EL PROCESO ADMISTRATIVO

MDULO 1

SECRETARIA DE EXTENSIN E INTEGRACIN SOCIAL DIRECCIN DE EDUCACIN CONTINUA

LA ADMINISTRACIN Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Etimolgicamente La palabra "Administracin", se forma del prefijo "ad", hacia, y de "ministratio", esta ltima palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter", que sirve como trmino de comparacin. Si "magister" (magistrado), indica una funcin de preeminencia o autoridad -el que ordena o dirige a otros en una funcin-, "minister" expresa precisamente lo contrario: subordinacin u obediencia; el que realiza una funcin bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro. La etimologa nos da pues de la Administracin, la idea de que sta se refiere a una funcin que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta. Servicio y subordinacin, son los elementos principales obtenidos. La Administracin de acuerdo a los siguientes autores es: - Harold Koontz y Cyril O Donnell. Es la direccin de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. - Isaac Guzmn Valdivia. Es la direccin eficaz de las actividades y la colaboracin de otras personas para obtener determinados resultados. - Henry Sisk y Mario Sverdlik. Es la coordinacin de todos los recursos a travs del proceso de planeacin, direccin y control, a fin de lograr objetivos establecidos. - Joseph L. Massie. Mtodo por el cual un grupo en cooperacin dirige sus acciones hacia metas comunes. Este mtodo implica tcnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras. - Munch-Garca. El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posible. Robert F. Buchele. El proceso de trabajar con y atravez de otras personas a fin de lograr los objetivos de una organizacin formal. George R. Terry. Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. American Management Association. La administracin es la actividad la cual se obtienen determinados resultados a travs del esfuerzo y la cooperacin de otros.

Jos A. Fernndez Arena. Es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado. Daft y Marcic. Administracin es cmo el logro de las metas organizacionales de forma eficaz y eficiente mediante la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos de la organizacin; esta definicin incluye dos ideas importantes:

1) Las cuatro funciones de planeacin, organizacin, direccin y control

2) El logro de las metas organizacionales de forma eficaz y eficiente. Los administradores utilizan una multitud de habilidades para desempear estas funciones. )

Jones y George. Dictan que la administracin es la planeacin organizacin, direccin y control de los recursos humanos y de otra clase para alcanzar las metas de la organizacin con eficiencia y eficacia Elementos del concepto 1.- Objetivo: es decir, que la administracin siempre est enfocada a lograr fines o resultados. 2.- Eficacia: consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en trminos de cantidad y tiempo. 3.- Eficiencia: se refiere a hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mnimo costo y con la mxima calidad. 4.- Grupo social: para que la administracin exista, es necesario que se d siempre dentro de un grupo social. 5.- Coordinacin de recursos: para administrar, se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin comn. 6.- Productividad: Es la relacin entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtencin de los mximos resultados con el mnimo de recursos, en trminos de eficiencia y eficacia. Con los anteriores elementos es posible emitir una definicin integral de la administracin: Proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad.

Caractersticas de la administracin: Universalidad: existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que en el ejrcito, en un hospital, en un evento deportivo, etc. Valor instrumental: dado que su finalidad es eminentemente prctica, la administracin resulta ser un medio para logra un fin y no un fin en s misma: mediante sta se busca obtener determinados resultados. Unidad temporal: aunque para fines didcticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administracin es un proceso dinmico en el que todas sus partes existen simultneamente. Amplitud de ejercicio: se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organizacin formal. Especificidad: aunque la administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico. Es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniera industrial. Interdisciplinariedad: la administracin es afn a todas aquellas ciencias y tcnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Flexibilidad: los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administracin es inoperante.

Importancia Despus de conocer sus caractersticas, resulta innegable la gran trascendencia que tiene la administracin en la vida del hombre. Sin embargo, es necesario enunciar algunos de los argumentos ms relevantes que fundamentan la importancia de esta disciplina. 1.- Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, aunque, lgicamente sea ms necesaria en los grupos ms grandes. 2.- Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad. 3.- La productividad y eficiencia de cualquier empresa estn en relacin directa con la aplicacin de una buena administracin. 4.- A travs de sus principios la administracin contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene mltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.

Administracin

Universalidad Valor instrumental

Especificidad Unidad temporal

Flexibilidad Amplitud de ejercicio

Interdisciplinariedad

Objetivos y Fines de la Administracin Toda organizacin, una vez que ha establecido y tiene clara su Misin y Visin, debe definir sus OBJETIVOS, es decir, aquellos enunciados que orientan el camino hacia un fin concreto en un futuro, representan no slo la finalidad de la planeacin, sino tambin el fin hacia el cual se encaminan: la organizacin, la direccin y el control A partir de las prioridades habrn de generarse los objetivos y metas en las que se plasme el estado deseado de la institucin. El establecimiento de objetivos y metas es de vital importancia, porque a partir de esto se asumirn de manera concreta y clara los compromisos de la institucin en los prximos aos. Los objetivos dependen de los propsitos y valores de la organizacin, sus competencias distintivas y sus indicadores de desempeo clave.

Objetivos Estratgicos:

Qu queremos lograr a largo plazo? Describen lo que una organizacin quiere lograr en algn punto en el futuro (1 a 5 aos aproximadamente). Son estratgicos, ya que responden a las acciones que deben realizarse para dar cumplimiento a la misin y visin de la organizacin. Son lejanos en el tiempo y abarcan un rango muy amplio, por esta razn, se definen los objetivos tcticos y operativos.

