PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA AUDITORIA INTERNA

PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA

AUDITORIA INTERNA

INFORME AII-01-2021

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San José, 04 de marzo de 2021

PANI-AI-OF-039-2021

Señora

Gladys Jimenez Arias

Ministra de la Niñez y Adolescencia

Patronato Nacional de la Infancia

S.O.

Estimada señora:

En cumplimiento al el artículo 22, inciso a) de la Ley General de Control Interno,

el Plan Anual de Trabajo del 2020 en lo relativo al servicio de atención de denuncias

y con apego a los Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos

irregulares, se procedió análisis e investigación de una denuncia recibida en esta

Auditoria referente a presuntas irregularidades en el uso de las plazas aprobadas por

la Autoridad Presupuestaria mediante STAP-0062-2018, cuyos resultados se exponen

en el Informe No. AII-01-2021 denominado “AUDITORIA DE LAS ACTIVIDADES

DE CONTROL INTERNO EN EL PROCESO DE RECLUTAMIENTO,

SELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO DE PLAZAS APROBADAS MEDIANTE

STAP-0062-2018” que se adjunta.

Cabe señalar que producto de la atención de la denuncia mencionada se elaboró y

remitió a Presidencia Ejecutiva del PANI el 20 de agosto de 2020 un primer

producto denominado: Servicio Preventivo de Advertencia PANI-AI-OF-078-2020

“Advertencia sobre la Practica de Realizar Cambios en las Ubicaciones y


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Especialidad a las Plazas Aprobadas por la Autoridad Presupuestaria” por lo cual

el presente informe constituye el segundo producto derivado de dicha denuncia.

De conformidad con la Ley General de Control Interno se advierte la

responsabilidad de cumplir con lo consignado en el Artículo 37 relacionado con el

trámite de las recomendaciones, así como el Artículo 39 en lo relacionado con la

responsabilidad administrativa en el no cumplimiento de lo estipulado en ellos, que

en los aspectos más relevantes se indica:

“Artículo 37.- Informes dirigidos al jerarca.

Cuando el informe de auditoría este dirigido al jerarca, este deberá

ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo

improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de

recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si

discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá

ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello

tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular

subordinado correspondiente.”.

“Artículo 39.- Responsabilidades y sanciones.

..../Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los

funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y

las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o

el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las

recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, sin perjuicio de las

responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente”.

En el presente estudio de auditoría se contó con la participación de Luis

Carlos López Sánchez y Juan Carlos Fallas Segura, funcionarios de esta Auditoría

Interna.


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Como parte del procedimiento de Auditoría, el día 18 de febrero de 2021 se

realizó una devolución de resultados a su persona con la participación de la señora

Guiselle Zuñiga Coto, Gerente de Administración y el señor Giovanni Leiva

Navarro, Coordinador del Departamento de Recursos Humanos.

En dichas discusiones se realizó una amplia exposición del origen, objetivo,

alcance, resultados, conclusiones y recomendaciones y se firmó por los

participantes el acta de discusión.

Agradeciendo la atención a la presente se despide,

Atentamente,

C/c.: Consecutivo

Gerencia de Administración.

Departamento de Recursos Humanos

Legajo estudio

MACC/jcfs/lcls


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Auditoria Interna

INFORME AII-01-2021 AUDITORIA DE LAS

ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO EN EL

PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y

NOMBRAMIENTO DE PLAZAS APROBADAS

MEDIANTE STAP-0062-2018.

Febrero 2021


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Contenido RESUMEN EJECUTIVO. ...........................................................................................................................6

1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................8

Origen de la Auditoria ...................................................................................................................................8

Objetivo del estudio.......................................................................................................................................9

Objetivos específicos .....................................................................................................................................9

Naturaleza y Alcance.....................................................................................................................................9

Metodología Aplicada ................................................................................................................................ 11

Limitaciones que afectaron la ejecución de la Auditoria ........................................................................... 11

Antecedentes acerca del objeto auditado .................................................................................................... 12

Comunicación Preliminar de los Resultados de la Auditoria ..................................................................... 27

Siglas .............................................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

2. RESULTADOS ..................................................................................................................................... 28

Debilidades e incumplimientos en el proceso de selección y nombramiento de los puestos aprobados por

la Autoridad Presupuestaria mediante STAP-0062-2018 ........................................................................... 28

Incumplimientos en los plazos para la remisión de los informes de recomendación de terna. .................. 28

Funcionarios contratados de manera interina carecen de evaluaciones que los acrediten como “elegibles”

para los puestos en que fueron nombrados ................................................................................................. 30

Ausencia de documentos relevantes en los expedientes de concursos que evidencien las decisiones

tomadas en materia de selección de personal. ............................................................................................ 35

3 CONCLUSIONES ............................................................................................................................... 46

4. RECOMENDACIONES ..................................................................................................................... 47

4. ANEXO 01 ........................................................................................................................................... 51

Observaciones de la Administración al borrador informe AII-01-2021 ..................................................... 51


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RESUMEN EJECUTIVO.

¿Qué examinamos?

En el presente estudio se evaluó el cumplimiento de la normativa legal y

administrativa u los procedimientos utilizados por la Administración del PANI, en el

proceso de reclutamiento, selección y nombramiento para una muestra de plazas

aprobadas por la Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria mediante el

STAP-0062-2018, esto derivado de la investigación de una denuncia recibida en esta

Auditoría, en la cual se hace referencia a actuaciones aparentemente irregulares por

parte de la administración del PANI asociadas al uso de dichas plazas.

¿Por qué es importante?

El cumplimiento de las normas y procedimientos así como la transparencia son

aspectos fundamentales para el desarrollo de los procesos de reclutamiento,

selección y nombramiento de puesto en la institución, dichos procesos tienen el

propósito de definir y alinear las necesidades de personal a la estrategia institucional;

identificar, atraer y escoger al personal potencialmente calificado y capaz; e

implementar mecanismos para escoger entre los candidatos a la persona que, según

las competencias laborales y personales es la más calificada para un puesto.

En razón de lo anterior se considera relevante verificar el cumplimiento de los

mecanismos de control implementados por el PANI que garanticen el apego a las

normas, mejorar la gestión del recurso humano y fortalecer los instrumentos de

control de a fin de contar con un proceso de reclutamiento, selección y

nombramiento de personal que contribuya al logro de los objetivos institucionales.


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¿Qué encontramos?

La presente auditoría permitió comprobar algunos hechos contenidos en la denuncia

relacionados con acciones efectuadas por las administraciones relacionadas con el

uso de un grupo de las 218 plazas de las aprobadas por la Autoridad Presupuestaria

en el STAP-0062-2018

Adicionalmente se evidenciaron incumplimientos y omisiones en los requerimientos

de información de los procesos de selección y nombramiento de funcionarios

efectuados por el Departamento de Recursos Humanos, que permitieran evidenciar

las actuaciones que motivaron la selección en puestos, así como deficiencias en la

aplicación de mecanismos de control que alertara de las omisiones en la información

e incumplimiento de plazos.

¿Qué sigue?

A partir de los resultados del presente informe, corresponde a los Jerarcas

institucionales valorar y gestionar las recomendaciones consignadas en el presente

informe a fin de implementar las acciones necesarias en procura de la mejora de los

procesos de reclutamiento selección y nombramiento de personal en el PANI.


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“AUDITORIA DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO EN EL

PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO DE

PLAZAS APROBADAS MEDIANTE STAP-0062-2018”

1. INTRODUCCIÓN

Origen de la Auditoria

1.1. De conformidad con la Ley General de Control Interno No. 8292, los

Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares

contemplados, (R-DC-102-2019) definidos por la Contraloría General de la

República, el Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría

Interna y el Plan de Trabajo Anual período 2020, le corresponde a la Auditoría

Interna la atención de denuncias que refieren presuntos hechos irregulares o

incumplimientos que son puestos en su conocimiento por cualquier medio,

relacionados con el uso y manejo de fondos públicos.

1.2. La auditoría da trámite a una denuncia relacionada entre otras situaciones a

actuaciones aparentemente irregulares por parte de la administración con

cambios realizados a la ubicación y especialidad en un grupo de doscientas

dieciocho (218) plazas aprobadas por la Secretaría Técnica de la Autoridad

Presupuestaria mediante acuerdo No. 11960 de la Sesión Ordinaria No. 01-

2018 comunicado a la institución en STAP-0062-2018. En la investigación

efectuada se evidenciaron una serie de debilidades de control e

incumplimientos relacionados con procedimientos lineamientos e

instrumentos de control elaborados por la Administración relacionados con

los procesos de reclutamiento Selección y nombramientos de las plazas en

mención.


