio establezca algodiferente, sin que necesariamente se replique la modalidadde Co-dirección a los niveles técnicos.

KK El Revisor analizará queen el POA esté claramenteplanificada la AT, tantoeuropea comonacional/regional; qué existaun equilibrio entre el tamañodel staff técnico del Proyectoy las actividades que sedesarrollarán.

Organigrama tipo de una UGOrganigrama tipo de una UG

Entes de TutelaEntes de Tutela

ComitéConsultivo

DirecciónDirección

Asesoría LegalAsesoría Legal

P S & EP S & EAdministraciónAdministración

Eventuales sedes periféricasEventuales sedes periféricas





Contenido delPOA



• Que se reflejen en el organigrama el papel y la relación conla(s) contraparte(s), de tal manera que se garantice unesfuerzo importante de coordinación y autonomía degestión.

• Que exista una congruencia entre la infraestructura depersonal programado en la Unidad de Gestión, lasactividades programadas y la asignación de recursos paracubrir los costos de personal, por parte de los fondos deContraparte.

• Que en el POA estén oportunamente señalados yjustificados cambios significativos en la estructuraorganizativa (organigrama, personal, etcétera).

• Que los Proyectos que se acercan al cierre tengan previstouna reducción paulatina de la UG, a modo de evitar así uncierre traumático al final. La intención de prepararse alcierre debe reflejarse en ajustes concretos de la estructura(reducción del personal, reducción de las funciones, entreotros).

� Modalidades de ejecución: Muchos convenios definen lasmodalidades de ejecución que deberán adoptarse para la puestaen obra de las principales actividades; estas modalidades son enlo particular: ejecución directa, indirecta, o una vinculaciónentre ambas (mixta). En ocasión de la elaboración del POG,dichas modalidades son definidas con mayor precisión, tomandoen cuenta las condiciones específicas observadas al momentodel inicio de las operaciones del Programa. Además, lasmodalidades no deberían modificarse a lo largo de la ejecución,a menos de verificarse situaciones particulares.

Con respecto a las modalidades de ejecución, el Revisorcorroborará que:

§ En el POA en estudio se confirme la modalidad deejecución prevista al principio (Convenio y POG).

§ Se defina con claridad la estrategia específica que en el añoen cuestión se va a desarrollar, en vista del objetivo final(año preparatorio, año de ejecución acelerada, año deconsolidación, año de transferencia, etcétera).

§ El POA detalle, para cada acción, las modalidades deejecución previstas. Para el caso de la modalidad deejecución directa , según la cual el Proyecto realiza todas lasacciones sin la participación delegada (la cual es cada vez

KK El Revisor analizará lasmodalidades de ejecuciónprevistas en el POA paracada acción, la coherencia deaquellas con el POG y/o lajustificación de eventualesmodificaciones propuestas.Al mismo tiempo, pondráparticular atención a lospuntos sensibles, de acuerdoal tipo de modalidad deejecución, p.e. revisará loscriterios/procedimientosutilizados para la selección delos coejecutores y lasrelaciones contractuales quese pretende establecer conellos.





Contenido delPOA



menos aconsejable), tendrá que considerarse que el tamañode la UG sea el óptimo para una gestión eficiente y eficaz,de tal manera que se garantice una producción adecuada, yuna proporción equilibrada entre los costos y beneficios.

§ Si la modalidad de ejecución indirecta (vía institucionespúblicas o privadas, locales o nacionales) es la que seprivilegia el en el POA, el Revisor se cerciorará de que sedetallen los criterios y procedimientos para la selección delas instituciones, las eventuales coejecutoras elegidas, y eltipo de relación que se establecerá con ellas; todo esto,tomando en cuenta las tres principales categorías de posiblerelación contractual sugeridas por la Comisión: conveniosde cooperación, contratos de subvención, contratoscomerciales (ver detalle en el cuadro siguiente). Al mismotiempo, verificará que se definan en el POA las modalidadesde seguimiento que el Proyecto piensa utilizar para facilitarlas realizaciones y los resultados de las acciones que seprevé ejecutar con responsabilidad delegada.

KK Si el proyecto ha optadopor utilizar la modalidad deejecución mixta, el Revisorconstatará que exista unaclaridad especial con relacióna que acciones seránejecutadas directamente porel Proyecto y cuales bajoresponsabilidad delegada.

1. Convenios de cooperación

Entre el Proyecto y otra entidadpública o privada con miras a uniresfuerzos hacia el logro de unobjetivo común.

2. Contratos de subvención

El Proyecto subvenciona una entidadpública o privada para complementarsus esfuerzos dirigidos hacia uno delos objetivos del Proyecto.

Recursos Ejecución Seguimiento

Cada participante en elconvenio aporta sus propios

recursos. No haytransferencia de recursos delProyecto al ente cooperante.

Las modalidades de ejecuciónestán contenidas en el

convenio, el cual define lasobligaciones y aportación de

cada parte.

Independientemente de loque prescribe el convenio, elProyecto tiene la obligación

de dar seguimiento a laejecución en su conjunto, y a

su aportación en particular.


El Proyecto transfiererecursos a la organización

cooperante en función de unplan de actividad. Sinembargo estos recursos

complementan los recursospropios del organismo.

Las modalidades de ejecuciónestán establecidas en el

convenio, el cual define lasobligaciones y aportación decada parte. Las transferencias

de recursos a la entidadcooperante están vinculadas

al logro de resultados.

El Proyecto da seguimiento ala ejecución del convenio.

Los resultados delseguimiento sirven para

aprobar los desembolsos enfavor del ente cooperante.

Formas de ejecución indirecta

3. Contratos comerciales

El Proyecto contrata a través de losprocedimientos establecidos por laComisión un ente público o privadopara prestar un servicio.


El Proyecto paga la totalidadde costo de los servicios

prestados según lasmodalidades previstas en elcontrato, de conformidad

con el cumplimiento de lasobligaciones por parte el

contratista.

La ejecución está a cargo delcontratista, según los

términos del contrato. Elcontratista es totalmente

responsable de la ejecución.

El Proyecto hace lasupervisión de la ejecución

del contrato y da seguimientoa la ejecución del convenio.

El pago se hace sobre la basede estados de avance ligados

a los resultados.





Contenido delPOA



à Calendario de Ejecución: Como se ha mencionado, existeuna dificultad para todos los Proyectos en cuanto a respetar suscalendarios de ejecución. Influyen sobre este factor el pocorealismo de los Convenios (tiempos insuficientes para lograr losresultados previstos), el tiempo insuficiente reservado a la fasede arranque y planificación detallada, el atraso en el envío delos recursos financieros y los procedimientos para laadquisición de los equipos (sobre todo, cuando intervenganlicitaciones internacionales). Por este motivo la calendarizaciónde las actividades en los Planes Operativos es considerada muyindicativa y flexible, aceptando que muchos de los factorestemporales son imponderables y poco controlables por losProyectos.

El Revisor deberá prestar atención a que el calendario deejecución, considerando los atrasos en los tiempos de arranquey los obstáculos que pueden presentarse en la ejecución, talcomo se ha indicado en el párrafo anterior, sea realista eincorpore con suficiente exactitud el desarrollo temporal de lasactividades que se pretenden realizar en el POA bajo examen.

El programa detallado de ejecución (en forma de diagrama debarras o Gantt), especificará las actividades a realizar y lasestimaciones de comienzo, duración y finalización de cada una.A continuación se presenta un gráfico ilustrativo del calendariode ejecución:

à Coste y Plan de Financiación (Presupuesto): El Revisorverificará que en este apartado se incluyan las estimaciones decostos para cada componente, al menos en EURO y monedalocal, incluyendo la fuente respectiva de financiación y losacuerdos de cofinanciación, si los hubiera.

KK El Revisor determinarási en el POA: ¿Existe unaplanificación y ordenación delas actividades en el tiempo?¿El calendario de ejecuciónes realista? ¿Se consideranposible obstáculos y atrasos?¿El calendario contemplacontinuidad respecto de laejecución anterior?

KK El Revisor verificará quese reporten y comenten losprincipales cuadros de laprevisión presupuestaria(producidos por el SSFF, enel caso de los Proyectos queadoptan este instrumento), loscuales podrán sercompletados, según el caso,con gráficos auto-explicativos.

Calendario de Ejecución

Tarea Hito División Resumen





Contenido delPOA



Presupuesto: En el anexo 2 del CF, Disposiciones Técnicas yAdministrativas, se establece el presupuesto global de lacontribución por rubro y fuente financiera (CE, Gobierno – País,Beneficiarios, otros)15. Adicionalmente, el POG detalla lasactividades, metodología y presupuesto que cubre un número“X” de años del Proyecto, y en los POAs se detallan: laejecución de las actividades, el presupuesto anual, loscalendarios de ejecución y los desembolsos.

Tal y como se ha mencionado, el Revisor confirmará que en lainformación financiera del POA, se incluya lo siguiente:

a. El presupuesto detallado y ajustado al POG y al Conveniode Financiación o addendum/adenda vigente(s),

b. Que para el año en consideración, el POA presente losdetalles de las exigencias presupuestarias, en función de lasactividades, por rubros presupuestarios del CF/POG yfuente de financiación16. El modelo de cuadros adjunto,puede ser solicitado para tal efecto. Estos cuadros tambiénhan sido incluidos en el anexo 1 de la presente Guía.

KK El Revisor verificará: (a)el tipo de informaciónfinanciera presentada (añoanterior y acumulado hasta lafecha); (b) montospresupuestados (nuevo año,por componentes yactividades); (c)disponibilidad de fondosreales existentes en Bruselas yen cuentas del Proyecto(incluyendo intereses u otrosfondos gestionados),adicional a los fondos decontrapartida nacional, parafinanciar el POA del año bajoestudio; (d) aportación de lasContrapartes (a lo previstoy/o condiciones); (e)proporción rubros deinversión versus rubrosgastos generales (personal,funcionamiento, AT); (f)avance financiero después delPOA versus avance físico; (g)que los fondos de créditoestén bien identificados y consolicitud de desembolsoaparte. Asimismo, prestaráparticular atención a: (h) laimportancia y composición delos costos de funcionamiento,que no incluyan partidas quecompeten a la Contraparte(gastos de alquileres,personal, viáticos y seguros),a menos que exista acuerdoespecífico.

