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PARA QUE ESTES LISTO PARA EL CURSO•El usuario que ingresaste debe ser correspondiente al nombre de tu tienda (ejemplo: Coatepec)
•Verifica que tu audio y micrófono esten correcto
•Si tienes problemas con el microfono y quieres preguntar podrás hacerlo por chat a Luis Alberto. Nosotros repetiremos la pregunta
•Si tienes alguna pregunta tendrás que levantar la mano para poder darte la palabra.
•Las preguntas se harán cuando finalicemos un tema y daremos pie a ellas
•Iniciaremos a las 9:00 hrs en punto
VENTA DE MEDICAMENTOSPOR CONVENIO 2011
OBJETIVO
Al finalizar la capacitación estarás en posibilidad de:
Aplicar el procedimiento correcto que te permita
realizar Ventas de Medicamentos por
Convenio, otorgando un servicio de alta calidad al cliente afiliado a cualquier
convenio con Grupo CHEDRAUI.
CONCEPTO
Convenio: Es un pacto que surge entre dos o más personas o instituciones.
Grupo CHEDRAUI realiza convenios con diferentes instituciones, con el fin de incrementar nuestra oportunidad de venta y surtido de Medicamentos.
Estas Instituciones son especialmente:
•Bancos •Aseguradoras •Redes Médicas
que otorgan a sus empleados el servicio médico como una prestación más.
ANTECEDENTES
Muchas instituciones, sobre todo Bancos y Aseguradoras, otorgan a sus empleados el Servicio Médico como una prestación más.
Hoy CHEDRAUI proporciona el servicio de Surtido de Recetas Médicos por Convenio, ofreciendo este servicio a todas las personas que cuenten con dicha prestación o bien, contraten dicho servicio con las Instituciones con las que tenemos un negocio.
Por lo anterior podremos incrementar las ventas para beneficio del
Departamento de Farmacia y, por ende, en la Compañía.
ANTECEDENTES
Para ello es vital y necesario que, como colaboradores del Departamento de Farmacia de Grupo CHEDRAUI, demos el servicio y nos reconozcan por ello, acercando cada día a mas clientes potenciales
Hoy en día estamos negociando con instituciones para poder acaparar, como en la competencia, aquellas que cuenten con un universo de clientes que pueden ser nuestros.
ANTECEDENTES
Parte del BUEN SERVICIO es el conocimiento del “proyecto” de aquellos que lo operan y por supuesto, el compromiso que beneficiará en toda medida a la Compañía. Por ello es indispensable entender en principio el flujo de operación de este proyecto.
Por lo anterior, Grupo CHEDRAUI requiere de tu compromiso, recuerda que: el crecimiento de la compañía es el fortalecimiento de todos nosotros.
VENTAJAS
¿Cuál es la ventaja que obtienen las instituciones al hacer convenio con nosotros?
Dar el mejor servicio y opción a sus afiliados, mientras que la nuestra es ofrecer, como siempre, el precio más bajo y un mejor servicio.
¿Y, cómo garantizamos el precio más bajo?
A través de descuentos o beneficios superiores a los que ofrece nuestra competencia. Para eso sirven los convenios.
TIPOS DE CONVENIO
¿Qué tipos de convenio existen?
• Contado• Crédito • Credicontado
TIPOS DE CONVENIO
Convenio de contado:
Es el más simple, el cliente paga de contado el producto, pero recibe el descuento negociado con la institución.
TIPOS DE CONVENIO
Convenio a crédito:
Es aquel en el que el beneficiario no paga en el momento de la compra, ya que el convenio que CHEDRAUI hizo con la institución, es que ésta es quien absorbe el costo de los medicamentos surtidos.
TIPOS DE CONVENIO
Convenio de credicontado:
Se refiere a que la institución paga una parte y el resto lo paga el cliente en el momento de la compra.
TIPOS DE CONVENIO
Para identificar el detalle de cada uno de los convenio es muy importante que siempre tengas a la mano tu Guía Rápida.
PROCESO DE VENTA
Cliente se identifica y solicita el servicio
Colaborador presta el servicio y retiene los
documentos según sea requisito del convenio
(incluyendo ticket)
Colaborador valida: afiliación y/ en su caso, la
receta
Colaborador entrega doctos. A Caja General
( Incluyendo la Factura que requirió en el Modulo de
Atencion a Clientes ).
J.A.A. verifica que la documentación coincida con los reportes, y la envía a Mercadotecnia en Oficinas
México, con el formato respectivo ( Relación de las Ventas realizadas y comprobantes enviados). Vía
Email le envía los XML a MKT. ([email protected] y
Mercadotecnia Concentra la documentación Soporte por Cliente, elabora Formato de Reembolso y agenda entrega para Cobranza ( previa validación con Reporte de Ventas Recibido de Cobros Electrónicos.