Objetivos Tcticos:

Qu queremos lograr para alcanzar los objetivos tcticos? Son aquellos que se plantean como gua o mtodo a seguir, es decir, los resultados esperados dentro de un plazo aproximado de un ao. Estn basados en los objetivos estratgicos. Se definen por rea o departamento de la organizacin.

Objetivos Operativos.

Son aquellos que definen las metas particulares a ser alcanzadas para lograr el cumplimiento de los objetivos tcticos. Cada rea y departamento de la organizacin establece los objetivos operativos para alcanzar el objetivo tctico correspondiente. Por lo tanto los objetivos establecen lo qu se debe realizar a partir de una situacin presente para llegar a una situacin futura y proponen los recursos y medios con los que se cuenta para lograrlo.

Establecimiento de objetivos.

Para definir claramente un objetivo, existe el modelo SMART, que nos permite identificar claramente las caractersticas de un objetivo bien establecido:

Es relevante el establecimiento de objetivos estratgicos, tcticos y operativos, para el cumplimiento de la Misin y Visin de la organizacin, institucin. Una vez definidos estos objetivos se pueden establecer las responsabilidades, con ms claridad, de cada uno de los participantes en la ejecucin del plan de accin para alcanzar los fines o metas. Objetivos de una organizacin o institucin Los objetivos que generalmente la organizacin pretende alcanzar son:

a) Legales, estatutarios o reglamentarios b) Funcionales, como ofrecimiento del producto o servicio al consumidor c) Tcnicos, estos es, relacionados con los procesos y equipos d) Lucrativos e) Personales f) Pblicos

S M A R T

Especfico Medible Alcanzable Retador Tiempo

Los objetivos deben ser Concretos, claros y fciles de entender.

Deben crearse identificadores para observar de manera tangible el xito.

Realizable en funcin de los recursos y la misin de la organizacin.

Que no sean sencillos de lograr, que inspiren reto, impliquen esfuerzo y sean relevantes.

Lmite para medir y obtener los resultados.

La administracin: una ciencia, tcnica o arte?

Muchas divergencias han originado la determinacin del carcter que desempea la administracin dentro del conocimiento humano, es decir, si sta debe ser considerada ciencia, tcnica o arte.

Existen tantas opiniones como expertos en la materia, y an no hay un criterio unificado. Para evitar polmicas, se analizarn las caractersticas y elementos que conforman una ciencia, una tcnica y un arte, con la finalidad de que usted forme su opinin al respecto.

Elementos Ciencia Tcnica Arte

Definicin

Conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados, de validez universal, fundamentados en una teora referente a verdades generales.

Conjunto de instrumentos, reglas, procedimientos y conocimientos cuyo objeto es la aplicacin utilitaria.

Conjunto de tcnicas y teoras, cuyo objeto es causar un placer esttico a travs de los sentidos. Tambin se dice de la virtud, habilidad o disposicin para hacer bien una cosa.

ObjetoConocimiento del mundo: bsqueda de la verdad.

Aplicacin o utilidad prctica.

Belleza.Habilidad.Expresin.

Mtodo

Investigacin.Observacin.Experimentacin.Encuestas.

Instrumentos.Procedimientos.Conocimientos cientficos.

Tcnicas.Teoras.Emotividad.Creatividad.

Fundamento Leyes generales.Principios.Principios y reglas de aplicacin prctica. Reglas

Para ser ciencia la administracin debe de seguir un mtodo especfico y generar conocimientos razonados y fundamentados en principios.

Para ser una tcnica los conocimientos generados deben tener aplicacin prctica y ser llevados a cabo por especialistas debidamente capacitados.

Como arte requiere ser una obra humana que implique virtud, poder, eficiencia y habilidad para desarrollarla.

La administracin como prctica es un arte y los conocimientos que la respaldan pueden considerarse como una ciencia. En este contexto, ciencia y arte no son mutuamente excluyentes, sino ms bien complementarios. (Koontz y O Donnell)

La Administracin es un arte cuando interviene los conocimientos empricos. Sin embargo, cundo se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la prctica con tcnicas, se denomina Ciencia; las tcnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, mtodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.

A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la funcin de Administracin.

Relacin De La Administracin Con Otras Ciencias

No debe confundirse a la administracin con otras disciplinas, sino que debemos saber cules son aquellas que contribuyen a que logre sus fines. La administracin toma y utiliza teoras, modelos, etc., de otras disciplinas, pero no las incluye a todas.

Sociologa: El administrador deber conocer como relacionan entre si los individuos, ya sea por virtud en algunos factores personales o por influencia de otros distintos, dentro del ambiente de los centros de trabajo

Psicologa: Ayuda a la administracin, proporcionndole el conocimiento de los factores de la personalidad del hombre, es decir la conducta humana.

Economa: Bsicamente la administracin se encarga de, maximizar los resultados de una empresa, obtener mximo de resultados con el mnimo de los esfuerzos

Derecho: La legislacin ha influido en la administracin y como ciencia normativa, afecta la actuacin administrativa.

Moral: La moral dicta reglas supremas a las que deber someterse la actividad humana.

Antropologa: Proporciona conocimientos profundos sobre los intereses de grupo, que influyen sobre la actuacin del hombre en su trabajo.

Matemticas: Sus aportaciones ms importantes se encuentran en el rea de las matemticas aplicadas especficamente en: modelos probabilsticas, simulacin, estadstica, investigacin de operaciones.