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1.3. Por lo expuesto, y dadas las competencias de fiscalización de la Auditoria

Interna, se consideró importante la realización de un informe de control

interno sobre los procedimientos efectuados por la Administración en el

proceso de reclutamiento, selección y nombramiento de las plazas aprobadas

por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria STAP-0062-2018

Objetivo del estudio

1.4. Evaluar el cumplimiento de la normativa legal y administrativa aplicables a

los nombramientos efectuados en plazas aprobadas en la STAP-0062-2018.

Objetivos específicos

1.5. Evaluar el cumplimiento de los procedimientos utilizados por la

Administración del PANI, en el proceso de reclutamiento, selección y

nombramiento de las plazas aprobadas mediante STAP-0062-2018.

Naturaleza y Alcance

1.6. La auditoría realizada tiene como naturaleza la evaluación de las actividades

de control interno con enfoque de cumplimiento, realizado para verificar que

las actividades se ejecuten de conformidad con los manuales, reglamentos y

lineamientos institucionales, así como en sujeción al bloque de legalidad que

aplicable.

1.7. Se utilizó una muestra de 20 procesos de nombramientos del grupo de las 218

plazas aprobadas por la Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria

mediante STAP-0062-2018. Con fecha de resoluciones de nombramientos

que van del 18 de julio de 2018 al 29 de mayo de 2020. A continuación se

muestra el detalle de las plazas indicadas.


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Cuadro No. 01

Detalle de plazas y fecha firma resolución nombramiento

Período del 18 de julio de 2018 al 29 de mayo de 2020

Fuente: Elaboración Auditoria Interna a partir de información consignada en los expedientes de los

concursos.

Plaza

Fecha firma resolución nombramiento:

1547 07/09/2018

1595 29/05/2020

1592-1594

1586 30/09/2019

1700 01/04/2019

1699 29/06/2018

1674 13/11/2018

1678 18/07/2018

1578 28/03/2019

1623 27/08/2019

1624 28/08/2019

1625 29/07/2019

1557 22/01/2019

1718 21/10/2019

1719 03/10/2019

1728 29/01/2020

1729 04/11/2019

1760 09/07/2020

1549

1550 01/04/2019

No se evidencia en expediente

No se evidencia en expediente

Resolución


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1.8. El presente estudio se realizó atendiendo en lo aplicable, lo establecido en:

• Ley General de Control Interno No. 8292

• Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP),

emitidas en el año 2015.

• El Reglamento de Reclutamiento, Selección y Nombramientos del

Personal del Patronato Nacional de la Infancia vigente.

• Otros lineamientos institucionales relacionados con los procesos objeto

de estudio.

Metodología Aplicada

1.9. Para la elaboración de esta auditoría se utilizaron las técnicas y

procedimientos estipulados en el Reglamento de Organización y

Funcionamiento de la Auditoría Interna. Se observó el Manual de Normas

Generales de Auditoría para el Sector Público y demás normativa aplicable.

Asimismo, en la auditoria referida se aplicó, en lo pertinente, las herramientas

y procedimientos establecidos en el Manual de referencia para auditorías

internas (MARPAI)

Limitaciones que afectaron la ejecución de la Auditoria

1.10. No se identificaron limitaciones para el desarrollo del presente estudio, sin

embargo, las actividades asociadas a los procesos evaluados debieron

ajustarse maximizando los recursos tecnológicos, en cumplimiento de las

disposiciones emanadas por las autoridades sanitarias del país ante la

emergencia sanitaria declarada en el país por la pandemia COVID-19.


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Antecedentes acerca del objeto auditado

1.11. El presente estudio de Auditoria es el resultado del proceso de investigación

derivado de una denuncia relacionada entre otras situaciones a actuaciones

aparentemente irregulares por parte de la administración con cambios

realizados a la ubicación y especialidad en un grupo de doscientas dieciocho

(218) plazas aprobadas por la Secretaría Técnica de la Autoridad

Presupuestaria mediante acuerdo No. 11960 de la Sesión Ordinaria No. 01-

2018 comunicado a la institución en STAP-0062-2018. En dicha denuncia se

indica entre otras situaciones las siguientes:

“Las irregularidades con las plazas otorgadas al PANI, se presentan

con las 218 que aprueba la Secretaría Técnica de la Autoridad

Presupuestaria el 30 de enero del 2018, mediante el oficio STAP-0062-

2018, ya que por el corto tiempo que hay entre su aprobación y el final

de administración, solo fue posible contratar 45 de esas plazas.

Quedando para el nuevo Gobierno las restantes 173.

Una vez que es nombrada la nueva Presidenta Ejecutiva, Patricia Vega,

Ministra de Niñez y Adolescencia, ella revisa las plazas que tiene

disponibles y en lugar de utilizarlas en lo que ya tiene estudios técnicos

decide emplearlas en lo que ella considera son las nuevas necesidades

institucionales, las cuales advertimos no obedecen a los criterios que

por años ha mantenido la Secretaría Técnica, en el sentido de la

necesidad de justificar técnicamente la aprobación y usos de esos

puestos, especialmente cuando se trata de nombramientos para el área

administrativa y no operativa. Incluso se colocaron funcionarios en

cargos donde explícitamente la AP dijo que no encontraba sustento

técnico para demostrar la apertura de esa plaza.


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Adicionalmente, es importante recalcar, que algunas de las plazas en

donde se nombró personal, ya tenía plazas nombradas para ese fin,

mismas que fueron reubicadas para posteriormente nombrar personas

nuevas, con número de plaza nueva, sin que tampoco mediara un estudio

de cargas laborales que justificara dichos movimientos, ejemplo de ello

es el caso del Órgano Disciplinario, en donde había dos abogadas

realizando dichas funciones, se les reubica con todo y su plaza una

Oficina Local y la otra en el Departamento de Bienes y Suministros y

finalmente se toman 3 plazas nuevas y se conforma un nuevo Órgano

Disciplinario. De igual manera reubicó 2 funcionarios del

Departamento de Planificación hacia Bienes y Suministros y una al

Departamento de Proyectos. Es importante aclarar que este

Departamento se creó sin el aval técnico del Ministerio de Planificación

y Desarrollo; también se reubicó ahí a una persona del Departamento

de Tecnologías de la Información y contrató a tres personas más.

También crea una Oficina de Seguimiento de Proyectos con dos

funcionarios que estaban designados a otras oficinas y una nueva

contratación. Crea una oficina de Capacitación, cuando ya existía en la

nómina de la Institución un Departamento encargado para dicho fin (el

Centro de la Cultura para la Niñez y la Adolescencia), al cual se le

cambian las funciones sin que se modifique el Reglamento de

Capacitación del PANI y se reubica a parte del personal; se contrata a

una nueva funcionara para dirigir esta oficina y se trasladan dos

personas para asistirle. Se crea una Oficina de Albergues, para lo cual

se traslada una funcionaria de una Oficina Local y se contrata 2

personas más con las nuevas plazas; en este caso es importante indicar

que ya se había asignado esta labor a funcionarios del Departamento

de Protección, pero la Ministra decidió hace un par de meses contratar

en lugar de que ellos siguieran con este proyecto. Es importante

recalcar que todas las personas trasladadas hacia las nuevas funciones

se llevaron su código y fueron sustituidas con plazas nuevas. Esto es

todavía más grave, si tomamos en cuenta que muchas de esas plazas


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tenían labores técnicas operativas y ahora están realizando “trabajo de

escritorio”, en lugar de estar atendiendo situaciones de violaciones de

derechos a personas menores de edad. Dentro de las irregularidades

que deseamos que ustedes investiguen es el nombramiento de una

persona para dar soporte al Despacho de la Presidencia Ejecutiva en el

área de Comunicación Interna y Relaciones Públicas, cuando ya la

institución contaba con 2 periodistas realizando dichas actividades y

una de ellas tiene una denuncia por acoso laboral contra la Jerarca, ya

que desde que la Ministra ingresó no le da labores y por el contrario le

dio las responsabilidades que le estaban asignadas a esta periodista, a

la nueva funcionaria. Cabe destacar que la persona contrata fue

candidata a diputada por el Partido Unidad Social Cristiana, por la

provincia de Cartago, mismo partido al que pertenece la Ministra Vega.

De manera que llama poderosamente la atención que se abra una plaza

que no se necesita, para contratar a una persona en lo que podría verse

como un tema de índole favorecimiento político con fondos del Estado.

Así como ese, se han identificado dos casos más de personas cercanas

al Partido, pero que no son tan obvios como el que acabo de

mencionar.”

(...)

“Es importante explicar, que todas las plazas que se otorgaron antes de

26 de octubre del 2018, debían pasar por un proceso de nombramiento

y selección que obligaba a la Administración a realizar una

convocatoria al concurso por esas plazas, pruebas de idoneidad para

cada uno de los tipos de puesto que incluían: un examen teórico sobre

temas de niñez y adolescencia, una entrevista para conocer las

competencias del candidato y una prueba psicológica; una vez

terminado este proceso se hace el análisis de las personas seleccionadas

en la terna, para que inicien su periodo de prueba. En la actualidad las

personas son nombradas a dedo, sin que demuestren idoneidad, sino que


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se basa solo en el curriculum, siendo una decisión subjetiva del Jerarca,

quien es la última persona en dar el visto bueno al nombramiento.”

