Pautas principales en los procesos de licitación (i)

El conocimiento de los procesos de licitación es sin duda una de  las partes medulares del

ejercicio profesional en cuanto al ramo de la construccion se refiere. Es por ello que los

profesionistas de nueva generación debemos conocer la manera adecuada de proceder ante

tales circunstancias.

Y es cuando surge la pregunta ¿Cómo enfrentar un proceso de licitación cuando eres un

profesionista novato?....

En este artículo quiero hablar de los puntos principales que se deben tomar en consideración

para participar en los concursos de obra. Como ya sabemos los procesos de licitación pueden

ser de 3 tipos; Licitación Abierta, Licitación por Invitación restringida y Licitación por

Adjudicación directa. Sin embargo mi mayor interés por ahora es aportar una visión general

de estos proceso y proporcionar algunos consejos para cuando en la vida profesional nos

enfrentamos a circunstancias que en la mayoria de la preparación académica a nadie se nos

explica.

PAUTAS PARA LA LECTURA DE LAS BASES DE LICITACIÓN...

Para llevar a cabo una buena participación en los concursos de obra es vital la adecuada

interpretación de las bases para licitación que sean pertinentes.Es por tal motivo que se

necesita:

1. Otorgar un espacio de tiempo especifico para hacer una lectura consiente y meditada

en conjunto al equipo de trabajo.

2. Marcar los puntos clave referente a las propuestas técnicas y económicas que se

presentan en las bases, tales como; NUMERO DE LICITACIÓN, NOMBRE DE LA

OBRA, UBICACIÓN, LUGAR Y FECHA PARA VISITA DE OBRA, LUGAR Y FECHA

PARA LA JUNTA DE ACLARACIONES, y los últimos pero no menos importantes

LUGAR Y FECHA DE PRESENTACIÓN Y APERTURA DE LAS PROPUESTAS.

3. Identificar los puntos que generen duda, para poder plantearlos formalmente a la

dependencia contratante mediante los oficios correspondientes.

4. Reunirse con un asesor legal que nos ayude en la interpretación de conceptos y

modelos de contrato.

DE LA RECOPILACIÓN DE DOCUMENTOS...

Una vez que se han tomado en consideración los puntos principales de las bases se debe

proceder a reunir los documentos oficiales que se mencionen en ella, principalmente son.

Acta de conformación de la empresa:

Es donde se acredita la personalidad fiscal de la empresa, es expedida por una notaria

publica y debe contener los datos como razon social, fecha de conformación de la empresa,

representante legal, giro de las actividades, etc.

Documentación que acredite la capacidad tecnica:

En este punto lo mas recomendable es elaborar un currículum aplicable solo a la licitación que

se trabaja, este deberá ser  fácil de leer, no ostentoso, se deben solo adjuntar las obras que

se relacionen con la que se esta licitando y ademas de que ser muy extenso, lo adecuado

siempre sera incluir datos con máximo 5 años de antigüedad. Siempre se debe anexar el o

los currículums de los representantes técnicos de la empresa, de manera sobria y accesible

en cuanto a contenido se refiere.

Contratos de obra similar y declaraciones fiscales:

En lo que respecta a esto, el equipo contable de la empresa deberá proporcionar lo

respectivos documentos, vigilado siempre que estén en orden y que los contratos vayan

acompañados por cada Acta Entrega de Obra, debidamente requisitada y expedida por la

dependencia o ayuntamiento contratante.

 

DEL LLENADO DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES...

Los documentos oficiales o Anexos siempre acompañan a una licitación y son particulares en

cada una de ellas, dependiendo de si se expiden por un municipio, institución gubernamental

o particular, pese a esto siempre existe un orden tipo de cada uno de ellos:

Relación de maquinaria de la empresa y materiales que se usarán para la obra.

Actas y oficios de conformidad (conocimiento de bases, del lugar de los trabajos, de

aceptación, etc)

Garantía de serenidad de la propuesta (con cheque cruzado del postor o fianza a favor

de la contratante)

Fianzas anticipo y compromiso

Relación de planos

Catálogo de conceptos

Bases de licitación selladas y firmadas.