Contabilidad: Es una auxiliar en la toma de decisiones y tcnica de control, que se utiliza para registrar y clasificar movimientos financieros de una empresa, con el propsito de informar e interpretar los resultados de la misma

Contables

Contabilidad: Reutiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa, con el propsito de informar e interpretar los resultados de la misma. La contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones, una tcnica de control, y no debe confundirse con la administracin.

Financieras

Ciencias exactas son aqullas que slo admiten hechos rigurosamente demostrables:

Matemticas: No existe una definicin de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido grandes avances en la administracin, principalmente en las etapas de planeacin y control. Sus aportaciones ms importantes se encuentran en el rea de

Matemticas aplicadas, especficamente en: modelos probabilsticas, simulacin, investigacin, estadstica, etc.

Ergonoma. Estudia la interrelacin existente entre las mquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, y la incidencia de estos factores en su eficiencia

Ciberntica. Esta ciencia, de reciente origen, es definida como la ciencia de la informacin y del control, en el hombre y en la mquina. Tiene gran aplicacin en los procesos productivos y, consecuentemente, en el campo de la administracin, donde aporta conocimientos sobre todo en lo que se refiere a sistemas de computacin e informacin.

Administracin pblica privada y mixta.

Administracin Pblica: generalmente, se entiende a la organizacin integrada por un personal profesional, dotada de medios econmicos y materiales pblicos que pone en prctica las decisiones tomadas por el gobierno.

Se compone de todo lo que la hace efectiva: funcionarios y edificios pblicos entre otros. Por su funcin, es el enlace entre la ciudadana y el poder poltico. Sin embargo, no solo existe Administracin Pblica en el Poder Ejecutivo, sino en gran parte del Estado e incluso en entes privados que desempean funciones administrativas por habitacin del Estado. Del latn administrare, que significa servir, o de ad manus traer que alude a la idea de manejar o gestionar.

No obstante, el concepto de Administracin Pblica puede ser entendido desde dos puntos de vista, desde un punto de vista formal se entiende a la entidad que administra, es decir, al organismo pblico que ha recibido del poder poltico la competencia y los medios necesarios para la satisfaccin de los intereses generales y desde un punto de vista material, se entiende ms bien la actividad administrativa, es decir, la actividad de este organismo considerado en sus problemas de gestin y de existencia propia, tanto en sus relaciones con otros organismos semejantes como con los particulares para asegurar la ejecucin de su misin.

Tambin se puede entender como la disciplina encargada del manejo cientfico de los recursos y de la direccin del trabajo humano enfocada a la satisfaccin del inters pblico, entendiendo este ltimo como las expectativas de la colectividad.

Elementos de la Administracin pblica.

Medios personales o personas fsicas, medios econmicos, principales son los tribunos organizacin, ordenacin racional de competencia de rgano actuante.

Jurdicamente el concepto de Administracin pblica se usa ms frecuentemente en sentido formal, el cual en palabras de Rafael Bielsa, no denota una persona jurdica, si no un organismo que realiza una actividad del Estado.

En este sentido decimos que el acto o hecho de la Administracin es lo que responsabiliza al Estado.

As pues, en realidad es el Estado la parte en juicio, a ese ttulo tiene la Administracin Pblica el privilegio de lo contencioso-administrativo. Actualmente el modelo de administracin habitual es el modelo burocrtico ideado por Max Weber, ste se basa en la racionalidad instrumental y en el ajuste entre objetivos y medios.

La Administracin Pblica en Mxico es el enlace entre la Ciudadana y el Poder Poltico, integrada por Servidores Pblicos y dotada de medios econmicos y materiales pblicos que pone en prctica para el cumplimiento de las decisiones tomadas por el Gobierno.

No obstante, el concepto de Administracin Pblica puede ser entendido desde dos puntos de vista:

a) Formal: Se entiende a la entidad que administra, o sea al organismo pblico que ha recibido del poder poltico la competencia y los medios necesarios para la satisfaccin de los intereses generales.

b) Material: Se entiende ms bien la actividad administrativa, o sea, la actividad de este organismo considerado en sus problemas de gestin y de existencia propia tanto en sus relaciones con otros organismos semejantes como con los particulares para asegurar la ejecucin de su misin.

Jurdicamente, el concepto de Administracin Pblica denota una persona jurdica, es decir Cmara baja y la Cmara alta en los sistemas bicamerales para la adopcin de determinados acuerdos Principios generales de la administracin

Las primeras teoras de la administracin nacieron en la era industrial clsica. Una teora es un conjunto coherente de ideas capaces de explicar las relaciones entre determinados hechos observables. Cada teora se centra en algunos aspectos de la administracin y deja de lado otros que no forman parte de su objeto de estudio.

Mientras una teora hace nfasis en las tareas operacionales, otras se preocupan por la estructura organizacional, otras se orientan hacia las personas que participan en las organizaciones, otras muestran la importancia de la tecnologa y otras se concentran en los efectos del ambiente sobre las organizaciones. Es lgico que para ser exitoso, el administrador requiere conocer las diversas teoras para lograr una visin amplia de su trabajo.

Enfoques tradicionales de la

Administracin

nfasis en lastareas

Administracin Cientfica

(1903)Frederick TaylorFranck Gilbreth

nfasis en laestructura

Teora Clsica(1911)

Henry Fayol

Organizacin burocrtica

(1947) Max Weber

nfasis en las personas

Teora de las relaciones humanas

(1932)Elton MayoKurt Lewin

Administracin Cientfica.