1.12. Una vez efectuado el análisis inicial de los hechos presuntamente denunciados

esta Auditoria Interna procede a realizar una investigación considerando lo

dispuesto en el Capítulo III de los Lineamientos Generales para el análisis de

presuntos hechos irregulares.

1.13. Como parte de los resultados de la investigación se elaboró y remitió a

Presidencia Ejecutiva del PANI el 20 de agosto de 2020 un primer producto

denominado: Servicio Preventivo de Advertencia PANI-AI-OF-078-2020

“Advertencia sobre la Práctica de Realizar Cambios en las Ubicaciones y

Especialidad a las Plazas Aprobadas por la Autoridad Presupuestaria”

1.14. Dadas las competencias de fiscalización, se consideró importante además la

realización de un informe de control interno sobre los procedimientos

efectuados por la Administración en el proceso de reclutamiento, selección y

nombramiento de las plazas aprobadas por la Secretaría Técnica de la

Autoridad Presupuestaria STAP-0062-2018.

1.15. A continuación, se muestra un detalle de las situaciones denunciadas y los

resultados de la investigación efectuada.

HECHOS DENUNCIADOS Y SITUACIONES ENCONTRADAS

Situación

denunciada

1. “Una vez que es nombrada la nueva Presidenta Ejecutiva,

Patricia Vega, Ministra de Niñez y Adolescencia, ella revisa las

plazas que tiene disponibles y en lugar de utilizarlas en lo que ya

tiene estudios técnicos decide emplearlas en lo que ella considera

son las nuevas necesidades institucionales, las cuales advertimos

no obedecen a los criterios que por años ha mantenido la


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Secretaría Técnica, en el sentido de la necesidad de justificar

técnicamente la aprobación y usos de esos puestos, especialmente

cuando se trata de nombramientos para el área administrativa y

no operativa. Incluso se colocaron funcionarios en cargos donde

explícitamente la AP dijo que no encontraba sustento técnico

para demostrar la apertura de esa plaza.”

Condición

encontrada

Sobre este punto en particular la Auditoria Interna mediante

Servicio Preventivo de Advertencia PANI-AI-OF-078-2020, de

fecha 20 de agosto de 2020, informa a la Presidencia Ejecutiva

sobre el riesgo de la situación encontrada respecto a los cambios

realizados en un grupo de las 218 plazas aprobadas mediante

STAP-0062-2018; con respecto a la aprobación inicial y

abordando los puntos referentes a:

a) Cambio de Ubicación y Especialidad de las plazas para

cargos fijos aprobadas

b) Reubicación de plazas con cargos fijos hacia puestos de

gestión de apoyo, administrativos e instancias de la

Presidencia Ejecutiva.

Situación

denunciada

2. “Adicionalmente, es importante recalcar, que algunas de las

plazas en donde se nombró personal, ya tenía plazas

nombradas para ese fin, mismas que fueron reubicadas para

posteriormente nombrar personas nuevas, con número de

plaza nueva, sin que tampoco mediara un estudio de cargas

laborales que justificara dichos movimientos, ejemplo de ello

es el caso del Órgano Disciplinario, en donde había dos

abogadas realizando dichas funciones, se les reubica con todo

y su plaza una Oficina Local y la otra en el Departamento de

Bienes y Suministros y finalmente se toman 3 plazas nuevas y

se conforma un nuevo Órgano Disciplinario.”


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Condición

encontrada

Esta Auditoria pudo comprobar que efectivamente existía en la

instancia denominada Órgano de Procedimiento

Administrativo dos funcionarias nombradas y en fechas 12 y

14 de noviembre 2018, ambas fueron trasladadas a otras

instancias institucionales, una al Departamento de Bienes y

Servicios y otra a una Oficina Local tal como indica la

denuncia, sin que se evidencie justificación de las razones que

motivaron dichos traslados.

Además se pudo comprobar el uso de tres plazas, con fines

distintos a los aprobados en el STAP-0062-2018, mismas que

fueron reubicadas en instancias y especialidades diferentes a su

aprobación con el fin de conformar un nuevo órgano de

procedimiento administrativo.

El detalle de dicho cambio se muestra a continuación:

Plaza Ubicación

Aprobada

Especialidad

Aprobada

Ubicación

Actual

Especialidad

1552 GT-Eje

Liderazgo

Trabajador Social

del PANI

Presidencia

Ejecutiva-

Órgano

Disciplinario

Abogado PANI

1583 D.R. Heredia Administrador del

PANI

Presidencia

Ejecutiva-

Órgano

Disciplinario

Abogado PANI

1609 D.R. Huetar

Caribe –

Enfermero Presidencia

Ejecutiva-

Abogado PANI


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Aldea Punta

de Riel y

Moín

Órgano

Disciplinario

Dicha situación es concordante con lo denunciado;

evidenciándose además que la justificación para dichos

traslados de plazas fue “por razones de utilidad, necesidad,

conveniencia y oportunidad de la Institución, trasladar los

códigos 1583 y 1552 a esta Presidencia Ejecutiva, con el fin

de conformar el Órgano Director Disciplinario.” y “con el fin

de fortalecer el órgano Director Disciplinario.” (Plaza 1609).

Adicional a dichas justificaciones no se evidencia estudios

técnicos que justificarán dichos traslados y cambios.

Situaciones que llaman la atención dado que existía ya un

órgano Director disciplinario conformado por dos funcionarias;

sin que se evidencien las razones del traslado de las mismas a

otras oficinas de la institución.

Situación

denunciada

3. “De igual manera reubicó 2 funcionarios del Departamento de

Planificación hacia Bienes y Suministros y una al Departamento

de Proyectos. Es importante aclarar que este Departamento se

creó sin el aval técnico del Ministerio de Planificación y

Desarrollo; también se reubicó ahí a una persona del

Departamento de Tecnologías de la Información y contrató a tres

personas más. 2.3 También crea una Oficina de Seguimiento de

Proyectos con dos funcionarios que estaban designados a otras

oficinas y una nueva contratación.”

Condición

encontrada

Esta Auditoria pudo comprobar que efectivamente dos

funcionarios uno del Departamento de Suministros Bienes y

Servicios y otra de la Oficina de planificación fueron trasladados

en mayo y junio 2018 para prestar sus servicios en la Presidencia


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Ejecutiva. Y que la funcionaria de la Oficina de Planificación fue

regresada a esta misma instancia en marzo de 2019

Además se pudo comprobar el uso de la plaza 1608, con fines

distintos a los aprobados en el STAP 0062-2018, misma que fue

reubicada en una instancia y especialidad diferente a su

aprobación, y que en el nombramiento de la persona para ocupar

dicha plaza se indica que la ubicación de la misma es en el Equipo

de proyectos de la Presidencia Ejecutiva.


Plaza Ubicación

Aprobada

Especialidad

Aprobada

Ubicación

Actual

Especialidad

1608 Huetar

Caribe

(Aldeas

Punta de

Riel y

Moín)

Enfermero Presidencia

Ejecutiva-

Equipo de

Proyectos

Administrador

del PANI o

Prof.

Generalista en

Gestión de

Proyectos

Dicha contratación es concordante con lo denunciado;

evidenciándose además que la justificación para dicho traslado y

cambio de plaza fue “razones de utilidad, necesidad, conveniencia

y oportunidad de la Institución”. Acción que se efectuó sin que

mediara una justificación técnica y las respectivas autorizaciones

por parte de la Autoridad Presupuestaria.

Situación

denunciada

4. “Crea una oficina de Capacitación, cuando ya existía en la

nómina de la Institución un Departamento encargado para dicho

fin (el Centro de la Cultura para la Niñez y la Adolescencia), al

cual se le cambian las funciones sin que se modifique el


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Reglamento de Capacitación del PANI y se reubica a parte del

personal; se contrata a una nueva funcionara para dirigir esta

oficina y se trasladan dos personas para asistirle.”

