Partes de la carta comercial - Prof. María L. …...Utilice la menor cantidad posible de palabras para comunicar el mensaje de forma clara y cortés. 0 Diga lo necesario, no se exceda

Capítulo 3

Objetivos

0 Redactar mensajes de correo electrónico.

0 Preparar cartas, memorandos e informes de negocios.

0 Explicar la finalidad de un comunicado de prensa.

0 Explicar el propósito de un boletín.

06/06/2014 Profa. M. Moctezuma 2

Lo básico 0 Los negocios, organizaciones sin fines de lucro y agencias

de gobierno utilizan documentos para comunicarse con clientes o empleados.

0 Los documentos más comunes son mensajes electrónicos, cartas, memorandos, informes, comunicados de prensa y boletines.

0 El éxito de los escritos depende de la habilidad del remitente para comunicar claramente las ideas al destinatario.

0 Por lo tanto, el escrito debe ser: claro, conciso, correcto, completo, cortes, concreto y conversacional.


Sugerencias 0 Exprese los pensamientos claros y concisos, de

manera que no puedan ser malinterpretados. 0 Vaya directo al grano; use un lenguaje fácil de

entender y verifique los hechos. 0 El documento debe contener toda la

información necesaria para que el receptor responda.

0 Si solicita que se tome una acción específica, establezca claramente cuál es.


Sugerencias

0Sea cortés, amigable y utilice un tono coloquial.

0Si está molesto no permita que el coraje influencie el estilo.

0Conteste los comunicados lo antes posible.

0Termine el documento con un “gracias”.


Las seis Cs de la correspondencia efectiva

0 Clara – fácil de entender con: 0 un arreglo lógico y coherente 0 palabras específicas y concretas, en vez de términos

generales 0 exposición de ideas directas 0 consistencia a través del comunicado 0 balance 0 comparación y contraste 0 unificación



0 Clara 0 Estructurada en voz activa

0 voz activa – el sujeto realiza la acción descrita por el verbo: El cartero entregó el paquete.

0 voz pasiva – el sujeto recibe la acción descrita por el verbo: El paquete fue entregado por el cartero.

0 Sin embargo, cuando dé mensajes o información negativa, utilice preferiblemente la voz pasiva.

0 Exprese en cada párrafo un solo asunto. 0 Coloque las ideas en un orden definido.



0 Concisa 0 Utilice la menor cantidad posible de palabras para comunicar el

mensaje de forma clara y cortés. 0 Diga lo necesario, no se exceda.

0 Correcta 0 No contiene errores. 0 Los errores más comunes en la comunicación escrita son:

0 ortográficos – palabras mal escritas, uso incorrecto de mayúsculas 0 de puntuación – insertar signos de puntuación de más u omitirlos; utilizar

el signo incorrecto 0 tipográficos – transponer letras, insertar palabras de más o repetidas,

omitir palabras importantes y cometer errores de formato 0 Fallas en cotejar las fuentes de referencia – nombres, fechas y cifras

escritas incorrectamente; palabras mal seleccionadas; información incompleta



0 Correcta 0 Seleccione cuidadosamente el vocabulario y evite:

0 estereotipos 0 palabras rebuscadas 0 expresiones inconclusas 0 cacofonía 0 usar abreviaturas, siglas (OEA) o acrónimos (UNICEF - United Nations

Children’s Fund), excepto aquéllas de aceptación general: ej. vs., en vez de versus; si los utiliza, defínalos

0 utilizar tecnicismos; defina los términos técnicos y únicos incluidos 0 emplear consecutivamente la voz pasiva

0 use las reglas de lenguaje, puntuación y acentuación apropiadamente

0 escriba en primera persona plural



0 Completa 0 Contiene toda la información esencial que pueda necesitar

el destinatario para actuar. 0 Determinamos si el mensaje está completo por medio de

las siguientes preguntas: ¿quién?, ¿qué?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿por qué? y ¿cómo?

0 Cortés 0 Escriba con tacto, en tono amigable y centrado en el lector. 0 Salpique la comunicación de “por favor” y de “gracias”. 0 Proyecte una actitud que enfoque en el destinatario.



