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Partes Adicionales de la Carta Comercial
Prof. D. Pacheco
Partes Adicionales de la Carta Comercial Línea de anotación de correos o de carácter
personal. Línea de número de archivo Línea de atención Línea de referencia Línea de asunto Línea de antefirma Línea de nombre de archivo electrónico Línea de anexo(s) o anejo(s) Línea de copia Línea de visto bueno Línea de posdata
Línea de Anotación de correos o de Carácter Personal Se destaca el tipo de servicio postal
utilizado. Las reglas para colocación de la línea de
anotación de correos o de carácter personal son las siguientes: Se escribe siempre en el margen izquierdo, no
importa el estilo de carta que se use. Hay dos formas de escribir la línea de anotación
de correos. Dos renglones (líneas verticales) después de la
fecha, en mayúscula sólida.
Ejemplo de anotaciones de correo
CORREO CERTIFICADO ENTREGA ESPECIAL CORREO NOCTURNO CERTIFICADO CON ACUSE DE RECIBO UPS EXPRESS MAIL FEDERAL EXPRESS FACSÍMIL (FAX)
Reglas de colocación de líneas de anotación A espacio sencillo, en mayúsculas y
minúsculas debajo de la iniciales de referencia o de la línea de anexo o de la línea de archivo electrónico. Puede ir precedida por la palabra Por. xxx Correo Certificado xxx
Anexo2 Por Facsímil
Reglas de colocación de líneas de anotación Si se entrega una carta
personalmente o se envía por mensajero, se escribe dos renglones (líneas verticales) después de la fecha, en mayúsculas sólidas. ENTREGA A MANO EN SUS MANOS
Reglas de colocación de líneas de anotación Las indicaciones de carácter
personal o confidencial se escriben dos líneas verticales después de la fecha, en mayúscula sólidas. CONFIDENCIAL PERSONAL
Línea de Número de Archivo Las oficinas que utilizan el sistema
de archivar por asuntos o por casos le asigna un número distinto a cada uno de ellos. En esta forma el destinatario sabe cuál es su número de archivo; y en caso de contestar la carta, puede hacer referencia al mismo.
Reglas para escritura de la Línea de Número de Archivo Se escribe dos renglones (líneas verticales)
debajo de la fecha y en forma bloque, en cualquiera de los estilos de cartas.
Esta línea también puede escribirse a dos renglones (líneas verticales) debajo del saludo. En este caso se puede escribir en el margen izquierdo, sangrada cinco espacios, centrada o para terminar con el margen derecho.
Reglas para escritura de la Línea de Número de Archivo Se escriben dos puntos después de las
palabras Número de Archivo. Estas palabras se pueden destacar en mayúsculas sólidas, aunque no es obligatorio. La palabra número se puede abreviar. Número de Archivo: 89-44-4098 Núm. De Archivo: 89-44-4098 NÚMERO DE ARCHIVO: 89-44-4098 NÚM. DE ARCHIVO: 89-44-4098
Reglas para escritura de la Línea de Número de Archivo En algunas oficinas la línea de archivo se
escribe a mano derecha, opuesta a las líneas de dirección del destinatario. Como la dirección tiene varias líneas, se escribe centrada verticalmente de acuerdo con el número de éstas. La línea de archivo se puede colocar también en el lado derecho opuesto a la línea de anotación de correos. Esta forma se usa cuando la carta incluye una líneas de referencia.
Línea de Atención
Una carta que contiene línea de atención, por regla general, va dirigida a una empresa o a una división. La línea de atención indica el nombre o puesto de la persona que se interesa lea la carta. La línea de atención puede incluir la abreviatura del título académico o de cortesía, el nombre y apellido(s) y el título del puesto que ocupa dicha persona.
Línea de Atención
La tendencia actual es usar esta línea con menos frecuencia. Hoy día se prefiere dirigir la carta a la persona directamente y no a la compañía con atención a una persona. No obstante, todavía en algunas oficinas se escribe la línea de atención en las cartas.
Línea de Atención
Se escribe en la dirección antes del nombre de la compañía, división u oficina. Atención Dr. Carlos Santos, Gerente Banco Nativo del Sur
PO Box 457Ponce, PR 00731-0457
Línea de Atención
Se escribe la palabra Atención con letra inicial mayúscula.
No se escribe puntuación después de la palabra Atención.
Se incluye el título de cortesía (Sr., Sra., Srta.) o académico (Dr., Lic., Ing., etc.) o dignidad (Hon., Rev., etc.).
Línea de Atención
Se puede incluir el título oficial del puesto que ocupa la persona.
Cuando no se sabe el nombre de la persona que se interesa lea la carta, pero sí se sabe el título del puesto que ocupa, se escribe en la primera línea la palabra Atención seguida del título de cortesía (en minúscula y completa) y el título del puesto Atención señor Registrador
Oficina del RegistradorRecinto Universitario de Río PiedrasPO Box San Juan, PR 00931-_ _ _ _
Línea de Atención
Cuando se incluyen varias personas en la línea de Atención, la forma de colocar los nombres es a espacio sencillo y en forma bloque. Atención Sr. José Pérez, Presidente
Srta. María Pérez, TesoreraEmpresas Pérez EscuderoPO Box 3412Guaynabo, PR 00969-3412
Línea de Atención
La línea de Atención no altera el saludo de la carta. El saludo de una carta con línea de atención se escribe de acuerdo con la dirección. Es decir, si la carta va dirigida a una empresa, división o departamento, el saludo se escribe en plural. Si la carta va dirigida a un individuo, el saludo se escribe en singular.