Condición

encontrada

En el análisis efectuado se pudo comprobar que efectivamente

previo a la aprobación del nuevo Reglamento de Capacitación

(publicado en La Gaceta No. 207), existía un Reglamento de

Capacitación, Becas e Inducción vigente hasta el 31 de octubre de

2019 y que en dicho reglamento el Centro de Cultura de la Niñez

y la Adolescencia era el responsable entre otras atribuciones

relacionadas con el proceso de capacitación de:

“b. Planificar, programar, organizar, ejecutar y evaluar

(objetivos y reacción) las acciones de capacitación del personal

del PANI, considerando los más altos estándares técnicos en el

manejo del conocimiento de los temas y en atención a las

necesidades en materia de capacitación planteadas por las

diversas instancias.

e. Gestionar acciones de capacitación y promover la suscripción

de convenios de cooperación, de conformidad con las necesidades

Institucionales.

g. Ejecutar el presupuesto de la cuenta de capacitación y

coordinar la fiscalización con la contraparte técnica respectiva.

i. Llevar un registro unificado de la capacitación que reciban los

funcionarios y funcionarias, ordenado por materia, o por

funcionario y transmitir periódicamente esta información al

Departamento de Recursos Humanos para lo de su competencia.


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j. Elaborar y remitir los informes de capacitación a cada una de

las instancias institucionales pertinentes y con la información del

interés particular para cada una.

o. Gestionar la inclusión del Programa Anual de Capacitación en

el Plan Anual Operativo de la Institución, una vez que el mismo

haya sido avalado por la Comisión de Capacitación y mantener el

flujo de información que este programa requiera.

p. Llevar estadística de todos los procesos de capacitación en que

participan funcionarios de la Institución, sea que la misma

corresponda al Programa Anual de Capacitación o del tipo no

programada, financiada o no por el PANI. Todo proceso de

capacitación autorizado por una jefatura deberá ser comunicado

al Centro de Cultura.”

Además se pudo comprobar el uso de la plaza 1548, con fines

distintos a los aprobados en el STAP 0062-2018, misma que fue

reubicada en una instancia y especialidad diferente a su aprobación

en la Gestión de Administrativa y de Apoyo, y que en el

nombramiento de la persona para ocupar dicha plaza se indica que

la ubicación de la misma es en el Proceso de Capacitación del

Departamento de Recursos Humanos, además que en las

observaciones remitidas a los oferentes para dicho puesto se indicó

que “preferiblemente con conocimientos en planificación

ejecución y evaluación de planes de capacitación”.


Plaza Ubicación

Aprobada

Especialidad

Aprobada

Ubicación

Actual

Especialidad


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1548 Eje

Atención

–

Gerencia

Técnica

Trabajador

Social del

PANI

Recursos

Humanos

Proceso de

Capacitación

Administrador

del PANI

Es importante mencionar que dentro del expediente del proceso de

reclutamiento y selección de la plaza no se evidencian

justificaciones técnicas ni aprobaciones que autoricen el traslado

de ubicación y cambio de especialidad de dicha plaza aprobada

para la Gestión Técnico a un proceso de apoyo de la Gestión

Administrativa de la institución.

Situación

denunciada

5. “Se crea una Oficina de Albergues, para lo cual se traslada

una funcionaria de una Oficina Local y se contrata 2 personas

más con las nuevas plazas; en este caso es importante indicar

que ya se había asignado esta labor a funcionarios del

Departamento de Protección, pero la Ministra decidió hace un

par de meses contratar en lugar de que ellos siguieran con este

proyecto.”

Condición

encontrada

En el análisis efectuado se pudo comprobar que efectivamente

aunque formalmente no exista constituida dentro del

Organigrama vigente de la institución una Unidad de Albergues

Institucionales, dentro de los documentos remitidos por la

Gerencia Técnica al Departamento de Recursos Humanos

respecto a los procesos de contratación de las plazas 1611, 1612

y 1733 se ha hecho referencia a que dichas plazas son para ser

utilizadas en lo que dicha instancia ha denominado “Unidad de

Albergues de la Gerencia Técnica” . De igual forma se indica la

creación de esta unidad a partir del 16 de julio de 2019 según se

consigna en oficio PANI-GT-OF-02510-2019


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Además se pudo comprobar el uso de las plazas 1611, 1612 y

1733, con fines distintos a los aprobados en el STAP 0062-2018,

mismas que fueron reubicadas en una instancia y especialidades

diferentes a su aprobación y que en el nombramiento de las

personas para ocupar dichas plazas se indica que la ubicación de

las mismas es en el Equipo de Albergues de la Gerencia Técnica

y a la Unidad de Género de la Gerencia Técnica.


Plaza Ubicación

Aprobada

Especialidad

Aprobada

Ubicación

Actual

Especialidad

1611 Dirección

Regional

San José

Sur

Promoción

Social

Gerencia

Técnica –

Unidad

de

Albergues

Psicólogo

del PANI

1612 Dirección

Regional

San José

Sur

Promoción

Social

Gerencia

Técnica –

Unidad

de

Albergues

Trabajador

Social del

PANI

1773 CIT- Los

Chiles

D.R.

Huetar

Norte

Profesional

Generalista del

PANI

(Recreacionista

o Ciencias del

Deporte con

sus énfasis)

Gerencia

Técnica –

Psicólogo

del PANI


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De este modo se comprueba no solamente el uso de dos plazas

sino de tres de las aprobadas en el STAP-0062-2018 para uso en

el “Equipo de albergues de la Gerencia Técnica y a la Unidad de

Género de la Gerencia Técnica.”

Se pudo comprobar además lo denunciado respecto al traslado

de una funcionaria de una Oficina Local para prestar sus

servicios en dicho equipo, así las cosas se evidenció el traslado

de la funcionaria NRG de la Oficina Local a la Gerencia Técnica

en el mes de julio de 2019, así como su regreso a la Oficina Local

de Pavas en el mes de enero de 2020 fundamentando dicha

retorno según se consigna en el oficio PANI-GT-OF-02510-

2019 remitido por la Gerencia Técnica:

“Todo lo anterior se fundamenta en que con la creación de dicha

Unidad el pasado 16 de julio de 2019, y la integración por parte

de la funcionaria N R, no se lograron formular los objetivos ni

enfocar la direccionalidad de la unidad más allá de una

dedicación puntual al monitoreo y movilidad de población de

albergues...”

Situación

denunciada

6. “Dentro de las irregularidades que deseamos que ustedes

investiguen es el nombramiento de una persona para dar soporte

al Despacho de la Presidencia Ejecutiva en el área de

Comunicación Interna y Relaciones Públicas, cuando ya la

institución contaba con 2 periodistas realizando dichas

actividades y una de ellas tiene una denuncia por acoso laboral

contra la Jerarca, ya que desde que la Ministra ingresó no le da

labores y por el contrario le dio las responsabilidades que le

estaban asignadas a esta periodista, a la nueva funcionaria.

Cabe destacar que la persona contrata fue candidata a diputada

por el Partido Unidad Social Cristiana, por la provincia de


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Cartago, mismo partido al que pertenece la Ministra Vega. De

manera que llama poderosamente la atención que se abra una

plaza que no se necesita, para contratar a una persona en lo que

podría verse como un tema de índole favorecimiento político con

fondos del Estado.”

Condición

encontrada

Esta Auditoria pudo comprobar el uso de la plaza 1575 aprobada

en el STAP-0062-2018 con fines distintos a los autorizados y que

para la contratación en la misma fueron cambiadas la ubicación

y especialidad de dicha plaza para la contratación de un

Profesional Generalista B en Comunicación Colectiva, adscrita a

la Presidencia Ejecutiva, y que para la justificación de dicha

plaza se indicó con especialidad en relaciones públicas.


Plaza Ubicación

Aprobada

Especialidad

Aprobada

Ubicación

Actual

Especialidad

1575 Dirección

Regional

Pacífico

Central

Promoción

Social

Presidencia

Ejecutiva

Profesional

Generalista B

en

Comunicación

Colectiva

Con respecto al procedimiento utilizado para la contratación de

la persona que ocupa el puesto existen varias situaciones que

llaman la atención de esta Auditoria y que se detallan a

continuación:

a. Ausencia de documentación que evidencie las acciones

efectuadas para la convocatoria, asistencia y entrevista de las


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personas indicadas como entrevistas en el proceso de

selección de la plaza:

Esta Auditoria pudo determinar que no se evidencian dentro del

expediente del proceso de reclutamiento y selección de dicha

plaza documentos que evidencien las convocatorias, asistencia y

entrevistas efectuadas a las 22 personas que se indican en el

Oficio PANI-PE-0948-2019

b. Carencia del análisis efectuado para determinar la

idoneidad de las personas que fueron entrevistadas.

Según se indica en el oficio en mención del total de oferentes

entrevistados solo dos cumplían con el perfil requerido, sin

embargo esta auditoría determinó que no existen dentro del

expediente del concursos las acciones o análisis efectuado para

determinar dicha condición, siendo que dicho expediente carece

de la información analizada, las entrevistas efectuadas o los

criterios para determinar la idoneidad de los oferentes

entrevistados.

c. Ausencia de lo indicado como manifestado por oferente

seleccionada:

Con respecto a las dos oferentes seleccionada que se indica

cumplen con el perfil requerido para el puesto, se señala que la

señora JPP informó el día 29 de abril que ya no estaba interesa

en continuar con el proceso de dicha plaza ya que había

conseguido una mejor opción laboral, sin embargo del

expediente del proceso no se evidencia la forma y fecha en que

informa lo que se indica manifestado por parte de la oferente.