Modelos de contrato (aplicable también para las partes que se deben subcontratar en

caso de requerirse)

Recomendaciones:

De las fechas de oficios; se deben hacer con la fecha de presentación de propuestas que se

pude observar claramente en las bases de licitación, esto aplica para todos los formatos

exceptuando a las actas y oficios de visita al lugar de trabajos las cuales deberán llevar la

fecha destinada a dicha actividad. Todo formato de oficio deberá estar en hoja membretada

de la empresa, firmada y sellada.

Por el momento es todo, más adelante hablaré detalladamente de de las Propuestas

Económica y Técnica. Gracias.

Pautas principales en los procesos de licitación (II)

Anteriormente hablé de los documentos que generalmente integran los paquetes de licitación,

sin embargo faltaba mencionar las dos partes medulares y en las cuales cada empresa

participante se da a conocer tanto en sus criterios como en su forma de trabajo:  "LAS

PROPUESTAS TÉCNICA Y ECONÓMICA"...

DE LA PROPUESTA TÉCNICA...

Como su nombre lo dice, la Propuesta Técnica es ese documento donde la empresa licitante

manifiesta lo que serán su manera de ejecutar el proyecto objeto de la licitación, señalando las

técnicas de construcción especializadas, modos de operación, equipos especiales, planos etc.

además de presentar toda aquella documentación que pueda comprobar la experiencia en

obras similares y demás datos que la empresa considere a bien presentar en dicha propuesta.

Los componentes principales de esta deberán ser.

Contratos de obra similar, acompañados de las respectivas actas entrega, y fianzas de

liberación correspondientes.

Currículum de la empresa.

Relación de planos de la obra en cuestión.

Memoria descriptiva en la que se acredita conocer el sitio de trabajos, y los

pormenores que se presenten (afectaciones de clima, condiciones

hidráulicas, demografía, características socio-económicas, ubicación logística)  y

donde se mencionan las tecnicas constructivas que se utilizarán para resolver

la problemática que se presente (anexar reporte fotográfico).

Memoria de técnicas y seguimiento lógico de las actividades de obra, donde se

incluyen los conceptos y partidas correspondientes además de las soluciones que la

empresa da a cada una de ellas.

Manifiesto de Impacto Ambiental, donde se deberán enumerar por cada actividad

aquellos impactos ambentales que se puedan generar ademas de las medidas de

mitigación correspondientes a cada una de ellas.

Especificaciones de obra pertinentes para cada concepto, estas deben ir de

conformidad con la normatividad vigente que aplique dependiendo de el tipo de obra;

hidráulica, edificación o vialidades. Además se deberá incluir la unidadd e medición y

la forma en que se realizará el pago de los mismos.

Memorias de cálculo correspondientes, siempre cuidando que los datos se presenten

de forma clara y justificada, lo mas recomendable es anexar tablas, gráficas y

diagramas utilizados, además de hacer mención y referencia de la bibliografía

consultada. Se recomienda presentar un resumen claro de los resultados.

RECOMENDACIONES GENERALES

Es de vital importancia considerar que no todas las obras se relacionan con la que se esta

licitando, es por tal motivo que se recomienda incluir en el paquete solo aquellas que reflejen

la experiencia requerida, de esta manera la información será fácil de acceder y de evaluar.

Verificar que los planos coincidan con lo que se esta desarrollando en la memoria de cálculo

y viceversa, además es muy importante verificar las escalas que se manejarán dependiendo

del tipo de planos a presentarse.

La limpieza, orden y puntualidad en cada aspecto de la realización de los paquetes, ademas

de los tiempos que se designan para evaluar los aspectos técnicos deberán ser suficientes

como para presentar cada elemento en su formato correspondiente, con carátulas y estructura

adecuada en la redacción.

Verificar que los espacios destinados a las firmas sean los adecuados y que los nombres

correspondan a las personalidades competentes.