Su fundador Frederick Winslow Taylor (1856 1915), lugar Estados Unidos. Administracin cientfica es el nombre que recibi debido al intento de aplicar los mtodos de la ciencia a los problemas de la administracin para lograr una gran eficiencia y eliminar desperdicios al aplicar mtodos de ingeniera industrial.

Taylor estudi el trabajo de cada obrero, analizndolo, descomponindolo y racionalizndolo a travs del estudio de tiempos y movimientos, para establecer un mtodo que fuera la mejor forma posible de ejecutar dicho trabajo. Taylor desarroll un conjunto de principios a los que denomin administracin cientfica.

Estos principios son:

1. Principio de Planeacin.-Remplazar el criterio individual del obrero, la improvisacin y la

actuacin emprico-prctica en el trabajo por mtodos basados en procedimientos cientficos. 2. Principio de Preparacin.-Seleccionar cientficamente a los trabajadores, prepararlos y

entrenarlos para producir ms y mejor.

3. Principio de Control.-Controlar el trabajo para certificar que se est ejecutando de acuerdo con las normas establecidas y segn el plan previsto. El control debe enfocarse en las excepciones o los desvos de los estndares.

4. Principio de Ejecucin.-Asignar atribuciones y responsabilidades para que la ejecucin del trabajo sea lo ms disciplinada posible.

Teora Clsica. Su fundador Henry Fayol. (1841-1925), lugar Francia. La administracin cientfica se preocup por elevar la productividad de la fbrica y el trabajador individual (nfasis en las tareas), surgi de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas (nfasis en la estructura organizacional).

Para Fayol la empresa est compuesta de seis funciones bsicas (financiera, tcnica, comercial, contable, de seguridad y administrativa), de las cuales la funcin administrativa coordina e integra las dems. A su vez esta funcin administrativa est constituida por cinco elementos: previsin, organizacin, mando, coordinacin y control, estableci cerca de 14 principios generales de administracin que deban regir el trabajo del administrador y son los siguientes:

1. Divisin del trabajo: cuanto ms se especialicen las personas, tanto mayor ser la eficiencia para realizar su trabajo.

2. Autoridad: la autoridad concede al gerente el derecho de dar rdenes. La responsabilidad es el deber o la obligacin de cumplirlas. La responsabilidad y la autoridad deben ser proporcionales.

3. Disciplina: los miembros de una organizacin tienen que respetar las reglas y los acuerdos que rigen a la organizacin. Segn Fayol, la disciplina es resultado del liderazgo eficaz, de la comprensin clara de las normas de la organizacin y de los castigos adecuados, de acuerdo con las infracciones.

4. Unidad de mando: cada empleado debe recibir instrucciones de una sola persona. Cada empleado se debe subordinar slo a un superior.

5. Unidad de direccin: cada grupo de actividades organizacionales debe tener el mismo objetivo y ha de esta dirigido por un gerente a travs de un plan.

6. Subordinacin del inters individual al bien comn: los intereses de los empleados no deben tener ms peso que los intereses de la organizacin entera.

7. Remuneracin: la retribucin del trabajo realizado debe ser justa para empleados y empleadores.

8. Centralizacin: se refiere al grado de involucramiento de los subordinados en la toma de decisiones. La toma de decisiones se debe centralizar en la administracin.

9. Jerarqua o cadena de mando: Es la lnea de autoridad que va desde la cima de la organizacin hasta el nivel ms bajo. Las comunicaciones deben seguir esta cadena.

10. Orden: los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento indicado.

11. Equidad: los administradores deben ser amables y justos con sus subordinados. 12. Estabilidad del personal: las tasas elevadas de rotacin de empleados socavan el buen

funcionamiento de la organizacin. 13. Iniciativa: los empleados encargados de ejecutar los planes deben mostrar esfuerzo

personal. 14. Espritu de grupo: promover el espritu de equipo crea armona y unidad en la organizacin.

Fayol pretenda trazar los caminos de una ciencia mediante principios generales de administracin que sirvieran a todo tipo de organizacin y funcionaran como aspectos normativos y prescriptivos para focalizar todas las situaciones.

Teora de la burocracia Su fundador Max Weber (1864-1920), lugar Alemania. Weber afirma que la burocracia es la organizacin eficiente por excelencia y dice que para conseguir esa eficiencia, la burocracia necesita describir anticipadamente, y con los ms mnimos detalles, la forma como se deben hacer las cosas. Derivado de lo anterior, se postula que para funcionar adecuadamente la burocracia debe tener las siguientes caractersticas:

Divisin del trabajo.-significa que las actividades deben estar diferenciadas y los puestos de trabajo deben ser claros y especficos, logrando especializacin y evitando duplicidad de funciones.

Jerarqua de autoridad.-cada trabajador debe tener un solo jefe y la relacin jefe-subordinado debe seguir las reglas y canales establecidos por la organizacin.

Reglamentacin.-normas, reglas y procedimientos formales y escritos deben ser conocidos por todos.

Comunicaciones formales.-las comunicaciones se realizan a travs de medios escritos y documentados.

Impersonalidad.-el nfasis se hace en los cargos y no en los empleados. Competencia profesional.-La admisin y la carrera se basan en la competencia

tcnica y profesional demostrada en concursos o pruebas de seleccin.