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Situación

denunciada

7. “En la actualidad las personas son nombradas a dedo, sin

que demuestren idoneidad, sino que se basa solo en el

curriculum, siendo una decisión subjetiva del jerarca, quien

es la última persona en dar el visto bueno al nombramiento.”

Condición

encontrada

Mediante evaluación efectuada a una muestra de 20

expedientes de procesos relacionados con el nombramiento

de plazas aprobadas mediante el STAP-0062-2018, esta

Auditoria pudo evidenciar que apenas el 30% (6) de las

personas nombradas en puestos de manera interina contaban

con la condición de “elegibles” dentro de la base unificada

de elegibles del Departamento de Recursos Humanos. Dicho

resultado se desarrollará de manera detallada más adelante

dentro de los resultados de este estudio.

Comunicación Preliminar de los Resultados de la Auditoria

1.16. La comunicación de los resultados, conclusiones y recomendaciones que se

derivan de la auditoría a la que se hace alusión en el presente informe, se

realizó el 18 de febrero de 2021 mediante remisión digital del borrador del

informe, el cual fue dirigido a la señora Gladys Jimenez Arias, Presidenta

Ejecutiva del Patronato Nacional de la Infancia/ Ministra de la Niñez y

Adolescencia. Las Observaciones al borrador de informe fueron remitidas por

la Administración mediante oficio PANI-PE-OF-0612-2021 el día 03 de

marzo de 2021.

1.17. Las observaciones y comentarios de la Administración se circunscriben a las

condiciones y circunstancias en que se efectuaron las situaciones

mencionadas, sin embargo no cambian el contenido de los resultados y

recomendaciones del informe. En el Anexo 01 y como parte de las acciones

de transparencia se adjunta la totalidad del documento con las observaciones

efectuadas por la Administración.


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2. RESULTADOS

Los resultados a continuación expuestos son producto de la evaluación y análisis

desarrollado en el presente estudio:

Debilidades e incumplimientos en el proceso de selección y nombramiento de los

puestos aprobados por la Autoridad Presupuestaria mediante STAP-0062-2018

Incumplimientos en los plazos para la remisión de los informes de recomendación

de terna.

2.1. Según lo establecido; el Reglamento de Reclutamiento, Selección y

Nombramientos del Personal del Patronato Nacional de la Infancia vigente, es el

documento normativo oficialmente aprobado y establecido que regula los

procesos de reclutamiento, selección y nombramiento de personal en el

Patronato Nacional de la Infancia.

2.2. El Artículo 27 de dicho reglamento; sobre el procedimiento para nombramientos

interinos por períodos temporales que superan los tres meses y para vacantes

permanentes, indica que el Departamento de Recursos Humanos pondrá el

registro de oferentes a disposición de la jefatura donde se encuentre la vacante,

para que proceda a conformar una terna y una recomendación a la Presidencia

Ejecutiva en el plazo improrrogable de hasta diez días hábiles.

2.3. El Departamento de Recursos Humanos mediante un oficio para dar inicio con

el procedimiento para la respectiva recomendación de terna remite a los

diferentes responsables (jefaturas) una serie de lineamientos respecto a las

actividades y procedimientos para la selección de los oferentes conforme con los

perfiles de los puestos requeridos.


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2.4. Adicionalmente en dicho oficio se solicita la conformación de un expediente de

recomendación de terma y se detalla el contenido con que deberá estar

conformado el mismo. Indicando además el plazo improrrogable en que deberá

remitirse el informe indicado al Departamento de Recursos Humanos.

2.5. En la revisión efectuada y sobre la muestra evaluada, se pudo evidenciar que

solo en el 40% (8) de los 20 expedientes revisados cumplieron con los plazos

establecidos para la entrega del informe indicado, y que un 60% (12) de los

expedientes presentaron atrasos en la presentación de los informes solicitados.

Los tiempos de demora en la presentación de los informes de recomendación de

terna van por períodos desde un día hasta más de 60 días. En el siguiente detalle

se muestra lo indicado.

Gráfico No. 01

Períodos de retraso en la presentación de “Informe de recomendación de terna”

Fuente: Elaboración Auditoria Interna a partir revisión documentos contenidos en los expedientes de concursos

evaluados.

2.6. Como se observa en el gráfico anterior un 25% (3) de los expedientes evaluados

presentó atrasos en la presentación de la información en un período que va de

los uno a siete días, mientras que otro 25% (3) presentaron demoras de entre

ocho y quince días, un expediente (8%) presentó atrasos de entre dieciséis y

treinta días, un 17% (2) expedientes presentaron demoras de entre treinta y uno


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y hasta 60 días, mientras que un 25% (3) expedientes presentaron atrasos de más

de 60 días.

2.7. Respecto a los incumplimiento de los plazos para la remisión de la información

solicitada por el Departamento de Recursos Humanos sobre los concursos objeto

de estudio, la Normas de Control Interno 4.4 Exigencia de confiabilidad y

oportunidad de la información, señalan:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias,

deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de

control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile,

procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el

funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como

que esa información se comunique con la prontitud requerida a las

instancias internas y externas respectivas. Lo anterior, tomando en

cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de

sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse

expuestas...”

2.8. En este sentido, no se evidenciaron dentro de los expedientes evaluados

mecanismos de control para verificar el cumplimiento de los plazos para la

remisión de la información requerida por el Departamento de Recursos Humanos

en los procesos de selección de las plazas evaluadas.

2.9. Dichas situaciones debilitan la oportunidad de los procesos de selección y

nombramiento de los candidatos para los puestos vacantes en la institución y la

contratación del recurso necesario para la efectiva ejecución de las labores

asignadas a la institución.

Funcionarios contratados de manera interina carecen de evaluaciones que los

acrediten como “elegibles” para los puestos en que fueron nombrados


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2.10. Deriva de la evaluación efectuada (20 expedientes); que apenas el 30% (6) de

los funcionarios nombrados de manera interina en puestos vacantes de los

aprobados mediante STAP-0062-2018 contaban con la condición de elegibles

dentro de la “Base de Elegibles” de la Institución al momento de su

nombramiento.

2.11. En este sentido según lo estable el Reglamento de Reclutamiento, Selección y

nombramientos del Personal del Patronato Nacional de la Infancia, en su artículo

2, son fines de dicho Reglamento:

(...)

“b. Regular los concursos para integrar el registro de elegibles, tanto

internos como abiertos, para nombramientos de funcionarios

propietarios.

c. Garantizar la igualdad de oportunidades de participación en

idénticas condiciones y circunstancias.

d. Establecer los mecanismos que permitan identificar las habilidades,

actitudes y conocimiento idóneos para el desarrollo de cada puesto.”

2.12. Además en su artículo 7. Del registro de oferentes indica:

“Todas aquellas personas que presenten ofertas de servicios a la

institución pasarán a formar parte de un registro de oferentes levantado

por el Departamento de Recursos Humanos. “

2.13. Además respecto al registro de elegibles indican los artículos 8 y 9 del

Reglamento:

“Artículo 8. Del Registro de elegibles para nombramientos en

propiedad. El Departamento de Recursos Humanos llevará un registro

de todos aquellos oferentes que adquirieron la condición de elegibles.


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Artículo 9. De los concursos para integrar el registro de elegibles para

nombramientos en propiedad. Por medio de un procedimiento

administrativo concursal se hará la escogencia de los oferentes idóneos

para optar por un nombramiento en propiedad. Dichos oferentes

calificados como idóneos integrarán el registro de elegibles.

Mediante este mecanismo se brindará información sobre la existencia

de plazas vacantes permanentes, con el fin de que las personas

interesadas hagan llegar sus ofertas a la Administración, de modo que

ésta las estudie, clasifique y adjudique de acuerdo con los requisitos y

criterios de selección previamente establecidos en el cartel respectivo,

el presente reglamento y el procedimiento según factores de evaluación

que deberá dictar la Presidencia Ejecutiva, o declare desierto el

concurso si las ofertas recibidas no se ajustan a los requisitos y

condiciones establecidas.”

Artículo 10. De los tipos de concurso. Según lo determine la Presidencia

Ejecutiva, el Departamento de Recursos Humanos podrá hacer uso de

los siguientes tipos de concurso para integrar el registro de elegibles

para el nombramiento de una persona funcionaria en propiedad:

Concurso interno. - En este tipo de concurso podrán participar

únicamente los funcionarios de la institución que cumplan con los

requisitos del puesto.

b. Concurso abierto. - Este tipo de concurso es abierto a la

participación tanto de funcionarios institucionales como de oferentes

externos a la institución.