Dar una lectura general y una verificación final, junto con el equipo de trabajo siempre será

adecuado, ademas de que propicia las buenas relaciones, aclara las dudas y evita malos

entendidos, claro sin dejar de mencionar que esto sará benéfico para la propuesta.

Por ultimo, y tal vez el punto más importante, NO ES PARA NADA RECOMENDABLE, que

durante la elaboración de los documentos y propuestas SE CAMBIEN DE PERSONAL

RESPONSABLE DE ELABORACIÓN, esto es, que si determinada persona no termine

totalmente el trabajo, simplemente se le delegue a alguien más, ya que esto sin duda

provocará errores por diferencias de interpretación y/o juicios, POR TAL MOTIVO LO MEJOR

SERÁ QUE CADA DEPARTAMENTO DESIGNE AL PERSONAL ADECUADO Y CAPAZ DE

TERMINAR LAS TAREAS EN SU TOTALIDAD.

Siguiente entrega, LA PROPUESTA ECONÓMICA... Gracias...

Pautas principales en los procesos de licitación (III)

Esta será la última entrega acerca de la temática general sobre las licitaciones que he venido

desarrollando...PAUTAS PRINCIPALES DE LA PROPUESTA ECONÓMICA...

El complemento final que determinará nuestro éxito durante un proceso de licitación es la

propuesta económica de nuestro paquete, es en ella donde una empresa manifiesta los

criterios de selección de costos, tiempos y planeación de la actividades necesarias para

solucionar la problematica en curso. Además es de esta forma que se manifiesta la capacidad

del manejo de personal y recursos que se tengan a la mano tales como: MAQUINARIA (propia

y/o arrendada),MATERIALES Y HERRAMIENTAS PARA CONSTRUCCIÓN Y/O

MANTENIMIENTO, PERSONAL ESPECIALIZADO DE OFICINA, EQUIPO DE OFICINA,

PERSONAL DE CAMPO (cuadrilla definidas y(o cuadrillas improvisadas), INMUEBLES EN

GENERAL Y PROPIEDADES DE LA EMPRESA.

Así pues los componentes principales que se deben considerar en este apartado son:

Serenidad de la propuesta...NORMALMENTE ES UNA GARANTÍA QUE CONSISTE

EN EL 5% DEL IMPORTE DE NUESTRA PROPUESTA Y NO INCLUYE IVA, PUEDE

SER UN CHEQUE CRUZADO O UNA FIANZA QUE ESTÁ A FAVOR DE LA

DEPENDENCIA O AYUNTAMIENTO CONTRATANTE.

Carta compromiso...DOCUMENTO QUE AVALA LA PROPUESTA REALIZADA Y

DONDE LA EMPRESA REAFIRMA SU SERIEDAD COMO TAL, HOJA

MEMBRETADA, SELLADA Y FIRMADA.

Catálogo de conceptos con unidades de medida...ESTE DOCUMENTO DEBERÁ

PROPORCIONAR UNA VISIÓN GENERAL Y DE FÁCIL CONSULTA, SE COMPONE

DE TODOS LOS CONCEPTOS QUE SE HAN CONSIDERADO Y SU

CORRESPONDIENTE PARTIDA (subtema) DENTRO DEL PRESUPUESTO, SE

DEBERÁ INCLUIR UNA DESCRIPCIÓN DETALLADA EN LA QUE SE DESCRIBA,

MODO DE OPERACIÓN, HERRAMIENTAS Y MATERIALES PARA LA REALIZACIÓN

DE CADA ACTIVIDAD, INCLUYENDO SU UNIDAD DE MEDICIÓN Y LAS

CANTIDADES DE OBRA QUE SE TENGAN CALCULADAS YA EN NUESTRA

PROPUESTA.