15 Los montos de los rubros presupuestarios no pueden (deben) ser modificados por el Proyecto (UG) a través delPOG o POAs. Para realizar ajustes a los montos de los rubros presupuestarios(ya sea cambios en y/o entre losmontos acordados en el CF), el Proyecto deberá contar con la aprobación de la CE y Tutela nacional/regional(denominándose a tal acuerdo aprobado entre las partes de tutela: addendum al CF).

16 De acuerdo al SSFF, existen cuatro diferentes niveles: actividades, sub-actividades, sub-sub-actividades y sub-sub-sub-actividades. No es necesario que este grado de detalle esté incorporado en el POA; el primer y segundoniveles son suficientes.

Proyecto No.

POA (año)

Nombre de actividad

Título del Proyecto

Por Rubro y Actividad

Rubros/ Activida d

1 2 3 4 e t c . TOTAL

a

b

c

d

e

.

e t c

T o ta l

Montos P r o g r a m a d o s e n Euros yM o n e d a l o c a l

De b e r á n indicarse las a c t i v i d a d e sprevistas en e l P O G

Otras Fuentes

Proyecto No.

POA (año)

Nombre de actividad



Rubros/ Activid a d

1 2 3 4 etc.

TOTAL

a

b

c

d

e

.

e t

c T o ta l


De b e r á n indicarse las ac t iv idades previstase n e l P O G

Contraparte

Proyecto No.POA (año)

Nombre de actividad



Rubros/ Actividad

1 2 3 4 etc.

TOTAL

a

b

c

d

e

.

e tc T o ta l


De b e r á n indicarse las a c t i v i d a d e sprevistas en e l P O G

Fondos UE

Proyecto No.

POA (año)

Nombre de actividad



Rubros/ Actividad 1 2 3 4 etc.

TOTAL

a

b

c

d

e

.etc

T o t a l

Total Fuentes

Deberán indicarse las actividades previstas en el POG

Montos Programados en Euro y Moneda Local

Deben correspondera los rubros del CFy POG

Se debe contar conun cuadro por cada

fuente de financiamiento

Cuadros Presupuestarios TipoRubro/Actividad





Contenido delPOA



c. Que el plan presupuestario refleje todos los fondos y todaslas fuentes financieras comprometidas, incluyendo lasexigencias presupuestarias por actividad y el cálculo delmonto total exigido para cada rubro identificado.

d. Que el documento precise información en cuadrossinópticos sobre el acumulado de los presupuestos de POAsanteriores, lo ejecutado en POAs anteriores, el saldo quequeda por ejecutarse de estos POAs, la previsión del POAbajo estudio, el total acumulado que se prevé ejecutardurante el ejercicio, y el saldo que quedará por ejecutar, conposterioridad al ejercicio.

KK El Revisor examinará laexistencia de unapresentación comentada delestado financiero del Proyectoy las previsionespresupuestarias para elejercicio siguiente. Estasección deberá seracompañada por lossiguientes cuadros (como losproducidos por el SSFF):+ Cuadro acumulado deorigen y destino de los fondos,por fuente financiera;+ Detalles de ladisponibilidad de caja, ybancos por fuente financiera;+ Estado financiero globaldel ejercicio anterior.

ºº

SubactividadRubro/Actividad

A#.1 A#.2 A#.3 A#.4 Etc. Total

Total

abcde.

Etc.

}Por Rubro y Subactividad de la actividadPor Rubro y Subactividad de la actividad

POA (año)

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

ºº



Total

abcde.

Etc.


POA (año)

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

ºº



Total

abcde.

Etc.

}Por Rubro y Subactividad de la actividad

Por Rubro y Subactividad de la actividad

POA (año)

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

ºº



Total

abcde.

Etc.


POA (año)

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

Actividad nActividad 3

Actividad 2

Actividad 1

ºº



Total

abcde.

Etc.


POA (año)

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

Consolidado

Debe presentarse un númerode cuadros equivalentes a las

subactividades de cada actividad(por lo menos de los fondos

de la CE en EURO).



de la CE en EURO).

Deben corresponder alos rubros del CF/POGDeben corresponder alos rubros del CF/POG

Cuadros Presupuestarios TipoRubro/Actividad/Subactividad

Convenio de Financiación y POG Ejecución Financiera Ejecución Financiera por realizar Ejecución FísicaRubro/actividad Previsto POAs Anteriores % Realizaciones Saldos CF antes Presupuesto Saldos CF despues % Unidad Programado Cantidad actual Programado

Convenio Financ. Planificado Ejecutado POAs CF POA bajo estudio POA bajo estudio de este POA CF de Medida POG POAs anteriores este POARubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Rubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Rubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Rubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Etc….

T o t a lPresupuesto POA

bajo estudio

Ejecución del Proyecto (incluyendo el nuevo POA)

Proyecto No.

Información al: Indicar FechaTítulo del Proyecto

CUADRO FINANCIERO TIPO





Contenido delPOA



e. Que contenga las previsiones específicas de la contribuciónnacional/regional (indicando qué organismo(s)nacional(es)/regional(es) lo va(n) a aportar) y qué otrasposibles fuentes financieras. Para las contribuciones que son“en especie” o “valorizadas”, se debe indicar con quécriterios se han estimado17.

f. Que se tomen en cuenta las disponibilidades financieras enbancos y caja, y sean deducidas de la solicitud dedesembolso de fondos que el Proyecto presentará a raíz delPOA.

g. Que la información sobre ejecución presupuestaria aparezcaen EURO y en moneda local del (de la) país (región)beneficiario (a)18.

h. Que del monto total se señalen las cantidades a pagarlocalmente, y los pagos desde la Sede19.

KK El Revisor verificará queen la información financierapresentada se tomen encuenta las previsionesespecíficas de la contribuciónde Contraparte, lasdisponibilidades en bancos ycaja, para deducirlas en laeventual solicitud dedesembolso de fondos que elProyecto presentará a raíz delPOA. El monto total señalarálas cantidades a pagarlocalmente, y los pagos desdela Sede. Será ideal que lainformación esté presentadaen Euros y moneda local.

17 Es normal que en los CF se incluyan rubros presupuestarios que deban ser aportados directamente por la contraparte

nacional/regional y/o beneficiarios del Proyecto, para lo cual el POG y particularmente los POAs debe precisar el montode la contribución, los criterios que se hayan asumido para el cálculo de las mismas, y cuándo/cómo se ejecutarán.

18 Para las necesidades de la Comisión será suficiente en EURO; sin embargo, es necesario considerar que la informacióntambién sea emitida en las monedas de uso de las otras fuentes de financiación – los POAs también son analizados por la(s)Contraparte(s) y los otros cofinanciadores –.

19 Normalmente, los suministros adquiridos por licitación internacional se pagan directamente en Bruselas.

1. Contribución Europea

Cuenta No . Moneda Banco y Lugar Saldo al Final de ( ) Equivalencia Intereses Otros Ingresos

(excluir intereses) en EUROS Acumulados

Total

2. Contribución Nacional

Cuenta No . Moneda Banco y Lugar Saldo al Final de ( ) Equivalencia Intereses Otros Ingresos


Total

3. Contribución Otros ( indicar)

Cuenta No. Moneda Banco y Lugar Saldo al Final de ( ) Equivalencia Intereses Otros Ingresos


Total

Indicar fecha Título del Proyecto

Saldos en cuentas del Proyecto por fuente financiera

Proyecto No.Información a:





Contenido delPOA



KK El Revisor verificará queel Proyecto prevea que losfondos de crédito estén bienidentificados, y con solicitudde desembolso aparte de losfondos para otros rubros

i. Que el rubro de imprevistos, así como los interesesgenerados y acumulados a lo largo de la intervención, noaparezcan como parte del plan presupuestario del POA, ypor lo tanto que el presupuesto esté contenido en los límitespresupuestarios de los rubros principales del Convenio. Soloen caso de absoluta necesidad, debidamente justificado, elrubro imprevistos y/o intereses percibidos podrán utilizarseprevio acuerdo formal y por escrito de la Comisión. En talcaso, el Revisor constatará que en el resumen ejecutivo delPOA y en la lista de puntos sensibles, se indiqueexplícitamente que el Proyecto pretende utilizarparcialmente (o totalmente) dichos rubros, para elfinanciamiento de ciertas actividades no cubiertas por elpresupuesto ordinario, durante el año en cuestión.

KK Si el Proyecto pretendeutilizar los fondos deimprevistos o interesespercibidos, el Revisorverificará que existan lasexplicaciones y/ojustificaciones pertinentes,dentro de la lista de puntossensibles para laatención/aprobación de lasTutelas.

Mode lo de cuadro sobre d ispon ib i l idades f inanc ie ras y fondos so l i c i t ados a Bruse las

Fecha:Nombre del ProyectoConvenio No.

Referencia Monto EURO Totales EURO1. Compromiso financiero sin AT europea1.1 Convenio original (1.1.1+1.1.2)

1.1.1 Rubros ordinarios 1.1.2 Imprevistos1.2 Addenda ( )*

Total 1 (T1) (1.1+1.2+etc.)

2. AT europea2.1 Convenio original2.2 Addenda ( )* Total 2 (T2) (2.1+2.2+etc.)

Total compromiso financiero de la CE (TCF) (T1 + T2)

3. Pagos al Proyecto y compromisos realizados por Bruselas3.1 Transferencias totales realizadas al Proyecto a la fecha3.2 Compromisos totales realizados por Bruselas (si aplica)**Total 3 (T3) (3.1+3.2)

4. Disponibilidad en Bruselas (sin AT)4.1 Disponibilidad (sin AT e imprevistos) financiamiento del Proyecto (T1-1.1.2-T3)4.2 Imprevistos***Total 4 (T4) (4.1+4.2)

5. Disponibilidad en el país/región beneficiario/a5.1 Disponibilidades totales en cuentas del Proyecto (fondos de la CE)****5.2 Fondos que requieren autorización expresa para su uso por parte de la CE (FRAECE) (5.2.1+5.2.2) 5.2.1 Intereses generados por fondos de la CE 5.2.2 Otros ingresos generados por fondos de la CETotal 5 (T5) = Disponibilidad neta en el país/región (sin incluir FRAECE) (5.1-5.2)

6. Financiamiento POA bajo estudio6.1 Total del financiamiento de la CE, requerido para el período correspondiente6.2 Disponibilidad neta en el país (fondos de la CE) (T5)6.3 Utilización de fondos disponibles localmente que requieren autorización (FRAECE)*****6.4 Solicitud de desembolso de fondos a Bruselas (6.1-6.2-6.3) 6.4.1 Rubros ordinarios 6.4.2 Imprevistos

Total de fondos solicitados a Bruselas (6.4.1+6.4.2)

Fuente : E laborac ión en base a datos fac i l i tados por e l Proyecto .