Una vez que la Institución recibe la documentación y la valida, retribuye el pago correspondiente a Grupo CHEDRAUI
Si
No
Si requeire receta y/ o formato según convenio y
el afiliado no la resenta no se surte
Inicio
Fin
Caja General Verifica que le entreguen los
Documentos completos, Arquea la CxC correspondiente y remite documentos a
J.A.A.Serv. Financ y Cobros Electrónicos Diariamente actualiza información de Ventas y CxC de Clientes de Farmacia y los comparte con Mercadotecnia. Concilia las liquidaciones realizadas por los clientes a su CxC y Compensa vs Mov Bancarios en SAP.
PROCESO DE VENTA
1. El cliente afiliado a un banco, aseguradora o institución acude a la Farmacia de cualquier unidad de negocio de Grupo CHEDRAUI y solicita el servicio identificándose para ser atendido.
2. El Encargado de Farmacia, el Jefe de este Departamento o el Auxiliar valida que el cliente sea afiliado a la institución y en su caso que la receta médica corresponda.
3. El responsable de Farmacia atiende al cliente y retiene los documentos según sea el caso y las especificaciones del convenio. (incluyendo ticket)
*Si existe algún error en alguno de los pasos anteriores, el resto de la negociación puede verse afectada. Con el Ticket requiere en el modulo de atención a Clientes la Factura ( indica que el Archivo XML se le envíe al JAA).
4. El responsable de Farmacia entrega a Caja General los documentos que le requirió al cliente.
5. Caja General , realiza la recepción del Cajero Vendedor con la documentación pertinente. Realiza arqueo al Código del Cliente , y entrega la información al J.A.A.
PROCESO DE VENTA
5. El Jefe de Área Administrativa verifica que la documentación física coincida con lo registrado en la CxC de SAP, Relaciona a detalle las Ventas y la envía a Mercadotecnia. Vía correo adjunta los XML correspondientes a las facturas.
6. Mercadotecnia, Concentra la documentación, elabora formato de Reembolso y envía a Cobro a cada Cliente con Convenio ( previa verificación en la información recibida de Cobros Electrónicos ). Confirma Entrega del Reembolso a Cobros Electrónicos, para que realice el seguimiento de la Cobranza.
7. Servicios Financieros y Cobros Electrónicos, comparte oportunamente información con Mercadotecnia en donde se muestra las CxC de los clientes por sucursal. Realiza Seguimiento de Cobranza y Concilia los Pagos realizados de cada convenio y compensa en SAP los depósitos acreditados.
8. Una vez que la Institución con la que se ha establecido el convenio recibe la documentación previamente validada, retribuye el pago correspondiente a Grupo CHEDRAUI.
Nota: Para más detalles consulta la política: Venta de Medicamentos por Convenio.
PUNTOS CLAVE
I. Verificar que el servicio que solicita el cliente pertenece a alguno de los convenios disponibles.
II. Confirmar que la receta, si es el caso, corresponda con el formato autorizado por la Institución del convenio.
III. Comprobar la validez de la fecha de la receta.
IV. Cotejar los datos del paciente y del médico (según lo indique el convenio).
V. Revisar que la receta no tiene alteraciones.
VI. Solicitar la firma del cliente, tanto para la copia de la receta como para la entrega del o los medicamentos.
Casos especiales:
1. En el surtido de leches: debe anexar a la receta,el vale de lactancia. Es decir, que en la receta vienenprescritas las formulas del vale de lactancia por lo quetendrán ser los dos documentos
2. Cuando el precio del producto o del total demedicamentos definidos en la receta exceda el límiteestablecido, deberás llamar al Centro de AtenciónTelefónica (CAT) de la Institución para solicitar la autorización.
3. En prescripción de medicamentos psicotrópicos yantibióticos, además de la receta de la institución,el afiliado debe entregar una receta de su médicoparticular, en esos casos ambas recetas seránretenidas por la farmacia. Para entregar al conveniotendrás que sacarle copia a la receta particular delMedica y anexarla a los demás documentos
PUNTOS CLAVE
MATRIZ
SECUENCIA DE TECLEO
ENTREGA DE MEDICAMENTOS
En el caso de Convenios de CONTADO se le entrega al cliente sus medicamentos y su ticket
En el caso de Convenios de CREDITO se le entrega al cliente sus medicamentos y su ticket con el sello de FACTURADO y se le pide firme el formato de recibidos sus productos
CONVENIOS
CONVENIOS ACTUALES 2011
TELEMEDIC
CREDENCIALES O TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN
REQUISITO INDISPENSABLE: IDENTIFICACIÓN.TIPO DE CONVENIO: Contado.DESCUENTO: 5% EN TODO FARMACIA.DOCUMENTOS A SOLICITAR: Puede o no llevar receta, por lo que NO es un requisito.LIMITE DE COMPRA: No Aplica.REQUISITO ESPECIALES: No Aplica.CAT : NA.
