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Procedimiento para el Control de Documentos
COD: PC-CDO-02 REV: 03
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Toda copia impresa no es vlida como documento oficial, sin la
firma del Representante de Gerencia. Emiti: Carmen Cancino Cargo:
C. de Calidad Fecha: 13/09/2013
Revis: Cipriano Riquelme Cargo: Gerente General Fecha:
16/09/2013
Aprob: Marcelo Riquelme Cargo: Rep. de gerencia Fecha :
16/09/2013
1. OBJETIVO
Este documento establece el mecanismo para controlar la
documentacin del Sistema de Calidad de CR INGENIERA LTDA.
2. ALCANCE
Este procedimiento debe ser atendido por todas las reas de la
organizacin e incluye el control de los siguientes documentos:
Manual de calidad. Procedimientos e Instructivos de Trabajo
Registros de calidad. Documentos y registros externos
3. RESPONSABILIDADES
Los responsables se indican en el Anexo 9.2.
4. DOCUMENTOS APLICABLES
4.1 Procedimiento Confeccin y Emisin de Documentos e
Instrucciones de Trabajo (PC-CDI-01).
4.2 Norma ISO 9001-2008
5. TERMINOLOGA 5.1 Documento Original: Es la versin Original de
los documentos, est sujeto a
cambios, razn por la cual debe ser adecuadamente identificado y
controlado para asegurar que no se utilicen versiones no vigentes,
se deben actualizar los archivos correspondientes en el sistema
computacional y eliminar los originales impresos obsoletos. Los
documentos sern controlados en el sistema
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Toda copia impresa no es vlida como documento oficial, sin la
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computacional, en la seccin ISO 9001 del sistema SIA.
5.2 Documento Externo: Se consideran documentos externos las
normas, leyes, manuales y/o formatos cuyo origen sea externo a CR
Ingeniera, y que sean utilizados para el correcto funcionamiento de
los procedimientos y del sistema de gestin de calidad implementado
en la empresa.
5.3 Copia Controlada: Copia destinada a los departamentos
operativos, sometida a un procedimiento de distribucin controlado
de modo que asegura que es la ltima versin del documento, mediante
documento de recibo, eliminacin de copias obsoletas, edicin
peridica de revisin en vigor, procedimiento informtico.
5.4 SIA: Sistema de informacin Administrativa.
6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
Archivadores oficiales de documentos. SIA
7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
7.1 Manual de Calidad. Este documento es difundido a toda la
organizacin a travs del Sistema SIA.
El control se realiza mediante codificacin, segn el anexo N 9.1
de este documento. Y sus modificaciones se registran en la planilla
Control de Modificaciones incluida en el ltimo punto de los
documentos para tales efectos.
7.2 Emisin, Aprobacin y validacin de documentos.
Para la emisin de cualquier documento los autores designados
confeccionan y emiten el documento, de acuerdo a las pautas
establecidas en el procedimiento para la
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Confeccin y Emisin de Documentos e Instrucciones de Trabajo
(PC-CDI-01). El encargado de la revisin registra la fecha y cargo
firmando el procedimiento y remite el documento al responsable de
la aprobacin, quien procede a registrar fecha y cargo.
Una vez revisado y aprobado el procedimiento es remitido al
departamento de Gestin de calidad, donde el coordinador procede a
realizar la identificacin correspondiente y a estampar en todas las
pginas del documento, el timbre original.
El procedimiento es vlido cuando ha sido firmado por el
responsable de la emisin, revisin y Aprobacin y cuenta con timbre
Original en versin impresa.
7.3 Identificacin de Documentos. Una vez emitido, revisado y
aprobado el documento, es remitido al
departamento de Gestin de calidad, donde el coordinador procede
a realizar la identificacin, para esto estampar un timbre en la
portada, con la leyenda ORIGINAL. Posteriormente procede al la
codificacin del mismo, segn el anexo N 1 de este documento.
7.4 Control y Emisin de Documentos. Para llevar el control de
todos los documentos utilizados en el sistema de gestin, el
coordinador de calidad mantiene los siguientes listados,
- Listado maestro de documentos - Listado maestro de documentos
externos - Listado maestro de registros de calidad
El control incluye la revisin, aprobacin, distribucin y
mantencin de los ejemplares originales.
Existe una nica copia impresa de cada documento, la cual
permanece archivada en el departamento de calidad. Toda otra copia
impresa no es vlida como oficial sin la firma del representante de
gerencia o coordinador de calidad y el timbre Copia controlada.
Toda la empresa accede a los procedimientos a travs del sistema
SIA.
7.5 Modificacin de Documentos. Toda modificacin necesaria en un
documento debe ser efectuada mediante una peticin de modificacin,
ocupando el REG-003 Solicitud de generacin o modificacin de
documentos, el cual podr ser enviado por las jefaturas de cada
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rea o el representante de la gerencia, al coordinador de
calidad, Quien debe verificar la revisin y posterior aprobacin o
rechazo de la propuesta, por parte de la gerencia
correspondiente.
Si dicha solicitud es ACEPTADA el coordinador del SGC proceder a
generar el cambio, y a retirar las copias obsoletas remplazndolas
por la nueva versin.
Si dicha solicitud es RECHAZADA el coordinador del SGC comunica
va memorando interno las causas del rechazo, al solicitante.