0 Concreta 0 Exprese los datos de un modo preciso o específico:

0 una fecha concreta. 0 No busco cualquier libro, sino un libro concreto. Para explicar este

tema, tomaremos un caso concreto. 0 Algo real, que se puede percibir con los sentidos: el amor es

abstracto, pero se puede expresar con gestos concretos, como un regalo o un beso.

0 Se aplica al sustantivo que designa cosas materiales: mesa, tierra y automóvil son sustantivos concretos.

0 Coloquial 0 Escriba como si tuviera la persona frente a usted. 0 Utilice expresiones propias de la conversación cotidiana.


Corregir problemas comunes de escritura

0 Para mayor claridad coloque las palabras o frases en el lugar adecuado para evitar malos entendidos. 0 Antibióticos en combinación utilizados para tratar los

resfriados prohibidos por la FDA. 0 La enfermedad resultante ha sido descrita con detalles en

los salmones. 0 Los pronombres mal utilizados también causan

confusión. 0 Julia le dijo a Kathy que ella llegó tarde. 0 Linda y Peggy fueron de compras. Ella compró una PC.


Presenter

Presentation Notes

Antibióticos prohibidos por la FDA, utilizados en combinación para tratar los resfriados. La enfermedad resultante en los salmones ha sido descrita con detalles.


0 Use un tono amigable 0 Apreciamos el tiempo que dedicó a nuestro proyecto

cívico. 0 Sentimos mucho no haber podido asistir a la reunión.

0 Evite la redundancia. 0 El mapa tiene varios círculos perfectamente redondos. 0 Mediante este método se fecundan más óvulos después de

la ovulación. 0 Evite el vocabulario callejero (mi pana, cool, chilling)



0 Utilice palabras o frases de transición (por ejemplo, por lo tanto, etc.).

0 Varíe el lenguaje. 0 Evite la discriminación. (Damas y caballeros/Ladies and

Gentlemen) 0 Mueva al lector a la acción.

0 Escriba con el punto de vista del receptor en mente. 0 Si se va a enviar un mensaje negativo, acentúe los aspectos

positivos de la situación. 0 Nunca escriba “usted está mal” o “cometió un error”.

0 Utilice un lenguaje sencillo.


Cartas 0 Hágalas claras, fáciles de entender y organizadas. 0 Que sean atractivas y apelen visualmente. 0 Que estén correctas tipográfica, ortográfica y

gramaticalmente. 0 Escríbalas en un tono agradable, veraz y sincero. 0 Que sean concisas, pero sin dejar fuera datos

relevantes. 0 Que sean modernas sin contener calcos, palabras

rebuscadas, expresiones sin sentido. 06/06/2014 Profa. M. Moctezuma 15

Formato

0 Membrete 0 Identifica al remitente. 0 Contiene:

0 Logotipo – diseño artístico de un símbolo que identifica a la empresa 0 Lema – frase que sintetiza el carácter de la empresa con fines

publicitarios 0 Nombre completo de la empresa 0 Datos de la empresa – dirección física y postal, números de teléfono y

fax, dirección de correo electrónico, etc.


Formato 0 Fecha

0 El día precede al mes en español – 20 de enero de 2014. 0 El mes se escribe en minúscula, el año en dígito sin coma. 0 No lleva punto final.

0 Anotación postal/personal 0 Es opcional e indica el medio utilizado para enviar la carta u

otra información relevante. 0 CORREO CERTIFICADO 0 VÍA FAX 0 PERSONAL 0 CONFIDENCIAL

0 Se escribe en mayúsculas solidas.


Formato 0Datos/dirección del destinatario

0 Se escribe como aparece en los documentos recibidos.

0 El título corporativo se escribe al lado o debajo del nombre, dependiendo de la longitud.

0Línea de atención 0 No se utiliza con frecuencia. 0 Se coloca como segunda línea de la dirección.


Formato 0 Referencia y asunto

0 El asunto es de lo que trata la carta. 0 La referencia usualmente es un número o código utilizado para el

seguimiento de un asunto o archivo. 0 Van dos espacios antes o después del saludo.