* Especificar en líneas separadas los diferentes addenda que se han realizado.** Compromisos realizados directamente por la Sede con cargo al CF (normalmente AT, equipos adquiridos en licitaciones internacionales, etcétera).*** Indicar el monto neto especificando en nota separada si han sido utilizados (monto), una parte o todos.**** Aquí deben incluirse todos los ingresos de fondos de la CE (transferencias, intereses, etcétera).***** Indicar referencia de la solicitud y estado actual de la misma.





Contenido delPOA



Finalmente, el Revisor deberá prestar suma atención a latendencia real del gasto, respecto a lo planificado anteriormentey lo ejecutado; de tal manera que el POA presente informaciónequilibrada y compatible con su real y verdadera capacidad,dado que la experiencia evidencia, en la gran mayoría de losProyectos, una sub-ejecución respecto a lo planificado.

A continuación, se presenta un ejemplo gráfico sobre latendencia real de gasto de un Proyecto, respecto a loplanificado:

KK El Revisor prestaráparticular atención sobre lastendencias de los gastos delProyecto; de tal manera quela información presentada seaequilibrada y compatible conla verdadera capacidad deGestión del Proyecto.

Indicadores respecto al avance físico y ejecuciónfinanciera: Tal como ha sido señalado anteriormente y deacuerdo a la experiencia de la Cooperación Europea en AméricaLatina, resulta normal que durante los primeros 2 años losritmos de avance físico y ejecución financiera de los Proyectossean considerablemente más bajos de lo que se ha previsto enlos respectivos POG, por efecto del lento arranque. En lamayoría de los casos, este fenómeno es casi inevitable y nosiempre imputable a la capacidad de la Unidad de Gestión.

Considerando lo anterior, el Revisor de un POA deberá poneratención al realismo del avance físico versus las previsionesfinancieras, tomando en cuenta las tendencias de los ejerciciosanteriores respecto a las previsiones iniciales del POG. Almismo tiempo, deberá verificar la tendencias individuales de laejecución de los diferentes rubros presupuestarios, paraidentificar eventuales desequilibrios que podrían traducirse endifíciles ajustes posteriores, e influir en el avance físico (vergráfico a continuación).

PROYECTO

- 500

0

500

1,000

1,500

2,000

1 2 3 4 5 6

Miles

de

EUROS

Presupuestado

Ejecutado

Transferencias

Disponible

Ejecutado

Presupuestado

Información a: (indicar año)





Contenido delPOA



Se señalan al respecto los siguientes factores:

♦ Debe existir un equilibrio entre los rubros de inversiónversus el rubro de gastos generales (funcionamiento,personal, AT europea, etcétera) y del avance físico versusla ejecución financiera (ver diagramas de la páginasiguiente). Muchas veces, la proporción de ejecuciónfinanciera no es coherente o compatible con el avancefísico, y este desequilibrio se ve reflejado de igual forma enla proporción de las inversiones versus los gastos generales.

♦ Asimismo se observa que, a pesar de tener un ritmo deejecución lento, muchos Proyectos gastan rápidamente suspresupuestos de funcionamiento y de personal, con elconsiguiente efecto de encontrarse con estos rubrosagotados, cuando todavía tienen considerables recursos deinversión por ejecutar, y con un avance físico bastantepobre.

En el caso que se detectaran estos tipos de desequilibrio, sedeberán señalar y solicitar a los Proyectos la adopción demedidas concretas y eficaces para corregir dichas tendencias.Por lo general, en el caso que la tendencia de ejecución hasta lafecha haya sido considerablemente diferente respecto a lasprevisiones del POG, el POA deberá indicar las repercusionesglobales, las tendencias futuras y el papel que el POA enconsideración va a asumir en cuanto a medidas correctivas.

0

2 0 0

4 0 0

6 0 0

8 0 0

1 0 0 0

1 2 0 0

1 4 0 0

1 6 0 0

1 8 0 0

2 0 0 0

Año

1

Año

2

Año

3

Año

4

Año

5

Tendencia 2

Tendencia 1

Gastos oper .

Inversiones.

Remanente

PROGRAMA DE DESARROLLO XXXX

Un ritmo de ejecución lentoal principio del Proyecto,muy por debajo de lasprevisiones del POG, puedeperjudicar sensiblemente eldesarrollo total delProyecto. Dos escenarios seproponen en estos casos:intensificar fuertemente elritmo de ejecución en losaños siguientes, o extenderla duración del Proyecto.Ambas opciones presentanDificultades, de manera quees necesario prevenirlas loantes posible.





Contenido delPOA



KK El Revisor deberáverificar, en el POA bajoestudio, la pertinencia quepresentan los indicadoresfinancieros (presentados en elpresupuesto), respecto a latendencia de ejecuciónreflejada en los informestrimestrales. ¿Son realistaslas tendencias de ejecuciónfinanciera y el avance físicoprevisto, sobre la base delcomportamiento de añosanteriores? ¿Existe equilibrioadecuado entre los gastosgenerales versus inversiones?¿Existe equilibrio adecuadoentre el presupuesto y elavance físico previsto? ¿Lastendencias del Proyectoevidencian correccionessignificativas en el POA bajoestudio? ¿Existe una sub-ejecución dentro del POA, enfunción de lo previsto por elProyecto en el POG? ¿Existedisponibilidad presupuestariaen los rubros que componenlos gastos generales del POA?

à Condiciones Especiales: medidas complementarias delGobierno/Contraparte: El Revisor corroborará si en eldocumento se señalan las acciones que realizará elGobierno/Contraparte, incluyendo las partes implicadas como elsector privado u organizaciones locales, durante la ejecución delProyecto.

¿Cómo debe reflejarse el aporte de la Contraparte? Esfrecuente que la Unidad de Gestión tenga dificultades enplanificar las aportaciones de la(s) Contraparte(s), por no tenerel control directo sobre estos recursos (caso frecuente, aportesen especie). Sin embargo, el Revisor verificará que en el POAse hayan planificado, si corresponde, las acciones a cargo de lasotras fuentes, con el mismo grado de detalle que las previstasfinanciar con fondos de la CE.

Avance físicoejecutadopor ejecutar

Avance financieroejecutadopor ejecutar

Presupuestadogastosgenerales

inversiones

Realizadogastosgeneralesinversiones

Frecuente tendencia a exceder en los gastos generales (personal, funcionamiento …)

Costos de realización más elevados que lo previsto

Puntos de atención para el análisis de los presupuestos

Es frecuente que a un índice deavance financiero determinado nocorresponda un equivalente índicede avance físico; lo cual denota unaineficiencia en la ejecución, yconsecuentemente costossuperiores a lo planificado.

En varios casos no se lograrealizar el nivel de inversiónplanificada,mientras loscostos generales exceden lasprevisiones, siendo estotambién un índice deineficiencia





Contenido delPOA



Para tal efecto, el Revisor diferenciará si los rubros apresupuestar son en efectivo (aportaciones de las diferentesfuentes a las cuentas bancarias del Proyecto, para que seanmanejadas por la Co-dirección), o serán aportados en especie.Para este último caso, verificará si se trata de aportaciones parala gestión del Proyecto (personal nacional, medios logísticos), ocontribuciones en acciones de desarrollo, realizadas por otrosactores que colaboran con el Proyecto (instituciones del Estado,municipios, instituciones financieras y otras organizacionespúblicas o privadas). Ya que mientras los primeros rubros sonfácilmente planificables, la correcta planificación de lossegundos depende de la capacidad y voluntad de la organizaciónimplicada.

El Revisor podrá considerar como válidos en el ámbito delPOA, únicamente aquellos rubros para los cuales se presente unplan de acción suficientemente detallado, que especifique el tipode acción, en qué medida se integra a los objetivos específicosdel plan y se conjuga con la correspondiente aportación de laCE: ¿Cuál será la entidad cooperante? y ¿cuál la modalidad decooperación (cofinanciamiento, ejecución paralela, etcétera)?De ser este el caso, el Revisor constatará que el POA indique,para la ejecución de cada acción, el procedimiento del tipo deconvenio de cooperación a establecer con la entidad cooperantey en donde se definan los derechos y las obligaciones de cadaparte.

El Revisor deberá prestar particular atención para que en elconjunto del POA sea reflejado adecuadamente el papel de laContraparte nacional/regional, tanto con respecto a lacontribución técnica, como financiera.

KK El Revisor verificará queel POA refleje laplanificación anual en suconjunto, y por este motivodeben reportarse todas lasacciones que se prevéejecutar durante el año dereferencia, tanto a cargo de lacontribución de la CE, comode los otros financiadores(Contraparte nacional u otroseventuales). En ningún caso,el POA puede limitarse aplanificar únicamente losaportes de la parte europea.

VII. Avance hacia la viabilidad/sostenibilidad –En este apartado se tendrán en consideración los siguientesítems:

à Política(s) de apoyo: Dentro del POA, el Revisor verificaráque exista la información más relevante sobre políticas actuales(incluyendo modificaciones) nacionales y/o regionales, querepercuten con la ejecución normal del Proyecto, sobre todocuando existen cambios en el Gobierno o Contraparte nacional.Asimismo, debe corroborar la información sobre las acciones decoordinación entre agencias y/o donantes, a través de accionescon otros Proyectos, u otros fondos que intervienen en el área deacción del Proyecto.

à Tecnología apropiada: Es normal que al inicio de lasacciones del Proyecto se establezcan las tecnologías apropiadasa utilizar en las intervenciones. El Revisor verificará si se

KK El Revisor se mantendráinformado sobre posiblescambios en las políticas deapoyo que puedan repercutiren la viabilidad de laintervención del Proyecto.





Contenido delPOA



presenta información precisa, en el POA bajo estudio, sobreposibles cambios en la estrategia de intervención, respecto a lastecnologías apropiadas definidas al inicio por el Proyecto; esastecnologías debieron ser consideradas para su aplicación a la luzde las necesidades y capacidades locales.