ASISMEDASISMED
MAXCOMMAXCOM
ACTIVA SANTANDER
ACTIVA SANTANDERACTIVA TDU ACTIVA TDU
TOTAL CARE MDTOTAL CARE MD
BANORTE
CREDENCIALES O TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN
REQUISITO INDISPENSABLE: IDENTIFICACION, CARTA, FORMATO AMARILLO, FORMATO WEB, VALE DE LACTANCIA.TIPO DE CONVENIO: Crédito.DESCUENTO: 5% en catálogo autorizado por Banorte de FARMACIA.DOCUMENTOS A RECABAR: Formato Autorizado, Vale Lactancia, Copia Receta, Ticket y Factura.LIMITE DE COMPRA: $ 2,500 por articulo y $ 5,000 total receta.REQUISITO ESPECIALES: FORMATO AUTORIZADO, VIGENCIA Y DATOS COMPLETOSCAT : 01-800-201-6764.
Carta Cobertura
GUIA BANORTE
GUIA BANORTE
FORMATO WEB FORMATO AMARILLO
VALE DE LACTANCIA
INAPAM
CREDENCIALES O TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN
REQUISITO INDISPENSABLE: IDENTIFICACIÓN.TIPO DE CONVENIO: Contado.DESCUENTO: 7% LOS PRIMEROS 5 DIAS DEL MES Y 5% EL RESTO DEL MES EN TODO FARMACIADOCUMENTOS A SOLICITAR: Puede o no llevar receta, por lo que NO es un requisito.LIMITE DE COMPRA: No Aplica.REQUISITO ESPECIALES: No Aplica.CAT : NA.
INAPAM
CREDENCIALES O TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN
AXA REDES
CREDENCIALES O TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN
REQUISITO INDISPENSABLE: IDENTIFICACIÓN.TIPO DE CONVENIO: Contado.DESCUENTO: 5% EN TODO FARMACIA.DOCUMENTOS A SOLICITAR: Puede o no llevar receta, por lo que NO es un requisito.LIMITE DE COMPRA: No Aplica.REQUISITO ESPECIALES: No Aplica.CAT : NA.
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si el Punto de Venta no marca el descuento estipulado, de acuerdo al convenio, Informa esta situación vía correo, incluyendo los siguientes datos del articulo:
Departamento, Sub departamento Clase, Sub clase, UPC, SKU SAP, SKU MMS
SI UN ARTICULO NO ESTA DADO DE ALTAInforma por correo al área de Mercadotecnia, con la jerarquía completa del articulo, precio, UPC y SKU (SAP o MMS) y el Convenio al que aplica.
SI NO ACEPTA EL MONTO DE COMPRAVerificar en los términos del Convenio y ver si necesita autorización por parte de la empresa para llamar al 01800 designado
ROSALINDA OCHOA LUIS ALBERTO [email protected] [email protected] 1103 8000 ext. 8124 1103 8000 ext. 8143
PREGUNTAS FRECUENTES
PREGUNTA RESPUESTA
1 Si al hacer una factura hay un error ¿se podrá refacturar?
SI. En el portal deberan cancelar para generarla manualmente y el cliente tendra que presentar sus factura que cancelará
2Hay devolucion de medicamentos cuando se adquierieron por Convenios?
SI, solamente si es convenio de contado. En Convenios de crédito NO
3¿Al llevar Vale de Lactancia tambien tiene que llevar receta?
Si. El Vale de Lactancia es un documento independiente a la receta, la cual traerá "recetadas" las formulas necesarias para ese mes
4 ¿Se pueden vender anticonceptivos?
De acuerdo a cada convenio. En credito no aplican ya que desde el inicio esta estipulado que no se recetan
5 ¿Los tickes que salen son original y copia?
Los tickets originales no tienen leyenda, cuando es el segundo sale la leyenda de "copia"
6 ¿Se podra hacer reempresion del ticket si no sale?
SI. Siempre y cuando se haga en el momento antes de tener otra transacción y está impresión se hará con llave supervisor
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
PREGUNTA RESPUESTA
7¿Se pueden surtir genéricos si no hay el medicamento que indica la receta?