2.14. Como puede observarse en los artículos en referencia, el actual Reglamento de

Reclutamiento, Selección y Nombramientos del Personal en la institución,

establece el procedimiento, tipos de concursos, requisitos para participar en

concursos para integrar el registro de elegibles en los casos de nombramientos


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en propiedad, sin embargo carece de procedimientos para definir o establecer la

condición de elegible en los concursos para puestos interinos en la institución.

2.15. En este sentido y según los resultados de la evaluación efectuada preocupa a esta

Auditoria la ausencia de un mecanismo de control a nivel institucional que

permita analizar y determinar la idoneidad del personal contratado mediante los

nombramientos interinos efectuados en las plazas vacantes institucionales, tal

como si se determina para los nombramientos en propiedad.

2.16. Según las revisiones efectuadas en los nombramientos interinos las acciones en

el PANI comprenden las actividades indicadas por el Departamento de Recursos

Humanos respecto a la revisión de expedientes, selección de oferentes conforme

el perfil del puesto requerido, la realización de entrevistas y remisión de una

recomendación de terna. Adicionalmente no se evidencia un instrumento que

estandarice la información, tipo de preguntas que debe contener dicha entrevista,

quedando a discrecionalidad de la jefatura o coordinador responsable de efectuar

dichas acciones.

2.17. Cabe indicar que para dichas actividades el Departamento de Recursos Humanos

pone a disposición de la jefatura o coordinador encargado del proceso de

selección tanto el “Registro de Elegibles” como el “Registros de oferentes” y

que la selección de los candidatos a entrevistar se hace sobre ambos instrumentos

sin que se evidencie en los expedientes que se pondere de manera adicional la

condición de elegible obtenida por algunos de los candidatos seleccionados a

entrevista a través de la realización de las pruebas que terminaron dicha

condición.

2.18. Respecto a la Idoneidad la Sala Constitucional en la resolución No. 07163-2012

indicó que tanto los aspectos académicos como la experiencia profesional,

engloban la evaluación de la idoneidad laboral para acceder a cargos públicos.

Así, de conformidad con lo resuelto, para medir el mérito y la capacidad es

indispensable que luego de cumplidas las condiciones de admisibilidad para la


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candidatura, se califique el conocimiento del oferente relativo al campo

profesional que concursa, así como su nivel de razonamiento.

2.19. Por otra parte, en sentencia número 2010-021051 de las 14:57 horas del 21 de

diciembre de 2010, indicó que:

“SOBRE EL LIBRE ACCESO A CARGOS PÚBLICOS EN

CONDICIONES DE IGUALDAD. Debe indicarse, en primer lugar,

que en lo referente a la relación de empleo entre el Estado y los

servidores públicos, así como lo relativo a sus nombramientos, los

artículos 192 y 193 de la Constitución Política garantizan el derecho

de libre acceso a los cargos públicos, en condiciones de igualdad y a

partir del sistema de méritos que el propio constituyente denominó

"idoneidad comprobada". En concordancia con lo anterior, los

concursos públicos destinados a conformar los registros de elegibles

que han de servir como base para efectuar nombramientos en

propiedad o de forma interina, les permiten a las personas interesadas

ser nombradas en determinado puesto o cargo público, concursar por

un nombramiento y enfrentarse con los demás aspirantes, en un plano

de igualdad y en el marco de una evaluación objetiva de sus

antecedentes y condiciones personales. Ello, a fin de establecer si

cumplen los requisitos y características necesarias para

desempeñarse óptimamente en determinada plaza, es decir, que

reúnen los méritos que la función demanda.

2.20. La situación encontrada obedece a carencias en el actual Reglamento de

Reclutamiento, Selección y Nombramientos de Personal en el PANI, pues no

considera los criterios de evaluación para determinar la idoneidad para los

nombramientos interinos en la institución.

2.21. Adicionalmente las debilidades señaladas plantean el riesgo de que la inversión

efectuada en el recurso humano tanto en aspectos de capacitación como

experiencia y conocimientos en el puestos no sean aprovechados en su totalidad,


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siendo que existe el riesgo de que una vez que los puestos salgan a concurso para

ser nombrados en propiedad, el personal ahora interino en dichas plazas, pudiese

no alcanzar los resultados necesarios en las evaluaciones para comprobar la

idoneidad y por ende tenga que ser sustituido en la plaza que ocupa.

2.22. Dicha situación podría generar afectación en la consecución de los objetivos a

corto, mediano y largo plazo y con ello afectar la ejecución eficiente de los

procesos y actividades de la entidad, así como del cumplimiento de los objetivos

institucionales.

2.23. Adicionalmente, dicha carencia podría debilitar el proceso de reclutamiento y

selección del recurso humano en tanto resta confiabilidad en la comprobación de

idoneidad para nombramientos interinos en la institución y limita contar con una

seguridad razonable de que los funcionarios nombrados de manera interina en

los puestos son los idóneos para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Ausencia de documentos relevantes en los expedientes de concursos que evidencien

las decisiones tomadas en materia de selección de personal.

2.24. Ley General de Control Interno N°. 8292, artículo 15 incisos a) y b) referente a

las actividades de control, señala como deberes del jerarca y los titulares

subordinados: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente,

las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el

cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo

aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la

institución en el desempeño de sus funciones./ b) Documentar, mantener

actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos

que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: iii. El diseño y uso

de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las

transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los


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documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos

apropiadamente.

2.25. Las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE),

en la norma 1.2 inciso b) señalan como uno de los objetivos del Sistema de

Control Interno, exigir confiabilidad y oportunidad de la información e indica

que el SCI debe procurar que se recopile, procese y mantenga información de

calidad sobre el funcionamiento del sistema y sobre el desempeño institucional,

y que esa información se comunique con prontitud a las instancias que la

requieran para su gestión, dentro y fuera de la institución, todo ello de

conformidad con las atribuciones y competencias organizacionales y en procura

del logro de los objetivos institucionales

2.26. De acuerdo con el análisis de la documentación contenida en los expedientes de

los concursos de las plazas 1575 (Relaciones Públicas) y plazas 1552-1583 y

1609 (plazas del Órgano Disciplinario); contratados en plazas aprobadas por la

Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria mediante STAP-0062-2018

se logró determinar que éstos no están conformados por la totalidad de las piezas

y los documentos esperados, de conformidad con el ordenamiento técnico

aplicable, por lo que no se cuenta con la totalidad de evidencia del cumplimiento

de los requisitos del proceso de reclutamiento y selección de personal a fin de

comprobar que el proceso se realizó considerando los elementos que evidencian

y sustentan los procesos de los mismos.

2.27. A continuación se muestra un detalle de las situaciones encontradas y el detalle

de los expedientes indicados:

Plaza Código:

1575

Puesto de Profesional Generalista B, con especialidad

en Comunicación Colectiva

Condición

encontrada:

Mediante oficio PANI-PE-0948-2019 de fecha 06 de

mayo y suscrito por la señora Patricia Vega Herrera,

Ministra de Niñez y Adolescencia/ Presidenta Ejecutiva


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del PANI remite al señor Giovanni Leiva Navarro,

Coordinador del Departamento de Recursos Humanos

oficio informe recomendación de dupla para

nombramiento interino, plaza código No. 1575 del

puesto de profesional Generalista con especialidad en

Comunicación Colectiva, adscrita a la Presidencia

Ejecutiva. y que en dicho oficio entre otras cosas se

indica que el informe es remitido de conformidad con

el Reglamento de Reclutamiento, Selección y

Nombramiento del Personal del Patronato Nacional de

la Infancia, y entre las acciones efectuadas para la

selección de la persona recomendada para ocupar el

puesto se detalla:

“Se informa que los días 26 y 27 de marzo del año en

curso, se llevaron a cabo las entrevistas orales a los

oferentes preseleccionados que enviaron sus

curriculums al correo electrónico

[email protected] a raíz de la publicación

para reclutar oferentes para este puesto en el Colegio

de Periodistas. Se entrevistaron a las siguientes

personas...”

Adicionalmente se incorporan un total de 22 nombres

de las personas que según se indica fueron entrevistadas

y a continuación se indica que cumplida esa parte del

proceso, del total de oferentes entrevistados dos

cumplían con el perfil requerido. Además se incorpora

un cuadro que describe los aspectos favorables de las

oferentes, sin embargo de las dos personas

seleccionadas, en el caso de la oferente J P P se

incorpora en Observaciones “El día 29 de abril informó

que ya no estaba interesa en continuar con el proceso

mailto:[email protected]


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de dicha plaza ya que había conseguido una mejor

opción laboral”

Seguidamente se indica que de las oferentes que

integran la dupla se recomienda a la señora D A C para

ocupar el puesto y a continuación se detalla las razones

de su selección. ( folio 17 y 18 del expediente del

proceso de contratación de la plaza 1575)

Debilidades de

control interno

y/o

incumplimientos

Con respecto al procedimiento utilizado para la

contratación de la persona que ocupa el puesto existen

varias situaciones que llaman la atención de esta

Auditoria y que se detallan a continuación:

a. Ausencia de documentación que evidencie las

acciones efectuadas para la convocatoria, asistencia

y entrevista de las personas indicadas como

entrevistas en el proceso de selección de la plaza:

Esta Auditoria determinó que no se evidencian dentro

del expediente del proceso de reclutamiento y selección

de dicha plaza documentos que evidencien las

convocatorias, asistencia y entrevistas efectuadas a las

22 personas que se indican en el Oficio PANI-PE-0948-

2019

b. Carencia de documentación que evidencie el

análisis efectuado para determinar la idoneidad de

las personas que fueron seleccionadas.