0 Saludo 0 Dependerá de la confianza que haya con el destinatario. 0 El título de cortesía o profesional va en minúscula y completo.

0 Apreciada señora Puig: 0 Estimado doctor Gutiérrez: 0 Excelentísimo señor Embajador: 0 Estimados señores:


Formato


0 Texto 0 Son los datos a comunicar. 0 Usualmente consta de tres párrafos.

0 Despedida – fórmula de cortesía al terminar el comunicado: Atentamente; Cordialmente; Sinceramente; Afectuosamente.

0 Firma – nombre completo del remitente con el título corporativo

0 Iniciales de responsabilidad 0 Anotaciones especiales: copias y anexo 0 Puntuación

Formato y espaciado


Texto

Fecha

Dirección

Saludo

Membrete

Firma

{4}

{4}

{2} {2}

{2}

Despedida {2}

Memorando

0 Es una comunicación interna. 0 El tono puede variar de casual a bien formal. 0 Al redactarlos considere la personalidad, intereses,

gustos y necesidades del receptor. 0 El encabezado contiene las siguientes partes:

0 A: – persona a quien se dirige el comunicado 0 DE: – persona que lo envía 0 FECHA: – fecha del día 0 ASUNTO: – de lo que trata


Informes

0 Pueden ser dirigidos a clientes potenciales, accionistas, público en general o alta gerencia.

0 Algunos se basan en datos generados por el negocio: 0 descripción de un proyecto de la compañía 0 hallazgos de una investigación 0 progreso en alcanzar las metas


Informes

0 Pasos al redactarlo: 0 Decida el asunto. 0 Escriba un bosquejo. 0 Identifique fuentes de información. 0 Recopile la información y mantenga récord que incluya:

0 nombre de la fuente de donde obtuvo los datos 0 fecha de publicación 0 autor 0 compañía publicadora 0 páginas utilizadas

0 Prepare un borrador. 0 Cuando este completado, revíselo, imprímalo y distribúyalo.


Organización del informe

0 Resumen – incluye las recomendaciones o conclusiones del informe

0 Tabla de contenido 0 Introducción – explica de qué trata el informe 0 Cuerpo – donde se desarrollan los tópicos importantes 0 Conclusión – repasa los puntos importantes y

recomendaciones 0 Bibliografía – lista de referencias utilizadas al prepararlo 0 Notas finales – referencias para citas directas o ideas de

otras personas incluidas en el informe


Formato del informe Informe sin encuadernar

Margen superior

Primera página 2”

Páginas subsiguientes 1”

Márgenes laterales e inferior 1”


Informe encuadernado a la izquierda

Margen superior

Primera página 2”

Páginas subsiguientes 1”

Margen izquierdo 1.5”

Márgenes derecho e inferior 1”

Formato del informe


Informe encuadernado en el borde superior

Margen superior

Primera página 2.5”

Páginas subsiguientes 1.5”

Márgenes laterales e inferior 1”

Comunicado de prensa 0 Texto a espacio doble 0 Márgenes laterales de 2 0 Escribir un título sugestivo 0 Indicar la fecha del comunicado en el tope de la página 0 Colocar la anotación “Para publicación inmediata” (For

immediate release) 0 Insertar el nombre y número telefónico de la persona a

contactar para obtener más información 0 Escribir la palabra “Continúa…” (More…) si el

comunicado sigue en otra página. 0 Incluir los símbolos “###” al final del comunicado


Boletín

0 Se utilizan para distribuir información a empleados, clientes o público en general.

0 No hay un formato estándar para este tipo de documento, por lo que puede variar en tamaño, contenido y frecuencia de publicación.

0 Se hace más fácil crearlos en las plantillas que ofrece MS Publisher, Adobe InDesign o Quark Xpress, las cuales tienen formato para incluir texto e imágenes.