NO cuando es Convenio a Credito. Deberá surtirse exactamente el medicamento prescrito. En Convenios de Contado el cliente podrá decir en ello
8¿Si no se cuenta con todos los medicamentos de la receta… ¿se surte?
NO, Cuando es Convenio a Credito. Deberan surtirse recetas completas ya que el paciente necestaria el formato para acudir a otro lugar y nosotros debemos de quedarnos con el mismo por lo que no podria "dividirse". SI, cuando es de Convenio de Contado ya que el paciente decidirá la compra
9Los pañales de la terecera edad estan en abarrotes… entran?
Por el momento no estan autorizados, por lo que se enviará el comunicado en cunato esto se permita y parametrice
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
PREGUNTA RESPUESTA
10 Es claro que los convenios tendrán un descuento especifico. Si en algun momento hay una promocion. ¿aplica el decuento y la promoción?
Cuando la "promocion" no es un descuento aplica una sobre otra. Ejemplo: Telemedic tiene el 5% de descuento y paga con vales, aplicará si bonificación.Cuando la "promoción" es un descuento, considerará el descuento mayor. Ejemplo: INAPAM tiene el 5% de descuento y un medicamento que adquiera tiene el 12% por pormoción, alicara solamente el 12%
11 formas de pago autorizadas Para Convenios de Contado: Todas las Formas de pago
12 ¿Cuál es el horario de atencion del CallCenter de Banorte?
24 horas los 365 dia. Cabe aclarar que de acuerdo a cada convenio que vaya implementandose se informará sobre este horario
13 ¿Hay descuento adicional por parte del laboratorio?
Si llegara a presentarse un descuento por parte de algun laboratorio será responsabilidad del comprador informarles. Y esto será independiente alos Convenios
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
PREGUNTA RESPUESTA
14¿Los datos fiscales de Banorte y de cada convenio quien los da de alta?
Las tiendas tendrán que verificar que exista el alta del cliente ya que con el RFC aparecen los datos y podrán validarlos. Estos se toman de acuerdo a quien los dio de alta por primera vez en alguna tienda. Si no aparece o aparece incorrecto favor de rectificarlos
15 ¿Cuáles son las fórmulas lacteas autorizadas?
CASILAN, ENERXXICO LIQ, ENFAMIL, ENTEREX, FRISOMEL, GAIN, MILUPA, NAN, PEDIASURE, PROGRESS GOLD, PROMIL ALITRAQ, ENSURE, GLUCERNA, PERATIVE
16
Cuando se surten medicamentos psicotrópicos y antibióticos la farmacia se queda con el original la receta… ¿Se envía junto con el formato, factura y ticket?
NO. Solamente se anexa una copia de la receta particular que debe coincidir con los medicamentos preescritos tambien en el formato autorizado
17 Como identificamos los convenios en menu de POS
En el menú del Punto de Venta los Convenios se identifican con "CF NOMBRE DEL CONVENIO". Ejemlos: CF INAPAM, CF BANORTE, CF TELEMEDIC
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
PREGUNTA RESPUESTA
18
Si el Cajero especialista (OPV) se da cuenta que tiene un error en la selección del convenio y aun no ha terminado la transaccion… ¿Qué porcede?
Anular la transaccion completa para volver a seleccionar el convenio y hacerlo correcto
19
Si hay un error de medicamento que se va a cobrar (cantidad, gramage, etc) y hay que cambiarlo…. ¿qué tengo que hacer?
En este caso sólo cancelará el artículo y continuará con la misma transacción
20
Si el Cajero especialista (OPV) se da cuenta que tiene un error en la selección del convenio o en el medicamento y ya terminó la transacción… ¿Qué porcede?
Hacer la Devolución en Servicio a Clientes, para realizar la transacción correcta
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
21Puntos concretos de control de facturación, envío y cobro (JAA)
El formato de control de JAA que se envía a mercadotecnia deberá ser por archivo anexo en Excel
En el formato de Excel de JAA en la columna de "FACTURA" deben de poner el "FOLIO FISCAL" de la factura
Cuando se envíe el paquete a Mercadotecnia, tendrán que confirmar de envío a [email protected], además de mandar los archivos de facturación en "PDF" y "XML" para darle seguimiento y rastreo oportuno y asi lograr al 100% el cobro
Es importante que los documentos se envíen dentro de la semana en que se realizó la venta para lograr el proceso completo hasta el pago, debido a que hay un plazo de recepción de documentos por parte del Socio Comercial y si salimos de este no tendremos manera de cobrar aun estando bien estos. Se sugiere sea los viernes o una vez por semana
PREGUNTA RESPUESTA