à Medio Ambiente: Entre las prioridades de largo plazo, para laCooperación Técnica y Financiera de la Unión Europea, seencuentran la protección del medio ambiente y de los recursosnaturales, y el desarrollo sostenible. En este sentido, el Revisordeberá corroborar que en la implementación de los Proyectos,siempre se incorporen los aspectos medioambientales y de losrecursos naturales, dentro de las acciones propuestas. Por ello,en el POG y POAs del Proyecto, deberán hacerseconsideraciones medioambientales en una sección aparte.

El Revisor examinará sí en el POA: ¿Están claramenteidentificadas las actividades que tienen influencia (positiva onegativa) sobre el medio ambiente? ¿Se identifican lasinfraestructuras, obras o actividades que puedan tener unimpacto sobre los recursos naturales? En tal caso, ¿se prevénestudios de impacto ambiental y medidas de mitigación? ¿Soncongruentes las medidas previstas en favor de la protección yconservación de los recursos naturales? ¿Muestran lasrealizaciones llevadas a cabo hasta la fecha un comportamientofavorable para el medio ambiente y salud humana, entre otrosaspectos? ¿Están claramente identificados los IOV?

K El Revisor corroboraráque en el POA se presenteuna sección aparte, con lasacciones previstas realizarpor el Proyecto, en favor yrespecto al medio ambiente ylos recursos naturales.

à Aspectos socioculturales y de género: Los aspectossocioculturales y de género son ejes importantes de laCooperación Comunitaria; por ello, el Revisor verificará que enel plan bajo examen exista la información pertinente sobre lasacciones previstas, para el año en consideración, en cuanto adichos temas. Particularmente, si las actividades previstas soncoherentes con las normas y prácticas socioculturales de laregión en donde interviene. Asimismo, confirmará si en el POAse incluyen las acciones que la Contraparte realiza pararesponder a las necesidades de las comunidades locales, p.e.aumenta la oportunidad de empleo, mejora en las condicionesde vida de las poblaciones, etcétera.

à Capacidad Institucional y de Gestión (pública yprivada): El Revisor verificará que en el POA presentado seincluyan las acciones que realiza el Proyecto en función demejorar la capacidad institucional; si cuenta con accionesprevistas en el POG y/o las que realizan otros actores en eseámbito y su repercusión sobre las acciones de la intervención.Las evaluaciones realizadas por los Servicios de Comisión han

KK El Revisor verificará queen el plan bajo estudio existala información pertinentesobre las acciones previstas,para el año en consideración,en cuanto al género y losaspectos socioculturales.





Contenido delPOA



demostrado que la debilidad de las instituciones es una de lascausas más importante del fracaso de los Proyectos deCooperación al Desarrollo.

En otras palabras, elRevisor pondrá la atenciónpara que los ejecutores delProyecto tengan presenteque el mismo surgió parabeneficiar (directa oindirectamente) la basesocial de las regiones deintervención. Todas lasactividades tienen quediseñarse y ejecutarsepensando que lafinanciación externaterminará un día y que es necesario dejar, a lo largo de lasintervenciones, un tejido social/institucional fortalecido para sudesarrollo de manera endógena. Por ello, los aspectosinstitucionales, en cuanto a procesos que permitan unacontinuidad más allá de la vida del Proyecto, es sumamenteimportante que estén plenamente desarrollados en el POG, yparticularmente especificados en el(los) POA(s) bajo estudio.

El Revisor tendrá presente que los Proyectos,independientemente de lo que sea su campo específico deacción, presten atención a favorecer un tejido armónico yfuncional entre las organizaciones de la sociedad civil(incluyendo la iniciativa privada), las instanciaspolítico/administrativas locales (municipios, etcétera) y lasinstituciones del Estado central.

KK El Revisor verificará queel Proyecto no fomenteexpectativas para la creaciónde nuevas instituciones, noprevistas en el Convenio deFinanciación. Sin embargo,en caso de la creación de unanueva institución, examinarácon detenimiento la propuestaque prepare la UG, de talmanera que la misma seaadecuada, coherente, extensay que dé suficiente garantíade la sostenibilidad de lanueva institución. En elPOG, al menos, deberá existirun esbozo de la propuesta y, alo largo de la intervención, encada POA, deberán aparecerlos detalles sobre la evoluciónde la misma, previendo quedesde el inicio se considere elhorizonte de vida delProyecto.

Para este fin, será fundamental que el Comité Consultivo20 (oinstancia equivalente, según lo prescriba el CF o el POG) delProyecto esté plenamente integrado y funcionando. El ComitéConsultivo es una instancia que, a través de susrecomendaciones, debería: favorecer la coordinacióninterinstitucional y la coherencia del Proyecto con los planes dedesarrollo en los diferentes niveles y con las necesidades realesde los beneficiarios; además, asegurar la conexión de losPOG/POAs y consecuentemente de las actividades realizadaspor el Proyecto, con la realidad local y los otros esfuerzos quese realizan al mismo tiempo. El Revisor verificará los aspectossiguientes respecto al CC: ¿Funciona un Comité Consultivo?¿Qué instituciones participan en él? ¿Existe un calendario de

KK El Revisor pondráparticular atención, en que,dentro del POA bajo estudio,se tenga claridad sobre losmecanismos de concertacióncon todos los actoresinvolucrados y su área deacción. Considerándose,además, la existencia yfuncionamiento adecuado delCC.

20 El Comité Consultivo - CC está integrado por el organismo de Contraparte, los diferentes entes locales que participan en el

Proyecto, y representantes de los beneficiarios directos, a través de sus organizaciones.

?

Ok





Contenido delPOA



reuniones previstas? ¿Se cumple el calendario? ¿Se cuenta conun reglamente interno del Comité, el cual establece susfunciones y relaciones con la Dirección del Proyecto y con elOrganismo de Contraparte?

à Análisis de sostenibilidad: En el POG debió establecerse loscriterios y metodologías que permitan asegurar a lo largo de laintervención del Proyecto, la sostenibilidad de aquellasactividades que impliquen un tiempo mayor a la prevista parael mismo. Particularmente, en los POAs el Revisor debeencontrar las acciones puntuales que se realizarán a favor dedichas actividades, aplicación de los criterios y metodologías, eindicación del avance sobre dichas acciones, en vista de lagradualidad de la salida del Proyecto, garantizando el mínimoimpacto negativo para los beneficiarios.

En otras palabras, el Revisor velará porque la sostenibilidad delas intervenciones esté claramente definida en el enfoque delProyecto desde su arranque, y que aquella vayaimplementándose a lo largo de las realizaciones de los POAs.Así se irá garantizando que todas las acciones previstas por losPOAs tengan los criterios de búsqueda de que el proceso dedesarrollo pueda continuar por medios endógenos y a través dela institucionalidad local.

Asimismo, el Revisor pondrá atención en que en los POAs esténfácil y explícitamente identificadas las actividades/sub-actividades que se realizarán y permitirán a los beneficiarioscapitalizar la experiencia de la intervención, durante lapresencia de la UG y/o vida útil del Proyecto; de esa manerapodrán desarrollarse y seguir con capacidad propia (mejor nivelde ingresos, mayor rentabilidad económica de las actividadesproductivas, una mayor capacidad de gestión propia, mejorasvía tecnología apropiada, un marco legal más justo y equitativo,etcétera). Esto implica que las relaciones entre el Proyecto y losbeneficiarios se basan en nexos de corresponsabilización y node dependencia y/o paternalismo.

El Revisor tendrá el cuidado de examinar que en la estrategia deintervención, la cual es aplicada a través de los POAs, esténabiertamente establecidos los destinatarios y las modalidades detransferencia de las responsabilidades, al final del Proyecto.Esto quiere decir que los criterios y actuaciones para garantizarla sostenibilidad, deberían estar definidos desde el principio, eimplementados a lo largo de toda la ejecución del Proyecto,sobre la base de cada POA.

KK El Revisor prestaráparticular atención a que lasactividades planificadas porla UG –con un horizonte derealización más allá de lavida del Proyecto- en losPOAs estén encaminadas agarantizar la continuidad ymantenimiento de las mismas,a la vez que mejoren lascapacidades locales ycapitalicen a losbeneficiarios. Al mismotiempo, velará porque la UGevidencie en cada POA quelas tecnologías deintervención que se proponenson apropiadas; que lasactividades que sefinanciarán, de las obras quese harán y los equipos que secomprarán, está previstoquién se hará cargo delmantenimiento (personal,tecnología, costos, etcétera);qué institución(es) uorganización(es) va(n) arecibir los activos delProyecto a su finalización,¿Hay indicaciones, estrategia,y planes concretos para ello?¿Tiene(n) esa(s)institución(es) capacidadsuficiente para ello? ¿Estáprevisto en el Convenio deFinanciación la creación deuna nueva institución?; encaso afirmativo, ¿es esteplanteamiento realistadurante la intervención, o seha adoptado otro camino deacción suficientementejustificado?

En particular, el Revisor, verificará que el POA del último añodefina con exactitud la estrategia de transferencia, en vista del





Contenido delPOA



cierre del Proyecto y garantice la sostenibilidad de aquellasacciones que han sido previstas a lo largo de la intervención.

VIII. Seguimiento y Evaluación – Este apartadocontiene dos secciones: los indicadores de seguimiento, y lasrevisiones/evaluaciones.

à Indicadores de seguimiento: En esta sección el Revisordeberá encontrar los indicadores claves (IOV y fuentes deverificación) para cada nivel, de acuerdo al Marco Lógico ymetodología para realizar el seguimiento del Proyecto.También, corroborará que los métodos para recoger lainformación relevante, incluyendo las responsabilidades desupervisión o seguimiento del Proyecto, por parte de lasdiversas organizaciones implicadas – Gobierno, agencias localeso contratistas – sean adecuados y bajo los criterios previstos porla Comisión.

à Revisión/Evaluaciones: El Revisor encontrará los aspectosque para el Proyecto son relevantes, además de los contenidospropios de interés de las Tutelas, en cuanto a los aspectos de laconcepción del Proyecto, su contexto, objetivos y resultados, lashipótesis y riesgos, su ejecución y funcionamiento, y susrepercusiones (deseadas o no), a la luz de los criterios deviabilidad.