0 Word también ofrece plantillas para este tipo de documento.


Correo electrónico 0 Es un sistema electrónico para enviar y recibir mensajes. 0 Se puede utilizar para enviar comunicados cortos o

extensos, imágenes, hojas de cálculo, etc. 0 La entrega es prácticamente instantánea. 0 Pueden accederse desde computadoras portátiles,

teléfonos móviles, etc. 0 La utilización de este medio agiliza la toma de decisiones

en las compañías. 0 Los programas de correo electrónico muestran una lista

de los mensajes entrantes.


Correo electrónico

0 La dirección electrónica se puede colocar en membretes, tarjetas de presentación, en el cuerpo de una carta o darse verbalmente.

0 Una de las desventajas de este tipo de comunicación es la gran cantidad de mensajes que se recibe a diario (spams, junk mail).

0 Leer los correos electrónicos consume bastante tiempo. Por ello, muchos ejecutivos delegan esa labor en el personal administrativo.


Correo electrónico – guías 0 Redacción y envío

0 Verifique que escribió correctamente la dirección electrónica del destinatario.

0 Utilice una línea de asunto adecuada. La decisión de leerlo o borrarlo depende de ésta.

0 No utilice cierre de mayúscula al escribirlo. 0 Comience con un comentario amigable. 0 Se supone que tome menos tiempo redactarlo que una carta o

memo. 0 Para ahorrar tiempo, cree una plantilla con respuestas que utilice

con frecuencia, para copiarlas y pegarlas fácilmente. 0 Para mensajes complejos, utilice un programa de procesamiento

de texto y envíelo como un anexo.


Correo electrónico – guías 0 Contestación

0 Nunca envíe un email desagradable. 0 Responda lo antes posible, es conveniente dentro de las

próximas 24 horas. 0 Muchas personas pierden tiempo enviando un mensaje de

que recibieron el mensaje, por lo que muchos incluyen al final “No reply needed.”

0 No utilice Reply All o Copy, a menos que a los destinatarios les interese o se beneficien de la información que contenga el mensaje.


Correo electrónico – guías 0 Cotejo y recibo

0 Para evitar pasar por alto un mensaje importante, coteje el correo electrónico frecuentemente.

0 Utilice contestaciones automáticas cuando esté de viaje. 0 Los mensajes electrónicos pueden enviarse a una persona o a

una lista de distribución. 0 Se pueden enviar a cualquier hora. 0 Cuando envíe mensajes a personas de otros países, esté

consciente de las diferencias culturales. 0 En vez de enviar un memo, utilice el email. 0 Este tipo de comunicado permite el envío de anexos. 0 Si el equipo está encendido, los programas pueden mostrar un

mensaje o emitir un sonido cada vez que llega un email.


Correo electrónico – guías 0 Seguridad

0 No abra correos electrónicos sospechosos. 0 Los desarrolladores han creado herramientas que responden

automáticamente a preguntas de clientes. 0 Hay programas que generan información sobre transacciones. 0 Bajo la ley CAN-SPAM de 2003 (Controlling the Assault of Non-

Solicited Pornography and Marketing Act) es ilegal enviar emails comerciales que: 0 Utilicen una dirección o encabezado falso. 0 No provea al destinatario la oportunidad de tener la opción de no

recibir mensajes futuros del emisor. 0 El destinatario ha indicado objeción en recibirlo.

0 Muchas oficinas utilizan programas para encriptar los mensajes electrónicos.


Correo electrónico – guías 0 Símbolos

Son emoticons o caritas que se utilizan en mensajes electrónicos, pero no se recomienda para comunicados de negocios.

0 Situaciones que no deben comunicarse por correo electrónico: 0 negociaciones de contratos 0 discusión de asuntos personales 0 cuando es vital sostener una conversación


0 Muchos teléfonos móviles y organizadores personales permiten recibir y enviar mensajes de texto.

0 Por lo incómodo del teclado que muestran: 0 estos mensajes se mantienen cortos 0 se utilizan muchas abreviaturas 0 contienen un mínimo de puntuación


Mensajes de texto

Documents

Partes de la carta comercial - Prof. María L. …...Utilice la menor cantidad posible de palabras para comunicar el mensaje de forma clara y cortés. 0 Diga lo necesario, no se exceda