Línea de Referencia
La línea de Referencia se escribe para destacar un caso o asunto, el cual generalmente, está identificado por una numeración. Esta línea es similar a la línea de Asunto. Las reglas que aplican para la escritura de la línea de Referencia son:
Línea de Referencia
Se escribe la palabra Referencia en mayúsculas sólidas o en mayúscula y minúscula o abreviada, seguida de dos puntos. REFERENCIA: Referencia: RE: Re:
Línea de Referencia
Se escribe dos renglones (líneas verticales) después del saludo, en el margen izquierdo, sangrada cinco espacios o terminando con el margen derecho.
En algunas oficinas se escribe la línea de referencia en la misma línea del saludo, pero opuesto al mismo Estimado señor Aguirre: Re: Póliza Núm. 48-
031-776
Línea de Referencia
Hay dos formas adicionales de colocar la línea de referencia: Dos renglones (líneas verticales) debajo de la
dirección del destinatario en el margen izquierdo.
Sr. Jaime PomalesPO Box 115San Juan, PR 00936-0115
RE: Período 31/12/97
Línea de Referencia
Dos reglones (líneas verticales) debajo de la fecha. 23 de noviembre de 1997
RE: Período 31/12/97 Si la carta tiene línea de Por
Conducto y línea de Referencia, se escribe primero la línea de Por Conducto.
Línea de Asunto
La línea de Asunto se usa cuando se desea destacar el tema principal del cual trata la carta. Se utiliza para captar la atención del lector.
Reglas para la Línea de Asunto En el estilo moderno se escribe dos renglones
(líneas verticales) después del saludo, comenzando en el margen izquierdo, en mayúsculas sólidas o en mayúsculas y minúsculas y en la palabra asunto.
En el estilo Simplificado no se escribe la palabra asunto. La información del asunto se escribe en mayúsculas sólidas o en mayúsculas y minúsculas, dos o tres renglones (líneas verticales) después de la dirección, ya que en este estilo no hay saludo.
Línea de Antefirma
Representa el nombre de la compañía, oficina o departamento que envía la carta. En el pasado, la antefirma se usaba para establecer la responsabilidad de la compañía se hace responsable por el contenido del mensaje, aun cuando la antefirma no esté incluida como parte de la firma.
Reglas de Línea de Antefirma Se escribe dos renglones (líneas
verticales) después de la despedida. La posición horizontal dependerá del
estilo de carta que se use, ya sea en el margen izquierdo o a la derecha.
Siempre se escribe en mayúsculas sólidas.
Reglas de Línea de Antefirma Si se usa papel con membrete, no es
necesario escribir el nombre de la compañía como antefirma.
Si el nombre del negociado, sección, división, oficina, etc., de donde procede la carta no aparece en el membrete se recomienda que se escriba éste como antefirma.
Si la carta es de carácter contractual, es obligatorio escribir el nombre de la compañía en la línea correspondiente a la antefirma.
Línea de Nombre de Archivo Electrónico En algunas oficinas se escribe el
nombre asignado al documento en el archivo electrónico debajo de las iniciales de referencia, a espacio sencillo.
Línea de Anexo(s) o Anejo(s) Se usa para indicar que con la carta
van incluidos uno o varios documentos, ya sean cheques, estados de cuenta, copia(s) y otros.
Reglas de Línea de Anexo(s) o Anejo(s) La palabra indicando anexo(s) o anejo(s) se
escribe siempre en el margen izquierdo, dos renglones después de la iniciales de referencia.
La palabra anexo o anejo y sus plurales se escriben con letra inicial mayúscula.
Si la carta contiene un anexo o anejo, se escribe solamente la palabra Anexo o Anejo. MAE:xxx
Anexo
Reglas de Línea de Anexo(s) o Anejo(s) Si la carta contiene más de un
anexo o anejo debe indicarse en cualquiera de las siguientes formas: Se coloca el número de anexos o anejos
correspondientes después de la palabra Anexos o Anejos. Es opcional escribir los dos puntos.
Anexos: 3 Anexos 3
Reglas de Línea de Anexo(s) o Anejo(s)
Se detallan los anexos o anejos en forma bloque, a espacio sencillo, en cualquiera de las cuatro formas ilustradas.
Anexos: Cheque Núm. 4892 Recibo Núm. 95-47
Orden Núm. 419
Un solo anexo o anejo puede identificarse por su nombre. Anexo: Informe Anual
Línea de Copia
La complejidad y el gran número de los asuntos que surgen y se atiende a diario en la oficina obligan el tener una constancia escrita de los mismo. La palabra de “caballero” y el “descansar en la memoria” han quedado atrás. Por lo tanto, duplicar por lo menos una copia de cada documento que se hace mecanográficamente, en computadora u otro medio es algo común y corriente en la oficina de hoy.