KK El Revisor prestaráatención para que elseguimiento del Proyecto(dividido en interno y externo)sea preciso y eficaz.

KK El Revisor procuraráque las revisiones /evaluaciones del Proyecto serealicen a la luz de loscriterios de viabilidad y sobrela base de las normasprevistas por la Comisión.

IX. Anexos – Este es un apartado no obligatorio; el Revisorpodrá encontrar información complementaria que facilitará elexamen del POA. Entre la información, encontrará:

a. Términos de referencia de las misiones de apoyo, previstasdurante el año;

b. Datos eventuales de los IOV respecto a actividades yresultados por áreas geográficas de intervención o grupometa (evitando demasiados cuadros excesivamentedetallados);

c. Cuadros detallados del SSFF hasta el nivel de sub-actividad;

d. Eventual anexo fotográfico explicativo del tipo de actividadparticularmente significativa;

e. Mapas con las principales acciones previstas en el territorio.

KK El Revisor verificará sila UG ha incluido unapartado de anexos queamplíe y/o facilite lacomprensión de lainformación sintéticapresentada en el POA;sección que estará ubicada alfinal del documento.





Contenido delPOA



Parte FAnexos e Índice Temático





Contenido delPOA







Contenido delPOA



Anexo 1Cuadros Financieros Tipo





Contenido delPOA







Contenido delPOA



Proyecto No.

POA (año)

Nombre de actividad



Rubros/Activida d

1 2 3 4 e t c . TOTAL

a

b

c

d

e

.

etc

T o ta l

Montos Programados en Euros yMoneda local

De b e rán indicarse las actividadesp revistas en el POG

Otras Fuentes

Proyecto No.

POA (año)

Nombre de actividad



Rubros/ Activid a d

1 2 3 4 etc.

TOTALa

b

c

d

e

.

e tc T o ta l


De b e rán indicarse las actividades p revistase n el POG

Contraparte

Proyecto No.

POA (año)

Nombre de actividad



Rubros/ Actividad

1 2 3 4 etc.

TOTAL

a

b

c

d

e

.

e tc T o ta l


De b e rán indicarse las actividadesp revistas en el POG

Fondos UEProyecto No.

POA (año)

Nombre de actividad



Rubros/ Actividad 1 2 3 4 etc.

TOTAL

a

b

c

d

e

.

etc

T o t a l

To t a l Fuentes

Deberán indicarse las actividades previstas en el POG

Montos Programados en Euro y Moneda Local

Deben correspondera los rubros del CFy POG

Se debe contar conun cuadro por cada

fuente de financiamiento

Cuadros Presupuestarios TipoRubro/Actividad





Contenido delPOA



ºº



Total

abcde.

Etc.


POA (año)

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

ºº

SubactividadRubro/Actividad A#.1 A#.2 A#.3 A#.4 Etc. Total

Total

abcde.

Etc.


POA (año)

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

ºº


Total

abcde.

Etc.


POA (año)

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

ºº



Total

abcde.

Etc.


POA (año)

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

Actividad nActividad 3

Actividad 2

Actividad 1

ºº


Total

abcde.

Etc.


POA (año)

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

Consolidado



de la CE en EURO).



de la CE en EURO).

Deben corresponder alos rubros del CF/POGDeben corresponder alos rubros del CF/POG

Cuadros Presupuestarios TipoRubro/Actividad/Subactividad





Contenido delPOA



Convenio de Financiación y POG Ejecución Financiera Ejecución Financiera por realizar Ejecución FísicaRubro/actividad Previsto POAs Anteriores % Realizaciones Saldos CF antes Presupuesto Saldos CF despues % Unidad Programado Cantidad actual Programado

Convenio Financ. Planificado Ejecutado POAs CF POA bajo estudio POA bajo estudio de este POA CF de Medida POG POAs anteriores este POARubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Rubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Rubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Rubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Etc….

T o t a lPresupuesto POA

bajo estudio

Ejecución del Proyecto (incluyendo el nuevo POA)

Proyecto No.

Información al: Indicar FechaTítulo del Proyecto

CUADRO FINANCIERO TIPO

1. Contribución Europea



Total

2. Contribución Nacional



Total

3. Contribución Otros ( indicar)



Total

Indicar fecha Título del Proyecto

Saldos en cuentas del Proyecto por fuente financiera

Proyecto No.Información a:





Contenido delPOA



Modelo de cuadro sobre disponibilidades financieras y fondos solicitados a BruselasFecha:

Nombre del ProyectoConvenio No.

Referencia Monto EURO Totales EURO1. Compromiso financiero sin AT europea1.1 Convenio original (1.1.1+1.1.2) 1.1.1 Rubros ordinarios 1.1.2 Imprevistos1.2 Addenda ( )*Total 1 (T1) (1.1+1.2+etc.)

2. AT europea2.1 Convenio original2.2 Addenda ( )* Total 2 (T2) (2.1+2.2+etc.)

Total compromiso financiero de la CE (TCF) (T1 + T2)

3. Pagos al Proyecto y compromisos realizados por Bruselas3.1 Transferencias totales realizadas al Proyecto a la fecha3.2 Compromisos totales realizados por Bruselas (si aplica)**Total 3 (T3) (3.1+3.2)

4. Disponibilidad en Bruselas (sin AT)4.1 Disponibilidad (sin AT e imprevistos) financiamiento del Proyecto (T1-1.1.2-T3)4.2 Imprevistos***Total 4 (T4) (4.1+4.2)

5. Disponibilidad en el país/región beneficiario/a5.1 Disponibilidades totales en cuentas del Proyecto (fondos de la CE)****5.2 Fondos que requieren autorización expresa para su uso por parte de la CE (FRAECE) (5.2.1+5.2.2) 5.2.1 Intereses generados por fondos de la CE 5.2.2 Otros ingresos generados por fondos de la CETotal 5 (T5) = Disponibilidad neta en el país/región (sin incluir FRAECE) (5.1-5.2)

6. Financiamiento POA bajo estudio6.1 Total del financiamiento de la CE, requerido para el período correspondiente6.2 Disponibilidad neta en el país (fondos de la CE) (T5)6.3 Utilización de fondos disponibles localmente que requieren autorización (FRAECE)*****6.4 Solicitud de desembolso de fondos a Bruselas (6.1-6.2-6.3) 6.4.1 Rubros ordinarios 6.4.2 Imprevistos

Total de fondos solicitados a Bruselas (6.4.1+6.4.2)

Fuente: Elaboración en base a datos facilitados por el Proyecto.

* Especificar en líneas separadas los diferentes addenda que se han realizado.** Compromisos realizados directamente por la Sede con cargo al CF (normalmente AT, equipos adquiridos en licitaciones internacionales, etcétera).*** Indicar el monto neto especificando en nota separada si han sido utilizados (monto), una parte o todos.**** Aquí deben incluirse todos los ingresos de fondos de la CE (transferencias, intereses, etcétera).***** Indicar referencia de la solicitud y estado actual de la misma.

Observaciones:





Contenido delPOA



Anexo 2Ficha de Acción





Contenido delPOA







Contenido delPOA



FFiicchhaa ddee AAcccciióónn1.Código acción: 2.Título acción: 3.Ubicación geográfica:

4.Nivel actual



7.Ejecutor:

8.Cofinanciador:

9.Costo:a cargo del Proyecto- subsidio .....................- crédito .....................a cargo de otras fuentes- subsidio ....................- créditos .....................aporte de los beneficiarios .....................




Productivos

Económicos

Sociales

13.ACTIVIDADES:

14.MEDIOS:

Personal:

Equipos:

Fondos de crédito:





Contenido delPOA



15.PRESUPUESTO: Rubros Aporte

UEAporte

cofinanciadorAporte

beneficiariosTotal


Total16.REPARTICION DEL COSTO DE LA ACCION SEGUN LOS AÑOS:

POAI POAII POAIII POAIVFondos UECofinanciadorBeneficiariosTotal17.CALENDARIO:

Año 1 2 3 4Trimestre

ActividadesI II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

EstudioPreparaciónConvenioEjecuciónSeguimientoTransferencia

18.CONDICIONES PARTICULARES:

19.Responsable técnico en el Proyecto

20.Responsable en la entidad ejecutora

21.Representante del grupo beneficiario





Contenido delPOA



Notas explicativas(Ficha de Acción)

1. A cada acción debería atribuirse un código de varios dígitos que identifique la tipología de laacción, la localización geográfica y el número de acción.

2. El título debería identificar en manera clara y sintética la naturaleza de la acción respectiva.

3. Indicar el municipio, aldea o localidad en los cuales está previsto ejecutar la acción.

4. Indicar en la celda respectiva el estado de avance del Proyecto.

5. Describir el número y tipo de beneficios.

6. Detallar si se trata de ejecución directa, por vía de intermediarios, de instituciones odirectamente de los beneficiarios.

7. Indicar el nombre de la ONG, institución o comunidad que va ser responsable de ejecutar laacción.

8. Indicar el nombre de la entidad que eventualmente cofinanciaría la acción (institución delEstado, fondo, banco, otro donante, institución local, etcétera).

9. Resumir el costo total de la acción, según la fuente y el tipo de aportación.

10. Indicar, dentro de los resultados del Proyecto, el resultado al que deberá contribuir la acción.

11. Indicar el objetivo que debe alcanzarse, específicamente a través de esta acción.





Contenido delPOA



12. Indicar los resultados que se pretendan conseguir, a través de las actividades previstas y quedeberían coincidir con el objetivo especifico; detallando los resultados, en tanto sea posible,de carácter productivo, económico, social (u otros eventuales).

13. Detallar las actividades que se deberán llevar a cabo para obtener los resultados, incluyendolos detalles técnicos respectivos (especificaciones de las obras, áreas, técnicas de cultivo,etcétera).

14. Indicar los medios materiales y no materiales previstos para llevar a cabo las actividadesplaneadas (infraestructura, equipos, funcionamiento, personal local y extranjero, servicios,fondos de crédito, etcétera).

15. Detallar el presupuesto de la acción, según el tipo de medio necesario y la fuente definanciación.

16. Repartir el costo de la acción, a cargo de cada fuente, según los años de ejecución delProyecto (los montos anuales respectivos serán reportados al POA correspondiente).