Presupuesto con descripción de conceptos...ESTE DOCUMENTO ES LA PARTE

MEDULAR DE NUESTRA RPOPUESTA Y DETERMINARÁ NUESTR ÉXITO EN LA

MISMA. ESTOS CONCEPTOS DEBERÁN COINCIDIR EXACTAMENTE CON LOS

SEÑALADOS EN LA PROPUESTA TÉCNICA Y CON SUS CONSIDERACIONES,

ESTE DOCUMENTO ESTARÁ ESTRUCTURADO POR:  COSTOS DIRECTOS,

COSTOS INDIRECTOS, COSTOS DE FINANCIAMIENTO, CARGOS POR

UTILIDAD, ADEMÁS DEL PROCEDIMIENTO DETALLADO PARA EL ANÁLISIS DE

LOS PRECIOS UNITARIOS, QUE NORMALMENTE SE HACE POR

RENDIMIENTOS.  

Análisis detallado de los precios unitarios...ESTE DOCUMENTO SE INTEGRARÁ

POR LOS SIGUIENTES APARTADOS: ANÁLISIS DE BÁSICOS YO AUXILIARES,

COSTO DE MATERIALES (insumos), COSTO HORARIO DE LA MAQUINARIA Y

EQUIPO, COSTO D LA MANO DE OBRA SEGUN LA ZONA DE TRABAJO, TRAJETA

DE PRECIOS UNITARIOS QUE INCLUYA; CLAVE, CONCEPTO, UNIDAD,

CANTIDAD Y PRECIO UNITARIO. EN LO REFERENTE AL FACTOR DE SOBRE

COSTO: SE INCLUIRÁN LOS ANÁLISIS DE COSTOS INDIRECTOS DE CAMPO Y

OFICINA ADEMAS DE LOS DE FINANCIAMIENTO, CARGOS POR UTILIDAD,

EXPLOSIÓN DE INSUMOS, CALCULO DEL FACTOR DE SALARIO REAL(por

categoría), EL AJUSTE DE COSTOS, Y EL DOCUMENTO DE MANIFESTACIÓN DE

CONOCER EL MANEJO DE LOS ANTICIPOS.

Relación de los materiales y equipo de instalación...DOCUMENTACIÓN CON LAS

CARACTERISTICAS DE LA MAQUINARIA Y EQUIPO CON EL QUE SE CUENTE O

EN SU CASO EL QUE SE PUEDA PROPORCIONAR POR LA PARTE

CONTRATANTE. ESTE DOCUMENTO DEBERÁ INCLUIR; FACTURAS DE LOS

EQUIPOS, CARTS DE ARRENDAMIENTO, FICHAS TÉCNICAS Y DESCRIPTIVAS.

Programa de obra con cantidades y montos mensuales...ESE DOCUMENTO SE

COMPONE DE UN PROGRAMA DETALLADO EN ESCALA MENSUAL Y NÚMERO

DE DÍAS CON MÉTODO DE BARRAS, EN EL QUE SE COMBINARÁN LAS

ACTIVIDADES QUE CONFORMEN LA TOTALIDAD DE LA OBRA. SE DEBEN

FORMULAR PROGRAMAS POR SEPARADO PARA SU FÁCIL CONSULTA E

INTERPRETACIÓN, ESTOS SERÁN; PROGRAMA DE CANTIDADES Y MONTOS DE

LOS TRABAJOS, DE UTILIZACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPO, MONTO Y

ADQUISICIÓN DE MATERIALES, UTILIZACIÓN DE PERSONAL DE CAMPO,

PERSONAL TÉCNICO Y ADMINISTRATIVO.

PAUTAS FINALES

Los costos directos deberán incluir los cargos por conceptos de materiales, mano de obra,

herramienta, maquinaria y equipo de construcción.

Los costos indirectos (así como los de financiamiento) estarán representados como un

porcentaje del costo directo, estos mismos se desglosan en lo que corresponda a las

actividades de oficina y trabajos de campo.

Se deberán incluir en la propuesta, las cotizaciones de los materiales que serán utilizados,

estos deberán presentarse en hoja membretada de la empresa distribuidora, debidamente

sellada y firmada de conformidad en precios y cantidad para la adquisición de los materiales.

El uso de software para la elaboración de las propuestas económicas y el manejo de los

costos son hoy en día las herramientas mas poderosas del medio, ya que aumentan la

productividad y no representan costos muy elevados.