Línea de Copia
Las copias puede ser de diferente naturaleza: copia carbón, fotocopia, copia reproducida por medios electrónicos, otras.
Reglas de Línea de Copia
En el estilo moderno se escribe dos renglones después de las iniciales de referencia, si las hubiese.
La anotación se escribe comenzando en el margen izquierdo.
La tendencia es a escribir una c en minúscula sin hacer distinción el qué tipo de copia es: ya sea, copia carbón, fotocopia, otras, se deja un espacio después de la c y se escribe el nombre del que recibe la copia. Se puede escribir dos puntos después de la c. c Sra. Elena Cortés c: Sra. Elena Cortés
Reglas de Línea de Copia
No es necesario escribir los títulos de cortesía o universitarios de la persona a quien se le envía una copia. Sin embargo, en muchas oficinas se conservan estos títulos por cortesía y respecto a la persona que recibe la copia.
Reglas de Línea de Copia
Cuando se envían copias a dos o más personas, debe hacerse una marca de cotejo al lado de la persona a quien se le encía la copia. El mecanógrafo deberá preparar un sobre a la persona señalada por la marca de cotejo. c Sr. Jorge Ramírez √ c Sr. Roberto Castro c Sra. Brunilda Ortiz
Línea de CopiaCopia Confidencial (“Blind
Copy”) Cuando por cualquier circunstancia
se desea que el destinatario de una carta no sepa que una o más copias de ésta se han enviado a otra(s) personas), la indicación de la copia no se escribe en el original, pero sí en la copia. Se hace lo que se llama una copia confidencial.
Línea de CopiaCopia Confidencial (“Blind
Copy”) Las iniciales correspondientes a la
copia confidencial se escriben dos renglones (líneas verticales) debajo de las iniciales de referencia o de la de anexo si la hubiere.
Línea de CopiaReglasCopia Confidencial (“Blind
Copy”) En español, la copia confidencial se puede
expresar de las siguientes maneras: En la copia aparecerán dos c (cc)
correspondientes a copia confidencial. cc Sr. Andino
En la copia aparecerán la letras fc cuando es una fotocopia confidencial.
fc Sr. Morales
Línea de CopiaReglasCopia Confidencial (“Blind
Copy”) En el idioma Inglés la copia confidencial
(“blind copy”) se expresa en la copia por la abreviatura bcc si es copia carbón o bc si es otro tipo de copia.
bcc Mr. John Smith bc Mr. John Smith
Línea del Visto Bueno
En algunas oficinas puede existir la norma de que una carta se procese con el Visto Bueno de otra persona que no es el firmante antes de que se envíe al destinatario. También hay situaciones en que una persona redacta una carta para la firma de otra y a la vez le interesa que una tercera persona le dé el visto bueno a la misma. En ambos casos, se hace constar así por escrito en la carta.
Reglas Línea del Visto Bueno Se usa la abreviatura de la palabras
Visto Bueno: Vo. Bo. Se escriben dos renglones (líneas
verticales) después de las iniciales de referencia o de la última anotación de la carta.
Reglas Línea del Visto Bueno En el estilo moderno se eliminan los dos
puntos después de la abreviatura del Visto Bueno. MAE:xxx
(2)Anexos 2(2)Vo. Bo. Sr. Santiago Director de Personal
Reglas Línea del Visto Bueno En el estilo tradicional la abreviatura
Vo. Bo. Va seguida por dos puntos Vo. Bo.: Sra. Vargas
Otro formato para escribir la línea de Visto Bueno es colocar la abreviatura Vo. Bo. dos renglones (líneas verticales) debajo de la línea anterior y dejar cuatro renglones (líneas verticales) para la firma mecanografiada y el título Vo. Bo. (4) Sra. Vargas Directora Escolar
Reglas Línea del Visto Bueno La persona que da el Visto Bueno debe
firmar (preferiblemente) o escribir sus iniciales. En esta forma se le da validez a la línea de Visto Bueno.
En Estados Unidos no acostumbran usar la línea de Visto Bueno. Sin embargo, al escribir una carta en inglés y es necesario incluir la línea de Visto Bueno, se escribe la palabra “Approver” o la frase “Approved by”.
Línea de Posdata
Generalmente se usa para dar énfasis a algún asunto relacionado con la carta o para añadir algo que se ha omitido en el cuerpo de la misma. Es lo último que se escribe en una carta o mensaje.
Reglas Línea de la Posdata
Se escribe dos renglones (líneas verticales) después de la última anotación de la carta, a espacio sencillo tal como está escrito el texto, excepto en cartas extremadamente cortas que se escribe a doble espacio.
Reglas Línea de la Posdata
En el estilo tradicional va precedida de la abreviatura P.D. con o sin los dos puntos. En el estilo moderno no se escribe la abreviatura ni los dos puntos.
La primera línea de la posdata puede sangrarse o no sangrarse, dependiendo del estilo de carta que se ha utilizado. La segunda línea de la posdata comenzara en el margen izquierdo.