17. Indicar el cronograma de las principales actividades.

18. Anotar eventuales condiciones, externas a la acción, necesarias para que los resultados y elobjetivo puedan ser logrados.

19. Indicar los principales factores ambientales, sociales, institucionales, económicos que puedangarantizar la sostenibilidad de la acción.

20. Indicar el nombre de la persona responsable en el Proyecto, para la conducción de la acción.

21. Indicar el nombre de la persona en la entidad ejecutora, corresponsal de Proyecto para estaacción.

22. Indicar el nombre del miembro de la comunidad beneficiaria, representante para la acción.





Contenido delPOA



Anexo 3Modelos de Cartas de

Comentarios/aprobaciones de POAs





Contenido delPOA







Contenido delPOA



⌧⌧ Borrador de carta rechazando el POA,

Fecha. …………………………..Ref ………………………………

Nota a la atención de los Sr. CodirectoresProyecto……..No. ….

Señores Codirectores:

En fecha _______________ hemos recibido el POA correspondiente al período de ejecución__________.

Después del examen realizado por esta Delegación al documento presentado, lamentamoscomunicarles que el mismo no reúne las condiciones que permitan su aprobación, por lo cual lessolicitamos reelaborarlo tomando en cuenta las siguientes observaciones:

§ Presentación del documento …………

§ Antecedentes y contexto …………….

§ Plan de actividades ………………….

§ Presupuesto ………………………….

Les invitamos a presentar una nueva versión del POA, con las modificaciones solicitadas, cuantoantes para no perjudicar el ciclo de ejecución del Proyecto.

Sin otro particular,

Jefe de la Delegación

C.c. SCR/B3

UNIÓN EUROPEADelegación de laComisión Europea





Contenido delPOA



Fecha. …………………………..Ref ………………………………

Nota a la atención de los Sr. CodirectoresProyecto……..No. …



Al respecto, les informamos que el examen realizado por esta Delegación al documento presentadoha suscitado las siguientes observaciones:

§ Presentación del documento …………

§ Antecedentes y contexto …………….

§ Plan de actividades ………………….

§ Presupuesto ………………………….

Se aprueba con reserva, por lo tanto, el POA presentado, quedando a la espera, en la mayor brevedadposible, de una nueva versión que contemple los ajustes pertinentes, en base a nuestrasobservaciones, para una posible aprobación definitiva.

No obstante, la aprobación con reserva pretende garantizar el funcionamiento normal del Proyecto,por lo cual estamos solicitando a los Servicios Financieros de la Comisión proceda a realizar unatransferencia parcial del ……% del monto total correspondiente al POA, es decir ……..Euros.


Jefe de la Delegación.

C.C. SCR/B3

yy Borrador de carta aprobando con reserva el POA






Contenido delPOA



Fecha. …………………………..Ref ………………………………

Nota a la atención de los Sr. CodirectoresProyecto……..No…..



Al respecto, les informamos que en base al examen realizado por esta Delegación a ladocumentación presentada, se aprueba sin reserva el POA, considerando que el plan de trabajopresentado no ha suscitado mayores observaciones.

Por lo tanto, estamos solicitando a los Servicios Financieros de la Comisión que procedan a realizarla transferencia del monto solicitado, es decir ……..Euros.

Aprovechamos, para recordarles que a menos que la Comisión autorice lo contrario, la utilizacióndel monto transferido queda limitada a lo previsto en el POA tal y como aprobado. En este sentido,solicitamos tomen nota de que eventuales modificaciones del POA requieren el visto bueno previode las instancias de tutela.


Jefe de la Delegación.

C.C. SCR/B3

þþ Borrador de Carta de aprobación definitiva de un POA






Contenido delPOA







Contenido delPOA



Anexo 4Glosario





Contenido delPOA







Contenido delPOA



GlosarioNo. Término Explicación

A

1. ACTIVIDADES Acciones que el Proyecto deberá llevar a cabo, para obtener losresultados.

2. ADDENDUM Es el documento que permite realizar modificaciones al CF. Este, aligual que el Convenio de Financiación, debe ser suscrito por losEntes de Tutela.

3. ANÁLISIS DE UN POA Es el examen profesional que realiza el revisor sobre el instrumentode planificación detallada, para un período determinado, de laejecución del Proyecto.

4. ASISTENCIA TÉCNICAEUROPEA

Es la cooperación profesional, en términos de transferencia deconocimientos, que la CE presta a los países en vías de desarrollo.Adicionalmente, se presta para impulsar las actividades delProyecto, en su ámbito de competencia.

5. AUDITORÍA Es el examen contable financiero que se realiza para determinar elcumplimiento, por parte de la UG, de las condiciones previstas enel CF y POG del Proyecto.

6. AUTOMONITOREO Es el ejercicio interno que realiza la UG del Proyecto, para darseguimiento a las acciones planificadas y verificar los avancesdesde la situación dada, a la deseada. Es una herramienta internaque le permite a la UG realizar análisis continuos de lasejecuciones, y determinar si las acciones van por la senda deseada.

7. AUTONOMÍA TÉCNICA YFINANCIERA

Es la capacidad de independencia y de responsabilidad que posee laCo-dirección del Proyecto, para realizar todos los actos deplanificación, ejecución financiera, técnica, administrativa y deseguimiento que hayan sido aprobados por los Entes de Tutela; enparticular, para ejecutar los POAs.

8. AVANCE FÍSICO Es la evolución, en términos de realizaciones concretas, de laintervención del Proyecto en un período determinado. Esteprogreso del Proyecto debe contrastarse con lo previsto en losPlanes Operativos Global y Anuales.

B

9. BENEFICIARIOS Es el grupo meta al que se desea favorecer con las realizaciones delProyecto.





Contenido delPOA



C

10. CALENDARIO Es el cuadro donde se presentan las actividades realizadas o porrealizar del Proyecto, en un período de tiempo determinado.

11. CIERRE DEL PROYECTO Es el acto por el cual se da por finalizada la ejecución del Proyectoy que deberá dar cumplimiento a lo previsto en el CF.

12. CIRCUITO DEREVISIÓN/APROBACIÓN

Es la ruta de comunicaciones por la cual se someten a verificacióny aceptación los Planes Operativos, informes y las notas oficialesdel Proyecto, por parte de los Entes de Tutela.

13. CO-DIRECCIÓN Es la gestión mancomunada de los recursos (en forma conjunta ysolidaria por los dos Directores), rige todos los actos de laplanificación, de la ejecución financiera, técnica y administrativa yde seguimiento del Proyecto.

14. CO-EJECUCIÓN Es la actuación compartida de varios organismos de cooperacióntécnica y financiera, en la ejecución de un Proyecto. Tambiénsignifica, de acuerdo a la modalidad de ejecución indirecta por unProyecto, la delegación a un tercero de la responsabilidad en laejecución de sus actividades, pudiendo ser éste un organismo de lasociedad civil, los beneficiarios o instituciones locales concapacidad para dichas tareas.

15. COMITÉ CONSULTIVO –(CC)

Es un órgano de consulta y coordinación externa del Proyecto. Suparticipación tiende a favorecer la coordinación inter-institucionaly a velar por la coherencia de los Planes Operativos y de lasactividades del Proyecto con otras acciones, ejecutadas en elámbito local. Es presidido por el organismo de Contraparte y en élparticipan representantes de los beneficiarios directos y diferentesentes locales, involucrados en el Proyecto.

16. COMPROMISO DE LACOMUNIDAD EUROPEA

Es la subvención en un monto determinado de EUROS,compromiso que tiene una fecha limite de ejecución. El importe yla fecha son fijados en las cláusulas particulares del CF; éstedetermina también los límites dentro de los cuales debe procedersea la liquidación y al libramiento de los pagos correspondientes, enel marco de los contratos públicos y privados, y de las estimacionespresupuestarias debidamente aprobados.

17. CONTEXTO Es el conjunto de circunstancias que han dado origen al Proyecto ya la necesidad de contar con la subvención de la CE.Adicionalmente, son las condiciones imperantes que encuentra unProyecto, en el área de cobertura, en el momento de realizar susintervenciones.

18. CONTRAPARTE Es el organismo designado por el País (o la institución regional)beneficiario, que vela por la buena ejecución del Proyecto y





Contenido delPOA



colabora en su ejecución, según lo dispuesto por el Convenio deFinanciación.

19. CONVENIO DEFINANCIACIÓN - CF

Es el documento firmado entre el País (o la institución regional)beneficiario y la CE; este documento tiene rango de AcuerdoInternacional y es el marco institucional y jurídico del Proyecto. Secompone de tres partes: disposiciones generales, disposicionesparticulares y disposiciones financieras, técnicas y administrativas.Constituye la base de referencia básica de las operaciones delProyecto en cuanto a objetivos, resultados, actividades, estructuraoperativa y compromisos financieros.

20. CONVENIO MARCO Es el documento que regula las relaciones de cooperación técnica yfinanciera, entre la Comisión Europea y los Estados beneficiarios.

21. COOPERACIÓN TÉCNICAY FINANCIERA

Es la subvención que realiza la CE, en favor de los países en víasde desarrollo.

22. CUADROS FINANCIEROS Son representaciones de la información de los fondos disponibles,necesarios y/o ejecutados del Proyecto.

D

23. DELEGACIÓN LOCAL Es la oficina que representa a la Sede de la Comisión Europea enun país/región determinado/a.

24. DIAGNÓSTICO INICIALDEL PROYECTO (BaselineStudy)

Es un documento que presenta la imagen, lo más precisa posible,de la situación socioeconómica actual del grupo meta; estedocumento permitirá poder comparar el punto de partida delProyecto, con su punto de llegada (resultados), al finalizar suejecución.

25. DIFERENCIASCAMBIARIAS

Es el incremento o decremento que se origina entre la relaciónequivalente de dos monedas, tomando a una de ellas comoconstante unitaria.

26. DISPONIBILIDAD DERECURSOS

Es la cantidad disponible de medios materiales y no materiales conque cuenta el Proyecto, para la realización de sus actividades.

27. DOCUMENTOS DERESPALDO PARAREVISIÓN DE POAs

Son las herramientas que facilitarán al revisor el análisis de POAs.Entre ellas se encuentran CF, POG, informes de avance físico,financiero y de auditoría.

28. DURACIÓN DELPROYECTO

Es el período, en número de años, previsto para la ejecución delProyecto; normalmente empieza a contarse a partir de la llegada dela AT europea al país (o región) beneficiari@.