Según se indica en el oficio en mención del total de

oferentes entrevistados solo dos cumplían con el perfil

requerido, sin embargo esta auditoría determinó que no

existen dentro del expediente del concurso las acciones


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o análisis efectuado para determinar dicha condición,

siendo que no evidencia base sobre la cual se determinó

la idoneidad de los seleccionados.

c. Ausencia de lo manifestados por oferente:

Con respecto a las dos oferentes seleccionadas que se

indica cumplen con el perfil requerido para el puesto,

se señala que la señora J P P informó el día 29 de abril

que ya no estaba interesa en continuar con el proceso

de dicha plaza ya que había conseguido una mejor

opción laboral, sin embargo del expediente del proceso

no se evidencia la forma, fecha y a quien informa lo que

se indica manifestado por parte de la oferente.

Plaza Código:

1552-1583

Profesional Especialista B en Derecho, (Órgano de

Procedimiento Disciplinario) adscritas a la Presidencia

Ejecutiva.

Situaciones

encontradas:

Mediante oficio PANI-DRH-RS-OF-0016-2019 de

fecha 08 de marzo de 2019 suscrito por el señor

Giovanni Leiva Navarro Coordinador y por la señora

María Isabel Pérez Cascante Reclutamiento y

Selección, remiten a la señora Patricia Vega Herrera

Ministra de Niñez y Adolescencia/ Presidenta Ejecutiva

oficio para dar inicio con el procedimiento para la

recomendación de terna para las plazas vacantes

interinas códigos 1552 y 1583 correspondientes al

puesto de Profesional Especialista B en Derecho

(Órgano de Procedimiento Administrativo

Disciplinario) Adscritas a la Presidencia Ejecutiva. En

dicho oficio se indica:


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“Este Departamento de Recursos Humanos pone a su

disposición el Registro de Elegibles, y el registro de

Oferentes con el fin de que se presente a realizar la

respectiva revisión de expedientes, y proceda a

seleccionar a los oferentes conforme el perfil del puesto

requerido, para que realice las respectivas entrevistas

y formule la recomendación de terna.

Además, se le solicita presentar un EXPEDIENTE DE

RECOMENDACION DE TERNA, mismo que deberá

estará conformado según el siguiente orden:

Un informe de recomendación de terna, debidamente

firmado y sellado tanto por la jefatura como por su

superior jerárquico inmediato. En dicho informe (cuyo

machote se adjunta en el correo) en el segundo párrafo

se deberá realizar un resumen de los conocimientos y

competencias para el cumplimiento satisfactorio de las

tareas a desarrollar en el puesto.

Además este informe debe contemplar:

a) La metodología utilizada en el procedimiento,

nombres y cantidad de oferentes que se presentaron a

la convocatoria para la entrevista oral y quienes no

(especificar cantidades en los casos en que esto suceda

y nombres completos), así como una breve descripción

del resultado de la entrevista de cada oferente.

b) Indicar quienes conforman la terna, seleccionándola

en orden de prioridad y con la respectiva numeración,

o sea, que el oferente seleccionado ocupe el primer

lugar en la terna, y así sucesivamente hasta

completarla, y realizar la recomendación de una de las


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personas que integran la terna, con su debida

justificación técnica, sobre las razones que motivaron

esa recomendación.

c) Adjuntar en el expediente levantado en el proceso,

lista de asistencia, y la entrevista realizada con las

firmas de los oferentes participantes.

El informe indicado debe remitirlo a este

Departamento de Recursos Humanos en un plazo

improrrogable de diez (10) días hábiles tal y como lo

establece la norma supra citada, a partir del Recibido

de este oficio.” Dicho documento se indica como

recibido en Presidencia Ejecutiva el día 13 de mayo de

2019. (folios 06 y reverso del expediente del proceso)

Con fecha 08 de marzo de 2019 mediante oficio PANI-

PE-OF-0522-2019, suscrito por la señora Patricia Vega

Herrera Ministra de la Niñez y la Adolescencia /

Presidenta Ejecutiva remite al señor Giovanni Leiva

Navarro Coordinador del Departamento de Recursos

Humanos oficio asunto: Contratación de abogados para

el órgano director de procedimiento administrativo. En

dicho documento se detalla entre otras acciones lo

siguiente:

“Conforme al proceso establecido para la selección de

personal de la Institución, me permito indicarle que

esta Presidencia Ejecutiva, dada la urgente necesidad

de contratar profesionales en Derecho, que se hagan

cargo de tramitar los procedimiento administrativos

ordinarios de esta Institución, se dio a la tarea de

realizar una publicación por medio del Colegio de


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Abogados, para la búsqueda de posibles oferentes, que

tuvieran experiencia en este tipo de procesos.

Es así como el 5 de febrero del 2019, el Colegio

Profesional, realizo la publicación correspondiente,

siendo que en dos semanas se recibieron más de 100

currículos para ser analizados por parte de este

Despacho. Después de realizar una selección previa, se

entrevistaron a más de 20 personas.

De dichas entrevistas se determinó realizar una nueva

selección para una entrevista más a fondo a seis de los

postulantes, a cuatro de ellos, se les aplico un test de

conocimientos básicos sobre el tema, mismo que no

tenía ningún valor y se utilizó como parámetro para

poder medir las habilidades con las que contaban las

personas seleccionadas.

Una vez finalizado dicho proceso, se concluyó que dos

de las oferentes se ajustaban al perfil deseado,

convocándolas a una entrevista final con mi persona,

con el fin de conocerlas y definir de forma inmediata la

ocupación de dichas plazas.”

Adicionalmente en el mismo oficio se indica que se ha

seleccionado a la señora V C C para que ocupe la plaza

No. 1583 y a la señora I S H para ocupar la plaza No.

1552.(Folio 07 y 08 del Expediente del Proceso)

Debilidades de

control interno

y/o

incumplimientos

Entre las debilidades de Control Interno identificadas

en el proceso se pueden evidenciar:

Ausencia de boleta de pedimento:


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Aun cuando el expediente se conformó para las plazas

1552 y 1583, la “Boleta de pedimento para apertura de

proceso de selección para plazas vacantes”, para la

plaza No. 1583 no se encontró en el expediente.

Remisión de oficio para dar inicio al procedimiento

para la recomendación de terna es previo a la

recepción en el Departamento de Recursos

Humanos de boleta de pedimento de apertura de

proceso de selección de plazas:

Según se evidencia en el expediente la “Boleta de

pedimento para apertura de proceso de Selección para

plazas vacantes”, para la plaza No. 1552 está fechada

07 de marzo de 2019, dicha boleta consigna haber sido

recibida en el Departamento de Recursos Humanos el

14 de marzo de 2019, sin embargo el oficio PANI-

DRH-RS-OF-0016-2019 suscrito por el señor Giovanni

Leiva Navarro Coordinador y por la señora María

Isabel Pérez Cascante Reclutamiento y Selección,

remiten a la señora Patricia Vega Herrera Ministra de

Niñez y Adolescencia/ Presidenta Ejecutiva oficio para

dar inicio con el procedimiento para la recomendación

de terna para las plazas vacantes interinas códigos 1552

y 1583 correspondientes al puesto de Profesional

Especialista B en Derecho, tiene fecha de fecha 08 de

marzo de 2019, previa a la recepción de la boleta

indicada.

Ausencia de documentos que evidencien las acciones

indicadas para el procedimiento de selección:

En fecha 08 de marzo de 2019 (misma fecha en que fue

remitido por el Departamento de Recursos Humanos el


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oficio para dar inicio al procedimiento para la

recomendación de terna de las plazas vacantes

interinas códigos 1552-1583), mediante oficio PANI-

PE-OF-0522-2019, suscrito por la señora Patricia Vega

Herrera Ministra de la Niñez y la Adolescencia /

Presidenta Ejecutiva remite al Coordinador del

Departamento de Recursos Humanos oficio asunto:

Contratación de abogados para el órgano director de

procedimiento administrativo. En dicho documento se

detalla una serie de acciones para el proceso de

selección de las plazas, indicando que el mismo se hace

en concordancia con el Reglamento de Reclutamiento

y Selección vigente, entre las que se consignan:

(...)