Teora de las relaciones humanas. Su fundador George Elton Mayo (1880 1949), lugar Estados Unidos. El nfasis en las personas comenz con la teora de las relaciones humanas, enfoque que surgi de los resultados del famoso experimento llevado a cabo en la fbrica Hawthorne de Western Electric, cerca de Chicago entre 1924 y 1933 para investigar el efecto de las condiciones ambientales en la productividad del personal y confirmar o no los preceptos de la administracin cientfica. El experimento tom rumbo diferente y demostr la importancia del factor humano en la organizacin y la necesidad de humanizar y democratizar las organizaciones. Sus principales conclusiones fueron: 1. El trabajo es una actividad tpicamente grupal. El nivel de produccin es influenciado por las

normas del grupo y no solo por el incentivo salarial de la organizacin. 2. El obrero no acta como individuo aislado, sino como miembro de un grupo y en estrecha

relacin de camarera e integracin con los colegas. 3. La tarea de la administracin es formar jefes capaces de comprender y comunicar, que tengan

elevado espritu democrtico y sean persuasivos y simpticos. 4. La persona est motivada en esencia por la necesidad de estar junto a otras personas, de ser

reconocida por los dems y recibir comunicacin adecuada. 5. Adems de la organizacin formal, existe una organizacin informal constituida por grupos

sociales informales que se conforman espontneamente y permean toda la organizacin.

Ante el impacto inicial de esta teora, los conceptos de organizacin formal, disciplina, departamentalizacin, centralizacin, etc. dieron lugar a nuevos conceptos como: organizacin informal, liderazgo, comunicacin, motivacin, grupos sociales, recompensas simblicas y sociales, etc. El concepto de homo economicushombre preocupado exclusivamente por los objetivos materiales y salarialespostulado por la Administracin Cientfica, fue sustituido por el concepto de homo socialorientado hacia la vida en sociedad y en grupos sociales, es decir, el hombre como ser gregario y social por excelencia. Con el enfoque de las relaciones humanas la administracin cobra importancia y deja de estar en manos de los ingenieros, surgiendo as la administracin de empresas como profesin.

Nuevos Enfoques de la Administracin

nfasis enla estructura

Teora Estructuralista

A. EtzioniRichard Hall

Teora NeoclsicaPeter Drucker

nfasis enlas personas

Teora del comportamiento

Herbert SimonD.Mcgregor

nfasis en elambiente y la la

tecnologa

Teora de sistemasF.E. KastA.K. Rice

Teora contingenteP. R. LawrenceJay W. Lorsch

Teora estructuralista. ((Amitai Etzioni, Richard Hall)

Las severas crticas a la rigidez del modelo burocrtico permitieron el surgimiento de esta teora, alrededor de 1950, para eliminar las distorsiones y limitaciones de aquel e incluir otros aspectos importantes en el diseo estructural. El estructuralismo fue la ms fuerte influencia de la sociologa y se preocup por el estudio de la organizacin formal(a travs de organigramas y manuales de la organizacin), pero tambin incorpor la organizacin informal (consecuencia de los grupos sociales informales) para compatibilizar ideas de la teora clsica y la teora de relaciones humanas, considerada hasta entonces opuesta y contradictorias.

El estructuralismo incluy tambin el estudio de la tecnologa y de las relaciones de cierta organizacin con las dems, que constituyen el ambiente externo.

Teora neoclsica. (Peter Drucker, Harold Koontz y Ciryl ODonnell)

Desde 1957, la teora neoclsica vio redimensionar y actualizar los viejos conceptos clsicos de administracin. Esta teora tambin se denomina escuela del proceso administrativo por su nfasis en las funciones administrativas. Proceso significa secuencia sistemtica de funciones para realizar las tareas; medio, mtodo o manera de ejecutar ciertas actividades.

Mientras Fayol se preocupaba por prever, organizar mandar, coordinar y controlar, los autores neoclsicos tenan una posicin propia respecto de las funciones administrativas que constituyen el proceso administrativo, como se muestra en el siguiente esquema:

Segn los autores neoclsicos, el administrador planea, organiza, dirige y controla continuamente las actividades de su organizacin para alcanzar los objetivos organizacionales de la manera ms adecuada, con los recursos disponibles y las condiciones de ambiente, que incluye la situacin.

Fayol

*Prever *Organizar *Dirigir *Coordinar *Controlar

Urwick*Investigar *Prever *Planear *Organizar *Coordinar *Dirigir *Controlar

Koontz y O

Donnell

*Planear *Organizar *Designar el personal *Dirigir *Controlar

Wadia

*Planear *Organizar *Innovar *Controlar

Newman

*Planear *Organizar *Liderar *Controlar

Dale

*Planear *Organizar *Dirigir *Controlar

Autores clsicos

Autores neoclsicos

ControlDefinicin de estndares de desempeo.Evaluacin del desempeo.Comparacin del desempeo con los estndares.Accin correctiva.

PlaneacinDefinicin de los objetivos.Definicin de los medios para alcanzarlos . Programacin de quin, cmo y cundo.

OrganizacinDefinicin de los recursos.Asignacin de los recursos en rganos y personas.Estructuracin de los rganos.Atribucin de autoridad y responsabilidad.

DireccinProvisin de cargos.Comunicacin, liderazgo y motivacin de personas.Puesta en marcha.

ProcesoAdministrativo como ciclo repetitivo de eventos

La teora neoclsica es eclctica porque aprovecha todas las contribuciones de las dems teoras anteriores, en especial la clsica y la humanista. Peter Drucker fue el mximo exponente neoclsico; Koontz y ODonnell, los mayores divulgadores de los principios neoclsicos de administracin.