Contenido delPOA



E

29. EJERCICIO ANUAL DEREFERENCIA

Es el período considerado para el POA bajo preparación y/oanálisis.

30. EJECUCIÓN FINANCIERA Es el cumplimiento de las actividades del Proyecto, en términoseconómicos (gastos, compromisos, etcétera).

31. ENFOQUEPARTICIPATIVO

Es el rumbo o dirección compartida que decide la UG para laelaboración de los Planes Operativos del Proyecto. En otraspalabras, es el esfuerzo que realiza la UG en la preparación de losPlanes Operativos, en algunos casos incluyendo a los beneficiariosdentro dicho proceso.

32. ENTES DE TUTELA(CONTRAPARTE Y/OTUTELA)

Se denomina así a los organismos responsables de la firma del CF yde la buena ejecución del Proyecto. Regularmente son el/la País (oregión) beneficiari@ y la Comisión Europea (en el caso de queexistan otros cooperantes financieros, éstos también forman partede los Entes de Tutela).

33. ESQUEMA ABIERTO Es el que adopta un gran número de Proyectos de cooperacióntécnica y financiera, basándose en instrumentos flexibles; éstospueden adaptarse fácilmente a situaciones en evolución y, porconsiguiente, permiten concentrarse en uno u otro componente,para adecuarlo a las necesidades del momento.

34. ESTRATEGÍAS Son las diferentes posibilidades de conseguir los objetivos y laelección de una de ellas, para la intervención que se vaya aplanificar. En otras palabras, es el cómo deben realizarse lasacciones de la intervención.

F

35. FICHA DE ACCIÓN Es la presentación esquemática, y según un formato homogéneo delas diferentes actividades individuales que, en su conjunto,constituyen el Plan Operativo del Proyecto. Permite racionalizar laplanificación y el seguimiento, de manera lógica y estructurada.

36. FIDEICOMISO Instrumento jurídico por medio del cual el fideicomitente(Proyecto) delega a una entidad especializada (fiduciario) laadministración/gestión autónoma de algunos bienes - fondos(recursos financieros), particularmente los fondos de crédito,definiendo los objetivos, los términos y las condicionesparticulares, para su manejo y realización.

37. FINANCIADORES Son los organismos que contribuyen con fondos financieros a larealización del Proyecto.





Contenido delPOA



38. FONDOS DE CRÉDITO Uno de los medios utilizados por los Proyectos para fomentar eldesarrollo económico de la población meta. Constituyen unadonación que la CE realiza al País beneficiario, pero que no debeser una subvención para el beneficiario final. Los beneficiarios delcrédito tienen que reembolsarlo, según los criterios establecidos enlos reglamentos respectivos.

39. FONDO REVOLVENTE Es un capital reunido con un fin determinado, que se puede poner adisposición de los mismos usuarios varias veces y del cual se aspiraque llegue a ser un fondo permanente y que alcance un nivel deautosuficiencia.

40. FONDOS ROTATORIOS Es un capital reunido con un fin determinado y en el cual losrecursos disponibles se ponen a disposición de los usuarios solouna vez, ya que serán trasladados posteriormente a beneficiar a otrogrupo.

H

41. HIPÓTESIS Condiciones importantes para la realización satisfactoria de laintervención, pero que no dependen del propio Proyecto; se definenpara las actividades, los resultados y el objetivo específico.

I

42. INDICADORESOBJETIVAMENTEVERIFICABLES - IOV

Son descripciones operativas (cantidad, calidad, grupo destinatario,tiempo y localización) de los objetivos y resultados de laintervención; ellas cubren lo esencial y pueden medirse de manerafiable, mediante un costo razonable.

43. INFORME ANUAL Es el documento que contiene la información detallada, en términoscualitativos y cuantitativos, de los resultados obtenidos por elProyecto durante el año de realización correspondiente. En lamayoría de los Proyectos, los cuales deben producir informestrimestrales, se asume que el informe del IV trimestre funja comoinforme anual.

44. INFORME DE AUDITORÍA Es el documento por medio del cual los auditores presentan lainformación sobre la revisión de las cuentas del Proyecto, y sugestión/implementación contable y financiera.

45. INFORME DEAUTOMONITOREO

Es el documento en el que se presenta la información sobre losperfiles del Proyecto.

46. INFORME TRIMESTRAL Es el documento en el cual se presenta la información sobreejecución financiera y avance físico del Proyecto, en un trimestredeterminado.





Contenido delPOA



L

47. LÓGICA DEINTERVENCIÓN (Lógicavertical)

Es el conjunto de etapas internas a la intervención, las cuales debenrealizarse para contribuir a los objetivos del Proyecto (actividades-resultados-objetivo específico-objetivo general).

M

48. MARCO LÓGICO – ML Es el conjunto de conceptos interdependientes que describen, demanera operativa y en forma de matriz, los aspectos másimportantes de una intervención.

49. MATRIZRUBROS/ACTIVIDADES

Es la presentación en forma cruzada que busca compatibilizar lasactividades técnicas y los rubros financieros, previstos en el CFpara fines de planificación de su uso racional y conforme alConvenio.

50. MEDIOS Diferentes tipos de aportaciones (insumos) necesarias para efectuarlas actividades planeadas. Hay que distinguir entre recursoshumanos, materiales y financieros.

51. MISIÓN DE APOYO Son aportes profesionales de corto plazo, llevados a cabo porexpertos, en temas puntuales, necesarios para profundizar sobrealgunos aspectos especializados de la actuación del Proyecto.

52. MISIÓN DE EVALUACIÓN Es el trabajo realizado por representantes o agentes encargados porla Comisión y/o la Contraparte, para la valoración de los resultadosde un Proyecto, de las repercusiones (deseadas o no), del grado derealización respecto al objetivo específico, y de su contribución alobjetivo general (impacto).

53. MONITOREO(SEGUIMIENTO)

El monitoreo forma parte integral del manejo del ciclo de unProyecto. Significa la observación y la documentación de losavances de un Proyecto/Programa. Se analiza la base de datosobtenidos, para verificar los avances desde la situación inicial haciala situación deseada. Abarca instrumentos para el control sobre laejecución de las actividades vigentes, sobre el uso de los recursos(insumos materiales y equipos, personal y tiempo), sobre el logrode los resultados y objetivos anticipados, sobre riesgos y efectos noplanificados.

O

54. OBJETIVO ESPECÍFICO Es el futuro estado positivo, caracterizado por los beneficiosduraderos para el grupo destinatario/beneficiarios al que va dirigidala intervención del Proyecto.





Contenido delPOA



55. OBJETIVO GENERAL Es el futuro estado positivo, a un nivel elevado, al que laintervención de un Proyecto deberá contribuir a alcanzar.

P

56. PAÍS BENEFICIARIO –(REGIÓN BENEFICIARIA)

Es el que recibe el apoyo técnico y financiero de la ComunidadEuropea, a través del Proyecto.

57. PERÍODO CUBIERTO POREL POA

Es el espacio de tiempo durante el cual está previsto realizar lasacciones del Proyecto, descritas en el plan en cuestión.

58. PLAN OPERATIVO ANUAL- POA

Es el instrumento de planificación detallada, que se inscribe en elmarco de referencia operativa y financiera del POG. Es eldocumento sobre cuya base, los Entes de Tutela delegan a laUnidad de Gestión la ejecución de las acciones, planificadas bajo elesquema de la autonomía técnica y financiera. Una vez aprobadopor los Entes de Tutela, permite la ejecución de las actividades delProyecto, durante el ejercicio anual de referencia y la consecuentealimentación financiera, por parte de los financiadores.

59. PLAN OPERATIVOGLOBAL

Es el instrumento que detalla las estrategias globales, la cronologíay los costos del Proyecto. Asimismo, indica la metodología elegidapara alcanzar los objetivos definidos en el CF y constituye eldocumento general de trabajo de la UG.

60. PRESUPUESTO Documento que presenta las estimaciones anticipadas de losingresos y gastos relativos al Proyecto y sus actividades, por elperíodo de tiempo determinado, regularmente al período cubiertopor el POA.

R

61. RECURSOS FINANCIEROS Son los fondos con los que cuenta un Proyecto para cubrir el costode sus intervenciones.

62. RESULTADOS Constituyen el fruto de las actividades realizadas, las cuales en suconjunto determinarán el grado de cumplimiento de los objetivos.

63. RESULTADOSINTERMEDIOS

Son los logros realizados por el Proyecto, en un períododeterminado, y que contribuyen al cumplimiento de los resultados yobjetivos globales de la intervención.

64. RESUMEN Es una simplificación o descripción sintética de los POAs, informeso del POG, la cual generalmente se presenta al principio de losdocumentos respectivos, para facilitar una comprensión rápida delconjunto de los principales contenidos.





Contenido delPOA



65. REVISOR Es el profesional que tiene la responsabilidad institucional deanalizar y/o aprobar los POAs u otro documento oficial, producidospor el Proyecto.

S

66. SEDE Es el conjunto de los servicios centrales de la Comisión Europea,ubicados principalmente en Bruselas.

67. SERVICIOS DE LACOMISIÓN

En el caso específico, se quiere indicar el conjunto de direcciones yunidades de la Comisión Europea, directamente implicadas en lagestión de los Proyectos de cooperación.

68. SISTEMA DESEGUIMIENTO FÍSICOFINANCIERO – SSFF

Es un sistema administrativo-contable y de seguimiento de losProyectos (con relativa aplicación informática), diseñado poralgunos Proyectos de América Central, y adoptado por un buennúmero de ellos para el control administrativo y financiero,asociado con la planificación inicial y la ejecución física de laintervención.

T

69. TRANSFERENCIA Es el traspaso, a los beneficiarios finales y/o a quienes establezca elCF o los acuerdos específicos entre las partes, de la propiedad delos activos, derechos y obligaciones del Proyecto, generalmentedespués del cierre del mismo.

U

70. UNIDAD DE GESTIÓN - UG Es el órgano ejecutivo del Proyecto, delegado por los Entes deTutela para la ejecución material del mismo, conforme el CF. Estáconstituida por el personal del Proyecto (AT europea y personalnacional) y goza de autonomía financiera, técnica y administrativaefectiva para ejecutar los Planes Operativos, aprobados en el marcodel CF.