“Es así como el 5 de febrero del 2019, el Colegio

Profesional, realizo la publicación correspondiente,

siendo que en dos semanas se recibieron más de 100

currículos para ser analizados por parte de este

Despacho. Después de realizar una selección previa, se

entrevistaron a más de 20 personas.

De dichas entrevistas se determinó realizar una nueva

selección para una entrevista más a fondo a seis de los

postulantes, a cuatro de ellos, se les aplico un test de

conocimientos básicos sobre el tema, mismo que no

tenía ningún valor y se utilizó como parámetro para

poder medir las habilidades con las que contaban las

personas seleccionadas.”

Sin embargo en el expediente del concurso carece de

evidencias para las acciones indicadas en el oficio, ni

se incorporan los documentos solicitados por el


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Departamento de Recursos Humanos en el Oficio de

inicio del proceso de reclutamiento y selección de

modo que se evidencien las acciones efectuadas.

Por otra parte en el oficio remitido por la Presidencia

Ejecutiva se indica sobre la publicación de un concurso

el 05 de febrero de 2019, fecha previa al inicio del

proceso de reclutamiento y selección de las plazas,

Carencia de documentación que evidencie el

análisis efectuado para determinar “el perfil

deseado” de las personas que fueron seleccionadas.

Según se indica en el oficio en mención:

(...)

“Una vez finalizado dicho proceso, se concluyó que dos

de las oferentes se ajustaban al perfil deseado,

convocándolas a una entrevista final con mi persona,

con el fin de conocerlas y definir de forma inmediata la

ocupación de dichas plazas.”

(...)

Sin embargo esta auditoría determinó que no existen

dentro del expediente del concurso las acciones o

análisis efectuado para determinar dicha condición,

siendo que el expediente no contiene las entrevistas

efectuadas, indicación de los criterios para determinar

la idoneidad de los oferentes seleccionados y el análisis

realizado para determinar tal condición.


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2.28. Preocupa a esta Auditoria que en los oficios de informe de recomendación de

dupla o terna se indique que los procedimientos cumplen con todos los

requerimientos señalados cuando en la revisión efectuada pudo evidenciarse la

carencia de documentación relevante para documentar y respaldar las decisiones

tomadas respecto a los oferentes seleccionados para ocupar plazas vacantes

interinas tal como se evidenció en los anteriores concursos.

2.29. Las deficiencias antes señaladas, relacionadas con la ausencia de documentos en

los expedientes de los concursos, se encuentran relacionadas con la ausencia de

acciones concretas por parte del Departamento de Recursos Humanos para

establecer e implementar una estrategia para realizar un monitoreo continuo

sobre la aplicación de los mecanismos de control asociados al proceso de

reclutamiento y de selección de personal, que permitan verificar el cumplimiento

de la normativa de manera oportuna.

2.30. Dado que las acciones efectuadas en los procesos de selección y nombramiento

de personal conlleva la toma de decisiones que afectan los procesos de gestión

institucional es de suma importancia que las acciones efectuadas respalden y

evidencien en apego a los requerimientos y mecanismos de control

implementados por la Administración para garantizar la transparencia de dichos

procesos.

3 CONCLUSIONES

3. CONCLUSIONES

3.1. Las Normas de Control Interno para el Sector Público (NCISP) en su artículo

2.4 establecen con respecto a la idoneidad del personal, que la institución debe

contar con el personal que reúna las competencias y valores requeridos, las

políticas y actividades de planificación, reclutamiento, selección, motivación,

promoción, evaluación del desempeño, capacitación y otras relacionadas con la

gestión de recursos humanos, deben dirigirse técnica y profesionalmente con


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miras a la contratación, la retención y la actualización de personal idóneo en la

cantidad que se estime suficiente para el logro de los objetivos institucionales.

3.2. Lo expuesto respecto a las debilidades que afectan la transparencia, los

mecanismos de control y la seguridad razonable sobre el proceso de selección y

nombramientos de personal interino en el PANI para plazas vacantes, debilitan

el sistema de control interno dado que las actividades de selección no cuentan

con herramientas estandarizadas que permitan brindar seguridad razonable

acerca de la idoneidad del candidato seleccionado para los puestos interinos en

la institución.

3.3. De igual modo los perfiles profesionales seleccionados para desempeñar los

puestos deben considerar la totalidad de criterios tanto de formación, como

conocimiento y experiencia de modo que los oferentes seleccionados cumplan

de manera idónea, esto a fin de que el aporte que se realice desde los puestos de

trabajo se ejecute agregando valor público a los procesos institucionales con el

suficiente conocimiento, experiencia y en apego los requerimientos del puesto.

3.4. La implementación de mecanismos y actividades de control asociadas a los

procesos de reclutamiento y selección, así como el cumplimiento de dichos

mecanismos contribuyen al desarrollo de una función pública eficaz y confiable,

garantizando además procesos transparentes, así como la satisfacción de la

necesidad de personal oportuna para contribuir con la generación de valor

público a los procesos institucionales; el cumplimiento de los mecanismos de

control instaurados por la Administración para los procesos de reclutamiento y

selección, propician transparencia y la toma de decisiones más informadas

respecto al personal contratado en la institución.

4. RECOMENDACIONES

4. RECOMENDACIONES


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4.1. Con fundamento en lo expuesto y de conformidad con las competencias

asignadas en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno No. 8292, se

giran las siguientes recomendaciones, las cuales deberán ser cumplidas dentro

del plazo y en los términos conferidos para ello, por lo que su incumplimiento

no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2. Esta Auditoria Interna se reserva la posibilidad de verificar por los medios que

considere pertinentes, la efectiva implementación de las recomendaciones

emitidas, así como de valorar la aplicación de los procedimientos

administrativos que correspondan, en caso de su incumplimiento injustificado.

A LA SEÑORA GLADYS JIMENEZ ARIAS, EN SU CALIDAD DE

MINISTRA DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA Y PRESIDENTA EJECUTIVA

DEL PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA O A QUIEN EN SU

LUGAR OCUPE EL CARGO.

4.3. Realizar un proceso de revisión y ajuste la normativa interna que regula los

procesos de reclutamiento y selección de personal en el PANI con el propósito

de definir los mecanismos de control para el reclutamiento y selección del

personal calificado e idóneo en los procesos de nombramiento de personal

interino de modo que sea demostraba su idoneidad para contribuir en el logro

de los objetivos estratégicos, institucionales y la prestación eficiente del

servicio público. (Ver resultados del 2.10 al 2.23)

El cumplimiento de esta recomendación se acreditará mediante la comunicación a

esta Auditoría, a más tardar el 30 abril de 2021, de un oficio que indique cuál fue el

resultado del proceso se revisión, así como las acciones que se llevaran a cabo para

el ajuste a la normativa del proceso de reclutamiento y selección y el respectivo

cronograma.


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A LA SEÑORA GUISELLE ZUÑIGA EN SU CALIDAD DE GERENTA

DE ADMINISTRACIÓN Y EL SEÑOR GIOVANNI LEIVA NAVARRO, EN

SU CALIDAD DE COORDINADOR DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS O A QUIENES EN SU LUGAR OCUPEN LOS

CARGOS:

4.4. Establecer e implementar una estrategia para realizar un monitoreo continuo

sobre la aplicación de los mecanismos de control asociados al proceso de

reclutamiento y de selección de personal, de manera que promueva el

establecimiento, la evaluación y el perfeccionamiento de un sistema de control

interno por parte del PANI que permita prevenir debilidades, omisiones o

incumplimientos en el proceso de reclutamiento y selección de personal según

los lineamientos internos establecidos y lo establecido en las Normas Generales

de Control Interno para el Sector Público, que permita verificar que la gestión

de recursos humanos en cuanto a dicho proceso se realizó de conformidad con

el ordenamiento jurídico y técnico aplicable, que fue debidamente documentado

y que coadyuva con la calidad, confiabilidad y oportunidad del proceso.

(Ver resultados de 2.01 al 2.09 y del 2.24 al 2.30)

El cumplimiento de esta recomendación se acreditará mediante la remisión a más

tardar:

Al 31 de Mayo una certificación donde se indique que se establecieron las

actividades de control indicadas en la recomendación 4.4

La implementación de las recomendaciones se deberá realizar conforme al

artículo 37 de la Ley General de Control Interno. La información que se solicita en

este informe para acreditar el cumplimiento de las recomendaciones anteriores,

deberá remitirse, en los plazos y términos antes fijados, a la Auditoría Interna.


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Atentamente,

C.c. Gerencia de Administración.

Departamento de Recursos Humanos

Legajo estudio.

Consecutivo

MCC/jcfs/lcls


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4. ANEXO 01

Observaciones de la Administración al borrador informe AII-01-2021


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