Teora de comportamiento. (Herbert Alexander Simon, Douglas Mcgregor)

La teora del comportamiento es la sucesora moderna de la teora de las relaciones humanas. Solo despus de la dcada de 1950 retom fuerza el movimiento humanista. El comportamiento individual cedi lugar al comportamiento grupal y posteriormente al comportamiento organizacional.

sta teora se origina como respuesta a la necesidad de involucrar a los empleados en la toma de decisiones en las organizaciones, as como de satisfacer sus necesidades personales, considerndolos en sus dimensiones biolgica, psicolgica, social y cultural y con una orientacin hacia el logro de objetivos.

La teora trajo nuevos conceptos sobre motivacin, liderazgo, comunicacin, dinmica de grupos, proceso decisorio, comportamiento organizacional y estilos administrativos que modificaron por completo el rumbo de la teora administrativa, volvindola ms humana y amigable. Uno de los subproductos de la teora mencionada fue el movimiento de Desarrollo Organizacional iniciado en la dcada de 1970.

Teora de sistemas. (Ludwing Von Bertalanffy, Kast y Rosenzweig|||, A.K. Rice)

Alrededor de la dcada de 1960, la inclusin de la teora de sistemas en la administracin demostr que ninguna organizacin existe en el vacio ni es autnoma y libre de su funcionamiento. Por el contrario, cada organizacin vive y opera en un ambiente del cual recibe insumos y entradas (materiales, energa, informacin) y de l salen sus resultados (productos, servicios, informacin). En este ambiente se hallan los mercados con los cuales se relaciona e interacta la organizacin y de los cuales depende. Por lo tanto, la organizacin es vista como un sistema que opera en un ambiente y depende de l para obtener insumos y entregar productos o servicios.

Un sistema se define como el conjunto integrado de partes relacionadas estrecha y dinmicamente, que desarrolla una actividad o funcin y est destinado a alcanzar un objetivo especfico. Todo sistema forma parte de un sistema mayor (supra sistema) y est constituido por subsistemas. En esta teora, las organizaciones pasaron a ser vistas con base en dos caractersticas sistmicas:

1. Propsito u objetivos. Todas las organizaciones tienen uno o varios objetivos alcanzar. 2. Globalismo o totalidad. Las organizaciones se deben observar globalmente. La visin de

conjunto, debe prevalecer sobre la visin analtica. Totalidad significa que el todo es diferente de la suma de sus partes.

Teora contingente. (Paul R. Lawrence, Jay W. Lorsch)

Despus de la dcada de 1970 algunas investigaciones mostraron que las organizaciones exitosas son aquellas capaces de adaptarse y ajustarse correctamente y con mayor agilidad a las demandas ambientales, es decir, que las organizaciones exitosas son aquellas capaces de ajustarse a las presiones, coacciones y contingencias del ambiente y aprovechar las oportunidades que este les ofrece. Las organizaciones que no logran tal adaptabilidad y flexibilidad, simplemente no consiguen sobrevivir y desaparecen del mapa, aun ms cuando el ambiente organizacional evoluciona hacia la globalizacin.

Contingencia significa eventualidad, posibilidad de que lago acontezca o no, lo cual quiere decir que en el mundo actual ya no sirven los principios generales y universales de la administracin vlidos para toda y cualquier situacin. stos fueron tiles cuando el mundo de los negocios era relativamente esttico y previsible. En la actualidad, todo es situacional, efmero y evanescente y la nica constante del mundo actual es el cambio.

Las organizaciones de hoy son vistas como entidades en constante desarrollo y cambio para alcanzar la adaptacin adecuada al ambiente.

La ciencia de la administracin.

En 1881, apareci un nuevo desarrollo en el horizonte administrativo. Reconociendo la necesidad de una formacin administrativa. Joseph Warton, industrial y financiero de filadelfia, don cien mil dlares a la universidad de Pennsylvania para que estableciera un departamento en donde los jvenes pudieran adquirir la educacin y el adiestramiento necesarios para ser administradores. De acuerdo con Warton, las universidades de la poca estaban preparando individuos (doctores, abogados y clrigos) para desempear sus labores reales en la vida y crea que se deba hacer algo para incorporar la educacin administrativa al escalafn universitario. Y as empez la escuela Wartonotro principio en el continuum de la administracin, durante diecisiete aos fue la nica escuela de su tipo, pero en 1898 las universidades de Chicago y California estableci sus escuelas de administracin y para 1911, ya se encontraban funcionando un total de treinta. Fayol observaba que la administracin era una actividad comn a todas las empresas humanas, ya fuera en la casa, los negocios o el gobierno. Tambin haca notar que todas estas empresas requeran un cierto grado de planificacin, organizacin, direccin, coordinacin y control. Puesto que la administracin es comprensiva, Fayol crea que un conocimiento general de sta beneficiara a todo el mundo y, por tanto, debera ser enseada en escuelas y universidades. Esto naturalmente lo llev a considerar la materia que se debera ensear, en esta poca, no haba una teora completa de la administracin que fuera aceptable en los crculos acadmicos. Para solucionar este problema present su propia teora de la administracin que podra servir como modelo de instruccin.

Estado actual de la teora administrativa

El estado actual de la teora administrativa es bastante complejo, pues permite enfocar su objeto de estudio de varias maneras y agrupar un gran abanico de variable que deben ser tenidas en consideracin.

En la actualidad, la teora administrativa estudia la administracin de empresas y dems tipos de organizaciones desde el punto de vista de la interaccin e interdependencia de las cinco variables principales, cada una de las cuales es objeto especfico de estudio de una o ms corriente de la teora administrativa. Las cinco variables bsicas, (tarea, estructura, personas, tecnologa y ambiente) constituyen los principales componentes en el estudio de administracin de las empresas.