71. UNIDAD DEPLANIFICACIÓN /MONITOREO /EVALUACIÓN

Es la entidad del Proyecto que, bajo la autoridad de la Co-dirección, es responsable de la elaboración de los planes, delseguimiento continuo de las actividades, y de la valoración de loslogros y perspectivas de éxito de las intervenciones.

V

72. VISIBILIDAD Son las acciones que realizan los Proyectos, y en las que semanifiesta la presencia de la cooperación técnica y financiera de laCE.





Contenido delPOA



Indice Temático





Contenido delPOA







Contenido delPOA



ÍÍnnddiiccee TTeemmááttiiccoo

AACTIVIDADES - 3, 6, 8, 11, 12, 13, 14, 20, 21, 25, 26, 27, 28, 32, 33, 34, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 45, 47, 48, 49, 50

51, 52, 54, 59, 60, 61, 62, 67, 68, 76, 79, 80, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92.ADDENDUM/ADDENDA - 5, 28, 51, 70, 85.

ASISTENCIA TÉCNICA EUROPEA – 43, 44, 85.

ASPECTOS FORMALES A CONSIDERAR EN EL ANÁLISIS DE UN POA – 25, 26.

AUDITORÍA - 22, 25, 27, 87.

AUTONOMÍA TÉCNICA Y FINANCIERA - 91.

AVANCE FÍSICO – 5, 25, 26, 51, 55, 56, 57, 87, 89.

BBENEFICIARIO(S) - 6,11, 14, 17, 20, 34, 35, 39, 40, 42, 43, 44, 45, 53, 54, 60, 61, 70, 73, 74, 75, 86, 87, 88, 89, 90, 92.

CCALENDARIO – 7, 17, 18, 19, 20, 22, 25, 26, 42, 50, 51, 60, 61.CIERRE – 7, 8, 28, 45, 48, 62, 92.CIRCUITO DE REVISIÓN / APROBACIÓN – 18, 22, 27.CO-DIRECCIÓN – 11, 46, 47, 58, 85, 92,.CO-DIRECTORES – 79, 80, 81.

COEJECUTORES – 47, 48, 49, 60.COHERENCIA Y METODOLOGÍA – 5, 12, 14, 26, 27, 28, 34, 44, 48, 51, 60, 61, 62, 86, 91.COMITÉ CONSULTIVO – 5, 20, 21, 47, 60.CONTENIDO DE UN POA – 3, 31, 32.CONTEXTO – 6, 28, 33, 34, 35, 36, 45, 62, 79, 80.CONTRAPARTE – 44, 48, 53.CONVENIO DE FINANCIACIÓN – 11, 21, 58.COOPERACIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA – 11, 38, 41, 86, 87, 88, 92.CRITERIOS GENERALES – 42.CUADROS FINANCIEROS – 3, 8.CUÁNDO PRESENTAR EL POA – 17.

DDELEGACIONES – 6, 17, 18, 22, 41, 43, 44, 79, 80, 81.DIAGNÓSTICO INICIAL DEL PROYECTO (ESTUDIOS DE BASE) – 87.DOCUMENTOS DE RESPALDO – 25.

EEJECUCIÓN FINANCIERA – 5, 7, 25, 26, 55, 56, 57, 85, 86, 89.EJERCICIO ANUAL DE REFERENCIA – 12, 42, 91.EL FORMATO DE PRESENTACIÓN – 5, 31.ELABORACIÓN DE UN POA (PREPARACIÓN) – 3, 17, 88, 92.ELEMENTOS PARA LA PREPARACIÓN Y/O ANÁLISIS DE UN POA – 25, 32, 85.ENFOQUE DE GÉNERO – 4, 31.

ENFOQUE PARTICIPATIVO – 17.ENTES DE TUTELA – 7, 8, 12, 17, 20, 21, 26, 27, 28, 32, 33, 36, 47, 85, 86, 88, 91, 92.ESQUEMA ABIERTO – 11.ESTRATEGIAS – 7, 8, 13, 26, 28, 33, 45, 48, 59, 61.





Contenido delPOA



FFICHA DE ACCIÓN – 3, 6, 39, 40, 42, 71.FINANCIADORES – 5, 7, 12, 20, 21, 26, 39, 40, 44, 53, 58, 73, 74, 91.FINANCIAMIENTO UE/CONTRAPARTE U OTRAS FUENTES – 7, 20, 27, 44, 51, 54, 67, 70.FLUJO DE PLANIFICACIÓN ESPERADA DEL POA – 18, 19.

GGÉNERO – 4, 8, 31, 34, 59.GRADO DE INCORPORACIÓN DE RECOMENDACIONES – 27.

HHIPÓTESIS – 6, 18, 25, 26, 28, 31, 32, 33, 34, 36, 37, 41, 62.HITOS CLAVES – 32.

IÍNDICE TIPO DE UN POA – 3, 4, 25, 31.INFORMES – 4, 25, 31, 35.INFORME ANUAL – 19, 25, 89.INFORME DE AUDITORÍA – 27, 25, 89.INFORMES TRIMESTRALES – 25, 89.IOV (INDICADORES OBJETIVAMENTE VERIFICABLES) – 6, 8, 33, 36, 37, 38, 59, 62, 89.

LLISTA DE VERIFICACIÓN – 1, 3, 5.LÓGICA DE INTERVENCIÓN – 6, 32, 33, 34, 36.

MMANUAL DE TERRENO – 17, 18, 19.MARCO LÓGICO – 4, 11, 13, 14, 31, 35, 39, 40, 42, 62, 90.MATRIZ RUBROS / ACTIVIDADES – 6, 38, 39, 90.MEDIO AMBIENTE – 4, 8, 31, 59.MEDIOS – 4, 6, 8, 11, 12, 14, 27, 31, 32, 33, 34, 36, 39, 40, 42, 58, 61, 73, 76, 87, 89, 90.METAS – 35.METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN/PREPARACIÓN – 5.MISIONES DE APOYO – 7, 8, 43, 44, 62, 90.MISIONES DE EVALUACIÓN – 27, 90.MODALIDADES DE EJECUCIÓN – 4, 7, 46, 48, 49.

OOBJETIVO – 4, 6, 11, 12, 13, 14, 36, 37, 39, 40, 45, 47, 48, 49, 62, 75, 76, 87, 88, 89, 90, 91.OBJETIVO ESPECÍFICO – 4, 14, 31, 33, 36, 37, 40, 73, 89, 90.OBJETIVO GENERAL – 14, 31, 37, 39, 40, 73, 90, 91.OBRAS FÍSICAS – 7, 44.

PPAIS/REGIÓN BENEFICIARIO/A – 54, 70.PERÍODO CUBIERTO POR EL POA – 5, 19, 91.PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) – 3, 5, 7, 11, 12, 14, 17, 18, 19, 20, 22, 25, 26, 27, 32, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40,

43, 51, 52, 53, 59, 60, 61, 69, 77, 85, 87, 91, 92.PLAN OPERATIVO GLOBAL (POG) – 4, 5, 6, 7, 8, 11, 12, 17, 18, 19, 21, 25, 26, 28, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39,

42, 43, 45, 47, 48, 51, 52, 53, 55, 56, 57, 59, 60, 61, 67, 68, 69, 85, 87, 91, 97.





Contenido delPOA



PRESUPUESTO – 7, 14, 38, 39, 40, 41, 44, 50, 51, 52, 54, 56, 57, 69, 74, 76, 79, 80, 91.

QQUIÉN APRUEBA EL POA – 20.QUIÉN ELABORA/PREPARA EL POA – 17.

RRECURSOS FINANCIEROS – 20, 50, 91.RESULTADOS – 4, 5, 6, 8, 12, 14, 18, 25, 26, 27, 31, 32, 33, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 45, 46, 49, 50,

62, 73, 75, 76, 85, 87, 89, 90, 91.RESULTADOS INTERMEDIOS – 6, 12, 36, 37, 38, 41.RESULTADOS PREVISTOS Y/O GLOBALES (FINALES) – 36, 37, 42, 45, 46, 50.RESUMEN EJECUTIVO – 54.REVISIÓN DE POAS – 3, 14, 62, 87.REVISOR/ES – 3, 4, 14, 17, 18, 20, 21, 22, 25, 26, 27, 28, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45,

46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 85, 87, 92.

SSEDE – 17, 18, 20, 22, 47, 53, 54, 70, 87, 92.SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN (S&E) - 4, 8, 17, 31, 40, 62.SERVICIOS DE LA COMISIÓN – 14, 17, 21, 22, 31, 33.SOSTENIBILIDAD – 4, 8, 13, 14, 28, 31, 34, 45, 46, 47, 58, 60, 61, 62, 76.SSFF – 6, 8, 38, 39, 42, 50, 51, 52, 62, 92.

TTRANSFERENCIA – 7, 8, 11, 21, 28, 31, 40, 45, 48, 49, 54, 55, 61, 70, 74, 80, 81, 85, 92.

UUNIDAD DE GESTIÓN (UG) – 7, 11, 12, 14, 17, 18, 19, 21, 22, 26, 27, 28, 31, 33, 40, 41, 42, 43, 44, 46,

47, 48, 49, 51, 55, 57, 60, 61, 62, 85, 88.

VVISIBILIDAD – 6, 40, 41, 92.

{Contraport

RC/BA

Impresión financiada gracias a los proyectos en el sector rural enAmérica Central financiados por la Comunidad Europea

Proceso de Intercambio entre Proyectos de Cooperaciónfinanciados por la Comunidad Europea en A.C.

Secretaría Técnica - Foro de Directores de Proyectos

300 Ejemplares, Octubre 2000Impreso en El Salvador, C.A.

Esta Guía ha sido preparada por el equipo técnico de la Secretaría Técnica del Forode Directores/as de Proyectos de Cooperación financiados por la ComunidadEuropea en América Central, en coordinación con la Unidad SCR/B3 de la

Comisión Europea.

Comisión Europea

Servicio Común Relaciones Exteriores (SCR)Unidad América Latina (SCR/B3)

Wetsraat / Rue de la Loi 200 B-1049 Bruselas

BELGICA

Documents

para la revisión de Planes Operativos Anuales POAs de proyectos/Guia... · B. Lista de Verificación para la revisión de un POA ... V.-Hipótesis y Riesgos ... Disposiciones Técnicas