La modificacin de un procedimiento genera una nueva revisin, la
cual se identifica registrando el nmero correspondiente en el
recuadro de identificacin de cada documento en todas las pginas de
este. La descripcin del cambio se registra en la 10 MODIFICACIONES
DEL DOCUMENTO, segn se indica en el Procedimiento Confeccin y
Emisin de Documentos e Instructivos de Trabajo (PC-CDI-01) El
coordinador de calidad recepciona la nueva versin del procedimiento
en formato electrnico, luego imprime un ejemplar, el cual entrega
al rea emisora donde el encargado de revisin y/o aprobacin otorga
su visto bueno a travs de la firma en todas las pginas del
documento. Asimismo una vez firmado el ejemplar del nuevo
procedimiento, el coordinador de calidad valida la versin impresa
oficial estampando el timbre ORIGINAL en todas las paginas del
documento. Cuando la copia impresa se encuentra archivada, el
coordinador de calidad enva la nueva revisin del procedimiento en
formato electrnico al representante de la gerencia, quien procede a
revisarla y publicarla en el Sistema Interno de Administracin
(SIA).
Debido a que las modificaciones aprobadas quedan identificadas
en el ltimo tem de cada documento, no se hace necesario mantener
documentacin obsoleta en el SGC.
7.6 Documentos Externos: Para la identificacin de los documentos
de origen externo se utilizar un timbre en la portada de estos, con
la leyenda DOCUMENTO EXTERNO. Adems se mantendr una Lista Maestra
de Documentos Externos (REG-002). El control de los documentos
emitidos por entidades externas es responsabilidad de los jefes o
encargados de las reas, usuarias (adquisicin, actualizacin y
distribucin).
8. REGISTROS
8.1 Lista maestra de documentos REG-001
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8.2 Lista maestra de documentos externos. REG-002 8.3 Solicitud
de generacin o modificacin de documento. REG-003
9. ANEXOS
9.1.1 CODIFICACiN DE MANUAL DE CALIDAD
xxx(1)-xxx(2)-xx(3)
Donde la numeracin significa:
1. Tipo de documento
MAN: Manual de Calidad
2. Corresponde a las iniciales del nombre de la organizacin.
3. Nmero de revisin vigente.
9.1.2 CODIFICACIN DE DOCUMENTOS
xx(1)-xxx(2)-xx(3)
Donde la numeracin significa:
1. Tipo de documento
PC: Procedimiento de Calidad. PO: Procedimiento Operativo. PS:
Procedimiento de Servicio.
IT: Instructivo de Trabajo.
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DE: Documento Externo.
2. Corresponde a las iniciales del nombre que lleva el
documento.
3. Numero correlativo de documento designado para la lista
maestra de documentos.
9.2 RESPOSABILIDADES
Matriz de Responsabilidades para el Control de Documentos
Documentos Cargo que
revisa
Cargo que
aprueba Cargo que distribuye
Cargo Responsable de mantener los registros
Cargo Responsable de actualizar las normas externas
Procedimientos GA, JA,
CC, RG,GG
GA, JA, RG, GG,
RG CC CC, RG, JA .
Instructivos de trabajo
GA, JA, CC,
RG,GG
GA, JA, RG, GG,
RG CC CC, RG, JA .
Documentos Externos OE OE JA JA
OE, GA, JA, RG
Listados CE CE CE CE .
NOMENCLATURA GG Gerente General GA Gerente de rea JA
Jefes/Encargados de rea CC Coordinador de Calidad OE Organismo
Externo
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CE Cargo Emisor RG Representante de Gerencia
9.3 MODELO DE TIMBRES
-Timbre leyenda ORIGINAL
ORIGINAL
- Timbre leyenda DOCUMENTO EXTERNO
DOCUMENTO EXTERNO
- Timbre leyenda COPIA CONTROLADA
COPIA CONTROLADA
9.4 Lista maestra de documentos REG-001
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Ref. Nombre del Documento Cdigo Rev. En Confeccin Borrador
Emitido Revisado Aprobado Publicado
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
Control interno
REG-001REV: 00
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9.5 Lista maestra de documentos externos. REG-002
Nmero rea Nombre del Documento Cdigo Rev. Responsable Ubicacin
Identificacin Copias
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS
REG-002REV: 00
9.6 Solicitud de generacin o modificacin de documento.
REG-003
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SOLICITUD DE GENERACIN O MODIFICACIN DE DOCUMENTO
Nombre del Solicitante : rea o Departamento : Cargo : Fecha de
Solicitud :
DATOS DEL DOCUMENTO
Nombre : Cdigo : Tipo de Documento :
DESCRIPCIONES DEL CAMBIO
Firma del Jefe de rea Firma del Solicitante
ESTADO FINAL DE LA SOLICITUD
Aceptada
Rechazada
Firma del C. de Calidad
10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO.
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Fecha de Modificacin Cambios realizados
N de Revisin Obsoleta
Fecha de Revisin de
versin obsoleta
Fecha de Aprobacin de
versin obsoleta
15/07/2010
Se modifica el punto 7.5 Donde se seala que Debido a que las
modificaciones aprobadas quedan identificadas en el ltimo tem de
cada documento, no se hace necesario mantener documentacin obsoleta
en el SGC.
00 20/06/2010 20/06/2010
27/12/2010
Correccin en el punto 9.3 Modelos de timbres. Se corrige el
primer modelo ya que se estableca el timbre de leyenda COPIA
CONTROLADA dando un ejemplo del timbre ORIGINAL
01 19/07/2010 19/07/2010
13/09/2013 Se elimina del tem 2 el punto listados maestros y de
control.
02 28/12/2010 28/12/2010
13/09/2013 Se actualiza completo el cuadro de responsabilidades
del anexo 9.2
02 28/12/2010 28/12/2010