El comportamiento de estas variables es sistmico y complejo: cada una ellas influye y es influenciada por las dems; si se modifica una ellas, las otras tambin se modifican en mayor o menor grado. El comportamiento del conjunto de estas variables es diferente de la suma del comportamiento de cada variable por separado.

La adecuacin de estas cinco variables constituye el principal desafo de la administracin. En una subunidad especializada (por ejemplo, un departamento, una divisin, una seccin), algunas

de estas variables pueden cumplir un papel predominante. Debido a la creciente importancia de la administracin y los nuevos y complejos desafos que

enfrenta, los investigadores se han concentrado en algunas partes o en algunas variables aisladas del enorme contexto de variables que intervienen (cada una de las cuales tiene su naturaleza, impacto, duracin, importancia, etc.) en la estructura y el comportamiento de las empresas, y que dificultan enormemente tener una visin global de stas. A medida que la administracin enfrenta nuevos desafos y nuevas situaciones, las teoras administrativas requieren adaptar sus enfoques o modificarlos por completo para que sean tiles y aplicables, lo cual explica en parte los pasos graduales de la teora administrativa en el transcurso de este siglo. La administracin ha sido una disciplina parasita pues gran parte de sus conceptos viene de otras disciplinas, tendiendo una gran influencia por la filosofa y las ciencias sociales. En general, existen tres grandes escuelas: la clsica, la de relaciones humanas y la de las ciencias del comportamiento administrativo. Lunneburg y Ornstein (2000) resumieron los elementos conceptuales clave, los procedimientos y algunos de sus principales contribuidores a esas tres escuelas de pensamiento, y se presentan en el siguiente cuadro:

Periodo Elementos administrativos Contribuidores y conceptos bsicos

Teora organizacional clsica

Liderazgo Organizacin Produccin Proceso Autoridad Administracin Recompensa Estructura

Taylor (estudios de tiempos y movimientos), supervisor funcional Fayol (cinco funciones), 14 principios de administracin Weber (burocracia ideal)

Enfoque de relaciones humanas

Liderazgo Organizacin Produccin Proceso Autoridad Administracin Recompensa Estructura

Mayo (estudios de Hawthorne) tendencias subyacentes; Lewin (dinmica de grupos); Lewin, Lippit y Whyte (estudios de liderazgo); Rogers (terapia centrada en el cliente); Moreno (tcnica sociomtrica ); Whyte (relaciones humanas industria restaurantera

Fuente: Lunenburg, Fred y Ornstein, Allan, Educational administration, 3a. ed. Belmont, California, Wadsworth, 2000. Proceso Administrativo: Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. Al estudiar la unidad temporal de la administracin se mencion que sta comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina, correctamente. En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administracin en accin, o tambin como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Concepto del proceso administrativo Para comprender mejor este concepto, es necesario que se compare el organismo o grupo social, que es donde se manifiesta la administracin, con un organismo animal. Si se observa cmo se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrn distinguir dos fases o etapas primordiales: Una primera etapa de estructuracin que consiste en la construccin del organismo. As, a partir de una clula se diferencian los tejidos y rganos hasta lograr su plenitud funcional, una segunda etapa de operacin, en la que una vez que se ha estructurado completamente el organismo, ste desarrolla plenamente las funciones que le son inherentes, a estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama Mecnica y dinmica.

Enfoque de ciencias del comportamiento

Consideracin de todos los elementos principales con un fuerte nfasis en el liderazgo de contingencia, cultura, liderazgo transformacional y teora de sistemas

Barnard (sistemas cooperativos); Bakke (proceso de fusin); Argyris (actualizacin ptima, el individuo y la organizacin); Getzels y Guba (teora social de sistemas, nomottico e ideogrfico); Maslow (jerar-qua de necesidades); Herzberg (motivacin, teora de la higiene); Mac Gregor (teora X yY); Likert (sistemas 1-4); Halpin y Crof (climas abiertos y cerrados); Blake y Mouton (grid rejilla de liderazgo); Vroom (motivacin, teora de la expectan-cia); Etzioni (teora del acatamiento); Mintzberg (estructura de las organizaciones); Hersey y Blanchard (liderazgo situacional); Bennis (liderazgo); Bass (liderazgo transformacional); Senge (organizaciones que aprenden); Bolman y Deal (reestructuracin de organizaciones)

Criterios sobre la conformacin del proceso administrativo Es importante conocer que existen diversas opiniones en cuanto al nmero de etapas que constituyen el proceso administrativo aunque, de hecho para todos los autores los elementos esenciales sean los mismos, Los criterios de los expertos ms brillantes acerca de las etapas que ellos consideran dentro del proceso administrativo. Todos han hecho aportaciones valiosas, pero algunos ponen nfasis exagerado en el anlisis de ciertas etapas. Se analizar el criterio de las cuatro etapas porque es uno de los ms difundidos y aceptados en el mundo de la administracin y porque, adems, es uno de los que ofrecen mayor claridad para fines didcticos. Fases del proceso administrativo Representa una conjuncin de ideas de varias corrientes para la aplicacin de la administracin, es decir, aplica los diversos conocimientos de cada escuela, tratando de agruparlos en un pensamiento universal a travs de la aplicacin de la administracin, es decir, aplica los diversos conocimientos de cada escuela, tratando de agruparlos en un pensamiento universal a travs de la aplicacin del proceso administrativo. Henry Fayol (1841-1925) considerado al igual que Taylor como uno de los iniciadores de la administracin naci en Constantinopla y obtuvo el ttulo de ingeniero de minas en Francia, public sus observaciones acerca de los principios generales de administracin en1916.Identific las principales actividades (o reas funcionales) que, segn l, deberan realizarse en cualquier organizacin de la siguiente forma: tcnicas, comerciales, financieras. seguridad, contabilidad y gerencia. Adems determin las funciones de planeacin, organizacin y control como partes o etapas de la administracin; postul que la importancia de la habilidad del gerente se acenta en las relaciones con la cadena de mando. Estableci catorce principios de administracin que, aun actualmente, fundamentan la aplicacin del proceso administrativo:

1. Divisin del trabajo 2. Autoridad-responsabilidad 3. Disciplina 4. Unidad de mando 5. Unidad de direccin 6. Subordinacin del inters individual al inters general 7. Remuneracin del personal 8. Centralizacin 9. Cadena escalar (lnea de autoridad). 10. Orden 11. Equidad 12. Estabilidad del personal 13. Iniciativa 14. Solidaridad (espritu de cuerpo)

Mary Parker Follet (1868-1933). Nacida en Boston, fue trabajadora social y como tal, su en foque de la administracin lo dirigi hacia la conducta humana. Asimismo sealaba que el mtodo cientfico poda utilizarse para resolver problemas humanos. Su contribucin ms significativa son los estudios para alcanzar un medio ms adecuado en la coordinacin, y postul tres factores para que sta fuera ms eficaz:

a) El contacto directo entre las personas interesadas b) El comenzar, desde el primer momento, la planificacin y la adopcin de directrices polticas. c) La continuidad del proceso.

Mecnica Mecnica: Se refiere a la estructuracin o construccin de la organizacin hasta llegar a integrarla en su plenitud funciona esta para el desarrollo. Dinmica Dinmica: Es aquella donde totalmente estructurada desarrolla de manera eficiente y tica las funciones operaciones en toda su variedad pero coordinada complejidad. l proceso administrativo es cclico. Elementos del proceso administrativo. Proceso en Planeacin Organizacin Integracin Control Direccin Previsin. Implica la idea de anticipacin en cuanto a los acontecimientos y situaciones.

1. Definicin de objetivo. Es algo que se pretende lograr, nos permite definir con claridad, calidad, cantidad, en tiempo y forma.

2. Evaluar investigacin "determinar la vialidad de nuestros objetivos" 3. Seleccin de alternativas. Elegir la que ms te convenga.

Etapas del proceso administrativo

1) PLANEACIN 2) ORGANIZACIN 3) DIRECCIN 4) CONTROL

Planeacin: Planeacin. Qu voy a hacer? Determinar que vamos a hacer antes de realizarlo, consiste en fijar el curso concreto de accin derivada de la etapa de previsin. Pronsticos: Determina algo en un tiempo determinado "suposicin de lo que vamos a hacer" .Meta. Especfica determina cualificable y cuantificable. Programa. Establece fechas. Polticas. Norma general a seguir. Procedimiento. Secuencia de actividades como el proceso administrativo. Presupuesto. Asignacin de dinero de acuerdo al programa. Tipos de planes: Planes a corto plazo. Un da, una semana, un mes. Planes a mediano plazo. Pueden ser de dos aos y menores de 5 aos Planes a largo plazo. Son mayores a cinco aos. Plantacin estratgica. Construccin de escenarios en el futuro "es planear desde futuro y construir escenarios". Organizacin. Organizacin. Cmo se va hacer? S encarga de que en su estructura se adecue hacia sus objetivos, recursos, procesos y medio ambiente. Tiene tres acepciones, dos etapas y cinco elementos.- Integracin: Con quin? Y con que? Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organizacin y la planeacin sealan para el adecuado funcionamiento de un organismo social.- Reclutamiento (Proceso de identificacin y hacer llegar buenos candidatos a ocupar un puesto dentro de la organizacin) Seleccin (Proceso para elegir dentro de los buenos candidatos al mejor) Contratacin: (Derechos y obligaciones del trabajador y del patrn escrito dentro de un sistema laboral)

Induccin: Dar orientacin a la persona contratada a la persona contratada respecto a la organizacin, su ambiente de trabajo, servicios, permitiendo una rpida adaptacin del trabajador. Capacitacin: Proceso planeado tendiente a proporcionar y desarrollar las Habilidades, conocimientos, actitudes y aptitudes para que el trabajador pueda desempear de la mejor manera posible las actividades que requiere su puesto. Desarrollo: Actividad que permite elevar el nivel cultural del trabajador, aprovechando al mximo sus potencialidades y promoviendo su motivacin permanente. Direccin. Direccin: Vigilar que se haga? Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador. Control. Toma de decisiones: Tener autoridad para tomar decisiones. Integracin: Que recursos voy a necesitar. Motivacin: Estimulo. Necesidad. Deseo. Reaccin. Comunicacin: Como se va a llevar el mensaje a accin y satisfaccin. Supervisin: Vigilar.

Interaccin De Las Etapas Etapas de la Direccin: Autoridad. Capacidad para tomar decisiones, mandar y hacerse obedecer. Motivacin. Termino general que se aplica a toda clase de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Comunicacin. Proceso de transmitir mensajes por medio de escritos y orales. Supervisin. Vigilar que las actividades que desempean los trabajadores se estn llevando a cabo de acuerdo al plan.

Referencias bibliogrficas

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